Budget Information : Perusahaan sudah mengalokasikan dana sebesar Rp. 80.000.000,00 untuk proyek ini. Dan sebagian besar dari dana tersebut akan digunakan untuk membayar gaji karyawan dan juga membeli peralatan untuk implementasi sistem.
Project Manager : Hufadz Izzudin
Project Objectives : Membangun sebuah sistem repositori / fasilitas e-journal yang masuk dalam jurusan Sistem Informasi ITS misal journal-journal dari acara SESIND, ISICO, dll. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan mahasiswa Sistem Informasi ITS maupun para akademisi luar dalam pencarian journal yang berhubungan deng teknologi informasi. Adanya sistem/fasilitas ini juga diharapkan bahwa nantinya proses dokumentasi journal yang ada di jurusan sistem informasi ITS dapat digunakan referensi para mahasiswanya serta akademisi umum, sehingga secara tidak langsung, dengan adanya e-journal ini juga sebagai media promosi jurusan sistem informasi ITS ke dunia Global.
Main Project Success Criteria : Project selesai pada akhir semester genap 2012-2013 Approach :
* Riset tentang user behaviour dan juga pengetahuannya tentang IT
* Melakukan interview terhadap akademisi yang aktif dalam pembuatan jurnal
* Memanage semua resources (buku, pegawai, peminjam, dll) dan memahami role masing-masing * Membangun sistem dengan menggunakan OJS dan menggunakan iterative approach
* Mencari cara untuk meningkatkan sekuritas dan kecepatan akses
ROLES AND RESPONSIBILITIES
Name Role Position Contact Information
Huffadz Izzudin Project Manager General Manager of Nymph’s
Project House [email protected] Rusdi Kurniawan Team Member Marketing Manager of Nymph’s
Project House
Rachmat Arif Team Member Finance Manager of Nymph’s
Project House
Feddy Anugerah P Team Member IT Manager of Nymph’s Project House
Izzano Monzila Team Member Operational Manager of
Nymph’s Project House
Ridho Zulandra Team Member HRD Manager of Nymph’s
Project House
Ridho Azhario Team Member HRD Manager of Nymph’s Project House
Advisor Asisten Praktikum MPTI C
Advisor Asisten Praktikum MPTI C
Sign Off : Comments :
1. PROJECT SCOPE MANAGEMENT 1.1 COLLECT REQUIREMENTS
1.1.1 REQUIREMENT DOCUMENTATION
E-journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS :Requirements Document (version 1.0)
Project: E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS Date(s): 06/03/2013
Prepared by: Kelompok 7 1.1.1.1.1 Introduction
Dokumen ini berisi persyaratan sistem untuk Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS. Persyaratan ini diambil berdasarkan dari kebutuhan yang di ambil dari beberapa sumber, salah satunya adalah Project Charter yang disetujui oleh semua pihak yang terkait dengan pembuatan E-Jornal Sistem Informasi ITS.
1.1.1.1.2 How to Use This Document
Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana dokumen ini dikaji dari dan oleh siapa yang berhak untuk memperoleh dokumen ini(type of reader).
Type of Reader
Beberapa jenis pembaca yang akan mengkaji dokumen ini sebagai panduan untuk melaksanakan Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS.
1. Manager Proyek
Penanggungjawab atas pelaksanaan proyek.
Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek.
Menentukan project deliverables.
Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.
Menyetujui atau tidak setiap aktivitas yang berkaitan dengan proyek ini. 2. System Analist
Melakukan analisa requirement.
Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan.
Perencanaan dan menganalisa desain.
Merancang sistem interaksi untuk sistem yang akan dibangun
Melakukan presentasi terhadap desain yang sudah dirancang kepada manager proyek untuk mendapatkan persetujuan.
3. Programmer
Membuat implementasi dari design.
Melakukan bug fix.
4. Administrator dan Dokumentator
End-user mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan sistem.
Membuat dokumentasi testing.
Membuat dokumentasi sistem.
Membuat petunjuk penggunaan sistem. 5. End-user:
Mendapatkan media alat bantu untuk mengakses informasi mengenai jurnal yang dipublikasikan di SESINDO atau tidak.
Mendapatkan automasi informasi mengenai track-record user di E-Journal Sistem Informasi ITS.
Technical Background Required
Latar belakang teknis yang diperlukan untuk memahami dokumen secara umum.Selain itu juga terdapat kebutuhan fakta atau pemahaman yang dibutuhkan untuk bagian tertentu.
1) Identifikasi
Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem pada Proyek Pembuatan E -Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS, yaitu pembangunan syarat dari semua elemen yang dibutuhkan oleh sistem.
2) Analisa
Menganalisa kebutuhan sistem yang akan dilakukan sesuai dengan informasi kebutuhan stakeholder yang telah diidentifikasi sebelumnya.
3) Coding
Menerjemahkan kebutuhan sistem ke dalam bahasa yang bisa dimengerti oleh komputer.
4) Testing
Pengujian eksternal fungsional untuk mencari dan menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan hasil yang aktual sesuai dengan kebutuhan.
5) Maintenance
Authentikasi Email ITS yang sudah berhasil pada SI Library dan konsumen bisa menggunakannya.Namun, pemeliharaan diperlukan untuk menunjang kinerja dari sistem yang ada.
1.1.1.1.3 Scope of The Product
Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS memberikan banyak kemudahan untuk mengakses dan memasukkan jurnal kesetiap stakeholder. Proyek E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS ditunjukan untuk:
Stakeholder ManfaatUtama Peran
Mahasiswa Mahasiswa bisa mengakses, mendownload dan mereview jurnal sebagai bahan referensi untuk Tugas Akhir atau yang lain
Sebagai Reviewer Sebagai Penguji sistem
Dosen SI ITS Sebagai Editor
Sebagai Reviewer Sebagai Penguji Sistem
Sebagai Penguji Sistem
Kepala Jurusan SI Memberikan keputusan
strategis yang terkait dengan kebijakan dalam proyek pada tingkat Jurusan.
1.1.1.1.4 Business Case for the Product
1. Mengapa Produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS diperlukan?
Karena Jurusan Sistem Informasi ITS membutuhkan suatu tempat untuk mendokumentasikan hasil karya jurnal yang juga dipublikasikan ke event SESINDO dan kebutuhan untuk mencari sumber referensi yang terkait dengan Sistem Informasi.
2. Bagaimana Produk ini akan berkontribusi terhadap Institut Teknologi Sepuluh Nopember?
Dengan adanya E-Journal ini diharapkan jurusan Sistem Informasi ITS akan menjadi terkenal karena banyaknya jurnal yang dibuat dan dapat menarik minat orang untuk memperdalam ilmu di Sistem Informasi ITS .
2.1.1.2
General description
1.1.1.2.1 Product Perspective
1. Mengapa memilih mengembangkan produk ini?
Untuk mempermudah mencari dan mempublikasi jurnal sebagai bahan referensi yang dibutuhkan.
2. Apa yang dibutuhkan untuk service?
Sistem E-Journal ini dibangun untuk mempermudah.Dengan berbasis website sehingga semua civitas Sistem Informasi ITS dapat mengaksesnya darimana saja.
3. Siapa stakeholder utama?
Stakeholder utama adalah semua civitas yang ada di jurusan Sistem Informasi ITS
1.1.1.2.2 Product Functions
1. Apa yang bisa dilakukan produk E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS?
Beberapa yang bisa dilakukan dengan menggunakan E-Journal Sistem Informasi ITS dengan menggunakan authentikasi email ITS adalah:
a. Mempermudah dalam pencarian abstract jurnal. b. Mempermudah untuk mencari jurnal yang diperlukan. c. Mempermudah dalam publikasi jurnal ilmiah.
a. Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal b. Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal
c. Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal
d. Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal 1.1.1.2.3 User Characteristics
Siapa yang diharapkan untuk menggunakan produk jadi dari Proyek Pembuatan E-Journal Sistem Informasi ITS menggunakan authentikasi email ITS?
