PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP AUDIO VISUAL. Machmoed Effendhie

(1)

PENGANTAR

MANAJEMEN

ARSIP AUDIO VISUAL

(2)

POKOK BAHASAN

• Pengantar Arsip Audio Visual

• Arsip Foto (Still Images)

a. Pengantar

b. Manajemen

• Arsip Rekaman Suara (Sound Recordings)

a. Pengantar

b. Manajemen

• Arsip Film dan Video (Moving Images)

a. Pengantar

b. Manajeman

•

(3)

PENGANTAR

David Roberts “Records in

Special Formats”

• Arsip foto (photographs)

• Arsip Citra bergerak (cine film,

videotape, optical digital video disk)

• Sound recordings (magnetic tape recording, dan optical digital

recording)

• arsip peta dan arsip arsitektural • gambar (drawings)

• ephemara (poster, leaflet, kartu

ucapan selamat, kartu pos, dan tiket)

• art works

• electronik records

Gerald Ham "Special Classes of

Records"

• arsip elektronik atau arsip bacaan mesin

• arsip foto

• arsip citra bergerak • arsip rekaman suara • arsip grafik

• kombinasi arsip rekaman suara dan visual

(4)

Arsip Bentuk Khusus:

• Arsip audio visual (audio-visual base records).

Termasuk dalam kelompok ini adalah arsip gambar

statik (still images), arsip citra bergerak (moving

images), dan arsip rekaman suara (sound records).

• Arsip komputer atau elektronik (computer/electronic

base records).

• Drawings dan Grafik

• Ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat,

kartu pos, dan tiket)

• Art works

(5)

AudioVisual di Public Information

Servicing:

1. Libraries:

• The basic unit of the library collection is the discrete

published book, periodical,

recording

, map,

picture

,

video

etc., for public servises

2. Archives

• An institution responsible for the acquisition, maintenance,

preservation, and communication of archives

included

audio visual records

3. Museums

• Museums may be said to deal in objects rather than

documents or publications per se: collecting, researching,

documenting, displaying.

(6)

Audivisual Records sebagai bahan

arsip:

• Sudah lama beberapa NGO memberlakukan audiovisual records sebagai bahan arsip.

• FIAF: Federation Internationale des Archives du Film (70 anggota) • FIAT: Federation International des Archives de la Television (50

anggota)

• IASA: International Association of Sound Archives (400 anggota)

Data UNESCO tahun 1987:

• 6100 Sound Broadcasting di 197 negara • 1200 TV Broadcasting di 139 negara • Film diproduksi lebih di 100 negara • 80 lembaga kearsipan di 80 negara

(7)

Standarisasi AV Archives:

• Apakah AV archives diintegrasikan dalam

lembaga arsip negara atau berdiri sendiri

sebagai lembaga independen?

Persoalan:

• Bahan AV belum dianggap sebagai bahan arsip

dan terkait dengan hak-hak intelektual

• Belum ada sistem dalam pengelolaan AV dari

sumber “official sector” dan “private sector”

(8)

• Untuk memecahkan persoalan tersebut,

lembaga-lembaga internasional seperti ICA,

UNESCO, FIAF, FIAT, dan IASA

menyelenggarakan diklat di berbagai negara.

Standarisasi:

• Metode deposit dan koleksi

• administrasi (desentraliasi atau sentralisasi) dan

hubungan antara produksi dan deposit

• bahan-bahan arsip AV sebagai dokumen

sejarah dan karya seni

• legalitas AV

• Access dan use

• Indek bahan

(9)

Kemudian disepakati Prinsip-Prinsip umum

pengelolaan arsip AV:

• Collection: archival holding arsip AV dalam berbagai

bentuk dan format; published atau unpublished; donasi

atau pembelian; kebijakan institusi sesuai dengan

tujuan institusi

• Creation: active dan passive

• Classification: registered dan catalogued

(accessioned) Æ standarisasi: termasuk informasi

bagaimana menggunakannya, regulasi copyright,

kontrak kelembagaan antara donor dan penyimpan.

• Disseminasi: publishing dengan berbagai cara

• Preservation/conservation: preservation berkaitan

dengan prosedur penyimpanan dan perawatan.

Conservation atau restoration berkaitan dengan

perbaikan bahan-bahan arsip yang rusak.

(10)

TIPOLOGI LEMBAGA ARCHIVES

(1991): Grace Koch (Australia)

• 1. Broadcasting Archives (BA) • 2. National Archives (NA)

• 3. Research Archives (RA)

• 4. Audiovisual Collections within -Libraries (ACWL) • 5. Commercial Production Archives (CPA)

• BA: “Media”, holding: audio, film dan video yang digunakan untk program radio dan tv

• NA: biasanya AV merupakan sub-divisi dengan koleksi hampir semua jenis media AV

• RA: biasanya dengan subjek khusus seperti peristiwa-peristiwa sejarah, kepentingan regional, kelompok minat khusus budaya, academik research (musik, pariwisata, dll)

• ACWL: video dan audio

(11)

Kode etik Profesional AVA

(Ray Edmondson et al.)

