Minggu 7: TI4002-Manajemen Rekayasa Industri. Teknik Industri, FTI ITB

(1)

Minggu 7:

TEAMWORK

TI4002-Manajemen Rekayasa Industri Teknik Industri, FTI

(2)

SASARAN BELAJAR

Mengetahui tentang:

“Team” dan “teamwork”, serta apa persamaan/perbedaannya

dengan kelompok.

Peran manajer dan pemimpin dalam “team” dan “teamwork”Peran manajer dan pemimpin dalam team dan teamwork

Berbagai permasalahan umum dalam team

Sinergi, efektivitas team, dan berbagai permasalahan dalam team.

Macam jenis kelompok/teamj

Perkembangan team, norma, kohesivitas, dan aktivitas team

Pola interaksi dan jaringan komunikasi dalam team

Team building & kinerja team

TI4002 Manajemen Rekayasa Industri

2

(3)

TEAM & TEAMWORK

¾

Team

¾

Team

– Sekelompok kecil orang dengan keterampilan yang

saling melengkapi, yang bekerja bersama untuk

i t j b d li b t

mencapai tujuan bersama dan saling bertanggung jawab atas kinerja yang mereka hasilkan.

¾

Teamwork

ea

o

– Suatu proses dimana orang-orang secara aktif

bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama.

3

(4)

KETERLIBATAN MANAGER DALAM TEAM & TEAMWORK KETERLIBATAN MANAGER DALAM TEAM & TEAMWORK

Sumber: Schermerhorn, 2008, halaman 397.

4

(5)

KETERLIBATAN MANAGER DALAM TEAM & TEAMWORK

Berbagai Peran Manager Dalam Team dan Teamwork

– Supervisor — sebagai orang yang ditunjuk untuk mengepalai

suatu unit kerja.j

– Network Facilitator — sebagai rekan yang memimpin dengan

menjadi pusat dari suatu jaringan, untuk suatu gugus tugas tertentu.

tertentu.

– Participant — sebagai anggota dari suatu team proyek, yang

membantu dan berkontribusi.

External Coach — sebagai orang diluar team yang membantu

– External Coach — sebagai orang diluar team, yang membantu

pelaksanaan atau mensponsori suatu team dalam menyelesaikan permasalahan team.

5

(6)

BERBAGAI PERMASALAHAN UMUM DALAM TEAM

– Konflik kepribadian.p

– Perbedaan gaya kerja antar individu.

– Ketidakjelasan agenda.

– Permasalahan yang tidak terdefinisi dengan baik.Permasalahan yang tidak terdefinisi dengan baik.

– Ketidaksiapan kerja. • Kurangnya motivasi.

• Konflik dengan tenggat waktu dan prioritas lain • Konflik dengan tenggat waktu dan prioritas lain. • Kurangnya pengorganisasian atau kemajuan team. • Rapat-rapat yang kurang bermanfaat atau kurang

terstruktur terstruktur.

• Anggota team yang menghadiri rapat tanpa persiapan.

6

(7)

S I N E R G I

– Suatu kreasi dimana keseluruhan adalah lebih besar daripada sekedar penjumlahan dari

bagian-bagiannya.

– Suatu team memaksimumkan pendayagunaan

2 + 2 > 4

Suatu team memaksimumkan pendayagunaan anggota teamnya secara kolektif, dan dengan

tindakan kolektif tersebut dapat mencapai hasil yang jauh lebih besar dibandingkan jika pendayagunaan anggota team tidak dilakukan secara kolektif.

7

(8)

MANFAAT TEAM

T di b d l bih b k

– Tersedianya sumberdaya yang lebih banyak, untuk memecahkan permasalahan.

– Meningkatkan kreativitas dan inovasi.g

– Meningkatkan kualitas pembuatan keputusan.

– Komitmen yang lebih besar terhadap tugas-tugas yang harus dilaksanakan

yang harus dilaksanakan.

– Tindakan kolektif akan meningkatkan motivasi kerja.

– Pengendalian dan disiplin kerja yang lebih baik. – Meningkatnya kepuasan individu anggota team.

8

(9)

KELOMPOK FORMAL

Kelompok Formal —

Kelompok Formal

– Adalah team yang secara formal diakui dan didukung oleh organisasi, untuk tujuan-tujuan tertentu.

oleh organisasi, untuk tujuan tujuan tertentu.

– Dibentuk secara khusus untuk melaksanakan tugas-tugas penting.