Semua civitas yang ada di Sistem Informasi ITS 1.1.1.2.4 General Constraints
Kendala umum yang dihadapi dalam sistem produk jadi proyek ini adalah User tidak memahami cara kerja publikasi jurnal secara rinci
1.1.1.3
Specific Requirements
1.1.1.3.1 User Requirements Kebutuhan user adalah sebagai berikut:
a. Adanya sistem autentikasi user dengan email ITS
b. Adanya fitur SEO yang bisa mencari secara cepat dan tepat. 1.1.1.3.2 Reporting requirements
Feature yang akan diberikan dalam E-Journal Sistem Informasi ITS Fitur subscribe via E-Mail
-Berlangganan berita/notifikasi yang akan diberitahukan melalui email
Fitur Search
-Untuk Mencari secara tepat topik yang ingin dicari
Fitur Submission
-Untuk mengupload file jurnal berformat PDF atau Doc.
Fitur Log-In
-Untuk authentikasi
Fitur Current
-Mengetahui isu isu terbaru pada jurnal
Fitur Journal Help
-Berisi penjelasan fitur fitur yang ada dan tata cara menggunakannya
Fitur Archieve
-Berisi Jurnal yang dipublikasi yang telah disetujui
1.1.1.4
Security Requirements
Admin yang bertugas memanage user.
Menanggulangi akses dengan role yang tidak sesuai.
Untuk Reviewer: Hanya bisa mereview dan berkomentar mengenai jurnal Untuk Author: Mempublikasikan dan mereview jurnal
Untuk Editor: Menyetujui publikasi dan mereview jurnal
Untuk Admin: Memanage user yang ada dalam Sistem E-Journal
1.1.2 ReQuirements Management plaN
Pengumpulan kebutuhan stakeholder dilakukan melalui beberapa metode :
1 Interview
Metode wawancara dengan beberapa pertanyaan mengenai kebutuhan kepada stakeholder yang terkait langsung pada pengembangan proyek, yaitu Koordinator Infrastruktur, Dosen Jurusan Sistem Informasi, administrator SI mengenai aspek -aspek kebutuhan pada website.
2 Group decision making
Proses penilaian alternatif berganda dengan hasil yang diharapkan dalam bentuk resolusi tindakan masa depan. Teknik ini dapat digunakan untuk menghasilkan, mengklasifikasikan, dan memprioritaskan kebutuhan sistem.
3 Observation
Pengamatan terhadap sistem yang saat ini terkait dengan kegiatan, teknologi, dan fasilitas lainnya yang terkait dengan proyek.
Categories:
Tim pengembang mengklasifikasikan kebutuhan klien menjadi 2 kategori dengan masing – masing sub kategori, yaitu sebagai berikut :
1 Functional Requirements
● Content / Pages
● Features
● Integration
2 Non Funcional Requreiments
● Security
● Reliability
● Operability
● Configuration Management
Prioritization:
Berdasarkan dokumentasi kebutuhan yang telah dilakukan, prioritas kebutuhan adalah sebagai berikut:
Stakeholder Requirement Category Priority Koordinator Infrastruktur Login menggunakan email ITS Fungsional >>
Keamanan
1 Dosen Jurusan Sistem
Informasi
● Mengupload konten informasi berupa teks (pdf) ke dalam website ● Review E-Jurnal ● Editor E-Jurnal Fungsional >> Konten 2
Civitas Jurusuan Sistem Informasi selain Dosen
Menggunakan dan akses E-Jurnal Kebutuhan Non Fungsional
3 Administrator IT Jurusan
Sistem Informasi ● Konfigurasi E-Jurnal ● Maintenance E-Jurnal
Fungsional >> Integrasi
1
Traceability:
Ruang lingkup untuk proyek ini didefinisikan melalui proses pengumpulan kebutuhan secara komprehensif. Pertama, analisis menyeluruh dilakukan pada website saat ini perusahaan perangkat lunak berdasarkan karyawan dan feedback pengguna. Dari informasi ini, tim proyek mengembangkan dokumen kebutuhan proyek, rencana pengelolaan kebutuhan, dan matriks ketertelusuran kebutuhan untuk pencapaian akhir aplikasi perangkat lunak.
Deskripsi proyek dan deliverable dikembangkan berdasarkan proses pengumpulan kebutuhan dalam desain perangkat lunak, dukungan teknis, pemrograman dan aplikasi website. Proses mengumpulan kebutuhan untuk website akan menghasilkan kebutuhan perangkat lunak yang mendukung proses E-Jurnal yang belum berjalan dengan baik.
Configuration Management:
● Perubahan ruang lingkup proyek dapat dilakukan maksimal 1 bulan setelah proyek ini dimulai
● Adapun prosedur perubahan proyek adalah sebagai berikut :
● Manager Proyek, Sponsor dan Stakeholder akan menetapkan dan menyetujui dokumen untuk mengukur ruang lingkup proyek yang mencakup checklist kualitas deliverable dan pengukuran kinerja.
● Perubahan ruang lingkup dapat diusulkan oleh Manajer Proyek, Stakeholder atau anggota tim proyek.
● Semua permintaan perubahan akan diserahkan kepada Manajer Proyek yang kemudian akan mengevaluasi perubahan lingkup yang diminta.
● Setelah permintaan perubahan lingkup diterima, Manajer Proyek akan mengajukan permintaan perubahan ruang lingkup kepada Dewan Pengendalian Perubahan dan Sponsor Proyek untuk disetujui.
● Setelah persetujuan perubahan lingkup oleh Dewan Pengendalian Perubahan dan Sponsor Proyek, Manager Proyek akan memperbarui semua dokumen proyek dan mengkomunikasikan perubahan ruang lingkup untuk semua stakeholder.
Verification:
Beberapa metode yang digunakan untuk memverifikasi kebutuhan antara lain:
1 Observation
Metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat dan langsung di lapangan, apakah pemilihan kebutuhan sudah tepat sesuai kondisi saat ini dan dapat berjalan dengan benar pada sistem yang ada
2 Measurement
Suatu kegiatan membandingkan kebutuhan dengan ukuran tertentu untuk mendapatkan nilai atau akurasi kebutuhan itu. Pengukuran dilakukan dan sifatnya kuantitatif.
3 Testing
Tiap aktivitas yang digunakan untuk dapat melakukan evaluasi suatu atribut atau kemampuan dari program atau sistem dan menentukan apakah kebutuhan telah benar atau harus diubah.
1.1.1 Requirements traceability matrix Collect Requirement
Diantara banyaknya proses untuk collect requirment, maka kami telah juga mengajukan untuk bebrapa solusi untuk membuat kebutuhan proyek terlakasana, dengan metode interview techniques dan juga group decision making techniques, juga akan membantuk kita sebagai project manager untuk melakukan tugasnya, oleh karena itu terdapat beberapa hasil interview kami dengan para stakeholder yang mempunyai wewenang untuk hasil output dari proyek ini. User Needs
Environment
Apa saja yang menjadi lingkungan bisnis system ?
Informasi merupakan salah satu kebutuhan kita dimana kita sekarang sudah masuk ke dalam masa atau zaman era teknologi, jadi semua informasi dari penjuru dunia akan sangat mudah terbaca bagi kita yang sudah paham tentang informasi dan dari informasi ini pula kita juga mengetahui apa saja yang ada didunia, kejadian apa saja, serta informasi terupdate apa saja yang sekarang secara ilmiah. Web E-Jurnal Jurusan Sistem Informasi ITS di intrgrasikan dengan official website SI ITS menyediakan informasi tersebut.
Aplikasi ini berbasis web dimana nantinya atau outputnya bisa diimplementasiakan dan dilihat oleh banyak kalangan dengan mudah, karena berdasar informasi, maka hal ini yang menjadikan web ini berisikan seluruh Jurnal yang ada di Jurusan Sistem Informasi ITS.
Stakeholders / Actors
User
Dalam proses pembuatannya, website E-Jurnal SI ITS ini menyajikan beberapa bentuk informasi antara lain menggunakan file jurnal yang telah diupload, ataupun dengan menyajikan link lain yang mendukung informasi tersebut. User menginginkan kemudahan dalam penggunaan website E-Jurnal SI ITS, serta terdapat informasi yang sangat jelas dan menu help pada website.
