LAMPIRAN 1 FLOWCHART

(1)

L1 FLO WCHART

Tabel L.1 Simbol Flowchart

Simbol Nama Keterangan

Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah simbol.

Berbagai Dokumen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama didalam satu paket. Nama dokumen dituliskan didalam masing-masing simbol dan nomor lembar dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan.

Display

Informasi ditampilkan dengan menggunakan alat online output seperti terminal, monitor, atau layar. Penghubung pada

halamana yang sama (on-page connector)

Simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti disuatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan dilokasi lain pada halaman yang sama.

(2)

Online Keying

Data masukan dengan alat online seperti terminal atau komputer personal.

Proses Komputer

Proses yang dilakukan oleh komputer, biasanya berupa perubahan data atau informasi.

Operasi M anual

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti menerima orderan dari pembeli, mengisi formulir.

Magnetic disk

Data disimpan secara permanen pada magnetik disk, digunakan untuk file master database.

Online storage

Data disimpan sementara di dalam file online

Aliran dokumen atau proses

Arah proses dari aliran dokumen, aliran normal adalah menurun dan ke kanan.

Terminal Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem.

Keputusan

Simbol menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.

Arsip permanen

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan di proses lagi dalam sistem yang bersangkutan.

(3)

Arsip sementara

Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan kotak arsip. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.

Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector)

Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya.

Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum didalam simbol tersebut.

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama.

(4)

LAMPIRAN 2

USER INTERFACE ORACLE EBS

Menu Login

Gambar L.1 M enu Login

Sebelum menggunakan aplikasi Oracle EBS, user harus melakukan login terlebih dahulu. Login dilakukan sesuai dengan username dan password dari masing-masing user.

Menu Purchase Requisition

Purchase Requisiton adalah proses permintaan pembelian yang dilakukan oleh requester dari masing-masing divisi. Untuk requester dari bagian HRD, IT, dan Marketing maka barang akan di- receipt di warehouse GSA. Sedangkan requester dari bagian Engineering, Quality Control, PPC, Research and Development, maka barang akan di-receipt di warehouse MAT.

(5)

Gambar L.2 Requisitions Interface

Pada Tab Lines pilih tipe item dan isi item yang dibutuhkan, kemudian field category, description dan UOM akan ter-generate, hal ini terjadi karena setiap item sudah membawa atribut. Field lain yang harus diisi adalah quantity dan tanggal barang dibutuhkan, kemudian klik save. Sebuah nomor Purchase Requisition yang baru akan ter-generate.

Menu Receipt

Proses receipts merupakan standar fungsionalisasi dari aplikasi Oracle untuk penerimaan material dari supplier, pengembalian dari pelanggan, dan penerimaan dari internal supplier.

Terdapat tiga tipe control dari penerimaan material, yaitu :  Standard

(6)

 Inspection required

Untuk melakukan proses receipt, navigasi yang harus dipilih yaitu Transactions Æ Receiving Æ Receipts dan akan dipilih transaksi mana yang akan di-receipt dengan menggunakan tombol search.

Gambar L.3 Find Expected Receipts Interface

Dapat dimasukkan beberapa kriteria pencarian yang sesuai dengan kebutuhan untuk mencari transaksi yang ingin di-receipt. Setelah menggunakan kriteria pencarian, dapat ditemukan orders yang akan di-receive ke dalam penyimpanan.

(7)

Gambar L.4 Receipts Header Interface

Buka Tab Lines dan masukkan jumlah yang ingin di-receive pada kolom Quantity. Kemudian select checkbox yang berada di sebelah kolom quantity untuk barisan yang akan diterima, dan klik save. Sebuah nomor receipt yang baru akan ter-generate di receipt header tersebut.

(8)

Selanjutnya klik tombol Header untuk melihat nomor receipt yang telah di-generate pada receipt header.

Gambar L.6 Receipt Header Interface

Menu Inspection

Inspeksi adalah proses pengecekan yang dilakukan oleh bagian quality control atau bagian quality inspection. Proses ini dibutuhkan untuk item-item yang diterima dari supplier. Untuk menerima material untuk diinspeksi, kita harus mengecek terlebih dahulu tipe penerimaan pada tingkat purchase order, apakah material tersebut perlu diinspeksi atau tidak.

Navigasinya dari Transaction Æ Receiving Æ Receiving Transactions.

(9)

Sekarang, di search kriteria,dapat dimasukkan nomor receipt pada field Receipt seperti pada gambar.

Gambar L.8 Receiving Transactions Interface

Setelah menemukan transaksi receipt yang akan diinspeksi, selanjutnya dilakukan pengecekan quantity yang akan diinspeksi lalu klik tombol Inspect. Form Inspection Accept / Reject akan terbuka. Jika tingkat inspeksi adalah Quality, maka proses inspeksi akan diselesaikan sesuai dengan Oracle Quality dan juga akan disesuaikan dengan pembelian.

