1.2.Rumusan Masalah 1.3.Tujuan

(1)

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Akta kelahiran merupakan bentuk identitas bagi setiap anak yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari hak sipil dan politik warga negara. Hak atas identitas merupakan bentuk pengakuan negara terhadap keberadaan seseorang di depan hukum. Hak identitas bagi seorang anak dinyatakan tegas dalam Undang-undang pasal 5 No. 23 tahun 2002 yang menyebutkan bahwa “setiap anak berhak atas suatu nama sebagai identitas diri dan status kewarganegaraan”. Sejalan dengan itu maka penerbitan akta kelahiran sebagai sub pilar dari adminstrasi kependudukan perlu ditata dengan sebaik-baiknya, agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan Pemerintahan dan pembangunan, dimana pengelolaan data administrasi penduduk merupakan tanggung jawab Pemerintahan Kabupaten/Kota, dalam pelaksanaanya diawali dari RT/RW/Kelurahan dan Kecamatan selaku ujung tombak pendaftaran penduduk. Sistem informasi kependudukan telah banyak dikembangkan oleh Pemerintah untuk mendukung pelayanan terhadap masyarakat, salah satu media yang dimanfaatkan oleh Pemerintah adalah media teknologi informasi. Media ini banyak dimanfaatkan oleh Pemerintah sehingga terbentuklah sebuah konsep elektronik government

(e-government) yang telah di rancangan untuk mendukung sistem informasi Pemerintahan, termasuk di dalamnya menyangkut sistem administrasi kependudukan. Manfaat diterapkanya

e-government pada setiap lapisan adalah meningkatkan fungsi pelayanan publik serta meningkatkan kinerja sumber daya manusia dan secara langsung meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dari Pemerintah Kabupaten/Kota. Dengan demikian informasi yang dihasilkan akan menjadi lebih lengkap, cepat dan akurat dengan biaya yang lebih efisien dalam pengelolaan data dan pencarian data/informasi.

Pemerintahan daerah yang mempunyai admistrasi kependudukan salah satunya adalah Kota Batu, dimana sistem administrasinya ini sering melibatkan banyak masyarakat yang memerlukan pelayanan admistrasi yang baik. Terdapat beberapa pelayanan administrasi kependudukan yang dilayani oleh Pemerintah Kota Batu diantaranya adalah administrasi kartu tanda penduduk, kartu keluarga, surat keterangan pindah kependudukan, akta kelahiran, surat kematian dan lain sebagainya.

Dengan perkembangan teknologi informasi, kebijakan Pemerintah tentang penyelenggaraan Pemerintahan yang baik melalui teknologi informasi, sehingga pemerintah meluncurkan suatu sistem yang mendukung kerja Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan

(2)

2

Sipil, khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian. Sistem tersebut diberi nama Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).

1.2.Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas maka munculah sebuah identifikasi masalah yang didapatkan yaitu sebagai berikut :

1.2.1. Apa yang melatarbelakangi dibuatnya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) ?

1.2.2. Bagaimana tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran?

1.2.3. Apa Standart Operational Procedure (SOP) dalam pembuatan akta kelahiran? 1.2.4. Apa kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan

(SIAK)?

1.2.5. Bagaimana alur pembuatan akta kelahiran yang direkomendasikan?

1.3.Tujuan

1.3.1. Mengetahui latar belakang dibuatnya Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).

1.3.2. Mengetahui tahapan-tahapan dalam pembuatan akta kelahiran.

1.3.3. Mengetahui Standart Operational Procedure (SOP) dari pembuatan akta kelahiran.

1.3.4. Mengetahui kelemahan dan kelebihan dari Sistem Informasi Adminstrasi Kependudukan (SIAK).

(3)

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1.Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Definisi Sistem Informasi Admnistrasi Kependudukan (SIAK) berdasarkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.

. Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Departemen Dalam Negri (Depdagri) akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 TentangAdministrasi Kependudukan, Pengelolaan SIAK bertujuan:

a. Meningkatkan kualitas pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;

b. menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil yang akurat, lengkap, mutakhir dan mudah diakses;

c. mewujudkan pertukaran data secara sistemik melalui sistem pengenal tunggal, dengan tetap menjamin kerahasiaan.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan mempunyai peranan antara lain:

a. Perekaman, pengiriman dan pengolahan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.

b. Penerbitan NIK Nasional.

c. Memfasilitasi validasi dan verifikasi individu pendudukan untuk pelayanan publik lainnya.

d. Penyajian data dan informasi yang mutakhir bagi instansi terkait dalam rangka perencanaan pembangunan dan pelaksanaan programpemerintah.

2.2.Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan kantor pemerintah yang menyediakan pelayanan masyarakat seperti pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, dll. Oleh karena itu Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil membutuhkan sebuah software yang khusus digunakan untuk rekapitulasi data secara cepat dan data yang didalamnya dapat secara langsung terhubung dengan proses

(4)

4

pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran dan Surat Keterangan Kematian. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mengharapkan dengan adanya software khusus ini dapat mempermudah penduduk dalam proses pembuatan KTP, KK, Akta Kelahiran, dan Surat Keterangan Kematian dengan hanya 1 kali mengisi formulir saja selanjutnya system yang akan mencatat dan memberikan output yang dibutuhkan oleh setiap proses yang akan dibuat.

2.3.Akta kelahiran

Akta Kelahiran merupakan dokumen/data penting yang dikumpulkan dalam pelaksanaan pencatatan peristiwa penting yang dialami seseorang dalam pendaftaran register akta pencatatan sipil, yang mendapat pengakuan negara atas status keperdataan seseorang. Akta kelahiran mempunyai kepastian hukum, ketentraman, ketertipan, ketersediaannya data penduduk yang akurat. Persyaratan yang harus dibawa ketika akan mengajukan permohonan pembuatan akta kelahiran antara lain :

 Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang disahkan kelurahan / Desa

 Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli

 Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)

 Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua

 Foto copy Kartu Susunan Keluarga

 Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku

 Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan

 Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA

 Menghadirkan 2 orang saksi yang berumur 21 tahun keatas beserta Foto Copy KTP yang masih berlaku

(5)

5

BAB III PEMBAHASAN

3.1.Latar Belakang Sistem Informasi Administrasi Kepedudukan (SIAK)

Indonesia merupakan salah satu negara berkembang yang jumlah penduduknya sangat besar. Sebagai negara kepulauan, penduduk Indonesia memiliki persebaran yang tidak merata. Berbagai masalah yang merupakan akibat dari persebaran penduduk yang tidak merata kerap kali muncul dan mendesak pemerintah untuk dapat sesegera mungkin bertindak untuk mengambil sebuah kebijakan. Menyikapi berbagai permasalahan itu pemerintah berusaha memperoleh data tentang kependudukan di Indonesia yang akurat untuk mampu membuat pemetaan yang tepat guna menanggulangi masalah kependudukan baik di tingkat lokal dan nasional. Data tersebut diperlukan untuk mampu membuat sebuah program dalam rangka pengendalian jumlah, pertumbuhan, dan pemerataan persebaran penduduk

Sebagai salah satu langkah untuk membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran kependudukan yang sesuai dengan berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah mulai membuat sebuah kebijakan dengan mengadakan program yang dahulu dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen Kependudukan (SIMDUK) yang dibuat sekitar tahun 1996. SIMDUK adalah sebuah kebijakan yang diterapkan di daerah kabupaten/kota, dan ditujukan untuk menangani status kependudukan dengan segala perubahannya. SIMDUK itu sendiri merupakan suatu aplikasi untuk mengelola data kependudukan daerah yang meliputi Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, Sensus Penduduk, dan Demografi Penduduk.