Umum

• Semua profesi mempunyai codes of ethics (kode

etik) yang didalamnya mengatur al. kejujuran ,

kesamaan, keselamatan kerja, efisiensi, integritas,

diskriminasi, prilaku kriminal, dll

• Kode Etik AV bersumber: kode etik di banyak

negara terutama bidang perpustakaan, museum,

dan kearsipan

• Kode etik juga berkaitan dengan legalitas atau

peraturan resmi menyangkut kelembagaan dan

individu yang mengatur al copyright, depositor,

donor, dan lender

(12)

Institusional

• Dalam merawat koleksi merupakan tanggung jawab

institusi, kepala lnstitusi, dan para arsiparis.

Masing-masing pegawai harus mengetahui lingkup kerja dan

tanggung jawabnya

• Institusi bertanggung jawab terhadap integritas

profesional, kompetensi, dan pengembangan staf

berdasarkan standar dan etik profesionalisme

• Institusi wajib membuat kebijakan, guideline, dan

standar kerja, dan peraturan-peraturan lain agar temu

balik arsip tidak tergantung pada memori perorangan

• Bahan-bahan koleksi yang akan dipublikasikan,

institusi harus merencanakan sepraktis mungkin

tujuannya adalah agar audien dan client dapat

mengapresiasi selain isi juga keaslian, konteks,

rekonstruksi, restore, dll

• Institusi harus mampu mengatur koleksinya untuk ke

depan terutama AV heritage

(13)

Personal:

• Ahli arsip AV harus menjaga dan merahasiakan

“confidential information”

• Ahli arsip AV harus mengetahui bahan-bahan

koleksinya terutama yang berkaitan dengan

kontraktual dan copyright

• Ahli arsip AV tidak menawarkan autentifikasi, opini,

atau penilaian terhadap arsip

• Rekonstruksi, kompilasi, kutipan, penyingkatan,

format pemindahan atau cara-cara lain manipulasi

untuk tujuan memperkenalkan arsip AV kepada

audien komtemporer harus menjelaskan: a)

bagaimana preservasi dan perubahan itu dilakukan

b) alasan atau parameter rekonstruksi dilakukan.

Misalnya alasan teknik atau artistik, bahan dan

kondisi arsip sebelum direkonstruksi, dll

(14)

STILL IMAGES

GAMBAR STATIK

(15)

Pengantar

– Secara ethimologi, photography berasal dari

bahasa Yunani "photos“ (cahaya) dan

"graphier" (melukis).

– photography berarti melukis dengan cahaya

(“writing with light”)

– Ada beberapa istilah yang digunakan untuk

menyebut istilah foto, yaitu : potret, still

photography atau photogram.

– Tetapi orang lebih sering menyebutnya

dengan foto atau potret.

(16)

Kamera Obscura

• Kamera obscura yang digunakan untuk mengamati gerhana

matahari pada tahun 1544 • Teknologi ini kemudian

dimanfaatkan untuk

menggandakan gambar serupa oleh para pelukis di Eropa.

• Teknologi ini kemudian

dikembangkan menjadi proses fotografi yang disempurnakan

dengan ditambahkan penggunaan uap air raksa dan pelat tembaga peka untuk menghasilkan gambar yang lebih tajam.

(17)

Perkembangan

• Sejak ditemukannya proses fotografi, berbagai eksperimen dilakukan oleh kelompok amatir, profesional serta komersial.

• Berbagai lembaga pemerintah/swasta maupun individu juga memanfaatkan teknologi ini untuk memvisualisasi aktivitasnya maupun sekedar hobi. • Banyak yang mengabaikan manfaat

foto-foto tersebut, apalagi menyimpan dan merawat sebagai dokumentasi • 1839 that more practical methods for

producing lasting images were described by Talbot and Daguerre.

(18)

Arsip Foto:

• Informasi yang terekam dalam bentuk gambar statik

• Foto merupakan alat visual yang efektif karena dapat

menvisualisasikan sesuatu dengan lebih konkret, realistis dan

lebih akurat.

• Foto dapat mengatasi ruang dan waktu.

• Sesuatu yang terjadi di tempat lain dapat dilihat oleh seseorang

yang berada jauh dari tempat kejadian dalam bentuk foto

setelah kejadian itu berlalu.

• Bersifat unik dan realistis karena menggambarkan sesuatu apa

adanya tanpa rekayasa

• Hasil fotografi adalah bentuk rekaman penyaksian serta

motivasi pengambilan foto akan memberikan beragam

nilai

informasi

.

Arsip Foto belum banyak dimanfaatkan untuk

kajian khusus dengan menggunakan Semiotika

(19)

Nilai Informasi

a. Foto dapat merekam peristiwa atau kejadian untuk

pemberitaan, bahan bukti dan pelengkap pemberitaan.

