ANALISIS ALIRAN INFORMASI KEGIATAN PERUSAHAAN PADA PROGRAM KOMUNIKASI INTERNAL BAGI KARYAWAN MOBIL
CEPU LIMITED BOJONEGORO
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dengan Minat Utama Manajemen
Komunikasi
Oleh:
Erhanda Pungky Febriyan Putra 105120207111023
JURUSAN ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LEMBAR PENGESAHAN
ANALISIS ALIRAN INFORMASI KEGIATAN PERUSAHAAN PADA PROGRAM KOMUNIKASI
INTERNAL BAGI KARYAWAN MOBIL CEPU LIMITED BOJONEGORO
SKRIPSI
Disusun Oleh:
Erhanda Pungky Febriyan Putra 105120207111023
Telah diuji dan dinyatakan LULUS dalam Ujian Sarjana pada tanggal 10 November 2014
Tim Penguji,
Malang, November 2014
Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana, MS NIP. 19561227 198312 1 001
Pembimbing Utama,
Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si NIP.19740606 200604 1 001
Pembimbing Pendamping,
Galuh Ayu Savitri, S.I.Kom., M.I.Kom NIP. -
Anggota Penguji I,
Yuyun Agus Riani, S.Pd., M.Sc NIP. 75801711120024
Anggota Penguji II,
Persetujuan Ujian Skripsi
Surat persetujuan ini diberikan kepada:
Nama : ERHANDA PUNGKY FEBRIYAN PUTRA NIM : 105120207111023
Judul Skripsi : ANALISIS ALIRAN INFORMASI KEGIATAN
PERUSAHAAN PADA PROGRAM
KOMUNIKASI INTERNAL BAGI KARYAWAN MOBIL CEPU LTD. BOJONEGORO
Untuk melangsungkan ujian skripsi dan komprehensif karena telah memenuhi segala persyaratan dan telah dinilai cukup siap karyanya untuk diuji oleh majelis penguji.
Demikian surat persetujuan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya dan dilanjutkan untuk mengurus kelengkapan selanjutnya.
Malang, 14 Oktober 2014 Menyetujui,
Pembimbing Utama,
Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si NIP.19740606 200604 1 001
Pembimbing Pendamping,
Pernyataan Orisinalitas
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : ERHANDA PUNGKY FEBRIYAN PUTRA NIM : 105120207111023
Jurusan : ILMU KOMUNIKASI Peminatan : PUBLIC RELATIONS
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi dengan judul
ANALISIS ALIRAN INFORMASI KEGIATAN PERUSAHAAN PADA PROGRAM KOMUNIKASI INTERNAL BAGI KARYAWAN MOBIL CEPU LTD. BOJONEGORO :
adalah benar merupakan karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, diberi tanda dan citasi yang ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar dan ditemukan pelanggaran atas skripsi, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan skripsi dan gelar yang saya peroleh.
Malang, 14 Oktober 2014
ERHANDA PUNGKY F.P NIM.105120207111023
Erhanda Pungky F.P (NIM : 105120207111023. Jurusan Ilmu Komunikasi (Public Relations), Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Brawijaya, Malang. ANALISIS ALIRAN INFORMASI KEGIATAN PERUSAHAAN PADA PROGRAM KOMUNIKASI INTERNAL BAGI KARYAWAN MOBIL CEPU LTD. BOJONEGORO. Dibimbing oleh Akh. Muwafik Saleh, S.Sos., M.Si. dan Galuh Ayu Savitiri, S.Ikom., M.I.Kom.
ABSTRAK
Mobil Cepu Ltd merupakan anak perusahaan ExxonMobil yang memiliki beberapa departemen sebagai pembagian fungsi kerja. Berdasarkan observasi yang dilakukan oleh peneliti, mobilitas tinggi tinggi yang dilakukan karyawan di setiap departemen membuat waktu mereka menjadi sangat terbatas. Hal tersebut menjadi salah satu faktor utama perusahaan untuk melakukan komunikasi internal melalui bentuk program acara dan media komunikasi internal. Selain itu kebutuhan informasi yang tinggi seputar update proyek dan kegiatan di dalam maupun luar perusahaan menjadi indikasi terjalinnya suatu hubungan antar karyawan melalui program komunikasi internal.
Penelitian ini mendeskripsikan Aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada seluruh karyawan Mobil Cepu Ltd. Ruang lingkup khusus pada analisis aliran informasi pada program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh departemen Public and Government Affairs divisi Communications and Media relations. Penelitian ini merupakan penelitian Deskriptif Kualitatif yang bertujuan untuk mengetahui aliran informasi yang meliputi sifat, pola dan arah pada masing-masing program komunikasi internal yang tengah berlangsung di Mobil Cepu Ltd. Teknik pengumpulan data dengan cara wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik pemilihan informannya menggunakan teknik purposive sampling dengan menggunakan teknik analisis data Filing System.
Hasil penelitian ini menunjukkan, bahwa program komunikasi internal menurut jenisnya terbagi menjadi dua bagian yaitu komunikasi personal dan komunikasi kelompok. Komunikasi personal membentuk program media komunikasi internal yang meliputi EManate dan EMphasis (brosur), Kilas Banyu Urip (newsletter). Program media internal yang disebarkan melalui email blast menggunakan penyebaran secara serentak, pola roda, dan komunikasi horizontal-lintas saluran. Sedangkan melalui papan pengumuman menggunakan penyebaran secara serentak-berurutan, pola roda, dan komunikasi horizontal. Jenis komunikasi kelompok dapat dilihat dari bentuk kegiatan special events dan motivasi kerja berprestasi yang ada pada program Lunch and learn dan menggunakan penyebaran secara serentak-berurutan, pola roda, dan komunikasi horizontal. Dari hasil analisis aliran informasi pada masing-masing program maka dapat dilihat dimensi komunikasi internal yang terjadi di Mobil Cepu Ltd.
Sciences, University of Brawijaya, Malang. INFORMATION FLOW
ANALYSIS OF A COMPANY ACTIVITES IN INTERNAL
COMMUNICATIONS PROGRAM FOR MOBIL CEPU LTD
BOJONEGORO’S EMPLOYEES. Advised by Akh. Muwafik Saleh, S.Sos., M.Si.and Galuh Ayu Savitiri, S.Ikom., M.I.Kom.
ABSTRACT
Mobil Cepu Ltd is Branch Company of ExxonMobil that has several departments as its work function division. Based on the observation conducted by the researcher, the high mobility by the employee in each department makes their very limited time. It is being one of main factor for company to have internal communication through a program and internal communication media. Besides, the very needs to information on project update and activity inside or outside company being the indication of relation between employees through internal communication program.
This study described information flow of company activity on internal communication program showed to all employees of Mobil Cepu Ltd. The specific scope on information flow analysis on internal communication program was conducted on Public and Government Affairs department on the division of Communications and Media relations. This study is descriptive qualitative study which is aimed to know the information flow includes characteristics, pola and direction on each internal communication program conducted in Mobil Cepu Ltd. Data collection technique was interview, observation, and documentation. The informant selection used purposive sampling technique by using data analysis technique of Filing System.
The result of this study showed that internal communication program according to its sort is divided into two parts; personal communication and group communication. Personal communication form media program of internal communication which includes EManate and EMphasis (brochure), Kilas Banyu Urip (newsletter). Internal media program spread through email blast conducted suddenly, wheel pola, and horizontal-cross channel communication. Meanwhile, through announcement board, it used ordered suddenly spread, wheel pola and horizontal communication. Group communication can be seen from special events activity and achieved work motivation in Lunch and learn program and used ordered suddenly spread, wheel pola, and horizontal communication. From the result of information flow analysis on each program, there is internal communication dimension occurs in Mobil Cepu Ltd.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Segala puji dan syukur kepada Allah Swt atas anugrah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Skripsi ini. Skripsi ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan memperoleh gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, dengan judul “ANALISIS ALIRAN INFORMASI
PADA PROGRAM KOMUNIKASI INTERNAL BAGI KARYAWAN MOBIL
CEPU LIMITED BOJONEGORO”.
