DOKUMEN STANDARD OPERATING PROCEDURE

(1)

DOKUMEN STANDARD OPERATING PROCEDURE

Health In Your Hands

Disiapkan untuk: Divisi Information Technology

Yakes Telkom Jl. Cisanggarung No 2 Bandung 40115 Telp. (022) 4521507, 4521528 Fax. (022) 4521529 / 08 Email : [email protected]

YAKES-TELKOM

2017

(2)

STANDARD OPERATING PROCEDURE

STATUS : Approved

KLASIFIKASI : RAHASIA

ABSTRAKSI : Dokumen ini menjelaskan detail cara penggunaan sistem Health In Your Hands untuk Yakes-Telkom

DIBUAT OLEH : PT Bukaaja Indonesia

OTORISASI OLEH : …... …... Tanggal : Tanggal : …... …... Tanggal : Tanggal : …... …... Tanggal : Tanggal :

(3)

Yakes - Telkom Health In Your Hands

STANDARD OPERATING PROCEDURE

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... 3

1. PENGENDALIAN DOKUMEN ... 5

DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI... 5

VERSION HISTORY ... 5

2. PENDAHULUAN ... 5

3. STANDARD OPERATING PROCEDURE ... 5

3.1. Login ... 5 3.2. Email Validation ... 7 3.3. Home Page ... 8 3.4. Konsultasi Dokter ... 9 3.4.1. Email ... 10 3.4.2. WhatsApp ... 12 3.5. History Medrec ... 13 3.5.1. Klinik Umum ... 14 3.5.2. Klinik Gigi ... 16 3.5.3. Klinik KBKIA ... 18 3.5.4. Restitusi ... 19 3.6. Daftar Online RJTP TPKK ... 21 3.7. Konfirmasi RI & RJTL ... 25 3.8. Hasil MCU ... 30

3.9. Komplain Layanan Kesehatan ... 33

3.9.1. Email ... 34

3.9.2. WhatsApp ... 36

3.10. Permintaan Home Care ... 37

3.11. Informasi ... 40

3.11.1. Kepesertaan ... 40

3.11.2. Mitra Layanan ... 43

3.11.3. Kesetaraan Kelas RI ( Rawat Inap ) ... 46

3.11.4. Restitusi ... 47

3.11.5. Dana Kematian ... 49

3.11.6. Rujukan ... 50

(4)

3.11.8. Pengajuan P3K ... 54 3.11.9. BPJS ... 55 4. PENUTUP ... 56

(5)

1. PENGENDALIAN DOKUMEN

DAFTAR ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah Deskripsi

RI & RJTL Rawat Inap & Rawat Jalan Tingkat Lanjut

MCU Medical Check Up

VERSION HISTORY

Ver. No. Ver. Tanggal Direvisi Oleh Deskripsi Nama File

V1.0 16 Januari 2017 Cita Filda R SOP Health In

Your Hands_v1.0

2. PENDAHULUAN

Dokumen ini berisi user manual atau Standard Operation Procedure (SOP), dari cara penggunaan perangkat lunak Health In Your Hands PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Seiring dengan penambahan-penambahan fitur pada program, dan perbaikan-perbaikan pada program, dokumen ini akan terus dilengkapi dalam bentuk addendum, agar terus sesuai dengan kemampuan program.

3. STANDARD OPERATING PROCEDURE

3.1. Login

User yang sudah terdaftar sebagai pengguna akun aplikasi Health in Your Hands ini dapat langsung mengaksesnya dengan membuka aplikasi Health in Your Hands yang sudah ter-install pada mobile phone nya, kemudian melakukan login ke aplikasi Health in Your Hands. User dapat login dengan meng-inputkan data-data sebagai berikut :

1. Username, berupa user id atau email

(6)

(7)

Kemudian klik tombol “Masuk” untuk dapat masuk ke aplikasi Health in Your Hands. Dan apabila berhasil login maka akan tampil Landing Page utama Health in Your Hands.

3.2. Email Validation

Pengguna yang tidak berhasil melakukan login ke aplikasi Health in Your Hand, akan mendapatkan email validation. Pada email validation ini, akan menampilkan username dan password yang akan digunakan untuk login ke aplikasi Health in Your Health.