Kumpulan daripadanya yang disusun selektif dan

kronologis dapat merupakan penggambaran fakta dan

dokumentasi dalam sejarah.

b. Foto tentang sesuatu atau keadaan setempat dapat

merupakan apresiasi budaya yang membimbing rasa

seni.

c. Foto dapat menerangkan detail suatu benda untuk

keperluan studi ilmiah.

d. Foto dapat merekam subyektifitas pandangan sekaligus

sebagai usaha eksperimental dalam bidang seni rupa.

(20)

MANAJEMEN

• Acquiring • Appraisal • Accessioning • Arrangement • Description a. Catalogued b. Registered - Main Entry - Daftar Koleksi - Index Cards - Daftar Indek • Conservation and Preservation • Storage

• Copying photographs

• Seleksi

• Penilaian, identifikasi, dan Perjanjian Penggunaan • Klasifikasi • Deskripsi • Pemeliharaan, Perawatan dan Penyimpanan • Alih Media

(21)

Seleksi, Penilaian, Identifikasi, dan

Perjanjian

• Seleksi dan penilaian adalah kegiatan menyeleksi dan menilai arsip dalam rangka memisahkan arsip foto yang akan disimpan dan yang akan dimusnahkan.

• Seleksi dan penilaian arsip foto dilakukan oleh arsiparis dan atau petugas kearsipan dengan supervisi ahli atau yang berpengalaman. • Seleksi dan penilaian terdiri dari dua kategori, yakni: seleksi dan

penilaian bersifat teknis (Technical Handling) dan bersifat intelektual (Intelectual Handling).

• Seleksi dan penilaian bersifat teknis adalah seleksi dan penilaian terhadap:

a. Kualitas cetakan foto

Kualitas foto dilihat dari fokus lensanya, lingkup objek tembak

(shoot), frame, dan pencahayaannya. Foto yang berkualitas baik

layak disimpan, sedangkan foto yang kabur tidak perlu disimpan. b. kuantitas foto.

• Dipilih beberapa foto dengan kualtitas paling baik yang dapat mewakili suatu kegiatan.

• Foto yang dipilih untuk disimpan harus mempertimbangkan ukuran dan jumlahnya untuk efisiensi biaya pemeliharaan.

(22)

• Seleksi dan penilaian bersifat intelektual adalah seleksi

dan penilaian terhadap:

– Subjek kegiatan pemotretan

Subjek kegiatan mengenai peristiwa penting atau tidak, jika tidak penting, maka foto tidak perlu disimpan dan dilestarikan.

– Keunikan

Apabila informasi yang ada di dalamnya tidak terdapat pada arsip lain.

– Identifikasi

Semakin banyak informasi yang terekam pada setiap lembar foto, semakin tinggi nilai informasinya. Foto harus bisa

diidentifikasi objek, nama fotografer, lokasi, dan waktu pengambilan gambar.

– Hubungan dengan arsip lain

• Ketentuan Akses: terkait dengan institusi, perorangan

yang menyerahkan/donor ke lembaga kearsipan

(23)

SKEMA KLASIFIKASI

• Terdapat beberapa standar Klasifikasi, diantaranya:

1. Prinsip asal-usul (principle of provenance)

2. Prinsip aturan asli (principle of original order)

3. Rekonstruksi: Subjek, Kronologis, geografis, dll.

• Skema Pengaturan Arsip Foto digunakan sebagai

dasar penataan dan penyusunan model Daftar Koleksi

dan model Katalog, atau model Loose-Leaf.

• Skema pengaturan disesuaikan dengan informasi

yang tercatat pada hasil seleksi dan penilaian.

• Skema pengaturan disusun berdasarkan klasifikasi

masalah, serta disusun dalam pokok masalah dan

sub-masalah.

(24)

STRUKTUR KLASIFIKASI

(Principle of Provenance)

(25)

FAKULTAS ILMU BUDAYA

WAKIL DEKAN III WD II WD I

OLAHRAGA KESENIAN

KETOPRAK LESUNG

(26)

Deskripsi Model Loose-Leaf dan Katalog

• The elements in the

catalogue are structured in a model consisting of:

1. General data

• Data about the institution that is responsible for the catalogue and information about updates.

2. Identity statement area

• Mandatory information about the unit that is described – archives, collection, series or photograph its reference code, name and date. 3. Provenance and context

• Information about the creator of the unit. 4. Content and structure area

• Registered content description and keywords. 5. Conditions of access and use area

• Information about availability of the unit of description. Copyright issues are also included here.

6. Allied materials area

• Information about materials with an important relationship to the unit that is described. 7. Technical area

• Information about the photographic technique and size.

(27)

DESKRIPSI SEDERHANA

(28)

DESKRIPSI KOMPLEKS

(29)

(30)

(31)

Contoh MAIN ENTRY Katalog

Acc. No. 985.3

Mellon, Christopher, 1922-.

Photographs, 1947-1967.

Negatives, Prints, and Files, approx. 3,000 items.

Professional photographer.

Professional photographs taken by

ChristopherMellon in New Caledonia.

ACCESS RESTRICTED TO RESEARCH USE ONLY

See Inventory No. 985.3.

