31
4.1. Analisis Sistem Pencatatan Persediaan Primkopkar Manunggal
Sistem pencatatan persediaan yang digunakan di Primer Koperasi Karyawan (Primkopkar) Manunggal tergolong masih manual. Setiap awal bulan barang masuk dicek kuantitas dan kualitasnya dan membuat Nota Peneriman Barang 3
rangkap, rangkap 1 sebagai lampiran kas untuk penagihan dibendel nota dari pemasok, rangkap 2 diarsip bagian pembukuan, rangkap 3 diarsip bagian
distribusi. Proses penjualan dilakukan dengan 2 cara, penjualan secara kredit (potongan gaji) atau tunai. Penjualan kredit, anggota harus memenuhi syarat yaitu
membawa buku kuning dan slip potongan gaji, jika persyaratan sudah diterima petugas akan membuat nota penjualan 4 rangkap yang ditanda tangani petugas dan anggota, rangkap 1 dan 2 di berikan kepada bagian potongan gaji, rangkap 3
untuk mengambil barang dan diarsip bagian distribusi, rangkap 4 diberikan kepada anggota. Penjualan tunai, petugas akan membuat nota penjualan 3 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada anggota, rangkap 2 untuk bukti pembayaran
ke bagian keuangan, rangkap 3 untuk mengambil barang dan diarsip bagian distribusi.
Dari nota penjualan akan digunakan untuk mengolah atau menghitung data barang keluar sebagai rekapitulasi harian, rekapitulasi bulanan hingga membentuk kartu stok yang berisi saldo persediaan barang. Laporan yang berupa hardcopy ini
akan diarsip dan dapat digunakan sewaktu-waktu dibutuhkan dan hal ini dirasa kurang efisien dan efektif karena kemungkinan akan terjadi data yang tercecer
4.2. Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi Primer Koperasi Karyawan Manunggal bagian distribusi dalam bagian pencatatan persediaan perlu adanya sistem informasi. Sistem informasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini
adalah menggunakan web. Dengan menggunakan aplikasi ini maka transaksi-transaksi yang terkait dengan persediaan di bagian distribusi dapat diolah dengan
mudah dan menghasilkan laporan secara detail. Selain itu dengan pengolahan data dalam database MySQL akan menghasilkan informasi yang sesuai dengan
kebutuhan. Software yang digunakan adalah aplikasi dBase dan FoxPro sedangkan Hardware yang digunakan adalah seperangkat komputer (Windows XP) yang masih bisa untuk dikembangkan untuk membangun sistem informasi
dan aplikasi.
4.3. Jadwal
Berikut adalah rencana perancangan sistem dari analisis sampai dengan implementasi:
Tabel 4.1. Tabel Jadwal Perancangan
Waktu Perencanaan Uraian Perencanaan
Minggu 1 - Analisis masalah
Minggu 2 - Mengidentifikasi masalah - Gambaran masalah
Minggu 3
Minggu 4 -- PengPengcodingcodingan proses an proses dan login outputuser data anggota
Minggu 5 - Pengcodingan proses dan output data master barang
Minggu 6 - Pengcodingan proses dan output menu transaksi
Minggu 7 - Pengcodingan proses dan output rekapitulasi
Minggu 8 - Pengcodingan proses dan output data rekapitulasi
Minggu 9
- Laporan Tugas Akhir
Minggu 10 - Laporan Tugas Akhir
Minggu 11 - Laporan Tugas Akhir
4.4. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru
berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Untuk membuat sistem pencatatan persediaan diperlukan perancangan yang baik dari database yang dibutuhkan
ataupun tampilan dari aplikasi. Berikut perancangan yang dibutuhkan dalam sistem pencatatan persediaan
4.4.1. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Berikut adalah DFD level 0 sistem pencatatan persediaan pada Primer
Sistem Pencatatan Persediaan Staff
Admin
Persediaan Barang Master barang
Proses transaksi
Pengolahan Data
Barang
Laporan Persediaan
Gambar 4.1. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Sistem Pencatatan Persediaan pada Primer Koperasi Karyawan Manunggal membutuhkan data master barang dari tabel barang yang akan digunakan untuk
proses transaksi. Proses transaksi hanya dapat diakses oleh staf dan akan menghasilkan laporan persediaan antaranya adalah rekapitulasi masuk, rekapitulasi keluar dan persediaan barang.