1. Buka aplikasi Health in Your Hands

2. Masukkan username dan password, kemudian klik tombol “Masuk”

3. Jika user gagal melakukan login ke aplikasi, maka akan tampil alert bahwa user harus melakukan aktivasi akun

Alert Activation Email

4. Ketika user telah mendapatkan username dan password, maka user melakukan login kembali ke aplikasi Health in Your Hands

(8)

3.3. Home Page

Home Page merupakan halaman awal yang ditampilkan setelah pengguna berhasil login. Pada halaman utama ini juga menampilkan menu – menu utama yang dapat di akses oleh pengguna. Menu – menu yang dapat di akses oleh pengguna adalah sebagai berikut :

a. Konsultasi Dokter b. History MedRec

c. Daftar Online RJTP TPKK d. Konfirmasi RI & RJTL e. Hasil MCU

f. Komplain Layanan Kesehatan g. Permintaan Home Care h. Informasi

(9)

3.4. Konsultasi Dokter

Menu Konsultasi Dokter ini memiliki fitur yang dapat membantu pengguna jika ingin berkonsultasi dengan dokter. Pada menu ini, pengguna dapat menghubungi dokter yang bersangkutan melalui telepon ataupun pengguna juga dapat mengirim pesan melalui email. Untuk mengakses menu ini, lakukanlah langkah – langkah sebagai berikut :

1. User dapat menekan ikon “Konsultasi Dokter” pada halaman utama atau dapat juga pada side panel aplikasi Health in Your Hands

Pilih menu “Konsultasi Dokter”

2. Setelah itu, pada menu Konsultasi Dokter akan menampilkan dua pilihan pengiriman pesan, yaitu melalui :

a. Email b. WhatsApp

(10)

Menu Konsultasi Dokter

3.4.1. Email

Untuk mengirim pesan melalui email, berikut langkah – langkah yang harus dilakukan :

1. Jika user akan mengirim pesan konsultasi ke dokter melalui email, klik ikon pesan

(11)

2. Lalu, sistem akan menampilkan tools untuk mengirim pesan

Pilih menu Email

3. Kemudian, masukkan alamat email dokter dan pesan konsultasi yang akan dikirimkan kepada dokter yang dituju

(12)

3.4.2. WhatsApp

Untuk mengirim pesan Whats App , berikut langkah – langkah yang harus dilakukan :

1. Pada menu Kosultasi Dokter, klik ikon WhatsApp

Klik ikon WhatsApp

2. Kemudian, sistem akan menampilkan aplikasi WhatsApp dan user pun dapat mengirim pesan konsultasi untuk dokter melalui aplikasi WhatsApp

(13)

3.5. History Medrec

Menu History Medical Record merupakan menu yang akan menampilkan data riwayat rekam medis peserta Yakes Telkom. Pada menu History Medrec ini terdapat 4 menu, yaitu sebagai berikut :

a. Klinik Umum b. Klinik Gigi c. Klinik KBKIA d. Restitusi

(14)

Menu Medical Record

3.5.1. Klinik Umum

Pada menu Klinik Umum ini, pengguna dapat menampilkan data riwayat rekam medis peserta yang pernah melakukan pemeriksaan di Klinik Umum. Pengguna dapat melihat riwayat rekam medis sesuai periode waktu yang ingin ditampilkan. Untuk dapat melihat data riwayat rekam medis langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pada halaman awal aplikasi, pilih menu “History Medrec”. Kemudian klik menu “Klinik Umum”

(15)

Pilih menu “Klinik Umum”

2. Pada menu “Klinik Umum”, pengguna harus memilih periode tahun dan bulan sesuai periode waktu yang ingin ditampilkan

(16)

3. Kemudian sistem akan menampilkan data sesuai periode yang ditentukan

History Klinik Umum

3.5.2. Klinik Gigi

Menu Klinik Gigi ini dapat menampilkan data riwayat rekam medis peserta yang pernah melakukan pemeriksaan pada klinik gigi. Pada menu ini, pengguna harus memilih periode waktu terlebih dahulu. Untuk melihat data riwayat rekam medis dari klinik gigi, langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pada halaman awal aplikasi, pilih menu “History Medrec”. Kemudian klik menu “Klinik Gigi”

(17)

Pilih menu Klinik Gigi

2. Pada menu “Klinik Gigi”, pengguna harus memilih periode tahun dan bulan sesuai periode waktu yang ingin ditampilkan

3. Kemudian, sistem akan menampilkan data history medical record klinik gigi

(18)

