SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ATK
PADA AKADEMI ANGKATAN UDARA ADISUCIPTO
YOGYAKARTA
Oleh :
1. LATAR BELAKANG
• Sistem Pengelolaan ATK (Alat-alat Tulis Kantor) di Akademi Angkatan Udara Yogyakarta pada saat ini masih dilaksanakan secara manual,
dengan demikian masih sering terjadinya kesalahan informasi .
• Dengan kesalahan-kesalahan informasi tersebut, mengakibatkan lambatnya pembuatan laporan rencana pemakaian barang untuk
pengajuan anggaran tahun yang akan datang. Dinas Logistik yang
berperan sebagai pemasok barang-barang ATK, lambat menerima
laporan dari bagian perlengkapan, keterlambatan pemasokan
barang-barang ATK ini secara tidak langsung akan mempengaruhi proses
lamanya pendidikan yang ada di masing-masing unit kerja.
• Setiap unit kerja/instansi pada akhir tahun harus mengajukan rencana pemakaian ATK tahun berikutnya kepada bagian perlengkapan.
Bagian perlengkapan kemudian membuat rencana anggaran
pemakaian ATK. Agar rencana anggaran yang dibuat dapat mencukupi
kebutuhan ATK tahun berikutnya, maka perlu data tahunan tentang
pemakaian ATK.
• Adakalanya jumlah barang yang tercatat tidak sesuai dengan jumlah barang yang ada di gudang, sehingga perlu adanya transaksi
penyesuaian jumlah barang. Data yang harus dicatat adalah rencana
pemakaian barang setiap unit kerja/instansi, transaksi pemakaian
barang, transaksi pengadaan barang, transaksi penyesuaian barang,
serta data awal barang.
• Dengan adanya permasalahan tersebut diatas perlu adanya suatu sistem informasi dalam pengelolaan ATK.
2. RUMUSAN MASALAH
Lambatnya Pembuatan Laporan Anggaran Pengajuan Barang
Logistik Lambat Menerima Laporan, Akibatnya:
• Lambatnya pengiriman Barang
Diperlukan :
Sistem Informasi Pengelolaan ATK
Diharapkan :
• Mengurangi kesalahan-kesalahan informasi.
• Mempercepat proses pembuatan laporan rencana pengadaan barang.
• Mempercepat proses pengiriman barang dari Dinas Logistik.
3. TUJUAN
• Membuat suatu rancangan sistem informasi pengelolaan ATK yang diharapkan dapat membantu dan mempercepat proses pembuatan
laporan pemakaian ATK.
• Mengurangi kesalahan informasi sehingga akan menghasilkan laporan-laporan yang dapat dipertanggungjawabkan.
4. BATASAN SISTEM INFORMASI
• Sistem yang akan dibangun adalah sistem pengelolaan ATK yang ada di Akademi Angkatan Udara Yogyakarta.
• Sistem akan dibagi menjadi empat level akses yang terdiri dari Bagian Perlengkapan, Logistik, Kepala Unit dan Unit-Unit Kerja.
• Login untuk masing-masing level ditentukan oleh Bagian Perlengkapan.
• Implementasi yang diterapkan hanya laporan pengadaan barang dari Bagian Perlengkapan ke Dinas Logistik.
Rencana Implementasi Perangkat Lunak yang akan digunakan :
5. PERANCANGAN SISTEM
Pendekatan perancangan yang akan kita gunakan adalah secara top
down. Kita mulai perancangan dari bentuk yang paling global, yaitu
diagram konteks, kemudian diagram konteks ini kita turunkan sampai
bentuk yang paling detil. Langkah-langkah yang lebih rinci adalah sebagai
berikut :
1. Pertama kita buat diagram konteks, yaitu model yang
menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan. Untuk
menggambarkan diagram konteks, kita deskripsikan data apa saja
yang dibutuhkan sistem dan dari mana sumbernya serta informasi apa
saja yang akan dihasilkan sistem dan kemana informasi tersebut akan
diberikan.
2. Setelah kita menggambarkan diagram konteks, kita turunkan diagram
konteks ini menjadi bentuk yang lebih detil, yaitu DFD level 0. Untuk
menurunkan diagram konteks menjadi DFD level 0, kita analisis
sistem untuk mendefinisikan proses apa saja yang terdapat dalam
sistem.
