PENENTUAN PRIORITAS INVESTASI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI
MENGGUNAKAN METODE
FUZZY-MULTI CRITERIA DECISION MAKING
(STUDI KASUS POLITEKNIK CALTEX RIAU)
Rizka Bayu Wirawan1, Lukito Edi Nugroho2, Wing Wahyu Winarno3
1), 2),3) Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Gadjah Mada Jln. Grafika 2 Yogyakarta 55281, Telp./Fax:0274 547506
Email : bayu.cio.8b@gmail.com1), lukito@mti.ugm.ac.i 2), maswing@gmail.com3)
ABSTRAK
Adanya peningkatan pembelanjaan TI dan kompetisi bisnis menjadi alasan untuk diadakannya evaluasi penentuan keputusan investasi di bidang TI. Evaluasi tersebut tidak hanya dalam hal menetapkan jenis investasi yang dapat dilakukan tetapi lebih penting lagi bagaimana sebuah perusahaan dapat melakukan penetapan prioritas investasi mengingat adanya keterbatasan sumber daya biaya dan sumber daya manusia. Di samping itu, investasi TI yang dilakukan harus memiliki nilai efektifitas dan efisiensi yang tinggi untuk mendukung bisnis saat ini dan harus memiliki fleksibilitas yang baik untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis mendatang. Penelitian ini menggunakan Fuzzy Multi Criteria Decision Making dengan menggabungkan beberapa metode yakni Balanced Scorecard, Fuzzy AHP dan Cost Benefit Analysis. Metode evaluasi investasi ini tidak hanya mengukur manfaat dari investasi yang mencakup aspek finansial (cost benefit analysis) saja namun juga aspek non-finansial agar investasi TI dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Kata kunci : investasi TI, Fuzzy Multi Criteria Decision Making, AHP, Cost benefit analysis, Balanced Scorecard
ABSTRACT
An increase in IT spending and business competition was been the reason for the holding to evaluation of decision making investments in IT. The evaluation is not only in terms of establishing the type of investment that can be done but more importantly how a company can make the determination of investment priorities in light of the limited resources and human resource costs. In addition, IT investments are made must have a value that high effectiveness and efficiency to support the current business and must have good flexibility to accommodate future business needs. This study uses a Fuzzy Multi-Criteria Decision Making with combining some methods like Balanced Scorecard, Fuzzy AHP and Cost Benefit Analysis. This investment evaluation method does not only measure the benefits of investments that include financial aspects (cost benefit analysis), but also non - financial aspects of IT investments in order to run effectively and efficiently.
Keywords : IT investment, Fuzzy Multiple Criteria Decision Making , AHP , Cost benefit analysis , Balanced Scorecard
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Teknologi informasi (TI) merupakan hal yang vital dalam iklim bisnis saat ini. Kompetisi pasar didominasi oleh pihak-pihak yang dapat memberikan harga yang rasional, produk yang unggul, dan layanan yang prima. Merujuk pada poin terakhir, TI merupakan penopang utama inovasi-inovasi layanan dan senjata utama untuk strategi bisnis dalam memenangkan persaingan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa TI bukan hanya merupakan pendukung bisnis, akan tetapi telah menjadi inti penggerak bisnis (Witanti, 2007).
Hasil penelitian International Data Corporation
(IDC, 2009) menyatakan bahwa perkiraan pertumbuhan belanja teknologi informasi di Indonesia berkisar 7,9% per tahun sampai tahun
2013. Pembelanjaan TI tersebut meliputi pengadaan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan TI. Peningkatan belanja TI dikarenakan manfaat TI mendukung bisnis semakin nyata seiring dengan kompetisi bisnis yang semakin meningkat dan dinamis. Investasi di bidang TI adalah kunci agar sebuah perusahaan mampu bertahan hidup di lingkungan bisnis yang kompetitif, sehingga mengharuskan sebuah perusahaan berinvestasi di bidang TI.
Adanya peningkatan pembelanjaan TI dan kompetisi bisnis menjadi alasan untuk diadakannya evaluasi penentuan keputusan investasi di bidang TI. Evaluasi tersebut tidak hanya dalam hal menetapkan jenis investasi yang dapat dilakukan tetapi lebih penting lagi bagaimana sebuah perusahaan dapat melakukan penetapan prioritas investasi mengingat adanya keterbatasan sumber daya biaya dan sumber daya manusia. Permasalahan lainnya terletak pada
keterbatasan waktu pencapaian tujuan bisnis pada sebuah perusahaan. Dengan adanya penetapan prioritas, sebuah perusahaan diharapkan dapat melakukan investasi dengan efektif dan tepat.