Kebutuhan Utama
● Memberikan kebutuhan informasi tentang Jurnal yang ada di Jurusan SI ITS ataupun jurnal-jurnal yang masuk pada acara atau event-event SI ITS.
● Berinteraksi dengan dengan pengguna.
● Fitur-fitur menarik sehingga mudah dimengerti user
ID Requirement Priority Catego ry Source Relates to Objective Manifests in WBS Deliverable Verification Validation 1. TampilanHalam3 anprofil 1 Page Interview& Brainstorming 1 1.2.4.1 Testing Testing Checklist 2. TampilanHalam4 anberitaterkini 1 Page Interview& Brainstorming 1 1.2.4.2 Testing Testing Checklist 3. TampilanHalam5 an menu – menu 1 Page Interview& Brainstorming 1 1.2.4.3 Testing Testing Checklist 4. TampilanHalam6 angaleridokume ntasikegiatan 1 Page Interview& Brainstorming 1 1.2.4.4 Testing Testing Checklist 5. Posting konten 7 website (artikel, berita, menu terbaru, foto&video dokumentasi) 2 Fitur Interview&Brai nstorming 1 1.2.6.1 Testing Testing Checklist 6. Editing konten 8 website (artikel, berita, menu terbaru, foto&videodoku mentasi) 2 Fitur Interview& Brainstorming 1 1.2.6.2 Testing Testing Checklist 7. Deleting konten 9 website (artikel, berita, menu terbaru, foto&videodoku mentasi) 2 Fitur Interview& Brainstorming 1 1.2.6.3 Testing Testing Checklist 8. Updating konten website (artikel, berita, menu terbaru, foto&videodoku mentasi) 2 Fitur Interview& Brainstorming 1 1.2.6.4 Testing Testing Checklist
TUGAS
DEFINE ACTIVITY ... 12 Activity list ... 12 Activity attribute LIST ... 21 Milestone list ... Error! Bookmark not defined. SEQUENCE ACTIVITY ... Error! Bookmark not defined.
project schedule network diagram ... Error! Bookmark not defined. Estimate activity duration ... Error! Bookmark not defined. ACTIVITY DURATION ESTIMATES ... Error! Bookmark not defined. Duration Estimates Worksheet ... Error! Bookmark not defined. Analogus estimate ... Error! Bookmark not defined. Milestones Activity ... Error! Bookmark not defined. PROJECT DOCUMENT UPDATES ... Error! Bookmark not defined. RISK REGISTER ... Error! Bookmark not defined.
PROJECT TIME MANAGEMENT
DEFINE ACTIVITY
Activity list
Adapun daftar aktivitas dalam pengerjaan proyek ini, yakni sebagai berikut.
▲
ID
▲ACTIVITY
▲DESCRIPTION OF
WORK
▲ 1. ▲ Fase Identifikasi ▲ Identifikasi kebutuhan customer yang
dibutuhkan terkait dengan E-Journal
▲ 1.1 ▲ Identifikasi Kebutuhan ▲ Pihak yang terlibat :
Client
Project Manager
▲ Penggalian kebutuhan yang dilakukan oleh tim proyek (developer) untuk menentukan kebutuhan dan batasan pengerjaan proyek E-Journal
▲ 1.1.1 ▲ Pembagian JobDesk ▲ Pada tahap ini project manager dana team project membagi jobdesk masing-masing, untuk menentukan kebutuhan project.
▲ 1.1.2 ▲ Pertemuan dengan Client
▲ Pada pertemuan dengan client ini, kami menggali kebutuhan langsung dari owner.
▲ 1.1.3 ▲ Monitoring dan Evaluasi
▲ Pada tahap monitoring dan evaluasi kali ini kami memonitoring hasil penggalian kebutuhan yang telah kami dapat saat pertemuan dengan project owner/client. Selain itu juga mengevaluasi semua ketercapaian pada tahap ini.
▲ 1.1.4 ▲ Pembuatan Project Charter
▲ Membuat project charter dari kebutuhan yang sudah di tentukan.
▲ 1.2 ▲ Identifikasi Stakeholder
▲ Pihak yang terlibat : Client
Manager proyek
▲ Menentukan siapa saja stakeholder terkait
dengan proyek E-Journal dan stakeholder lain yang mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung
▲ 1.2.1 ▲ Meeting Stakeholder ▲ Bertemu dengan client untuk membahas siapa saja stakeholder yang terlibat dalam pembuatan proyek E-Journal
▲ 1.2.2 ▲ Monitoring dan Evaluasi
▲ Pada tahap monitoring dan evaluasi kali ini kami
memonitoring hasil penggalian kebutuhan yang telah kami dapat saat pertemuan dengan stakeholder. Selain itu juga mengevaluasi semua ketercapaian pada tahap ini.
▲ 1.2.3 ▲ Penandatanganan Project Charter
▲ Pada tahap ini client akan menandatangani project charter yang sudah kami buat.
▲ 2. ▲ Fase Analisis dan Design
▲ Melakukan
perencanaan mengenai proyek yang akan dikerjakan serta merancang design yang sesuai berdasarkaan
kebutuhan yang diperoleh dari tahap sebelumnya.
▲ 2.1 ▲ Analisa Kebutuhan ▲ Pihak yang terlibat : Surveyor
Manajer proyek
▲ Menganalisa kebutuhan user yang telah teridentifikasi di tahap sebelumnya, apakah benar-benar dibutuhkan apa tidak dan apakah fungsi tersebut bisa
diimplementasikan atau tidak. Membuat use case diagram untuk setiap pengguna website.
▲ 2.1.1 ▲ Pembuatan Use Case Scenario
▲ Pada tahap ini, hasil dari kebutuhan dari sistem akan dibuat sebuah use case scenario untuk merepresentasikan
proses yang terjadi dari kebutuhan yang sudah ditentukan. ▲ 2.1.2 ▲ Pembuatan dokumen SKPL (Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak) ▲ Berdasarkan usecase yang telah dibuat, lalu diteruskan ke dalam pembuatan dokumen SKPL untuk diserahkan kepada programmer untuk dibuatkan sistem yang dimaksud.
▲ 2.2 ▲ Arsitektur Desain ▲ Pihak yang terlibat : Desainer
System Analyst
▲ Membuat asitektur desain yang sesuai dengan kebutuhan yang telah didapatkan dan menganalisa semua hasil desain awal serta menyesuaikan kebutuhan dengan desain.Lalu dari tahap ini akan dihasilkan sebuah user interface.
▲ 2.2.1 ▲ Pembuatan User Interface
▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah user interface untuk proyek E-Journal.
▲ 2.2.2 ▲ Pembuatan Dokumentasi UI
▲ Pada tahap ini akan mendokumentasikan hasil User Interface yang telah dibuat pada tahap sebelumnya.
▲ 2.3 ▲ Management Resiko ▲ Pada tahap ini akan dirancang sebuah risk management untuk penanganan resiko yang akan terjadi pada fase-fase selanjutnya.
▲ 2.4 ▲ Monitoring dan Evaluasi
▲ Mengadakan rapat untuk membahas tentang analis dan design yang telah dibuat
▲ 2.5 ▲ Fixing Problem ▲ Melakukan pembenaran terhadap design yang dibuat apabila terjadi kesalahan.
▲ 3. ▲ Fase Programming ▲ Proses melakukan pengembangan aplikasi (membangun source code)
▲ 3.1 ▲ Pengembangan Front End
▲ Pihak yang terlibat : Programmer
▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya.
▲ 3.1.1 ▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Front-End
▲ Membuat Fitur
SKPL yang telah dibuat.
▲ 3.2 ▲ Pengembangan Back End
▲ Pihak yang terlibat :
Programmer
▲ Pengembangan website (coding) untuk front end website berdasarkan dengan User Interface dan document SKPL yang telah dibuat sebelumnya.