3. Bila terdapat proses dalam DFD level 0 yang dirasa kurang detil, kita
turunkan proses tersebut untuk mendapatkan DFD level 1 dari proses
tersebut. Bila kita menemukan proses yang kurang detil, kita ulang
tahap ini sampai seluruh proses yang ada kita rasakan cukup detil.
4. Dari diagram konteks, kita dapat melihat informasi apa saja yang
mengalir dari dan ke dalam sistem. Bentuk detil dari informasi
tersebut kita gambarkan sebagai formulir dan struktur informasi
tersebut kita tuliskan sebagai data dictionary.
5. Untuk setiap proses yang paling detil dari DFD yang telah kita buat,
kita deskripsikan proses tersebut secara lebih jelas dengan
menggunakan spesifikasi proses.
6. Langkah berikutnya adalah pembuatan Entity Relationship Diagram
(ERD) dan Model Relational sistem serta kelengkapan model
relational yaitu definisi atribut, yang merupakan rancangan basis data
sedangkan model relasional dan definisi atribut akan digunakan
sebagai bahan untuk mendefinisikan data dalam DBMS (Data Base Management System) yang kita gunakan.
7. Selanjutnya kita deskripsikan sistem prosedur yang akan menjadi
acuan user untuk menjalankan sistem informasi ini.
5.1. Diagram konteks
Pertama kali yang akan kita buat adalah diagram konteks. Untuk
membuat suatu diagram konteks, kita analisa terlebih dahulu sistem
informasi yang akan kita buat akan menghasilkan informasi apa saja serta
membutuhkan data apa saja, dan selanjutnya kita tentukan sumber data
yang dibutuhkan sistem dan tujuan informasi yang dihasilkan sistem.
Setelah kita berhasil mendeskripsikan kebutuhan data dan informasi yang
harus dihasilkan, kita gambarkan sebuah panah mewakili data/informasi.
Dari analisa yang kita lakukan, kita peroleh diagram konteks sebagai
berikut:
5.2. Even List
Berkaitan dengan data /informasi yang dibutuhkan maupun dihasilkan
sistem, kita tentukan kejadian-kejadian yang mengakibatkan mengalirnya
informasi dari dan ke dalam sistem. Kejadian-kejadian tersebut kita
daftarkan sebagai suatu daftar kejadian. Kejadian-kejadian yang berkaitan
dengan sistem informasi pengelolaan ATK adalah
• Pencatatan data awal barang.
• Pencatatan rencana pemakaian barang.
• Pencatatan pengadaan barang.
• Pencatatan pemakaian barang.
• Pencatatan penyesuaian.
• Laporan rencana pemakaian barang.
• Laporan pengadaan barang.
• Laporan penyesuaian stok.
• Laporan bulanan.
• Laporan tahunan.
• Laporan buku.
5.3. Data Flow Diagram Levelled
Langkah berikutnya adalah menurunkan Diagram konteks dalam
bentuk yang lebih detil, yaitu Data Flow Diagram (DFD) Levelled. Turunan
pertama dari diagram konteks adalah DFD Level 0. Bila dalam DFD Level
0 yang kita buat terdapat proses-proses yang masih terlalu global dan
dirasa perlu untuk diturunkan lagi, maka DFD Level 0 tersebut kita
turunkan menjadi DFD Level 1. Yang perlu diingat pada proses ini adalah
bahwa kita tidak diharuskan menurunkan setiap proses yang ada dalam
DFD. Ada kemungkinan bahwa suatu proses dalam DFD dirasa kurang
detil dan kita turunkan menjadi DFD yang lebih detil, sementara proses
yang lain mungkin tidak perlu diturunkan lagi. Pada tahap ini kita harus
mendeskripsikan tempat penyimpanan data yang masuk ke sistem. DFD
Gambar 3. DFD Level 1 Tutup Buku dan Pelaporan
5.3.1. Terminator
Bagian barang dan Perlengkapan
Instansi/Unit Kerja
Logistik
5.3.2. Data yang mengalir
Data barang
Pemakaian barang
Pengadaan barang
Rencana pemakaian barang
Penyesuaian
Laporan triwulan pemakaian barang per instansi / unit kerja
Laporan tahunan
Laporan pemakaian barang
Laporan pengadaan baranag
Laporan penyesuaian stok
Laporan pemakaian barang
Laporan rencana pemakaian barang
5.3.3. Proses
1. Data awal
2. Pemakaian
3. Pengadaan
4. Rencana pemakaian barang
5. Tutup buku dan pelaporan
5.1. Laporan budget
5.2. Laporan pemakaian barang
5.3. Laporan bulanan
5.4. Tutup buku
5.5. Laporan penyesuaian
5.6. Laporan tahunan
5.7. Laporan pengadaan
5.8. Laporan triwulan pemakaian barang
6. Penyesuaian
Pemakaian
Pengadaan
Budget
Penyesuaian
5.4. Formulir dan Data Dictionary
Suatu cara untuk melihat bentuk dari data dan informasi yang terlibat
dalam sistem, kita gambarkan formulir yang ada dan kita tuliskan struktur
informasinya sebagai Data Dictionary.
