DPLS 23 - Syarat dan Aturan Akreditasi Lembaga Sertifikasi Person

(1)

TERMS AND CONDITIONS FOR

ACCREDITATION OF

CERTIFICATION BODIES FOR

PERSONS

Komite Akreditasi Nasional

National Accreditation Body of Indonesia

BPPT 1st_{Building 14}th_Floor

Jl. MH. Thamrin No.8, Menteng, Jakarta 10230 Tel. : 62 21 392 7422

Fax. : 62 21 392 7528

Email : sertifikasi@bsn.go.id Website : http://www.kan.or.id

(2)

DPLS 23 Revision : 2 03 April 2017

APPROVAL SHEET

Checked By

:

Director of Accreditation

Approved by :

General Secretary Of Komite Akreditasi Nasional

(3)

1

1. PENDAHULUAN

Dokumen ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai syarat dan aturan tambahan dalam pelaksanaan akreditasi kepada Lembaga Sertifikasi Personal (yang selanjutnya disingkat LSP). Dalam dokumen ini dijelaskan juga informasi secara rinci tentang proses akreditasi, termasuk aturan untuk pemberian, pemeliharaan, pembekuan, pencabutan, perluasan dan pengurangan akreditasi, dan pelaksanaan sertifikasi

LSP selain harus memenuhi Dokumen Pendukung Umum (DPUM 01) tentang Syarat dan Aturan Akreditasi Lembaga Penilaian Kesesuaian, LSP harus memenuhi dokumen ini. Dokumen ini menjelaskan syarat dan aturan tambahan dalam proses akreditasi LSP.

2. REFERENSI

a. SNI ISO/IEC 17024 – Penilaian kesesuaian – persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Personal

b. PAC-TECH-006-2013, Technical

Document for the application of ISO/IEC 17024

3. PERSYARATAN AKREDITASI

3.1. Dalam melaksanakan

kegiatan-nyaLSP harus:

a. Memenuhi SNI ISO/IEC 17024:2012 : Penilaian Kesesuaian – Persyaratan untuk lembaga sertifikasi personal. b. Memahami dan mematuhi regulasi

teknis yang terkait dengan ruang lingkup akreditasinya.

c. Mengikuti Pedoman KAN 12-2004 : Penggunaan logo Komite Akreditasi Nasional (KAN) untuk digunakan oleh lembaga sertifikasi, lembaga inspeksi

dan laboratorium yang telah

diakreditasi oleh KAN.

d. Memenuhi Persyaratan Akreditasi yang ditetapkan oleh KAN

1. INTRODUCTION

This document is intended to be used as additional terms and conditions for the implementation of accreditation of Certification Body for Persons. This document also describes detailed information about the accreditation process, including the rules for granting, maintaining, suspending, withdrawing, extending and reducing accreditation, and certification implementation.

The Certification Body shall comply with document, in addition to the General Supporting Documents (DPUM 01) of the Terms and Conditions for Accreditation of Conformity Assessment Bodies. This document describes the requirements and additional rules in the process of accreditation.

2. REFERENCES

b. SNI ISO/IEC 17024 – Penilaian kesesuaian – persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi Personal

c. PAC-TECH-006-2013, Technical

Document for the application of ISO/IEC 17024

3. ACCREDITATION REQUIREMENTS

3.1 When carrying out its activities, the Certification Body for Persons shall: a. Meet the requirements on SNI

ISO/IEC 17024:2012 : Penilaian Kesesuaian – Persyaratan untuk lembaga sertifikasi personal.

b. Understand and comply with the technical regulations related to the scope of accreditation.

c. Following KAN 12-2004 Guidelines : Use of National Accreditation Committee (KAN) Logo by the Certification Body, Inspection and

Laboratory which has been

accredited by KAN

(4)

2

e. Bersedia membayar biaya akreditasi

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.2. LSP harus memenuhi seluruh kebijakan dan persyaratan yang sesuai yang ditetapkan terkait dengan akreditasi lembaga sertifkasi personal. Bila

diperlukan KAN dapat merubah,

menambah atau mencabut tiap bagian dari Syarat dan Aturan Akreditasi. Apabila terjadi perubahan, KAN akan menginformasikan kepada LSP yang telah diakreditasi dan memberi jangka waktu yang memadai untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan Syarat dan Aturan Akreditasi. LSP yang diakreditasi harus memberi informasi kepada KAN apabila penyesuaian telah dilaksanakan seluruhnya.

