PANDUAN PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN (KHIDMAT NASIHAT, BIMBINGAN & KONSULTASI) MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM) 2017

(1)

PANDUAN PELAKSANAAN

PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

(KHIDMAT NASIHAT, BIMBINGAN &

KONSULTASI)

MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

2017

PUSAT PENYELIDIKAN DAN KONSULTASI (CRC)

MAKTAB KOPERASI MALAYSIA

(2)

2 SIDANG REDAKSI PENERBITAN

PANDUAN PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

PENAUNG

Prof. Madya Dato’ Dr.Abdul Rahman Abdul Razak Shaik Ketua Pengarah Maktab Koperasi Malaysia

PENASIHAT

Tn. Hj. Ramlan Kamsin

Timbalan Ketua Pengarah (Akademik)

KETUA PENGARANG

Hjh. Rahimah Abd. Samad

Pengarah Kanan Pusat Penyelidikan & Konsultasi (CRC)

SIDANG PENGARANG

Dr. Zurita Mohd Salleh Asha’ari B. Arshad

Rafedah Juhan Nazirah Bt Baharudin

(3)

3 PRAKATA

PENGARAH KANAN PUSAT PENYELIDIKAN & KONSULTASI (CRC)

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Dengan nama Allah yang Maha Pemurah lagi Maha mengasihani. Syukur Alhamdulillah, dengan limpah kurniaNya Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM telah dapat dihasilkan.

Perkhidmatan Perundingan merupakan suatu aktiviti berbentuk khidmat nasihat, khidmat konsultasi dan khidmat bimbingan yang diberikan oleh MKM. Perkhidmatan ini perlu dikendalikan secara sistematik, holistik serta strategik bagi bertindak balas dengan keperluan pelanggan utama MKM iaitu gerakan koperasi di Malaysia.

Justeru, Buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini memberi panduan dan membantu para pegawai perunding MKM untuk melaksanakan Perkhidmatan Perundingan dari peringkat awal (persediaan) sehingga peringkat akhir (penilaian dan penamatan perjanjian antara pihak perunding dengan pelanggan). Buku panduan ini juga bertujuan untuk memastikan format laporan Perkhidmatan Perundingan yang dihasilkan adalah komprehensif, konsisten dan sistematik sebagaimana yang telah digariskan.

Secara amnya, buku panduan ini mengandungi tiga bahagian utama iaitu Bahagian 1: Tanggungjawab Dan Etika Sebagai Pegawai Perunding, Bahagian 2: Pelaksanaan dan Penilaian Perkhidmatan Perundingan 3: Dokumen-Dokumen Berkaitan.

Saya percaya Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM yang diterbitkan ini akan dapat mencapai tujuan pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan yang lebih sistematik dan berstruktur. Walau bagaimanapun, Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC) mengalu-alukan cadangan untuk memperbaiki lagi Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini dari semasa ke semasa.

HJH. RAHIMAH ABD. SAMAD

Pengarah Kanan

(4)

4 KATA PENGANTAR

KETUA PENGARAH MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

Assalamualaikum, Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia.

Alhamdulillah segala puji dan syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah kurniaNya, buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini dapat diterbitkan. Buku ini diterbitkan sebagai panduan kepada pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan Maktab Koperasi Malaysia (MKM).

MKM merupakan satu-satunya pusat latihan dan pendidikan koperasi serta menjadi rujukan kepada gerakan koperasi di negara ini. Selain menganjurkan program latihan, aktiviti Perkhidmatan Perundingan dijadikan sebagai satu usaha berterusan bagi membangunkan modal insan yang kompeten, inovatif dan efektif. Dengan penerapan nilai dan prinsip koperasi, adalah diharapkan MKM akan terus kompeten menjadi pusat rujukan pendidikan, penyelidikan dan konsultasi yang mampu membantu koperasi ke arah penambahbaikan dalam sistem pentadbiran dan pengurusan perniagaan koperasi.

Penerbitan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini adalah selaras dengan salah satu fungsi yang telah diletakkan di bawah KPI (Key Performance Index) Maktab Koperasi Malaysia untuk menjadikan MKM lebih mantap dan efisien serta diiktiraf sebagai penggerak dan penyumbang kepada perkembangan gerakan koperasi khususnya di Malaysia. Saya juga berharap buku ini mampu menjadi bahan rujukan serta panduan kepada mereka yang menceburi bidang konsultasi koperasi.

Akhir kata, tahniah dan terima kasih kepada semua pegawai Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC) yang telah berusaha gigih dan komited dalam merealisasikan penerbitan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM ini.

Sekian, terima kasih.

PROF. MADYA DATO’ DR. ABDUL RAHMAN BIN ABDUL RAZAK SHAIK

Ketua Pengarah

(5)

5 KATA PENGANTAR

TIMBALAN KETUA PENGARAH, MAKTAB KOPERASI MALAYSIA (MKM)

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Tahniah dan Syabas kepada Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC) kerana berjaya menerbitkan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM.

MKM sentiasa mempergiatkan aktiviti Perkhidmatan Perundingan bagi meningkatkan mutu perkhidmatan berasaskan kepada pengetahuan dan kepakaran yang dimiliki oleh modal insan di MKM. Perkhidmatan Perundingan yang ditawarkan perlu seiring dengan isu semasa yang relevan kepada gerakan koperasi di Malaysia. Bagi memastikan Perkhidmatan Perundingan dilaksanakan dengan berstruktur dan berimpak tinggi, maka penerbitan Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan MKM sememangnya amat diperlukan.

Harapan saya, inti pati buku ini dapat dijadikan sumber rujukan pegawai perunding MKM untuk melaksanakan Perkhidmatan Perundingan yang berkualiti dan memberi impak dalam mempertingkatkan usaha demi memartabatkan gerakan koperasi di Malaysia. Ia juga seharusnya memudahkan pegawai perunding menghasilkan satu laporan Perkhidmatan Perundingan berdasarkan format dan standard yang telah ditetapkan. Hasil laporan ini nanti dapatlah dijadikan sebagai asas rujukan dan panduan untuk pegawai perunding yang melaksanakan perkhidmatan yang sama.