5.4.1. Formulir Masukan
Gambar 4. Formulir Data Barang
data-barang = kode-barang
+ nama-barang + satuan + maksimum +
persediaan-minimum + harga satuan + jumlah-stok
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nama-barang = 0{karakter}8
persediaan-maksimum = * 99.999.999.*
persediaan-minimum = * 99.999.999 *
harga-satuan = * 99.999.999 *
jumlah-stok = * 99.999.999 *
Gambar 5. Formulir Pemakaian Barang
pemakaian-barang = nomor-formulir + unit-kerja + tanggal + {nomor-urut
+ kode-barang + nama-barang + satuan + permintaan +
jumlah-disetujui} + pegawai
nomor-formulir = 4{karakter}4
unit-kerja = kode-unit-kerja + nama-unit-kerja
kode-unit-kerja = 4{karakter}4
tanggal = * tgl – bulan – tahun *
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-permintaan = * 99.999.999.*
jumlah-disetujui = * 99.999.999.*
pegawai = no-pokok-pegawai + nama-pegawai
no-pokok-pegawai = [000000010002…9999]
nama-pegawai = 0{karakter}30
pengadaan-barang = nomor-spk + tanggal + {no-urut + kode-barang +
nama-barang + satuan + jumlah-pengadaan + harga-satuan +
total-harga} + total
nomor-spk = 12 {karakter}12
tanggal = * tgl – bulan – tahun *
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-pengadaan = * 99.999.999.*
harga-satuan = * 99.999 *
total-harga = * 99.999.999.*
Gambar 7. Formulir Penyesuaian Stock
penyesuaian = tanggal + {no-urut + kode-barang + nama-barang +
jumlah-barang + jumlah-faktual + selisih}
tanggal = * tgl – bulan – tahun *
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-terhitung = * 999.999.*
jumlah-faktual = * 999.999.*
Gambar 8. Formulir Rencana Pemakaian Barang
rencana-pemakaian-barang = tahun + unit-kerja + {no-urut +
kode-barang + nama-kode-barang + jumlah + satuan + harga-perkiraan +
jumlah-harga} + total
tahun = [19001901…2999]
unit-kerja = kode-unit + nama-unit
kode-unit = [00000001…9999]
nama-unit-kerja = 0{karakter}30
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
jumlah = * 999.999.*
harga-perkiraan = * 999.999.*
jumlah-harga = * 999.999.*
total = * 999.999.999 *
5.4.2. Formulir Keluaran
Gambar 9. Laporan Pemakaian Barang
laporan-pemakaian-barang = nomor-formulir + unit-kerja + tanggal +
pegawai + {nomor-urut + kode-barang + nama-barang + satuan +
jumlah-permintaan + jumlah-disetujui} nomor-formulir = 4{karakter}4
unit-kerja = kode-unit-kerja + nama-unit-kerja
kode-unit-kerja = 4{karakter}4
nama-unit-kerja = 0{karakter}30
tanggal = * tgl – bulan – tahun *
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-permintaan = * 99.999.999.*
jumlah-disetujui = * 99.999.999.*
pegawai = no-pokok-pegawai + nama-pegawai
no-pokok-pegawai = [000000010002…9999]
nama-pegawai = 0{karakter}30
Gambar 10. Laporan Pengadaan Barang
laporan-pengadaan-barang = nomor-spk + tanggal + {no-urut +
kode-barang + nama-kode-barang + satuan + jumlah-pengadaan + harga-satuan +
total-harga} + total
nomor-spk = 12 {karakter}12
tanggal = * tgl – bulan – tahun *
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-pengadaan = * 99.999.999.*
harga-satuan = * 99.999 *
total-harga = * 9.999.999.999.*
total = * 9.999.999.999.*
Gambar 11. Laporan Penyesuaian Stock
laporan-penyesuaian-stock = tanggal + {no-urut + kode-barang +
nama-barang + jumlah-nama-barang + jumlah-faktual + selisih}
tanggal = * tgl – bulan – tahun *
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-terhitung = * 999.999.*
jumlah-faktual = * 999.999.*
Gambar 12. Laporan Rencana Pemakaian Barang
laporan-rencana-pemakaian-barang = kode-barang + nama-barang +
satuan + harga-satuan + {unit-kerja + jumlah + nilai + total
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999] nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
harga-satuan = * 999.999.*
unit-kerja = kode-unit + nama-unit
kode-unit = [00000001…9999]
nama-unit-kerja = 0{karakter}30
jumlah = * 999.999.*
Gambar 13. Laporan Triwulan Pemakaian Barang Per Unit Kerja
laporan-triwulan-pemakaian-barang = unit-kerja + triwulan + {no-urut +
kode-barang + nama-barang + satuan + permintaan +
jumlah-disetujui}+ budget + pengeluaran
unit-kerja = kode-unit + nama-unit
kode-unit = [00000001…9999]
nama-unit-kerja = 0{karakter}30
triwulan = [ I II III IV ]
no-urut = 0{angka}2
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-permintaan = * 999.999 *
jumlah-disetujui = * 999.999.*
budget = * 999.999.999 *
Gambar 14. Laporan Bulanan
Laporan-bulanan = bulan + { kode-barang + nama-barang + satuan +
jumlah-pengadaan + jumlah-permintaan + jumlah-disetujui +
penyesuaian + stok-akhir +harga-satuan-rata-rata + nilai-pengadaan +
nilai-pemakaian + nilai-penyesuaian + nilai-stock
Bulan = [Januari Februari Maret … Desember]
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-pengadaan = * 999.999 *
jumlah-permintaan = * 999.999.*
jumlah-disetujui = * 999.999 *
penyesuaian = * 999.999 *
stok-akhir = * 999.999 *
nilai-pengadaan = * 99.999.999.999 *
nilai-pemakaian = * 99.999.999.999 *
nilai-penyesuaian = * 99.999.999.999 *
nilai-stok = * 99.999.999.999 *
Gambar 15. Laporan Tahunan
Laporan-tahunan = tahun + { kode-barang + nama-barang + satuan +
jumlah-pengadaan + jumlah-permintaan + jumlah-disetujui +
penyesuaian + stok-akhir +harga-satuan-rata-rata + nilai-pengadaan +
nilai-pemakaian + nilai-penyesuaian + nilai-stock
tahun = [19001901…2999]
kode-barang = kelompok-barang + nomor-urut-barang
kelompok-barang = [00 01…99]
nomor-urut-barang = [000000010002…9999]
nama-barang = 0{karakter}30
satuan = 0{karakter}8
jumlah-permintaan = * 999.999.*
jumlah-disetujui = * 999.999 *
penyesuaian = * 999.999 *
stok-akhir = * 999.999 *
harga-satuan-rata-rata = * 999.999.999 *
nilai-pengadaan = * 99.999.999.999 *
nilai-pemakaian = * 99.999.999.999 *
nilai-penyesuaian = * 99.999.999.999 *
nilai-stok = * 99.999.999.999 *
5.5. Process Specification
5.5.1. PS 1. Data Awal
Jenis Proses : Entri
Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Data Barang
Tempat penyimpanan : data store Barang
Validasi :
Kode barang. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada ditampilkan untuk
kemudian diedit. Pada saat melakukan pengeditan, data ini tidak boleh
diubah isinya.
Nama barang dan satuan. Tidak boleh diawali dengan angka, serta tidak boleh kosong.