▲ 3.2.1 ▲ Pembuatan Fitur-Fitur Pada Back-End
▲ Membuat Fitur
berdasarkan dokumen SKPL yang telah dibuat.
▲ 3.3 ▲ Monitoring dan Evaluasi
▲ Melakukan monitoring dan evaluasi selama masa pemrograman serta melakukan fixing problem ketika
menemukan masalah dalam tahap ini.
▲ 4. ▲ Fase Implementasi dan Uji
▲ Proses
mengimplementasikan proyek yang telah dibuat dan menguji-coba proyek
▲ 4.1 ▲ Implementasi ▲ Melakukan
implementasi E-Journal pada server yang telah dibeli
▲ 4.1.1 ▲ Pengurusan Perijinan
▲ Mengurus perijinan terhadap stakeholder
terkait implementasi proyek.
▲ 4.1.2 ▲ Pengadaan Server dan Perlengkapan
▲ Pembelian server dan perlengkapan yang mendukung kinerja proyek yang akan diimplementasikan.
▲ 4.1.3 ▲ Instalasi Server ▲ Melakukan setting dan instalasi proyek ke server yang sudah dibeli serta mengatur jaringannya.
▲ 4.2 ▲ Testing ▲ Pihak yang terlibat :
Project Manager Stakeholder
▲ Menguji E-Journal yang telah ready kepada stakeholder ▲ 4.2.1 ▲ Testing Fungsional Requirement ▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client. ▲ 4.2.2 ▲ Testing Non Fungsional Requirement ▲ Mengetes apakah fungsional requirementnya sudah berjalan seperti yang diharapkan client.
▲ 4.3 ▲ Checking & Reviewing ▲ Pihak yang terlibat : Sponsor (klien)
Programmer
▲ Melakukan check dari awal, dimulai dari project chrater yang dibuat, apakah produk sudah sesuai dengan
kebutuhan yang sudah diidentifikasikan di awal. Jika belum sesuai maka programmer akan melakukan perbaikan lanjut.
▲ 4.3.1 ▲ Checking Document dan Reviewing
▲ Pada tahap ini akan dilakukan proses check dan review terhadap feedback dari client tentang proyek yang telah diujicobakan.
▲ 4.3.2 ▲ Fixing Problem ▲ Melakukan pembenaran apabila ada
ketidaksesuaian dari proyek yang sudah diimplementasikan.
▲ 5. ▲ Closing ▲ Proses penutupan proyek yang telah selesai serta
penyerahan project yang telah jadi beserta dokumen-dokumen pendukung dan pelengkap.
▲ 5.1 ▲ Pembuatan User Guide
▲ Pihak yang terlibat : Programmer
▲ Pembuatan tutorial kepada pihak klien terhadap produk hasil pengerjaan tim proyek
▲ 5.1.1 ▲ Dokumentasi
Penggunaan Aplikasi
▲ Membuat sebuah
dokumen mengenai cara penggunaan aplikasi E-Journal
▲ 5.1.2 ▲ Penyerahan
Dokumentasi User Guide
▲ Menyerahkan hasil user guide kepada client dan stakeholder lainnya.
▲ 5.2 ▲ Laporan Document Akhir
▲ Pihak yang terlibat : Project Manager Team Project
▲ Mengumpulkan
dokumentasi proyek dari awal hingga akhir
pembuatan proyek serta rangkuman dari
keseluruhan project.
▲ 5.2.1 ▲ Pembuatan Laporan Akhir Proyek
▲ Pada tahap ini semua dokumen akan
dirangkum menjadi Laporan Akhir Proyek.
▲ 5.2.2 ▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek
▲ Penyerahan Laporan Akhir Proyek kepada Client. ▲ 5.2.3 ▲ Presentasi Proyek Akhir ▲ Melakukan presentasi kepada para stakeholder beserta client bahwa proyek telah selesai.
Activity attribute LIST ID ACTIVI TY DESCRIPTION OF WORK PREDECE SSOR RELATIONS HIP LEA D OR LAG SUCCESSOR 1 Fase Identif ikasi Identifikasi kebutuhan customer yang dibutuhkan terkait dengan E-Journal Pertemuan pertama dengan klien 1.1 Identif ikasi Kebut uhan Penggalian kebutuhan yang dilakukan oleh tim proyek (developer) untuk menentukan kebutuhan dan batasan pengerjaan proyek E-Journal Pertemuan pertama dengan klien Strong - Dokumen yang Mencatat Kebutuhan Customer 1.2 Identif ikasi Stakeh older Menentukan siapa saja stakeholder terkait dengan proyek E-Journal dan stakeholder lain yang mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung Pertemuan dengan Client
medium Lag Menentukan
Stakeholder 2 Fase Analis is dan Design Melakukan perencanaan mengenai proyek yang akan dikerjakan serta merancang design yang sesuai berdasarkaan kebutuhan yang diperoleh dari tahap sebelumnya. Penandata nganan proyek charter Strong Lea d Wawancara kebutuhan stakeholder 2.1 Analis a Menganalisa kebutuhan user Diskusi
dengan Strong Lead
Identifikasi kebutuhan pengguna dan
Kebut uhan yang telah teridentifikasi di tahap sebelumnya, apakah benar-benar dibutuhkan apa tidak dan apakah fungsi tersebut bisa diimplementasikan atau tidak.
Membuat use case diagram untuk setiap pengguna website. klien software 2.2 Arsite ktur Desain Membuat asitektur desain yang sesuai dengan kebutuhan yang telah
didapatkan dan menganalisa semua hasil desain awal serta menyesuaikan kebutuhan dengan desain.Lalu dari tahap ini akan dihasilkan sebuah use case scenario.
Pembuatan arsitektur sesuai dengan identifikasi kebutuhan
medium Lag Eksekusi proyek
2.3 Desain Interfa ce Membuat user interface sesuai dengan use case scenario yang telah dibuat.
Diskusi dengan stakeholder
Strong Lead Eksekusi proyek
3 Progr ammi ng Proses melakukan pengembangan aplikasi (membangun source code) Pembuatan prototype dan evaluasi Strong Lea d Pengumpulan data Website 3.1 Penge mbang an Front End Pengembangan website (coding) untuk front end website
Pengumpul an data website
Strong Lag Pengumpulan
data Website
3.2
mbang an Back End
website (coding) untuk back end website
website data Website
4 Imple menta si dan Uji Proses mengimplementas ikan source code yang telah dibuat dan menguji-coba website Pembuatan website Strong Lea d Pengawasan dan Pengendalian proyek 4.1 Testin g Menguji E-Journal yang telah ready kepada stakeholder
Status
report Medium Lag Testing
4.2 Checki ng dan Revie wing Melakukan check dari awal, dimulai dari project chater yang dibuat, apakah produk sudah sesuai dengan kebutuhan yang sudah diidentifikasikan di awal. Jika belum sesuai maka programmer akan melakukan perbaikan lanjut. Tutorial website kepada klien
Weak Lead Melakukan
checking
5. Closin
g
Proses penutupan proyek yang telah selesai serta penyerahan project yang telah jadi beserta dokumen-dokumen pendukung dan pelengkap. Testing 4.4 Pembuatan user guide Pembuatan tutorial kepada pihak klien terhadap produk hasil pengerjaan tim proyek
Review dokumen
Weak Lead Persiapan Laporan akhir proyek 4.5 Lapora n Docu ment Mengumpulkan dokumentasi proyek dari awal hingga akhir
Pengajuan laporan akhir
Strong Lag Persiapan presentasi penutupan
Akhir pembuatan proyek serta rangkuman dari keseluruhan project. 4.6 Presen tasi Proyek Akhir Melakukan presentasi kepada client dan stakeholder bahwa proyek sudah selesai dan proyek akan ditutup
Table of Contents
Estimate Cost ... 26 Activity cost estimates ... 26 Basis of estimates ... 31 Project document updates ... Error! Bookmark not defined. Determine Budget ... Error! Bookmark not defined. Cost performance baseline ... Error! Bookmark not defined. Project funding requirements ... Error! Bookmark not defined. Project document updates ... Error! Bookmark not defined. Control Cost ... 31 Work performance measurements ... 31 Budget forecasts ... Error! Bookmark not defined. Organizational process assets updates ... Error! Bookmark not defined. Change requests ... Error! Bookmark not defined. Project management plan updates ... Error! Bookmark not defined. Project document updates ... Error! Bookmark not defined.