Justeru, diharapkan Perkhidmatan Perundingan yang dilaksanakan mampu menyediakan tenaga pakar dan para ilmuwan MKM yang sentiasa menjadi pusat rujukan yang unggul dalam pengurusan dan pentadbiran koperasi di Malaysia. Selamat Maju Jaya, wassalam.

TN. HJ. RAMLAN BIN KAMSIN

Timbalan Ketua Pengarah Akademik Maktab Koperasi Malaysia

(6)

6 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Prakata 3

Kata Pengantar Ketua Pengarah MKM 4

Kata Pengantar Timbalan Ketua Pengarah MKM 5

Isi Kandungan 6

Pendahuluan 7

Objektif 8

BAHAGIAN 1: TANGGUNGJAWAB & ETIKA PELAKSANAAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

1.1 Pengenalan 9

1.2 Pentakrifan 9

1.3 Polisi Perundingan 12

1.4 Tujuan Perkhidmatan Perundingan 13

1.5 Jenis Perkhidmatan Perundingan 13

1.6 Tanggungjawab Pegawai Perunding 15

1.7 Bidang Perkhidmatan Perundingan 16

BAHAGIAN 2: PELAKSANAAN & PENILAIAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

2.1 Pendekatan 17

2.2 Kaedah Pelaksanaan Khidmat Nasihat 19

2.3 Kaedah Pelaksanaan Khidmat Konsultasi 21

2.4 Kaedah Pelaksanaan Khidmat Bimbingan 23

2.5 Menerima Permintaan Daripada Pelanggan 26

2.6 Penyediaan Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan 26

2.7 Surat Perjanjian Bagi Perkhidmatan Perundingan 27

BAHAGIAN 3: DOKUMEN-DOKUMEN BERKAITAN

3.1 Carta Alir Proses Perkhidmatan Perundingan 28

3.2 Carta Alir Penyediaan Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan

32

(7)

7 1.0 PENDAHULUAN

1.1 PENGENALAN

Maktab Koperasi Malaysia (MKM) berperanan mengendalikan program latihan kepada gerakan koperasi. Selain menganjurkan program latihan dan menjalankan penyelidikan mengenai isu-isu semasa yang relevan kepada gerakan koperasi di Malaysia, MKM juga berperanan untuk memberi Perkhidmatan Perundingan (khidmat nasihat, bimbingan dan konsultasi) bagi membantu koperasi ke arah penambahbaikan dalam sistem pentadbiran dan pengurusan serta prestasi perniagaan koperasi. Perkhidmatan Perundingan merupakan salah satu fungsi yang telah diletakkan di bawah KPI (Key Performance Index) Maktab Koperasi Malaysia serta Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Koperasi dan Kepenggunaan (KPDNKK) yang perlu diberi perhatian yang sewajarnya oleh semua pihak. Sehubungan itu, Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC) bertanggungjawab untuk memberi Perkhidmatan Perundingan berdasarkan kepada visi dan misi yang telah ditetapkan iaitu:-

a. Visi

Menjadi perunding yang kompeten dan ‘reliable’ dalam membangunkan koperasi ke arah yang berdaya saing.

b. Misi

Membantu koperasi melaksanakan penambahbaikan dalam aspek pentadbiran, pengurusan, kewangan, teknologi maklumat dan perniagaan koperasi serta penghasilan nilai ekonomi kepada satu tahap yang lebih tinggi melalui pendekatan program perundingan yang praktikal dan berimpak.

Bagi memastikan visi dan misi yang telah ditetapkan tercapai, CRC mengambil inisiatif untuk menghasilkan buku Panduan Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan Maktab Koperasi Malaysia (MKM) 2017. Buku ini hendaklah menjadi panduan kepada pegawai perunding untuk melaksanakan Perkhidmatan Perundingan secara sistematik dan berstruktur. Sepanjang perundingan dilaksanakan elemen keseragaman serta standard proses pelaksanaan dan laporan hendaklah dipatuhi. Buku panduan ini juga berupaya untuk menyediakan panduan yang praktikal kepada pegawai perunding untuk merancang, melaksana dan menilai sesuatu tugasan perundingan.

(8)

8

Buku panduan ini mengandungi tiga bahagian utama iaitu Tanggungjawab dan Etika Sebagai Pegawai Perunding, Pelaksanaan dan Penilaian Perkhidmatan Perundingan serta Dokumen-Dokumen yang Berkaitan.

1.2 GARIS PANDUAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Aktiviti perundingan ini melibatkan perkhidmatan kepakaran, kemahiran dan pengalaman individu atau organisasi melalui kaedah merentasi unit / pusat / zon / sektor, agensi kerajaan dan bukan kerajaan.

OBJEKTIF

Buku ini bertujuan memberi panduan dan membantu pegawai perunding untuk melaksanakan Perkhidmatan Perundingan dari peringkat awal (persediaan) sehingga peringkat akhir (penilaian dan penamatan perjanjian antara pihak perunding dengan pelanggan). Buku panduan ini juga bertujuan untuk memastikan format laporan Perkhidmatan Perundingan yang dihasilkan adalah komprehensif, konsisten dan sistematik seperti yang digariskan oleh MKM.

Objektif khusus:

1. Menetapkan prosedur dan peraturan dalam pelaksanaan perkhidmatan perundingan di MKM

2. Menjadi dokumen rujukan dalam pengurusan dan pemantauan semua Perkhidmatan Perundingan di MKM selaras dengan visi dan misi yang telah ditetapkan.