3.3. LSP harus memiliki sumber daya keuangan yang mencukupi untuk pelaksanaan operasional dan focus mendukung pelaksanaan sertifikasi. 3.4. LSP harus mengidentifikasikan hubungan secara jelas dengan kegiatan lainnya dalam organisasi yang dapat

mengancam kerahasiaan dan

ketidakberpihakan dalam pelaksanaan proses sertifikasi.

3.5. LSP dan organisasi induknya tidak diperbolehkan menawarkan jasa pelatihan bersama-sama dengan jasa sertifikasi.

3.6. LSP harus memiliki mekanisme

untuk melakukan evaluasi

terdokumentasi terhadap resiko

ketidakberpihakan yang mungkin dapat terjadi dan tindakan penanganan dan pencegahannya.

3.7. LSP harus mengoperasikan satu atau lebih skema sertifikasi personal yang memenuhi prinsip-prinsip sertifikasi

Personal sesuai peraturan dan

perundangan. Prosedur yang diperlukan

untuk memastikan konsistensi

implementasi skema sertifikasi personal yang relevan dengan ruang lingkup harus didokumentasikan.

e. Be willing to pay the cost of accreditation in accordance with applicable regulations.

3.2 The Certification Body SNI

ISO/IEC 17065:2012 Penilaian

kesesuaian – Persyaratan Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa --- Persyaratan sistem manajemen can change, add or repeal any part of Terms and Conditions for accreditation. If change happens, KAN will inform the accredited Certification Body and give transition time to adjust the change of Terms and Condition of accreditation. The Certification Body shall inform KAN, when the adjustments have been carried out entirely.

3.3 The Body shall have sufficient

financial resources for its operations and focus on implementations of certification process.

3.4 The Certification Body shall

clearly identify the relationship with other activities within the organization that might influence the impartiality and confidentiality of its certification process.

3.5 The Certification Body and any

part of the larger legal entity shall not offer training together with certification services.

3.6 The Certification Body shall have

a mechanism to conduct documented evaluation for any risk of impartiality that might occur as well as its corrective and preventive actions.

operate one or more persons certification schemes that meet the principles of certification for person according to the regulations. The procedure needed to

ensure the consistencies of

implementation relevant person

certification scheme shall be

(5)

3

3.8. LSP harus memiliki skema sertifikasi yang terdiri atas :

a. Standard Kompetensi (ruang lingkup kompetensi, deskripsi tugas dan pekerjaan, keahlian, persyaraan awal, dan kode etik)

b. Proses Sertifikasi (proses sertifikasi awal, survailen, resertifikasi, criteria pembekuan dan pencabutan, serta

criteria untuk perluasan atau

pengurangan lingkup/tingkat

sertifikasi)

3.9. LSP harus memiliki prosedur

terdokumentasi terkait mekanisme

perubahan persyaratan sertifikasi untuk memastikan bahwa seluruh klien yang telah tersertifikasi telah memenuhi persyaratan yang baru selama jangka waktu yang ditetapkan.

3.10. LSP harus bertanggungjawab

terhadap pengelolaan materi uji

kompetensi, mulai dari pembuatan,

pemilihan, penyimpanan dan

pendistribusian terkait ancaman

kerahasiaan. Jika materi uji kompetensi dan dokumen lainnya yang terkait uji

kompetensi disampaikan melalui

transmisi elektronik, maka harus ada mekanisme yang ditetapkan untuk memastikan bahwa dokumen tersebut terjaga kerahasiaannya hingga berada dalam tanggung jawab pengawas ujian. 3.11. Setiap Uji kompetensi harus dilakukan evaluasi tahunan oleh LSP untuk memastikan bahwa pelaksanaan ujian masih valid, adil dan reliabel. Pelaksanaan evaluasi ini meliputi mekanisme seperti analisis soal ujian untuk memastikan apakah pertanyaan tetap digunakan dalam ujian, apakah soal tersebut efektif mengukur tingkat kompetensi yang dibutuhkan, proporsi yang tepat dari pertanyaan apakah sesuai dengan analisa jabatan / pekerjaan, dan hasil pemeriksaan ujian yang konsisten.

a certification scheme which consists of : a. Standard competences (Scope of

competencies, description of

profession and tasks, expertise, initial requirements and code of conduct)

b. Certification process (Initial

certification process, surveillance, recertification, criteria for suspension and withdrawal and criteria for extending and reduction scope / level of certification)

a documented procedure for the mechanism of change in certification requirements to ensure all certified clients have met the new requirements in defined period time.