Project Cost Management
Estimate Cost Activity cost estimates
Pengaturan biaya dalam proyek ini dibagi menjadi dua jenis, yaitu initial cost dan gradual cost, dimana initial cost adalah biaya yang sudah ditetapkan dan langsung dibayar secara penuh, dan gradual cost adalah biaya yang juga sudah ditetapkan namun pembayarannya dilakukan secara bertahap (periodik). Untuk biaya initial-nya dibagi lagi menjadi 2 jenis yaitu biaya pembelian hardware(server, dll) dan biaya tiap tahap proyek sudah ditetapkan di WBS, yaitu sebagai berikut:
No Keterangan Biaya
1 Server Rp19.900.000 2. Domain dan Kelengkapan (5 tahun) Rp5.500.000 3. Identifikasi Rp890.000 4. Analisa dan Desain Rp4.800.000 5. Programming Rp6.800.000 6. Implementasi dan Testing Rp20.000.000 7. Closing Rp7.900.000 Total Biaya Rp65.790,000
Kemudian untuk gradual cost, yaitu biaya penggajian pekerja, dimana gaji Project Manager perbulannya adalah Rp4.000.000, dan gaji tiap anggota proyek adalah Rp2.500.000 ditunjukkan di tabel berikut:
No Keterangan
Biaya perBulan
Biaya Total Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3
1 Project Manager Rp4.000.000 Rp4.000.000 Rp4.000.000 Rp12.000.000 2. Team Proyek
(5 orang)
Rp12.500.000 Rp12.500.000 Rp12.500.000 Rp37.500.000
Total biaya untuk gradual cost adalah Rp49.500.000, dimana jika ditambahkan dengan total biaya initial cost (Rp47.860.000) maka total biaya untuk proyek ini adalah Rp97.360.000.
Table 1 Activity Cost Estimate
Number Name Keterangan Estimated Cost
1 Elicitation Melakukan identifikasi kebutuhan, stakeholder, dan resiko.
Rp. 2.100.000 1.1 Identifikasi
Kebutuhan
Definisi :
o Identifikasi kebutuhan pada proyek yang akan dijalankan bersama dengan pemilik proyek. Aktivitas :
o Pembagian Jobdesk o Pertemuan dengan Client o Monitoring dan Evaluasi
o Pembuatan Project Charte
Rp.1.000.000
1.2 Identifikasi Stakeholder
Definisi :
o Mengidentifikasi
Stakeholder yang terkait dengan proyek
Aktivitas :
o Meeting dengan Stakeholder
o Monitoring dan Evaluasi
o Penandatanganan Project
Charter
Rp.400.000
2 Analisis dan Desain
Melakukan analisa dari hasil identifikasi, serta melakukan dan pembuatan desain usert interface
Rp.3.650.000
2.1 Analisa Kebutuhan
Definisi :
o Evaluasi keadaan sistem saat ini
Aktivitas :
o Pembuatan Use Case
o Pembuatan Dokumentasi SKPL Rp.450.000 2.2 Arsitektur Desain Definisi : o Merancang desain interface untuk sistem E-Journal
Aktivitas :
o Pembuatan User Interface
o Pembuatan Dokumentasi Pembutan UI
Rp.1.200.000
2.3 Manajemen Definisi :
Resiko fungsional dari sistem secara spesifik
Aktivitas :
o Melakukan analisa
terhadap hasil identifikasi kebutuhan fungsi.
o Menentukan fungsi apa saja yang akan diterapkan dalam pembuatan egroupware 2.4 Monitoring dan Evaluasi Definisi : o Melakukan monitoring pada tahap ini serta evaluasi proyek Aktivitas :
o Mencari software apa saja yang sesuai dengan
kriteria permasalahanyang ada (memiliki fungsi-fungsi yang sesuai). o Melakukan seleksi software Rp.800.000 2.5 Fixing Problem
3 Programming Melakukan perancagan awal software yang terdiri dari perancangan antarmuka dan pemilihan modul
Rp.2.150.000
3.1 Pengembangan Fron-End
Definisi :
o Membuat desain antar muka dari sistem. Aktivitas :
o Membuat antar muka sesuai dengan kebutuhan yang sudah di identifikasi pada tahap awal
(identifikasi) Rp.1.400.000 3.2 Pengembangan Back-End Definisi : o Melakukan pemilihan modul untuk sistem yang akan dijalankan
Aktivitas :
o Melakukan penambahan atau pengurangan modul egroupware sesuai
dengan kebutuhan 3.3 Monitoring dan Evaluasi 4 Implementasi dan Testing Melakukan pemasangan
Web/Sistem kedalam sever untuk dilakukan pengujian dan perbaikan apabila ada masalah
Rp.5.600.000
4.1 Implementasi Definisi :
o Melakukan pemasangan software pada server Aktivitas :
o Melakukan pengecekan spesifikasi server
o Melakukan pemasangan web pada server di jurusan Sistem Informasi
Rp.1.000.000
4.2 Testing Definisi :
o Melakukan pengujian pada sistem untuk melihat apakah fungsi-fungsi yang dipasang sudah bekerja. Aktivitas :
o Membuat daftar fungsi yang ada pada sistem
o Melakukan testing tiap fungsi pada sistem
o Mencatat hasil testing tiap fungsi Rp.1.600.000 4.3 Checking dan Reviewing Definisi : o Melakukan Pengujian
pada sistem untuk mengetahui batasan kinerja dari sistem. Aktivitas :
o Melakukan testing kinerja sistem dengan
memasukkan banyak record secara bersamaan
o Mencatat hasil testing .
Rp.1.500.000
4.4 Fixing Problem Definisi :
o Melakukan perbaikan software berdasarkan
hasil pengujian (test) Aktivitas :
o Memperbaiki fungsi-fungsi yang tidak berjalan dengan baik sesuai
dengan daftar hasil pengujian fungsi
o Memperbaiki pengaturan
sistem untuk
meningkatkan kinerja jika tidak sesuai dengan standar.
5. Closing Melakukan peluncuran software dengan mengadakan pengenalan software dan pelatihan
Rp6.000.000 5.1 Pembuatan User Guide Definisi : o Pembuatan panduan penggunaan untuk diberika pada pengguna
Rp.500.000
5.2 Pembuatan Laporan Akhir
Definisi :
o Melakukan pengenalan software pada pengguna Aktivitas :
o Melakukan seminar pengenalan software secara umum kepada semua pengguna
o Melakukan sosialisasi pendaftaran pelatihan
o Memberikan panduan penggunaan untuk semua peserta seminar Rp.3.000.000 5.3 Presentasi Laporan Akhir Definisi : o Melakukan pelatihan penggunaan software pada pengguna Aktivitas : o Memberikan pelatihan pada peserta yang mendaftar untuk dilatih pada saat seminar pengenalan
o Memberikan sertifikat
pada peserta pelatihan yang telah lulus.
Basis of estimates
Salah satu basis estimasi dari proyek kami ini adalah kami membuat asumsi, diantaranya:
Faktor bunga bank dari tahun ke-0 adalah 1, tahun ke-1 adalah 0.926, tahun ke-2 adalah 0.857, tahun ke-3 adalah 0.794. Faktor bunga bank ini nantinya akan sangat menentukan keuntungan yang kami dapat pertahunnya.
Dengan adanya E-Journal ini keuntungan yang didapat oleh Jurusan Sistem Informasi ITS dari segi jumlah proyek yang dapat dikerjakan bertambah 2 proyek per tahun, dengan Control Cost
Work performance measurements
Perencanaan pelaksanaan proyek E-Journal Academics dilakukan dalam lima fase. Kelima fase tersebut, beserta durasi dan biaya yang direncanakan ditunjukkan pada tabel berikut ini. Perencanaan ini dilakukan untuk mengetahui performa proyek hingga pada akhir bulan ke-5.