3. Untuk memberi panduan format laporanPerkhidmatan Perundingan yang seragam 4. Menggalakkan pegawai latihan MKM melibatkan diri dalam Perkhidmatan

(9)

9

BAHAGIAN 1

TANGGUNGJAWAB & ETIKA PELAKSANAAN PERKHIDMATAN

PERUNDINGAN

1.1 PENGENALAN

Bahagian ini menjelaskan pentakrifan elemen berkaitan dengan aktiviti perundingan. Bahagian ini juga menggariskan tugas dan tanggungjawab pegawai perunding, profesionalisme dan etika dalam perundingan yang harus dipatuhi.

1.2 PENTAKRIFAN

i. Perkhidmatan Perundingan

Perkhidmatan Perundingan ertinya aktiviti berbentuk khidmat nasihat, khidmat konsultasi dan khidmat bimbingan yang diberikan oleh MKM kepada pelanggan yang terdiri daripada organisasi koperasi atau bukan koperasi. Hasil perundingan adalah berbentuk analisis, laporan dan kertas kerja. Keberkesanan khidmat bimbingan dinilai berdasarkan kepada pencapaian objektif koperasi.

ii. Khidmat Nasihat

Khidmat Nasihat ertinya khidmat berupa pemberian nasihat (panduan, maklumat, dsb) untuk menangani masalah/isu yang dikenal pasti oleh koperasi dan boleh diselesaikan secara segera. Khidmat nasihat boleh dilaksanakan melalui pertemuan, telefon, e-mail dan lain-lain.

iii. Khidmat Konsultasi

Khidmat konsultasi ertinya perkhidmatan yang diberikan kepada koperasi berdasarkan kepada bidang kepakaran yang spesifik seperti pengurusan dan pentadbiran koperasi, pengurusan teknologi maklumat, pengurusan kewangan dan akaun, pengurusan perniagaan koperasi dan pelan perancangan strategik. Tempoh perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan adalah antara 4 bulan – 1 tahun.

(10)

10 iv. Khidmat Bimbingan

Khidmat bimbingan ertinya memberi panduan dan tunjuk ajar yang teratur berdasarkan kepada kepakaran yang dimiliki oleh kumpulan perunding dalam menangani masalah/isu yang memerlukan perancangan strategik serta penyelesaian berperingkat dan berkala. Khidmat bimbingan hendaklah berorientasikan perancangan, pelaksanaan dan penilaian. Kaedah yang diaplikasi adalah merentasi fungsian MKM serta agensi kerajaan dan bukan kerajaan, pakar industri dan akademik. Laporan terperinci hendaklah disediakan oleh pegawai perunding secara berkala. Jangkamasa khidmat bimbingan yang diberikan adalah antara satu hingga dua tahun. Penilaian keberkesanan khidmat bimbingan perlu dinilai berdasarkan kepada prestasi koperasi yang terdiri dari aspek kewangan dan bukan kewangan (maksimum adalah 3 tahun).

v. Projek Perundingan

Projek perundingan ertinya satu perkhidmatan yang berdaftar dengan unit perundingan-CRC dan satu kod projek akan diberikan sebagai rujukan khusus.

vi. Unit Perundingan-CRC

Unit perundingan-CRC ertinya satu unit yang bertindak sebagai penyelaras bagi aktiviti Perkhidmatan Perundingan yang dilaksanakan oleh perunding MKM dan luar (dilantik secara formal) kepada pelanggan. Unit ini juga bertanggungjawab melaksana tugas sebagai perunding dalam sesuatu projek perundingan.

vii. Ketua Unit Perunding

Ketua unit perunding ertinya individu yang diberi tanggungjawab menyelaras dan mengawal selia Perkhidmatan Perundingan di MKM

viii.Pengarah / Pengarah Kanan CRC

Pengarah / pengarah kanan CRC ertinya individu yang diberi tanggungjawab menasihati, memantau, mengawal selia dan memantau aktiviti perundingan di MKM.

(11)

11 ix. Pegawai Perunding

Pegawai Perunding ertinya Pegawai Latihan MKM atau individu luar (lantikan secara formal) yang diberi kepercayaan untuk membantu organisasi (koperasi atau bukan koperasi) meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi melalui kaedah analisis yang komprehensif, sistematik dan berstruktur serta pembangunan dimensi pengukuran prestasi yang realistik, praktikal dan signifikan (Burtonshaw-Gunn, 2010).

Pegawai Latihan MKM yang dilantik sebagai pegawai perunding dianggap kompeten iaitu berpengetahuan dalam sesuatu bidang secara komprehensif, berkemahiran iaitu berfikiran secara konseptual, analitikal dan kritikal serta berpengalaman dalam penyelesaian masalah (problem-solving). Pegawai perunding juga merupakan seorang individu yang sentiasa berusaha menambah nilai dalam proses atau aktiviti perundingan yang dilaksanakan. Rangka kerja Perkhidmatan Perundingan yang dibangunkan seiring berdasarkan kepada standard yang telah ditetapkan dengan mengambil kira elemen profesional, disiplin dan etika.

x. Ketua Perunding/ Projek

Ketua perunding ertinya pegawai latihan MKM yang dilantik dari kalangan perunding untuk mengetuai serta bertanggungjawab sepenuhnya ke atas kejayaan Projek Perundingan

xi. Pelanggan

Bermakna koperasi atau organisasi bukan koperasi yang terdiri daripada agensi kerajaan dan badan berkanun, agensi swasta dan pertubuhan bukan kerajaan (NGO), memohon Perkhidmatan Perundingan daripada MKM

xii. Perjanjian projek

Ia bermakna satu bentuk dokumen bertulis yang ditandatangani oleh MKM dan pelanggan bagi sesuatu projek perundingan

(12)

12 xiii.Yuran profesional

Yuran profesional ertinya yuran yang diterima oleh perunding MKM hasil daripada kerja perundingan yang dijalankan

1.3 POLISI PERUNDINGAN

Polisi Perkhidmatan Perundingan MKM merangkumi perkara-perkara berikut. i. Hala Tuju MKM