Adanya peningkatan pembelanjaan TI dan kompetisi bisnis menjadi alasan untuk diadakannya evaluasi penentuan keputusan investasi di bidang TI. Evaluasi investasi tidak hanya mencakup aspek
finansial (cost benefit analysis) namun juga aspek
non-finasial (kesempurnaan operasional, orientasi pengguna, dan orientasi masa depan) agar investasi TI dapat berjalan secara efektif dan efisien. Selain itu, dengan evaluasi ini diharapkan dapat mengukur
nilai intangible (yang tidak mudah untuk diukur)
dari investasi TI.
Sebagai sebuah institusi bisnis yang bergerak di bidang pendidikan, maka Politeknik Caltex Riau yang dikelola oleh PT Chevron Pacivic Indonesia (CPI) dan Pemerintah Provinsi Riau dipilih sebagai objek studi kasus. Alasan pemilihan institusi pendidikan tinggi ini karena PCR memiliki kelengkapan dokumen dan data pendukung yang diperlukan dalam penelitian ini. Alasan lain adalah karena rata-rata per tahun investasi dan belanja rutin bidang TI cukup signifikan yaitu mencapai kurang lebih 10% dari total pengeluarannya. Selama ini PCR menetapkan prioritas investasi bidang TI menggunakan analisa biaya saja sehingga banyak menemui kesulitan saat mengevaluasi investasi TI
dari yang tidak mudah untuk diukur (intangible)
(Nugroho, 2010). Penelitian ini diharapkan bisa menjawab permasalahan dari obyek studi kasus yang digunakan.
Berdasarkan uraian sebelumnya, permasalah-an yang akan diselesaikan dalam penelitian ini adalah bagaimana menentukan prioritasi investasi TI dengan:
1. Meningkatkan keselarasan antara strategi bisnis
dan strategi TI untuk menunjang kualitas prioritas investasi TI;
2. Mempertimbangkan kontribusi finansial
perusahaan, kesempurnaan operasional, orientasi pengguna, dan orientasi masa depan;
3. Memperhatikan faktor cost dan benefit dari
investasi TI.
1.2. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk :
1. Mengajukan model penelitian yang dapat
meningkatkan keselarasan antara strategi bisnis dan strategi SI dalam menentukan prioritas investasi TI;
2. Menentukan prioritas investasi bidang TI
menggunakan Multi Criteria Decision Making
dengan mempertimbangkan kontri-busi finansial
perusahaan (cost benefit), dan non-finansial yang
meliputi kesempurna-an operasional, orientasi pengguna, dan orientasi masa depan.
2. TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan mengenai teori terkait investasi teknologi informasi dan penetuan prioritas investasi menggunakan analisis finansial dengan Cost Benefit Analysis dan juga analisis non financial menggunakan metode fuzzy-AHP dengan kerangka Balanced Scorecard.
2.1. Metode Penentuan Prioritas Investasi TI.
Dalam mengevaluasi manfaat dari investasi TI, terdapat beberapa kendala di dalam manfaat investasi TI untuk menjadikan investasinya lebih efektif dan efisien. Adapun beberapa kendala yang dihadapi, yaitu:
1. Hal pertama dari evaluasi TI sulit dibuat karena
jenis keuntungan yang didapat perusahaan berasal dari penerapan aplikasinya. Manfaat ini berasal dari peningkatan efisiensi dan efektivitas.
2. Keduanya memegang peran yang banyak dalam
evaluasi investasi TI yang melibatkan pemahaman fenomena ini.
Banyak cara untuk mengevaluasi manfaat dari investasi TI. Lee et al. (2008) melakukan evaluasi terhadap sebuah departemen TI dalam industri manufaktur di Taiwan menggunakan metode Fuzzy-AHP dan BSC. Dalam penelitiannya, disimpulkan bahwa Fuzzy-AHP merupakan metode untuk tidak mentolerir ketidakjelasan dan ambiguitas informasi. Konsep ini diterapkan untuk menentukan hirarki dengan empat perspektif utama (keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan), dan indikator kinerja yang dipilih untuk masing-masing perspektif.
Sanjaya (2011) melakukan analisa efektifitas kinerja departemen IT pada Vi8e Interactive Pte. Ltd. Dalam penelitiannya, Sanjaya menggunakan
metode IT Balanced Scorecard, AHP dan CMM.
Dalam penelitian ini dapat disimpulkan bahwa IT
Balance Scorecard (BSC) diperlukan untuk mengukur efektifitas pemanfaatan TI di perusahaan.
IT Balanced Scorecard diperlukan untuk memantau kinerja departemen TI yang selanjutnya dapat dilakukan perbaikan secara berkala.
Munoz (2006) melakukan analisis ROI untuk
menyeleksi proyek TI pada pengembangan
E-Goverment di NASA, USA. Dalam penelitiannya,
Munoz menggunakan metode ANP, BSC, Real
Option, Monte Carlo Simulation yang kemudian diberi nama ROSS (Real Option Strategi Scorecard). Pendekatan ROSS yang dikembangkan memungkinkan manajer untuk lebih membanding-kan dan peringkat proyek dalam portofolio TI, mengoptimalkan analisis ROI dan pemilihan proyek sistem informasi. Selain itu, dalam penelitian ini
menggunakan dua aspek sebagai indikator pemilihan proyek yakni aspek finansial (Real Option Valuation dan Monte Carlo) dan aspek non finansial yakni (ANP dan BSC).