Peneliti menyadari bahwa terselesaikannya Skripsi ini tidak lepas dari bantuan dan dukungan baik moril maupun materiil dari semua pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini peneliti ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Brawijaya Malang yang telah membantu dalam hal administrasi untuk melakukan penelitian dan proses pengerjaan laporan skripsi ini.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Darsono Wisadirana, MS selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya Malang
3. Bapak Dr. Bambang Dwi Prasetyo, S.Sos., M.Si selaku Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya Malang
4. Bapak Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, M.Si. selaku pembimbing I yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing peneliti menyelesaikan skripsi dan telah memberikan semangat, saran, serta kritik yang membangun bagi peneliti.
5. Ibu Galuh Ayu Savitiri, S.Ikom. , M.I.Kom. selaku pembimbing II yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing peneliti menyelesaikan skripsi dan telah memberikan semangat, saran, serta kritik yang membangun bagi peneliti.
departemen Public and Government Affairs Mbak Wulan Purnamawati, Mas Malik, Mbak Dyah, Mas Arif , serta Bapak Rexy Mawardijaya selaku Manajer Departemen Public and Government Affairs yang telah memberikan kesempatan kepada peneliti untuk melaksanakan penelitian di Mobil Cepu Ltd.
8. Teman-teman yang telah membantu dan mendukung penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini Arya Baskoro Putra, Boy Lahea, Indra Sukma Perdana, Rizal Akbari Nanda, Puguh Prima Andhika, Devi Savetsila, Zela Partiningsih, Dita Erisanty
9. Teman-teman Jurusan Ilmu Komunikasi yang selalu memberikan motivasi dan semangat. Semoga angkatan 2010 sukses selalu.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan karena kemampuan yang terbatas dan masih dalam tahap pembelajaran studi. Oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat diharapkan oleh peneliti untuk menyempurnakan skripsi ini. Terima Kasih.
Malang, Oktober 2014
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
PERNYATAAN ORISINALITAS ... iii
ABSTRAKSI ... iv
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Komunikasi Internal dalam perusahaan ... 7
2.1.1 Indikator Komunikasi Internal ... 8
2.1.2 Pendekatan Karyawan ... 9
2.1.3 Dimensi Komunikasi Internal ... 11
2.1.4 Jenis dan Bentuk Komunikasi Internal ... 13
2.1.4.1 Komunikasi Personal ... 13
2.1.4.2 Komunikasi Kelompok ... 21
2.2 Teori Informasi Organisasi ... 24
2.3 Aliran Informasi ... 27
2.3.1 Sifat Aliran Informasi ... 27
2.3.2 Pola Aliran Informasi ... 30
2.5 Alur Pikir ... 40
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 42
3.1 Jenis Penelitian ... 42
3.2 Lokasi Penelitian ... 44
3.3 Fokus Penelitian ... 45
3.4 Sumber Data ... 46
3.5 Teknik Pemilihan Informan ... 46
3.6 Teknik Pengumpulan Data ... 50
3.7 Teknik Analisis Data ... 52
3.8 Keabsahan Data ... 54
3.9 Etika Penelitian ... 55
BAB IV. PENYAJIAN DATA ... 57
4.1 Gambaran Umum Mobil Cepu Ltd ... 57
4.1.1 Sejarah singkat Mobil Cepu Ltd ... 57
4.1.2 Profil Umum Mobil Cepu Ltd ... 58
4.1.3 Struktur Organisasi departemen PGA ... 62
4.2 Profil Data Informan ... 64
4.2.1 Profil Data Informan Utama ... 64
4.2.2 Profil Data Informan Pendukung ... 66
4.3 Penyajian Data ... 68
4.3.1 Jenis dan Bentuk Komunikasi Internal pada program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh departemen PGA ... 69
4.3.1.1 Komunikasi Tatap muka / Kelompok (group communications).. ... 77
4.3.2 Aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada
karyawan MCL ... 85
4.3.2.1 Program Media Internal (Emanate, Emphasis, KBU) ... 87
4.3.2.2 Program Acara Internal (Lunch and Learn) ... 95
BAB V PEMBAHASAN ... 104
5.1 Jenis dan Bentuk Komunikasi Internal pada program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh departemen PGA ... 104
5.1.1 Komunikasi Media (mediated communications) ... 109
5.1.2 Komunikasi Tatap muka secara Kelompok (group communications) ... 113
5.2 Aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan MCL ... 120
5.2.1 Sifat Aliran Informasi - Serentak ... 121
5.2.2 Pola Aliran Informasi – Pola Roda ... 125
5.2.3 Arah Aliran Informasi – Horizontal dan Lintas Saluran ... 128
5.3 Dimensi Komunikasi Internal berdasarkan analisis aliran informasi program komunikasi internal MCL ... 134
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN ... 142
6.1 Kesimpulan ... 143
6.2 Saran ... 144
DAFTAR PUSTAKA ... 145
LAMPIRAN 1 ... 146
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
No. Halaman
1. Dimensi Komunikasi Internal ... 11
2. Penyebaran secara serentak ... 30
3. Pola Roda ... 32
4. Pola Lingkaran ... 33
5. Triangulasi Data ... 53
6. Logo ExxonMobil dan Mobil Cepu Ltd. ... 58
7. Struktur Organisasi. ... 62
8. Ibu Feni K.Indiharti (Informan Utama). ... 65
9. Ibu Wulan Purnamawati (Informan Utama). ... 66
10. Peneliti saat mengikuti FGD (Forum Group Discussions). ... 71
11. Karyawan saat berinteraksi dengan masyarakat dan pekerja. ... 72
12. ---. ... 72
13. ---. ... 72
14. Narasumber Internal Adam Kambalch (EPC 2). ... 78
15. Narasumber Eksternal Roni Mustamu. ... 81
16. Media Internal berupa brosur EManate dan EMphasis. ... 83
17. Media Internal berupa Newsletter Kilas Banyu Urip. ... 84
18. Media Internal Email Blast ... 87
19. Peneliti saat mengikuti sesi Program Lunch and learn ... 87
20. Skema hasil analisis data 1. ... 119
21. Skema hasil analisis data 2. ... 132
22. Skema hasil analisis data 3. ... 133
DAFTAR LAMPIRAN
No. Halaman
1. Panduan Wawancara ... 146
2. Foto ... 178
3. Program Komunikasi Internal MCL ... 180
4. Persetujuan dokumentasi ... 189
5. Surat Keterangan Penelitian ... 190
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berjalannya sebuah perusahaan atau organisasi mencakup aktivitas komunikasi secara internal (internal communications) dan eksternal (external communications). Komunikasi ke dalam perusahaan dilakukan atas dasar pencapaian kepentingan bersama untuk perusahaan dan karyawan yang bekerja di dalamnya. Woodruffe dalam (Abdullah & Antony, 2012, h.18) mengemukakan komunikasi internal sebagai salah satu cara memperlakukan karyawan dengan nilai yang sangat besar melalui praktik program untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam proses tersebut tentunya tidak selalu berjalan mulus. Karena pada setiap individu karyawan memiliki ruang lingkup dan pemahaman yang berbeda-beda terhadap organisasi. Untuk menghindari adanya kesalahpahaman di dalam hubungan internal perusahaan, diperlukan komunikasi internal yang dilakukan secara timbal balik antara pihak atasan dan bawahan maupun sejajar menjadi suatu bidang komunikasi khusus yakni sejauh mana seorang Humas memiliki kemampuan untuk mengelola hubungan karyawan.