Semua Perkhidmatan Perundingan MKM hendaklah selari dengan visi dan misi yang telah ditetapkan iaitu ”Menjadi pusat rujukan dan peneraju pembangunan modal insan yang unggul”

ii. Sekretariat

Unit perundingan-CRC bertanggungjawab mengawal, menyelia dan menyelaras Perkhidmatan Perundingan MKM

iii. Kepakaran

Perunding akan memberikan Perkhidmatan Perundingan dalam bidang kepakarannya sahaja

iv. Perlantikan

Perlantikan ketua projek dan ahli kumpulan perunding akan dibuat secara rasmi berdasarkan kepada bidang kepakaran

v. Perjanjian projek

Semua projek Perkhidmatan Perundingan yang melibatkan Perkhidmatan Perundingan MKM perlu mempunyai dokumen perjanjian atau persetujuan bagi menjaga kepentingan MKM dan pelanggan. Pusat dasar bertanggungjawab meneliti dan meluluskan isi kandungan dokumen perjanjian.

vi. Pendaftaran Jururunding

Unit perundingan-CRC sahaja yang dibenarkan untuk mengeluarkan kod projek kepada kumpulan perunding bagi sesuatu projek perundingan.

(13)

13

vii. Matlamat

Garis panduan Perkhidmatan Perundingan MKM mempunyai matlamat menjana pendapatan dari Perkhidmatan Perundingan sekali gus mencapai visi MKM untuk ”Menjadi pusat rujukan dan peneraju pembangunan modal insan yang unggul”

1.4 TUJUAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

i. Perkhidmatan perundingan merupakan sebahagian bidang tugas pegawai latihan dan dinilai dalam prestasi tahunan.

i. Meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan pengalaman pegawai latihan serta koperasi dalam menganalisis dan menyelesaikan masalah

ii. Membantu koperasi atau organisasi bukan koperasi mencapai objektif yang telah ditetapkan

iii. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan dan pentadbiran koperasi yang berlandaskan kepada jati diri koperasi

iv. Menyelesaikan isu yang berkaitan aspek teknikal dan ”behavioural” v. Mengenal pasti peluang dan strategi yang bersesuaian

vi. Menentukan amalan terbaik yang harus diadaptasi dan dipraktikkan oleh koperasi

vii. Membantu koperasi dan organisasi bukan koperasi dalam proses melaksanakan perubahan

viii. Menjana pendapatan tambahan MKM

1.5 JENIS PERKHIDMATAN PERUNDINGAN 1.5.1 Dua Aspek Perkhidmatan Perundingan

i. Aspek Teknikal

Perkhidmatan Perundingan yang berdasarkan kepada pengetahuan yang dimiliki oleh pegawai perunding dan masalah yang dihadapi oleh organisasi khususnya koperasi sama ada berkaitan dengan struktur, sistem, proses, sumber, akta koperasi, manual prosedur kerja, aturan, dan model perniagaan yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi prestasi perniagaan sesebuah organisasi khususnya koperasi.

(14)

14

ii. Aspek Behavioural

Ia merangkumi hubungan interpersonal dalam sesebuah organisasi iaitu koperasi atau bukan koperasi, persekitaran kerja dan perniagaan serta kedudukan pasaran semasa. Dari aspek ini, pegawai perunding akan memberi Perkhidmatan Perundingan dalam bentuk perancangan dan pengurusan pembangunan organisasi, sumber manusia dan pelan tindakan perubahan.

1.5.2 Kategori Asas Perkhidmatan Perundingan i. Expert Consulting

Pelanggan iaitu koperasi atau organisasi bukan koperasi mendapatkan perkhidmatan kepakaran yang dimiliki oleh seseorang pegawai perunding yang dianggap kompeten melalui pemindahan masalah yang telah dikenal pasti oleh pelanggan kepada perunding tersebut.

(Burtonshaw-Gunn, 2010)

ii. Process Consulting

Pelanggan iaitu koperasi atau organisasi bukan koperasi memerlukan pegawai perunding yang dilantik untuk membantu dalam proses mengenal pasti masalah yang di hadapi (proses diagnosis) secara tepat dan proses diagnosis ini dapat membantu pelanggan memahami sesuatu masalah dengan jelas dan pembangunan pelan tindakan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan dan relevan.

(Burtonshaw-Gunn, 2010)

iii. Collaborative Consulting

Pelanggan iaitu koperasi atau organisasi bukan koperasi menyerahkan autoriti kepada pegawai perunding untuk membuat diagnosis dan mencadangkan penyelesaian ke atas sesuatu masalah yang dihadapi oleh pelanggan.

(15)

15

1.6 TANGGUNGJAWAB SEBAGAI PEGAWAI PERUNDING

Pegawai Perunding

 Mengenalpasti keperluan pelanggan iaitu khidmat nasihat, bimbingan atau khidmat konsultasi

 Mewujudkan hubungan yang positif dan profesional antara pegawai perunding dengan pelanggan

 Membuat perancangan strategik ke atas Perkhidmatan Perundingan yang di perlukan oleh pelanggan

 Membentuk pasukan perunding berdasarkan kepada bidang kepakaran yang relevan

 Membuat preliminary dan full diagnosis

 Mengenalpasti data yang diperlukan untuk di analisis (primary / secondary data)

 Menentukan objektif Perkhidmatan Perundingan yang praktikal dan signifikan

 Menyediakan laporan cadangan Perkhidmatan Perundingan berdasarkan skop dan isu/masalah yang telah di kenal pasti

 Mengenal pasti kaedah pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan yang praktikal dan relevan

 Menetapkan tempoh Perkhidmatan Perundingan yang akan dilaksanakan

 Menghadiri dan membentangkan laporan dalam Mesyuarat Pemantauan Perkhidmatan Perundingan (MPKP) yang ditetapkan.

 Mengenalpasti pakar rujuk yang berpengetahuan, berkemahiran dan berpengalaman dalam bidang tertentu seperti pegawai SKM, ANGKASA, KPDNKK, pengamal dalam sesuatu industri dan lain-lain.