Nugroho (2010) mencoba untuk menentukan prioritas investasi TI dengan mempertimbang-kan tujuan bisnis, respon terhadap kompetisi di lingkungan bisnis, efisiensi dan fleksibilitas di Politeknik Caltec Riau. Metode yang digunakan
adalah Quality Function Deployment (QFD) dan
SAM. Model yang diajukan dalam penelitian ini hanya memperhatikan aspek strategis saja, masih perlu dikembangkan model yang selain memperhatikan aspek strategis juga memperhatikan aspek financial dan aspek teknis secara simultan
Sisilia (2010) melakukan evaluasi terhadap penerapan investasi teknologi informasi pada PT. Intermedia Promosindo. Metode yang digunakan
adalah Information Economics, Critical Success
Factor, dan Return On Investment. Berdasarkan hasil penelitiannya, Sisilia berpendapat bahwa dalam melakukan analisis investasi TI harus berdasarkan nilai guna ekonomis. Selain itu, evaluasi perlu dilakukan dengan menentukan tingkat prioritas sehingga dapat mengurangi beberapa investasi yang dianggap kurang penting.
Rahma (2012) melakukan perancangan manajemen portofolio investasi pada bidang teknologi informasi perbankan menggunakan
metode Val IT. Dalam penelitiannya, Rahma
memfokuskan pada penelitian investasi dari segi
value governance, portofolio management dan
investment management.
Model atau metode tradisional yang banyak dipakai sektor industri adalah dengan menggunakan kriteria finansial dimana kriteria utama yang
digunakan berdasarkan biaya-keuntungan (
cost-benefit). Penggunaan tunggal ini tidak dapat menilai semua keuntungan yang didapat dari sebuah investasi. Semua ini dapat terjadi apabila perusahaan hanya melihat fungsi TI sebagai pendukung daripada strategis. Sebab lain adalah para eksekutif tidak memahami bagaimana TI dapat diimplementasikan dengan efektif sehingga pada akhirnya TI hanya dilihat dari segi teknis daripada pendekatan bisnis.
Saat ini paradigma yang digunakan dalam memposisikan TI mengalami perubahan. TI ditempatkan pada posisi strategis yang mendukung bisnis daripada sekedar teknis. Adanya perubahan paradigma ini menuntut untuk dilakukannya metode evaluasi investasi TI yang memperhatikan integrasi strategis dan memasukkan pengukuran non-finansial.
Menurut Indrajit (2004) kekuatan utama dari
metode Cost Benefit Analysis karena “Berhasilnya
manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan
manfaat yang bersifat kualitatif maupun intangible”.
Sedangkan kelemahannya, Indrajit mengungkapkan “Menurut kejadian yang sudah-sudah, sering terjadi perselisihan atau perdebatan dalam menentukan
teknik yang sesuai dalam mencari value elemen yang
nilainya tidak jelas tersebut.”
Untuk lebih memperjelas nilai value elemen yang
tidak jelas di metode cost benefit analysis, dalam
menilai sebuah investasi TI perlu didukung dengan
melakukan skoring dengan memperhatikan empat
perspektif dalam Balance Scorecard yang mencakup
perspektif manajer papan atas dan operasional pengguna sistem informasi. Adapun kelebihan dari
penggunaan IT Balanced Scorecard adalah:
a. Perusahaan dapat mengembangkan analisis
kinerja TI mereka secara luas dan spesifik yaitu
dari beberapa perspektif orientasi pelanggan atau pengguna, kontribusi perusahaan, kesempurnaan operasional, dan orientasi masa depan.
b. Meningkatkan efektifitas proyek TI untuk
memenuhi kebutuhan strategi perusahaan.
c. Memberikan pengertian yang lebih luas dan
penerimaan dari insiatif TI melalui komunikasi
yang jelas dan komprehensif.
d. Meningkatkan hubungan dan dialog antara TI
dengan perusahaan serta unit bisnis pelanggan.
e. Teknologi lebih diposisikan untuk meningkatkan
keunggulan bersaing.
Selain kunggulan yang dimilikinya, terdapat
kelemahan IT Balanced Scorecard, yaitu hasil dari
analisa IT Balanced Scorecard tidak dapat
dibandingkan antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, karena hasilnya sebagian besar berlainan antara perusahaan satu dengan lainnya kecuali pembandingan dilakukan antara anak perusahaan yang memiliki kebijakan perusahaan yang sama.
