i
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA SISTEM MANAJEMEN ASET
PADA KANTOR PUSAT PT HPI AGRO
SKRIPSI
Oleh
Darwin 1200971351
Marcel Leonardo 1200971465 Natanael Yanico Sigit 1200972266
Kelas / Kelompok : 07 PIT / 2
Universitas Bina Nusantara Jakarta
ii
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA SISTEM MANAJEMEN ASET
PADA KANTOR PUSAT PT HPI AGRO
SKRIPSI
Disusun oleh :
Darwin Marcel Leonardo Natanael Yanico Sigit 1200971351 1200971465 1200972266
Disetujui oleh : Pembimbing
Choirul Huda, S.Kom, M.M Kddsn : D1789
Universitas Bina Nusantara Jakarta
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI BASIS DATA SISTEM MANAJEMEN ASET
PADA KANTOR PUSAT PT HPI AGRO Darwin , Marcel Leonardo , Natanael Yanico Sigit
Abstract
Objective of the research is to analyze the system of asset management that running at the headquarters of PT HPI Agro in order to know the development of system that must be made as well as designing a database aplication asset management system as needed. The research method that used was to interview the parties that related to asset management system, find/identify problems in the asset management system that running in the company, and review documents on the company about asset management system that will be designed. Design method that being used is conceptual database design, logical and physical as well as the user interface design of application. Result achieved in this research is the structured design of database and provide appropiate information as needed. Conclusion that obtained is the proposed system simplify activities of asset management since the system has been integrated with each other. Security and data integrity also more secure because it was set in the user management.
Keywords: database, application, asset management system, design
Abstrak
Tujuan penelitian adalah untuk melakukan analisa terhadap sistem manajemen aset yang sedang berjalan di kantor pusat PT HPI Agro agar dapat diketahui pengembangan sistem yang harus dibuat serta merancang suatu aplikasi basis data sistem manajemen aset sesuai kebutuhan. Metode penelitian yang digunakan adalah wawancara ke pihak-pihak yang terkait dengan sistem manajemen aset, menemukan/mengidentifikasi masalah pada sistem manajemen aset yang terdapat dalam perusahaan serta mempelajari dokumen-dokumen pada perusahaan mengenai sistem manajemen aset yang akan dirancang. Metode perancangan yang digunakan adalah perancangan basis data konseptual, logical dan fisikal serta perancangan layar aplikasi. Hasil yang dicapai dalam penelitian ini adalah rancangan aplikasi basis data yang terstruktur serta dapat memberikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan. Simpulan yang didapat adalah sistem yang diusulkan mempermudah kegiatan manajemen aset karena sistem telah terintegrasi satu sama lain. Kemanan dan integritas data juga lebih terjamin karena sudah diatur dalam manajemen user.
2
PENDAHULUAN
Pada zaman globalisasi seperti sekarang ini, teknologi informasi menjadi suatu hal yang sangat cepat berkembang. Indikator perkembangan tersebut adalah penggunaan komputer atau komputerisasi di hampir semua bidang pekerjaan ataupun kehidupan sehari-hari. Jika pada jaman dahulu komputer hanya digunakan untuk menghitung saja, pada zaman ini komputer telah dimanfaatkan oleh manusia karena semakin banyaknya hal yang dapat ditangani oleh komputer mulai dari pekerjaan-pekerjaan yang ringan sampai pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan ketepatan waktu.
Pada suatu perusahaan atau bisnis, aset merupakan hal yang sangat penting. Aset adalah sumber yang dapat memberikan manfaat bagi perusahaan atau bisnis tersebut di kemudian hari. Aset yang dimaksud bisa bermacam – macam seperti aset lancar, aset tetap, aset tidak berwujud, dan aset lainnya. Sebelum teknologi berkembang seperti pada saat ini, banyak perusahaan masih melakukan pengaturan aset dengan tidak efektif. Tentunya terdapat banyak kendala atau masalah yang timbul dari penggunaan sistem tersebut seperti kurang praktis, data hilang, dan data kurang terstruktur. Selain itu, kemampuan manajemen yang kurang baik sering mengakibatkan penggunaan aset menjadi kurang efisien. Dengan kemampuan manajemen yang baik serta didukung oleh teknologi yang sudah berkembang diharapkan aset yang dimiliki perusahaan dapat dikelola efektif dan efisien.
PT HPI Agro adalah perusahaan agrobisnis yang berlokasi di Jakarta dan juga Pontianak yang memiliki asset dalam jumlah yang cukup banyak. Dengan adanya pengembangan manajemen aset dalam bentuk aplikasi dan juga didukung oleh teknologi mobile device, diharapkan pengguna aplikasi manajemen aset pada PT HPI Agro dapat mengatur aset perusahaan dengan lebih praktis, terjaga, dan terstruktur sehingga memberikan nilai yang maksimal pada perusahaan.
TEORI PENDUKUNG
1.
Basis DataMenurut Connolly ( 2005, p15 ), definisi basis data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama-sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan data secara terpisah, pada basis data data tersimpan secara
3
terintegrasi. Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama.
Data dalam basis data disimpan dalam tiga struktur, yaitu file, tabel dan objek. File terdiri dari record dan field, tabel terdiri dari baris dan kolom. Objek terdiri dari data dan instruksi program yang memfungsikan data. Tabel terdiri dari kolom-kolom yang saling terkait, seperti file yang terdiri dari record yang saling terkait. File didalam basis data dapat terhubung kepada beberapa tabel. Dalam sebuah tabel, data pada tiap kolom terdiri dari ukuran dan tipe yang sejenis (char atau numeric).