Pada pelaksanaannya di lapangan ternyata didapati berbagai kelemahan SIMDUK sebagai sebuah sistem untuk mengelola data kependudukan. Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada SIMDUK dapat berubah ketika pemilik NIK berpindah domisili, karena KTP SIMDUK mengikuti nomor urut yang berada di Kecamatan, bukan nomor induk di tingkat kota. KTP SIMDUK juga masih berpotensi terjadinya pemalsuan identitas karena disebabkan kurang detailnya data-data mengenai penduduk. Berdasarkan hal tersebut pemerintah menggantinya dengan sebuah kebijakan yang baru. Kebijakan baru itu tentunya juga lebih menjawab segala kebutuhan yang diperlukan untuk melengkapi data kependudukan. Untuk membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran kependudukan yang sesuai dengan berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah merumuskan sebuah kebijakan baru yaitu Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Dengan adanya sistem ini akan terwujud database kependudukan secara bertahap. SIAK bisa menjadi solusi dari masalah

(6)

6

kependudukan yang ada. Dengan adanya pengelolaan data secara online maka kelemahan-kelemahan pengolahan data secara konvensional dapat ditekan. Beberapa manfaat dari penerapan SIAK antara lain, hasil perhitungan dan pengelolaan data statistik tersebut dapat digunakan sebagai bahan perumusan dan penyempurnaan kebijakan, strategi dan program bagi penyelenggaraan dan pelaksanaan pembangunan di bidang kualitas, kuantitas, dan mobilitas penduduk, serta kepentingan pembangunan lainnya.

3.2.Tahap Pembuatan Akta Kelahiran

3.2.1. Input

Penginputan data dan percetakan pada akta kelahiran dilakukan oleh bagian operator yang bersangkutan pada bagian seksi pengolahan data dan statistik, setelah data-data dari pemohon masuk dan lengkap dan diolah menjadi suatu informasi yang dicetak di kertas buram. Sebelumnya pemohon mendaftar pada petugas dibagian informasi, setelah mendaftar pemohon akan diberikan formulir pelaporan kelahiran jika pemohon ingin membuat akta kelahiran, yang kemudian formulir tersebut harus diisi terlebih dahulu oleh pemohon dengan melengkapi persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan agar dapat segera diproses lebih lanjut. Persyaratan-persyaratan yang harus dilampirkan antara lain :

 Surat Keterangan Kelahiran dari : Dokter Asli / Bidan Asli / Dukun Asli yang disahkan kelurahan / Desa

 Surat Kelahiran Dari Kelurahan Asli

 Surat kuasa bermaterai cukup (jika dikuasakan)

 Foto Copy Surat Nikah / akta Perkawinan Orang Tua

 Foto copy Kartu Susunan Keluarga

 Foto Copy KTP orang tua yang masih berlaku

 Foto Copy SBKRI / Ganti Nama bagi WNI Keturunan

 Foto Copy Surat Imigrasi / Pasport bagi WNA

 Menghadirkan 2 orang saksi yang berumur 21 tahun keatas beserta Foto Copy KTP yang masih berlaku

Jika dokumen sudah lengkap maka dilakukan pemeriksaan berkas oleh kepala seksi yang bersangkutan, jika dokumen lengkap dan memenuhi persyaratan maka proses dapat dilanjutkan, tetapi jika berkas atau dukumen tersebut tidak lengkap atau tidak memenuhi persyaratan maka berkas tersebut dianggap BATAL atau biasanya disingkat dengan BTL dan tidak dapat dicetak karena dianggap berkas tersebut tidak layak dan tidak memenuhi

(7)

7

persyaratan untuk dapat diproses. Setelah pemeriksaan berkas pemohon dapat melakukan pembayaran retribusi yang sesuai dengan Peraturan Daerah.