– Managers dan pemimpin memainkan peran sebagai “linking pin”.

9

(10)

KELOMPOK INFORMAL

Kelompok Informal —

Kelompok Informal

– Tidak tampak pada bagan struktur organisasi.

– Tidak dibentuk secara formal untuk suatu tujuan organisasi. Muncul sebagai bagian dari struktur formal dan muncul dari – Muncul sebagai bagian dari struktur formal, dan muncul dari

hubungan antar manusia yang terjadi secara alami atau secara spontan dalam organisasi.

– Termasuk disini adalah kelompok yang terbentuk karena kesamaan minat (kepentingan), persahabatan, atau kelompok-kelompok

pendukung.

– Dapat memberikan dampak positif pada kinerja. – Dapat membantu memenuhi kebutuhan sosial.

10

(11)

K O M I T E

Komite :

• Terdiri dari orang-orang yang bekerja di luar tugas mereka sehari hari yang bekerja

tugas mereka sehari-hari, yang bekerja

bersama-sama dalam sebuah team kecil untuk sebuah tujuan khusus.j

• Tugas yang diemban biasanya adalah sempit, fokus dan Task agenda is narrow, focused, and

b l t

berlangsung terus menerus.

11

(12)

TEAM PROYEK / GUGUS TUGAS

Team Proyek atau Gugus Tugas

• Terdiri dari orang-orang dari berbagai bagian dari i i b k j b

organisasi, yang bekerja bersama-sama

menyelesaikan suatu permasalahan umum, secara temporer.

• Tugas yang secara resmi harus mereka lakukan sangatlah spesifik dan berbatas waktu.

• Dibubarkan setelah tugas berhasil diselesaikan.g

12

(13)

PEDOMAN PENGELOLAAN

PROYEK DAN GUGUS TUGAS

– Pilihlah anggota team yang tepat.

– Definisikan dengan jelas tujuan dari team. – Pilihlah pemimpin team dengan hati-hati. – Tinjau kemajuan team secara berkala.

13

(14)

CROSS FUNCTIONAL TEAMS

Yang dimaksud dengan Team Lintas Fungsi (Cross Functional g g g ( Teams) adalah :

– Team dimana anggotanya berasal dari berbagai unit fungsional yang berbeda dalam organisasi.

– Team mengerjakan suatu tugas atau permasalahan spesifik tertentu yang harus mempertimbangkan

spesifik tertentu yang harus mempertimbangkan kebutuhan organisasi secara keseluruhan.

– Team dibentuk dengan tujuan untuk “meruntuhkan” tembok pembatas antar berbagai departemen yang ada dalam organisasi.

14

(15)

EMPLOYEE INVOLVEMENT TEAMS

– Sekelompok pekerja yang bertemu secara berkala, di luar penugasan formal mereka.

– Bertujuan untuk menerapkan keahlian dan perhatian

mereka pada upaya=upaya perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement)

(continuous improvement).

– Gugus Kendali Mutu (Quality circles) adalah salah satu contoh dari employee involvement teams.

15

(16)

VIRTUAL TEAMS

¾

Virtual team adalah —

¾

Virtual team adalah

– Team yang terdiri dari orang-orang yang bekerja bersama-sama dan menyelesaikan permasalahan bersama sama dan menyelesaikan permasalahan dengan bantuan mediasi komputer, bukan melalui interaksi tatap muka.

– Adakalanya disebut sebagai

• Computer-mediated groups

El t i t k

• Electronic group networks

16

(17)

VIRTUAL TEAMS

Kelebihan dan Kelemahan dari Virtual team adalah Kelebihan dan Kelemahan dari Virtual team adalah

Kelebihan potensial dari Virtual Teams

Potensi masalah dalam Virtual Teams

Menghemat waktu dan biaya perjalanan

Kesulitan dalam menciptakan

dan biaya perjalanan.

Meminimasi atau mengeliminasi kesulitan

menciptakan

hubungan kerja yang baik. kesulitan interpersonal. Mudah untuk Depersonalisasi dari hubungan kerja. dikembangkan.

17

(18)

PEDOMAN PENGELOLAAN

VIRTUAL TEAMS

– Pembentukan Virtual Team harus dimulai denganPembentukan Virtual Team harus dimulai dengan menyampaikan pesan-pesan sosial yang bersifat ramah tamah

ramah tamah.

– Masing-masing anggota team harus mendapatkan

t / j l

tugas/peran yang jelas.

– Setiap anggota team harus memiliki sikap positif yang mendukung pencapaian tujuan team.

18

(19)

SELF-MANAGING WORK TEAMS

SELF MANAGING WORK TEAMS

Self-managing Work Teamsg g adalah :

– Team yang terdiri dari pekerja-pekerja yang

tugas-tugasnya telah dirancang ulang sedemikian rupa untuk menciptakan saling ketergantungan yang tinggi antar tugas, dan kepada team tersebut diberikan wewenang untuk membuat berbagai keputusan tentang bagaimana untuk membuat berbagai keputusan tentang bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan bagi

mereka.

– Juga dikenal dengan sebutan “autonomous work groups”.

19

(20)

SELF-MANAGING WORK TEAMS

SELF MANAGING WORK TEAMS

Berbagai tanggung jawab dalamg gg g j Self-managing Work Teamsg g antara lain adalah :

– Tugas-tugas perencanaan dan penjadwalan.

– Memberikan pelatihan tentang berbagai kecakapan

– Memberikan pelatihan tentang berbagai kecakapan (tugas), bagi anggotanya.

– Saling berbagi tugas.

– Memenuhi sasaran kinerja.Memenuhi sasaran kinerja.

– Menjamin kualitas yang tinggi.

– Memecahkan berbagai permasalahan operasional sehari-hari.

– Dalam beberapa kasus, mengangkat dan memberhentikan anggota team.

20

(21)

SELF-MANAGING WORK TEAMS

SELF MANAGING WORK TEAMS

Dalam Self-managing Work Teamsg g para anggotanya :p gg y

– Memikul tanggung jawab bersama atas kinerja yang

dihasilkannya.

– Memiliki keleluasaan untuk mendistribusikan pekerjaan dalamMemiliki keleluasaan untuk mendistribusikan pekerjaan dalam team-nya.

– Memiliki keleluasaan dalam mengatur penjadwalan kerja di

dalam team-nya. dalam team nya.

– Memiliki kemampuan untuk melakukan lebih dari satu tugas

dalam team-nya.

– Saling mengevaluasi kontribusi kinerja satu sama lainSaling mengevaluasi kontribusi kinerja satu sama lain.

– Bertanggung jawab atas kualitas produk dari team secara

keseluruhan.

21

(22)

SELF-MANAGING WORK TEAMS

SELF MANAGING WORK TEAMS

Implikasi organisasional dan implikasi manajemen dari self-i k t

managing work teams.

22

(23)

TEAM YANG EFEKTIF

Team yang efektif adalah Team yang : Team yang efektif adalah Team yang :

– Dapat mencapai dan mempertahankan tingkat kinerja yang tinggi.

– Dapat mengupayakan dan mempertahankan tingkat kepuasan yang tinggi bagi anggota teamnya.

– Dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya di masa k d t

yang akan datang.

23

(24)

EFEKTIVITAS TEAM

Efektivitas Team dapat dirangkum sebagai

berikut :

Team Effectiveness =

Quality of Inputs + (Process Gains - Process Losses)

24

(25)

EFEKTIVITAS TEAM

Model sistem terbuka dari efektivitas team kerja.

25

(26)

EFEKTIVITAS TEAM

Faktor-faktor yang mempengaruhi y g p g PROSES KELOMPOK

dalam mengupayakan efektivitas team – SIfat dari tugas yang harus dilaksanakan.

“S tti ” O i i – “Setting” Organisasi. – Ukuran Team.

Ka akte istik keanggotaann a – Karakteristik keanggotaannya.

26

(27)

EFEKTIVITAS TEAM

Yang dimaksud dengan PROSES KELOMPOK adalah: Yang dimaksud dengan PROSES KELOMPOK adalah:

– Cara para anggota team bekerjasama saat

f ik k (i ) j di k l

mentransformasikan masukan (inputs) menjadi keluaran (outputs). The way the members of any team work

together as they transform inputs into outputs

– Dikenal juga sebagai Dinamika Kelompok.

– Termasuk disini adalah : komunikasi, pembuatan

keputusan norma kohesi dan juga konflik satu sama lain keputusan, norma, kohesi, dan juga konflik satu sama lain.