2. Database Lifecycle
Berikut adalah bentuk siklus hidup basis data :
Menurut Connoly (2005 ,p283) tahapan perancangan siklus hidup basis data 1. Perencanaan basis data
Kegiatan manajemen yang memungkinkan tahapan aplikasi basis data dapat direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin
4 2. Definisi sistem
Menentukan ruang lingkup dan batasan – batasan dari aplikasi basis data termasuk area utama dari aplikasi dan bagian dari kelompok pengguna
3. Pengumpulan data dan analisis
Proses mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang bagian dari organisasi yang harus didukung oleh aplikasi basis data, dan menggunakan informasi untuk mengidentifikasi pengguna sistem baru 4. Desain basis data
Proses menciptakan desain untuk basis data yang akan mendukung operasi perusahaan dan tujuan yang dimulai dengan menggunakan pendekatan perancangan basis data. Berikut adalah pendekatan untuk desain basis data yaitu :
1. “bottom-up”
Memulai pendekatan pada tingkat dasar atribut ( yang merupakan bagian dari entitas dan relasi ), dengan melalui analisis untuk masalah asosiasi antara atribut. Pendekatan “bottom-up” lebih cocok digunakan untuk bentuk desain basis data yang sederhana dengan jumlah atribut yang relatif sedikit.
2. “top-down”
Sebuah bentuk strategi yang tepat untuk desain basis data yang komplek. Pendekatan ini dimulai dengan pengembangan model data yang mengandung high-level entitas dan relasi kemudian menerapkan bentuk “top-down” untuk mengidentifikasi lower-level entitas, relasi dan atribut yang terkait.
3. “inside-out”
Pendekatan ini hampir menyerupai dengan pendekatan “bottom-up” yang membedakan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu satu set entitas utama dan kemudian menyebar ke berbagai entitas, relasi dan atribut yang memiliki keterkaitan dengan yang diidentifikasi pertama kali.
5
Pendekatan ini menggunakan kedua pendekatan yaitu “bottom-up” dan “top-down” untuk berbagai macam model yang akan digabungkan semua bagiannya secara bersama – sama.
Setelah menentukan pendekatan perancangan basis data, tahapan berikutnya dapat dijalankan yakni sebagai berikut :
a. Perancangan model data
Tujuan utama dari perancangan model data adalah untuk membantu dalam memahami arti dari data dan untuk memfasilitasi komunikasi tentang kebutuhan informasi.
b. Konseptual desain basis data
Proses membangun bentuk model informasi yang digunakan oleh sebuah organisasi, dan independent dari segala pertimbangan fisik. c. Logical desain basis data
Proses membangun bentuk model informasi yang digunakan oleh sebuah organisasi, tetapi independent dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisik lainnya.
d. Fisik desain basis data
Proses yang membentuk suatu deskripsi implementasi basis data di dalam penyimpanan sekunder, mendeskripsikan struktur penyimpanan dan metode pengaksesan secara efisien.
5. Seleksi DBMS
Pemilihan DBMS yang tepat untuk mendukung aplikasi basis data yang akan dibangun.
6. Desain aplikasi
Desain user interface dan aplikasi program yang digunakan dengan memproses basis data. Terdapat 2 bagian di dalam desain aplikasi : a. Desain transaksi
Bentuk aksi yang dilakukan oleh pengguna terhadap program aplikasi yang memiliki kendali dalam mengubah isi dari basis data. Desain transaksi menetapkan karakteristik dari transaksi yang di miliki basis data seperti :
• Penggunaan data transaksi • Fungsionalitas data transaksi • Hasil output data transaksi
6 • Kegunaan bagi pengguna b. User Interface Design
Bentuk perancangan yang akan dibangun bagi pengguna untuk memudahkan mengenali setiap perintah, tindakan, ataupun keterangan yang ditampilkan dari suatu basis data dalam bentuk aplikasi program secara fisik atau tergambar.
7. Prototyping
Membuat rangka model dari aplikasi database dengan memberikan izin kepada perancang dan user untuk menggambarkan dan mengkaji kembali hasil perancangan sistem tersebut. Prototyping memiliki keuntungan dengan memudahkan proses pembuatan sistem dan pengimplementasiannya relatif murah.
8. Implementasi
Realisasi fisik dari basis data dan desain aplikasi dengan cara melakukan pengimplementasian basis data melalui Data Definition Language ( DDL ) berasal dari DBMS yang bisa dimanipulasi transaksinya menggunakan Data Manipulation Language ( DML ). 9. Konfersi data dan muatan
Memindahkan data yang ada ke dalam basis data dan mengkonfersi setiap aplikasi yang ada untuk dapat dijalankan ke dalam basis data yang baru.
10. Uji coba
Proses menjalankan aplikasi program dengan tujuan untuk menemukan kesalahan yang terdapat dalam program.
11. Proses Pemeliharaan
Melakukan monitor dan pemeliharaan terhadap instalasi sistem. Bertujuan untuk menjaga mutu, perbaikan, dan memudahkan mengetahui untuk melakukan pembaruan suatu sistem yang sedang berjalan.