3.5.3. Klinik KBKIA

Menu Klinik KBKIA ini dapat menampilkan data riwayat rekam medis peserta yang pernah melakukan pemeriksaan pada klinik KBKIA Pada menu ini, pengguna harus memilih periode waktu terlebih dahulu. Untuk melihat data riwayat rekam medis dari klinik KBKIA, langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pada halaman awal aplikasi, pilih menu “History Medrec”. Kemudian klik menu “Klinik KBKIA”

Pilih menu Klinik KBKIA

2. Pada menu “Klinik KBKIA”, pengguna harus memilih periode tahun dan bulan sesuai periode waktu yang ingin ditampilkan. Lalu, sistem akan menampilkan data history medical record klinik KBKIA

(19)

History Klinik KBKIA

3.5.4. Restitusi

Pada menu Restitusi, pengguna dapat melihat data restitusi peserta Yakes Telkom sesuai periode yang ingin ditampilkan. Untuk dapat melihat data restitusi, langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pada halaman awal aplikasi, pilih menu “History Medrec”. Kemudian klik menu “Restitusi”

(20)

Pilih menu Restitusi

2. Pada menu “Restitusi”, pengguna harus memilih periode tahun dan bulan sesuai periode waktu yang ingin ditampilkan

(21)

3.6. Daftar Online RJTP TPKK

Pada menu Daftar Online RJTP TPKK ini, peserta yang akan melakukan pemeriksaan dapat mendaftar secara online. Jika peserta ingin mendaftarkan tangunggannya, tanggungan peserta harus sudah terdaftar sebagai tanggungan kepesertaan. Pendaftaran Online RJTP TPKK ini, hanya dapat diakses dimulai dari pukul 06.00 hingga pukul 16.00. Untuk mendaftar RJTP TPKK langkah – langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Pada halaman utama, pilih menu “Daftar Online RJTP TPKK”

Pilih menu Daftar Online RJTP TPKK

2. Kemudian pada menu “Daftar Online RJTP TPKK”, masukkan data yang harus diisi : a. Pendaftar, berupa peserta yang akan didaftarkan

b. Klinik, berupa klinik yang akan dituju sesuai kebutuhan c. Dokter, berupa dokter yang dituju sesuai kebutuhan

(22)

Pendaftaran RJTP TPKK

3. Jika data sudah terisi dengan benar, lalu klik button “Daftar”

4. Kemudian, sistem akan menampilkan notifikasi berhasil dan menunggu konfirmasi dari admin

(23)

5. Jika pendaftaran TPKK peserta Yakes dapat diapprove oleh admin, maka sistem akan mengirimkan push notification ke user

Push Notification

6. Setelah mendapat push notification berhasil dibuat, maka user meng-klik Push Notification tersebut

(24)

Pendaftaran RJTP TPKK Approved

(25)

Notifikasi berhasil

3.7. Konfirmasi RI & RJTL

Menu Konfirmasi Rawat Inap dan Rawat Jalan Tingkat Lanjutan ( RI & RJTL ), merupakan menu dimana user dapat mengkonfirmasi peserta yang akan diajukan Rawat Inap atau Rawat Jalan Tingkat Lanjut. Berikut langkah – langkah yang harus dilakukan untuk dapat melakukan konfirmasi RI/RJTL :

(26)

Klik menu Konfirmasi RI & RJTL

(27)

3. Kemudian klik ikon kamera, untuk mengunggah gambar bukti pengajuan RI/RJTL

Klik ikon kamera

4. Pilih menu pengunggahan melalui kamera atau memilih dari gallery mobile phone user

(28)

5. Lalu, masukkan catatan tentang pengajuan RI/RJTL pada kolom Note, lalu klik tombol “Submit”

Inputkan Catatan

6. Setelah itu, sistem akan menampilkan notifikasi berhasil dan user menunggu konfirmasi dari admin

(29)

Menunggu Konfirmasi Admin

7. Jika konfirmasi RI/RJTL peserta dapat diapprove oleh admin, maka sistem akan mengirimkan push notification pengajuan RI/RJTL peserta telah disetujui

(30)

8. Klik push notification, lalu akan tampil jawaban dari admin. Kemudian, klik tombol “Done” untuk menyelesaikan tahap pengajuan RI/RJTL ini