(32)

Contoh Kartu Indeks Katalog

ANDERSON, ALBERT (1927-), MAYOR OF NEW

CALEDONIA (1966-76)

Acc. No. 986.12/4

New Caledonia Community Pioneer Days

Celebration, 19661 colour print, 13 cm x 18 cm.

View of Front Street, facing south, during Pioneer

Days Parade, May 27, 1966. Mayor Albert

Anderson is in foreground, with New Caledonia

Volunteer Fire Department behind.

(33)

Model Registered

(banyak digunakan di

Indonesia)

• Keterangan foto dicatat pada formulir Daftar Koleksi Foto. • Keterangan foto dilakukan terhadap setiap lembar foto.

• Nomor dan kode dituliskan pada bagian belakang lembaran positif foto dan pada amplop positif dan negatif/klise foto.

• Nomor negatif/klise foto sama dengan nomor positifnya.

• Penomoran dilakukan secara berurutan dan kronologis dalam satu klasifikasi masalah.

Contoh penomoran dan pengkodean:

• Nomor: AF/OA.OK/80-1A

• Keterangan:

• AF : Arsip Foto

• OA : Official Archives (Pokok Masalah)

• OK : Kerja sama (sub-masalah)

• 80 : Tahun 1980

• 1A : Nomor Foto

(34)

Daftar Koleksi Foto

• Foto yang telah disusun, diberi nomor dan kode,

dibuatkan daftarnya yang disebut Daftar Koleksi Arsip

Foto.

• Daftar Koleksi Arsip Foto memuat informasi setiap

lembar identitas foto.

• Formulir Daftar Koleksi Foto sekurang-kurangnya berisi:

– Nomor dan kode

– Pokok Kegiatan – Uraian kegiatan – Tanggal – Tempat – Asal arsip – Pemotret – Jenis – Keterangan

(35)

Penyimpanan dan

Pemeliharaan

• Foto yang telah didaftar kemudian disimpan dalam amplop kertas linen.

• Negatif foto disimpan dalam amplop kertas roti.

• Setiap amplop dugunakan untuk menyimpan satu lembar foto. • Amplop foto disimpan pada Box arsip foto.

• Pengelompokan arsip foto dipisahkan dengan sekat dan folder. • Pemeliharaan terhadap arsip foto dilakukan secara teratur dengan

membersihkan dari debu atau jamur yang menempel pada arsip foto dengan larutan alkohol 75%, kemudian dilap dengan kain halus dan bersih secara perlahan dan searah.

• Box arsip foto ditata dalam almari foto

• Almari foto diberi silicon gel untuk mengurangi kadar uap air. • Almari foto disimpan pada ruang dengan suhu 10-15° C dan

kelembaban 40%

• Foto disimpan pada ruang ber AC selama 24 jam.

(36)

(37)

PERAWATAN

• Hindari sentuhan langsung tangan pada obyek/gambar Foto

• Gunakan sarung tangan untuk memegang tepi Foto

• Meminimalisir cahaya langsung pada Foto • Hindari makanan/minuman di sekitar tempat

pengelolaan Foto

• Jangan menorehkan tulisan/goresan pada Foto • Pastikan foto dalam keadaan kering sebelum

disimpan

• Pisahkan foto negatif/positit dan berwarna/hitam putih

• Simpan foto dengan tisik rapuh, seperti: negatif kaca, slide dan sejenis pada raks khusus

• Jamur, debu dan bercak-bercak yang melekat pada negatit foto dapat dibersihkan dengan alkohol 75% dan dilap dengan kain katun bersih secara perlahan dan searah.

• Pengecekan ulang negatif foto dilakukan minimal 6 bulan sekali.

(38)

(39)

Pemusnahan

• Pemusnahan dilakukan oleh Arsiparis dan atau Petugas

Arsip

• Pemusnahan dilakukan setelah seleksi dan penilaian

terlaksana.

• Kriteria arsip yang dapat langsung dimusnahkan:

– Gambar rusak

– Negatif dan positif foto tidak dapat dicetak ulang – Foto tidak terkait dengan misi instansi pencipta

– Jumlah foto dengan objek dan sudut pengambilan yang sama lebih dari dua lembar

– Tidak fokus

– Tidak memiliki nilai sekunder

• Pemusnahan dilakukan dengan seijin pimpinan Unit

Kerja.

• Pemusnahan disertai dengan Berita Acara Pemusnahan

dan Daftar Arsip Foto yang dimusnahkan.

(40)

Arsip Rekaman Suara

(Sound Recordings)

(41)

PENGANTAR

• 6 Desember 1877 Thomas Alfa Edison pertama kali

merekam suara manusia “Mary had a little lamb” pada media tinfoil cylinder phonographt. • Keberhasilan ini merupakan

pengembangan dari temuan pertama bulan Juli 1876 yang berhasil merekam suara

“halloo” dan tidak berhasil merekam suara “God in Heaven”.

• Tahun 1878 mendaftarkan hak paten media tinfoil itu yang

berkapasitas 2-3 menit.

