A. Latarbelakang dan Permasalahan
Sampai saat ini pemahaman masyarakat umum terhadap definisi arsip masih terbatas pada tumpukan kertas. Pada dasarnya arsip dikategorikan ke dalam beberapa jenis yang dibedakan berdasarkan bentuknya seperti arsip audiovisual, arsip kartografi, maupun arsip elektronik. Tidak semua organisasi atau perusahaan memahami jenis-jenis arsip. Setiap jenis arsip memiliki media penyimpanan dan cara pengolahan yang berbeda. Kurangnya pemahaman terhadap jenis arsip memberikan dampak negatif pada keselamatan fisik dan informasi yang terdapat pada arsip.
Setiap kegiatan organisasi pasti menciptakan arsip dalam bentuk dan media yang berbeda-beda, seperti yang tertuang dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa arsip adalah:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
1
Rekaman informasi dari sebuah kegiatan tidak hanya tercantum dalam bentuk konvensional tetapi ada juga yang tersimpan dalam bentuk media baru seperti CD/DVD, flasdisk, maupun hardisk.
Arsip audiovisual merupakan arsip yang memiliki karakteristik informasi yang bersifat khusus. Nilai guna arsip audiovisual terkadang hanya menjadi bahan pelengkap sebuah dokumen yang terkait, tetapi tidak menutup kemungkinan arsip tersebut juga dapat berdiri sendiri. Arsip audiovisual didefinisikan sebagai berikut:
Arsip dalam bentuk khusus yang hanya dapat dilihat dan didengar dengan mempergunakan peralatan khusus. Arsip pandang dengar memiliki bentuk fisik yang beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.2
Arsip audiovisual tercipta karena pengaruh perkembangan teknologi, maka arsip yang tercipta memiliki bentuk khusus, arsip tersebut terdiri dari arsip foto (still image), arsip rekaman suara (sounds recording) dan arsip video (moving image). Adapun definisi arsip kaset atau rekaman suara yaitu:
Arsip kaset atau arsip rekaman suara merupakan arsip bentuk khusus yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. Rekaman suara ini ada sejak tahun 1887 yang diciptakan oleh Thomas Alfa Edison yang disebut Phonograph. Kemudian pada tahun 1920 berkembang menjadi Gramaphone bentuk piringan. Kemudian pada tahun 1970 diperkenalkan pita magnetik yang disebut DAT (Digital Audio
Tapes) dan hingga sekarang dalam merekam suara menggunakan kaset
pita.3
2
Hardi Suhardi danYayan Daryan, Terminolgi Kearsipan Indonesia, (Jakarta: PT. Sigma Cipta Utama, 1998), hlm. 19
3
Seputar ilmu
kearsipan,http://arsipilmu04936.blogspot.com/2012/10/praktik-arsip-kaset.html?m=1,dl tanggal 25 November 2014 Pukul 16.56 WIB
Seperti pada umumnya, arsip rekaman suara juga harus dijaga keselamatannya, baik keselamatan fisik maupun keselamatan informasinya. Arsip rekaman suara termasuk salah satu arsip bentuk khusus yang pada saat ini sudah banyak digunakan dan ditemukan di organisasi ataupun perusahaan, karena arsip rekaman suara sangat mendukung kegiatan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.
The total archives approach recognisez that audivisual records may be created as part of the business activities of a wide variety of goverment, business and other bodies, while carrying out many different function incluiding training, promotional activities and scientific and technical research.4
Pendekatan arsip total mengakui bahwa pandang dengar dapat dibuat sebagai bagian dari kegiatan bisnis dari berbagai pemerintahan, dan badan-badan lainnya, saat melakukan berbagai fungsi yang berbeda termasuk pelatihan, kegiatan promosi dan penelitian ilmiah dan teknis.
Arsip rekaman suara juga memiliki kesamaan fungsi dengan arsip konvensional, sebagaimana diketahui bahwa fungsi arsip sebagai alat bukti, alat pengambilan keputusan, serta dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau bahan referensi.
