Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Fa

Arsitektur Sistem Informasi Manajemen Fakultas

M. Rifai Katili

Jurusan Teknik Informatika, FT UNG mrkatili@scientist.com

ABSTRAK

Implementasi teknologi informasi melalui pengembangan sistem informasi pada unit-unit kerja fungsional dalam lingkup organisasi fakultas, pada umumnya dibangun secara terpisah untuk mencapai tujuan masing-masing unit kerja, seperti sistem pengolahan data keuangan, inventaris, kepegawaian, atau juga sistem informasi perpustakaan.

Konsep bahwa pemanfaatan teknologi informasi dapat meningkatkan kinerja suatu organisasi perlu memperhatikan saling keterkaitan antara proses bisnis organisasi dan proses sistem informasi yang dikembangkan.

Untuk maksud di atas dilakukan analisis terhadap kebutuhan informasi akademik meliputi bidang-bidang fungsional untuk memperoleh gambaran yang menyeluruh dari semua sistem/sub-subsistem yang ada agar dapat menjadi arah bagi pihak fakultas maupun pengembang sistem secara keseluruhan dan terintegrasi.

Dengan diperolehnya arsitektur sistem informasi fakultas, dapat teridentifikasi komponen-komponen pendukung sistem informasi manajemen fakultas, baik komponen proses bisnis, teknologi informasi maupun sumber daya lainnya yang terkait untuk mencapai integritas sistem informasi.

Kata-kata kunci: integrasi sistem, analisis kebutuhan, arsitektur sistem.

1. Pendahuluan

Paradigma otonomi perguruan tinggi telah melahirkan pergeseran sistem manajemen internal perguruan tinggi, yakni pemberdayaan unit-unit fungsional pada level fakultas dalam rangka pada peningkatan pelaksanaan pengelolaan perguruan tinggi.

Formasi fakultas sebagai unsur pelaksana sebagian tugas universitas berimplikasi pada perlunya pemberdayaan fakultas melalui optimalisasi sumber daya unit-unit kerjanya baik fisik maupun non fisik. Sasaran utamanya adalah pengembangan dan optimalisasi sumber daya fakultas dalam rangka mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.

Salah satu cara yang umumnya dilakukan banyak organisasi adalah dengan membangun suatu sistem informasi dengan memanfaatkan teknologi informasi terkini. Namun masalah yang mengiringi pembangunan dan pengembangan sistem informasi di lingkup fakultas bisa sangat beragam. Hal yang menonjol adalah kecenderungan membangun sistem informasi akademik yang terpisah dari sistem informasi unit-unit kerja lain seperti sistem pengolahan data keuangan, inventaris, kepegawaian, atau juga sistem informasi perpustakaan.

Pola pembangunan sistem yang terpisah seperti di atas, cenderung memiliki kinerja bagus secara individu, namun berpotensi menghasilkan sistem informasi yang tidak dapat berkolaborasi dalam menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan lengkap. Perbedaan dalam sistem basis data seperti pengkodean, sistem pengolahan data, dokumentasi sistem, maupun sistem komunikasi data, merupakan hal yang berpotensi menjadi hambatan komunikasi di antara berbagai aplikasi dari sistem informasi unit-unit kerja yang ada.

kegiatan manual, tetapi lebih kepada peningkatan fungsionalitas sistem. Oleh karena performa organisasi ditentukan oleh perfoma masing-masing fungsi terutama jika keterkaitan antar fungsi sangat tinggi. Untuk itu diperlukan sistem informasi terintegrasi yang dapat meningkatkan kinerja pelaksanaan tugas di antara unit-unit kerja dalam mendukung proses pencapaian tujuan fakultas.

2. Sistem Manajemen Organisasi Fakultas

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 60 tahun 1999 universitas terdiri atas sejumlah fakultas yang merupakan unsur pelaksana sebagian tugas pokok universitas (Ditjen Dikti,1999). Lingkup tugas fakultas meliputi pelaksanaan tri darma perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, di samping harus pula melaksanakan pembinaan civitas akademika dan kegiatan pelayanan administrasi.