3. Perancangan Basis Data
3.1. Perancangan konseptual model
Menurut Connolly ( 2005, p442 ) sebuah model data konseptual terdiri dari : jenis entitas, hubungan jenis ( relasi ), atribut dan domain atribut, kunci primer
7
dan kunci alternative serta batasan integritas. Model data konseptual lebih didukung oleh dokumentasi, termasuk kamus data yang merupakan hasil dari pengembangan suatu model. Berikut langkah yang akan diperlukan ketika akan melakukan pembuatan konseptual model :
1. Identifikasi jenis entitas
Salah satu metode identifikasi yang bertujuan untuk memeriksa spesifikasi kebutuhan pengguna sehingga dapat mengetahui benda ataupun kata benda yang disebutkan ( contoh : manusia, tempat, konsep yang menarik ) dengan melalui ekstrasi dari kamus data. 2. Identifikasi jenis relasi
Mengidentifikasi hubungan penting yang ada diantara jenis entitas yang sudah diidentifikasi dengan menggunakan Entity Relationship ( ER model ) untuk memvisualisasikan entitas dan hubungan. Bertujuan juga untuk menentukan batasan multiplisitas jenis hubungan ( fan and chasm trap ).
3. Identifikasi dan mengasosiasikan atribut dengan jenis entitas atau relasi
Mengasosiasikan atribut dengan jenis entitas atau hubungan yang sesuai, identifikasi sederhana pada komposit atribut, atribut single valued / multi valued, dan turunan atribut.
4. Tentukan domain atribut
Tentukan domain untuk atribut dalam konseptual model. 5. Tentukan kunci kandidat, primer, dan alternative atribut
Mengidentifikasi kunci kandidat untuk setiap jenis entitas dan jika ada terdapat lebih dari satu kunci kandidat maka pilihlah salah satu untuk dijadikan kunci primer.
6. Pertimbangkan penggunaan konsep – konsep permodelan
Penggunaan salah satu bentuk konsep seperti spesialisasi atau generalisasi, agregasi, dan komposisi.
7. Periksa model untuk permasalahan redundansi
Periksa adanya redundansi dalam setiap model dengan cara memeriksa ulang kembali hubungan ( one to one ), menghapus hubungan berlebihan, dan mempertimbangan dimensi waktu.
8
Pastikan bahwa konseptual model mendukung transaksi yang diperlukan. Mungkin dua pendekatan tersebut adalah menggambarkan transaksi dan menggunakan jalur transaksi.
9. Tinjau kembali konseptual model dengan pengguna
Memastikan bagi pengguna untuk mempertimbangkan model dalam bentuk representasi yang “benar” dari persyaratan data yang diajukan oleh perusahaan.
3.2 Perancangan logikal model
Menurut Connolly ( 2005, p462 ) tahapan yang harus dilakukan untuk mengubah dari bentuk konseptual model data ke logikal model data :
1. Turunkan hubungan untuk logikal model data
Untuk membuat hubungan logikal model data yang terwakili dalam bentuk entitas, hubungan, dan atribut yang telah diidentifikasi.
2. Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi
Memvalidasi pengelompokan atribut dalam setiap relasi menggunakan aturan normalisasi. Tujuan dari normalisasi adalah untuk memastikan himpunan relasi memiliki jumlah yang minim tetapi atribut yang diperlukan masih mencukupi untuk persyaratan data yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Validasi hubungan terhadap pengguna transaksi
Tujuan dari langkah ini untuk memvalidasi logikal model data dapat mendukung transaksi yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan pengguna.
4. Periksa batasan integritas
Batasan integritas merupakan batasan yang dipaksakan untuk dapat melindungi basis data yang menjadi tidak akurat, tidak konsisten maupun tidak lengkap.
5. Tinjau logikal model data dengan pengguna
Memastikan bahwa pengguna menganggap model untuk menjadi salah satu bentuk representasi yang tepat berdasarkan dari persyaratan data perusahaan.
9
Langkah ini hanya diperlukan untuk desain basis data dengan pemandangan beberapa yang sedang dikelola menggunakan pendekatan view integrasi. Untuk memfasilitasi proses penggabungan harus menggunakan “lokal logikal model data” dan “global logikal model data”. Sebuah lokal logikal model data merepresentasikan satu atau lebih tetapi tidak dari pandangan semua pengguna basis data, berbeda dengan global logikal model data yang merepresentasikan dari pandangan seluruh pengguna basis data.
7. Periksa pertumbuhan masa depan
Untuk menentukan adanya perubahan signifikan dalam waktu yang akan datang dan menilai apakah logikal model data dapat mengakomodasi perubahan tersebut.
3.3 Perancangan fisikal model
Menurut Connolly ( 2005, p496 ) tahapan untuk melakukan perancangan fisikal adalah sebagai berikut :
1. Mengubah logikal model data ke DBMS
Menghasilkan skema basis data relasional dari logikal model data yang dapat diimplementasikan ke dalam DBMS.
1.1 Desain relasi dasar
Memutuskan bagaimana untuk merepresentasikan relasi dasar dapat diidentifikasi di logikal model data yang akan dimasukkan ke dalam DBMS.
1.2 Desain representasi dari data turunan
Memutuskan bagaimana untuk merepresentasikan data turunan berada di logikal model data yang akan dimasukkan ke dalam DBMS. Nilai atribut berasal dari evaluasi atribut turunan dan hitungan.
1.3 Desain batasan umum
Melakukan update untuk relasi yang dibatasi oleh batasan integritas yang mengatur “dunia nyata” transaksi berdasarkan representasi melalui update. Batasan biasanya tergantung dari bentuk DBMS dan sistem yang menyediakan fasilitas untuk mendefinisikan segala situasi umum.
