Komunikasi melalui Laporan docx (1)

(1)

K O M

U

N

I

K

A

S

I

ALLEN ADAM RG ANGGUN DWIAJENG

KARTIKA RATRI

M

E L A L U I

(2)

R

A

P A T

B

I

S

N

I

S

(3)

APA ITU

RAPAT

BISNIS ?

PERTEMUAN 2 ORANG/LEBIH DI SUATU TEMPAT ,BAIK DI DALAM MAUPUN DI LUAR KANTOR UNTUK MEMBAHAS

(4)

PERBEDAAN

RAPAT BISNIS &

NON-BISNIS ?

R. BISNIS :

FOKUS PADA KEG.BISNIS

R. NON-BISNIS :

FOKUS PADA KEG. NON-BISNIS

(5)

RAPAT DARI SISI

FORMALITAS

(6)

APA TUJUAN

RAPAT ?

MENURUT LOCKER :

BERBAGI INFORMASI

PENJAJAKAN IDE/GAGASAN

EVALUASI IDE/GAGASAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

MEMBUAT DOKUMEN

(7)

APA SAJA

(8)

(9)

2.RAPAT

KONSULTASI

(ADVISORY

(10)

3.RAPAT

KOMITE

(11)

4.NEGOSIASI

(12)

JENIS RAPAT

MENURUT

STREIBEL

(13)

BAGAIMANA CARA

(14)

1. UNDANGAN

2. WAKTU DAN

TEMPAT

3. DURASI

RAPAT BISNIS

(15)

5. KETUA PANITIA

PENYELENGGR.

6. JUMLAH

PESERTA

7. PESERTA YANG

DIUNDANG

8. ORANG YANG

(16)

9. NARASUMBER

10. ALOKASI

WAKTU UNTUK

NARASUMBER

11. WAKTU

ISTIRAHAT

(17)

9. AKOMODASI

10. SOUND

SYSTEM

11. KOMPUTER,

PROYEKTOR,

DAN FLIP

CHARTS

12. FASILITAS

(18)

BAGAIMANA

DENGAN

(19)

DAFTAR KEGIATAN

PESERTA

,

NARASUMBER

, DAN

PANITIA

PENYELENGGARA

PESERTA AKTIF & INISIATIF

• HADIR LEBIH AWAL

• MENYEDIAKAN

SEGALA FASILITAS YANG CUKUP DAN BAIK

• DOKUMENTASI HASIL RAPAT

• SIAP MELAKUKAN PRESENTASI

(20)

(21)

GAYA PERSEGI

EMPAT

(BOARDROOM

STYLE)

KELEBIHAN

• INTERAKSI YANG BAIK ANTAR PESERTA

(22)

BENTUK HURUF

“U”

(U SHAPE STYLE)

KELEBIHAN

• PEMBICARA BISA BERINTERAKSI DENGAN AUDIENS LEBIH DEKAT

• AUDIENS MEMILIKI RUANG LEBIH MANAKALA PEMBICARA

(23)

GAYA RUANG

KELAS

(CLASSROOM

STYLE)

KELEBIHAN

(24)

GAYA

MELINGKAR

(CIRCULAR

STYLE)

KELEBIHAN

• PELUANG INTERAKSI

ANTARPESERTA LEBIH BAIK

(25)

GAYA

CHEVRON

(CHEVRON

STYLE)

KELEBIHAN

• AUDIENS LEBIH LELUASA UNTUK MEMUSATKAN

(26)

GAYA MODIFIKASI

(MODIFIED

STYLE)

KELEBIHAN

•

SAMA SEPERTI GAYA

(27)

GAYA SETENGAH

MELINGKAR &

GAYA

KELOMPOK

KELEBIHAN

• PEMBICARA BISA MUDAH

BERINTERAKSI DENGAN AUDIENS

(28)

TINDAK LANJUT

SETELAH

(29)

DOKUMENTASI

•

PIDATO PENGARAHAN

•

PANDANGAN NARASUMBER

•

DISKUSI TANYA JAWAB

(30)

P E N U L I S A N

L A P O R A N

B I S N I S

(31)

APA ITU

LAPORAN

BISNIS ?

SUATU LAPORAN YANG MEMILIKI KARAKTERISTIK SEPERTI NETRAL, T I D A K M E M I H A K , O B J E K T I F, PENYAMPAIAN INFORMASI BAIK I N T E R N M A U P U N E K S T E R N , BIASANYA DIMINTA OLEH MEREKA YANG MEMILIKI KEWENANGAN

YANG LEBIH TINGGI, DAN MEMILIKI SUATU TUJUAN TERTENTU YAITU

(32)

APA KEGUNAAN LAPORAN BISNIS ?

UNTUK MEMONITOR DAN MENGENDALIKAN OPERASIONAL PERUSAHAAN.

UNTUK MEMBANTU MENGIMPLEMENTASIKAN KEBIJAKAN-KEBIJAKAN DAN PROSEDUR-PROSEDUR YANG TELAH DITETAPKAN OLEH PERUSAHAAN.

UNTUK MEMENUHI PERSYARATAN-PERSYARATAN HUKUM DAN PERATURAN-PERATURAN YANG BERLAKU BAGI PERUSAHAAN.

UNTUK MENDOKUMENTASIKAN PRESTASI KERJA YANG DIPERLUKAN BAIK BAGI KEPERLUAN INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL.

UNTUK MENGANALISIS INFORMASI DAN MEMBERIKAN BIMBINGAN BAGI PENGAMBILAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN ATAS MASALAH TERTENTU.

(33)

(34)

1. MENURUT

FUNGSINYA

SUATU LAPORAN DAPAT

DIBEDAKAN APAKAH UNTUK MEMBERI INFORMASI ATAU UNTUK ANALISIS.

2.MENURUT

SUBYEKNYA

DIBEDAKAN MENURUT DARI DEPARTEMEN MANA SUATU LAPORAN ITU DIPEROLEH.

(35)

3.MENURUT

FORMALITAS

SUATU LAPORAN DAPAT DIBEDAKAN ATAS DASAR APAKAH BERSIFAT FORMAL ATAU NONFORMAL.

.

! !

4.MENURUT

KEASLIANNYA

DIBEDAKAN ATAS DASAR OTORITAS ATAU SUKARELA DAN PUBLIK ATAU SWASTA.

.

(36)

5.MENURUT

FREKUENSINYA

DIBEDAKAN ATAS DASAR APAKAH SECARA BERKALA ATAU KHUSUS.

MENURUT JENIS ATAU

PENAMPILANNYA, SUATU

LAPORAN DIPENGARUHI OLEH FORMALITAS DAN PANJANGNYA LAPORAN.

.

(37)

7.MENURUT

KEGIATAN

PROYEK

DALAM MELAKSANAKAN SUATU PROYEK, TERDAPAT 3 JENIS LAPORAN, YAITU

LAPORAN PENDAHULUAN (PRELIMINARY REPORTS), LAPORAN PERKEMBANGAN (PROGRESS REPORTS), DAN LAPORAN AKHIR (FINAL REPORTS.

.

PERTEMUAN, LAPORAN BISNIS DAPAT DIBEDAKAN KE DALAM AGENDA

(AGENDA), RESOLUSI (RESOLUTIONS), NOTULEN (MINUTES), DAN LAPORAN PERTEMUAN (PROCCEDINGS.

.

(38)

(39)

1. D E F I N I S I K A N

M A S A L A H ,

T U J U A N , D A N

RUANG LINGKUP

2. PERTIMBANGKAN

SIAPA YANG AKAN

M E N E R I M A

LAPORAN

3. MENENTUKAN IDE

ATAU GAGASAN

(40)

(41)

PENDAHULUAN

• PEMBERI KUASA

• LAYOUT ATAU RENCANA PRESENTASI

• MASALAH

• MAKSUD

• RUANG LINGKUP

• METODOLOGI

• SUMBER-SUMBER

• LATAR BELAKANG

• DEFINISI ISTILAH

• KETERBATASAN

(42)

TEKS

D A L A M B A G I A N I N I , M E M B A H A S D A N MENGEMBANGKAN HAL-HAL YANG PENTING SECARA RINCI. SELAIN ITU, BAGIAN I N I D A PAT M E M B A N T U UNTUK MENCAPAI MAKSUD P E N U L I S A N L A P O R A N BISNIS.

(43)

PENUTUP

(44)

(45)

DEDUKTIF

KATA DEDUKTIF (DEDUCTIVE) ATAU LANGSUNG (DIRECT), BERARTI MENGGAMBARKAN LAPORAN DARI BELAKAN KE DEPAN, ATAU

MENJELASKAN IDE POKOK ATAU REKOMENDASI TERLEBIH DAHULU SEBELUM HAL-HAL YANG RINCI DIJELASKAN. DALAM SUATU LAPORAN PENTING, PEMBACA BIASANYA LEBIH SUKA MENGGUNAKAN CARA DEDUKTIF KARENA MEMBERIKAN KEPADA PEMBACANYA SUATU GAMBARAN YANG CEPAT SEBELUM MEREKA MENGETAHUI SECARA LEBIH RINCI. SECARA UMUM, ANDA DAPAT MENGGUNAKAN CARA DEDUKTIF JIKA PEMBACA ANDA MEMILIKI KARAKTERISTIK SEBAGAI BERIKUT :

CARA MENYUSUN

TUBUH LAPORAN

(46)

•

EKSEKUTIF YANG SIBUK.

•

LEBIH SUKA UNTUK MENENTUKAN SESUATU DENGAN SEGERA.

•

INGIN MENGETAHUI GOOD NEWS ATAU INFORMASI NETRAL.

•

INGIN MENGANALISIS DATA LEBIH BAIK DAN HAL INI AKAN MENJADI LEBIH MUDAH JIKA KESIMPULAN DAN

REKOMENDASI DICANTUMKAN PADA AWAL LAPORAN.

•

INGIN MENGETAHUI PANDANGAN PENULIS SECARA SEGERA.

(47)

INDUKTIF

(48)

•

INGIN MENGETAHUI PENJELASAN SECARA RINCI TERLEBIH DAHULU UNTUK DAPAT MEMAHAMI KESIMPULAN DAN REKOMENDASINYA.

•

INGIN MENGETAHUI KESIMPULAN YANG KURANG MENYENANGKAN (BAD NEWS).

•

MUNGKIN MERASA KESIMPULANNYA TIDAK BIAS DAN DAPAT MENERIMANYA.

•

PERLU MEMBACA KESELURUHAN LAPORAN, BUKAN HANYA BAGIAN AKHIRNYA SAJA.

(49)

CARA

MENYUSUN

(50)

A.MEMBUAT

TOPIK-TOPIK

ATAU KRITERIA

(51)

B.MENYUSUN

URUTAN SUATU

PERISTIWA ATAU

KEJADIAN-KEJADIAN

PEMBUATAN AGENDA, PROGRAM KONVENSI, DAN LAPORAN PERKEMBANGAN DAPAT MENGGUNAKAN ATURAN SECARA

(52)

C. LOKASI

ATAU TEMPAT

(53)

D.MENJELASKAN

SUATU PROSES

ATAU PROSEDUR

(54)

E.MENYUSUN

URUTAN TINGKAT

PENTINGNYA

SECARA ALFABET

!

(55)

F. MENYUSUN

URUTAN

TINGKAT

FAMILIARITAS

(56)

(57)

H. PEMECAHAN

MASALAH

!

(58)

METODE KERANGKA

(59)

A. JENIS-JENIS JUDUL

JENIS-JENIS JUDUL DAPAT DIGOLONGKAN KE DALAM 4 JUDUL YAITU : (1) JUDUL

TOPIK (TOPIC HEADINGS), (2) JUDUL KALIMAT LENGKAP (COMPLETE SENTENCE HEADINGS), (3) JUDUL KALIMAT IMPERATIF (IMPERATIVE SENTENCE HEADINGS), DAN (4) JUDUL VARIAN (VARIANT HEADINGS). JUDUL TOPIK MERUPAKAN JUDUL

YANG PALING FAMILIER ATAU UMUM. JUDUL ITU TERDIRI ATAS KATA BENDA,

BEBERAPA KATA, ATAU FRASE SINGKAT. JUDUL KALIMAT LENGKAP SELALU

MENCAKUP SUBJEK DAN PREDIKAT. JUDUL KALIMAT IMPERATIF (SEPERTI

PERINTAH) DIMULAI DENGAN SUATU KATA KERJA DAN TIDAK MEMILIKI SUBJEK.

JUDUL VARIAN BIASANYA DIMULAI DENGAN PARTICIPLE.

(60)

B.FORMAT

KERANGKA

(61)

C.PARALELISME

DALAM JUDUL

(62)

P E N U L I S A N

L A P O R A N

S I N G K A T

(63)

KARAKTERISTIK

LAPORAN

SINGKAT

KEBANYAKAN LAPORAN SINGKAT (SHORT/BRIEF REPORTS) HANYA MENCAKUP MATERI PENDUKUNG YANG RELATIF SEDIKIT PENCPAIAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF. DAPAT BERBENTUK MEMO ATAU SURAT YANG TERDIRI DARI SATU ATAU DUA HALAMAN.

!

SECARA UMUM LAPORAN SINGKAT DALAM BISNIS JARANG DILENGKAPI DENGAN PRELIMINARY PARTS TETAPI LEBIH MENEKAN PADA TUBUH (BODY) SUATU LAPORAN YANG MENCAKUP PEMBUKA, HASIL TEMUAN, BAHASAN, DAN PENUTUP.

!

(64)

•

GAYA PENULISAN PRIBADI YANG MENGGUNAKAN GAYA PENULISAN ORANG PERTAMA ATAU KEDUA.

•

GRAFIK UNTUK LEBIH MENEKANKAN PENULISAN.

•

JUDUL DAN SUB-JUDUL PADA TUBUH LAPORAN.

(65)

MEMBUAT

LAPORAN

BISNIS YANG

BAIK

(66)

1. AKURAT

(67)

• JELASKAN FAKTA ATAU PERISTIWA YANG TERJADI SECARA KONKRET.

• LAPORKAN SEMUA FAKTA YANG RELEVAN.

• TEMPATKAN FAKTA YANG ADA PADA SUATU PERSPKEKTIF.

• BERIKAN BUKTI TERHADAP KESIMPULAN YANG DIBUAT.

• SAKIJAN HANYA BUKTI YANG VALID DAN MENDUKUNG KESIMPULAN.

(68)

2.KEPUTUSAN

YANG BAIK

(69)

•

ADANYA IDE POKOK PADA PERMULAAN LAPORAN.

•

NELIHAT FAKTA-FAAKTA YANG TERSEDIA.

•

MENERIMA URAIAN ATAU CERITA SECARA MENYELURUH.

•

MENGGUNAKAN BAHASA YANG MUDAH DIMENGERTI.

(70)

2.FORMAT, GAYA

DAN ORGANISASI

YANG RESPONSIF

•

SIAPA YANG BERINISIATIF MEMBUAT APORAN?

•

APA SUBJEK YANG AKAN DIMASUKKAN KE DALAM LAPORAN?KAPAN SUATU LAPORAN DIBUAT?

•

KEMANA LAPORAN AKAN DIKIRIM?

•

MENGAPA SUATU LAPORAN DIBUAT?

(71)

PERENCANAAN

LAPORAN SINGKAT

(72)

PENENTUAN

FORMAT DAN

PANJANG

LAPORAN

(73)

1.PREPIRED

(74)

2.SURAT

(75)

3.MEMO

!

(76)

4.MANUSKRIP

!

•

LAPORAN YANG MEMILIKI SAMPAI RATUSAN HALAMAN MEMERLUKAN SUATU PENDEKATAN FORMAL. FORMAT PADA MANUSKRIP MEMERLUKAN LEBIH BANYAK KOMPONEN BAIK SEBELUM TEKS MAUPUN SETELAH TEKS

(77)

PENENTUAN

STRUKTUR

DASAR

(78)

•

INFORMASI APA YANG SEHARUSNYA DIMASUKKAN? APAKAH SEMUA DATA AKAN DIMASUKKAN ATAU INGIN DIELIMINASI BEBERAPA DATA?

•

PENDEKATAN PSIKOLOGIS APA YANG SESUAI DENGANG PEMBACA TERTENTU? APAKAH MENGGUNAKA DIRECT ORDER ATAU INDIRECT ORDER?

(79)

PENGORGANISASIAN

LAPORAN SINGKAT

(80)

1.PENGORGANISASIAN

MEMO DAN LAPORAN

INFORMASI

(81)

A.LAPORAN PERIODIK

(BERKALA)

(82)

•

PENINJAUAN ATAS TANGGUNGJAWBAN RUTIN

•

DISKUSI/PEMBAHASAN PROYEK KHUSUS.

•

RENCANA PERIODE YANG AKAN DATANG

(83)

B.LAPORAN

AKTIVITAS PERSONAL

(INDIVIDU)

)

(84)

2.PENGORGANISASIAN

LAPORAN ANALITIKA

•

TUJUAN UTAMANYA ADALAH DIRANCANG UNTUK MELAKUKAN PERSUASI KEPADA PEMBACA AGAR DAPAT MENERIMA SUATU

KESIMPULAN ATAU REKOMENDASI. LAPORAN INI UMUMNYA

(85)

A.LAPORAN

JUSTIFIKASI

(86)

B.USULAN BISNIS

BARU DI LUAR KLIEN

!

(87)

C.LAPORAN

TROUBLESHOOTING

! !

• DDOKUMEN YANG BERORIENTASI KEPADA PUTUSAN YANG DISUSUN

(88)