 Mengadakan sesi perbincangan secara berkala dengan pelanggan (mengikut Carta Gantt yang ditetapkan)

 Mengenal pasti perbelanjaan yang berkaitan dengan aktiviti perundingan

 Memastikan Perkhidmatan Perundingan dilaksanakan mengikut tempoh yang dipersetujui antara pasukan perunding dengan pihak pelanggan

 Mematuhi semua aspek pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan merangkumi proses diagnosis peringkat awal, pelaksanaan dan penamatan.

(16)

16  Membuat penilaian prestasi koperasi yang diberi khidmat konsultasi secara

berkala dan penamatan perjanjian

 Menyerahkan laporan secara berkala kepada Pusat Penyelidikan dan Konsultasi (CRC) untuk tujuan dokumentasi

1.7 BIDANG PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Antara bidang fokus Perkhidmatan Perundingan adalah seperti berikut:- a. Pengurusan dan Pentadbiran Koperasi

b. Pengurusan Akaun dan Kewangan c. Pengurusan Teknologi Maklumat

d. Pengurusan dan Pembangunan Perniagaan e. Perancangan Strategik

(17)

17

BAHAGIAN 2

PELAKSANAAN DAN PENILAIAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

2.1 PENDEKATAN

2.1.1 Khidmat Nasihat

Fokus khidmat nasihat MKM adalah kepada semua koperasi yang memerlukan maklumat atau input yang relevan dengan konteks koperasi. Isu dan pemasalahan koperasi boleh ditangani dalam masa dan dalam kadar segera. Pelaksanaan khidmat nasihat boleh dilaksanakan melalui email, telefon dan media-media lain yang bersesuaian, selain daripada pertemuan-pertemuan dengan pihak yang bertanggungjawab dalam koperasi.

Garis Panduan Khidmat Nasihat

MKM bersedia memberi Khidmat Nasihat kepada koperasi agar mampu untuk menjadi salah satu sektor terpenting dalam Keluaran Dalam Negara Kasar (KDNK) pada masa hadapan. Oleh itu, koperasi yang berminat mendapatkan Khidmat Nasihat ini boleh menghubungi pegawai perunding MKM melalui pelbagai cara yang disediakan termasuk melalui telefon, faks, emel dan sebagainya.

Konsultan akan menyediakan beberapa cadangan jenis Khidmat Nasihat yang akan diberikan dan akan membuat laporan lengkap mengenai laporan isu atau masalah dan alternatif kaedah penyelesaian yang berkaitan dengan isu atau masalah tersebut.

2.1.2 Khidmat Bimbingan / Konsultasi

Khidmat Bimbingan / Konsultasi yang diberikan oleh MKM kepada gerakan koperasi mempunyai kaedah yang sama dengan firma-firma konsultan yang lain. Perkhidmatan yang diberikan adalah merupakan nasihat dan ‘assistance’ berkaitan

(18)

18

dengan strategi, struktur, pengurusan dan operasi untuk membantu ke arah pencapaian matlamat jangka panjang. ‘Assistance’ yang diberikan akan merangkumi cadangan-cadangan dengan beberapa penentuan pilihan. Proses implimentasi pilihan-pilihan tersebut dipertanggungjawabkan kepada koperasi yang mendapat khidmat konsultasi. Khidmat Konsultasi memberi fokus kepada lima bidang utama iaitu pengurusan dan pentadbiran koperasi, perakaunan dan kewangan, teknologi maklumat dan komunikasi, perniagaan koperasi serta perancangan strategik. Di samping itu, khidmat konsultasi juga memberi fokus kepada lima bidang keberhasilan utama yang telah ditetapkan di dalam Dasar Koperasi Negara (DKN).

Garis Panduan Khidmat Bimbingan / Konsultasi

Sebagai panduan kepada kumpulan konsultan, di bawah ini adalah garis panduan yang wajar diketahui :

a) Pegawai perunding adalah pembantu, manakala koperasi adalah pemilik masalah.

b) Pegawai perunding dinasihatkan mengambil ’projek’ hanya jika ada peluang untuk memenuhi ekspektasi pelanggan.

c) Tugas pegawai perunding adalah tugas profesional, oleh itu elemen kerahsiaan akan menjadi tunjang dan etika konsultan.

Disamping itu, pasukan perunding mempunyai tanggungjawab untuk :-

a) Menyediakan maklumat kepada pelanggan

b) Mencari ruang pemasalahan dan cuba menyelesaikannya c) Mengenalpasti masalah

d) Memberi pertimbangan berasaskan diagnosis yang dibuat e) Membantu dengan melaksanakan tindakan-tindakan perlu

f) Membina persetujuan dan komitmen bersama dalam menyelesaikan masalah g) Mempermudahkan proses pembelajaran pelanggan

(19)

19 2.1.3 Prosedur Pemohonan serta tindakan pegawai perunding

Koperasi yang memohon untuk mendapatkan Perkhidmatan Perundingan haruslah mengisi borang yang telah disediakan. Pegawai Perunding perlu memastikan bahawa kesemua borang dilengkapkan sebelum Perkhidmatan Perundingan secara formal diberi kepada koperasi.

2.2 KAEDAH PELAKSANAAN KHIDMAT NASIHAT

Rangka kerja Khidmat Nasihat dan penjelasan terperinci berkaitan aktiviti setiap fasa adalah seperti dibawah.