Pemeriksaan konsep juga dilakukan oleh petugas loket dan kepala seksi dan kepala bagian yang bersangkutan, setelah selesai diperiksa dan diproses, kutipan akta dapat dicetak. Proses tersebut belum selesai sampai disini tetapi masih ada beberapa proses pemeriksaan yang dilakukan walaupun akta tersebut sudah dicetak sebelum akta tersebut diserahkan kepada pemohon. Pemeriksaan kutipan akta harus diperiksa juga oleh sekretaris setelah proses tersebut dapat dilalui maka proses yang terakhir adalah penandatanganan oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu. Jika semua proses dilalui maka kutipan akta dapat diserahkan kepada pemohon.

3.2.2. Output

Output (Keluaran) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Berikut ini adalah output yang dikeluarkan dari pembuatan akta kelahiran pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil, salah satunya berupa kutipan akta kelahiran. Kutipan akta kelahiran yang dibuat akan dikeluarkan melalui dua bahasa yaitu bahasa inggris dan bahasa indonesia. Dalam penulisan akta kelahiran ada dua jenis yaitu :

1. Penulisan akta kelahiran yang dicetak

2. Penulisan akta kelahiran yang ditulis pada buku register secara manual.

Perbedaan antara penulisan akta kelahiran yang dicetak dan ditulis secara manual adalah akta kelahiran yang dicetak menggunakan dua bahasa yaitu bahasa indonesia dan bahasa inggris, alasannya agar akta kelahiran ini dapat digunakan dinegara manapun, sedangkan untuk akta kelahiran yang ditulis secara manual ini disimpan di dinas kependudukan dan pencatatan sipil sebagai arsip, namun dalam penulisan akta ini terdapat tanda tangan dua saksi dan tandatangan pelapor, yaitu orang yang melaporkan atau mendaftarkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.

(8)

8

Akta yang dicetak Akta secara manual

Setiap pembuatan akta kelahiran akan diberikan nomor kutipan akta. Kutipan akta kelahiran seorang anak yang tidak mengetahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya diserahkan kepada yang bersangkutan setelah dewasa, mengenai salinan akta kelahirannya tetap disimpan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang isinya sama dengan kutipan akta yang diutulis di buku register. Seluruh aktacatatan sipil mempunyai kekuatan hukum apabila telah ditandatangani oleh pegawai luar biasa catatan sipil diatas materai secukupnya. Kewenangan menandatangani akta catatan sipil hanya beberapa orang yang mendapatkan surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah untuk pekerjaan itu.

3.3.Standard Operating Procedure (SOP) dalam Pembuatan Akta Kelahiran

Dalam penyusunan Standard Operating Procedure pada penerbitan kutipan akta kelahiran dilandasi dasar hukum, beberapa diantaranya adalah UU. No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, UU No. 24 tahun 2013 tentang Perubahan Undang-undang No. 23 tahun 2006 tentang Adminstrasi Kependudukan, Peraturan MENPAN No.21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standart Operating Procedure (SOP) Adminstrasi Pemerintahan. Karena dokumen-dokumen kependudukan bersifat sangat penting sehingga diperlukan kualifikasi tertentu untuk dapat mengisi posisi sebagai pelaksana kegiatan, dalam hal ini adalah pelaksana kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran, diantaranya :

(9)

9  Memahami kebijakan mengenai penerbiban kutipan akta kelahiran

 Memiliki pemahaman tentang penerbitan kutipan akta kelahiran

 Memahami aplikasi SIAK

 Dapat mengoperasikan perangkat lunak pengolah data

 Mampu berkomunikasi dengan baik

 Arsiparis

Berdasarkan SOP penerbitan kutipan akta kelahiran, peralatan yang harus disediakan dalam kegiatan penerbitan kutipan akta kelahiran antara lain :

 Peraturan perundang-undangan tentang kependudukan dan pencatatan sipil

 Komputer PC, printer, scanner

 Perangkat lunak pengolah data dan aplikasi SIAK

 ATK

(10)

10

Berikut adalah alur prosedur penerbitan kutipan akta kelahiran

No Kegiatan Pelaksana Pemoho n Petugas Pendaft aran Petugas Loket Kasi Kelahiran dan Kematian Petugas Operato r Kabid Pencatat an Sipil Kasubag Umum & Kepewai an Kadis Petugas LoketPe ngambil an