No Tahapan Durasi Biaya
1. Identifikasi kebutuhan, stakeholder, resiko dan resiko
Analisa hasil identifikasi dan pemilihan software
Desain perancangan software
1 bulan Rp 7.900.000
2 Implementasi Proyek E-Journal Academics 1 bulan Rp 5.600.000
3
Deployment software beserta pengenalan dan pelatihannya
Monitoring software E-Journal Academics
Closing proyek
1 bulan Rp
14.000.000
Berikut ini adalah gambaran tentang status proyek E-Journal Academics
Tahapan Bulan 1 Bulan
2
Bulan 3 Status pada akhir bulan ke-2
Identifikasi kebutuhan, stakeholder, resiko dan resiko
Analisa hasil identifikasi dan pemilihan software
Desain perancangan software
S---F Terselesaikan
Biaya: Rp
7.900.000,00
Journal Academics
Biaya: Rp
3.500.000,00
Deployment software beserta pengenalan dan pelatihannya
Monitoring software E-Journal Academics
Closing proyek
PS----S ---PF Belum dimulai
Nilai Perhitungan Hasil Interpretasi Hasil
PV (Planned Value) 7.900.000 + 5.600.000 = 13.500.000 Rp 13.500.000,00
Total perkiraan biaya sampai dengan bulan ke-2
EV (Earned Value) 7.900.000 + 1.400.000 = 9.300.000 Rp 9.300.000,00 AC (Actual Cost) 7.900.000 + 3.500.000 = 11.400.000 Rp 11.400.000,00
Biaya sebenarnya yang dikeluarkan sampai dengan bulan ke-2
BAC (Budget at Completion) 7.900.000 + 5.600.000 + 14.000.000 = 27.500.000 Rp 27.500.000,00
Total perkiraan biaya sampai dengan bulan ke-3
CV
(Cost Variance)
9.300.000 – 11.400.000= - 2.100.000
Rp 2.100.000 Karena nilai CV minus, maka proyek E-Journal pada bulan ke-2 over budget sebesar Rp 2.100.000,00 dari nilai
yang seharusnya
CPI (Cost
Performance Index)
CPI = 0,815 menunjukkan bahwa performa proyek pada saat bulan ke-2 sebesar 81,5% dari total biaya yang dikeluarkan
SV
(Schedule Variance)
9.300.000 –13.500.000= - 4.200.000
Rp 4.200.00,00 Karena nilai SV minus, maka proyek E-Journal pada bulan ke-2 over budget sebesar Rp 4.200.000,00 SPI (Schedule Performance Index) 0,68 SPI = 0,68 menunjukkan
bahwa performa proyek pada bulan ke-2 sebesar 68% dari perkiraan di awal berdasarkan waktu pengerjaan
EAC
(Estimate (cost) at Completion)
Rp Total nilai yang
seharusnya dikeluarkan setelah membandingkan dengan CPI ETC (Estimate time to Complete) = 4,41 4,41 Durasi penyelesaian
proyek kurang lebih 4,41 atau telat 1,41 bulan dari yang sudah direncanakan
Q
UALITY
M
ANAGEMENT
P
LAN
<P
ROJECTE-J
OURNALJ
URUSANS
ISTEMI
NFORMASI>
K
ELOMPOKC-7
M
ATAK
ULIAHM
ANAJEMENP
ROJECTT
EKNOLOGII
NFORMASIJ
URUSANS
ISTEMI
NFORMASII
NSTITUTT
EKNOLOGIS
EPULUHN
OVEMEBERS
URABAYAINTRODUCTION ... 36 QUALITY MANAGEMENT APPROACH ... 36 QUALITY REQUIREMENTS /STANDARDS ... 38 QUALITY ASSURANCE ... 39 QUALITY CONTROL ... 41
I
NTRODUCTIONQuality Management Plan merupakan bagian tak terpisahkan dari rencana Manajemen Project. Tujuan dari Quality Management Plan adalah untuk menggambarkan bagaimana kualitas akan dikelola di seluruh siklus hidup project. Hal ini juga mencakup proses-prose dan prosedur untuk memastikan perencanaan (plan), jaminan (assurance), dan kendali kualitas (control) yang dilakukan. Seluruh stakeholder harus memahami dengan baik bagaimana kualitas akan direncanakan, dijaminkan, dan dikendalikan.
Quality Management Plan dari Project E-Journal JSI ini akan menetapkan kegiatan, proses, prosedur untuk memastikan produk yang berkualitas pada akhir project. Tujuan dari rencana ini ialah untuk:
Memastikan bahwa kualitas telah direncanakan Menentukan bagaimana kulaitas akan dikelola Menentukan kegiatan jaminan kualitas
Menentukan kegiatan pengendalian kualitas Menentukan standar kualitas yang dapat diterima
Q
UALITYM
ANAGEMENTA
PPROACHBagian ini menggambarkan pendekatan yang digunakan organisasi untuk mengelola kualitas di seluruh siklus hidup project. Kualitas harus selalu direncanakan dalam setiap tahapan project untuk mencegah pengerjaan ulang yang tidak perlu, limbah, biaya, dan waktu. Kualitas juga harus dipertimbangkan bagi produk dan perspektif proses. Organisasi mungkin sudah memiliki pendekatan standar kualitas, namun demikian, apakah itu standar atau tidak, pendekatan harus didefinisikan dan dikomunikasikan kepada semua stakeholder project.
Pendekatan Manajemen Kualitas untuk Project E-Journal JSI akan memastikan kualitas telah direncanakan bagi produk dan proses. Agar sukses, project ini akan memenuhi sasaran kualitas dengan memanfaatkan pendekatan kualitas terpadu untuk menentukan standar kualitas, mengukur kualitas, dan terus meningkatkan kualitas.
Kualitas produk untuk Project E-Journal JSI akan ditentukan oleh standar yang telah kami pelajari dalam mata kuliah MPTI ini. Fokusnya adalah pada penyampaian project dan standar maupun kriteria yang digunakan akan memastikan produk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dan tentu saja sesuai dengan permintaan owner.
Kualitas proses untuk Project E-Journal JSI akan berfokus pada proses dimana deliverable dari project akan diproduksi (dalam hal ini, dihasilkan). Menetapkan standar kualitas proses akan memastikan bahwa semua kegiatan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan yang menghasilkan keberhasilan penyampaian produk.
Tim Project akan bekerja dengan kelompok yang menangani kualitas untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan semua standar kualitas organisasi dan project khusus bagi produk dan proses. Semua dokumentasi kualitas akan menjadi bagian dari Rencana Project E-Journal JSI dan akan dialihkan menjadi sebuah operasi setelah berhasil menyelesaikan project.
Metrik akan dibentuk dan digunakan untuk mengukur kualitas di seluruh siklus hidup project bagi produk dan proses. Pemimpin dari kelompok yang menangani kualitas akan bertanggung jawab untuk bekerja dengan Tim Project untuk mendefinisikan metric ini, melakukan pengukuran, dan menganalisis hasil. Pengukuran produk dan proses akan digunakan sebagai salah satu kriteria dalam menentukan keberhasilan project dan harus ditinjau oleh stakeholder. Metrik ini akan mencakup:
Jadwal Sumber Daya Biaya
Kinerja Proses
o Manufaktur pembuatan website Kinerja Produk
o Kecepatan Akses
o Daya Tampung
Peningkatan kualitas akan diidentifikasi oleh setiap anggota tim project atau kelompok yang menangani kualitas. Setiap rekomendasi akan ditinjau untuk menentukan biaya versus manfaat pelaksanaan perbaikan dan bagiamana perbaikan akan berdampak pada produk dan proses. Jika perbaikan dilaksanakan, Project Manager akan memperbarui semua dokumentasi project untuk menyertakan perbaikan.