10 2. Desain organisasi file dan indeks
Menentukan pengorganisasian file secara optimal untuk menyimpan relasi dasar dan indeks yang diperlukan untuk mencapai performa yang diinginkan dengan cara penyimpanan relasi dan tuples pada media penyimpanan sekunder.
2.1 Analisis transaksi
Membuat perancangan basis data fisik secara efektif dengan cara mengenali atau mengidentifikasi kuantitatif informasi. Pengidentifikasian pada analisis transaksi sebagai berikut :
• Transaksi yang sering digunakan dapat memberikan dampak besar terhadap performa
• Transaksi yang merupakan transaksi bisnis yang kritis
• Jangka waktu hari atau mingguan ketika akan ada permintaan tinggi yang dibuat pada basis data
2.2 Memilih organisasi file
Menentukan organisasi file yang efektif untuk setiap relasional data.
2.3 Pemilihan indeks
Menentukan penambahan indeks yang bertujuan untuk meningkatkan performa dari suatu sistem. Pemilihan atribut indeks sebagai berikut :
• Atribut yang paling sering digunakan untuk penggabungan dengan operasi, karena hal ini akan membuat penggabungan operasi menajdi lebih efisien
• Atribut yang paling sering digunakan untuk mengakses tuple dalam suatu relasi yang ada
2.4 Perkiraan kapasitas penyimpanan yang dibutuhkan
Mengestimasi ukuran kapasitas penyimpan yang diperlukan untuk menyimpan basis data.
3. Desain user view
Sudah melalui pengidentifikasian selama pengumpulan kebutuhan dan analisis terhadap tahap pengembangan sistem basis data siklus hidup. 4. Desain mekanisme keamanan
11
Merancang ukuran keamanan untuk basis data yang sudah di spesifikasikan untuk pengguna dengan memberikan mekanisme proteksi pada basis data untuk menghindari dari kejadian yang disengaja maupun tidak disengaja.
4. Aset Tetap
Menurut Nicholas A.J Hastings ( 2010, p3 ) aset tetap merupakan aset yang berupa barang – barang fisik seperti tanaman, mesin, bangunan, kendaraan, pipa, kabel dan sebagainya. Aset tetap merupakan suatu barang berwujud yang memiliki nilai dengan periode melebihi satu tahun dan biasanya merupakan suatu alat untuk dapat melancarkan sistem produksi. Keuntungan dari aset tetap, aset yang dimiliki tidak akan dihitung dalam beban pajak ( kecuali tanah dikarenakan tidak ada penyusutan nilai ). Aset dapat dikatakan tidak tetap apabila aset tersebut memiliki nilai barang kurang dari ketentuan perusahaan ( misalkan : perusahaan menentukan aset tetap adalah aset dengan nilai satu juta rupiah ke atas ).
5. Manajemen Aset
Menurut Nicholas A.J Hastings ( 2010, p4 ) manajemen aset adalah suatu himpunan yang terkait dengan mengidentifikasi aset apa yang dibutuhkan, mengidentifikasi kebutuhan dana, mengakuisisi aset, menyediakan logistik dan dukungan sistem pemeliharaan untuk aset, membuang atau memperbaharui aset sehingga secara efektif dan efisien dapat memenuhi tujuan yang diinginkan.
Fungsi manajemen aset sangat diperlukan untuk memberikan pengetahuan aset dan kapasitas untuk pengelolaan terkait dan menjadikan sebagai kegiatan pendukung keputusan dalam konteks bisnis. Kegiatan pengelolaan aset terdapat diberbagai jenis organisasi, dan tidak terbatas pada kelompok pusat. Alasan inilah yang menyebabkan fungsi manajemen aset sangat berarti.
Tujuan dan fungsi manajemen aset adalah untuk menyediakan sumber daya dan keahlian yang mendukung akuisisi, layanan dukungan dan pembuangan aset yang dibutuhkan oleh organisasi.
Keuntungan dari manajemen aset berhubungan dengan akuntabilitas, manajemen layanan, manajemen resiko dan efisiensi keuangan :
12
a. Menunjukkan ke pemilik, pengguna dan pihak yang terkait bahwa layanan yang dihasilkan adalah layanan yang efektif dan efisien.
b. Menyediakan dasar untuk evaluasi dan penyeimbangan layanan, harga dan kualitas.
c. Peningkatan akuntabilitas untuk pengguna sumber daya dengan penghitungan kinerja dan keuangan.
d. Meningkatkan komunikasi dan hubungan pengguna layanan
e. Meningkatkan pengertian pada kebutuhan layanan dan pilihan – pilihannya
2. Meningkatkan komunikasi dan hubungan dengan manajemen layanan dengan a. Meningkatkan pengertian pada kebutuhan layanan dan pilihan – pilihannya.
b. Konsultasi formal atau persetujuan dengan pengguna tentang level layanan.
c. Pendekatan yang menyeluruh dari manajemen aset di dalam organisasi dengan team yang berasal dari multidisipilin manajemen.
d. Meningkatkan kenyamanan pelanggan dan citra perusahaan. 3. Meningkatkan manajemen resiko dengan :
a. Menganalisa kemungkinan dan konsekuensi dari kegagalan aset. b. Mengusahakan layanan yang berkala.
c. Mengusahakan hubungan antara satu jaringan dengan jaringan yang lain.
d. Mempengaruhi keputusan pada keputusan non – aset melalui kebutuhan manajemen.