Sistem pencatatan persediaan ini juga diakses oleh administrator. Hak akses administrator adalah dalam pengolahan data yaitu data karyawan, data master
barang. Pengolahan data karyawan adalah menambahkan karyawan, mengedit data karyawan dan menghapus karyawan. Begitu pula dengan data master barang dapat menambah barang, mengedit data barang, dan menghapus data barang.
Admin tidak dapat menambahkan atau melakukan proses transaksi.
4.4.2. Data Flow Diagram (DFD) level 1
Proses
Sistem Pencatatan Persediaan memiliki beberapa proses diantaranya adalah proses update data, proses transaksi dan proses rekap transaksi. Pengolahan data
dalam proses update data hanya dapat diakses oleh admin. Data yang dapat diolah adalah data anggota, data master barang.
Pengolahan data anggota akan update pada tabel karyawan dan pengolahan
data master barang akan update pada tabel barang. Data master barang dan data anggota digunakan untuk proses transaksi. Proses transaksi hanya dapat diakses
oleh staf dan akan menghasilkan laporan persediaan yang dapat diakses oleh staf dan juga admin. Sesuai dengan laporan persediaan melalui proses rekapitulasi akan menghasilkan rekap masuk dan rekap keluar yang juga dapat diakses oleh
4.4.3. Use Case Diagram
Masukkan user_id
Masukkan Password
LOGIN
Pengolahan Data
Data Anggota
Master Barang
ADMIN
Logout LOGOUT
Gambar 4.3. Use Case Diagram (1)
User yang login sebagai admin dapat melakukan pengolahan data anggota
dan data master barang.
Masukkan user_id
Masukkan Password
LOGIN
STAFF
Logout LOGOUT
Proses Transaksi PersediaanLaporan
Gambar 4.4. Use Case Diagram (2)
User yang login sebagai staf dapat melakukan proses transaksi.
4.4.4. Basis data
Keberhasilan suatu sistem informasi sangat dipengaruhi oleh sistem basis data. Sistem basis data merupakan salah satu elemen penyusun sistem.
ditampilkan kembali maka hal itu akan meningkatkan kualitas dari sistem
manajemen basis data tersebut.
“Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan
secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau
tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu sehingga mudahuntuk digunakan dan ditampilkan kembali, dapat digunakan untuk
satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, serta
disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.” (James Martin, 1990)
Dalam perancangan sistem pencatatan persediaan pada Primer Koperasi Karyawan Manunggal dibutuhkan basis data dalam MySQL untuk
menyimpan semua data yang ada dalam sistem ini. Basis data ini diberi nama distribusi.
Tabel adalah bagian dari basis data yang berfungsi untuk menyimpan
data-data tertentu. Pada sistem ini terdapat beberapa tabel, yaitu: 1. Tabel user : untuk menyimpan data user.
Tabel 4.2. Perancangan Tabel user
Name Type Size Null Default Key Keterangan
user_id varchar 5 No primary digunakan
untuk login
sistem
password varchar 5 No password
sesuai user_id
untuk login
sistem
nama varchar 10 No nama dari
level varchar 6 No sebagai user
staf atau user
admin
2. Tabel barang : untuk menyimpan data barang.
Tabel 4.3. Perancangan Tabel barang
Name Type Size Null Default Key Keterangan
3. Tabel karyawan : untuk menyimpan data karyawan. Tabel 4.4. Perancangan Tabel karyawan
4. Tabel barang_masuk : untuk menyimpan data barang masuk.
Tabel 4.5. Perancangan Tabel barang_masuk
Name Type Size Null Default Key Keterangan
5. Tabel transaksi_penjualan : untuk menyimpan data barang keluar.
Tabel 4.6. Perancangan Tabel transaksi_penjualan
user
4.4.5. Relasi Basis data
Hubungan data antar tabel dalam basis data disebut dengan relasi. Relasi digunakan untuk meringkas data yang ada dalam basis data sehingga penggunaan data menjadi lebih fleksibel. Penggunaan relasi dalam sistem
pencatatan persediaan pada Primer Koperasi Karyawan Manunggal adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5. Desain Relasi Basis Data
Relasi yang terbentuk dalam basis data distribusi terletak pada tabel transaksi_penjualan, karyawan dan barang. Di dalam tabel
yang terdapat pada tabel karyawan. Pada tabel transaksi_penjualan, field
id_brg juga akan terisi sesuai dengan id_brg yang terdapat pada tabel barang.