Q
UALITYR
EQUIREMENTS/
S
TANDARDSBagian ini harus menjelaskan bagaimana tim project dan/atau kelompok yang menangani kualitas akan mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan kualitas dan standar. Selain itu, ada juga penjelasan tentang bagaimana project akan menunjukkan kesesuaian terhadapa standar kualitas diidentifikasi. Standar kualitas dan persyaratan harus mencakup produk dan proses.
Kualitas Produk:
Kebutuhan dan standar kualitas produk akan ditentukan oleh tim project. Standar ini terutama akan didasarkan pada standar yang telah didokumentasikan sebelumnya. Mungkin ada standar kualitas bagi produk khusus yang mengidentifikasi bahwa saat ini bukan merupakan bagian dari standar yang didokumentasikan. Dalam hal ini, Tim Project akan meninjau standar-standar baru yg diidentifikasi ke dalam rencana Project E-Journal JSI dan memastikan komunikasi dengan semua stakeholder.
Sebagai produk yang belum dicoba secara luas dan terukur pada interal yang ditentukan, kita akan mengetahui bahwa produk tersebut sesuai dengan standar kualitas setelah kita mencapai sepuluh percobaan berturut-turut sehingga dpaat diterima.
Kualitas Proses:
Kebutuhan dan standar kualitas proses akan ditentukan oleh tim project. Banyak dari standar akan didasarkan pada standar proses yang sudah ditentukan sebelumnya.Namun, diharapkan dalam kualitas proses ini ialah akan ada langkah-langkah yang unik pada penyusunan website E-Journal JSI yang akan membutuhkan standar kualitas baru. Tim Project E-E-Journal JSI akan
bekerja untuk menetapkan standar yang dapat diterima dan mendokumentasikannya ke dalam dokumen proses serta rencana Project itu sendiri.
Sebagai produk yang belum dicoba secara luas, metric proses akan diukur dan dianalisis untuk menentukan kualitas proses. Setelah website E-Journal JSI memenuhi persyaratan yang dapat diterima, maka telah tercapai tujuan dari proses untuk Project E-Journal JSI itu sendiri.
Q
UALITYA
SSURANCEBagian ini menjelaskan bagaimana Project Team akan menetapkan dan mendokumentasikan proses untuk mengaudit kebutuhan kualitas dan hasil dari pengukuran kendali kualitas untuk memastikan bahwa standar kualitas dan definisi operasional yang digunakan. Bagian ini juga mendokumentasikan metric jaminan kualitas yang sebenarnya digunakan untuk project ini.
Jaminan kualitas dari Project ini akan berfokus pada proses pembuatan website E-Journal JSI. Dalam rangka untuk memastikan kualitas, berulang-ulang kualitas proses akan digunakan di seluruh siklus hidup project.
Project Manager beserta anggotanya akan melakukan penilaian pada interval yang direncanakan selama project untuk memastikan semua proses yang sedang dilaksanakan dan dijalankan dengan benar . Tabel di bawah ini memberikan jaminan kualitas metric inti untuk Project E-Journal JSI .
Kegiatan Proses Acceptable Process Standards
Process Phase Assessment Interval
Uploading Journal - < 8 minutes per journal
Uploading Setiap Hari
Fungsi Search Journal - Pencarian
membutuhkan waktu < 10 detik
- Pencarian kata sampai ke tingkat kata dalam
konten journal
- Fungsi search Google friendly
Web Design - Simple and Fastload (loading page time < 3 detik)
- SEO friendly
berdasarkan struktur rekomendasi dari Google
Designing Setiap hari
Fungsi Tambahan - Fungsi share to Social
Media seperti
Facebook, twitter, dan Google +
- Fungsi save journal dan baca nanti.
Designing Setiap hari
Server Hosting - Server mampu
menampung
dijalankan secara bersamaan oleh 10.000 orang dari seluruh dunia.
Q
UALITYC
ONTROLQuality Control adalah segala hal dan aktivitas yang dilakukan untuk memastikan kinerja proyek selalu dalam standar kualitas yang telah diepakati.
Product Physical/Performance
Standards
Quality Assessment Activities
Assessment Intervals
Template Website < 200 MB per file Laboratorium dan Lapangan
Per produced
template website Journal JSI < 50 MB per file Laboratorium dan
Lapangan
Per produced Journal JSI
H
UMAN
R
ESOURCE
P
LAN
T
ABLE OFC
ONTENTSINTRODUCTION ... 43 ROLES AND RESPONSIBILITIES ... 43 PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS ... 44 STAFFING MANAGEMENT ... 45
plan. It should provide a general description of what the plan includes and explain how the project manager and project team can use the plan to help them manage the project effectively.
Human resources management is an important part of the Software Upgrade Project. The human resources management plan is a tool which will aid in the management of this project’s human resource activities throughout the project until closure. The human resources management plan includes:
Roles and responsibilities of team members throughout the project Project organization charts
Staffing management plan to include: a. How resources will be acquired b. Timeline for resources/skill sets c. Training required to develop skills
d. How performance reviews will be conducted e. Recognition and rewards system
The purpose of the human resources management plan is to achieve project success by ensuring the appropriate human resources are acquired with the necessary skills, resources are trained if any gaps in skills are identified, team building strategies are clearly defines, and team activities are effectively managed.
R
OLES ANDR
ESPONSIBILITIESRoles and responsibilities of team members and stakeholders must be clearly defined in any project. Depending on the organizational structure, project team members may represent many different groups/departments and act in the interest of different functional managers.
Additionally, team members may have varying degrees of authority and responsibility. When listing roles and responsibilities the following should be included:
Role – description of the portion of the project for which the member is accountable
Authority – the level at which the member may make decisions, apply project resources, or make approvals
Responsibility – the work a team member must perform to complete assigned work activities
Competency – the skill(s) required to complete assigned project activities
The roles and responsibilities for the Software Upgrade Project are essential to project success. All team members must clearly understand their roles and responsibilities in order to
successfully perform their portion of the project. For the Software Upgrade Project the following project team roles and responsibilities have been established:
Project Manager :
Project Manager bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari keseluruhan project. Project Manager berwenang dalam menerima semua pengeluaran projeck. Project Manager juga
bertanggung jawab dalam melaporkan status projek dengan Communication Management Plan. Projek Manajer mempunyai kewenangan dalam menyesuaikan human resourcs terhadap projek melalui koordinasidengan fungsional mnajer. Selain itu, Projek Manajer harus mengevaluasi performa dari keseluruhan member tim projek dan mengkomunikasikannya kepada functional maajer.
User Interface Designer :
Betanggung jawab dalam mengumpulkan persyaratan koding yang dibutuhkan untuk upgrade projeck software. Design Engineer juga bertanggung jawab dalam pengupgrade
design,koding,dan testing dalam pengupgradedan projek. Designer Engineer juga harus
membantu mengarahkan pengimplementasian dalam distribusi dan monitoring upgrad software melalui infrastruktur netork. Selain itum Designer Engineerjuga bertanggung jawab dalam pelaporan status secara berkala kepada Projek Manajer sebagai persyaratan Communication Management Plan.Design Engineer tidak berhak terhadap pengeluaran dan pengalokasian sumber daya apabila tidak ada persetujuan dari Projek Manajer.Performa Design Engineer diatur oleh Projek Manajer dan dikomunikasikannya dengan Design Technology Group Manager. Design ENgieer harus menguasai bahasa pemrograman, seperti C++ dan Java.
System Analyst :
System Analyst adalah orang-orang yang memandu / menetapkan pengembangan suatu sistem informasi. Mereka adalah orang yang bertanggung jawab dalam membangung suatu sistem informasi yang dirancang secara objektif guna mencapai tujuan dari projek,yaitu oembuatan e-journal. Selain itu, System Analyst juga bertugas mempelajari aktivitas bisnis yang akan dibuat sistemnya. Merekalah yang menentukan kebutuhan berdasarkan informasi yang didapat. Yup, tanggung jawab hanyalah pada penentuan kebutuhan sistem yang akan dibangun, bukan pada design sistem yang sudah ditentukan.