1 Pemohon datang mengambil kartu antrian ke petugas pendaftaran

2 Petugas pendaftaran memberi nomor antrian dan mengarahkan pemohon menuju loket pengurusan

3 Petugas loket memanggil pemohon sesuai dengan nomor antrian

4 Pemohon menyerahkan berkas pengajuan kepada petugas loket

5 Petugas loket menerima, mengecek kelengkapan berkas dan memverifikasi sesuai dengan database

6 Petugas loket mengembalikan berkas kepada pemohon untuk

(11)

11 No Kegiatan Pelaksana Pemoho n Petugas Pendaft aran Petugas Loket Kasi Kelahiran dan Kematian Petugas Operato r Kabid Pencatat an Sipil Kasubag Umum & Kepewai an Kadis Petugas LoketPe ngambil an

dilengkapi apabila kekurangan persyaratan

7 Pemohon menyerahkan kembali berkas persyaratan yang sudah lengkap kepada petugas loket

8 Petugas loket menerima berkas persyaratan yang sudah lengkap dan menyerahkan formulir pelaporan kelahiran kepada pemohon untuk diisi dan dtandatangani

9 Petugas loket memberi paraf pada lembar checklist kelengkapan berkas

10 Petugas loket menyerahkan Buku Register kepada pemohon dan 2 (dua) orang saksi untuk ditandatangani

(12)

11 petugas loket menyerahkan berkas persyaratan yang sudah lengkap kepada Kasi Kelahiran dan Kematian

12 Kasi kelahiran dan kematian menerima berkas yang sudah lengkap untuk diperiksa dan diparaf

13 Kasi kelahiran dan kematian menyerahkan berkas yang sudah diparaf tersebut kepada petugas loket untuk diregister

14 Petugas loket meregister dalam buku register akta kelahiran 15 Petugas loket menyerankan semua

(13)

petugas operator untuk dicetak

16 Petugas operator menerima berkas tersebut dan mencetak kutipan akta kelahiran

17 Petugas operator menyerahkan kutipan akta kelahiran yang sudah dicetak kepada kasi kelahiran dan kematian untuk diperiksa dan diparaf

18 Kasi kelahiran dan kematian mencatat kutipan akta kelahiran dalam buku kendali

19 Kasi kelahiran dan kematian memberikan kutipan akta kelahiran dan buku kendali tersebut kepada kepala bidang pencatatan sipil untuk diparaf dan

(14)

14 No Kegiatan Pelaksana Pemoho n Petugas Pendaft aran Petugas Loket Kasi Kelahiran dan Kematian Petugas Operato r Kabid Pencatat an Sipil Kasubag Umum & Kepewai an Kadis Petugas LoketPe ngambil an ditandatangani

20 Kepala bidang pencatatan sipil menerima dan memberi paraf pada kutipan akta kelahiran serta menandatangani buku kendali 21 Kepala bidang pencatatan sipil

menyerahkan kutipn akta kelahiran yang sudah diparaf dan buku kendali yang sudah ditandatangani kepada kepala sub bagian umum dan kepegawaian untuk ditandatangani kepala dinas 22 Kepala sub bagian umum dan

kepegawaian menyerahkan kutipan akta kelahiran dan buku kendali yang telah ditandatangani kepala dinas kepada kepala

(15)

bidang pencatatan sipil

23 Kepala bidang pencatatan sipil memeriksa kutipan akta kelahiran dan buku kendali untuk diserahkan kepada kasi kelahiran dan kematian

24 Kasi kelahiran dan kematian memberi stempel basah dan stempeltimbul pada kutipan akta kelahiran

25 Kasi kelahiran dan kematian menyerahkan kutipan akta kelahiran yang telah distempel kepada petugas loket pengambilan dan menyerahkan berkas pengajuan kepada petugas operator untuk diarsip