4.4.6. Desain Sistem
4.4.6.1. Halaman Login
Halaman login adalah halaman pertama yang tampil sebelum
masuk ke dalam sistem pencatatan persediaan. Halaman ini memiliki dua akses login yaitu login sebagai staf dan sebagai
admin. Untuk login sebagai staf dan admin dibutuhkan
user_id dan password masing-masing yang ada pada tabel
user.
Gambar 4.6. Desain Halaman Login
4.4.6.2. Halaman Awal
a. Halaman Awal Login Staf
Jika login sebagai staf, maka halaman awal ketika login
adalah seperti pada gambar 4.7. Di dalamnya terdapat
beberapa menu, yaitu:
Sistem Pencatatan Persediaan Unit Distribusi PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
Jl. Argo Busono No.1 Salatiga Telp (0298) 321702
Login to Web App
user_id password
1. Home : halaman awal ketika login sebagai staf.
2. Data Barang : terdiri dari Barang Masuk dan Barang Keluar.
3. Laporan Persediaan : terdiri dari Rekap Masuk, Rekap
Keluar dan Persediaan Barang.
4. Logout : proses keluar dari sistem pencatatan
persediaan menuju halaman login.
Gambar 4.7. Desain Halaman Awal LoginStaff
b.Halaman Awal Login Admin
Jika login sebagai admin, maka halaman awal ketika login
adalah seperti pada gambar 4.8. Di dalamnya terdapat beberapa menu, yaitu:
Sistem Pencatatan Persediaan Unit Distribusi
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL Jl. Argo Busono No.1 Salatiga
Telp (0298) 321702
Home Data Barang Laporan Persediaan Logout
USER ADMIN • Data Anggota
Menampilkan Data Anggota Koperasi • Data Barang
Menampilkan Form tambah Barang Masuk beserta Data Barang Masuk Form tambah Barang Keluar beserta Data Barang Keluar
• Laporan Persediaan
Selamat datang, Anda login sebagai staff
Barang Masuk Barang Keluar
Rekap Masuk Rekap Keluar
1. Home : halaman awal ketika login sebagai admin.
2. Data Anggota : terdiri dari data anggota koperasi. 3. Data Barang : terdiri dari master barang.
4. Laporan Persediaan : terdiri dari Rekap Masuk, Rekap
Keluar dan Persediaan Barang.
5. Logout : proses keluar dari sistem pencatatan
persediaan menuju halaman login.
Gambar 4.8. Desain Halaman Awal Login Admin
4.4.6.3. Halaman Data Barang
a. Halaman Barang Masuk
Halaman barang masuk ini adalah halaman untuk proses menambah persediaan barang. Halaman ini hanya bisa
diakses staf. Tanggal masuk diatur secara otomatis, dan
Sistem Pencatatan Persediaan Unit Distribusi
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL Jl. Argo Busono No.1 Salatiga
Telp (0298) 321702
Home Data Anggota Laporan Persediaan Logout
USER ADMIN • Data Anggota
Menampilkan Data Anggota Koperasi • Master Barang
Menampilkan Form tambah Barang Masuk beserta Data Barang Masuk Form tambah Barang Keluar beserta Data Barang Keluar
• Laporan Persediaan
Selamat datang, Anda login sebagai admin
Sistem Pencatatan Persediaan
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
Home Data Barang Laporan Persediaan Logout
Barang Masuk
Tambah Tanggal Masuk
Kode Barang Nama Barang Jumlah Masuk
Tanggal Kode Barang Nama Barang Jumlah Masuk :
: : :
combo box digunakan untuk memilih id barang sesuai data
yang tersimpan dalam tabel barang dan secara otomatis nama barang akan terisi sesuai id barang. Buttom tambah digunakan untuk menambah data barang masuk dalam
tabel barang_masuk. Tombol tambah digunakan untuk menambahkan data.
Gambar 4.9. Desain Halaman Barang Masuk
b. Halaman Barang Keluar
Halaman barang keluar adalah halaman untuk proses mengurang persediaan barang. Halaman ini hanya bisa
diakses staf No nota dan tanggal keluar diatur secara otomatis, combo box NRK dan kode barang digunakan
Sistem Pencatatan Persediaan
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
Barang Keluar
Home Data Barang Laporan Persediaan Logout
No Nota Tanggal NRK Nama Tanggal Keluar
barang harga jumlah total
Sistem Pencatatan Persediaan
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
TAMBAH DATA ANGGOTA
NRK Nama Anggota Bagian Opsi
Hapus Edit Home Data Anggota Master Barang Laporan Persediaan Logout
untuk menambahkan data dan menambahkan hasil kali
dari harga x jumlah beli ke kolom total.
Gambar 4.10. Desain Halaman Barang Keluar
4.4.6.4. Halaman Data Anggota
Halaman data anggota berisi nrk, nama dan bagian dari setiap
anggota koperasi. Admin dapat menambahkan data anggota, mengedit data anggota dan menghapus data anggota yang
mungkin sudah tidak diperlukan.
Sistem Pencatatan Persediaan
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
TAMBAH DATA BARANG
Nama Barang Harga jual Satuan Opsi
Hapus Edit Home Data Anggota Master Barang Laporan Persediaan Logout
Kode Barang
Sistem Pencatatan Persediaan
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
Home Data Anggota Master Barang Laporan Persediaan Logout
REKAP BARANG MASUK
No Tanggal Masuk Kode Barang Nama Barang Jumlah barang REKAP BARANG MASUK dari tanggal yyyy-mm-dd sampai degan
tanggal yyyy-mm-dd 4.4.6.5. Halaman Master Barang
Halaman master barang berisi kode barang, nama barang, harga jual dan satuan . Selain itu, admin dapat menambahkan data barang, mengedit data barang dan menghapus data
barang yang mungkin sudah tidak diperlukan.
Gambar 4.12. Desain Halaman Master Barang
4.4.6.6. Halaman Laporan Persediaan
a. Halaman Rekap Masuk
Halaman rekap masuk memuat rekapitulasi barang
masuk. Dalam halaman ini, dapat dilihat jumlah barang yang sudah masuk pada periode tertentu.
Sistem Pencatatan Persediaan
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
Home Data Anggota Master Barang Laporan Persediaan Logout
REKAP BARANG KELUAR
No Tanggal Keluar Kode Barang Nama Barang Jumlah barang REKAP BARANG KELUAR dari tanggal yyyy-mm-dd sampai degan
tanggal yyyy-mm-dd
Sistem Pencatatan Persediaan
PRIMER KOPERASI KARYAWAN MANUNGGAL
Nama Barang Satuan Harga jual Barang tersedia Home Data Anggota Master Barang Laporan Persediaan Logout
Kode Barang
b. Halaman Rekap Keluar
Halaman rekap keluar memuat rekapitulasi barang keluar. Dalam halaman ini, dapat dilihat jumlah barang yang
sudah keluar pada periode tertentu.
Gambar 4.14. Desain Halaman Rekap Keluar
c. Halaman Persediaan Barang
Halaman persediaan barang menunjukkan saldo persediaan akhir barang dari tansaksi-transaksi barang masuk dan barang keluar.
4.5. Implementasi
Setelah seluruh rangkaian perancangan sistem dilakukan maka tahap selanjutnya adalah tahap implementasi. Tahap ini bertujuan untuk melakukan
proses penerapan sistem yang baru.
4.5.1.Basis data
1. TABEL : user
Pada tabel user, terdapat field user_id, password, nama dan level.
User_id dan password ini dipakai untuk login akses staf dan admin.
User_id adalah primary key, sehingga tidak akan ada id yang sama dengan password yang berbeda namun bisa jadi akan terdapat
password yang sama dengan id yang berbeda.
Tabel 4.7. Tabel user
2. TABEL : karyawan
Tabel karyawan memuat NRK yang dimiliki oleh setiap karyawan yang dimaksudkan di sini adalah anggota koperasi. NRK ini
Tabel 4.8. Tabel karyawan
3. TABEL : barang
Tabel barang terdapat field id_brg, nama_brg, harga_jual, satuan dan
barang_tersedia. id_brg ini merupakan primary key yang jika id_brg yang sama tertulis kembali maka tidak akan masuk ke dalam tabel barang. Barang tersedia merupakan saldo persediaan barang akhir
yang akan terupdate saat dilakukan input untuk barang masuk dan barang keluar.
Tabel 4.9. Tabel barang
4. TABEL : barang_masuk
Tabel barang_masuk adalah tabel yang digunakan untuk menampung
data input barang yang dibeli atau masuk. Input field jml_masuk dalam tabel barang_masuk akan secara otomastis menjumlah ke field
Tabel 4.10. Tabel barang_masuk
5. TABEL : transaksi_penjualan
Tabel transaksi_penjualan adalah tabel yang digunakan untuk
menampung data input barang yang dijual atau keluar. Input field jml dalam tabel transaksi_penjualan akan secara otomastis mengurangi ke
field barang_tersedia dalam tabel barang.