2
kalanya ditentukan oleh baik atau tidaknya hubungan maupun komunikasi karyawan di dalam perusahaan. Pentingnya komunikasi kepada karyawan dikarenakan sebuah alasan yang mendasar, dikarenakan perusahaan bisa memperoleh hubungan dengan masyarakat yang baik, apabila dimulai dengan komunikasi karyawan yang baik (Herimanto, 2007 ,h. 80). Komunikasi dengan karyawan bisa berupa komunikasi ke bawah (downward communication), komunikasi ke atas (upward communication), komunikasi sejajar (sideways communication) dan juga komunikasi lintas saluran (Pace dan Faules, 2005 h. 183).
perusahaan untuk memberikan informasi selain bidang atau spesifikasi pekerjaan yang dimiliki oleh masing-masing karyawan. Hal tersebut sebagai bentuk kesadaran karyawan terhadap aktivitas dan program perusahaan yang berkaitan dengan hal menjaga ijin beroperasi di wilayah blok Cepu.
4
kegiatan perusahaan seperti hubungan dengan media, pemerintahan, serta program pengembangan masyarakat merupakan hal yang sangat penting diketahui oleh karyawan untuk menunjang kemajuan sebuah perusahaan. Selain itu interaksi karyawan antar departemen yang berbeda adalah salah satu indikasi untuk membina serta menjalin kedekatan/kekerabatan antara karyawan satu dengan yang lainnya. Cutlip, Center & Broom (2006, h. 254) mengemukakan bahwa komunikasi di dalam organisasi bisa dikatakan lebih penting ketimbang komunikasi eksternal, karena organisasi harus berfungsi efektif dalam mencapai tujuannya guna menjaga kelangsungan hidupnya.
Sesuai dengan pra-research peneliti, pembagian fungsi kerja yang berbeda pada setiap departemen di MCL, menyebabkan para karyawan sibuk dengan urusan pekerjaannya masing-masing. Sehingga interaksi antar karyawan hanyalah sebatas bertegur sapa (saat bertemu) dan kepentingan pekerjaan saja. Dibutuhkan waktu-waktu tertentu untuk melakukan komunikasi antar karyawan dari setiap departemen yang berbeda. Karena setiap departemen memiliki target yang berbeda-beda dalam hal menyelesaikan pekerjaan, maka waktu yang dimiliki karyawan sangatlah terbatas. Dengan keterbatasan waktu yang dimiliki setiap karyawan, hal tersebut menjadi salah satu faktor utama perusahaan untuk pentingnya melakukan komunikasi internal melalui bentuk program maupun sarana media komunikasi internal.
sebagai bentuk kesadaran karyawan terhadap aktivitas dan program perusahaan yang berkaitan dengan hal menjaga ijin beroperasi di wilayah blok Cepu. Jefkins (1995, h. 179) mengemukakan bahwa setiap karyawan berhak memiliki dan mengetahui informasi yang pasti dan baik mengenai keadaan perusahaan dan keadaan dia di dalam perusahaanya. Karena dari informasi yang diperoleh maka karyawan tersebut dapat mempertimbangkan masa depan yang akan dia pilih di dalam perusahaan tersebut. Untuk memperoleh informasi yang diinginkan maka baik perusahaan atau karyawan itu harus mau melakukan komunikasi dua arah yang baik. Komunikasi dua arah ini dapat ditinjau melalui aliran informasi yang dapat menjadi sarana untuk melakukan komunikasi internal antara karyawan dengan pemimpin dan sebaliknya.
6
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas maka pertanyaaan penelitian ini adalah
“Bagaimana aliran informasi kegiatan perusahaan yang terjadi pada program
komunikasi internal bagi karyawan Mobil Cepu Ltd.”
1.3 Tujuan Penelitian
Dengan memperhatikan rumusan masalah di atas maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui, menganalisis dan mendeskripsikan aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd.
1.4 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Manfaat akademik ;
Bagi penulis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya konsep atau teori yang mendukung perkembangan ilmu komunikasi khususnya yang terkait dengan komunikasi internal melalui bentuk-bentuk program.
b. Manfaat praktis;
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.Komunikasi Internal dalam Perusahaan
Adapun definisi dari komunikasi internal telah banyak para pakar yang mendefinisikannya, salah satunya yang dikemukakan oleh Neni Yulianita (2007, h. 92), komunikasi Internal adalah komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang berada didalam suatu perusahaan. Maksud definisi tersebut adalah bahwa komunikasi internal timbul akibat adanya interaksi/hubungan yang ada pada orang-orang di dalam organisasi, hubungan atau interaksi yang ada dikarenakan hubungan kerja didalam organisasi haruslah hubungan yang simbosis mutualis. Artinya meskipun terdapat perbedaan tugas, misalkan adanya tuntutan spesialisasi, selalu diperlukan hubungan yang selalu saling menguntungkan, agar tercapainya tujuan perusahaan tersebut, kepuasan pegawai dan masyarakat.
8
organisasi, dalam model komunikasi perusahaan yang terintegrasi secara keseluruhan (Welch & Jackson, 2007, h. 179).
2.1.1. Indikator komunikasi internal
Dalam melakukan aktivitas komunikasi internal tentunya ada beberapa indikator yang menyebabkan komunikasi internal penting untuk dilakukan dalam sebuah perusahaan. Menurut para pakar Neni Yulianita (2007, h. 92), R. Wayne Pace dan Don. F. Faules (2004, h. 23-27) terdapat 10 indikator yaitu :
1. Menginformasikan mengenai perusahaan.
Menyampaikan secara rinci tentang perusahaan baik dari luar maupun dalam serta untuk mengetahui kesesuaian kondisi yang ada dilapangan. 2. Kesalah pahaman dalam berkomunikasi.
Kegagalan sang komunikan dalam menyampaikan apa yang mereka pikirkan dan yang mereka rasakan.
3. Hambatan-hambatan dalam berkomunikasi
Jalannya komunikasi tidak secara efekif dan tidaklah cukup hanya dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi. 4. Memberikan saran kepada pimpinan
Adanya perbedaan posisi dalam memimpin merupakan hal sulit untuk seorang bawahan untuk menyampaikan sesuatu terlebih lagi soal saran yang tujuannya sekedar masukan.
5. Menyelesaikan masalah pekerjaan
6. Hubungan kerja dengan atasan
Kemampuan membina hubungan dan juga mempengaruhi mitra kerja usaha terikat, dengan pihak yang tidak memiliki otoritas formal namun cukup berpengaruh.
7. Menginformasikan ketidak puasan dalam bekerja
Tidak tercapainya keselarasan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Hal ini akan diutarakan apabila target yang telah dicapai tidak sesuai dengan keinginan.
8. Instruksi pimpinan mengenai pekerjaan
Cara penyampaian yang tidak tepat akan berpengaruh dalam memahami dan mengerjakan tuga-tugas atau instruksi-instruksi yang diberikan oleh pimpinan.
9. Menginformasikan kesalahan dalam pekerjaan
Pekerjaan yang telah selesai tetapi tidak mencapai terget dan harus memberitahukan pada atasan serta harus memperbaikinya.
10.Menginformasikan visi, misi dan tujuan perusahaan pada pegawai.
Menjelaskan tujuan-tujuan yang harus dicapai perusahaan dan mewajibkan para pegawai untuk mewujudkannya.
2.1.2. Pendekatan terhadap karyawan
10
lebih fokus kepada seluruh karyawan. Oleh karena itu pendekatan terhadap karyawan mendorong manajer untuk mempertimbangkan kelompok yang berbeda dengan minat yang berbeda dalam sebuah organisasi (Welch & Jackson, 2007, h.181).
para pemangku kepentingan dalam organisasi di sejumlah dimensi yang saling terkait termasuk jalur komunikasi internal manajer, komunikasi internal rekan/tim, komunikasi internal proyek dan terakhir komunikasi internal perusahaan. Keempat unsur yang saling terkait dapat dianggap sebagai dimensi komunikasi internal dan diterapkan sebagai aspek manajemen komunikasi internal. Aspek manajemen komunikasi internal meliputi partisipasi dalam komunikasi, arah dan isi dari komunikasi (Welch & Jackson, 2007, h.184).
Dimensi keempat komunikasi internal ini penting karena berfokus pada komunikasi dengan seluruh karyawan yang disorot oleh Forman dan Argenti dalam (Welch & Jackson, 2007, h.186) menekankan peran komunikasi yang jelas, konsisten dan berkesinambungan dalam membangun keterlibatan karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa manajer komunikasi internal perusahaan berkontribusi untuk melibatkan karyawan di seluruh organisasi. Peneliti menggunakan pendekatan karyawan karena penelitian ini berfokus pada karyawan sebagai salah satu stakeholder internal perusahaan. Selain itu pengklasifikasian stakeholder bertujuan untuk mengetahui perbedaan tugas dan fungsi antara manajerial dan karyawan yang kemudian dapat dianalisis dengan aliran informasi.
2.1.3. Dimensi Komunikasi Internal
12
lingkaran pada Gambar 1. mewakili pesan perusahaan dan tips panah mewakili tujuan komunikasi internal perusahaan. Lingkaran bertitik mewakili semua karyawan dalam organisasi. Aliran penelitian studi keunggulan mengidentifikasi dialog atau simetris komunikasi dua arah sebagai sesuatu hal yang penting untuk kesuksesan komunikasi internal (Grunig dan Hunt dalam Welch & Jackson, 2007, h.187).
.
Gambar.1 Dimensi Komunikasi Internal, Sumber: Journal Rethinking Internal Communications : A Stakeholder Approach (Welch & Jackson, 2007).
Komunikasi satu arah yang tepat dalam situasi di mana konsistensi pesan yang penting dan dalam hal ini media komunikasi adalah salah satu pilihan yang strategis. Media komunikasi melibatkan penggunaan beberapa jenis media komunikasi (newsletter, iklan televisi perusahaan, situs web perusahaan, buletin internal). Media komunikasi internal dapat dianggap simetris jika isinya memenuhi kebutuhan karyawan untuk mengetahui daripada kebutuhan manajemen untuk memberitahu (Grunig et al dalam Welch & Jackson, 2007, h.187).. Sehingga Komunikasi internal perusahaan akan didukung dengan komunikasi dua arah simetris untuk memberikan kesempatan bagi dialog antara manajer strategis dengan para karyawan.
Penelitian preferensi karyawan untuk saluran dan isi komunikasi internal perusahaan diperlukan untuk memastikan memenuhi kebutuhan karyawan.. Demikian pula, preferensi karyawan dengan jumlah informasi yang mereka inginkan pada berbagai topik memerlukan studi lebih lanjut untuk memastikan komunikasi internal perusahaan memenuhi kebutuhan karyawan. Karena akan sedikit berbahaya jika komunikasi internal perusahaan dipandang sebagai pengkontribusi informasi yang berlebihan.
2.1.4. Jenis dan bentuk Komunikasi Internal
Komunikasi Internal menurut Onong Uchjana Effendy (2006, h. 125), meliputi berbagai cara yang dapat diklarifikasikan menjadi dua jenis, yakni: 2.1.4.1.Komunikasi Personal (Personnel Communication)
14
komunikasi media (mediated communication) dengan cara menggunakan alat atau media komunikasi. Berhubungan dengan proses penyampaian informasi di dalam organisasi, hal penting yang harus diperhatikan adalah mengenai pemilihan media dalam penyampaian suatu pesan tersebut. Dalam penyampaian informasi kegiatan perusahaan sebagai pemenuhan kebutuhan karyawan dibutuhkan media komunikasi internal. Media komunikasi memiliki kemampuan untuk lebih menunjang suatu keberhasilan penyampaian pesan yang diinginkan. Tujuan diadakannya media komunikasi internal pada perusahaan dalam penyelenggaraan kegiatan komunikasi yaitu sebagai langkah aktif perusahaan atau organisasi untuk membina hubungan baik terhadap setiap pihak internal perusahaan.
Karyawan sebagai penggerak perusahaan berjumlah lebih banyak dibanding pihak menejemen perusahaan sehingga dibutuhkan media sebagai alat berkomunikasi. Media ini disebut dengan media internal, karena sifatnya yang khusus, yaitu media yang dibuat dan disebarkan khusus kepada karyawan (Jefkins, 2004, h. 164). Untuk menjembatani komunikasi antara manajemen dengan karyawan, sebuah perusahaan dapat memfasilitasi dengan membuat media internal. Dengan adanya media internal ini diharapkan bisa mendukung terciptanya suasana kondusif dan harmonis sehingga seluruh aktivitas perusahaan bisa berjalan dengan lancar. Kehadirannya dimanfaatkan untuk mensosialisasikan kebijakan perusahaan, mengangkat isu-isu umum masalah sebuah perusahaan perusahaan serta sebagai penyampai kegiatan atau program kerja yang sedang dan telah dilakukan oleh perusahaan.
16
Beberapa media internal yang sering kali digunakan di dalam perusahaan, antara lain adalah :
a. Publikasi karyawan (majalah/newsletter)
Majalah atau newsletter adalah bentuk paling umum untuk publikasi berkala. Karena teknologi desktop publishing yang mudah tersedia. Akibatnya kebanyakan organisasi mengandalkan majalah atau newsletter untuk mengkomunikasikan berita. Menurut Paul Swift, managing editor Newsletter on Newsletter, berkata bahwa newsletter merupakan media yang akan menetap dan terus berkembang. Ada lebih banyak nilai yang ditanamkan dalam mengarahkan komunikasi dengan dunia perusahaan dan asosiasi dengan anggotanya. (Cutlip, 2005, h. 230) b. Buku Pedoman
Oleh karena biaya produksinya, buku pedoman dibuat untuk dapat dibaca serta disimpan sebagai referensi. Buku pedoman ini membutuhkan indeks dan informasinya akan lebih mudah dibaca jika disediakan label atau halaman dengan kode berwarna (Lattimore, 2010, h.234).
c. Rapat (Meeting)
dilaksanakan dengan para karyawan. rapat tersebut memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk berbicara langsung kepada karyawannya tentang kebijaksanaan, produk, metode dan masalah internal baru. Masalah yang biasa dibahas pada rapat adalah masalah keuangan pabrik, keuntungan, posisi perusahaan dalam industry, serta masalah perusahaan lainnya (Moore 2005, h. 353-354). Laksamana (2010, h. 50-51) menjelaskan mengenai rapat manajemen ke dalam berbagai jenis, yaitu
1.Team Briefings
Team briefings biasa dilakukan hanya melibatkan divisi atau
departemen tertentu saja. Team briefings lebih terfokus pada
departemen internal sendiri. Situasi serta lokasi bisa berbeda
tergantung lingkungan perusahaan yang sedang dijalankan
2.Weekly meeting
Weekly meeting biasa diberikan setiap minggu (biasanya
awal minggu) untuk updating progress terkini dan kinerja.
Bisa juga melibatkan departemen atau mengundang divisi
tertentu ke dalam pertemuan ini
3.Staff meeting
Pertemuan ini biasanya dilakukan dalam skala besar karena
harus mengundang semua staff. Topic juga harus jelas
sebelum pertemuan dimulai. Agenda perihal pembaruan
informasi perusahaan tersebut menyangkut sudah sejauh
mana atau kapan target bisa tercapai serta membahas hal-hal
lain dalam lingkup bisnis dan perusahaan. Staff meeting
memerlukan moderator agar pertemuan bisa berjalan lancer
dan notulen sebagai pencatat.