(42)

Gramophone

EMILE BERLINER 1888

• Mau dengar rekaman

pertama?

A. 1894 ghostdance

B. 1897 stars

(43)

MAGNETIC TAPE RECORDER

• 1928 Dr. Fritz Pfleumer dari Jerman: Magnetic powders Æ rekaman suara dalam pita

magnetik (open reel-to-reel dan cassette) Æ1932: BASF

• 1950 Jak Mullin : Video Tape Recorder (VTR)

• Tahun 1950-an media piringan (disk) dipopulerkan lagi dalam bentuk yang lebih tipis dengan memanfaatkan laser. Bentuk ini yang kemudian dikenal dengan Compact Disc. Tahun 1970-an diperkenalkan kembali pita maknetik yang disebut DAT (Digital Audio Tapes)

(44)

FUNGSI SOUND RECORDS (KHUSUS):

• Internal organisasi

• Penambahan/pelengkap koleksi arsip

tektual

• Individu Æ publikasi

FUNGSI SOUND RECORDS

(umum/publik):

• Layanan Publik : penelitian, eksibisi,

publikasi, dll.

(45)

Jenis Arsip Rekaman Suara

Terdapat tiga Jenis Arsip Rekaman Suara yang umum dikoleksi lembaga-lembaga Kearsipan Dunia yakni:

• Individual/Institusional Research Archives (Arsip rekaman suara hasil dari

kegiatan penelitian)

• Contoh: penelitian etnografi berupa rekaman wawancara dengan suku terasing, dll.

• Oral Historical Project Archives (Arsip rekaman suara untuk mengungkap

masalah atau tema tertentu dan biografi) • Contoh:

• Tematik: Wawancara dengan topik “Penarik Becak Wanita”, dll. • Biografi: Wawancara biografi politik dengan Amin Rais, dll.

• Oral Archives (Arsip rekaman suara hasil dari kegiatan tertentu)

– Broadcasting Materials: misalnya hasil rekaman siaran langsung

pandangan mata sepak bola dunia, siaran langsung kampanye partai politik, dll.

– Educational Materials: hasil rekaman seminar, Workshop, kaset tentang “Membangun keluarga sakinah”, dll

– Jurnalism Material: misalnya hasil rekaman wawancara dengan artis, pejabat, dll

– Anniversary Materials: misalnya hasil rekaman pidato pembukaan Dies, sambutan pengangkatan pejabat baru, dll.

(46)

MANAJEMEN

• Acquiring • Appraisal • Accessioning • Arrangement • Description a. Catalogued b. Registered - Main Entry - Daftar Koleksi - Index Cards - Daftar Indek • Conservation and Preservation • Storage

• Copying photographs

• Seleksi

• Penilaian, identifikasi, dan • Perjanjian Penggunaan • Klasifikasi

• Deskripsi

• Konservasi dan Preservasi • Penyimpanan

(47)

Seleksi, Penilaian, Identifikasi,

dan Perjanjian

– Seleksi merupakan kegiatan memisahkan antara arsip rekaman suara / kaset yang baik dan akan diolah dengan kaset yang tidak akan diolah. – Kaset yang tidak diolah meliputi kaset yang fisiknya rusak dan kaset

yang tidak ada isi rekamannya atau rekamannya tidak jelas. – Identifikasi kaset adalah proses pendataan kaset yang meliputi

pendataan fisik (technical handling) dan pendataan isi informasinya

(intellectual handling).

– Technical handling diketahui dari fisik kaset sedangkan intellectual

handling diketahui dengan cara mendengarkan rekaman kaset melalui tape recorder.

– Sebelum kaset diputar, pastikan kaset sudah “dimatikan” supaya tidak dapat digunakan merekam lagi. Caranya dengan menghilangkan dua penutup lubang di bagian bawah kaset dengan cara ditekan.

(48)

(49)

– Hasil identifikasi berupa data-data yang tertuang dalam

kartu identifikasi.

– Kaset yang sudah diidentifikasi diberi nomor sementara

di pojok kanan atas dengan cara menulis inisial nama

pengidentifikasi diikuti nomor urutan pengerjaan kaset.

Begitu juga kartu identifikasinya.

• Contoh: Zn/1 > artinya Zaenudin, kaset ke-1

dari pengerjaan

Zn/10 > artinya Zaenudin, kaset ke-10

dari pengerjaan. dst.

(50)

Pembuatan Indeks Interview

Content pada Sampul Kaset

• Indeks interview content berisi topik wawancara /

rekaman, nama narator, kode/nomor kaset dan

subjek-subjek utama wawancara / rekaman dengan menunjuk

waktu.

• Pembuatan indeks dilakukan dengan mendengarkan

rekaman dan menyimpulkan tiap kesatuan subjek utama

dari seluruh isi wawancara / rekaman serta mencatat

durasi waktu dari tiap-tiap kesatuan subjek-subjek

tersebut. Kolom kode/nomor pada indeks interview

content juga dituliskan nomor sementara.