(16)

26 Petugas operator mengarsip semua berkas pengajuan tersebut ke dalam odner sesuai dengan urutan nomor register

27 Petugas loket pengambilan menyerahkan dokumen kutipan akta kelahiran tersebut kepada pemohon yang bersangkutan

(17)

17 3.4.Kelebihan dan Kelemahan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

3.4.1. Kelebihan

Adapun beberapa kelebihan yang diharapkan nantinya bisa berkembang dengan terciptanya SIAK adalah :

 Memberikan informasi yang cepat kepada masyarakat tentang pembuatan dokumen kependudukan.

 Mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan

 Menyelenggarakan administrasi kependudukan yang benar, cepat dan akurat.

 Mewujudkan pelayanan administrasi kependudukan dan catatan sipil yang berorientasi kepada kepuasan dan kemitraan masyarakat menuju terciptanya data dan informasi kependudukan yang akurat.

3.4.2. Kelemahan

 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) masih belum mempunyai fitur yang terintegrasi langsung dengan kedutaan. Sehingga jika ada WNI maupun WNA yang ingin membuat dokumen kependudukan yang terkait langsung dengan kedutaan akan membutuhkan waktu yang lama karena sistem tidak terintegrasi dengan kedutaan.

 Sistem tidak dapat diakses oleh masyarakat sehingga segala proses penginputan data ke dalam database dilakukan oleh operator dari kantor dispendukcapil sehingga dapat menyebabkan adanya antrian. Akan lebih efektif jika masyarakat dapat mengakses sistem tersebut sehingga pengisian formulir dan penyerahan persyaratan berkas dapat dilakukan secara online. Masyarakat hanya perlu datang ke kantor dispendukcapil ketika dokumen kependudukan yang dikehendaki selesai dibuat.

3.5.Alur Pembuatan Akta Kelahiran yang Direkomendasikan

Untuk efisiensi waktu, sebaiknya dilakukan pemnngkasan alur prosedur. Alur yang direkomendasikan adalah dengan melakukan pemangkasan mulai dari tahap ke 22 dan 23. Sebaiknya setelah kutipan akta kelahiran dan buku kendali ditandatangani oleh kepala dinas langsung saja diserahkan kembali kepada Kasi Kelahiran dan Kematian. Dengan melakukan pemangkasan yang demikian akan memangkas jumlah tahapan yang awalnya 27 menjadi 25 sehinga diharapkan dapat menyebabkan efisiensi waktu. Ilustrasi dari pemangkasan tahapan yang dilakukan dapat dilihat dalam table berikut :

(18)

1 Pemohon datang mengambil kartu antrian ke petugas pendaftaran

2 Petugas pendaftaran memberi nomor antrian dan mengarahkan pemohon menuju loket pengurusan

3 Petugas loket memanggil pemohon sesuai dengan nomor antrian

4 Pemohon menyerahkan berkas pengajuan kepada petugas loket

5 Petugas loket menerima, mengecek kelengkapan berkas dan memverifikasi sesuai dengan database

6 Petugas loket mengembalikan berkas kepada pemohon untuk dilengkapi apabila kekurangan persyaratan

(19)

7 Pemohon menyerahkan kembali berkas persyaratan yang sudah lengkap kepada petugas loket

8 Petugas loket menerima berkas persyaratan yang sudah lengkap dan menyerahkan formulir pelaporan kelahiran kepada pemohon untuk diisi dan dtandatangani

9 Petugas loket memberi paraf pada lembar checklist kelengkapan berkas

10 Petugas loket menyerahkan Buku Register kepada pemohon dan 2 (dua) orang saksi untuk ditandatangani

(20)

11 petugas loket menyerahkan berkas persyaratan yang sudah lengkap kepada Kasi Kelahiran dan Kematian