4.Conferences
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan
semua staff dalam forum yang cukup besar dengan topic
yang harus jelas dan bersifat informative. Materinya mulai
dari visi dan misi perusahaan hingga hal-hal yang bersifat
global dan makro bagi perusahaan. Pesan yang ingin
18
5.Walking the job
Hal ini biasa dilakukan ketika ingin berinteraksi secara
langsung dengan para karyawan. tatap muka , agar
mendapatkan tanggapan langsung perihal sesuatu, baik
mengenai fungsi maupun masukan bagi program internal.
Laksamana menspesifikkan rapat manajemen menjadi beberapa hal, sedangkan Jefkins( 2002, h. 198) menambahkan bahwa tersedianya suatu fasilitas bagi para pegawai untuk mengadakan komunikasi ke atas dan bagi pihak manajemen untuk melangsungkan komunikasi ke bawah jelas sangat penting demi terciptanya komunikasi yang efektif di kalangan para pegawai.
d. Papan Pengumuman
Papan bulletin atau papan pengumuman menawarkan tempat yang bagus untuk menguatkan informasi dengan pesan-pesan singkat secara publik. Papan ini menyediakan akses cepat untuk menghentikan desas desus dan membuat informasi yang diinginkan itu terpancang. Papan dinamis memperoleh perhatian tetap. Papan dinamis adalah papan yang informasinya selalu diperbaharui. Papan Pengumuman standart dapat ditempatkan pada berbagai lokasi yang ramai atau yang sering disinggahi agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan pula. (Jefkins, 2002, h. 198).
e. Kaset, Film dan Slide
ketetentuan karyawan (Moore, 2005, h. 357). Menurut Jefkins( 2002, h. 198) perangkat-perangkat audio visual ini dapat dipergunakan untuk berbagai tujuan seperti mendidik para pegawai baru, menjelaskan standar keamanan kerja, menguraikan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan dan pembukuan tahunan, mengadakan rekruitmen, mendemonstrasikan kegunaan atau cara pemakaian produk-produk baru atau untuk menjelaskan alasan-alasan dan potensi pembukaan cabang baru perusahaan di suatu tempat.
Menurut Jefkins (2002, h. 197) kaset video menghadirkan komunikasi tatap muka yang memiliki potensial besar untuk menumbuhkan pemahaman yang lebih baik antara pihak manajemen dengan segenap pegawai. Laksamana(2010,h. 54) menambahkan bahwa aplikasi bentuk visual dari video memiliki kelebihan karena pengaruh gambar, gerak, dan suara seperti dalam kisah nyata kehidupan.
f. Brosur
20
mudah dimengerti dan dipahami serta dibuat semenarik mungkin, dan selalu berisi hal-hal baru yang berkaitan dengan produk perusahaan. g. Pamflet dan Poster
Pamflet digunakan untuk program tertentu dan bersifat membangun semangat tim antar depatemen dan perusahaan. Bisa bersifat indoktrinasi tertentu yang berkaitan dengan perusahaan. Bisa berupa buku saku kecil tentang visi dan misi perusahaan, brand values dan sebagainya. Poster digunakan secara efektif untuk membangkitkan kesan serta ingatan publik internal terhadap perusahaan. Materi informasinya berhubungan dengan keselamatan, kesehatan kerja, brand atau imbauan agar turut berpartisipasi dengan tema-tema tertentu (Laksaman, 2010,h. 52).
h. SMS dan BBM
Laksamana (2010, h. 56) menjelaskan bahwa SMS dan BBM bisa digunakan jika anda memerlukan semua info terkini tentang perkembangan baru dalam bentuk pesan berantai. Pesan atau informasi yang disampaikan dibuat ringkas dan padat sesuai dengan namanya Short messages Service (SMS). Kelebihan dari SMS adalah biaya yang lebih murah, namun kelemahan dari media itu adalah tidak selalu langsung dibaca, bahkan jika ada masalah teknis SMS tidak sampai atau terlambat sampai tujuan (Kussusanti, 2009, h. 8)
i. Intranet
bahwa e-mail menjadi salah satu employee communication tools karena sifatnya yang langsung, mudah dalam mendistribusikan, tidak ada biaya secara virtual. Laksamana (2010, h. 56) menambahkan bahwa e-mail gunanya untuk penyebaran berita kepada pihak internal dan semua informasi dapat disebarluaskan dalam hitungan detik. Selain e-mail terdapat pula homepage. Homepage merupakan media terkontrol yang memiliki kemampuan grafis dan suara yang melebihi kelebihan pengguna e-mail (Lattimore, 2010, h. 247).
2.1.4.2. Komunikasi Kelompok (group communication)
Komunikasi antara seseorang dalam situasi tatap muka. Komunikasi ini bisa kecil, dan bisa juga besar, tetapi berapa jumlah orang yang termasuk kelompok kecil, dan berapa jumlah yang termasuk besar tidak ditentukan dengan perhitungan secara eksak, dengan ditentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikan dalam hubungannya dengan proses komunikasi. Seperti yang dikemukakan oleh Ruslan (1998, h. 257) bahwa kegiatan hubungan antar karyawan di perusahaan dapat diwujudkan dalam beberapa aktivitas atau program :
a. Program pendidikan dan pelatihan
upaya meningkatkan kualitas keterampilan dan kualitas maupun kuantitas pemberian jasa pelayanan dan sebagainya.
b. Program pencapaian motivasi kerja berprestasi
22
keinginan darip pihak perusahaan untuk mencapai produktivitas yang tinggi. Progam pembangunan motivasi kerja ini dapat diwujudkan melalui kegiatan komunikasi arah antar pekerja dengan manajemen yang salah satunya dapat diwujudkan melalui kegiatan rapat. Dalam acara rapat terbentuk suatu pola komunikasi organisasi yang paling efisien yaitu komunikasi tatap muka. Melalui komunikasi yang dilakukan pihak manajemen, pekerja dapat lebih saling memahami dan mengerti keinginan dan kebutuhan masing-masing pihak sehingga dapat diperoleh adanya win win solution yang pada akhirnya bisa meningkatkan motivasi kerja karyawan.
c. Program penghargaan
Upaya pihak perusahaan (pimpinan) memberikan suatu penghargaan kepada karyawan baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaannya secara terus menerus dan sebagainya. Program penghargaan ini dapat menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan.
d. Program acara khusus(special events)
Karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pihak
pimpinan perusahaan sehingga dapat menciptakan rasa saling
memiliki , motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi
kerja semaksimal mungkin. Di samping itu akan mengurangi
dampak negative terhadap manajemen suatu perusahaan
seperti akan timbulnya rasa kejenuhan , kebosanan bagi para
pekerjanya , maka dengan cara begitu pihak manajer humas
aklan dapat membantu manajemen perusahaan untuk
menghindarkan terjadinya suatu pemborosan tenaga, waktu ,
dan uang secara sia-sia( non produktif).
24
2.2. Teori informasi Organisasi
Teori Komunikasi Organisasi dikemukakan oleh Karl Weick (1995, h. 281). Karl Weick mengembangkan sebuah pendekatan untuk menggambarkan proses dimana organisasi mengumpulkan, mengelola dan menggunakan informasi yang mereka terima. Fokus utama penelitian Weick adalah pada pertukaran informasi yang terjadi dalam organisasi dan bagaimana anggota mengambil langkah untuk memahami hal ini. Weick percaya bahwa organisasi berbicara pada dirinya sendiri. Maksud dari pernyataan tersebut adalah anggota-anggota organisasi adalah penting dalam penciptaan dan pemeliharaan makna pesan. Weick melihat organisasi sebagai sebuah sistem yang mengambil sebuah informasi yang membingungkan atau ambigu dari lingkungannya dan membuat informasi tersebut menjadi masuk akal. Oleh karenanya, menurut Teori Informasi Organisasi, organisasi akan berevolusi selama mereka masih berusaha untuk memahami diri mereka dan lingkungannya.
melakukan perolehan informasi, bagian tersulit adalah dalam mengartikan dan mendistribusikan informasi yang didapatkan. Peneliti memilih teori ini karena berhubungan dengan yang terjadi di lapangan pada saat pra-penelitian. Bahwa karyawan harus dibuat sadar akan pentingnya informasi yang diperoleh maupun yang akan disampaikan ke publik terhadap aktivitas dan program perusahaan yang berkaitan dengan hal menjaga ijin beroperasi di wilayah blok Cepu. Selain itu tingkat kebutuhan informasi yang tinggi terhadap update proyek memberikan indikasi kepada perusahaan untuk mengumpulkan, mengelola informasi melalui komunikasi internal yang dikemas dalam bentuk program. Sehingga nantinya akan terjadi pertukaran informasi, dan informasi dapat diterima dan digunakan sebagai pemenuhan kebutuhan karyawan terhadap aktivitas kegiatan perusahaan. Ada beberapa Asumsi dasar teori informasi organisasi yang dikemukan oleh Karl Weick dalam (Turner, 2008 h. 339-340), diantaranya adalah :
1. Organisasi manusia ada dalam sebuah lingkungan informasi. Asumsi ini menyatakan bahwa organisasi bergantung pada informasi agar dapat berfungsi dengan efektif dan mencapai tujuan mereka. Weick (1979) memandang konsep lingkungan informasi sebagi sesuatu yang berbeda dari lingkungan fisik dimana organisasi berada. Ia menyatakan bahwa lingkungan informasi ini diciptakan oleh anggota organisasi.
2. Informasi yang diterima sebuah organisasi berbeda dalam hal ketidak jelasannya.
26
mereka dapat dipahami. Sebuah organisasi harus menentukan mana anggota yang lebih mengetahui atau berpengalaman dalam berurusan dengan informasi penting yang didapatkan. Sebuah rencana untuk memahami informasi harus disusun. Pesan-pesan, menurut teori Weick, sering kali tidak jelas. Ketidakjelasan merujuk pada pesan yang rumit, tidak pasti, dan tidak dapat di prediksi.
3. Organisasi manusia terlibat di dalam pemprosesan informasi untuk mengurangi ketidakjelasan informasi.
Asumsi ini menyatakan bahwa organisasi mulai dalam aktifitas kerjasama untuk membuat informasi yang diterima dapat lebih dipahami. Weick melihat proses mengurangi ketidakjelasan sebagi sebuah aktifitas bersama diantara anggota organisasi. Ini bukan hanya merupakan tanggung jawab dari seseorang saja untuk mengurangi ketidakjelasan. Sebaliknya, ini adalah sebuah proses yang mungkin melibatkan beberapa anggota organisasi.
samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
2.3. Aliran Informasi.
Organisasi dianggap sebagai pemroses informasi besar, dengan input, throughput, dan output (Pace, 2006, h.17). Baik kedua pandangan tersebut tidak ada yang salah, juga tidak ada yang benar atau lebih baik, keduanya digunakan sebagai kerangka untuk menjelaskan bagaimana teori berkaitan dengan praktik. Komunikasi organisasi dapat didefinisikan pula sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu penafsiran tertentu (Pace 2006 , h. 31). Bila organisasi dianggap sebagai struktur atau wadah yang telah ada sebelumnya, maka komunikasi dapat dianggap sebagai
“suatu substansi nyata yang mengalir ke atas, ke bawah, dan kesamping dalam
suatu wadah.” Ketika organisasi dianggap sebagai orang-orang yang berinteraksi
dan member makna kepada interaksi tersebut, komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi alih-alih sekedar fungi pemelihara organisasi. Komunikasi tidak sekedar melayani organisasi, ia adalah organisasi. (Pace, 2006, h. 34). Aliran Komunikasi Organisasi berpengaruh terhadap efektifitas organisasi baik dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan ataupun pula dalam pelaksanaan & pencapaian tujuan organisasi.
2.3.1. Sifat aliran informasi
28
Penciptaan, penyampaian, dan interpretasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh organisasi. (Pace, 2006, h. 170).
Menurut Guetzkow (1964) dalam (Pace, 2006, h. 171), aliran informasi (penyebaran pesan) dalam organisasi dapat terjadi dalam tiga cara. Antara lain adalah :
1. Serentak :
Gambar 2. Penyebaran secara serentak, Sumber : Pace, R Wayne dan Don Faules. 2006.
2. Berurutan :
Haney (1962) dalam (Pace, 2006, h. 171) mengemukakan bahwa, proses penyebaran informasi/pesan secara diadik merupakan bentuk
komunikasi yang utama, Dengan pola “siapa berbicara kepada siapa”.
Informasi disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang lain secara tidak bersamaan. Sehingga bentuk dari komunikasi ini adalah komunikasi antarpersonal, model jaringan sel.
30
orang berikutnya dalam rangkaian Pola penyebaran menyebabkan waktu dalam penyampaian pesan tidak beraturan (Pace, 2006, h. 173).
3. Serentak – Berurutan, yaitu kombinasi kedua pola aliran yang telah disebutkan sebelumnya.
2.3.2. Pola Aliran Informasi
Katz dan Kahn (1966) dalam (Pace, 2006, h. 175), menunjukan bahwa pola atau keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara anggota sistem tersebut di batasi. Ada dua pola untuk menggambarkan aliran informasi di dalam suatu organisasi., yaitu:
1. Pola Roda
Adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi dan memecahkan masalah dengan saran / persetujuan anggota lainnya.
Gambar 3. Pola Roda, Sumber : Pace, R Wayne dan Don Faules. 2006.
2. Pola Lingkaran
Semua anggota berkomunikasi satu sama lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan. Tidak seorangpun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk memecahkan persoalan.
32
Gambar 4. Pola Lingkaran, Sumber : Pace, R Wayne dan Don Faules. 2006
2.3.3. Arah Aliran Informasi
Dalam komunikasi organisasi terdapat 4 arah aliran informasi diantaranya adalah : 1. Komunikasi kebawah
Komunikasi kebawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, 1967 dalam Pace, 2006, h. 184).
Ada lima (5) jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Katz & Khan, 1966 dalam Pace, 2006, h. 185) dalam :
a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan.
b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan. c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi. d. Informasi mengenai kinerja pegawai.
2. Komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas dalam suatu organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua pegawai dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas, yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau member informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi dari dia. (Pace, 2002, h. 189).
Informasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (atasan). Atau komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan, diantaranya adalah :
a. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan kepuasan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya (Sharma,1979 dalam Pace, 2006, h. 190). b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan
mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka (Planty & Machaver, 1952 dalam Pace, 2006, h. 190).
34
d. Komunikasi ke atas menumbuhkan aspresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi (Planty & Machaver, 1952 dalam Pace, 2006, h. 190).
e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah (Planty & Machaver, 1952 dalam Pace, 2006, h. 190).
f. Komunikasi keatas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut (Harriman, 1974 dalam Pace, 2006, h. 190)
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi yang mempunyai atasan yang sama (Pace, 2002, h. 195).
Tujuan komunikasi horizontal :
a. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja. b. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan. c. Untuk memecahkan masalah
d. Untuk memperoleh pemahaman bersama.
e. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan
f. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal (Pace, 2006, h. 195).
Bentuk komunikasi horizontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersonal. Bahkan bentuk komunikasi horizontal tertulis cenderung menjadi lebih lazim. Komunikasi horizontal paling sering terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo dan catatan, kegiatan sosial dan lingkaran kualitas. Lingkaran kualitas adalah sebuah kelompok pekerja sukarela yang berbagi wilayah tanggung jawab. Yang penting kelompok ini adalah kelompok kerja biasa yang membuat atau memperbaiki suatu produk. Lingkaran kualitas umumnya diberi tanggung jawab penuh untuk mengenali dan memecahkan masalah (Yager, 1980 dalam Pace, 2006, h. 197).
36
komunikasi, (2) membangun sistem penghargaan berbasis pencapaian tim alih-alih pecapai individu, dan (3) mendorong partisipasi penuh dalam fungsi-fungsi tim.
4. Komunikasi Lintas Saluran
Komunikasi lintas saluran merupakan komunikasi yang dilakukan oleh pegawai ketika proses komunikasi tersebut melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. (Pace, 2002, h. 197).
Komunikasi lintas saluran, adalah informasi yang bergerak di antara orang-orang dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi atasan ataupun bawahan satu dengan yang lainnya. Mereka menempati bagian fungsional yang berbeda. Spesialis staf (staff specialists) biasanya paling efektif dalam komunikasi lintas-saluran karena biasanya tanggung jawab mereka muncul di beberapa rantai otoritas perintah dan jaringan yang berhubungan dengan jabatan.
2.4. Penelitian Terdahulu 1. Budi Santoso (2008)
Studi pendahuluan yang pertama yang digunakan peneliti sebagai
pedoman adalah “ Implementasi Komunikasi Organisasi Internal di Redaksi
Majalah Fahma Yogyakarta “ Peneliti adalah Mahasiswa Komunikasi dan
implementasi komunikasi internal yang dilakukan majalah fahma. Manfaat penelitian ini bagi penulis adalah, penulis dapat memperoleh gambaran mengenai aliran informasi yang terjadi dalam organisasi yang digunakan penulis sebagai salah satu fokus penelitian. Perbedaan yang mendasar dari penelitian ini dan penelitian yang dilakukan penulis dapat dilihat dari fokus penelitian. Penelitian yang dilakukan oleh Budi Santoso (2008) adalah untuk mengetahui secara jelas komunikasi internal yang terjadi melalui proses penyebaran informasi dari aliran dan arah informasi di Majalah Fahma Yogyakarta. Sedangkan penulis ingin mengetahui aktivitas komunikasi internal sebagai pemenuhan kebutuhan karyawan terhadap informasi kegiatan perusahaan melalui proses dan bentuk komunikasi internal serta aliran informasi yang terjadi di Mobil Cepu Ltd.
2. Eflina Nuridini Febrita Mona (2012)
Studi pendahuluan yang kedua yang digunakan peneliti sebagai pedoman
adalah “Audit Komunikasi Internal Pada Lembaga Training CV. Indopurels “
38
Secara lebih detail perbandingan mengenai penelitian terdahulu dengan penelitian yang peneliti lakukan digambarkan dalam tabel sebagai berikut :
40
2.5. Alur Pikir
Kebutuhan informasi
komunikasi internal dalam
perusahaan
Pendekatan
karyawan
Teori informasi
organisasi
Jenis-jenis
Komunikasi Internal
Pola Aliran Informasi
Arah Aliran Informasi
Sifat Aliran Informasi
Aliran Informasi
Indikator Komunikasi internal
(Neni Yulianita 2007, h. 92),( R. Wayne Pace dan Don. F.Faules 2004, h. 23-27) :
1. Menginformasikan masalah pekerjaan. 2. Hambatan-hambatan.dalam
berkomunikasi
3. Memberikan saran kepada pimpinan 4. Hubungan kerja dengan atasan
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah kualitatif, karena bertujuan untuk memperoleh berbagai fenomena sosial yang ada melalui berbagai teknis pengumpulan data yang meliputi wawancara, observasi dan pengumpulan dokumen di lokasi penelitian. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2010, h.4) penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati, serta diarahkan pada latar dan individu secara holistik. Jadi dalam hal ini, peneliti tidak boleh mengisolasi individu atau organisasi kedalam variabel atau hipotesis tetapi tidak perlu memandangnya sebagai bagian dari sesuatu yang utuh. Jadi dengan metode kualititatif, peneliti akan mendeskripsikan segala sesuatu mengenai aliran informasi kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd.
Moleong (2010, h.5) juga mengemukakan bahwa penelitian kualitatif merupakan penelitian yang memanfaatkan wawancara terbuka untuk menelaah dan memahami sikap, pandangan, perasaan, dan perilaku individu atau sekelompok orang.
teoritis. Data yang dikumpulkan berupa kata-kata dan gambar bukan rangkaian angka. Selain itu, penelitian ini lebih menekankan pada proses dari pada hasil tanpa maksud menguji hipotesis.
44
dengan kata lain, metode ini bertujuan menjawab pertanyaan tentang sesuatu saat proses penelitian sedang berlangsung. Penelitian ini menggunakan kualitatif deskriptif karena penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis, faktual, dan akurat tentang fakta-fakta yang ditemukan dan juga hasil wawancara dalam penelitian tentang aliran informasi kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd.
3.2. Lokasi Penelitian
3.3. Fokus Penelitian
Penelitian kualitatif dalam merumuskan masalahnya bertumpu pada penetapan fokus, hal tersebut dilakukan karena terdapat 2 (dua) alasan yang ingin dicapai ( Moleong, 2010, h.94) yaitu (1) Dapat membatasi studi, dan (2) Berfungsi untuk memenuhi kriteria masuk-keluar suatu informasi yang baru diperoleh di lapangan. Dengan fokus penelitian akan mencegah terjadinya pembiasan dalam mempersepsikan dan membahas masalah yang sedang diteliti, sehingga akan mempermudah peneliti dalam mengambil data serta mengolahnya hingga menjadi sebuah kesimpulan.
Berdasarkan permasalahan yang dirumuskan pada Bab I yaitu untuk mengetahui bagaimana aliran informasi kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd. Fokus penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui jenis dan bentuk program komunikasi internal pada Mobil Cepu Ltd. dalam menyampaikan informasi kegiatan perusahaan. Fokus yang dijadikan batasan adalah :
1. Komunikasi tatap muka secara kelompok :
Program pencapaian motivasi kerja berprestasi Special Events
46
b. Untuk mengetahui aliran informasi pada masing-masing bentuk program komunikasi internal, yang meliputi :
1. Sifat Aliran Informasi 2. Pola Aliran Informasi 3. Arah Aliran Informasi 3.4. Sumber data
Sumber data atau sumber yang menjadi penyedia informasi dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan sekunder adalah sebagai berikut :
1. Data primer dalam penelitian ini adalah hasil wawancara yang diperoleh langsung dari advisor maupun officer dari departemen Public and Government Affairs selaku pelaksana program komunikasi internal Mobil Cepu Ltd. dalam memenuhi kebutuhan karyawan terhadap informasi kegiatan perusahaan dan hasil observasi.
2. Data sekunder adalah data yang tidak langsung memberikan data kepada peneliti, misalnya penelitian harus melalui orang lain atau mencari melalui dokumen (Sugiyono, 2008. h. 62). Data yang diperoleh didapat dari arsip dan dokumen perusahaan dan kepustakaan lainnya. Dokumen yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah arsip Mobil Cepu Ltd. mengenai aktivitas komunikasi internal yang dilakukan departemen Public and Government Affairs sebagai pelaksana.