Persediaan maksimum, persediaan minimum, harga satuan, serta jumlah stok. Tidak boleh negatif.
5.5.2. PS 2. Pemakaian
Jenis Proses : Entri
Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Pemakaian Barang
Validasi :
Nomor Formulir. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian lebih dahulu ke dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada ditampilkan untuk
kemudian diedit. Pada saat melakukan pengeditan, data ini tidak boleh
diubah isinya.
Unit kerja. Tidak boleh kosong. Bila kode unit diisi, maka nama unit harus ditampilkan sesuai dengan kode unit yang diisi.
No Urut. Nomor yang di-generate oleh komputer berdasarkan urutan data.
Kode Barang. Bila kode barang diisi, nama barang dan satuan harus ditampilkan (data nama barang dan satuan diambil dari data store barang)
Jumlah permintaan dan jumlah disetujui, tidak boleh negatif
NPP. Bila data ini diisi, maka nama pegawai yang sesuai harus ditampilkan.
5.5.3. PS 3. Pengadaan
Jenis Proses : Entri
Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Pengadaan Barang
Tempat penyimpanan : data store Pengadaan
Validasi :
Nomor SPK. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada ditampilkan untuk
kemudian diedit. Pada saat melakukan pengeditan, data ini tidak boleh
diubah isinya.
No Urut. Nomor yang di-generate oleh komputer berdasarkan urutan data.
Kode Barang. Bila kode barang diisi, nama barang dan satuan harus ditampilkan (data nama barang dan satuan diambil dari data store barang)
Jumlah dan harga. Tidak boleh negatif. Bila terjadi perubahan data pada jumlah atau harga, maka harga harus dihitung dengan cara mengalikan
jumlah dengan harga. Total harga tidak diisi tetapi hanya ditampilkan.
5.5.4. PS 4. Rencana Pemakaian Barang
Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Rencana Pemakaian Barang
Tempat penyimpanan : data store Budget
Validasi :
Tahun dan unit kerja. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada
ditampilkan untuk kemudian diedit. Pada saat melakukan pengeditan, data
ini tidak boleh diubah isinya.
No Urut. Nomor yang di-generate oleh komputer berdasarkan urutan data.
Kode Barang. Bila kode barang diisi, nama barang dan satuan harus ditampilkan (data nama barang dan satuan diambil dari data store barang)
Jumlah dan harga perkiraan. Tidak boleh negatif. Bila terjadi perubahan data pada jumlah atau harga, maka harga harus dihitung dengan cara
mengalikan jumlah dengan harga. Jumlah harga tidak diisi tetapi hanya
ditampilkan.
5.5.5. PS 5.1. Laporan Budget
Jenis Proses : Report
Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar dari Laporan Rencana
Pemakaian Barang di bawah ini.
Bentuk tampilan layar :
Catatan : Setelah kode barang diisikan, program akan melakukan pencarian ke
data store budget. Bila ditemukan, program akan menampilkan informasi
mengenai nama barang, satuan dan harga satuan.
Sumber data: data store budget.
Proses Awal: tidak ada.
5.5.6. PS 5.2. Laporan Pemakaian Barang
Jenis Proses: Report
Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar dari Laporan Pemakaian
Barang berikut.
Bentuk tampilan layar:
Gambar 17. Tampilan Layar Laporan Pemakaian Barang
Catatan : Setelah nomor Formulir diisikan, program akan melakukan pencarian
ke data store Pemakaian Barang dan menampilkan data unit kerja, tanggal,
serta nama pemohon.
Sumber data : data store pemakaian.
Proses Awal : tidak ada.
5.5.7. PS 5.3. Laporan Bulanan
Jenis Proses: Report
Bentuk tampilan layar:
Gambar 18. Tampilan Layar Laporan Bulanan
Sumber data : data store pemakaian, barang, pengadaan, penyesuaian.
Proses Awal : Seluruh data dari data store pemakai, barang, pengadaan,
penyesuaian di sortir terhadap bulan yang sesuai, selanjutnya seluruh data
diakumulasi sehingga data menjadi unik berdasarkan bulan dan kode barang.
Data hasil akumulasi disimpan ke dalam data store sementara yang digunakan
pada saat menampilkan dan mencetak laporan.