Pada dunia nyata pastilah banyak kriteria dan altenatif yang terlibat dalam pengambilan keputusan. Hal ini membuat proses pengambilan keputusan semakin rumit karena terjadinya konflik pendapat seperti ketidak samaan pendapat mengenai tingkat prioritas dari setiap kriteria. Hal ini tentunya dapat berpotensi menurunkan tingkat kegunaan sistem informasi karena rendahnya tingkat penerimaan pengguna sistem informasi akibat konflik yang terjadi. Oleh karena itu AHP yang mampu memecah masalah kompleks menjadi elemen – elemen yang lebih kecil dalam bentuk hierarki yang lebih sederhana dinilai dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dengan jumlah kriteria yang
lebih dari satu atau yang sering disebut multi criteria
decision making.
Namun pada perkembangan selanjutnya AHP dinilai masih memiliki beberapa kelemahan yaitu
ketidakmampuan untuk meng-capture kesamaran
subjektivitas pada penilaian yang dilakukan oleh beberapa orang. M Buckley (dalam Hsieh [10])
mengembangkan konsep Fuzzy-AHP (FAHP) yaitu
pengembangan dari AHP dengan mengintegrasikan
AHP dengan fuzzy synthectic evaluation (FSE). Pada
FAHP menggunakan rasio fuzzy untuk
menggantikan rasio eksak pada AHP dan juga
digunakan operasi dan logika matematika fuzzy
untuk menggantikan operasi matematika biasa pada
AHP. Pengguna rasio fuzzy pada FAHP karena
ketidakmampuan AHP untuk mengakomodir faktor
ketidaktepatan (imprecision) dan subjektivitas pada
proses pairwise comparison atau perbandingan
berpasangan untuk setiap kriteria dan altenatif. Kekurangan dari metode ini terletak pada kerumitan
dalam proses perhitungan kalkulasi skoring investasi
TI sehingga seseorang pemegang keputusan membutuhkan seorang konsultan yang paham betul dengan metode ini. Namun untuk sebuah industri atau perusahaan kelemahan ini tidaklah substansial
karena dapat dengan mudah melakukan outsourcing
ataupun menyewa konsultan terbaik di bidangnya. Dengan memperhatikan kelebihan-kelebihan yang terdapat pada masing-masing metode mampu mengatasi kekurangan dari metode yang lain maka dengan ini penelitian dilakukan dengan
menggabungkan ke empat metode tersebut (Cost
Benefit Analysis, IT Balaced Scorecard, AHP dan
Fuzzy) kedalam satu metode yang disebut Fuzzy Multi Criteria Decision Making. Metode Fuzzy Multi Criteria Decision Making ini diharapkan dapat meningkatkan nilai efektifitas dan efisiensi penggunaan sistem informasi untuk mendukung keselarasan strategi bisnis perusahaan dengan strategi TI.
2.2. Cost Benefit Analysis (CBA)
Metode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap elemen teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang dikeluarkan dan nilai manfaat yang diperoleh . Pada mulanya, metode ini lahir untuk mengantisipasi banyaknya elemen terkait – seperti manfaat - dengan teknologi informasi yang tidak memiliki nilai pasar atau harga yang jelas. Hal ini dapat dicontohkan bahwa akan dinilai berapa manfaat implementasi sebuah sistem teknologi yang memiliki potensi untuk menyelematkan nyawa satu orang? Di dalam CBA, elemen yang tidak memiliki value yang jelas dicoba untuk dicari nilai padanannya (dalam mata uang) dengan menggunakan berbagai teknik penilaian (valuation technique). Hasil dari biaya dan manfaat yang telah ditransfer ke dalam satuan mata uang tersebut selanjutnya dapat diproyeksikan ke
dalam format alur kas (cash flow) atau dengan
menggunakan metode standar ROI yang telah dikenal luas. Kekuatan utama dari metode ini adalah bahwa telah berhasilnya manajemen dalam
mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang
bersifat kualitatif maupun intangible. Sementara
kelemahan utama dari metode ini menurut kejadian yang sudah-sudah adalah sering terjadi perselisihan atau perdebatan dalam menentukan teknik yang sesuai dalam mencari value elemen yang nilainya tidak jelas tersebut.
2.3. Balanced Scorecard
Martinsons et al. (1999) mengadaptasi konsep
Balanced Scorecard tradisional dan
menggunakan-nya pada departemen teknologi informasi suatu
perusahaan, dari situ maka muncul IT Balanced
Scorecard yang merupakan modifikasi dari
Balanced Scorecard tradisional. Alasan mereka melakukan perubahan tersebut adalah karena unit TI dalam suatu perusahaan biasanya melayani kebutuhan internal perusahaan, dan proyek yang dilaksanakan biasanya dikerjakan untuk kepentingan unit perusahaan secara keseluruhan. (Keyes, 2005).
Dari empat persektif balanced scorecard kemudian
dimodifikasi menjadi kontribusi bisnis, orientasi pengguna atau pelanggan, kesempurnaan operasional dan orientasi masa depan seperti yang ditunjukkan pada gambar 1 berikut ini
Gambar 1. Modifikasi perspektif Balanced
Scorecard 2.4. Fuzzy-AHP
Menurut Saaty (1993), Analytic Hierarchy
Process (AHP) didefinisikan sebagai suatu representasi dari sebuah permasalahan yang kompleks dalam suatu struktur multi level dimana level pertama adalah tujuan, yang diikuti level faktor, kriteria, sub kriteria, dan seterusnya ke bawah hingga level terakhir dari alternatif. Dengan AHP, suatu masalah yang kompleks dapat diuraikan ke dalam kelompok-kelompoknya yang kemudian diatur menjadi suatu bentuk hirarki sehingga permasalahan menjadi lebih terstruktur dan sistematis seperti gambar 2 berikut ini.
Gambar 2. Analytical Hierarcy Process – Dekomposisi Masalah
Pada prinsipnya, AHP adalah memberikan nilai prioritas untuk masing-masing kriteria. Untuk melakukan hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan kuesioner perbandingan berpasangan, yang akan membandingkan antara item satu dengan item yang lain, tujuannya adalah untuk menentukan prioritas kepentingan antara item satu dengan lainnya. AHP menggunakan skala prioritas dalam
perbandingan antara satu item dengan item
lainnya.Berikut ini adalah skala prioritas yang digunakan pada metode AHP ditunjukkan pada tabel 1.
Tabel 1. Tabel Skala Penilaian Perbandingan
Berpasangan(Keyes, 2005).
Namun pada perkembangan selanjutnya AHP dinilai masih memiliki beberapa kelemahan yaitu
ketidakmampuan untuk meng-capture kesamaran
(vagueness), ketidakpastian, ketidaktepatan dan subjektivitas pada penilaian yang dilakukan oleh beberapa orang. Hsieh (2004) mengembangkan
konsep Fuzzy AHP (FAHP) yaitu pengembangan
dari AHP dengan mengintegrasikan AHP dengan
fuzzy synthectic evaluation (FSE). Pada FAHP
menggunakan rasio fuzzy untuk menggantikan rasio
eksak pada AHP dan juga digunakan operasi dan
logika matematika fuzzy untuk menggantikan operasi
matematika biasa pada AHP. Pengguna rasio fuzzy
pada FAHP karena ketidakmampuan AHP untuk
mengakomodir faktor ketidaktepatan (imprecision)
dan subjektivitas pada proses pairwise comparison
atau perbandingan berpasangan untuk setiap kriteria dan altenatif. Oleh karena itu digunakanlah rasio
fuzzy yang terdiri dari tiga nilai yaitu nilai tertinggi (nilai atas), nilai rata – rata (nilai tengah) dan nilai terendah (nilai bawah). Dengan kelebihan dari
metode inilah maka Fuzzy-AHP dianggap metode
yang paling tepat untuk menentukan prioritas investasi TI.
3. PEMBAHASAN 3.1. Metode Penelitian 3.1.1. Bahan Penelitian
Bahan penelitian ini adalah dokumen di Politeknik Caltex Riau (PCR) sebagai objek studi kasus.Bahan penelitian dibagi menjadi dua kategori yaitu dokumen dan responden pada tingkat manajemen strategis dan tingkat implementator TI di PCR. Dokumen yang dipakai adalah Rencana Strategis Politeknik Caltex Riau (Renstra) tahun 2007-2012, dan implementasi program pada Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer (UPT PUSKOM) PCR. Responden pada tingkat manajemen strategis melibatkan direktur, wakil direktur dan asisten direktur, sedangkan responden pada tingkat implementator TI melibatkan kepala dan staf UPT PUSKOM.
3.1.2. Alat Penelitian
Alat yang dipakai dalam penelitian ini adalah
lembar kerja Matrix AHP BSC, lembar kuesioner,
perangkat lunak Microsoft Office 2013 sebagai alat pengolah data.