Documentator :
Documentator bertanggung jawab dalam hal dokumentasi dari proyek e-journal. Documentator harus membuat dan mengumpulkan laporan dokumentasi masing-masing bagian dari
pengembangan proyek. Setelah itu membukukannya menjadi sebuah dokumentasi.
P
ROJECTO
RGANIZATIONALC
HARTSThis section provides a graphic display of the project tasks and team members. The purpose of this is to illustrate the responsibilities of team members as they relate to the project tasks. Tools such as responsible, accountable, consult, inform (RACI) or responsibility assignment matrix (RAM) may be used to aid in communicating roles and responsibilities for the project team. Additionally, organizational or resource breakdown structures may be used to show how responsibilities are assigned by department or by type of resource respectively. It should be noted that the level of detail may vary depending on project complexity.
Hubungan project task dan tim member dijelaskan melalui RACI Chart di bawah.
The following RACI chart shows the relationship between project tasks and team members. Apabila ada perubahan, harus diajukan kepada projek manajer untuk persetujuannya.
Project Manager Programmer System Analyst Technical Writing Designer User Interface Documentator Tester Elicitation V V V V Analisis dan Desaign V V V V V V V Programming V V Implementasi dan testing V V V V V
S
TAFFINGM
ANAGEMENTThis section contains information on several areas including: when and how human
resourceequirements will be acquired, the timeline for when resources are needed and may be released, training for any resources with identified gaps in skills required, how performance reviews will be performed, and the rewards and recognition system to be used. It is important to note that depending on the scope of the project there may be other items included in staffing management (government and/or regulatory compliance, organizational health and safety, etc).
Staff Acquisition:
Untuk Upgrade Proyek Perangkat Lunak hanya terdiri dari sumber daya internal.
Tidak akan ada outsourcing / kontrak yang dilakukan dalam lingkup proyek ini. Project Manager bernegosiasi dengan manajer fungsional dan departemen untuk mengidentifikasi dan menetapkan sumber daya sesuai dengan struktur organisasi proyek. Semua sumber daya harus disetujui oleh manajer fungsional / departemen yang tepat sebelum sumberdaya itu mungkin mulai pekerjaan proyek.
Resource Calendars:
The Software Upgrade Project will last for five weeks. All resources are required before the project can begin. The resource histogram below illustrates that design engineers are required to perform 40 hours per week per engineer for the first three weeks of the project. Their
requirements are then scaled back to 5 hours per engineer in the fourth week. After the fourth week the design engineers will be released from the project. The implementation manager will also be released from the project after week 4. The training lead will be required to perform 15 hours of work in the first week and a full 40 hours of training during week 5.
Software Project Upgrade Resource Histogram 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Timeline W ork H ou rs pe r W e e k
Design Engineers (2 employees) Implementation Manager (1 employee) Training Lead (1 employee)
Training:
Dalam pengerjaan projek ini akan ada pelatihan kepada para stakeholder untuk penggunaan e-journal,termasuk pengenalan fitur-fituryang ada di dalamnya.
Performance Reviews:
Manajer proyek akan meninjau kegiatan pekerjaan yang ditugaskan untuk setiap anggota tim pada awal proyek dan mengkomunikasikan semua harapan pekerjaan yang harus dilakukan. Manajer proyek kemudian akan mengevaluasi setiap anggota tim di seluruh proyek untuk mengevaluasi kinerja mereka dan seberapa efektif mereka menyelesaikan pekerjaan mereka ditugaskan. Sebelum melepaskan sumber daya proyek, manajer proyek akan bertemu dengan manajer fungsional yang tepat dan memberikan umpan balik mengenai kinerja proyek karyawan. Para manajer fungsional kemudian akan melakukan tinjauan kinerja formal setiap anggota tim.
Recognition and Rewards:
Pada setiap pengerjaan dan penyelesaian proyek, adasebuah reward untuk anggota tim. Reward ini dilakukan jika pekerjaan yang dilakukan dirasa sesuai dan memenuhi standart yang
ditetapkan.
Setelah proyek selesai, ada acara gathering untuk semua tim dan perayaan atas kesuksesan.
Setelah berhasil menyelesaikan proyek, setiap anggota tim yang memuaskan selesai semua paket pekerjaan yang ditugaskan pada waktu akan menerima sertifikat ucapan terima kasih dari CEO.
Anggota tim yang berhasil menyelesaikan semua tugas mereka ditugaskan foto mereka akan diambil untuk dimasukkan dalam buletin perusahaan.
Perusahaan akan memberikan tiket gratis untuk acara keluarga atau souvenir atas pekerja terbaik pada setiap proyek.C
OMMUNICATIONM
ANAGEMENTP
LAN(P
ROJECTE-J
OURNALJSI)
(M
ATAK
ULIAHM
ANAJEMENP
ROJEKT
EKNOLOGII
NFORMASI)
(J
URUSANS
ISTEMI
NFORMASI)
(I
NSTITUTT
EKNOLOGIS
EPULUHN
OVEMBERS
URABAYA)
(K
ELOMPOKC-7)
1.0 Purpose ... 50
2.0 Roles and Responsibilities ... 50
2.1 Project Team ... 50
2.2 Project Stakeholders ... 50
3.0 Communication Matrix ... 51
4.0 Project Team and Stakeholder Identification ... 51
5.0 Communication Conduct ... 52
5.1 Meetings ... 52
5.2 Electronic Mail (Email) ... Error! Bookmark not defined. 5.3 Informal Communication ... 52
1.0 Purpose
Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk manajemen projek dan penyelesaian projek yang sukses. Tujuannya ialah mendefinisikan kebutuhan komunikasi untuk Projek E-Journal JSI sepanjang siklus hidup projek. Rencana ini mendefinisikan kebutuhan komunikasi, media, frekuensi, dan distribusi untuk memastikan informasi yang disampaikan melalui saluran yang tepat secara tepat waktu pula dan konsisten. Rencana ini juga berfungsi sebagai katalis untuk penyelesaian projeke yang sukses dengan memfasilitasi aliran informasi yang diperlukan pengambilan keputusan dengan waktu, tindakan penelusaran barang, update status, dan pemahaman keseluruhan dari tujuan projek.
2.0 Roles and Responsibilities
Dalam rangka untuk memastikan keberhasilan penyelesaian Projek E-Journal JSI, peran dan tanggung jawab semua personel inti dari projek harus didefinisikan secara jelas berkaitan dengan komunikasi projek. Untuk mencegah tumpang tindih atau kesenjangan dalam komunikasi projek, berikut peran dan tanggung jawab yang sudah diidentifikasi:
2.1 Project Team
Project Manager, Hufadz Izzudin R.: bertanggung jawab untuk mengelola dari hari ke hari Projek E-Journal JSI dan menetapkan kebutuhan komunikasi untuk projek tersebut, memimpin semua rapat projek, dan pelaporan laporan tertulis. Intinya, Project Manager bertanggung jawab untuk semua penyebaran informasi. Programmer, Feddy Anugerah: Bertanggung jawab untuk mendevelop aplikasi dan sistem E-Journal, serta mengkomunikasikan hasil yang telah dicapai kepada manager proyek dan tim proyek. Serta menginformasikannya terhadap stakeholder terkait E-Journal.
Technical Writing, Izzano Monzila: Bertanggung jawab untuk membuat dokumen formal terkait pengerjaan proyek dan menginformasikan hasilnya kepada project manager yang nantinya akan digunakan untuk rencana proyek kedepan.
2.2 Project Stakeholders
Terdapat sejumlah stakeholder untuk Projek E-Journal JSI. Bila perlu, mereka bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang diminta oleh Project Manager untuk digunakan dalam komunikasi projek. Stakeholder projek yang tercantum di bawah ini diperlukan untuk menghadiri pertemuan bulanan, dan akan disalin secara courtesy, pada saat yang tepat, pada semua komunikasi projek
Project Owner, Radityo P W: Merupakan project owner dari pengerjaan E-Journal, bertanggung jawab atas mendefinisikan kebutuhan yang dibutuhkan saat pengerjaan proyek oleh tim proyek