4. Meningkatkan efisiensi keuangan dengan :
a. Meningkatkan keahlian pengambilan keputusan berdasarkan biaya dan keuntungan dari beberapa alternatif.
b. Mengatur program kerja ke depan dan kebutuhan pendanaannya. c. Pengenalan semua biaya dari kepemilikan atau pengoperasian aset melalui masa pakai aset tersebut.
6. Lifecycle Manajemen Aset
Lifecycle Manajemen Aset berarti mempertimbangkan semua pilihan dan strategi manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai (lifecycle), dari perencanaan
13
sampai pemusnahan. Tujuan adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang (bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset manajemen.
Dari gambar diatas dapat diketahui fungsi secara detail :
1. Perencanaan Aset meliputi konfirmasi tentang pelayanan yang dibutuhkan oleh pelanggan dan memastikan bahwa aset yang diajukan merupakan solusi yang paling efektif untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Pengadaan Aset merupakan pengadaan atau peningkatan dari aset dimana pembiayaan dapat menjadi alasan yang diharapkan untuk menyediakan keuntungan diluar tahun pembiayaan. Sebuah pendekatan management yang berharga dapat diadopsi untuk menghasilkan solusi yang paling ekonmis dan kreatif.
3. Manajemen keuangan membutuhkan pengetahuan yang berhubungan dengan kepemilikan aset, termasuk pengadaan/skuisisi, operasi, maintenance, rehabilitasi, pemabaruan, depresiasi dan pembuangan dan pengambilan keputusan yang mendukung kefektifan biaya yang dikeluarkan.
4. Perawatan dan pengoperasian aset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja dan pengendalian aset dari hari ke hari dan biaya yang berhunbungan dengannya yang merupakan komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek.
5. Kondisi dan kinerja aset dimana kinerja aset berhubungan dengan pada kemampuan dari aset untuk memenuhi target dari level layanan dan kondisi aset mencerminkan kondisi fisik dari aset. Memonitor kondisi dan kinerja aset adalah
14
hal penting untuk mengetahui aset yang mempunyai kinerja kurang bagus atau yang sudah hampir gagal bekerja.
6. Penggantian Aset adalah penggantian yang cukup signifikan dari sebuah aset atau komponen aset untuk mengembalikan aset kepada kondisi dan kinerja yang dibutuhkan. Manajer aset harus mempunyai kemampuan untuk mengidentifikasi solusi jangka panjang yang optimum melalui proses pengambilan keputusan yang formal.
7. Pembuangan Aset adalah pilihan ketika sebuah aset tidak diperlukan lagi, menjadi tidak ekonomis untuk di rawat atau direhabilitasi. Ini menyediakan kesempatan untuk mengkaji ulang konfigurasi, tipe dan lokasi dari aset dan proses layanan yang dihasilkan yang relevan dengan aktivitas.
8. Review Manajemen Aset melibatkan regulasi internal dan audit independent untuk meyakinkan siklus peningkatan aset manajemen yang berulang dan untuk mencapai atau memelihara praktek terbaik bagi perusahaan.
ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM 1. Riwayat Perusahaan
HPI Agro merupakan perusahaan agrobisnis swasta nasional yang berlokasi di Jalan. K.S. Tubun Raya No. 66 C Jakarta Barat. Usaha yang dirintisnya sejak tahun 2008 selalu berpegang pada komitmen membangun perkebunan kelapa sawit dengan wawasan ramah lingkungan, membantu peluang pekerjaan bagi penduduk setempat, serta meningkatkan pendapatan asli daerah.
Bentuk kemitraan HPI Agro dengan masyarakat dikenal dengan nama Mutual Benefit (keuntungan bersama). Bentuk kemitraan ini bertujuan untuk menjalin kerjasama masyarakat dan perusahaan yang saling menguntungkan, di mana tidak terdapat beban bunga pinjaman yang ditanggung masyarakat di kemudian hari, terdapat komposisi pembagian luas lahan inti dan lahan plasma yang menguntungkan masyarakat dan perusahaan, serta tidak adanya pembedaan dalam pengelolaan lahan inti dan plasma.
Saat ini HPI Agro telah memiliki sekitar 200 karyawan tetap, yang tersebar di kantor pusat Jakarta, kantor regional di Pontianak, dan beberapa kantor kebun yang tersebar di propinsi Kalimantan Barat. Mulainya program tanam kelapa sawit HPI Agro ditandai dengan acara Tanam Perdana yang pertaman kali diselenggarakan di Kabupaten Landak pada bulan Juni lalu di PT. Daya Sumber Makmur, salah satu
15 anak perusahaan HPI Agro.
Tanpa mengesampingkan kepentingan masyarakat dan lingkungan, HPI Agro juga terus menjalankan beberapa program tanggung jawab sosial untuk
turut meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat di lingkungan sekitar daerah kelolaannya. Selain program pembangunan ruas jalan umum, HPI Agro juga terlibat dalam program pembuatan sarana air bersih bagi masyarakat, serta beberapa program pembangunan dan penghijauan. Saat ini pusat pelatihan juga sedang dikembangkan untuk lebih meningkatkan keahlian tenaga kerja dan masyarakat perkebunan dalam pemeliharaan dan pengelolaan perkebunan kelapa sawit.
2. Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi oleh PT HPI Agro dalam melakukan manajemen asset dengan sistem yang digunakan saat ini adalah:
1. Dengan sistem manual, tingkat kesalahan yang terjadi pada saat penginputan relatif lebih besar sehingga dapat menimbulkan efek yang cukup merugikan jika terus menerus terjadi.