3.1.3. Jalan Penelitian
Gambar 3-6 bawah ini merupakan diagram alir yang menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penulis pada penulisan penelitian :
Gambar 3. Flowchart jalan penelitian bagian 1
Gambar 4. Flowchart jalan penelitian bagian 2
Gambar 5. Flowchart jalan penelitian bagian 3
Gambar 6. Flowchart jalan penelitian bagian 4
3.2. Analisis Cost Benefit Sistem Informasi
Untuk melakukan analisis cost benefit, dilakukan wawancara dengan beberapa pihak. Analisis ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi bermanfaat bagi perusahaan secara ekonomis dibandingkan dengan nilai investasi yang dilakukan untuk membangun sistem informasi di Politeknik Caltec Riau. Karena keterbatasan dokumen-dokumen terkait alokasi dana untuk sistem informasi di PCR, maka analisis terbatas yang dilakukan selama empat tahun terakhir yakni sejak tahun 2010. Berikut ini sistem informasi yang
dibahas dalam analisis cost benefit:
Tabel 2. Investasi Sistem Informasi sejak tahun 2010
No. Sistem Informasi
1. WEB PMB
2. SIAK-SIS-EPSBED
3. Student Career Center
4. Tracer Study
5. Kepegawaian 6. E-Library
Dari data investasi sejak tahun 2010 tersebut, selanjutnya dilakukan wawancara terhadap teknisi/programer di bagian puskom dan bagian keuangan untuk mendapatkan data-data terkait investasi teknologi informasi yang sudah dilakukan. Hasil wawancara kemudian dilakukan analisis nilai
cost-benefit ratio (CBR) untuk masing-masing sistem informasi yang sudah dilakukan sehingga diperoleh hasil pada tabel 4 berikut ini :
Cost-benefit ratio ini merupakan perbandingan antara jumlah biaya (cost) yang dilakukan perusahaan untuk membangun masing-masing sistem informasi dibandingkan dengan hasil pengukuran manfaat yang didapat sesudah sistem informasi tersebut diterapkan. Untuk lebih memahami perhitungan cost benefit ratio tersebut, diambil contoh dalam menghitung CBR dari web PMB. Untuk membangun web PMB dibutuhkan dana sebesar 39 juta rupiah untuk membeli server dan membayar programer dari alumni. Setelah
dilakukan focus grup discusion (FGD) terutama
dengan bagian keuangan dan bagian terkait dengan sistem informasi tersebut, diperoleh nilai manfaat berupa efisiensi dari sistem informasi web PMB. Efisiensi ini terletak pada pengurangan biaya publikasi hasil seleksi mahasiswa. Sebelum sistem ini digunakan, diperlukan uang senilai 15 Juta untuk setiap mengumumkan nama-nama calon mahasiswa yang lolos seleksi di media cetak ternama di Pekanbaru. Pengumuman hasi seleksi sendiri diumumkan tiga kali dalam setahun. Dari data
tersebut maka diperoleh total benefit yang diperoleh
perusahaan dalam menggunakan sistem aplikasi ini adalah 45 Juta pertahun. Berdasar uraian sebelumnya, maka nilai cost-benefit ratio (CBR) untuk sistem informasi web PMB adalah :
Nilai Dari contoh perhitungan CBR untuk sistem informasi web PMB, maka dilakukan pula untuk sistem informasi yang lain sehingga diperoleh tabel 3 berikut ini.
Tabel 3. Hasil perangkingan Cost Benefit Ratio
No Nama Proyek CBR 1. Inventory 8,26 % 2. SIAK-SIS-EPSBED 28,79 % 3. E-Library 8,20 % 4. Web PMB 115,38 % 5. Kepegawaian 17,49 %
6. Student Career Center 28,33 %
7. Tracer Study 7,81 %
Nilai 115,38 % didapat dari nilai CBR diakalikan dikonversi ke persen (%) dengan dikalikan dengan 100 yang maksudnya adalah ketika dilakukan investasi senilai Rp. 100,- maka tiap tahun dapat menghasilkan keuntungan sebesar Rp. 115,38,-.
3.3. Penentuan Kriteria Balanced Scorecard
Dari hasil wawancara, brainstorming dengan pihak perusahaan, dan studi pustaka terkait 4 sudut
pandang IT Balanced Scorecard ditetapkan beberpa
kriteria yang akan digunakan untuk melakukan pemilihan prioritas investasi TI. Kriteria-kriteria yang digunakan sebagai berikut :
1. Kontribusi terhadap perusahaan (Financial)
a. Pengurangan biaya
Kriterian ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat meningkatkan pendapatan perusahaan dalam hal ini kaitannya dalam peningkatan efisiensi penggunaan anggaran perusahaan.
b. Peningkatan keuntungan
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat meningkatkan keuntungan perusahaan dalam hal ini kaitannya dalam keuntungan dapat berupa uang maupun keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang (intangible) seperti peningkatan citra perusahaan,
brand perusahaan di masyarakat, dan keuntungan lainnya.
2. Kebutuhan Operasional (Operational)
a. Peningkatan kapasitas kerja
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat mendukung strategi perusahaan dalam meningkatkan kapasitas kerja dari pegawai dalam melakukan tugas dan fungsinya masing-masing.
b. Peningkatan efisiensi
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat mendukung strategi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi penggunaan waktu dalam melakukan tugas dan fungsinya masing-masing.
3. Kebutuhan Pengguna (Customer)
a. Fleksibilitas kerja
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat meningkatkan fleksibilitas kerja dari masing-masing tugas dan fungsiny. Hal ini terkait dalam hal kemudahan penggunaan aplikasi dalam mendukung pekerjaan.
b. Respon layanan
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat meningkatkan respon layanan. Hal ini terkait dengan kecepatan pertukaran informasi antar divisi atau antar pengguna system
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat digunakan secara handal dalam mendukung kinerja masing-masing fungsi pekerjaan.