Tabel 4.11. Tabel transaksi_penjualan
4.5.2. Relasi Basis data
Dalam basis data sistem ini, didapatkan relasi antar tabel yaitu tabel
transaksi_penjualan, tabel barang dan tabel karyawan. Dalam tabel transaksi_penjualan terdapat field NRK dan harus sesuai dengan field NRK
transaksi_penjualan dengan tabel karyawan, dimana NRK pada tabel
transaksi_penjualan didapat sesuai dengan NRK pada tabel karyawan. Selain itu, juga terdapat relasi antara tabel transaksi_penjualan dengan tabel barang, dimana id_brg pada transaksi_penjualan didapat sesuai dengan
id_brg pada tabel barang.
Gambar 4.16. Gambar Relasi Basis Data
4.5.3.Halaman Login
Dalam sistem ini, hak akses terbagi menjadi dua yaitu login sebagai staf dan sebagai admin. Hak akses admin yaitu pengelola sistem yang bertugas
menambah data, mengedit data apabila terdapat kekeliruan dan juga menghapus data karyawan dan data master barang serta dapat menampilkan
laporan. Sedangkan hak akses staf yaitu melakukan transaksi barang masuk dan barang keluar serta dapat menampilkan laporan.
Apabila akan login maka harus memasukkan user_id dan password
Gambar 4.17. Halaman Login
4.5.4.Halaman Awal
a. Halaman Awal Login Staf
Setelah staf berhasil melakukan login, maka akan masuk ke
halaman awal staf.Halaman awalnya adalah sebagai berikut:
Gambar 4.18. Halaman Awal Login Staf
b. Halaman Awal Login Admin
Setelah admin berhasil melakukan login, maka akan masuk ke
Gambar 4.19. Halaman Awal Login Admin
4.5.5.Halaman Data Barang
a. Halaman Barang Masuk
Halaman barang masuk merupakan halaman yang digunakan untuk
staf menginput tabel barang_masuk yang nantinya akan diproses secara otomatis untuk bisa menambah data field jml_masuk ke dalam data
field barang_tersedia pada tabel barang dengan cara klik button tambah.
b. Halaman Barang Keluar
Halaman barang keluar merupakan halaman yang digunakan untuk staf menginput tabel transaksi_penjualan yang nantinya akan diproses secara otomatis untuk bisa mengurang dengan data field
barang_tersedia pada tabel barang dengan cara klik button tambah.
Gambar 4.21. Halaman Barang Keluar
4.5.6.Halaman Data Anggota
Data anggota digunakan untuk melengkapi data barang keluar. Halaman ini hanya dapat diakses oleh admin. Admin dapat menambahkan data
anggota, mengedit data anggota dan menghapus data anggota yang mungkin sudah tidak diperlukan.
4.5.7.Halaman Master Barang
Merupakan komponen yang penting dalam proses transaksi yang akan diolah hingga terbentuknya laporan persediaan. Halaman ini hanya dapat diakses oleh admin. Admin dapat menambahkan data barang, mengedit data
barang dan menghapus data barang yang mungkin sudah tidak diperlukan.
Gambar 4.23. Halaman Master Barang
4.5.8.Halaman Laporan Persediaan
a. Halaman Rekap Masuk
Halaman rekap masuk memuat rekapitulasi barang masuk yang dapat diakses oleh staf dan admin. Dalam halaman ini, dapat dilihat
jumlah barang yang sudah masuk pada periode tertentu.
b. Halaman Rekap Keluar
Halaman rekap keluar memuat rekapitulasi barang keluar yang dapat diakses oleh staf dan admin. Dalam halaman ini, dapat dilihat jumlah
barang yang sudah keluar pada periode tertentu.
Gambar 4.25. Halaman Rekap Keluar
c. Halaman Persediaan Barang
Halaman persediaan barang menunjukkan saldo persediaan akhir barang dari tansaksi-transaksi barang masuk dan barang keluar. Laporan persediaan barang berfungsi untuk mencocokkan persediaan
yang riil dengan yang tercatat di sistem dan juga dapat digunakan sebagai acuan untuk kebutuhan order barang untuk periode selanjutnya. Halaman ini dapat diakses oleh staf dan admin.