2. Waktu yang dipakai untuk memanajemen aset dengan sistem yang sudah ada sekarang dinilai kurang efisien, terutama saat melakukan opname aset karena proses opname masih menggunakan sistem manual, sehingga diperlukan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikannya. Oleh karena kegiatan opname yang memakan banyak waktu, kinerja karyawan sewaktu opname dinilai lambat
3. Sulit dalam melakukan asset opname karena masih mengandalkan sistem manual, sehingga membutuhkan hardcopy yang banyak dan staff yang melakukan opname akan kesulitan sehingga proses opname akan berjalan kurang efektif.
3. Usulan Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah yang terdapat pada kantor pusat PT HPI Agro dalam mengatur asset yang ada, maka akan dirancang suatu aplikasi basis data sistem manajemen aset yang memudahkan setiap divisi/departemen dalam mengetahui bagaimana status asset yang dimilikinya. Usulan pemecahan masalahnya antara lain adalah sebagai berikut:
1. Membuat suatu basis data yang akan menampung data-data status asset seperti pemilik asset, custodian, lokasi asset, penjadwalan, serta perawatan dari asset yang dimiliki oleh setiap divisi/department
16
2. Membangun suatu aplikasi sistem manajemen asset berbasis mobile dengan tujuan untuk menghemat waktu dan mempermudah kerja karyawan dalam melakukan pengecekan status aset sehingga kerja karyawan lebih efektif dan efisien. 3. Membangun suatu aplikasi sistem manajemen asset dengan menggunakan desktop sebagai media pengatur database pusat/induk. Aplikasi desktop diperlukan karena lebih stabil dan juga lebih dapat diandalkan dan dapat menjadi backup dari aplikasi mobile.
4. Membangun suatu sistem untuk mensinkronisasi aplikasi mobile dengan aplikasi desktop yang akan dibangun sehingga data antar kedua aplikasi akan terintegrasi
4. Sistem yang sedang berjalan. 4.1. Pengadaan Aset
Tahapan dalam melakukan kegiatan pengadaan aset adalah:
1. Requestor (Divisi/Departemen yang memesan aset) mengajukan permintaan aset kepada Penanggung jawab aset (Departement yang bertanggung jawab terhadap aset yang diminta) dengan cara mengirimkan email yang berisi permintaan aset.
2. Penanggung jawab aset akan mencatat dan mengecek permintaan yang diajukan oleh requestor mengenai permintaan tersebut layak untuk dipenuhi atau tidak.
3. Apabila permintaan dari requestor ditolak, maka requestor tidak mendapatkan barang yang diinginkan. Tetapi bila permintaan dari requestor , diterima maka dari pihak penanggung jawab aset akan memberikan email berisi permintaan yang sudah disetujui ke bagian purchasing untuk melakukan pemesanan barang.
4. Purchasing mulai membuat Purchasing Order dalam bentuk dokumen yang akan ditujukan kepada supplier, gudang, dan bagian finance.
5. Pada bagian Gudang, PO digunakan sebagai arsip apabila ada barang yang ingin disimpan di gudang
6. Pada bagian Finance, PO digunakan sebagai arsip untuk melakukan kegiatan pembayaran barang sesuai PO.
7. Supplier mengirimkan barang sesuai Purchasing Order kepada bagian Purchasing bersama dengan Delivery Order.
17
8. Purchasing menerima barang dari supplier dan menghubungi penanggung jawab aset untuk pengecekan kondisi barang.
9. Penanggung jawab aset akan mengecek kondisi barang yang dikirim supplier. 10. Apabila barang tidak layak maka barang akan dikembalikan kepada bagian purchasing untuk melakukan retur barang kepada supplier sehingga mendapatkan barang yang sesuai dengan keinginan penanggung jawab aset.
11. Apabila kondisi aset atau barang sudah layak, bagian purchasing menyetujui Delivery Order yang diberikan dan data aset dimasukkan ke dalam basis data aset untuk di catat oleh penanggung jawab aset, lalu ditentukan bahwa aset akan disimpan terlebih dahulu di gudang atau langsung dipakai.
12. Bila aset ingin disimpan dulu, maka aset akan disimpan di gudang. Kepala Gudang akan mengisi form peminjaman aset yang berjumlah 2 rangkap, dimana 1 rangkap diserahkan kepada penanggung jawab aset dan 1 rangkap lagi disimpan oleh kepala gudang untuk keperluan pengembalian aset pada penanggung jawab 13. Apabila aset langsung dipakai, Requestor diminta untuk melakukan pengisian form peminjaman aset yang berjumlah 2 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada penanggung jawab aset, sedangkan 1 rangkap lagi disimpan oleh requestor untuk keperluan pengembalian aset.
4.2. Mutasi Aset
Tahapan dalam melakukan Mutasi Aset adalah sebagai berikut:
1. Pengguna aset awal mengisi form penyerahan (pengembalian) aset, kemudian mengembalikan aset yang dipegang ke penanggung jawab aset.
2. Penanggung jawab aset menerima dan mengecek kelengkapan aset. Apabila aset tidak lengkap, maka aset akan dikembalikan kepada pengguna aset awal untuk dimintai keterangan lengkap mengenai ketidaklengkapan aset. Apabila aset sudah lengkap, maka aset akan diupdate untuk melakukan proses mutasi aset ke pengguna aset tujuan yang dituju.
3. Aset diserahkan kepada pengguna aset yang dituju dan pengguna asset yang dituju diminta untuk mengisi form peminjaman aset yang berjumlah 2 rangkap dimana 1 rangkapnya diserahkan kepada penanggung jawab aset dan 1 rangkap lagi disimpan untuk keperluan pengembalian.
18 4.3. Pemusnahan Aset
Tahapan dalam melakukan pemberhentian Aset adalah sebagai berikut:
1. Accounting melakukan data-data mengenai aset yang sudah harus dihentikan aktivitasnya(retired) kepada penanggung jawab aset.
2. Penanggung jawab aset menerima data-data aset yang sudah tidak layak tersebut, menghentikan aktivitas asetnya dan mengupdate data aset pada database.
4.4.Opname Aset
Tahapan dalam melakukan opname aset adalah sebagai berikut:
1. Accounting mengecek kelengkapan data aset, apabila data aset tidak lengkap ,penanggung jawab aset harus memberikan kelengkapan aset kepada accounting. 2. Apabila data aset sudah lengkap, maka accounting melanjutkan pengecekan pada kelengkapan fisik aset sesuai data aset tadi,kemudian membuat rangkuman hasil opname aset serta memasukan data tersebut ke database.
5. Rancangan Basisdata 5.1. ER Konseptual
Pada ER konseptual yang dihasilkan, terdapat 15 entitas beserta dengan relasinya masing-masing.
19 5.2. ERD Logikal
Model data logikal didapat dari model data konseptual yang telah melewati tahapan konseptual. Pada ERD Logikal yang didapat,ada 23 entitas dengan atribut dan relasinya masing-masing seperti yang tertera pada gambar.
5.3 Model Data Fisikal
Pada tahap ini, model data logikal yang didapat kembali diolah agar dapat dibuat model data fisikalnya. Tahapan-tahapan dalam membuat model data fisikal adalah: 1.Menentukan desain relasi dasar
Pada tahap ini, model data logikal yang didapat dibuat bentuk DDL (Database Definition Language) nya
20
Tahap berikutnya adalah menentukan batasan-batasan(constraint) yang akan diberikan kepada setiap entitas. Batasan tersebut biasanya berhubungan dengan domain yang sudah ditentukan dan juga mengenai bagaimana batasan relasi antar entitas(foreign key dan lain – lain)
3. Analisa Transaksi
Tahap ini merupakan tahap dimana transaksi yang sudah ditentukan pada model data sebelumnya agar dapat diketahui apa saja tindakan yang berhubungan dengan transaksi tersebut. Biasanya metode yang digunakan adalah menggunakan Analisa IRUD(Insert Read Update Delete). Dengan analisa ini maka perancangan basis data fisikal dapat menjadi lebih efektif.
4. Memilih Organisasi File
Pada tahap ini, ditentukan organisasi file yang digunakan terutama berhubungan dengan DBMS yang digunakan.
5. Menentukan indeks
Agar performa basis data lebih baik ,maka indeks setiap entitas harus ditentukan. Indeks biasanya digunakan terhadap atribut yang sering dipakai pada saat penggabungan tabel.
6.Estimasi media penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan penghitungan estimasi ukuran yang dibutuhkan di dalam harddisk terkait ukuran dari basis data yang diperlukan. Selain itu juga dihitung dalam periode tertentu kira-kira pertumbuhan ukuran basis data akan memerlukan berapa banyak ukuran di dalam harddisk.
7.Desain mekanisme keamanan
Agar basis data yang dirancang terlindungi dari hal-hal yang tidak diinginkan, maka akan lebih baik bila diberikan mekanisme keamanan berupa hak akses terhadap penggunanya sehingga tidak sembarang pengguna dapat mengakses basis data tersebut.
6. Struktur Menu Aplikasi
21
6.2 Struktur Menu pada Layar Utama Aplikasi Mobile
IMPLEMENTASI SISTEM 1. Rencana Implementasi
22
Setelah selesai merancang basis data dan aplikasi, maka kegiatan perencanaan implementasi dilakukan dengan jangka waktu pada gambar diatas. Pada perencanaan implementasi selain yang disebutkan diatas, ditentukan spesifikasi sistem yang dibutuhkan seperti spesifikasi komputer, jaringan, dan tidak lupa spesifikasi personel serta keamanan yang diperlukan agar sistem yang dirancang dapat berjalan dengan baik. Dalam implementasi juga ditentukan bagaimana proses backup dan recovery yang diterapkan pada sistem.