4. Perkembangan perusahaan ke depan
(Knowledege)
a. Kurva pembelajaran (peningkatan mutu)
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat meningkatkan mutu dari sebuah perusahaan. Hal ini terkait dengan kebutuhan perusahaan dalam memenangkan persaingan dengan sesama kompetitor.
b. Kerja tim
Kriteria ini mengukur sejauh mana sistem informasi dapat meningkatkan kerja tim secara keseluruhan dalam sebuah organisasi.
3.4. Analisis F-AHP
Masing-masing sistem informasi memiliki pengguna (internal) yang berbeda-beda, misalnya sebagai contoh berikut ini diambil dari hasil kuesioner untuk sistem informasi Career Center dengan narasumber dua orang yakni Kabag PR & Marketing (evaluator 1) serta Asisten Direktur III Bagian Kerjasama, Pemasaran dan Alumni (evaluator 2). Narasumber ini ditentukan berdasarkan wawancara dengan beberapa sumber mengenai sistem informasi yang digunakan dan dokumen renstra TI PCR yang terakhir dibuat pada tahun 2010. Selain itu, penentuan narasumber juga
ditentukan dengan berdasarkan kaidah IT Balanced
Scorecard yakni perwakilan dari pihak pengguna sistem informasi, bagian operasional (divisi terkait) yang memanfaatkan sistem informasi tersebut, dan penentu kebijakan peusahaan yang mengerti tentang
pengaturan keuangan (financial) dan rencana
perkembangan perusahaan kedepan (knowledge).
Untuk lebih memahami prinsip AHP yang digunakan dalam penelitian ini, dapat dilihat dalam gambar 7 berikut ini.
Gambar 7. Diagram Skema AHP Penelitian
Dari hasil penelitian diperoleh hasil prioritas infestasi menggunakan analisis F-AHP yang ditunjukkan pada tabel 4-9 berikut ini.
Tabel 4. KPI untuk sitem informasi WEB PMB
Tabel 5. KPI untuk sitem informasi SIAK-SIS-EPSBED
Tabel 6. KPI untuk sitem informasi Student Career Center (SCC)
Tabel 8. KPI untuk sitem informasi Kepegawaian
Tabel 9. KPI untuk sitem informasi E-Library
Dari tabel perhitungan KPI masing-masing sistem informasi dapat diperoleh skor F-AHP dengan mengkonfersi ke persen (%) dengan mengalikannya dengan angka 100 sehinggga diperoleh tabel 10 berikut:
Tabel 10. Skor F-AHP
No Nama Proyek F-AHP
1. Inventory 64,3 %
2. SIAK-SIS-EPSBED 87,1 %
3. E-Library 78,9 %
4. Web PMB 88,7 %
5. Kepegawaian 71,8 %
6. Student Career Center 86,2 %
7. Tracer Study 84,2 %
3.5. Usulan prioritas investasi
Dari kedua analisis yakni analisis keuangan yang
menggunakan metode cost benefit analysis dan
analisis non-keuangan menggunakan analisis F-AHP, diperoleh peta investasi yang ditunjukkan pada gambar 8 berikut ini.
Gambar 8. Peta alur prioritas investasi sistem informasi PCR
Secara garis besar, penentuan prioritas lebih condong ke sejauh mana sistem informasi memiliki kontribusi terhadap efisiensi operasional sehingga dapat diajukan peringkat prioritas investasi sistem informasi di tabel 11 berikut ini.
Tabel 11. Rekomendasi peringkat prioritas investasi sistem informasi di PCR
Rangking Nama Proyek
1 Web PMB
2 SIAK-SIS-EPSBED
3 Student Career Center
4 Kepegawaian
5 Tracer Study
6 E-Library 7 Inventory
3.6. Usulan Peningkatan Key Performance Index
(KPI)
Dengan menggunakan metode ini, dapat pula dilakukan untuk mengidentifikasi pandangan dari 4
sudut pandang Balance Scorecard (manajemen,
operasional, pengguna, dan arah pengembangan ke depan) sehingga diharapkan dapat digunakan sebagai masukan ke pemegang keputusan dalam meningkatkan nilai guna, efisiensi dan efektifitas investasi sistem informasi. Berikut ini beberapa hal yang perlu dilakukan kedepannya :
- Perlu ditingkatkan kenyamanan penggunaan
(user firiendly) dan kehandalan sistem informasi yang dibangun agar tingkat penerimaan pengguna terhadap sistem dapat meningkat sehingga sistem informasi yang dibangun dapat berfungsi secara maksimal.
- Untuk aplikasi yang berbentuk web, perlu
ditingkatkan proses refreshment konten
sehingga fungsi informatif dapat berfungsi.
- Khusus untuk aplikasi yang bukan bebentuk
web, kekurangan yang paling mendasar adalah dalam proses pembangunannya adalah terletak pada pendefinisian proses bisnis. proses bisnis tidak didefiniskan dengan baik sejak awal pembuatan. hal ini menyebabkan terjadi kesalahan dalam proses pengembangan yang
terkadang tidak sesuai dengan tujuan pengembangan awal.