Untuk itu, upaya untuk menyelamatkan fisik serta informasi arsip rekaman suara perlu diadakannya pengolahan arsip yang sesuai dengan kaidah ilmu kearsipan. Pengolahan arsip didefinisikan sebagai berikut:
Kegiatan mengolah dan mengiventrisasi arsip berdasarkan pada kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Pengolahan arsip dilakukan agar mudah melakukan penemuan kembali arsip, mudah melakukan penyusutan arsip, dan terhindar dari kerugian yang diakibatkan oleh kehilangan atau kerusakan arsip.5
4
Jackie Bettington, dkk, Keeping Archives (Canberra:Australian Society of Archivist Inc. ,2008), hlm.554
5
Hardi Suhardi danYayan Daryan, Terminolgi Kearsipan Indonesia, (Jakarta: PT. Sigma Cipta Utama, 1998), hlm. 134
Radio Republik Indonesia (RRI) merupakan organisasi yang memiliki tugas pokok di bidang penyiaran. Kegiatan penyiaran yang menjadi tugas di RRI akan menghasilkan serta membutuhkan arsip rekaman suara. Fungsi arsip rekaman suara yang terdapat di RRI ada dua macam yaitu sebagai arsip primer yang memang tercipta karena adanya kegiatan di RRI. Kedua adalah arsip sekunder yang berfungsi sebagai penunjang kegiatan siaran atau menjadi bahan referensi, karena rekaman suara yang bermateri hiburan terdapat pada media kaset serta piringan hitam ini tidak tercipta secara langsung di RRI melainkan subsidi dari Perusahaan Rekaman dan Stasiun Penyiaran luar negeri. Informasi yang bermateri hiburan khususnya seni musik tersebut harus diolah secara baik karena mampu memberikan gambaran tentang perkembangan musik di Indonesia. Keutuhan informasi yang terdapat pada media tersebut harus diselamatkan dan diolah agar informasinya dapat disajikan kepada publik melalui kegiatan siaran.
Laporan tugas akhir ini sebatas pada pengolahan arsip rekaman suara sekunder di RRI Programa 1 Yogyakarta. Hal tersebut dilatarbelakangi karena arsip rekaman suara sekunder kurang mendapatkan perhatian sehingga pada kondisi yang tidak teratur dan menimbulkan kerugian karena kerusakan serta kehilangan arsip rekaman suara. Arsip rekaman suara sekunder memang hanya menjadi penunjang kegiatan siaran, namun arsip ini memiliki peran untuk memenuhi kebutuhan publik di bidang seni hiburan. Apabila jenis arsip sekunder tidak diolah dan ditata dengan baik maka menyulitkan RRI untuk menyajikan siaran hiburan yang menjadi salah satu tugas RRI Programa 1.
Pengolahan arsip di RRI Pro 1 masih sangat sederhana, sehingga dapat berakibat kerusakan pada media simpan arsip yang menyebabkan informasinya tidak dapat digunakan kembali untuk kegiatan siaran. Selain itu, arsip rekaman suara tidak disimpan secara sistematis sehingga pada saat proses penemuan kembali mengalami kesulitan. Persoalan lain juga terdapat pada piringan hitam penyimpanannya hanya ditumpuk di atas almari dan rak-rak arsip kaset pita, namun ada sebagian arsip yang diklasifikasikan berdasarkan abjad. Untuk mengatasi persoalan tersebut maka perlu diadakan pengolahan arsip rekaman suara agar kebutuhan dapat terpenuhi dengan baik.
Dalam pengolahan arsip rekaman suara sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor untuk tercapainya hasil yang maksimal. Faktor yang mempengaruhi antara lain peralatan, SDM dan biaya yang tidak sedikit. Pengolahan arsip rekaman suara ini sedikit berbeda dengan mengolah arsip dalam bentuk konvensional, karena arsip rekaman suara memiliki karakteristik yang unik sehingga untuk mendeskripsi informasi membutuhkan alat baca atau melihat arsip lain yang informasinya terkait dengan arsip rekaman suara tersebut.