Unsur fakultas terdiri atas unsur pimpinan, senat fakultas, unsur pelaksana akademik, unsur pelaksana administrasi, dan unsur penunjang. Pengurus fakultas adalah Dekan dan Pembantu Dekan dalam bidang Akademik, Administrasi Umum, dan Kemahasiswaan.

Unsur pelaksana akademik adalah Jurusan dan Program Studi. Jurusan merupakan unit pelaksana fakultas dalam sebagian atau satu cabang ilmu. Jurusan terdiri atas kelompok tenaga pengajar, teknisi, administrasi, dan laboratorium. Program studi merupakan unit pelaksana fakultas dalam penyelenggaraan pendidikan akademik dan atau profesional yang didasarkan atas suatu kurikulum, sedangkan unsur pelaksana administrasi adalah Bagian Tata Usaha dengan sub-subbagian yakni subbagian Umum & Perlengkapan, Kepegawaian, dan Pendidikan & Kemahasiswaan (Pedoman Akademik UNG 2006).

Unsur penunjang berfungsi membantu pengurus fakultas dalam melaksanakan proses belajar mengajar, khususnya pelaksanaan kegiatan akademik. Unsur penunjang yang dimaksud adalah unit Perpustakaan, Laboratorium, Bengkel, Studio, dan lain-lain.

3. Sistem Informasi dan Organisasi

Dalam konteks perilaku organisasi istilah sistem informasi memiliki nuansa bagaimana sebuah organisasi berusaha menggunakan perangkat komputer, aplikasi, basis data dan sarana telekomunikasi untuk meningkatkan kinerjanya secara signifikan. Secara konseptual sistem informasi mengandung pengertian sistem informasi manajemen. Sistem ini dilukiskan sebagai serangkaian prosedur dan mekanisme dalam rangka akumulasi data, penyimpanan, pengambilan, yang didesain untuk mengkonversi data organisasi menjadi informasi yang sesuai dalam pembuatan keputusan manajerial (Kumorotomo,1998).

4. Konsep Integrasi Sistem

Pengintegrasian sistem merupakan salah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Dengan integrasi, berbagai sistem dapat saling berhubungan satu sama lain dalam berbagai cara yang sesuai dengan keperluan integrasinya. Integrasi sistem itu sendiri didefinisikan Scott (2001) sebagai adanya saling keterkaitan antar sistem sehingga data dari satu sistem secara rutin dapat melintas menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.

a. Cost reduction

Perolehan data yang sama secara berulang kali dalam aplikasi merupakan pemborosan dan memakan biaya. b. Data integrity

Penyimpanan data merupakan hal yang relatif mudah, namun yang lebih sulit adalah konsistensi, pemahaman terhadap data yang benar, dan meningkatkan kualitas basis data aplikasi.

c. Greater flexibility

Sistem harus mampu memberi respon yang cepat terhadap peluang yang muncul serta harus bisa menunjang pengambilan keputusan.

d. More functionality

Integrasi mampu mengatasi heterogenitas data yang berasal dari berbagai sumber, sehingga sinergi aplikasi dalam sistem dapat digunakan untuk meraih keuntungan bisnis.

Dalam konteks integrasi sistem, Nilsson dkk (1990) menjelaskan aspek-aspek integrasi sistem dalam empat area utama. Masing-masing area ini menuju ke satu aspek integrasi yang relatif bersifat independen satu dengan yang lainnya.

Ke-empat aspek tersebut adalah sebagai berikut:

1. Integration architecture. Terfokus pada bagaimana desain sistem berperan dalam mencapai sharing data yang mudah dan aman serta kemungkinan mencapai fungsionalitas di antara sistem.

2. Integration technology. Menunjuk ke mekanisme yang memungkinkan terlaksananya transfer data antar sistem serta aksi-aksi pada sistem yang lain.

3. User integration. Berfokus pada pandangan end user, yakni penggunaan perangkat komputer dalam organisasi untuk mendukung tugas-tugas rutin, bukan pada spesifikasi perangkat dan aplikasi yang diintegrasikan.