27

(28)

Yang Mengganggu Efektivitas Team

Berbagai kegiatan yang dapat mengganggu

efektivitas team, a.l.adalah :

– agresivitas h b t (bl ki ) – menghambat (blocking) – self-confessing – mencari simpati – persaingan – menarik diri

– mempermainkan (horsing around)p ( g )

– mencari pengakuan (seeking recognition)

28

(29)

KEANEKARAGAMAN TEAM

Yang dimaksud dengan keanekaragaman team, adalah Yang dimaksud dengan keanekaragaman team, adalah

– Adanya variasi nilai, kepribadian, pengalaman, demografi, dan budaya di antara para anggota team.

– Adanya variasi yang lebih besar dalam hal ide, perspektif, dan pengalaman.

Dengan meningkatnya keanekaragaman team

– Dengan meningkatnya keanekaragaman team,

kompleksitas dalam hubungan interpersonal dalam team juga meningkat.

j g g

29

(30)

PERKEMBANGAN TEAM

Tahap-tahap Perkembangan Teamp p g

–

Forming

— tahap orientasi awal dan ajang uji interpersonal.

–

Storming

g

— tahap dimana muncul konflik p

berkenaan dengan tugas dan cara bekerja sebagai sebuah team.

–

Norming

— tahap konsolidasi kerja dan agendatahap konsolidasi kerja dan agenda operasi.

–

Performing

— tahap dimana telah terjadi

teamwork

dan fokus pada kinerja team.

teamwork

dan fokus pada kinerja team.

–

Adjourning

— tahap dimana tugas sudah selesai dilaksanakan dan pada akhirnya saling

menjauhkan diri menjauhkan diri.

30

(31)

PERKEMBANGAN TEAM

Kriteria untuk meng-”assess”

k t t

kematangan team.

31

(32)

NORMA dalam TEAM

Yang dimaksud dengan NORMA, adalah g g ,

– Perilaku yang diharapkan dari para anggota team. – Aturan atau standar yang mengarahkan perilaku.

Dapat berakibat pada pemberian sanksi oleh team – Dapat berakibat pada pemberian sanksi oleh team. NORMA KINERJA

– Mendefinisikan tingkat upaya kerja dan tingkat kinerja yang diharapkan dari para anggota team sebagai

kontribusi mereka dalam pencapaian tugas-tugas team

team.

32

(33)

NORMA dalam TEAM

Pedoman untuk membangun morma yang positif:

B ti d kl h b i t ( l d l) itif

– Bertindaklah sebagai panutan (role model) yang positif.

– Berikan imbalan pada perilaku yang diharapkan.

– Kendalikan hasil kerja dengan secara berkala melakukan

tinjauan kinerja (j j (performance reviewsp ) dan umpan balik.) p

– Pandu dan latihlah anggota baru untuk mengadopsi perilaku

yang diharapkan.

– Dalam rekrutmen dan seleksi anggota baru, hendaknya pilihlag

mereka yang memperlihatkan tingkah laku yang diharapkan.y g p g y g p

– Adakan pertemuan secara berkala untuk mendiskusikan

kemajuan yang telah dicapai dan cara-cara untuk memperbaikinya.

– Gunakan metoda pembuatan keputusan team dalam mencapai p p p

kesepakatan.

33

(34)

KOHESIVITAS TEAM

Y

di

k d d

K h i it

d l h

Yang dimaksud dengan Kohesivitas adalah :

– Derajat yang menunjukkan sejauh mana anggota team merasa tertarik dan termotivasi untuk tetap menjadi bagian dari team

menjadi bagian dari team.

– Kohesivitas team ini akan bisa menguntungkan, jika dipadukan dengan norma kinerja yang positif.

34

(35)

KOHESIVITAS TEAM

Efek dari kohesivitas team dan norma :

– Norma Positif + kohesivitas tinggi ⇒ kinerja yang tinggi dan komitmen yang kuat pada norma positif. tinggi dan komitmen yang kuat pada norma positif. – Norma Positif + kohesivitas rendah ⇒ kinerja

moderat dan komitmen yang lemah pada norma positif.

35

(36)

KOHESIVITAS TEAM

Efek dari kohesivitas team dan norma :

– Norma Negatif + kohesivitas rendah ⇒ kinerja rendah sampai moderat dan komitmen yang lemah pada

norma negatif.

– Norma Negative + high cohesiveness ⇒ kinerja

rendah dan komitmen yang kuat pada norma negatif. rendah dan komitmen yang kuat pada norma negatif.