5.5.8. PS 5.4. Tutup Buku
Jenis Proses : Proses.
Deskripsi proses
Hitung jumlah stok
Hitung harga rata-rata setiap stok
Simpan jumlah stok dan harga stok pada data store barang
Kosongkan data store pemakaian, pengadaan, penyesuaian
5.5.9. PS 5.5. Laporan Penyesuaian
Jenis Proses: Report
Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar Laporan Penyesuaian Stok di
Bentuk Tampilan :
Gambar 19. Tampilan Layar Laporan Penyesuaian Stock
Sumber data: penyesuaian.
Proses Awal: tidak ada.
5.5.10. PS 5.6. Laporan Tahunan
Jenis Proses: Report
Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar Laporan Tahunan berikut.
Bentuk Tampilan layar:
Gambar 20. Tampilan Layar Laporan Tahunan
Sumber data: data store pemakaian, barang, pengadaan, penyesuaian.
Proses Awal: Seluruh data dari data store pemakaian, barang, pengadaan,
penyesuaian di sortir terhadap tahun yang sesuai, selanjutnya seluruh data
diakumulasi sehingga data menjadi unik berdasarkan tahun dan kode barang.
Data hasil akumulasi disimpan ke dalam data store sementara yang digunakan
5.5.11. PS 5.7. Laporan Pengadaan
Jenis Proses: Report
Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar Laporan Pengadaan Barang di
bawah ini.
Bentuk Tampilan layar:
Gambar 21. Tampilan Layar Laporan Pengadaan Barang
Catatan : Setelah nomor formulir diisikan, program akan melakukan pencarian
ke data store Pengadaan dan menampilkan data tanggal.
Sumber data: data store pengadaan.
Proses Awal: tidak ada.
5.5.12. PS 5.8. Laporan Triwulan Pemakaian Barang
Jenis Proses: Report
Bentuk keluaran ditunjukan oleh tampilan layar dari Laporan Triwulan
Pemakaian Barang di bawah ini.
Bentuk Tampilan layar:
Sumber data: data store pemakaian, dan data store budget.
Proses Awal: Seluruh data dari data store pemakaian dan budget di-sortir
terhadap unit kerja dan triwulan yang sesuai, selanjutnya seluruh data
diakumulasi sehingga data menjadi unik berdasarkan unit kerja, triwulan dan
kode barang. Data hasil akumulasi disimpan ke dalam data store sementara
yang digunakan pada saat menampilkan dan mencetak laporan.
5.5.13. PS 6. Penyesuaian
Jenis Proses : Entri
Bentuk tampilan disesuaikan dengan Formulir Penyesuaian Stok.
Tempat penyimpanan : data store Penyimpanan.
Validasi:
Tanggal. Bila data ini diisi, harus dilakukan pencarian terlebih dahulu ke dalam data store. Bila data ditemukan, data yang ada ditampilkan untuk
kemudian diedit. Sebelum data ditampilkan, untuk setiap kode barang harus
dihitung jumlah barang pada tanggal tersebut. Pada saat melakukan
pengeditan, data ini tidak boleh diubah isinya.
No Urut. Nomor yang di-generate oleh komputer berdasarkan urutan data.
Kode Barang. Bila kode barang diisi, nama barang dan satuan harus ditampilkan (data nama barang dan satuan diambil dari data store barang).
Jumlah menurut perhitungan. Data ini hanya ditampilkan, tidak untuk di-edit.
Jumlah faktual. Data ini tidak boleh negatif. Diisi sesuai dengan jumlah barang yang ada digudang.
Selisih. Data ini adalah selisih jumlah factual dengan jumlah menurut perhitungan (Jumlah faktual – jumlah menurut perhitungan).
5.6. Entity Relationship Diagram dan Model Relasional
ERD berfungsi untuk menggambarkan hubungan antar setiap data
dari sistem. Model yang menjadi acuan ERD adalah DFD (data store)
deskripsikan ERD tersebut dengan model relasional ERD dari sistem
pengelolaan ATK tersebut.
5.6.1. Entity Relationship Diagram
Pemakaian_hd
Nomor_Formulir Kode_Unit Tanggal NPP
Pemakaian_dt
Nomor_Formulir No_Urut Kode_Barang PermintaanJumlah_ Jumlah_disetujui
Penyesuaian
Nomor_spk No_Urut Kode_Barang Jumlah Harga_Satuan
Saldo
Kode_Barang Jumlah_Stok
Gambar 23. Hubungan Antar Setiap Data (ERD)
5.6.2. Model Relasional dari ERD
Pemakaian_hd (nomor_formulir, kode_unit,tanggal, npp).
Pemakaian_dt (nomor_formulir, no_urut, kode_barang, Jumlah_permintaan,
jumlah_disetujui).
Unit_kerja (kode_unit, nama_unit).
Penyesuaian (tanggal, no_urut, kode_barang, jumlah_sesuai)
Budget_hd (tahun, kode_unit).
Budget_dt (tahun, no_urut, kode_barang, jumlah, harga_perkiraan)
Barang (kode_barang, nama_barang, satuan, persediaan_maksimum,
Saldo (kode_barang, jumlah_stok).
Pengadaan_hd (nomor_spk, tanggal).
Pengadaan_dt (nomor_spk, nomor_urut, kode_barang, jumlah,
harga_satuan).
Karyawan (npp, nama).
5.6.3. Definisi Atribut
Tabel 1. Definisi Atribut
Nama Atribut Domain Constraint dan
Model relasional dan definisi atribut digunakan untuk pendefinisian
tabel-tabel yang digunakan dalam sistem.
5.7. Sistem Procedure
Prosedur sistem digunakan sebagai manual bagi user untuk
menjalankan sistem informasi ini.
permintaan
6. Implementasi Sistem
Bahasa pemrograman yang dipakai adalah bahasa pemrograman
script PHP, untuk basis data digunakan MySQL, sedangkan web server
yang digunakan adalah Appserv-win32-2.5.9.
6.1. Implementasi Antarmuka Pengguna
6.1.1. Modul Login
Modul login berfungsi untuk membatasi hanya pengguna yang
bersangkutan yang dapat mengakses sistem sesuai dengan peran
masing-masing. Pengguna yang tidak bersangkutan akan ditolak. Jika
salah memasukkan login maka akan disampaikan pesan kesalahannya.
Pada sistem informasi ini terdapat dua login yaitu login untuk user dan
login untuk administrator.
Gambar 26. Login Untuk Administrator
6.1.2. Modul Menu Utama
Modul menu utama akan menampilkan deskripsi sistem secara
singkat. Modul ini membatasi hanya pengguna yang bersangkutan yang
dapat mengakses sistem. Modul menu utama ini memiliki beberapa
fasilitas layanan. terdapat dua modul menu utama yaitu modul menu
Gambar 28. Modul Menu Utama Untuk Admin
6.1.3. Modul Data ATK
Modul ini berisi informasi mengenai data barang ATK yang telah
diinputkan oleh admin sebelumnya. User dapat melihat daftar data
Gambar 29. Modul Data ATK
6.1.4. Modul Pemakaian ATK
Modul ini berfungsi untuk memasukkan permintaan kebutuhan ATK
dari unit-unit kerja yang ada pada Akademi Angkatan Udara Yogyakarta.
Modul ini terdiri dari Unit Kerja, Kode Unit, Nama Unit, jumlah
Gambar 30. Modul Pemakaian ATK
6.1.5. Modul Data Karyawan
Modul ini berisi informasi daftar data karyawan/pegawai yang
Gambar 31. Modul Data Karyawan
6.1.6. Modul Laporan
Modul laporan yang terdapat pada system informasi ini terdiri dari
laporan data ATK dan laporan pemakaian ATK. Laporan data ATK
berfungsi sebagai acuan untuk melihat jumlah barang yang ada di
gudang dan dapat digunakan untuk merencanakan pengadaan barang
pada tahun berikutnya.
Laporan pemakaian ATK digunakan sebagai acuan bagian logistik untuk
mengetahui berapa banyak barang yang dibutuhkan oleh unit-unit kerja
Gambar 32. Modul Laporan Data ATK
Gambar 33. Modul Laporan Pemakaian ATK
6.1.7. Modul Input Data Barang ATK
Merupakan modul yang digunakan oleh admin untuk memasukkan
daftar barang yang tersedia di gudang. Modul ini terdiri dari nama
minimum, jumlah stok, harga satuan, kelompok barang dan tanggal
pemasukkan barang.
