1
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat diperlukan untuk mendukung kinerja dari suatu organisasi, misalnya dalam suatu perusahaan. Sistem informasi organisasi menyediakan informasi bagi para pengguna dalam pengambilan keputusan dan untuk mencapai tujuan, melalui sistem informasi yang berbasis teknologi informasi menjadi mudah, akurat, efektif dan efisien. Sistem merupakan suatu panduan yang terdiri dari beberapa unsur yang tergabung agar mempermudah laju aliran informasi sehingga tercapai tujuan yang diinginkan.
Untuk saat ini tanpa dukungan teknologi informasi sebuah perusahaan mungkin sangat mustahil untuk dapat berkembang, namun penerapannya teknologi informasi ini tidak mudah. Banyak sekali kendala yang perlu diperhatikan dalam penerapan teknologi informasi, seperti masalah biaya, Sumber Daya Manusia (SDM), budaya organisasi dan budaya kerja. Penerapan teknologi informasi dalam suatu organisasi adalah sebuah fenomena yang sangat mempengaruhi kinerja sebuah organisasi untuk mencapai tujuan dengan perkembangan perusahaan sesuai dengan yang diharapkan.
Pemesanan merupakan suatu unsur penting dalam suatu perusahaan atau badan usaha yang bergerak dalam bidang perdagangan, karena dengan pemesanan perusahaan berharap mendapat keuntungan yang dapat melanjutkan usaha perusahaan tersebut, karena pelayanan yang efektif, selektif, cepat merupakan
bagian utama didalam penjualan. Pengiriman barang merupakan mempersiapkan pengiriman barang dari gudang ke tempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.
PT. Dawoo International yang beralamat di Kp. Karang Mulya, RT. 014 RW. 005, Desa Cikopo, Kecamatan Bungursari, Purwakarta. Perusahaan tersebut merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang barang mentah dan barang setengah jadi yang berbahan dari plastik. Pada PT. Dawoo International Purwakarta dalam melakukan proses pengiriman barang saat ini dalam perbulan berjumlah 3.200 box dan jumlah pemesanan 4.000 box.
Dalam proses pengolahan data sistem pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta masih menggunakan cara yang manual yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel dalam menjalankan operasional khususnya dalam sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang. Proses yang terjadi saat ini dalam pengolahan pembuatan pesanan barang (Purchasing order buyer), proses pembuatan rencana produksi (Weekly production schedule) dari barang yang dipesan, proses pembuatan daftar pengiriman barang (list delivery order) sampai dengan pembuatan laporan. Pencarian data membutuhkan waktu yang lama, sering terjadi kesalahan antara jumlah pemesanan yang diterima dengan hasil yang dikirimkan berbeda. Dokumen fisik yang hilang, proses pembuatan laporan terhambat sehingga memperlambat dalam kegiatan operasional, proses pengolahan data dan informasi yang dihasilkan tidak efektif dan efisien.
Perbedaan sistem manual dan sistem yang terkomputerisasi yaitu dalam proses pengolahan datanya. Sistem manual dalam pengolahan data belum
sepenuhnya efektif dan efisien, sedangkan sistem yang terkomputerisasi lebih cepat dalam pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang cepat, berkualitas, tepat waktu dan akurat. Informasi yang dihasilkan dengan laporan yang tersedia dapat dipergunakan sebagai alat bantu dalam mendukung pengambilan keputusan. Dengan adanya permasalahan tersebut maka penggunaan sistem yang terkomputerisasi lebih mendukung kegiatan operasional dibanding dengan cara yang manual. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi dapat mengembangkan kinerja perusahaan dengan proses yang terjadi saat ini dan mampu mengatasi permasalahan-permasalahan yang dapat memudahkan proses pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta. Dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi proses pengolahan data pemesanan dan pengiriman barang dapat menghasilkan informasi, laporan-laporan yang cepat, tepat waktu, akurat, efektif dan efisien untuk mempermudah dalam pengolahan data, meminimalisir kesalahan pengolahan data dan dapat membantu kegiatan operasional PT. Dawoo International Purwakarta.
1.2. Tujuan dan Manfaat 1.2.1. Tujuan
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir (TA) ini adalah:
1. Menganalisa sistem informasi dari prosedur berjalan yang terjadi saat ini mengenai sistem pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta sehingga dapat mengetahui permasalahan yang terjadi.
2. Merancang sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta agar mempermudah dalam melakukan proses pengolahan data, penyimpanan data. Sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengolahan dan penyimpanan data dalam sistem pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta.
3. Untuk mengimplementasikan ilmu yang diperoleh dari perkuliahan, untuk mengembangkan ilmu dan sebagai bahan evaluasi dari sistem yang berjalan saat ini.
1.2.2. Manfaat
Manfaat dari penulisan Tugas Akhir (TA) ini adalah: 1. Manfaat Untuk Penulis
Sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) Program Studi Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Karawang.
2. Manfaat Untuk Objek Penelitian
a. Sebagai bahan evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan.
b. Menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat dalam membantu dan memudahkan proses penerimaan dan pengiriman barang.
3. Manfaat Untuk Pembaca
a. Memberikan pemahaman mengenai konsep perancangan sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang sehingga lebih optimal.
b. Menjadi sumber referensi dalam perancangan sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang.
c. Menambah wawasan bagi pembaca khususnya dalam perancangan sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang.
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan suatu metode ilmiah yang memerlukan sistematika dan prosedur yang harus ditempuh dengan tidak mungkin meninggalkan setiap unsur komponen yang diperlukan dalam setiap penelitian. Menurut Sugiyono (2017:3) menjelaskan bahwa “Metode penelitian diartikan sebagai cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu”.
Dalam kegiatan pembuatan, penyusunan Tugas Akhir (TA) ini penulis melakukan pengumpulan data melalui beberapa cara, yaitu metode pengembangan perangkat lunak dan teknik pengumpulan data.
1.3.1. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir (TA) ini menggunakan System Development Life Cycle (SDLC) model air terjun (waterfall). Menurut Rosa dan M. Shalahuddin (2016:28) menjelaskan bahwa “Model System Development Life Cycle (SDCL) air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (seqeuntial linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian dan tahapan pendukung (support).
Metode waterfall yang digunakan pada perkembangan perangkat lunak ini terbagi menjadi lima tahapan, yaitu:
1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Pada tahapan pertama dalam pengembangan perangkat lunak ini, penulis melakukan komunikasi untuk menentukan kebutuhan konsumen atau pengguna (user), mencari informasi, sumber materi yang berhubungan sesuai dengan kebutuhan.
2. Desain
Pada tahapan kedua yaitu tahapan yang dilakukan menentukan kebutuhan perancangan antar muka atau desain, penulis membuat tampilan perancangan dan mengimplementasikan struktur kebutuhan sistem yang akan dibuat dan yang akan digunakan yaitu dengan menggunakan Microsoft Visual Basic versi 2010, menentukan kebutuhan struktur data, basis data (database) dan database yang digunakan yaitu My Structure Query Language (MySQL) dan arsitektur perangkat lunak yaitu Unified Modeling Language (UML), Entity Relationship Diagram (ERD), Logical Record Structured (LRS).
3. Pembuatan Kode Program
Pada tahapan ketiga ini yaitu pemberian kode (coding) program dalam desain atau perancangan yang telah dibuat sebelumnya. Pemberian kode (coding) program bertujuan agar program dapat dipahami oleh mesin komputer. Penulis membuat kode, memberikan kode (coding) program dengan menggunakan Microsoft Visual Basic versi 2010 yang dihubungkan dengan rancangan dan basis data (database) yang digunakan yaitu database MySQL.
4. Pengujian
Pada tahapan keempat ini yaitu tahapan pengujian yang dilakukan setelah desain dan pembuatan kode program, maka tahapan selanjutnya pengujian.
Tahapan pengujian dilakukan untuk meminimalisir kesalahan yang ada. Jika masih terjadi kesalahan maka perancangan perangkat lunak akan terus di perbaiki.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
Pada tahapan yang terakhir ini merupakan tahapan implementasi atau penerapan program aplikasi yang digunakan, ketika akan menggunakan program aplikasi perangkat lunak yang sudah selesai, maka dibuatkan panduan penggunaan, pelatihan penggunaan program dan dilakukan pemeliharaan perangkat lunak, perangkat keras, basis data (database) dan evaluasi dari program.
1.3.2. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini yaitu pengumpulan data dengan observasi langsung, pengumpulan data dengan wawancara dan studi kepustakaan. Menurut Nazir (2014:153) memberikan pengertian bahwa “Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan”.
Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah: 1. Observasi
Menurut Nazir (2014:154) memberikan pengertian bahwa “Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain utuk keperluan tersebut”. Penulis melakukan observasi pada PT. Dawoo International yang beralamat di Kp. Karang Mulya, RT. 014 RW. 005,
Desa Cikopo, Kecamatan Bungursari, Purwakarta. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan yang sedang berlangsung. Metode ini bersifat umum tapi menyeluruh dan manfaatnya dapat digunakan sebagai dasar untuk penelitian yang lebih baik. Penulis mengumpulkan informasi, data, laporan mulai dari formulir pemesanan barang (form purchasing order buyer), laporan pemesanan, rencana produksi, laporan persediaan (stock) barang dan surat jalan. Penulis melakukan pengamatan langsung dengan melihat objek yang diteliti, waktu yang bersamaan terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Sehinga dapat dijadikan sebagai alat bantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
2. Wawancara
Menurut Nazir (2014:170) memberikan pengertian bahwa:
Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara penanya atau pewawancara dengan penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan panduan wawancara (interview guide).
Dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini, penulis melakukan tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta yaitu pada bagian keuangan (Accounting) dengan Ibu Desi Florisa, bagian produksi dengan Ibu Widaningsih dan bagian Human Resources Departement (HRD) dengan Bapak Ahmad Soleh. Untuk memperoleh informasi pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta sehingga dapat mendukung proses penyusunan Tugas Akhir (TA) ini.
3. Studi Kepustakaan
Di dalam metode ini penulis melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca, mempelajari dari buku-buku, jurnal, artikel-artikel, data-data yang relevan dan mencari materi-materi yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas, sehingga dapat mendukung proses penyusunan Tugas Akhir (TA) ini.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis membatasi pembahasan tentang perancangan sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta maka ruang lingkup pembahasan mulai dari pemesanan barang, pembuatan pemesanan barang, pengiriman barang sampai dengan pembuatan laporan pemesanan barang, laporan pengiriman barang, laporan persediaan barang.
Penulis memberi alternatif pemecahan penyelesaian masalah dari latar belakang yang sudah dibahas yaitu penulis memberikan solusi dan saran dengan melakukan perancangan aplikasi (Prototype) dari masing-masing kebutuhan yang berbasis desktop menggunakan Microsoft Visual Basic versi 2010, dalam penyimpanan datanya penulis menggunakan database MySQL.