36

(37)

KOHESIVITAS TEAM

Bagaimana kohesivitas dan norma mempengaruhi kinerja team Bagaimana kohesivitas dan norma mempengaruhi kinerja team.

37

(38)

KOHESIVITAS TEAM

Pedoman untuk meningkatkan Kohesivitas

Team

– Mengupayakan agar terdapat kesepakatan tentang tujuan tteam.

– Meningkatkan homogenitas keanggotaan.

– Meningkatkan interaksi di antara para anggota.

– Memperkecil ukuran team.

– Mengupayakan kompetisi dengan team lain.

– Memberikan imbalan atas hasil kerja team dan bukan hasil j kerja individual.

– Mengupayakan isolasi dari team-team lain.

38

(39)

AKTIVITAS dalam TEAM

Ada 2 aktivitas utama dalam team, yaitu :

, y

1. Aktivitas yang berkaitan dengan Tugas 2 Akti it P lih

2. Aktivitas Pemeliharaan

39

(40)

AKTIVITAS dalam TEAM

Aktivitas yang berkaitan dengan Tugas, yaitu:

– Tindakan anggota team yang secara langsung berkontribusi pada kepentingan kinerja team. Akti it t b t k

– Aktivitas tersebut mencakup :

• Memprakarsai • Membagi informasi M k • Merangkum • Mengelaborasi • Memberikan pendapat

40

(41)

AKTIVITAS dalam TEAM

Aktivitas Pemeliharaan

– Mendukung kehidupan emosi team, sebagai sistem sosial.

Akti it t b t k

– Aktivitas tersebut mencakup:

• Gatekeeping

• Memberikan semangat (encouraging)

F ll i

• Following

• Mengupayakan keselarasan (harmonizing)

• Mengurangi ketegangan (reducing tension)

41

(42)

Peran PEMIMPIN yang terdistribusi

d l

TEAM

dalam TEAM

– Membuat setiap anggota team bertanggung jawab untuk p gg gg g j

mengenali saat-saat dimana harus melakukan aktivitas yang berkaitan dengan tugas dan saat-saat dimana aktivitas

pemeliharaan yang harus dilakukan; kemudian mengambil pemeliharaan yang harus dilakukan; kemudian mengambil tindakan agar aktivitas tersebut dilakukan.

– Memimpin melalui kegiatan yang berhubungan dengan tugas

berfokus pada pemecahan masalah dan upaya-upaya pencapaian kinerja.

– Memimpin melalui kegiatan pemeliharaan membantu p g p

memperkuat dan mengekalkan team sebagai suatu sistem sosial.

42

(43)

Peran PEMIMPIN yang terdistribusi

d l

TEAM

dalam TEAM

Kepemimpinan yang terdistribusi membantu team dalam memenuhi kebutuhan tugas dan kebutuhan pemeliharaannya

43

(44)

Pola Interaksi & Jaringan Komunikasi dalam

TEAM

44

(45)

TEAM BUILDING

Team Building adalah serangkaian kegiatan yang Team Building adalah serangkaian kegiatan yang terencana, yang digunakan untuk mengumpulkan

d li i d t t t b f i

dan menganalisis data tentang berfungsinya sebuah team, dan untuk mengimplementasikan

perubahan-perubahan yang konsytuktif untuk meningkatkan efektivitas beroperasinya team

tersebut.

45

(46)

TEAM BUILDING

Langkah-langkah (siklis) dalam proses team building : – Langkah 1 — menyadari adanya masalah

Langkah 2 mengumpulkan data – Langkah 2 — mengumpulkan data

– Langkah 3 — menganalisis data dan mendiagnosis – Langkah 4 — merencanakan tindakana g a e e a a a da a

– Langkah 5 — implementasi tindakan – Langkah 6 — evaluasi

46

(47)

KARAKTERISTIK TEAM YANG

BERKINERJA BAIK

– Memiliki tujuan yang jelas dan tinggi.j y g j gg

– Memiliki struktur yang berorientasi pada hasil, yang didorong oleh tugas (task driven).

Memiliki anggota yang kompeten komit dan bekerja

– Memiliki anggota yang kompeten, komit dan bekerja keras.

– Memiliki iklim yang kolaboratif.

– Memiliki standar yang tinggi (high standards of excellence).

– Mendapatkan dukungan dan pengakuan dari luarMendapatkan dukungan dan pengakuan dari luar.

– Memiliki pemimpin yang kuat dan berprinsip.

47