Radio Republik Indonesia (RRI) Yogyakarta pernah mengalami beberapa kali perubahan status kedudukan organisasi. Sejak tahun 1945 hingga tahun 1999 RRI statusnya berada dibawah Departemen Penerangan yang bertugas sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT). Namun pada 26 Oktober 1999 Departemen Penerangan resmi dihapuskan, RRI berubah menjadi Perusahaan Jawatan (Perjan) di bawah Departemen Keuangan. Perubahan status dari UPT menjadi Perusahaan
Jawatan juga mengalami perubahan struktur organisasi sehingga unit kerja Pustaka Musik yang kedudukannya di bawah bidang siaran dan memiliki tugas menyimpan dan mengolah seluruh jenis arsip rekaman suara yang dibutuhkan oleh bidang siaran dihapuskan. Seluruh arsip yang ada di Pustaka Musik bidang siaran tersebut adalah arsip-arsip yang dibutuhkan untuk kegiatan siaran Pro 1, Pro 2 dan Pro 4 sehingga setiap programa mulai memilah arsip yang sesuai dengan program siarannya. Arsip-arsip yang dirasa tidak dibutuhkan oleh setiap program siaran maka diabaikan hingga dalam kondisi yang tidak teratur. Tahun 2008 RRI Yogyakarta mempunyai program siaran yang bertema “Tembang Nostalgia”, maka sejak saat itu arsip-arsip rekaman suara yang dibiarkan dalam keadaan tidak teratur dibutuhkan kembali untuk kebutuhan siaran. Program siaran tersebut mengharuskan RRI mengolah atau menata kembali arsip-arsip rekaman suara secara sistematis agar saat dibutuhkan untuk siaran mudah dalam penemuan kembali.
Penelitian atau Praktek Kerja Lapangan tentang arsip rekaman suara pernah ditulis oleh Danu Punky Wicaksono mahasiswa Diploma Kearsipan angkatan 2011 dengan judul Pengolahan Arsip Kaset di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Tugas akhir tersebut membahas tentang pengolahan arsip kaset di Kantor Arsip dan Perpustakaan DIY, sarana yang digunakan pada kegiatan pengolahan arsip kaset dan kendala yang muncul pada saat dilakukan pengolahan arsip kaset.6 Materi yang terekam pada rekaman suara
6
Danu Punky Wicaksono, Laporan Tugas Akhir Pengolahan Arsip Kaset di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta (Yogyakarta, 2014)
yang menjadi objek penelitian di Kantor Arsip dan Perpustakaan DIY berupa hasil wawancara dan juga dialog drama seperti kethoprak. Tugas akhir tersebut lebih spesifik pada media arsip kaset sedangkan pada tugas akhir ini lebih dijelaskan tentang arsip rekaman suara yang digunakan untuk menunjang kegiatan siaran di RRI Programa 1 Yogyakarta.
Pembahasan pokok ini adalah pengolahan arsip rekaman suara yang ada di Radio Republik Indonesia (RRI) Programa 1 Yogyakarta. Berdasarkan latarbelakang diatas maka dirumuskan beberapa masalah seperti bagaimana pengolahan arsip rekaman suara di RRI Pro 1?, bagaimana perawatan dan pemeliharaannya agar informasi arsip dapat terus terjaga serta terjamin keberadaannya, sarana apa saja yang digunakan dalam kegiatan pengolahan arsip rekaman suara, serta kendala yang ditemui saat melakukan kegiatan pengolahan arsip rekaman suara di RRI Pro 1 Yogyakarta.
B. Tujuan Penelitian/PKL
Tujuan dilaksanakan Praktek Kerja Lapangan dengan judul “Pengolahan Arsip Rekaman Suara di Radio Republik Indonesia (RRI) Programa 1 Yogyakarta adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui pengolahan arsip rekaman suara di Radio Republik Indonesia (RRI) Programa 1 Yogyakarta.