2. Tampilan Hasil Aplikasi
Berdasarkan atas rancangan, dihasilkan aplikasi basis data yang memiliki tampilan hasil antara lain :
• Halaman Login
Pada halaman ini, pengguna diharuskan untuk mengisi NIK dan Password untuk dapat menggunakan aplikasi dan masuk ke Halaman Menu Utama. Halaman ini juga dapat diakses ketika pengguna Logout
• Halaman Menu Utama
23 File
- Edit Profile :digunakan untuk memanggil halaman edit profile - Logout : digunakan untuk logout/menonakrifkan pengguna dari
aplikasi
- Exit : digunakan untuk keluar dari aplikasi Master Data
- Supplier : digunakan untuk melihat, menambahkan atau mengubah data Supplier
- Departement : digunakan untuk melihat, menambahkan atau mengubah data Departement
- Jabatan : digunakan untuk melihat, menambahkan atau mengubah data Jabatan
- Staff : digunakan untuk melihat, menambahkan atau mengubah data Staff
- Material : digunakan untuk melihat, menambahkan atau mengubah data Material
- Lokasi : digunakan untuk melihat, menambahkan atau mengubah data Lokasi
- Hak Akses : digunakan untuk melihat, menambahkan atau mengubah data Hak Akses
- Sinkronisasi: digunakan untuk melakukan sinkronisasi atau
penyesuaian data antara aplikasi desktop dengan aplikasi mobile Aset
- Tambah Aset : digunakan untuk menambah data aset baru
- Lihat Aset: digunakan untuk melihat dan mengubah data aset yang telah ada
Transaksi - Request Aset:
- Buat Permintaan Aset: digunakan untuk membuat permintaan aset
- Lihat Permintaan Aset: digunakan untuk melihat data permintaan aset yang telah dibuat
- Purchase Order:
24
- Lihat PO: digunakan untuk melihat PO yang telah dibuat dan menentukan status PO
- Penjadwalan Aset
- Tambah Penjadwalan: digunakan untuk membuat penjadwalan perawatan pada aset
- Lihat Penjadwalan: digunakan untuk melihat keterangan penjadwalan aset
- Perawatan Aset
- Input Perawatan: digunakan untuk membuat transaksi perawatan pada aset
- Histori Perawatan: digunakan untuk melihat data perawatan pada aset
- Mutasi Aset
- Buat Mutasi : digunakan untuk membuat transaksi mutasi pada aset
- Histori Mutasi: digunakan untuk melihat data mutasi yang telah dibuat
- Pemusnahan Aset
- Input Pemusnahan: digunakan untuk membuat transaksi pemusnahan pada aset
- Histori Pemusnahan: digunakan untuk melihat data pemusnahan yang telah dilakukan
- Opname Aset
- Input Opname: digunakan untuk membuat transaksi opname aset
- Histori Opname: digunakan untuk melihat data opname aset yang telah dilakukan
Laporan
- Laporan Opname: digunakan untuk mencetak laporan opname aset berdasarkan data opname aset yang sudah dilakukan
- Laporan Aset: digunakan untuk mencetak laporan aset berdasarkan data aset yang ada
25 EVALUASI SISTEM
Evaluasi yang dilakukan berjalan cukup baik, ada 5 kriteria yang digunakan dalam evaluasi yaitu:
-Domain Integrity: atribut sudah diisi sesuai domain yang ditentukan pada perancangan
-Entity Integrity : tidak ada primary key yang bernilai NULL dan memiliki duplikasi pada strong entity
-Reference Integrity: atribut sudah berjalan sesuai dengan ketentuan reference integrity
-Entreprise Constraint: batasan perusahaan yang ditentukan berjalan dengan baik -Security: hak akses sudah dibagikan sesuai dengan tingkatan user
SIMPULAN
Setelah dilakukan analisis dan perancangan aplikasis basis data sistem manajemen aset pada PT HPI Agro, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem yang diusulkan memudahkan pemesanan, penyimpanan, pengaturan, perawatan sampai pemusnahan aset karena sistem telah terintegrasi satu sama lain.
2. Melalui sistem yang diusulkan, proses opname aset dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan tepat
3. Data aset yang disimpan dapat dilaporkan sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan.
4. Keamanan dan integritas data lebih terjamin karena telah diatur dalam user management
26
DAFTAR PUSTAKA
Ajisup. (2011). Instalasi Java. http://ajimedia.com/302/instalasi-java
A.J Hastings, Nicholas. (2010). Physical Asset Management. Springer, Australia. Anonymous. (2007). Manajemen Aset. http://assetmanagement.wordpress.com/ Borysowich, Craig. (2007). Undestanding Relationship in E-R Diagrams.
http://it.toolbox.com/blogs/enterprise-solutions/understanding-relationships-in-er-diagrams-14310
Connolly, Thomas, Begg, Carolyn. (2005). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 4th Edition, Addison Wesley, USA.
Fairulzelsaid. (2010). Analisis Sistem Informasi – Pedoman Membuat Flowchart.
http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/01/13/analisis-sistem-informasi-pedoman-membuat-flowchart/
Fairuzelsaid. (2010). Sistem Basis Data – Entity Relationship Diagram (ERD).
http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/03/16/sistem-basis-data-entity-relationship-diagram-erd/
Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B. and McFadden, Fred R.. (2005). Modern Database Management. 7th Edition. Prentice Hall, Pearson Education Inc, New Jersey.
Krisnarengga. (2008). Mengenal J2ME, http://krisnarengga.wordpress.com/2008/12/19/mengenal-j2me/
Kristanto, Harianto. (2007). Konsep dan Perancangan Database. AndiPublisher, Yogyakarta.
Prabu, Yuda. (2010). Pengertian JVM ( Java Virtual Machine ). http://yudaprabusmateri.wordpress.com/2010/03/08/pengertian-jvmjava-virtual-machine-3/
27
RIWAYAT PENULIS
Darwin lahir di Medan pada tanggal 08 Januari 1990. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMAK 1 BPK Penabur Jakarta dalam bidang IPA pada tahun 2008. Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara.
Marcel Leonardo lahir di Jakarta pada tanggal 10 Oktober 1990. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMA Regina Pacis Jakarta dalam bidang IPA pada tahun 2008. Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara.
Natanael Yanico Sigit lahir di Kediri pada tanggal 21 Mei 1990. Penulis menamatkan pendidikan SMA di SMAK St. Albertus dalam bidang IPA pada tahun 2008. Saat ini penulis sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara.