Gambar 34. Modul Input Data Barang ATK
6.1.8. Modul Input Karyawan
Modul ini berfungsi untuk memasukkan data-data lengkap karyawan
yang bertugas di Akademi Angkatan Udara Yogyakarta. Data karyawan
yang dimasukkan dalam modul ini yaitu nama, alamat, tempat tanggal
lahir, agama, nomor telepon, pendidikan terakhir, status perkawinan,
status jabatan, jabatan, mulai kerja, dan password dari karyawan yang
Gambar 35. Modul Input Karyawan
6.2. Administrator Sistem
Administrator sistem dalam hal ini Bagian Perlengkapan
mempunyai hak akses terhadap keseluruhan tabel-tabel dalam basis
data. Ia bertanggung jawab atas kelancaran keseluruhan sistem.
Hak-hak yang dimiliki oleh administrator sistem adalah sebagai berikut :
Melihat dan mengatur keseluruhan data dalam basis data.
Memberikan hak akses kepada seseorang sesuai dengan tugasnya masing-masing dengan memberikan user id dan password kepada
orang tersebut.
6.3. Pengujian Sistem
Tabel-tabel yang telah diimplementasikan dengan menggunakan
My SQL, harus dilakukan pengujian apakah sudah berfungsi dengan
baik atau belum. Pengujian yang dilakukan meliputi pengujian untuk
melihat data, pengujian terhadap fungsi-fungsi query yang digunakan.
6.3.1. Pengujian Query
Pengujian query-query yang digunakan dalam sistem ini dilakukan
dengan memasukan data ke dalam tabel-tabel yang telah
diimplementasikan. Kemudian data-data yang telah dimasukan tersebut
ditampilkan kembali, apakah data-data yang dimasukan tersebut telah
sesuai atau belum.
6.3.2. Pengujian Aplikasi
Pengujian berbagai aplikasi yang ada dalam sistem pengelolaan
ATK dilakukan untuk memastikan bahwa semua fungsi yang ada dapat
bekerja dengan semestinya. Pengujian dilakukan melalui form-form
yang ada dalam perangkat lunak sistem ini. Pengujian pemasukan data
dilakukan dengan memasukan data melalui form pemasukan data. Hal
ini berfungsi untuk memastikan bahwa data dapat dimasukan ke dalam
basis data dengan baik.
Semua form yang ada telah dilakukan pengujian untuk memastikan
bahwa semua aplikasi, baik aplikasi update, insert, maupun select telah
terhubung ke basis data dengan baik. Begitu juga pengecekan data
input yang dikirim bagian perlengkapan dapat diterima dengan baik di
7. KESIMPULAN DAN SARAN
7.1. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil adalah :
Sistem pengelolaan ATK secara manual yang masih digunakan saat ini kurang efektif, kemungkinan terjadinya kesalahan data dan
informasi sangat besar.
Perancangan sistem ini merupakan pengembangan dari kegiatan pengelolaan ATK yang dilakukan secara manual.
Sistem diharapkan dapat membantu dalam Membuat suatu rancangan sistem informasi pengelolaan ATK yang diharapkan
dapat membantu dan mempercepat proses pembuatan laporan
biaya pemakaian ATK.
Sistem aplikasi ini dapat menghasilkan laporan tahunan tentang biaya pemakaian ATK, yang akan menjadi acuan (Bagian
Perlengkapan) untuk pengajuan anggaran serta memberikan
bukti-bukti yang akurat baik itu penerimaan barang maupun pemakaian
barang kepada bagian Logistik.
7.2. Saran
Beberapa saran yang dapat diberikan untuk penerapan sistem
pengelolaan ATK di Akademi Angkatan Udara AdisuciptoYogyakarta
adalah sebagai berikut:
Akademi Angkatan Udara harus mempersiapkan sumber daya manusia sesuai dengan peran masing-masing dalam mendukung
sistem secara keseluruhan.
Persiapan infrastruktur dalam mendukung sistem pengelolaan ATK ini sangat diperlukan seperti komputer, jaringan komputer dan
lain-lain.
8. LAMPIRAN
8.1. Database MySQL