3.10 The Certification Body shall be responsible for the management of competency exam materials, starting from production, selection, distribution and storage related with confidentiality. If competency examination materials are distributed by electronic transmission, the CBP shall have established a mechanism to ensure the material test confidentiality until under responsibility of the invigilator.

(6)

4

3.12. LSP harus memiliki personel tetap/permanen atau kontrak yang bertanggung jawab penuh dalam pengambilan keputusan dengan segala

konsekuensinya dan mempunyai

kompetensi sesuai dengan lingkup akreditasinya.

CATATAN : Personel kontrak adalah personil yang dibuktikan dengan SK pengangkatan dalam jangka waktu minimal satu tahun dan tidak terlibat dengan kegiatan lain yang mengancam impartialitas, termasuk keterlibatannya dalam LSP dan lembaga pelatihan lain.

3.13. LSP harus memiliki prosedur terdokumentasi bila menerapkan proses dan mekanisme yang berbeda dalam melakukan sertifikasi untuk menjamin bahwa proses tersebut adalah ekivalen dan adil.

3.14. Bila dalam pelaksanaan

pengujian LSP menggunakan

lokasi/peralatan uji milik pihak lain diluar LSP atau organisasi induknya, maka LSP harus bertanggung jawab serta memiliki personel yang kompeten dan prosedur

terdokumentasi untuk memastikan

validitas dari lokasi/peralatan uji tersebut. 3.15. LSP harus telah menetapkan kriteria untuk peserta yang membutuhkan kebutuhan khusus untuk memastikan prinsip keadilan diterapkan untuk seluruh pemohon.

3.16. LSP harus membatasi keputusan sertifikasi hanya untuk lingkup yang ada pada skema sertifikasi, dan LSP harus menentukan kriteria nilai kelulusan untuk setiap lingkup dan tingkatan keahlian sesuai skema sertifikasi.

3.17. LSP dalam menetapkan

survailen/pemeliharaan kompetensi

dalam skema sertifikasinya harus secara aktif melibatkan stakeholder atau industry terkait untuk memastikan bahwa personil tersertifikasi telah sesuai dengan kebutuhan industri/employer.

3.12 The Certification Body shall have permanent/contract personnel that have full responsibility in certification decisions with all consequences. The personnel for decision making shall have competencies in line with the scope of accreditation.

Notes : Contracted personnel is personnel with a decree of appointment for minimum one year and is not involved in any activities that might have risk of impartiality, including the activities within the certification body or another training institution.

3.13 The Certification Body shall have a documented procedure that determine, when to implement different processes and mechanisms in certification to ensure the equivalencies and fairness of the Certification Body shall be responsible for competent personnel and documented procedure to ensure the validity of the location / equipment tests.

3.15 The Certification Body shall have established criteria for applicants with special needs to ensure the principle of justice is applied to all applicants.

3.16 The Certification Body shall limit the certification decision to the existing scope of certification scheme. The Certification Body shall define the passing criteria for every scope and level expertise based on the certification scheme.

establish surveillance / maintain

(7)

5

3.18. LSP harus menyediakan

informasi tanpa diminta, terkait : a. Pernyataan Manajemen Puncak

terkait kebijakan bebas dari keberpihakan.

b. Ruang lingkup sertifikasi c. Proses sertifikasi

d. Persyaratan awal sertifikasi. e. Prosedur complain dan banding f. Perubahan persyaratan skema

sertifikasi

4. PERSYARATAN PERSONIL

LEMBAGA SERTIFIKASI PERSON

4.1. Kriteria dan Persyaratan penguji diatur lebih lanjut di dalam skema sertifikasi personal yang ditetapkan oleh pemilik skema sertifikasi.

4.2. Penguji harus memiliki

pengetahuan dan keahlian yang sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh LSP atau pemilik skema sertifikasi. 4.3. LSP harus melakukan evaluasi awal untuk seluruh rekaman antara lain hasil pelatihan, seminar, buku harian

penilaian, rekaman pribadi dan

melakukan monitoring unjuk kerja evaluator yang terkait.