• Hasil dari kegiatan ini berupa pokok-pokok isi

wawancara/rekaman beserta waktunya yang sangat

membantu untuk penemuan kembali informasi dalam

rekaman kaset dan dipasang sebagai sampul kaset.

Lihat

Contoh

(51)

Pengelompokan dan Penomoran

• Jika semua kaset sudah diidentifikasi dan

dibuatkan indeks interview content selanjutnya

kaset akan dikelompokan berdasarkan skema

pengaturan melalui manuver kartu identifikasi dan

kaset.

• Skema pengaturan arsip kaset disusun

berdasarkan jenisnya diikuti perincian

masing-masing yang terdiri atas: pokok masalah, sub

masalah dan sub sub masalah. Lihat

contoh

• Manuver kartu identifikasi merupakan proses

pengurutan kartu identifikasi berdasar skema.

Kegiatan ini dilakukan dengan cara memanggil

tiap item skema secara urut diikuti pengumpulan

dan penataan kartu secara kronologis.

(52)

• Penomoran/ pengkodean kartu identifikasi dilakukan untuk mengganti nomor/ kode sementara setelah dilakukan pengelompokan berdasar skema pengaturan. Tiap item skema dimulai dengan nomor satu. Lebih lanjut penomoran diatur sebagaimana contoh di bawah ini.

• AK/OH.HB/1

Keterangan: AK = Arsip Kaset

OH = Oral History (Pokok Masalah) HB = History Biografi (Sub Masalah)

1 = Nomor Urut (pada item history biografi) • AK/OA.AA.00/1

Keterangan AK = Arsip Kaset

OA = Oral Archives (Pokok Masalah)

AA = Anniversary Materials (Sub Masalah) 00 = Dies Natalis (Sub Sub Masalah)

1 = nomor urut kaset (pada item Dies Natalis) • Manuver dan penomoran kaset, dilaksanakan sama persis mengikuti

pengelompokan dan penomoran kartu identifikasi dengan cara

memanggil sesuai urutan kartu identifikasi. Nomor atau kode definitif ditulis pada kaset juga pada sampul kaset.

(53)

Penataan dan Penyimpanan

• Setelah Manuver dan penomoran kaset dilakukan berdasar penataan kartu identifikasi maka kaset langsung dapat ditata di dalam laci kaset.

• Kaset disusun secara vertikal dengan punggung kaset menghadap ke atas.

• Setiap pergantian pokok masalah, sub masalah dan sub sub

masalah diberi penyekat ( guide) dan diberi kode sesuai skema pada

tab-nya. Contoh Lihat

• Laci yang sudah terisi kaset dengan teratur dimasukan ke almari. • Laci dan almari diupayakan tidak dari bahan logam karena

menimbulkan medan magnet tetapi dari bahan kayu atau plastik seperti polypropylene. Laci dan Almari kaset seperti pada gambar Contoh Lihat

• Almari dimasukkan di dalam ruang yang aman, bersih, cukup ventilasi dan tidak terkena sinar matahari secara langsung.

• Suhu ruang simpan antara 18 – 22 o C dan kelembaban udara 45% - 55%

(54)

(55)

Pembuatan Daftar Koleksi Arsip

• Kaset yang sudah ditata dalam laci/almari

dibuatkan

Daftar Koleksi Arsip Rekaman Suara

dengan berpedoman pada kartu identifikasi.

• DKA Rekaman Suara berupa kolom-kolom yang

berisi:

–

Nomor / kode

–

Topik

–

Nama Narator

–

Nama Pewawancara

–

Tanggal Wawancara / Rekaman

–

Tempat Wawancara / Rekaman

–

Lokasi Simpan Kaset

(56)

Transkripsi

• Transkrip adalah proses pengalihan rekaman

suara ke bentuk tulisan.

• Proses transkrip meliputi:

–

mendengarkan dan menyalin seluruh isi rekaman;

–

memberikan penjelasan untuk istilah-istilah di luar

bahasa baku;

–

memperbaiki ejaan dan menulis kata-kata yang tepat

dalam satu kalimat atau satu alenia (memperbaiki

struktur kalimat).

• Transkrip dilakukan dengan memutar kaset

melalui tape recorder atau transkiper,

mendengarkan rekaman suaranya dan menyalin

dalam bentuk tulisan sehingga menuntut

(57)

Perawatan dan Pemeliharaan

• Setiap laci kaset diberi silica gel untuk menjaga stabilitas kelembaban

• Membersihkan kaset dan tempat simpannya secara rutin

• Memutar dan membersihkan pita kaset minimal setahun sekali. • Tidak boleh meletakkan kaset di lantai dan dilarang menjatuhkan

kaset

• Menjauhkan kaset dari pengaruh medan magnet seperti meletakkan kaset di dekat barang elektronik dan benda logam.

• Tidak menyentuh permukaan kaset kecuali diperlukan

• Jika harus menyentuh kaset maka gunakan kain kasa atau sarung tangan berbahan kain kasa.