4. Semantic integration. Berkaitan dengan integrasi makna data pada sistem yang berbeda. Pertanyaan yang timbul adalah apakah persamaan konsep bisa berarti kesamaan pada sistem yang berbeda atau apakah perbedaan konsep bisa berarti sama atau tidak.

Dalam rangka memperoleh kerangka integrasi sistem, Blaha (1998) mengemukakan tiga teknik integrasi aplikasi, yakni:

a. Teknik integrasi Master Database. Menempatkan seluruh data aplikasi pada suatu basis data.

b. Teknik Point to Point Interface. Menghubungkan setiap aplikasi secara langsung dengan interface terpisah. c. Teknik integrasi Indirect Integration. Komunikasi antar aplikasi dilakukan secara tidak langsung.

5. Arsitektur Sistem Informasi Fakultas

a. Lingkup Sistem Informasi Fakultas

fungsional dalam setiap organisasi harus dikelola dalam rangka mencapai tujuan, sasaran, strategi, rencana dan program kerja organisasi dimana penanganan bidang-bidang fungsional tersebut dilakukan oleh unit kerja yang sengaja dibentuk untuk itu. Konsep pemisahan fungsi ini dirancang dengan maksud untuk meningkatkan keluwesan sistem (fleksibel) dalam mencapai tujuan integrasi sistem informasi.

Adapun ruang lingkup sistem informasi fakultas yang dapat diidentifikasi meliputi:

 Sistem Pendidikan dan Pengajaran. Subsistem ini ditujukan untuk mendukung kegiatan pendidikan dan pengajaran, dan meliputi:

 Sistem Penunjang Akademik. Subsistem ditujukan untuk mendukung dan menyajikan aktivitas/produk meliputi unit perpustakaan, laboratorium, bengkel kerja, unit produksi, dan lainnya.

b. Arsitektur Sistem Informasi

Arsitektur Sistem Informasi Fakultas merupakan gambaran adanya keterkaitan/hubungan antara suatu proses bisnis dengan proses bisnis lainnya yang terdapat dalam organisasi fakultas, dan dapat dikonstruksi sebagai suatu model aplikasi enterprise yakni model yang menjelaskan tahap integrasi aplikasi sistem sesuai bidang fungsional organisasi fakultas secara utuh.

Sistem Informasi PP Sistem Informasi AU

...

Gambar 1. Model Arsitektur Sistem Informasi Fakultas (diadaptasi dari Blaha,1998)

Keterangan:

PP = pendidikan dan pengajaran; AU = administrasi umum KK = kemahasiswaan dan kemasyarakatan; PA = penunjang akademik

Penjelasan terhadap tahap integrasi aplikasi yang dikemukakan di atas adalah proses integrasi diawali dengan tahap pembuatan model aplikasi individu yang teridentifikasi pada setiap subsistem. Aplikasi individu yang terbentuk, kemudian di merger dengan aplikasi individu pada subsistem yang sama. Proses merger dilakukan dengan cara mereduksi elemen-elemen data (atribut) yang sama sehingga dapat diperoleh suatu model enterprise aplikasi pada level subsistem. Aplikasi enterprise ini kemudian dimerger dengan aplikasi enterprise pada level subsistem untuk memperoleh suatu model enterprise aplikasi dari berbagai subsistem.

Gambar 2. Arsitektur Sistem Informasi Fakultas

Dalam implementasinya, arsitektur sistem informasi fakultas dibangun sebagai suatu model aplikasi terpusat, dimana aplikasi tersebut berperan sebagai aplikasi sentral dan berfungsi sebagai integrator yang mengatur modul-modul aplikasi dalam lingkungan multi user.

Lingkup desain aplikasi terpusat adalah aplikasi utama, aplikasi administrator, dan aplikasi-aplikasi khusus yang mengakomodasi kebutuhan subsistem/unit kerja tertentu.

a. Aplikasi utama (integrator).