- Diperlukan kombinasi metode pembangunan
sistem informasi insource maupun outsource
sesuai dengan masing-masing karakteristik sistem informasi yang ingin dibangun.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa model atau kerangka kerja penentuan investasi TI menggunakan Fuzzy-MCDM yang diajukan terbukti mampu meningkatkan kesela-rasan strategis antara strategi bisnis dan strategi TI dalam proses penentuan prioritas investasi TI. Selain itu, model ini dapat digunakan untuk mendeskripsikan potensi-potensi yang dapat dikembangkan untuk pengembangan sistem informasi kedepannya.
Dari hasil observasi lapangan, dalam menentukan prioritas investasi cenderung
mementingkan sisi Financial dan Knowledge saja
karena keputusan terbatas diambil dari sudut pandang manajer papan atas sebagai pengambil keputusan yang lebih cenderung mementingkan
efisiensi penggunaan anggaran dan developer
sebagai pengembang yang lebih menekankan pada kemudahan proses pengembangan sehingga keputusan yang diambil terkadang tidak mampu meningkatkan kemanfaatan dari pembuatan sistem informasi sebagai penunjang strategi bisnis. Padahal secara tujuan utamanya, pengembangan sistem informasi di Politeknik Caltec Riau lebih dititikberatkan untuk efektifitas operasional dan
kemudahan user dalam menggunakan sistem
informasi tersebut. Dengan kerangka kerja yang diajukan di penelitian ini, diharapkan kesenjangan komunikasi antara operasionalitas pengguna sistem informasi dan pengambil keputusan dapat dihilangkan sehingga tujuan utama pengembangan sistem informasi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini tentunya dipengaruhi dengan dapat dimaksimalkannya tingkat penerimaan pengguna sistem informasi terhadap sistem informasi yang dikembangkan. Model yang diajukan juga dapat digunakan untuk mendeskripsikan potensi-potensi yang dapat dikembangkan untuk pengembangan sistem informasi kedepannya agar bermanfaat secara maksimal sesuai strategi bisnis perusahaan.
PUSTAKA
Hsieh, Lu, and Tzeng. (2004). Fuzzy MCDM
Approach for Planning and Design Tenders Selection in Public Office Buildings. International Journal of Project Management. Elsevier.
IDC. (2009). Aid to Recovery: The Economic Impact
of IT, Software, and The Microsoft Ecosystem on
The Economy in Indonesia, October 2009: International Data Corporation: Economic Impact Study.
Indrajit, R. E. (2004). Kajian Strategis Cost Benefit
Teknologi Informasi. ANDI. Yogyakarta Suwardi, Luis, dan Biromo, Prima A. 2007,
Step by Step in Cascading Balanced Scorecard to Functional Scorecards, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Keyes, Jessica. (2005). Implementing The IT
Balanced Scorecard: Aligning IT with Corporate Strategy. Boca Raton – FL : Auerbach Publication
Kim, Y. J., & Sanders, G. L. (2002). Strategic
Actions in Information Technology Investment Based on Real Option Theory. Decision Support Systems, 33(1), 1-11.
Lee, A. H.I., Chen,W. C. dan Chang J. (2008). A
fuzzy AHP and BSC Approach for Evaluating Performance of IT Department in the Manufacturing Industry in Taiwan. Expert Systems with Applications 34 96–107.
Martinsons, M., R. Davison, and D. Tse. (1999).
The Balanced Scorecard: A Foundation for the Strategic Management of Information Systems.
Munoz, C. (2006). A Real Option Strategic
Scorecard Decision Framework For It Project Selection.
Nugroho, E. S. (2010). Penentuan Prioritas
Investasi Bidang Teknologi Informasi Menggunakan Quality Function Deployment (QFD). Paper presented at the Applied Engineering Seminar 2010, Pekanbaru, Indonesia.
Rahma, G. V. dan Surendro, K. (2012).
Perancangan Manajemen Portofolio Investasi pada Bidang Teknologi Informasi Perbankan Menggunakan Kerangka Kerja Val IT 2.0. Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika
Saaty, Thomas L. (1993). Pengambilan
Keputusan Bagi Para Pemimpin. Cetakan Kedua. PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta Pusat.
Sanjaya, D. A. (2011) Analisa Efektifitas Kinerja
Departemen IT dengan Menggunakan Metode IT Balanced Scorecard Pada VI8E Interactive PTE. LTD.
Sisilia. (2010). Evaluasi Terhadap Penerapan
Investasi Teknologi Informasi pada PT. Intermedia Promosindo dengan Pendekatan Information Economics.
Witanti, Wina. 2007. Val IT : Kerangka Kerja
Evaluasi Teknologi Informasi, [online], (http://journal.uii.ac.id/index.php/article/view/17 15/, diakses 2 November 2013).