• Tidak diperkenankan menyambung pita kaset dengan isolatip tetapi menggunakan produk perekat khusus untuk kaset.

• Setelah digunakan, kaset harus dimasukkan kembali ke

container/box beserta sampulnya dengan posisi gulungan Cut Off.

(58)

DASAR DAN EMULSI

• Kaset atau film memiliki

struktur fisik inti yang

sama yakni Dasar dan

Emulsi

• Dasar: (1)Nitrate

(2)Acetate (3)Polyester

• Emulsi: lapis tipis tempat

berada sinyal

elektromagnetik (gelatin)

• Self destruction

(59)

DAMAGE AND DECOMPOSITION

• MECHANICAL DAMAGE

1. Tears

2. Scratches

• BIOLOGICAL DAMAGE: MOLD, MILDEW,

FUNGI

• CHEMICAL DAMAGE

1. Nitrate

(60)

KERUSAKAN MEKANIK

1. Tears

(61)

1. Tears

• Sobek dan putus

karena penanganan

yang salah atau

sambungan lama

lepas

• Perbaikan:

1. penyambungan

dengan lem khusus

2. penyambungan

(62)

2. Scratches

• Goresan dapat terjadi

karena head kotor

• Perawatan tidak perlu

menggunakan

pelindung lekuer

bahan kimia

• Minimalisasi goresan

melalui proses

duplikasi

(63)

BIOLOGICAL DAMAGE: Mold,

Bacteria, Insects

• Jamur akan hadir pada

suhu tertentu (lembab)

• Organisme ini merusak

emulsi

• Menyerang dari tepi

kemudian ke tengah

• Pencegahan memerlukan

metode penyimpanan

(64)

STANDAR REKOMENDASI

• Kaset harus disimpan hanya di ruang yang bersih, bebas asap rokok, dan bebas makanan.

• Jangan meletakkan kaset diatas lantai.

• Jangan menjatuhkan kaset dan hindari goncangan yang mendadak • Jauhkan kaset dari medan magnet dan jangan letakkan kaset di atas

barang-barang elektronik.

• Ruang simpan harus bersih dan kering serta tidak terkena sinar matahari langsung

• Hindarkan kaset dari perubahan suhu yang cepat.

• Suhu dan kelembaban penyimpanan dan mengoperasikan harus diatur • Penataan kaset secara vertikal (harus disimpan seperti buku di suatu rak

pustaka)

• Gunakan kaset bermutu tinggi termasuk boxes/containers, dan asesoris. • Kembalikan kaset di kontainer-kontainer ketika tidak digunakan.

• Posisikan gulungan kaset pada posisi Cut Off

• Jangan menggunakan isolatip untuk menyambung kaset yang putus tetapi menggunakan produk-produk perekat yang dirancang untuk penyambungan kaset

• Jangan menyentuh permukaan kaset kecuali jika diperlukan dan itupun harus memakai kain kasa atau sarung tangan berbahan kain kasa

• Gulungan kaset secara periodik dipindahkan ke sisi A atau B dan Bersihkan dulu head tape perekam

(65)

Pemusnahan

• Pemusnahan kaset dilaksanakan setelah diadakan

seleksi dan penilaian.

• Pemusnahan dilakukan terhadap arsip rekaman suara

/ kaset yang rusak fisiknya, tidak jelas rekamannya,

kaset duplikat dan kaset yang tidak memiliki nilai guna.

• Pemusnahan dilakukan oleh Arsiparis atau Petugas

Arsip dengan penanggung jawab Arsip Sound

Recordings serta disaksikan oleh minimal 2 orang.

• Pemusnahan harus disertai Berita Acara Pemusnahan

dan Daftar Arsip Rekaman Suara yang dimusnahkan.

(66)

M

otion Picture Film

Moving Images

(67)

PENGANTAR

• Dasar dan Emulsi

• Film gambar bergerak

memiliki struktur fisik inti

yang sama yakni Dasar

dan Emulsi

• Dasar: (1)Nitrate

(2)Acetate (3)Polyester

• Emulsi: lapis tipis tempat

gambar berada (gelatin)

• Self destruction

(68)

Nitrate

• 1889 Kodak’s Company memperkenalkan

Cellulose Nitrate (Nitrocellulose) untuk fotografi

film

• 1948 Cellulose triacetate untuk Motion Picture

Film (Stok film 55 mm)

• Mudah terbakar

• Mengandung bahan kimia yang berbahaya dan

tidak stabil

• Tahun 1920 ditemukan unsur kimia pengaman

• Bila disimpan dalam suhu dingin, dapat

(69)

Acetate

• 1935-60-an dikembangkan bahan dasar

plasticized cellulose acetate

• cellulose triacetate

• Untuk Stok film 18 mm

• Aman tidak mudah terbakar

• Untuk amatir (dipakai untuk perumahan, bukan

komersial)

• 1955 dikembangkan untuk film 35 mm

• Mudah mengelupas dan mudah rusak

(70)

Polyester

(Mylar atau Estar)