12 Kasi kelahiran dan kematian menerima berkas yang sudah lengkap untuk diperiksa dan diparaf

13 Kasi kelahiran dan kematian menyerahkan berkas yang sudah diparaf tersebut kepada petugas loket untuk diregister

14 Petugas loket meregister dalam buku register akta kelahiran 15 Petugas loket menyerankan semua

(21)

petugas operator untuk dicetak

16 Petugas operator menerima berkas tersebut dan mencetak kutipan akta kelahiran

17 Petugas operator menyerahkan kutipan akta kelahiran yang sudah dicetak kepada kasi kelahiran dan kematian untuk diperiksa dan diparaf

18 Kasi kelahiran dan kematian mencatat kutipan akta kelahiran dalam buku kendali

19 Kasi kelahiran dan kematian memberikan kutipan akta kelahiran dan buku kendali tersebut kepada kepala bidang pencatatan sipil untuk diparaf dan

(22)

22 No Kegiatan Pelaksana Pemoho n Petugas Pendaft aran Petugas Loket Kasi Kelahiran dan Kematian Petugas Operato r Kabid Pencatat an Sipil Kasubag Umum & Kepewai an Kadis Petugas LoketPe ngambil an ditandatangani

20 Kepala bidang pencatatan sipil menerima dan memberi paraf pada kutipan akta kelahiran serta menandatangani buku kendali 21 Kepala bidang pencatatan sipil

menyerahkan kutipn akta kelahiran yang sudah diparaf dan buku kendali yang sudah ditandatangani kepada kepala dinas untuk ditandatangani 22 Kepala dinas menyerahkan

kutipan akta kelahiran dan buku kendali yang telah ditandatangani kepada Kasi kelahiran dan kematian untuk diberi stempel basah dan stempel timbul

(23)

23 Kasi kelahiran dan kematian memberi stempel basah dan stempeltimbul pada kutipan akta kelahiran

24 Kasi kelahiran dan kematian menyerahkan kutipan akta kelahiran yang telah distempel kepada petugas loket pengambilan dan menyerahkan berkas pengajuan kepada petugas operator untuk diarsip

25 Petugas operator mengarsip semua berkas pengajuan tersebut ke dalam odner sesuai dengan urutan nomor register

(24)

26 Petugas loket pengambilan menyerahkan dokumen kutipan akta kelahiran tersebut kepada pemohon yang bersangkutan

(25)

25

BAB IV PENUTUP

4.1.Kesimpulan

Pembuatan akta kelahiran dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) bertujuan untuk :

 memperlancar dan mempercepat proses pencarian arsip/dokumen akta kelahiran, serta laporan - laporan pengurusan akta kelahiran.

 mengurangi keterlambatan dalam pencarian berkas arsip/dokumen disebabkan oleh ketidakteraturan posisi dan tempat arsip tersebut.

 memberikan laporan dan keterangan yang lebih cepat dan akurat kepada masyarakat yang membutuhkan segera.

4.2.Saran

Supaya tidak terjadi antrian, akan lebih baik jika Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dapat di-online kan kepada masyarakat, setidaknya pada tahap pengisian formulir dan pengumpulan persyaratan berkas. Dengan mekanisme yang demikian operator hanya bertugas memvalidasi data-data yang telah diinput oleh masyarakat ke dalam sistem. Masyarakat datang ke kantor dispendukcapil hanya saat dokumen kependudukan yang diinginkan, dalam hal ini akta kelahiran selesai dibuat.

(26)

26

DAFTAR PUSTAKA

Agustin L. Hutabarata, S.H.. 2013. “Definisi Akta Kelahiran”. <www.hukumonline.com/klinik/detail/lt5188a4eecc621/konsekuensihukum-

mengubah-keterangan-dalam-akta-kelahiran>. [diakses tanggal 22 Oktober 2015]

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, Buku Panduan Operasional

Perangkat Lunak Pencatatan Kelahiran dan Browsing Data, Batu, 2011.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, SOP Penerbitan Kutipan Akta

Kelahiran, Batu, 2014

Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Undan-undang Nomor 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan