4.3 Penyajian Data
5.1.2 Komunikasi Tatap muka secara Kelompok (group
tatap muka. Komunikasi ini bisa kecil, dan bisa juga besar, tetapi berapa jumlah orang yang termasuk kelompok kecil, dan berapa jumlah yang termasuk besar tidak ditentukan dengan perhitungan secara eksak, dengan ditentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikan dalam hubungannya dengan proses komunikasi (Onong U. Effendy 2006, h. 125). Program komunikasi internal yang termasuk dalam konsep komunikasi kelompok adalah program Lunch and Learn. Lunch and Learn
atau biasa disebut LL yaitu sebuah program komunikasi internal tatap muka yang dikemas melalui sebuah acara makan siang bersama antar karyawan serta diselingi dengan presentasi mengenai perkembangan proyek, pengembangan masyarakat, serta aktivitas kegiatan di luar perusahaan yang tentunya ditujukan kepada publik internal. Program LL dapat dibawakan oleh narasumber internal maupun narasumber eksternal. Narasumber internal tentunya membahas mengenai seputar perkembangan proyek dan program pengembangan masyarakat yang tengah berlangsung di perusahaan. Kemudian ada juga narasumber eksternal yang membahas mengenai hal-hal di luar pekerjaan tetapi dapat menambah wawasan, ilmu pengetahuan dan meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
Program LL dapat dikatakan sebagai komunikasi kelompok karena program ini merupakan sebuah acara tatap muka yang melibatkan beberapa karyawan dari departemen yang berbeda-beda. Selain itu dilihat dari sifat komunikannya bahwa karyawan memiliki kepentingan mengetahui informasi- informasi terkini mengenai kegiatan perusahaan. Seperti yang dikemukakan oleh Ruslan (1998, h. 257) bahwa kegiatan hubungan antar karyawan di perusahaan dapat diwujudkan dalam beberapa aktivitas atau program:
a. Program pencapaian motivasi kerja berprestasi
Program tersebut dikenal dengan istilah achievement motivation training di mana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dengan prestasi kerja karyawan dengan harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan untuk mencapai produktivitas yang tinggi. Hal tersebut sesuai dengan program LL yang
dilaksanakan oleh departemen PGA dengan menghadirkan narasumber internal dan eksternal dalam suatu sesi presentasi. Selain memberikan update informasi mengenai kegiatan perusahaan yang menjadi salah satu pesan yang ingin disampaikan dari pihak manajemen kepada karyawan. Salah satunya juga agar motivasi kerja karyawan semakin terpacu ketika mengetahui sejauh mana progres perusahaan telah berlangsung. Selain itu karyawan juga diberikan informasi mengenai aktivitas diluar perusahaan yang diberikan oleh narasumber eksternal. Dengan harapan berpengaruh terhadap peningkatan produktivitas dan performa kerja mereka di kantor. Hal ini juga berkaitan dengan prestasi kerja karyawan. Bahwa setelah karyawan sibuk dengan pekerjaan masing-masing, mereka diberikan waktu khusus untuk sekedar mendapatkan update informasi perusahaan serta wawasan dan ilmu pengetahuan terkait peningkatan produktivitas. Progam pembangunan motivasi kerja ini dapat diwujudkan melalui kegiatan komunikasi dua arah antar pekerja dengan manajemen yang salah satunya dapat diwujudkan melalui program LL. Dalam acara LL terbentuk suatu pola komunikasi organisasi yang paling efisien yaitu komunikasi tatap muka. Melalui komunikasi yang dilakukan pihak manajemen (diwakili oleh departemen PGA), pekerja dapat lebih saling memahami dan mengerti keinginan dan kebutuhan masing-masing pihak sehingga dapat diperoleh adanya win win solution yang pada akhirnya bisa meningkatkan motivasi kerja karyawan.