• Dikembangkan mulai tahun 1950-an Æ Polyethylene

terephthalate (Polyester)

• Untuk Stok film 16 mm dan Percetakan

• Kodak mengembangkan untuk film 8 mm secara

komersial

• Fuji mengembangkan juga untuk film 8 mm

• Lebih tipis dan kuat dibanding Asetate dan tidak dapat

sobek

• Stabilitas kimia

• Usia simpan 10 kali dibanding asetate

• Tidak dapat disambung secara manual tetapi

menggunakan ultrasonik

(71)

(72)

MOVING IMAGES

• 1877 John Isaac merekam gerakan kuda dengan 24 kamera

• 28 Desember 1895 Antoine dan Louis Lumiere memperkenalkan karya rekam gambar bergerak di Paris

• 1915 percobaan percobaan menggabungkan gambar bergerak dengan rekaman suara 1923 diperkenalkan film technicolor

• Bahan dasar tidak banyak mengalami evolusi: sampai tahun 1950-an Æ cellulose nitrate Æ cellulose acetate

• Peralatan tergantung ukuran (gauge) film: umumnya ada 3 bentuk: 1) 16 mm untuk berita dan dokumenter. 2) 35 mm untuk film cerita atau fiksi,dan 3) 8 mm dan 70 mm untuk keperluan khusus

(73)

Video Cassete Recorder (VCR)

• Merekam audio + video pada satu pita

magnetik

• Charles Ginsburg (1951) menciptakan video

tape recorder (VCR)

Jenis-jenis format:

• Pita format VHS

• Pita format Betamax

• Pita format V2000

(74)

Pita format VHS

• Diperkenalkan di AS (1976) oleh perusahaan RCA

• Merekam selama 2 jam

Pita format Betamax

• Diperkenalkan di Jepang (1975) oleh perusahaan

Sony

• Dipromosikan bersama peralatan rekaman betacam

Pita format V2000

• Diperkenalkan di Belanda (1978) oleh perusahaan

Phillips

(75)

MANAJEMEN

• Acquiring • Appraisal • Accessioning • Arrangement • Description a. Catalogued b. Registered - Main Entry - Daftar Koleksi - Index Cards - Daftar Indek • Conservation and Preservation • Storage • Copying photographs • Seleksi • Penilaian, identifikasi • Perjanjian Penggunaan • Klasifikasi • Deskripsi • Pemeliharaan dan Penyimpanan • Alih Media

(76)

Seleksi, Penilaian, Identifikasi,

dan Perjanjian

– Seleksi merupakan kegiatan memisahkan antara arsip

film/video yang baik dan akan diolah dengan yang tidak

akan diolah.

– Film/video yang tidak diolah fisik, sound, dan images-nya

rusak.

– Identifikasi adalah proses pendataan yang meliputi

pendataan fisik (technical handling) dan pendataan isi

informasinya (intellectual handling).

– Technical handling diketahui dari fisik sedangkan

intellectual handling diketahui dengan cara mendengarkan

(77)

– Hasil identifikasi berupa data-data yang

tertuang dalam kartu identifikasi.

Contoh

Formulir kartu identifikasi

– Film/video yang sudah diidentifikasi diberi

nomor sementara di pojok kanan atas dengan

cara menulis inisial nama pengidentifikasi diikuti

nomor urut pengerjaan. Begitu juga kartu

(78)

Pengelompokan dan Penomoran

(labeling)

• Jika semua film/video sudah diidentifikasi dikelompokan

berdasarkan skema pengaturan melalui manuver kartu

identifikasi.

• Skema pengaturan disusun berdasarkan jenisnya diikuti

perincian masing-masing yang terdiri atas: pokok masalah,

sub masalah dan sub sub masalah.

Contoh Klasifikasi

.

CONTOH UGM

• Manuver kartu identifikasi merupakan proses pengurutan

kartu identifikasi berdasar skema. Kegiatan ini dilakukan

dengan cara memanggil tiap item skema secara urut diikuti

pengumpulan dan penataan kartu secara kronologis.

(79)

• Penomoran/ pengkodean kartu identifikasi dilakukan untuk mengganti

nomor/ kode sementara setelah dilakukan pengelompokan berdasar skema pengaturan. Tiap item skema dimulai dengan nomor satu. .

• FA = FILM FV = VIDEO FC = CD/DVD • FA/AF.AK.2/1

Keterangan: FA = Arsip Film

AF = Arts (Pokok Masalah)

AK = Tari Kraton (Sub Masalah) 2 = Tarian Bedoyo Ketawang

1 = Nomor Urut (pada item Bedoyo Ketawang)

• Manuver dan penomoran dilaksanakan sama persis mengikuti

pengelompokan dan penomoran kartu identifikasi dengan cara memanggil sesuai urutan kartu identifikasi. Nomor atau kode definitif ditulis pada

(80)

Penataan dan Penyimpanan

• Setelah Manuver dan penomoran dilakukan berdasar penataan

kartu identifikasi maka film/video langsung dapat ditata di dalam penyimpanan kaset video atau film.