3 Pengurusan Kewangan (Persatuan)

(1)

PENGURUSAN

KEWANGAN

AHLI KUMPULAN:

1) LIM FENG NEE (850521-01-5082) 2) LIM SOCK FEI (880829-01-5828) 3) TANG PEI NI (861207-35-5322) 4) CHIAH FONG SIEN (841030-01-6596)

ISC 2201

(2)

3.1 PENGURUSAN

KEWANGAN

(3)

PENGENALAN



Pengurusan Kewangan adalah satu

perkara pokok dan paling penting dalam

sesebuah kelab atau persatuan.



Tanpa pengurusan kewangan yang baik

dan

sempurna

maka

perjalanan

persatuan atau kelab berkenaan akan

pincang dan akhirnya terus berkubur.

(4)

OBJEKTIF

 Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.

Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan.

Dapat melincinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan.

(5)



Mengenalpasti sumber kewangan untuk

aktiviti kokurikulum.



Memahami Peraturan Mengutip Wang



Merekod Stok Dan Menyediakan Penyata

Kira-Kira

(6)

 Persediaan penyata kewangan dengan rapi,

teratur dan sistematik.

 Ia juga meliputi cara perbelanjaan serta cara

mengutip yuran/derma dan sebagainya.

 Biasanya Bendahari sesuatu persatuanlah yang

bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan.

BAGAIMANA CARA

PENGURUSAN KEWANGAN

DISELENGGARAKAN

(7)

SUMBER KEWANGAN



Kewangan merupakan faktor utama dan

pemangkin untuk menggerakkan persatuan.



Melalui kewangan yang cukup persatuan

dapat melaksanakan aktiviti dengan berkesan.



Mengurus kewangan - membuat penyata

(8)

SUMBER KEWANGAN

 Bantuan per kapita (PCG) merupakan satu bantuan

kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah samaada sekolah bertaraf Sekolah Kerajaan atau Sekolah Bantuan kerajaan.

 Pemberian bantuan per kapita satu kali setahun mulai

2001.

 Tuntutan hendaklah dibuat berdasarkan kepada

bilangan enrolmen murid pada 1 Oktober tahun sebelumnya.

 Tiap-tiap kumpulan wang diselenggara secara

berasingan.

(9)

SUMBER KEWANGAN

 Punca kewangan yang dimasukkan ke dalam akaun

kumpulan wang kerajaan termasuk:

i. Pemberian bantuan prasekolah

ii. Bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan matapelajaran iii. Bantuan rancangan makanan tambahan atau rancangan

amalan makanan

iv. Bantuan gotong-royong.

v. Bantuan modal atau pembelian alat-alatan.

vi. Geran pelancaran atau launching grant untuk

sekolah-sekolah yang baru dibuka

vii. Bantuan biasiswa (Yayasan Negeri/Petronas/Mara) dan

badan-badan kerajaan

viii. Yuran peperiksaan kerajaan (PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM)

(10)

SUMBER KEWANGAN

 Kumpulan wang kerajaan - Peruntukan dan bantuan

daripada kerajaan, Bantuan per kapita PCG.

 Kumpulan wang suwa – yuran khas (Sukan,

perpustakaan, pendidikan seni), peperiksaan dalaman, sewa kantin, sewaan harta sekolah, derma &

sumbangan orang ramai, Insuran, Majlis Sukan Sekolah, majalah sekolah, lain-lain kutipan yang diluluskan.

 Kumpulan yang asrama - LPBT asrama, bantuan

makanan asrama, yuran makan asrama, yuran khas

asrama, yuran pendaftaran asrama, yuran dobi/pelbagai yang diiluluskan.

(11)

SUMBER KEWANGAN

1. Akauan Wang SUWA ( Akaun Sumbangan Wang Asing )

2. Tajaan ( MILO, PETRONAS, TNB, Proton, KUB , DLL )

3. Kutipan Derma Dan Sumbangan Pihak Luar.

( Badan-Badan NGO, Syarikat- Syarikat Swasta, Kerajaan, Surat Rayuan/Kutipan Derma, Jogathon, Iklan Majalah)

4. Usaha Ahli ( Jual Bahan Terpakai, Menjual Makanan, Pasaria/Pestaria)

5. Kad Derma

6. Lain-lain yang difikirkan sesuai oleh persatuan.

Antara

sumber

kewangan yang boleh

diperolehi oleh persatuan ialah

(12)



Membawa maksud tatacara penerimaan wang.