Merupakan menu utama penyedia isi dari properti tiap objek yang akan dipanggil oleh pengguna. Fungsi yang ada dalam aplikasi adalah:

Sistem Informasi KK Sistem Informasi PA

Sistem Informasi Manajemen Fakultas

...

aplikasi kk1 aplikasi kk.. aplikasi pa1 ... aplikasi pa..

Sistem Informasi Administrasi Umum

Sistem Informasi Kemahasiswaan dan

Kemasyarakatan Sistem Informasi

Pendidikan & Pengajaran

Sistem Informasi Penunjang Akademik

 Registrasi objek untuk dapat diaktifkan oleh seorang pengguna.

 Memberikan informasi umum tentang organisasi fakultas dan kegiatan yang dilaksanakan. b. Aplikasi administrator.

Pengatur hak setiap grup pengguna. Fungsi administrator adalah:

 Manajemen group pengguna berupa registrasi, penghapusan dan pemberian hak akses.

 Manajemen pengguna berupa registrasi, penghapusan dan penggolongan ke group yang sudah tersedia. c. Aplikasi khusus.

Aplikasi-aplikasi yang mengakomodasikan kebutuhan data dan informasi unit kerja tertentu. Misalnya pada subsistem kemahasiswaan dan kemasyarakatan dapat dibuat aplikasi untuk kepentingan unit koperasi mahasiswa, unit kerjasama, persatuan orang tua mahasiswa, dan lainnya. Basis data aplikasi khusus jika dipandang perlu dapat dibuat terpisah dari basis data subsistem.

Adapun basis data dalam arsitektur sistem informasi fakultas, dibuat dan ditempatkan pada satu lokasi (terpusat) namun terbagi sesuai fungsinya sendiri-sendiri, yakni sebagai berikut:

a. Aplikasi utama. Berfungsi sebagai penampung detail objek yang dimiliki setiap aplikasi untuk dilakukan seting ketika akan digunakan. Yang diimplementasikan antara lain aplikasi untuk login, dan administrator. b. Aplikasi khusus. Basis data dalam aplikasi ini dapat dipisah-pisahkan sesuai group/kelompok subsistem

yang ada.

6. Contoh Implementasi Sistem Informasi Manajemen Fakultas.

Gambar 4. Aplikasi Manajemen Unit Kerja Gambar 5. Aplikasi Registrasi Mahasiswa

Gambar 6. Aplikasi Kepegawaian Gambar 7. Aplikasi Perpustakaan

7. Kesimpulan

 Sistem informasi akademik di tingkat fakultas dapat dibangun dari sistem informasi sub-subsistem yang secara fungsional dapat dikategorikan atas:

o Sistem Informasi Pendidikan dan Pengajaran. o Sistem Informasi Administrasi Umum.

o Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Kemasyarakatan. o Sistem Informasi Penunjang Akademik

 Kerangka konseptual arsitektur sistem informasi fakultas dapat diimplementasi sebagai aplikasi terpusat dengan basis data terpadu yang berfungsi sebagai sentral sekaligus integrator yang mengelola lalu lintas data yang berasal dari berbagai macam aplikasi.

 Aplikasi sistem informasi manajemen fakultas dapat dibangun menggunakan aplikasi berbasis web yang bisa dilakukan secara terpisah dan bertahap, serta dapat dijalankan pada intranet fakultas.

Daftar Pustaka

Blaha, Michael dan William Premerlani. 1998. Object Oriented Modeling and Design for Database Application. Prentice Hall. New Jersey.

Katili, M. Rifai. 2003. Basis Data Terpusat untuk Pengembangan Sistem Informasi Akademik. Tesis. Universitas Gadjah Mada. Jogjakarta.

Kumorotomo, W., dan S.A. Margono. 1998. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi Publik. GM Press. Jogjakarta.

McLeod Jr, Raymond. 1996. Management Information System. Prentice-Hall,Inc. New Jersey.

Nilsson, Erick., Else K. Nordhagen., dan Gro Oftedal. 1990. Aspects of Systems Integration. Journal IEEE. 434-443.