Jawaban dari Admin

3.8. Hasil MCU

Menu Hasil MCU ini akan menampilkan data hasil medical check up peserta Yakes Telkom. Untuk dapat melihat data hasil MCU ini, lakukan langkah – langkah sebagai berikut :

(31)

Pilih menu Hasil MCU

2. Kemudian, pilih periode tahun yang akan ditampilkan

(32)

3. Lalu, sistem akan menampilkan data hasil MCU sesuai periode waktu yang telah ditentukan

(33)

3.9. Komplain Layanan Kesehatan

Menu Komplain Layanan Kesehatan ini berfungsi untuk mengirim pesan ke untuk mengakses menu ini, lakukanlah langkah – langkah sebagai berikut :

1. User dapat menekan ikon “Komplain Layanan Kesehatan” pada halaman utama atau dapat juga pada side panel aplikasi Health in Your Hands

Klik menu “Komplain Layanan Kesehatan”

2. Setelah itu, pada menu Komplain Layanan Kesehatan akan menampilkan dua pilihan pengiriman pesan, yaitu melalui :

c. Email d. WhatsApp

(34)

Menu Komplain Layanan Kesehatan

3.9.1. Email

Untuk mengirim pesan melalui email, berikut langkah – langkah yang harus dilakukan :

(35)

2. Lalu, sistem akan menampilkan tools untuk mengirim pesan

Pilih menu Email

3. Kemudian, masukkan alamat email yang akan dikirimkan kepada pihak yakes.

(36)

3.9.2. WhatsApp

Untuk mengirim pesan melalui WhatsApp, berikut langkah – langkah yang harus dilakukan :

1. Pada menu Komplain Layanan , klik ikon WhatsApp

Klik ikon WhatsApp

2. Kemudian, sistem akan menampilkan aplikasi WhatsApp dan user pun dapat mengirim pesan komplain untuk admin melalui aplikasi WhatsApp

(37)

3.10. Permintaan Home Care

Pada menu Permintaan Home Care ini, peserta yang ingin mengajukan home care dapat melakukan pendaftaran secara online. Peserta pun dapat mengajukan home care untuk tanggungannya yang telah terdaftar pada aplikasi Health In Your Hands ini. Untuk dapat melakukan permintaan home care ini, berikut langkah-langkah yang harus dilakukan :

1. Pada halaman utama, pilih menu Home Care

Pilih menu “Permintaan Home Care”

(38)

Pilih Pendaftar

3. Kemudian, inputkan data – data berikut : a. Pendaftar

b. Diagnosa / Penyakit c. Catatan / Kondisi Pasien d. Alamat

e. Nomor Handphone

4. Klik tombol “Lanjutkan” lalu akan tampil notifikasi berhasil dan menunggu konfirmasi dari admin

(39)

Notifikasi pengajuan berhasil

5. Selanjutnya, user menunggu konfirmasi dari admin apakah pengajuan home care dapat diapprove atau tidak

6. User yang telah mendapatkan konfirmasi dari admin, akan mendapatkan notifikasi pada mobile phone nya. Kemudian, user meng-klik notifikasi tersebut untuk melihat detail notifikasi

(40)

7. Jika pengajuan home care diapprove oleh admin, maka akan tampil detail waktu kunjungan dokter

Detail Waktu

8. Untuk menyelesaikan tahap konfirmasi dari admin, maka klik tombol “Selesai”

3.11. Informasi

3.11.1. Kepesertaan

Pada menu kepesertaan ini, akan menampilkan detail data kepesertaan peserta Health In Your Hands beserta tanggungan dari peserta tersebut. Untuk melihat data kepesertaan ini, user dapat melakukan langkah-langkah berikut :

(41)

Pilih menu Informasi

2. Lalu pada menu Informasi, klik menu Kepesertaan

(42)

3. Kemudian, akan tampil detail data kepesertaan peserta beserta tanggungannya

Data kepesertaan

(43)

3.11.2. Mitra Layanan

Pada menu Mitra Layanan ini, akan menampilkan data mitra layanan sesuai area dan jenis mitra yang ingin ditampilkan. Data mitra yang akan ditampilkan pada menu ini berupa detail alamat,no telepon,dan data lainnya sesuai mitra yang dipilih. Untuk melihat data mitra layanan ini, user dapat mengikuti langkah-langkah berikut :