b. Program acara khusus(special events)
Program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari misalnya menghadapi even ulang tahun perusahaan, kegiatan keagamaan, piknik bersama, dll. Dengan maksud untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara sesama karyawan dan pimpinan. Kondisi tersebut sesuai dengan yang terjadi pada program LL. Bahwa program tersebut juga dirancang dan diselenggarakan di luar bidang pekerjaan sehari-hari dengan format makan siang bersama dan diselingi presentasi oleh pembicara internal maupun eksternal. Selain itu program LL dapat dikatakan sebagai sarana employee gathering dan ajang silahturakhim antar karyawan setelah mereka disibukan dengan pekerjaan masing- masing dan jarang bertemu. Berikut ini adalah manfaat dari aktivitas aktivitas untuk membangun kekerabatan antar karyawan menurut Rosady Ruslan (1998, h. 248) adalah:
Karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pihak pimpinan perusahaan sehingga dapat menciptakan rasa saling memiliki , motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin. Di samping itu akan mengurangi dampak negative terhadap manajemen suatu perusahaan seperti akan timbulnya rasa kejenuhan , kebosanan bagi para pekerjanya , maka dengan cara begitu pihak manajer humas akan dapat membantu manajemen perusahaan untuk menghindarkan terjadinya suatu pemborosan tenaga, waktu , dan uang secara sia-sia( non produktif).
Sehubungan dengan kutipan diatas, bahwa Manajer Humas yang diwakili oleh departemen PGA merencanakan dan mengadakan kegiatan yang ditujukan
kepada karyawan, berharap dapat mengikuti kegiatan program Lunch and Learn tanpa terkecuali. Sehingga dengan begitu terjadi komunikasi dua arah antara pihak manajemen perusahaan dengan karyawan yang dijembatani oleh departemen PGA. Manajemen perusahaan (MCL) dapat menyampaikan informasi-informasi perusahaan yang perlu diketahui oleh karyawan. Sedangkan karyawan juga dapat merasakan bahwa dia dihargai dan diperhatikan oleh perusahaan sehingga dapat menimbulkan adanya rasa saling memiliki, meningkatkan motivasi, kreativitas kerja dan pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan prestasi kerja dan keuntungan perusahaan.
Selain itu melalui kegiatan yang ditujukan kepada karyawan diharapkan dapat mengurangi kejenuhan dan kebosanan karyawan selama bekerja di perusahaan. Maka melihat dari manfaat yang dapat diperoleh, tidak dapat dipungkiri lagi bahwa semakin sering karyawan mengikuti kegiatan atau program yang diadakan perusahaan diharapkan bahwa karyawan tersebut akan semakin mencintai perusahaan, bekerja semakin giat, memiliki kepuasan kerja di tempatnya dan menghindarkan dari kejenuhan dari rutinitas yang sama setiap harinya.
Selain itu untuk mengetahui informasi atau pengumuman seputar Lunch and Learn terkait waktu pelaksanaan dan tema yang akan diangkat, dapat dilihat pada masing-masing email karyawan dan papan pengumuman pada tiap departemen masing-masing. Jadi email blast dan papan pengumuman tidak hanya sebagai sarana penyebaran informasi program media internal saja. Tetapi juga berfungsi sebagai pemberitahuan mengenai informasi penyelenggaran program
acara Lunch and learn. Jadi dari beberapa program komunikasi internal yang dilakukan oleh PGA, baik dari program acara maupun program bermedia saling memiliki keterkaitan mengenai akses informasi yang diperoleh karyawan melalui email blast maupun papan pengumuman.
Berikut ini merupakan skema yang diolah peneliti berdasarkan data temuan di lapangan mengenai kategori jenis dan bentuk komunikasi internal pada program komunikasi internal yang dilaksanakan oleh Departemen PGA :
119
Gambar 20 : Skema hasil analisis data 1. pada kategori Jenis atau Bentuk Komunikasi internal
Sumber : Data diolah peneliti Program komunikasi internal Komunikasi Kelompok (group communication) pencapaian motivasi kerja berprestasi Special Events Program dikemas dalam bentuk Media internal Brosur Newsletter EManate EMphasis
Kilas Banyu Urip (KBU)
Lunch and Learn
Papan Pengumuman Program dikemas dalam bentuk acara Email Blast Komunikasi Personal (personnel communication)
5.2 Aliran informasi mengenai kegiatan perusahaan pada program