Rajah 2.1 : Rangka Kerja Khidmat Nasihat

Fasa 1

Fasa 2

Fasa 3 Permohonan Khidmat Nasihat

(Borang CRC/1)

Preliminary Diagnosis (Borang CRC/7B)

Cadangan alternatif kepada isu/masalah (Borang CRC/7B)

Penyediaan dan Penyerahan Laporan Khidmat Nasihat

(20)

20

Fasa 1: i. Proses permohonan Khidmat Nasihat

 Pemohon perlu membuat permohonan dengan mengisi Borang Unit Perundingan-CRC/1 (Borang Permohonan Perkhidmatan Perundingan)

Fasa 2: ii. Preliminary Diagnosis

 Perbincangan awal antara pegawai perunding dan pemohon

 Mengenalpasti isu/ permasalahan

 Mengenalpasti masalah secara keseluruhan

 Mengenalpasti masalah utama

 Mengenalpasti dan memadankan kaedah penyelesaian (tentukan perlu membuat lawatan ke koperasi atau tidak atau penyelesaian masalah melalui telefon sahaja)

iii. Cadangan alternatif kepada permasalahan

 Menjelaskan masalah sebenar

 Pegawai Perunding menerangkan cadangan alternatif / garis panduan penyelesaian terhadap isu/permasalahan

 Implementasi Aktiviti Khidmat Nasihat

Fasa 3: iv. Penyediaan / penyerahan laporan khidmat nasihat

 Pegawai Perunding yang terlibat hendaklah menyediakan laporan bagi setiap sesi khidmat nasihat menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/7B (Borang Laporan Khidmat Nasihat)

 Laporan hendaklah diserahkan kepada unit konsultasi selewat-lewatnya 1 minggu dari tarikh khidmat nasihat diberikan dengan menggunakan borang yang disediakan.

(21)

21

2.3 KAEDAH PELAKSANAAN KHIDMAT KONSULTASI

Rangka kerja khidmat konsultasi dan penjelasan terperinci berkaitan aktiviti setiap fasa adalah seperti dibawah.

Rajah 2.1 : Rangka Kerja Khidmat Konsultasi

Fasa 1: i. Proses permohonan Khidmat Konsultasi

Fasa 2: ii. Preliminary Diagnosis

Fasa 1

Fasa 2

Fasa 3 Permohonan khidmat konsultasi

(Borang CRC/1)

Preliminary Diagnosis (Borang CRC/2)

Cadangan dan tindakan kepada isu (Borang CRC/3-CRC/6)

Penyediaan dan Penyerahan Laporan Khidmat Konsultasi / Blue print

(22)

22  Mengenalpasti masalah secara keseluruhan

 Dapatan diagnosis dinyatakan di dalam Borang Unit Perundingan-CRC/2 (Laporan Peringkat Diagnosing oleh Pegawai Perunding)

iii. Cadangan dan tindakan kepada isu

 Menjelaskan masalah sebenar

 Konsultan menerangkan cadangan alternatif / garis panduan penyelesaian terhadap isu/permasalahan

 Menyediakan kertas cadangan pelaksanaan khidmat konsultasi menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/3 (Borang Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan).

 Cadangan pelaksanaan didaftarkan kepada Pusat CRC menggunakan

Borang Unit Perundingan-CRC/4.

 Terima persetujuan Perkhidmatan Perundingan daripada pemohon beserta bayaran Yuran Komitmen Khidmat Konsultasi menggunakan

Borang Unit Perundingan-CRC- 5 dan CRC-6

 Implementasi program khidmat konsultasi secara berkala dalam tempoh 4 bulan hingga 1 tahun.

Fasa 3: iv. Penyediaan / penyerahan laporan khidmat konsultasi

 Pegawai Perunding yang terlibat hendaklah menyediakan laporan bagi setiap sesi khidmat konsultasi menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/7A (Borang Laporan Projek)

 Laporan hendaklah diserahkan kepada unit konsultasi selewat-lewatnya 1 minggu dari tarikh khidmat konsultasi diberikan dengan menggunakan borang yang disediakan.

 Khidmat konsultasi yang telah tamat dilaksanakan perlu dimaklumkan kepada unit konsultasi menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/8 (Borang Tutup kod Projek Perkhidmatan Perundingan)

(23)

23

2.4 KAEDAH PELAKSANAAN KHIDMAT BIMBINGAN

Rangka kerja khidmat bimbingan dan penjelasan terperinci berkaitan aktiviti bagi setiap fasa adalah seperti di bawah.

A. Model Fasa Proses Pelaksanaan Khidmat Bimbingan

Gambarajah 2: Model dan Proses Khidmat Bimbingan Secara Am Sumber: Kubr (2001)

“Entry”

Diagnosis

Pelan Tindakan

Pelaksanaan

Penamatan

 Proses permohonan  Hubungi pelanggan

 “Preliminary” diagnosis masalah

 Perancangan

 Cadangan kepada pelanggan

 Persetujuan perundingan

 Analisis masalah

 Penemuan fakta

 Analisis fakta & sintesis

 Maklum balas kepada pelanggan

 Membangunkan penyelesaian

 Menilai alternatif

 Laporan cadangan kepada pelanggan  Perancangan pelaksanaan  Membantu pelaksanaan  Melaras cadangan  Laporan berkala  Rancang susulan  Penilaian prestasi  Laporan akhir

 Penamatan khidmat bimbingan

Fasa 1

Fasa 2

(24)

24

Fasa 1: i. Proses Permohonan Khidmat Bimbingan

ii. Preliminary Diagnosis

 Mengenalpasti masalah secara keseluruhan

ii. Diagnosis dan analisis

 Isu atau pemasalahan yang berkaitan dengan pemohon secara keseluruhan dikenalpasti melalui perbincangan antara pegawai perunding dengan pemohon.

 Pegawai perunding akan mengenalpasti pendekatan/teknik yang sesuai untuk menganalis data numerik dan maklumat, membuat kesimpulan pemasalahan sebenar yang disokong oleh data yang berkaitan. Diperingkat ini juga, teknik ‘Brainstorming’ di kalangan konsultan dan pelanggan boleh diaplikasi.

 Borang Unit Perundingan-CRC/2 (Laporan Peringkat Diagnosing oleh Pegawai Perunding) perlu dilengkapkan bagi melaporkan penemuan isu/masalah utama yang dikenalpasti.