2. Mengetahui pemeliharaan dan perawatan arsip rekaman suara.
3. Mengetahui sarana prasana yang dibutuhkan dalam pengolahan arsip rekaman suara.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam upaya mengumpulkan data-data penelitian, penulis menggunakan tiga macam metode yaitu:
a. Observasi
Observasi adalah salah satu metode yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap suatu objek tertentu. Dalam metodeobservasi yang dilakukan yaitu mengadakan pengamatan langsung ke kantor Radio Republik Indonesia yang berlokasi di Jl. Ahmad Jazuli No.4 Kota Baru Yogyakarta, survai lapangan ini untuk mengetahui secara langsung objek yang akan dijadikan penelitian sesuai dengan topik penelitian secara keseluruhan.
b. Wawancara
Wawancara merupakan salah satu metode pengumpulan data dengan cara melakukan kepada informan. Wawancara yang dilakukan yaitu bertanya secara langsung kepada Kepala Bidang Siaran Bapak Y. Eko Priyanto dan pegawai kearsipan Bapak Soebagyono Poetro yang mengolah arsip rekaman suara, beliau bukan seorang arsiparis dan tidak memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Dilakukannya wawancara ini untuk mendapatkan informasi yang terkait dengan topik utama penelitian, dan melengkapi data-data dari hasil observasi.
c. Studi Pustaka
Metode studi pustaka merupakan upaya untuk mengumpulkan data stsu informasi yang relevan sebuah topik atau permasalahan dari literatur pustaka, peraturan-peraturan atau bisa juga dari laporan ilmiah. Dalam metode ini
dilakukan pengumpulan data yang diperoleh dari literatur-literatur kepustakaan tentang Pengolahan Arsip Audiovisual khusunya arsip rekaman suara. Buku-buku tersebut dapat membantu untuk memperoleh data karena isinya sesuai dengan topik penelitian yang dipilih oleh penulis. Selain buku juga ada pedoman dan peraturan kearsipan untuk menunjang relevansi data atau informasi dalam penulisan laporan.
D. Tinjauan Pustaka
Ada beberapa buku yang akan menjadi referensi dalam penulisan tugas akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Rekaman Suara di Radio Republik Indonesia(RRI) Yogyakarta”. Buku pertama, yaitu Keeping Archives Edisi ke-3, oleh editor Jackie Bettington, dkk yang diterbitkan oleh Australian Society of Archives Inc.Canberra, ACT, Australian tahun 2008. Di dalam chapter 17 halaman 551 yang ditulis oleh Robyn Gamble and Louise Curham tentang Sound
Recordings dijelaskan bahwa arsip audiovisual yang saat ini sudah diakui sebagai
sebuah arsip dan harus dijaga dan diperlakukan secara baik. Pada buku ini membahas secara rinci mengenai perbedaan arsip audiovisual dengan arsip konvensional, etika arsip audiovisual, bahasa pada arsip audiovisual, penilaian arsip, penyeleksian arsip, pengklasifikasian dan pendeskripsian arsip, bentuk arsip rekaman suara, preservasi arsip rekaman suara, penyimpanan arsip rekaman suara yang baik dan benar, serta penyediaan layanan arsip rekaman suara. Pada buku tersebut menyatakan bahwa arsip rekaman suara dibedakan menjadi tiga bentuk antara lain Phonographic Recordings adalah rekaman fonografi yang berbentuk kepingan dari bahan asetat, lak dan vinyl, prosesornya berbetuk silinder seperti
lilin. Magnetic Tape Recordings adalah kaset reel, compact kaset, mikro kaset dan digital kaset audio, prosesornya berupa magnet terletak pada pita kaset. Optical
Digital Recordings adalah rekaman suara dalam bentuk optik (CD) atau file
digital. Pada buku ini juga dijelaskan mengenai Digital Storage yang dimaksud menyimpan arsip hasil alih media ke dalam komputer. Menggunakan penyimpanan secara digital memberikan beberapa keuntungan seperti menghemat biaya, tempat penyimpanan, dan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip rekaman suara.