3.5 Teknik Pemilihan Informan
diambil secara acak (random). Secara umum teknik ini disebut dengan teknik purposive sampling, dimana peneliti menetapkan kriteria atau syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi calon informan dalam penelitian untuk tujuan tertentu. Misalnya orang tersebut dianggap paling mengetahui tentang apa yang diinginkan peneliti, atau orang tersebut sebagai penguasa sehingga memudahkan peneliti dalam menjelajahi obyek atau situasi sosial yang diteliti (Sugiyono, 2008, h.219).
Menurut Prastowo (2011, h.197)., teknik pemilihan informan secara purposive adalah suatu penentu orang yang dipilih dengan pertimbangan dan tujuan tertentu. Pada purposive sampling, sampel yang dipilh berfungsi memberikan informasi maksimum yang penentuannya dilakukan dengan memilih orang tertentu yang diharapkan dapat memberikan data atau informasi yang dibutuhkan oleh peneliti. Menurut Prastowo (2011, h.195)., infoman adalah orang yang bisa memberikan informasi-informasi utama yang dibutuhkan dalam penelitian kita. Informan utama (key informan) adalah orang yang memahami dan menjalankan kegiatan yang menjadi fokus penelitian, dalam penelitian ini, informan pertama yaitu advisor dan officer divisi Communications departemen Public and Government Affairs. Karena mereka merupakan orang-orang yang melaksanakan dan menguasai tentang program komunikasi internal perusahaan. Dalam penelitian yang dilakukan penulis ini, informannya meliputi :
a. Informan Utama, yaitu :
48
2. Communications and Media Relations Officer Departemen Public and Government Affairs, Mobil Cepu Ltd.
b. Informan Pendukung, yaitu : Karyawan Mobil Cepu Ltd dari departemen yang berbeda
Alasan pemilihan informan tersebut, dikarenakan mereka merupakan pelaku pelaksana program-program komunikasi internal yang terjadi di Mobil Cepu Ltd. Sedangkan alasan penggunaan teknik purposive sampling dikarenakan pertimbangan tertentu seperti persoalan aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan bagi karyawan MCL adalah bersifat kasuitis sehingga dibutuhkan tingkat kedalaman data dan informasi yang konsisten, yang pemahaman terhadap data dan informasi tersebut dikuasai oleh posisi atau jabatan tertentu yang relevan. Oleh karena itu, para informan yang telah dipilih adalah pejabat yang benar-benar memahami secara menyeluruh mengenai program komunikasi internal.
Teknik purposive sampling ini tidak hanya dapat diterapkan pada sumber data primer, tetapi juga terhadap data sekunder melalui pemilihan berbagai naskah dokumen autentik terkait informasi kegiatan perusahaan pada program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd. Purposive sampling ini dalam penerapannya telah menggunakan kriteria ketat untuk menentukan dan memilih para key informan tersebut, yaitu :
a. Kriteria untuk posisi atau jabatan departemen PGA, Mobil Cepu Ltd : 1. Menduduki jabatan penting dan strategis di departemen PGA khususnya
2. Key-informan tersebut memiliki cukup waktu dan bersedia memasok data dan informasi tentang program komunikasi internal perusahaan yang dibutuhkan peneliti kecuali yang rahasia;
3. Jumlah para Key-informan dari departemen PGA Mobil Cepu Ltd ini yang dibutuhkan adalah sebanyak 2 (dua) orang pejabat, dengan asumsi bila data dan informasi yang telah diperoleh itu telah cukup dilihat dari adanya kemunculan “pengulangan data” yang sedang dihimpun dan
dianalisis dari ke 2 (dua) pejabat strategis tersebut;
4. Adapun nama, jabatan, dan deskripsi kerja kedua pejabat departemen PGA khususnya divisi Communications and Media Relations yang telah dipilih sebagai Key-informan, yaitu :
a). Communications and Media Relations Advisor Departemen Public and Government Affairs, Mobil Cepu Ltd., Feni Kurnia Indiharti b). Communications and Media Relations Officer Departemen Public and
Government Affairs, Mobil Cepu Ltd., Wulan Purnamawati b. Kriteria Informan Pendukung yaitu :
1. Karyawan dari beberapa departemen berbeda yang menerima program komunikasi internal
2. Informan pendukung dari beberapa departemen yang berbeda ini memiliki cukup waktu dan bersedia memasok data dan informasi yang diperlukan peneliti ;
50
telah diperoleh iu telah cukup dilihat dari adanya “pengulangan data”
yang sedang dihimpun dan dianalisis dari karyawan departemen yang berbeda tersebut ;
4. Adapun Karyawan dari beberapa departemen berbeda yang telah dipilih sebagai informan pendukung adalah departemen EMIT, Security, Services, Lamdteam, SPG.
3.6 Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan kegiatan yang sangat penting dilakukan dalam sebuah penelitian, hal ini dikarenakan dari data yang diperoleh peneliti dapat menggunakannya untuk menjawab dan memecahkan semua permasalahan yang ada. Maka dari itu data yang diperoleh harus benar, akurat, relevan, dan mendalam. Menurut Kriyantono (2006, h.91), teknik pengumpulan data adalah cara-cara yang dapat digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan tiga (3) cara, yaitu menggunakan observasi, dokumentasi, dan wawancara semi-terstruktur. Menurut Sugiyono (2006, h.25) proses atau teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
penelitian kepada informan dan akan dilanjutkan pertanyaan yang mengalir sesuai dengan hasil wawancara sehingga data atau informasi yang diperoleh lebih detail mengenai program komunikasi internal mengenai informasi kegiatan perusahaan yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd. Tahap wawancara yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut :
a. Peneliti membuat janji terlebih dahulu dengan para informan sebelum melakukan wawancara.
b. Apabila waktu dan tempat telah ditentukan, maka peneliti melakukan wawancara dengan informan.
c. Apabila peneliti merasa data yang diambil dari wawancara sebelumnya masih kurang maka tidak menutup kemungkinan wawancara dilakukan lagi dengan informan.
52
a. Peneliti mengamati program komunikasi internal Mobil Cepu Ltd. dalam memenuhi kebutuhan karyawan terhadap informasi kegiatan perusahaan. Observasi dilakukan baik secara langsung di Mobil Cepu Ltd. maupun dari literatur-literatur yang ada guna membandingkan dengan kondisi real
b. Peneliti ingin mengetahui proses interaksi yang terjadi dalam masing-masing program komunikasi internal, sehingga dapat terlihat aliran informasinya. Observasi juga dilakukan bersamaan pada saat peneliti melaksanakan On the job training periode 1 Agustus 2013 hingga 31 Oktober 2013.
3. Dokumen adalah pengumpulan data yang bertumpu pada bahan bacaan atau referensi, digunakan untuk mencari penyeleseian atas permasalahan yang sedang terjadi. Teknik pengumpulan data ini diperlukan oleh peneliti untuk memperoleh data-data berupa dokumentasi atau arsip perusahaan, seperti struktur organisasi atau deskripsi pekerjaaan dan yang berkaitan dengan program komunikasi internal yang ditujukan kepada karyawan Mobil Cepu Ltd. terhadap informasi kegiatan perusahaan. Tidak hanya dokumen resmi dari perusahaan saja namun dokumen-dokumen pendukung yang relevan dengan penelitian ini juga peneliti dapatkan.
3.7 Teknik Analisis Data
Teknik analisis data kualitatif dalam penelitian ini adalah teknik Filing System. Prosedur dalam melakukan teknik ini adalah :
kategori-kategori tertentu atau domain-domain tertentu. Setelah itu data diinterpretasikan dengan memadukan konsep-konsep atau teori-teori tertentu. Konsep atau teori ini kemudian akan membantu dalam memahami perilaku yang diobservasi (Kriyantono, 2006, h.199).
Wimmer dan Dominick (2011, h.131) menjelaskan bahwa :
The purpose of the filing system is to arrange raw field data in an orderly format that is amenable to systematic retrieval later (the precise filing categories are determined by the data).