Fasa 2: iii. Cadangan Pelan Tindakan & Pelaksanaan

 Menyediakan kertas cadangan pelaksanaan khidmat bimbingan menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/3 (Borang Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan).

 Cadangan pelaksanaan didaftarkan kepada Unit Konsultasi menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/4.

(25)

25  Terima persetujuan Perkhidmatan Perundingan daripada pemohon beserta bayaran Yuran Komitmen Khidmat Konsultasi menggunakan

Borang Unit Perundingan-CRC- 5 dan CRC-6

iv. Pelaksanaan Program Khidmat Bimbingan

 Dalam tempoh satu tahun, pasukan perunding hendaklah menjalankan khidmat bimbingan sekurang-kurangnya tiga kali (Berdasarkan kepada persetujuan dan keperluan).Menjelaskan pemasalahan sebenar koperasi secara telus tanpa berselindung

 Pasukan perunding menerangkan cadangan atau garis panduan penyelesaian terhadap isu/masalah koperasi secara terperinci

 Mendapatkan komitmen koperasi ke atas cadangan yang diberikan

 Lawatan susulan ke koperasi oleh pasukan perunding (kekerapan bergantung kepada kes yang telah dikenal pasti)

 Mengendalikan kursus/bengkel/konsultasi bagi tujuan pengumpulan input, pembangunan blue print atau sistem.

 Membangunkan “blue print” atau sistem berdasarkan isu atau masalah utama yang telah dikenal pasti

 Menilai tahap projek / sistem atau strategi serta pelan tindakan yang telah dibangunkan

 Mengenalpasti penambahbaikan yang perlu dilakukan

 Laporan berkala perlu dibuat oleh pihak konsultan dan diserahkan kepada unit konsultasi (setiap sesi program khidmat bimbingan) selewat-lewatnya 1 minggu dari tarikh khidmat bimbingan diberikan.

 Laporan berkala menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC- 7A

(Borang Laporan Projek).

Fasa 3: v. Penilaian Prestasi Koperasi & Penamatan

 Penilaian pencapaian koperasi dilaksanakan dalam tempoh 3 tahun

 Menilai pencapaian atau prestasi koperasi berdasarkan kepada aspek kewangan dan bukan kewangan

(26)

26  Menilai pencapai projek atau pelan tindakan berdasarkan KPI yang

telah ditetapkan.

 Mengeluarkan Surat Penamatan Khidmat Konsultasi kepada pelanggan setelah tempoh perjanjian tamat menggunakan Borang Unit Perundingan-CRC/8 (Borang Tutup kod Projek Perkhidmatan Perundingan).

2.5 MENERIMA PERMINTAAN DARIPADA PELANGGAN

i. MKM menerima Perkhidmatan Perundingan melalui saluran-saluran berikut: a. Unit perundingan-CRC

b. Pusat / zon / sektor c. Pegawai Latihan MKM

ii. Permintaan projek Perkhidmatan Perundingan perlu dinilai oleh pengarah pusat / zon/ sektor dan didaftarkan di bawah unit perundingan-CRC

iii. Pengarah pusat / zon /sektor perlu mengenal pasti ketua kumpulan bagi sesuatu projek perundingan berdasarkan kepada bidang kepakaran dan keupayaan. iv. Pengarah pusat / zon / sektor perlu menubuhkan kumpulan perunding untuk

menyedia, dan menyusul kepada tindakan seperti perbincangan dan penyediaan kertas cadangan.

v. Adalah disarankan supaya pihak unit perundingan-CRC dibawa berunding pada peringkat awal perbincangan, terutamanya dalam penyediaan dan pembentangan kertas kerja.

vi.Perkhidmatan Perundingan terutamanya khidmat bimbingan perlu dilaksanakan secara bersepadu atau kerjasama atau kolaborasi (merentasi pusat/zon/sektor) dan perlu mendapatkan pandangan dari pakar rujuk yang dilantik secara rasmi.

2.6 PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN PERKHIDMATAN

PERUNDINGAN

Penyediaan kertas kerja adalah berkaitan dengan Perkhidmatan Perundingan– bimbingan di mana kertas kerja tersebut merangkumi perkara-perkara berikut: i. Pengenalan

(27)

27

iii. Objektif

iv. Kaedah / Metodologi v. Tempoh / Bajet

2.7 SURAT PERJANJIAN BAGI PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Sebelum sesuatu kerja perundingan, pihak pelanggan mestilah menyediakan surat tawaran rasmi kepada MKM untuk menjalankan Perkhidmatan Perundingan atau mengisi borang permohonan Perkhidmatan Perundingan MKM. Perkhidmatan Perundingan bagi konsultasi dan bimbingan hanya boleh dilaksanakan setelah MKM menerima surat tawaran atau borang tersebut. Salinan surat tawaran atau borang tersebut perlu diserahkan kepada unit perundingan-CRC untuk kelulusan pengarah / pengarah kanan CRC.

(28)

28

BAHAGIAN 3

3.1

CARTA ALIR PROSES PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

A. Carta Alir Ringkasan Proses Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan

PROSES TANGGUNGJAWAB DOKUMEN RUJUKAN/ BORANG Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/Sektor CRC/1 Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/Sektor CRC/2 Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/Sektor Pasukan Perunding Unit Perundingan-CRC Pengarah Kanan CRC CRC/3 Pasukan Perunding Pasukan Perunding Pasukan Perunding Pasukan Perunding CRC/4 CRC/5 CRC/6 Borang kehadiran CRC/7A / CRC/7B Pasukan Perunding CRC/8 Khidmat Bimbingan/ Konsultasi Khidmat Nasihat

1. Terima Permohonan Khidmat Perundingan

Tentukan jenis khidmat perundingan 2. Diagnosis dan Analisis Isu/

Masalah

7. Laksana Aktiviti Perkhidmatan Perundingan & sedia laporan 6. Terima Persetujuan & Yuran

Komitmen dari pemohon 3. Sedia Kertas Cadangan & Bentuk Pasukan Perunding

5. Cadang skop bidang khidmat perundingan kepada pemohon

8. Tamat Khidmat Perundingan 4. Daftar Pelaksanaan Aktiviti Perkhidmatan Perundingan untuk

kelulusan Pengarah/Pengarah Kanan CRC

(29)