1. Pada halaman utama, user memilih menu Informasi. Kemudian, user meng-klik menu Mitra Layanan

(44)

2. Selanjutnya, pilih Area dan Jenis Mitra yang ingin ditampilkan

(45)

3. Untuk mempercepat pencarian data mitra, inputkan nama alamat atau kota pada kolom pencarian

Pencarian

4. Kemudian, sistem akan menampilkan data mitra sesuai alamat / kota yang ditentukan

(46)

3.11.3. Kesetaraan Kelas RI ( Rawat Inap )

Menu Kesetaraan Kelas Rawat Inap ini akan menampilkan data kesetaraan kelas rawat inap pada rumah sakit yang ada pada area dan kota yang ditentukan. Langkah – langkah yang harus dilakukan untuk melihat data kesetaraan kelas ini adalah sebagai berikut :

1. Pada halaman utama, pilih menu Informasi 2. Lalu klik menu Kesetaraan Kelas

Klik menu “Kesetaraan Kelas RI”

(47)

Data Kesetaraan Kelas Rawat Inap

3.11.4. Restitusi

Pada menu Restitusi ini, akan ditampilkan informasi tentang persyaratan pengajuan Restitusi. Untuk melihat informasi restitusi ini, user dapat menikuti langkah – langkah sebagai berikut :

1. Pada halaman utama, user memilih menu Informasi. Kemudian, klik menu Restitusi

(48)

Pilih menu Restitusi

(49)

3.11.5. Dana Kematian

Pada menu Dana Kematian ini, user yang akan melakukan pengajuan dana kematian dapat melihat persyaratan yang ada pada aplikasi Health In Your Hands ini terlebih dahulu. Untuk melihat informasi Dakem ini, user dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pada menu halaman utama aplikasi Health In Your Hands, user meng-klik menu Informasi. Lalu klik menu Dana Kematian

Klik menu “Dana Kematian”

(50)

Info Dana Kematian

3.11.6. Rujukan

Menu Rujukan ini, dapat diakes oleh peserta yang ingin mengetahui data rujukan berdasarkan tipe rujukan dan periode waktu yang ingin ditampilkannya. Langkah – langkah yang harus dilakukan oleh user adalah sebagai berikut :

(51)

Pilih menu Rujukan

2. Setelah itu, pilih tipe rujukan, tahun dan bulan yang ingin ditampilkan

(52)

3. Kemudian, sistem akan menampilkan informasi sesuai tipe rujukan dan periode waktu yang ditentukan

Data Rujukan

3.11.7. Call Center Yakes

Untuk peserta Yakes Telkom yang mengalami kendala atau ada sesuatu hal yang ingin ditanyakan, peserta dapat langsung menghubungi pihak Yakes Telkom. Pada menu ini, akan ditampilkan informasi tentang Call Center Yakes sesuai dengan area kantor Yakes berada. Untuk mengakses menu ini, user dapat melakukan langkah-langkah berikut :

1. Pada halaman utama, user memilih menu Informasi

(53)

Pilih menu Call Center Yakes

3. Kemudian, akan ditampilkan informasi tentang Call Center Yakes

(54)

3.11.8. Pengajuan P3K

Untuk peserta Yakes yang ingin melakukan pengajuan P3K, user dapat melihat persyaratan Pengajuan P3K terlebih dahulu. Pada menu Pengajuan P3K ini terdapat informasi tentang persyaratan pengajuan P3K. Berikut langkah-langkah yang harus dilakukan :

1. Pertama, user memilih menu Informasi. Lalu, pilih menu P3K

Pilih menu P3K

(55)

Pengajuan P3K

3.11.9. BPJS

Pada menu BPJS ini, akan ditampilkan data BPJS milik peserta Yakes beserta anggota keluarganya. Untuk melihat data BPJS ini user dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pertama, pada halaman utama user memilih menu Informasi lalu klik menu BPJS

(56)

2. Kemudian, akan ditampilkan daftar nomor BPJS milik peserta Yakes beserta anggota keluarganya

Informasi BPJS

4. PENUTUP

Demikian user manual Aplikasi Health In Your Hands telah dibuat sesuai kondisi system saat ini. Dengan user manual ini diharapkan dapat membantu dalam proses penjelasan dan pembelajaran mengenai system yang digunakan, khususnya Aplikasi Health In Your Hands.