Kedua, buku Keeping Archive edisi ke-2 oleh editor Judith Ellis, pada
chapter 13 halaman 385 yang ditulis oleh David Roberts tentang Managing
Records in Spesial Format membahas mengenai manajemen arsip bentuk khusus
seperti pengelolaan arsip foto, arsip rekaman suara, dan juga arsip film. Pada halaman 401 lebih dijelaskan secara khusus tentang penilaian, penilaian yang dijelaskan dalam buku ini mengenai beberapa kriteria rekaman suara yang bisa dikatakan arsip. Kriteria tersebut salah satunya informasi dalam rekaman suara yang berupa seni atau hiburan yang jarang terdapat pada arsip tekstual maka rekaman suara tersebut termasuk pada arsip. Selain itu juga menjelaskan mengenai pendeskripsian, penyimpanan, pemeliharaan, serta layanan untuk mengakses arsip rekaman suara. Layanan yang dijelaskan dalam buku ini yaitu ketika ada pengguna arsip akan mengakses sebuah arsip rekaman suara maka pengguna arsip boleh mengaksesnya di ruang layanan. Arsip rekaman suara yang di akses umumnya hanya dalam bentuk copyan saja. Namun pengguna arsip juga diizinkan untuk memeriksa rekaman suara asli, tetapi pengamanan ini harus benar
supaya informasi pada arsip yang asli tetap terjaga. Sehingga buku ini tepat digunakan menjadi salah satu referensi dalam penyusunan laporan akhir.
Buku keempat, Audiovisual Archives A Pratical Reader oleh editor Helen P Harrison yang diterbitkan oleh UNESCO pada tahun 1997. Buku ini membahas tentang arsip audiovisual masih sering disamakan dengan arsip konvensional, padahal arsip audiovisual memiliki tingkat kesulitan dalam pengolahannya dan membutuhkan sumber daya manusia yang memliki kemampuan profesional di bidangnya. Pada buku ini juga dijelaskan tentang pengertian arsip audiovisual, preservasi arsip, akuisisi, penyeleksian, penyimpanan, pelayanan akses, dan
copyright. Arsip audiovisual dikategorikan ke beberapa materi informasi antara
lain film, foto, dan rekaman suara. Untuk memindahkan materi informasi biasanya menggunakan media simpan seperti kaset, rekaman, atau disc. Selain itu buku ini membahas mengenai penyimpanan arsip yang sering menjadi masalah untuk keselamatan dan keamanan informasi arsip. Kondisi penyimpanan arsip seharusnya lebih ketat pengamanannya dan cepat ditemukan apabila arsip tersebut akan digunakan.
E. Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini terdiri dari empat bab yang saling berkaitan. Bab pertama merupakan Pendahuluan dari Tugas Akhir yang membahas mengenai Latar Belakang dan Permasalahan dalam melakukan pengolahan arsip rekaman suara, Tujuan Penelitian, Tinjauan Pustaka, Metode Pengumpulan Data, dan yang terakhir adalah Sistematika Penulisan.
Bab kedua merupakan Gambaran Umum Radio Republik Indonesia (RRI) cabang Yogyakarta yang membahas mengenai Sejarah Singkat yang membahas tentang awal berdirinya RRI dan tokoh-tokoh yang mendirikan. Dalam pembahasan ini juga dijelaskan bahwa RRI juga mengalami perubahan status. Kedua adalah Visi dan Misi, Tugas dan Peran RRI, serta Struktur Organisasi menjelaskan mengenai kedudukan unit pencipta dan juga unit kearsipan di RRI Yogyakarta.
Bab ketiga merupakan Pembahasan tentang Pengolahan Arsip Rekaman Suara di Radio Republik Indonesia (RRI) cabang Yogyakarta. Bab ini menekankan pada penjelasan mengenai kegiatan penataan atau pengolahan arsip rekaman suara yang dilakukan oleh Radio Republik Indonesia (RRI) cabang Yogyakarta apakah sudah sesuai dengan standar ataupun teori ilmu kearsipan, cara memelihara ataupun merawat arsip rekaman suara secara rutin agar arsip-arsip tersebut tidak rusak sehingga informasi yang ada didalamnya masih dapat digunakan untuk kebutuhan siaran. Sarana yang digunakan dalam kegiatan pengolahan arsip rekaman suara, serta kendala yang ditemui selama kegiatan pengolahan.
Bab keempat merupakan hasil dari ringkasan atau kesimpulan pada bab tiga yang pada bab tersebut menjelaskan tentang kesimpulan dan juga saran yang ditujukan kepada instansi, khususnya pada bidang kearsipan dalam pengolahan arsip rekaman suara. Supaya instansi dapat mengerti teori kearsipan yang baik dan benar.