29 B. Proses Kerja Ringkasan Proses Pelaksanaan Perkhidmatan Perundingan

Bil. Proses Kerja Perincian tugas Pegawai yang bertanggungjawab Dokumen Rujukan/Borang 1. Terima Permohonan Khidmat Perundingan Menerima permohonan daripada pelanggan untuk mendapatkan Perkhidmatan Perundingan melalui surat /e-mail/ panggilan telefon . Pemohon perlu mengisi borang permohonan dengan lengkap Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/Sektor Borang Unit Perundingan-CRC/1/17 2 Diagnosis dan Analisis Isu/ Masalah Dapatkan maklumat lanjut mengenai bidang perkhidmatan yang diperlukan (preliminary

diagnosis) sama ada khidmat nasihat/ bimbingan/konsultasi Jika khidmat nasihat, terus ke proses pelaksanaan iaitu cadangkan penyelesaian kepada masalah/isu secara segera. Jika khidmat konsultasi/ bimbingan, kertas cadangan perlu disediakan. Kenal pasti masalah/isu dengan lebih terperinci dan jelas. Unit Perundingan-CRC / Pusat/ Zon/Sektor Borang Unit Perundingan-CRC/2/17

(30)

30 3. Sedia Kertas Cadangan & Bentuk Pasukan Perunding Kertas cadangan perlu disediakan untuk pelan tindakan yang lebih jelas. Kenal pasti pegawai/ zon/pusat/sektor yang bersesuaian sebagai pasukan perunding Pasukan Perunding Unit Perundingan-CRC Pengarah Kanan CRC Borang Unit Perundingan-CRC/3/17 4. Daftar Pelaksanaan Aktiviti Perkhidmatan Perundingan untuk kelulusan Pengarah/Pengarah Kanan CRC Permintaan projek Perkhidmatan Perundingan perlu dinilai oleh pengarah pusat / zon/ sektor dan didaftarkan di bawah unit

konsultasi

Pasukan Perunding Borang Unit Perundingan-CRC/4/17 5. Cadang skop bidang khidmat perundingan kepada pemohon Cadangkan bidang Perkhidmatan Perundingan yang sesuai kepada pemohon Serah Borang cadangan kepada pemohon untuk mendapat persetujuan. Kepilkan Borang cadangan bersekali dengan Borang CRC-6 untuk dilengkapkan oleh pemohon

Pasukan Perunding Borang Unit Perundingan-CRC/5/17 6. Terima Persetujuan & Yuran Komitmen dari pemohon Terima semula Borang CRC-6 daripada pemohon untuk mengesahkan persetujuan menerima skop bidang Perkhidmatan

Pasukan Perunding Borang Unit Perundingan-CRC/6/17

(31)

31 Perundingan yang telah dicadangkan. Terima bayaran Yuran Komitmen perkhidmatan perundingan daripada pemohon. 7. Laksana Aktiviti Perkhidmatan Perundingan & sedia laporan Pasukan Perunding yang terlibat hendaklah menyediakan laporan bagi setiap sesi khidmat perundingan dilaksanakan. Borang terlibat: 1. CRC/7A -Khidmat nasihat 2. CRC/7B – Khidmat Konsultasi & Khidmat Bimbingan. Laporan hendaklah diserahkan kepada unit konsultasi selewat-lewatnya 1 minggu dari tarikh khidmat rundingan diberikan

Pasukan Perunding Borang Unit Perundingan-CRC/7A/17 atau Borang Unit Perundingan-CRC/7B/17 Borang Kehadiran 8. Tamat Khidmat Perundingan

Sedia dan serah surat penamatan khidmat bimbingan /

konsultasi dan sijil kepada pelanggan.

Pasukan Perunding Borang Unit Perundingan-CRC/8/17

(32)

32

3.2

CARTA ALIR PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Carta Alir Penyediaan Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan

Diagnosis dan Analisis Isu/Masalah pelanggan (CRC/2)

Daftar Pelaksanaan Aktiviti Perkhidmatan Perundingan kepada Pengarah/Pengarah Kanan CRC

(CRC/4)

Penyediaan Kertas Cadangan

(CRC/3)

Pelanggan setuju

(CRC/6) Tidak

Ya

Aktiviti Perkhidmatan Perundingan

(CRC/7B) Kemuka Cadangan Bidang Perkhidmatan Perundingan kepada

Pelanggan (CRC/5)

Kenal pasti Pusat/ Zon/ Sektor terlibat & Pembentukan Pasukan Perunding Permohonan Khidmat Perundingan secara

(33)

33

3.3 DOKUMEN-DOKUMEN BERKAITAN

1. Borang Unit Perundingan-CRC/1/17: Borang Permohonan Perkhidmatan Perundingan

2. Borang Unit Perundingan-CRC/2/17: Borang Diagnosis Perkhidmatan Perundingan

3. Borang Unit Perundingan-CRC/3/17: Borang Kertas Cadangan Perkhidmatan Perundingan

4. Borang Unit Perundingan-CRC/4/17 : Borang Pendaftaran Menjalankan Kerja Perundingan

5. Borang Unit Perundingan-CRC/5/17: Borang Bidang Cadangan Perkhidmatan Perundingan

6. Borang Unit Perundingan-CRC/6/17: Borang Maklumbalas Persetujuan Perkhidmatan

7. Borang Unit Perundingan-CRC/7A/17: Laporan Khidmat Nasihat

8. Borang Unit Perundingan-CRC/7B/17: Borang Laporan Projek

9. Borang Unit Perundingan-CRC/8/17: Borang Tutup Kod Projek Perkhidmatan Perundingan