Tatacara yang perlu dipatuhi adalah :

- Menggunakan resit rasmi selepas menerima

bayaran

- Merekod penerimaan wang

- Memastikan keselamatan wang yang

diterima

- Sistem kawalan (Jika melibatkan

penerimaan wang yang besar)

(13)

Memo/ surat arahan

 Setiap arahan mengutip wang perlu disertai dengan

surat/ memo rasmi.

 Surat/ memo perlu mengandungi tarikh, nombor

rujukan fail, arahan pengutipan dan jumlah kutipan.

 Surat/ memo mestilah ditandatangani oleh

Pengetua/ Guru Besar.

 Surat/ memo tersebut perlu diedar dan dipamer

bagi tujuan makluman.

(14)

Rekod

 Di dalam tatacara mengutip wang, setiap urusan keluar

masuk wang perlulah direkod. Setiap persatuan menetapkan mengikut perlembagaan iaitu seorang bendahari boleh menyimpan wang tunai dalam kadar yang tertentu pada satu masa untuk pembelian secara tunai.

 Contoh : RM50 atau Rm150 dan sebagainya.  Setiap wang diterima oleh sesuatu persatuan

hendaklah direkod dan dicatat dengan lengkap serta sistematik.

(15)

Resit

 Buku resit digunakan sebagai buku asas yang merekodkan semua wang yang diterima.

 2 bahagian iaitu bahagian resit dan bahagian karbon sebagai rujukan yang digunakan sebagai bukti

penerimaan.

 Salinan asal diberikan kepada orang yang membuat pembayaran. Bahagian karbon ditinggalkan di dalam buku resit.

 Pada setiap helai resit, dinyatakan sama ada pembayaran dibuat secara cek atau tunai.

(16)

Contoh Resit

(17)

Kawalan keselamatan

 Setiap wang yang diterima hendaklah disimpan

dengan cara yang sistematik seperti peti keselamatan ataupun didepositkan ke akaun bank.

 Wang yang diterima mesti didepositkan padahari

penerimaan. Sekiranya pihak bertanggungjawab tidak berkesempatan untuk mendepositkan wang, bolehlah membuatnya pada hari berikutnya.

(18)

PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB



Bendahari

 Bertanggungjawab penuh mentadbir hal kewangan-menerima, menyimpan dan mengeluarkan wang.

 Mempunyai latar belakang bidang akaun atau berkaitan kewangan.

 Memungut yuran dan segala bentuk pengeluaran resit.

 Menyediakan simpan kira, membayar bil, meneliti dan mengawal perbelanjaan.

(19)

PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB



Setiausaha (SU)

 Bertanggungjawab untuk menandatangani baucer dan cek bersama bendahari.

 Membantu dalam pengurusan dan perjalanan kewangan persatuan supaya lebih lancar.

 Yang Di Pertua bertanggungjawab untuk

menandatangani baucer dan cek bersama bendahari.

 Sebagai pengerusi juga berbincang dengan bendahari dan SU tentang pengurusan perbelanjaan persatuan dari semasa ke semasa.

(20)

Rumusan

 Peraturan mengutip wang perlu dipatuhi supaya

peneriman wang selamat dan berkesan. Keperluan peraturan tersebut disebabkan :

-Mengukuhkan kedudukan kewangan

-Memudahkan kerja-kerja perancangan pada

masa hadapan

-Memastikan kawalan baik dalam keluar masuk wang

- Memastikan kedudukan aset dan hutang

dikawal

(21)

Peraturan pembelian dan rekod

 Setiap persatuan dan organisasi mempunyai

peraturan pembelian yang tertentu mengikut peruntukan dalam perlembagaan.

 Peraturan pembelian berbeza di antara satu

organisasi atau persatuan dengan satu organisasi atau persatuan yang lain, begitu juga dengan

persatuan yang ditubuhkan di sekolah.

 Contohnya, bendahari berkuasa untuk meluluskan

setiap pembelian kurang daripada RM50.00; dan kelulusan bagi setiap pembelian lebih daripada RM50.00 akan diputuskan dalam mesyuarat AJK persatuan.

(22)

Peraturan pembelian dan rekod

Terdapat beberapa perkara yang perlu diteliti oleh persatuan sebelum membuat keputusan untuk membeli barang seperti :

 menentukan keperluan

 permintaan bertulis daripada jawatankuasa atau ahli  keputusan Mesyuarat AJK

 menentukan peruntukan (cukup atau tidak)

 menentukan jumlah barang mengikut keperluan

 menentukan tempat simpanan barang yang bakal dibeli  menentukan kegunaan barang tersebut

 menentukan baki stok

 peraturan pembelian yang tertera dalam perlembagaan  mengelakkan pembelian barang yang berlebihan

(23)

Persatuan/Organisasi mempunyai

beberapa buku stok :



Daftar inventori



Stok bekalan pejabat



Daftar pergerakan harta



Inventori

- Buku Stok ini amat mustahak untuk mengenal pasti

samada barangan ini masih dalam simpanan atau telah dilupuskan.

(24)

 Daftar inventori

 Merekod perolehan dan penempatan inventori.

 Berbentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan rujukan.

Contoh : ikut jenis inventori dan abjad.

 Stok bekalan pejabat

 _{Buku untuk merekod dan mencatat semua stok, benda, harta yang}

dipunyai oleh persatuan.

 _{Sangat mustahak dan diperlukan bagi mengawal keluar masuk}

barang.

 _{Sebagai panduan samaada perlu tambah atau tidak stok terkini.}

 Inventori

o Barang yang tidak luak, bernilai kurang daripada RM500 setiap satu

masa perolehan.

(25)

Harta persatuan

 Untuk sekolah atau maktab

-harta atau barang luak, contoh: alat tulis

-harta kekal, contoh: khemah, cangkul, bola.

 Semua harta perlu dimasukkan dalam satu stok.

 Cara penyusunan tajuk harta dalam buku stok mengikut

abjad.

 Cara merekod buku stok ialah dengan mencatat semua

maklumat barang @ harta yang diterima.

 Nombor pesanan  Pembekal

 Tarikh

 Jumlah penerimaan

(26)

 Pergerakkan harta kekal perlu dicatat dalam buku stok lain atau

khusus.

 Maklumat yang perlu dicatat dalam buku stok:

 Jenis  Jenama  Model  Nombor siri  Pembuat  Pendaftaran

 Pegawai yang mengeluar  Nama peminjam

 Tarikh dikeluar

 Selain daripada buku stok persatuan / organisasi menggunakan

borang permohonan untuk mendapatkan peralatan.

 Setiap jawatankuasa perlu mengisi borang tertentu dan

menyerahkan kepada penjaga stok/ bendahari /quarter master untuk diaudit sebagai bukti pengeluaran barang.

(27)

(28)

PENYATA KIRA-KIRA

 Setiap persatuan perlu menyimpan dengan teliti rekod

kewangan yang diterima (wang masuk) dan wang telah dibayar (wang keluar).

 Rekod tersebut termasuklah wang diterima dan wang

keluar melalui cek dan tunai.

 Penyata kewangan menyenaraikan segala

pendapatan yang diterima dan perbelanjaan yang dibuat oleh persatuan dalam tempoh tertentu,

biasanya satu tahun.

 Semua wang yang diterima oleh satu persatuan

hendaklah direkod dan dicatat dengan lengkap serta sistematik.

(29)

PENYATA KIRA-KIRA

 Buku resit digunakan sebagai buku asas yang

merekodkan semua wang yang diterima.

 Setiap helai resit mempunyai nombor siri dan

dua bahagian, iaitu bahagian asal dan bahagian kaunter foil.

 Baucar pembayaranpula merupakan dokumen asas

untuk merekodkan pengaliran keluar wang tunai atau cek oleh sesuatu persatuan atau organisasi.

 Baucar merupakan satu set dokumen rasmi yang

perlu disediakan sebagai menyokong pembayaran yang dilakukan.

(30)

Penetapan persatuan

 _{2 atau 3 orang pemegang amanah-tiada ketetapan, mana-mana 2}

orang boleh menandatangani semasa pengeluaran wang

 _{Bendahari dan salah seorang (pengerusi/SU)}

Anggaran perbelanjaan & pendapatan

 Sediakan anggaran, bentang dan diluluskan dalam mesyuarat  Perbelanjaan yang dibuat tidak lebih dari anggaran yang telah

diluluskan.

Kunci kira-kira

 Penyata kewangan menunjukkan semua harta tetap (bangunan,

kenderaan, perabot, peralatan), harta semasa (tunai di tangan, tunai di bank, stok penghutang), modal dan liabiliti (hutang)

(31)

Tujuan penyata kira-kira

Untuk menunjukkan kedudukan

kewangan sesuatu persatuan dari segi:



Jumlah Modal Pemilik ( Persatuan )



_{Jumlah Nilai Harta (Aset) yang dipunyai oleh}

Persatuan.

(32)



Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan.



Memberikan teguran kepada Bendahari

sekiranya berlaku butiran salah.



Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31

Ogos setiap tahun.



Bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan

yang telah ditandatanganinya itu.

TUGAS & PERANAN

PEMERIKSA KIRA-KIRA

(33)

3.2 Protokol

Persatuan

(34)

Satu

susunan

keutamaan

dalam

pangkat dan status serta prosedur yang

betul dalam pertukaran diplomatik dan

upacara-upacara.

Peraturan-peraturan yang telah diterima

oleh semua pihak, sama ada dalam

hubungan harian atau dalam pelbagai

istiadat atau majlis yang rasmi dan bukan

rasmi.

(35)

~ Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun,

memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis,

serta memberi penghormatan yang sewajarnya

kepada seseorang.

~ merupakan peraturan dalam adat istiadat rasmi

yang mementingkan adab dan ketertipan.

~ merangkumi amalan-amalan seperti memberi

salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan,

adab berpakaian, adab duduk, berdiri dan

sebagainya.

~ dapat memastikan agar segala aktiviti berjalan

dengan lancar, ahli-ahli berinteraksi dengan baik

serta tetamu diberi penghormatan dan pengiktirafan

yang sewajarnya.

(36)

Aspek protokol dalam pengurusan majlis formal

meliputi perkara-perkara berikut :

Jawatankuasa

Tempat majlis

Penyediaan senarai jemputan

Aturcara majlis

Kesesuaian pakaian dalam majlis

Penulisan dan pengedaran kad jemputan

Menu untuk jamuan

Susunan tempat duduk

Juruacara majlis

Penyediaan aturcara pentadbiran

Peranan penyamput tetamu

Raptai

(37)

Jawatankuasa

~ jawatankuasa tetap yang mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan.

Tempat majlis

~ mengambil kira bilangan tetamu, anggaran perbelanjaan, tempat letak kereta, kemudahan asas dan kesesuaian dengan jenis

majlis.

Penyediaan senarai jemputan

~ hendak disediakan dalam 5 bentuk iaitu :

i) Ringkasan senarai – kategori tetamu & bilangan

ii) Senarai nama – nama penuh, gelaran jawatan (panggilan hormat spt Yang Berhormat, Yang Berbahagia dll), alamat & no. tel. pejabat.

iii) Senarai mengikut keutamaan - senarai tetamu mengikut susunan keutamaan.

iv) Senarai jawapan kehadiran - mengenalpasti kehadiran tetamu.

(38)

Aturcara majlis

– urutan cara dari mula hingga akhir.

Kesesuaian pakaian dalam majlis

– formal / tidak formal.

Penulisan dan pengedaran kad jemputan

– diedarkan 4 minggu sebelum majlis.

– Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut: i. Nama majlis

ii. Penganjur atau yang menjemput iii. Logo agensi

iv. Tempat majlis

v. Ruang nama jemputan vi. Tarikh majlis diadakan

vii. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir viii. Masa ketibaan tetamu

ix. Panduan pakaian

x. Nama dan nombor telefon rujukan xi. Aturcara majlis (mengikut keperluan)

xii. Pelan tempat majlis (mengikut keperluan) xiii. Kad jawapan (mengikut keperluan)

(39)

Menu untuk jamuan

– jamuan ringan / buffet, biasa / barat.

Susunan tempat duduk

~ contoh bagi majlis perasmian :

Kekananan bagi 5 orang tetamu

4 2 1 3 5

(40)

Juruacara majlis

– 2 orang (seorang sebagai simpanan), memenuhi kriteria seperti boleh mengawal majlis, yakin, sebutan jelas, pergerakan pantas.

Penyediaan aturcara pentadbiran

~ aturcara majlis yang ditulis secara terperinci & sebagai panduan untuk pagawai.

~ menggariskan tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang. ~ mengandungi butir-butir berikut :

•Masa

•Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci. •Pegawai yang bertanggungjawab.

Peranan penyamput tetamu

~ mesti mengenali tetamu, cara menyambut, tahu susunan tempat duduk, tempat-tempat penting seperti tandas, pintu masuk dan lain-lain.

(41)

Raptai

~Tujuan Raptai ialah:

i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.

ii) Untuk menentukan urutan majlis.

iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat. iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. v) Untuk penyelarasan acara.

vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

Pasca nilai (Post-mortem)

~ mencari punca kelemahan & cara-cara mengatasinya. Bukan mencari kesalahan seseorang.

(42)