4.4. Apabila hasil monitoring unjuk kerja menunjukkan adanya penurunan kualitas, maka LSP dapat mewajibkan yang bersangkutan untuk mengikuti pelatihan atau uji ulang yang diperlukan. 4.5. Evaluator (penilai atau pengawas ujian) harus tidak boleh terlibat dalam pelaksanaan pelatihan sebagai pengajar. 4.6. Dalam pelaksanaan penilaian ujian, LSP harus memastikan bahwa

setiap penguji memahami

petunjuk/panduan penilaian yang telah ditetapkan LSP, supaya tidak ada perbedaan perlakuan dalam memberikan penilaian.

Catatan :

Hal ini akan meningkatkan konsistensi dari hasil penilaian antara penguji yang berbeda serta memastikan bahwa setiap peserta ujian diperlakukan setara.

3.18 The Certification Body shall provide information without being asked, related to :

a. Top management statement related to impartiality policy

b. Scope of certification c. Certification process

d. Initial requirements for certification e. Complaint and Appeal procedure f. Change in certification scheme

requirements

4. REQUIREMENTS FOR PERSONNEL OF CERTIFICATION BODY FOR PERSONS

4.1 Criteria and requirements for the examiner are further regulated in the certification scheme established by the scheme owner.

4.2 The examiner shall have the knowledge and skills that meet the

requirements established by the

certification body or scheme owner. 4.3 The Certification Body shall conduct an initial evaluation for all records such training results, seminars, log book evaluations, personnel records and monitoring the performance from related examiners.

4.4 When the performance monitoring result indicates a decrease in quality, the certification body may require training or reexamination as needed.

4.5 The evaluator (examiner or invigilator) shall not be involved in the training as trainer.

4.6 When asses the examination, the certification body shall ensure that every examiner understands the instruction / guidelines established by the certification body for assessing the examination, to ensure that there is no discrimination in providing the assessment.

Notes :

(8)

6

5. PELAKSANAAN UJIAN

5.1 LSP harus merancang ujian untuk menilai kompetensi berdasarkan skema sertifikasi secara konsisten dengan ujian tulis, wawancara, praktek, pengamatan, atau cara ujian lain yang handal dan obyektif

5.2 Rancangan ujian yang disusun oleh LSP harus menjamin kesebandingan hasil dari setiap ujian, baik dalam hal isi, tingkat kesulitan, termasuk keabsahan dari keputusan berhasil atau gagal

5.3 LSP harus memelihara rekaman afirmasi yang menunjukkan bahwa materi ujian yang disusun oleh LSP valid untuk memastikan kompetensi person sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yang dioperasikan.

5.4 Proses afirmasi yang dilakukan oleh LSP harus mencakup informasi yang diperlukan untuk memastikan:

a. kesesuaian muatan ujian dengan kompetensi person yang diuji, b. tingkat kesulitan ujian

c. kriteria pengambilan keputusan berhasil atau gagal, termasuk penentuan skor hasil ujian

d. Kompetensi orang atau kelompok orang yang menyusun materi ujian.

e. Kompetensi penguji

5.5 Proses afirmasi terhadap materi ujian harus dilakukan secara periodik dan rekaman hasil reafirmasi harus dipelihara untuk memastikan bahwa materi ujian tersebut tetap valid untuk digunakan dalam proses ujian oleh LSP.

5.6 LSP harus memiliki prosedur dan metode untuk memastikan secara periodik bahwa pelaksanaan setiap ujian telah terbukti dilaksanakan secara valid, adil dan indikator rentang nilai ujian yang sama meskipun waktu ujian, lokasi ujian, format ujian dan penguji berbeda.

5. EXAMINATION PROCESS

5.1 The Certification Body shall devise the examination to consistently assess the competence based on certification schemes by means of written tests, interviews, practice, observation, or other reliable and objective exams.

5.2 The exam plan prepared by the

Certification Body shall ensure

comparability of every exam result, in terms of content, level of difficulty, and the validity of decision, success or failure. 5.3 The Certification Body shall maintain the affirmation records which indicate that the exam material prepared by the CB is valid to ensure the competence of the person is in accordance with the scope of the certification.

5.4 The affirmation processes performed by the Certification Body shall include information required to ensure:

a. the validity of exam content with the competency tested

b. the difficulty level of the exam.

c. decision-making criteria, success or failure, including the scoring of the exam result.

d. Competencies of person(s) who formulate examination materials 5.5 The affirmation process of the exam content shall be done periodically and the record of the reaffirmation result shall be maintained to ensure that the exam content remains valid to be used by the CB in the examination process.

(9)

7

5.7 LSP harus memelihara rekaman data dan informasi yang diperlukan untuk memastikan kesebandingan hasil dari setiap ujian yang dilakukan untuk jenis dan tingkat kompetensi yang sama yang dilakukan di waktu dan lokasi yang berbeda, dengan format ujian dan penguji yang berbeda

5.8 LSP harus memelihara rekaman data dan informasi yang diperlukan untuk memastikan bahwa materi ujian yang digunakan adil bagi setiap peserta ujian untuk memperoleh kesempatan yang sama untuk dinilai kompetensinya

berdasarkan kriteria yang telah

ditetapkan.

5.9 LSP harus memelihara rekaman data dan informasi yang diperlukan untuk menjamin kehandalan dari seluruh materi ujian yang digunakan untuk melakukan asesmen terhadap jenis dan kompetensi yang sama di dalam ruang lingkup sertifikasinya

5.10 LSP harus melakukan evaluasi data

dan informasi yang diperoleh

menggunakan analisis statistik, bila relevan untuk membuktikan keadilan, keabsahan, kehandalan dan kinerja umum dari setiap ujian yang dilakukan untuk seluruh jenis dan tingkatan kompetensi yang tercakup di dalam ruang lingkup LSP

5.11 LSP harus melakukan tindak lanjut berupa perbaikan maupun tindakan perbaikan bila hasil analisis menunjukkan

permasalahan dalam keadilan,

keabsahan, kehandalan, maupun kinerja umum setiap ujian.

5.12 Rekaman tindak lanjut yang dilakukan oleh LSP harus dipelihara untuk dapat digunakan oleh LSP memastikan peningkatan berkelanjutan dalam kegiatan sertifikasinya.

5.13 LSP harus memiliki prosedur yang mengatur standar tempat pelaksanaan ujian dan telah memastikan sebelumnya bahwa tempat pelaksanaan ujian (TUK) tersebut telah memenuhi persyaratan sesuai klausul 5.1.

5.7 The Certification Body shall maintain the records of data and information required to ensure the comparability results of every exam performed for the same type and level of competence conducted at different times and locations, with different exam formats and examiners.

5.8 The Certification Body shall maintain records of data and information required to ensure that the exam content used is fair for all examinees to have equal opportunities to have their competences assessed based on predetermined criteria.

5.9 The LSP shall maintain records of the data and information required to ensure the reliability of all exam content used to assess the same type and competence in the scope of certification.

5.10 The LSP shall evaluate the data and information obtained using statistical analysis, when relevant to verify fairness,

validity, reliability and general

performance of every exam performed for all types and levels of competency included in the scope of the LSP.

5.11 The LSP shall make an action plan in the form of a correction or corrective action, if the analysis indicates any problems in fairness, validity, reliability, and general performance after every exam.

5.12 The Action plan created by the LSP shall be kept to be used by the LSP to ensure continuous improvement in its certification activities.

(10)

8

5.14 LSP harus memiliki prosedur yang memastikan bahwa keamanan soal

materi ujian selalu terjamin

kerahasiaannya. Masalah keamanan ditangani harus mencakup sebagai berikut:

a. menandatangani perjanjian

kerahasiaan dengan mereka yang

menghasilkan konten penilaian

(misalnya, penulis dan anggota komite pembangunan) mengenai tanggung jawab mereka untuk keamanan bahan;

b. tindakan dan bahan yang

diperbolehkan dan dilarang

(termasuk tindak lanjutnya);

c. penanganan bahan ujian dan peralatan ujian;

d. staf yang menguji/mengawasi,

jumlah efektif peserta, serta

konfigurasi dan ukuran ruang uji; e. Penanganan pertanyaan peserta

untuk menghindari jawaban yang bersifat konsultasi;

f. pemantauan / monitoring pada saat pelaksanaan ujian terkait hal yang dapat membahayakan integritas penilaian dan hasil.

Catatan :

IMPLIKASI: keamanan yang memadai selama administrasi penilaian ini diperlukan untuk memastikan bahwa tidak ada kegiatan atau acara yang akan menyebabkan keuntungan yang tidak adil atau merugikan bagi setiap calon. Hal ini juga penting untuk memastikan bahwa tidak ada kompromi dari bahan atau peralatan yang akan menyebabkan ketidakadilan masa depan atau implikasi yang merugikan bagi reliabilitas dan validitas.

6. PENILAIAN UJIAN

6.1. LSP harus memiliki mekanisme penilaian ujian yang menjelaskan tata cara penilaian dan personel yang melakukan penilaian.

6.2. LSP harus memiliki prosedur yang memastikan bahwa penilaian ujian harus dilakukan secara adil, valid dan indikator rentang nilai ujian yang sama meskipun waktu ujian, lokasi ujian, format ujian dan penguji berbeda.

5.14. The Body shall have procedures to

ensure that the seucirty and

confidentiality of the examination materials is always granted. Security measures shall cover the following:

a. signing a confidentiality agreement with those who produce the content of the assessment (e.g. writer and member of the development

committee) regarding their

responsibility for the security of materials;

b. measures and materials which are permitted and prohibited (include follow-up actions)

c. handling of examination materials and equipment;

d. examiner/ supervisor, the number of examinees, configuration and size of the exam room;

e. handling of examinee questions to avoid consultations.

f. monitoring of the examination process regarding an issue that can compromise the integrity of the assessment.

Notes :

Implication : adequate security in the administration of assessments is necessary to ensure that no activities lead to an unfair advantage or prejudice towards any candidate. It is also important to ensure that there is no compromise on materials or equipment that would cause future injustice or adverse implications for reliability and validity.

6. EXAMINATION SCORING

6.1. The Certification Body shall have a mechanism that explains the scoring procedure and the examiner.

(11)

9

6.3. Pembuktian dari penilian ujian yang sesuai dengan klausul 6.1 harus dilaksanakan setidaknya setahun sekali

dan buktinya didokumentasikan,

dikendalikan dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

6.4. Pembuktian dapat dilakukan dengan sebuah analisis statistik dari hasil penilaian.

6.5. Sebuah analisis statistik juga harus dilakukan pada komponen yang relevan dari penilaian (misalnya, penilai, penguji, , materi ujian, dll) setidaknya setiap tahun untuk setiap pelaksanaan ujian.

6.6. Lembaga sertifikasi harus

memberikan contoh output dari analisis dan menggambarkan bagaimana statistik tersebut dimonitor.

6.7. Minimal, statistik harus mencakup

ukuran kinerja rata-rata, ukuran

variabilitas kinerja, indeks keandalan, dan lulus-gagal persentase untuk populasi calon keseluruhan pada penilaian secara keseluruhan.

Catatan :

Penilaian ujian harus tidak didasarkan atas aspek keberuntungan peserta ujian dikarenakan ketidakkonsistenan pelaksanaan dan penilaian ujian, pelaksanaan ujian yang berbeda untuk satu tujuan yang sama harus didasarkan dengan valid dan adil serta penilaian ujian yang reliable. Dengan melakukan analisa statistik terhadap komponen penilaian dan pelaksanaan ujian sebagai dasar dalam pengembangan skema sertifikasi, meningkatkan kualitas sertifikasi serta menjaga konsistensi dari tingkat kesulitan dan isi dari berbagai bentuk penilaian sertifikasi person.

6.3. The verification of exam scoring regarding Clause 6.1 shall be carried out at least once a year and the evidence shall be documented, controlled, and kept during a certain period.

6.4. The verification could be done by a statistical analysis of the scoring result.

6.5. A statistical analysis shall be carried out on the relevant components of the scoring (e.g. appraisers, examiners, exam material, etc.) at least once a year for each examination process.

6.6. The Certification Body shall give an example of the analysis' output and describe how these statistics are monitored.

6.7. The statistical analysis shall at least include the average performance size, the performance variability, the reliability index, and pass-fail percentage of the overall candidate population on the overall scoring.

Note:

The examination scoring shall not be based on the examinee's fortune due to inconsistencies in the examination process and scoring. The different examination for the same purpose should be based on validity, fairness and reliable exam scoring.

(12)

10

7. PENYAKSIAN ASESMEN

7.1. Pelaksanaan witness dilakukan oleh

KAN selain sebagai salah satu alat untuk memastikan kompetensi LSP terkait pelaksanaan ujian dan proses penilaian serta pengambilan keputusan juga

memverifikasi bahwa LSP telah

menerapkan prosedurnya secara

memuaskan, sesuai dengan sistem

sertifikasi yang diterapkan. Witness

disyaratkan pada akreditasi awal, survailen, re-asesmen dan penam bahan

ruang lingkup. Witness dilakukan bila

relevan dengan skema sertifikasi yang dioperasikannya, mencakup penyaksian (witness) oleh tim asesmen KAN terhadap kegiatan evaluasi yang dilakukan oleh LSP.

7.2. Dalam satu siklus akreditasi selama 4 tahun, LSP harus di-witness untuk seluruh ruang lingkup yang diakreditasi. 7.3. Bila dalam satu siklus akreditasi terdapat ruang lingkup yang tidak dapat di-witness, maka ruang lingkup akreditasi LSP tersebut akan ditinjau kembali permohonan ruang lingkup terkait pada saat pengajuan reakreditasi.

7.4. Sebelum pelaksanaan witness, KAN

akan meminta program LSP terhadap pelaksanaan ujian. KAN akan

menentukan program witness

berdasarkan program tahunan yang telah dikirimkan oleh LSP.

7.5. Setelah jadwal pelaksanaan

penyaksian asesmen disepakati, KAN akan membentuk tim witness. LSP harus menyerahkan Agenda pelaksanaan ujian dan pelaksanaan penilaian. Ketua Tim akan menginformasikan tujuan dan

proses dari witness tersebut, pada

pertemuan pembukaan.

7.6. Selama pelaksanaan witness, asesor KAN akan mengases persiapan dari personel LSP untuk melaksanakan proses sertifikasi atau penerapan dari prosedur/skema sertifikasi LSP di lapangan. Kegiatan penyaksian asesmen ini mengevaluasi keefektifan dari sistem LSP pada saat pelaksanaan evaluasi.

7. WITNESS

7.1 Witness is conducted by KAN, and is one of mechanisms to ensure the competences of the certification body related to examination, assessment and decision making implementation. It is also a mechanism to verify that the certification body has implemented the procedure satisfactorily, in accordance with the certification system that has been implemented. Witness is required

during the initial accreditation,

surveillance, re-accreditation and the extension of scope. Witness will be conducted only if it is relevant to the certification scheme that has been operated, including witness to evaluate the process conduct by the certification body by KAN assessment team.

7.2. During one cycle of accreditation (four years), the Certification Body shall be witnessed for all scopes of accreditation.

7.3. When there is scope of accreditation that cannot be witnessed in one cycle of accreditation, then the related scope of accreditation will be reviewed when applying re-accreditation.

7.4. Before conducting witness, KAN will ask the Certification Body for their examination program within one year. KAN will decide to witness program based on the program sent by the certification body.

7.5. After the witness schedule is agreed by KAN and the certification body, KAN will form a witness team. The Certification body shall provide the schedule for the examination and assessment. A team leader will inform the CB about the objective and witness process in the opening meeting.

(13)

11

7.7. Bila kegiatan penyaksian

asesmen telah selesai, asesor KAN akan menyampaikan hasil pengamatannya

kepada LSP yang di-witness. Apabila

terdapat ketidaksesuaian yang

ditemukan, LSP harus menindaklanjuti dan menyampaikan tindakan perbaikan (dengan jangka waktu sesuai kebijakan KAN terkait tindakanperbaikan) kepada asesor KAN untuk diverifikasi dan ditutup sebelum keputusan/pemeliharaan status akreditasi diberikan.

8. SURVAILEN TIDAK TERJADWAL / KUNJUNGAN TIDAK RUTIN

8.1. Survailen tidak terjadwal /

kunjungan tidak rutin ke LSP selama proses akreditasi dan/atau masa akreditasi dapat dilaksanakan, jika terdapat :

8.2. Tindak lanjut perbaikan yang dikirimkan LSP masih belum memuaskan menurut tim asesmen dalam tempo dua bulan setelah tanggal kunjungan asesmen awal atau re-asesmen;

8.3. Dalam kasus dimana implementasi dari tindakan perbaikan kategori major tidak bisa hanya dilihat dengan dokumen atau rekaman, seperti ketidaksesuaian yang berhubungan dengan panduan mutu dan prosedur LSP;

8.4. Perubahan penting yang secara nyata mempengaruhi kompetensi LSP,

antara lain perubahan struktur

organisasi, perubahan kepemilikan, perubahan personel inti, perubahan alamat, perubahan regulasi teknis, dan lain-lain;

8.5. Pengaduan tertulis dari klien LSP yang meragukan kompetensi LSP;

8.6. Indikasi bahwa LSP tidak lagi memenuhi kriteria akreditasi KAN;

8.7. LSP yang bermaksud memperoleh kembali status akreditasi ruang lingkup yang dibekukan.

7.7. When witness activities have been completed, the assessor KAN will give the result to the certification body. If there is any non-conformity found, the Certification Body shall follow up and propose a corrective action (with a corresponding period in accordance with KAN's policy related to corrective action) to the KAN assessor to be verified and closed before the decision / maintenance of accreditation status is granted.

8. NON-SCHEDULED SURVEILLANCE / SURPRISE VISIT

8.1 A non-scheduled surveillance / surprise visit to the certification body during the accreditation process and /or during the accreditation cycle may occur if :

8.2. The corrective actions sent by the certification body are still not adequate based on the assessment team's verification within two months after the initial accreditation or re-accreditation. 8.3. When there is a case that implementation of the action cannot be seen only by verifying the document and record, such as a non-conformity related with the manual and procedures of the certification body.

8.4. Significant change that has a serious impact to the competencies of the certification body, such as structural organization changes, ownership status changes, core personnel changes, address changes, technical regulation changes, etc.

8.5. Written complaints from certification

body’s clients that doubt the

competencies of the certification body. 8.6. Indication that the certification body no longer meets the requirements for accreditation from KAN.

(14)

12

8.8. Survailen tidak terjadwal / kunjungan tidak rutin dapat dilakukan dengan atau tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada LSP. Kunjungan

tidak rutin tanpa pemberitahuan

dilakukan dalam kasus penyelidikan keluhan terhadap LSP. KAN berhak untuk melakukan kunjungan tidak rutin tanpa pemberitahuan terlebih dahulu jika dibutuhkan.

8.9. Apabila dalam kunjungan tidak rutin ditemukan ketidaksesuaian, maka prosedur tindakan perbaikannya sama seperti kunjungan pada asesmen awal.

9. PENANDATANGAN KEPUTUSAN

SERTIFIKASI PERSONAL

9.1. KAN hanya akan menyetujui

sebagai penandatangan keputusan

sertifikasi Personal untuk orang yang telah dicalonkan oleh LSP sesuai dalam formulir isian permohonan akreditasi.

9.2. LSP bertanggung jawab untuk memastikan penandatangan keputusan sertifikasi Personal ada pada saat asemen lapangan untuk dapat dilakukan wawancara.

10. PENGGANTIAN KERUGIAN

10.1. LSP bertanggung jawab untuk mengganti kerugian atas tuntutan yang disampaikan ke KAN oleh pihak ketiga yang muncul langsung maupun tidak langsung dari akreditasi LSP dan penggunaan simbol akreditasi KAN sesuai dengan Syarat dan Aturan Akreditasi Lembaga Sertifikasi Person. Pengaturan lebih lanjut mengenai penggantian kerugian ini disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

10.2. KAN bertanggung jawab atas permintaan ganti rugi oleh pihak lain jika terbukti kesalahan dilakukan oleh KAN. Pengaturan lebih lanjut mengenai penggantian kerugian ini disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

8.8. Non-scheduled surveillance / surprise visits can be held with or without confirmation to the certification body. Surprise visits without confirmation will be conducted in case of investigation for complaint about the certification body. KAN has right to conduct the surprise visit without confirmation if needed.

8.9. When non-conformities are found during a surprise visit, the procedure of corrective action is in accordance with the initial assessment corrective action procedure.

9. SIGNATORY OF DECISION ON THE CERTIFICATION FOR PERSONS

9.1. KAN only approves the signatures of decision on persons certification from personnel who were proposed by the CB in the application form for accreditation. 9.2. The Certification Body has the responsibility to ensure that the signer of the decision for the certification of persons is present during the onsite assessment by KAN to be interviewed.

10. INDEMNITY

10.1. The CB is responsible to

compensate for financial claims

submitted to KAN by third parties that arise directly or indirectly from the use of the certification body’s status of accreditation and the KAN accreditation symbol in accordance with the Terms and Conditions on Accreditation of Certification Bodies for Persons. Further regulations on the indemnity are to be adjusted to Indonesian legislation.