(10)

Jumlah material yang telah diinspeksi selama prosedur inspeksi, selanjutnya siap untuk di-delivery ke penyimpanan. Selama proses delivery material ke warehouse, akan terjadi proses update on-hand quantity dan cost untuk inventory organization.

Menu Delivery Stock

Deliver merupakan proses dimana receiving dan inspecting terhadap material telah selesai dilakukan dan material telah menjadi inventory perusahaan. Proses delivery material ke penyimpanan akan meng-update cost dan quantity dari inventory organization. Untuk men-deliver material ke warehouse, navigasinya dimulai dari Transaction Æ Receiving Æ Receiving Transactions.

Gambar L.10 Receiving Transactions Interface

Lalu akan dinavigasikan ke on-hand availability untuk melihat apakah quantity telah ter-update atau belum.

(11)

Menu On Hand Availability

On-hand availability mendatakan jumlah item yang terdapat di warehouse. Ini akan ditampilkan dari inventory organization, sub-inventory, locator, dan lainnya. Di form Material Workbench, dapat dilihat inventory yang berada dilokasi penerimaan seperti penerimaan intransit dan letaknya di tempat penyimpanan dengan mengklik radio button Material Locations.

Untuk melihat on-hand quantity, navigasikan On Hand Availability Æ On Hand Quantity.

Gambar L.11 Query Material Interface

Di tampilan sebelumnya, telah disediakan berbagai pilihan untuk melihat record yang ada. Jika klik tombol Find tanpa mengisi kriteria filter, maka akan ditemukan semua item di semua sub-inventories di warehouse.

Kemudian pilih salah satu sub-inventory dan klik tombol Find untuk melihat quantity yang tersedia di sub-inventory tersebut.

(12)

Gambar L.12 Material Workbench Interface

Kemudian, jika ingin mencari dimana sebuah item terletak di dalam inventory organization, masukkanlah kode dari item pada kriteria search yang terletak di form on-hand availability, kemudian akan ditampilkan data sesuai dengan kode item yang telah dimasukkan.

(13)

Hasil akan menerangkan item tersebut, yang terletak di inventory organization yang berbeda, sebagai contoh, V1 dan M 2 yang ditunjukkan pada tampilan di bawah ini.

Gambar L.14 Material Workbench Interface

Move Order

Form Move Order ini digunakan untuk permintaan transfer dan issue material dari sebuah inventory organization. Ketika melelakukan issue material dengan menggunakan move order ini, kita harus memilih transaction type terlebih dahulu tergantung dengan transaksi yang akan dilakukan. Transaction type yang biasa digunakan dalam modul inventory ini adalah move order transfer dan move order issue.

Dalam membuat move order,navigasi yang dipilih saat Form EBS dibuka adalah

(14)

Gambar L.15 Move Orders Interface

Setelah mengisi semua fields yang dibutuhkan, permintaan move order di-approve, kemudian allocation dan transaksi akan ditampilkan di tahap berikutnya :

Gambar L.16 Find Move Orders Interface

Permintaan move order yang telah dibuat sebelumnya dapat ditemukan dengan menggunakan tombol Find yang terdapat di form Transact Move Orders. Jika tidak ada

(15)

perubahan yang dilakukan pada transaksi move order, maka dapat langsung dilakukan proses transact.

Gambar L.17 Transact Move Orders Line Allocations Interface

Pada saat melakukan update dan transact move orders, verifikasi dengan hati-hati, dan kemudian transact. Ketika proses transact, jumlah material yang diminta akan di-issue dari inventory dan charge of account dari user akan langsung dikurangi pada saat transact ini dilakukan.

(16)

LAMPIRAN 3 KUES IONER

Keterangan:

Skala yang digunakan di dalam kuesioner ini menggunakan skala maturity level COBIT 4.1, yaitu:

0 = Belum dilakukan identifikasi (Non-Existent). 1 = Prosedur belum terstandarisasi (Initial/Ad Hoc).

2 = Prosedur sudah terstandarisasi, dan didokumentasi, namun belum dikomunikasikan (Repeatable but Intuitive).

3 = Prosedur sudah terstandarisasi, didokumentasi, dan dikomunikasikan namun belum di-monitor pelaksanaannya (Defined Process).

4 = Dilakukan monitoring dan pengukuran terhadap pelaksanaan prosedur dan dilakukan perbaikan (Managed and Measurable).

5 = Selalu dilakukan continuous improvement (Optimised).

Pertanyaan Skala

0 1 2 3 4 5 PO1.1 Nilai M anajemen TI

Apakah pencapaian keuntungan dengan diterapkannya Oracle EBS pada bagian inventory telah sesuai dengan yang diharapkan seperti proses bisnis dijalankan dengan lebih efisien dan efektif, mengurangi cost perusahaan?

(17)

0 1 2 3 4 5 PO1.2 Posisi TI dalam Bisnis

Apakah PT.XYZ sudah menyesuaikan proses bisnis inventory dengan Oracle EBS?

√

PO1.3 Penilaian Kemampuan dan Kinerja pada saat ini

Apakah ada dilakukan penilaian terhadap kapabilitas dan kinerja Oracle EBS terhadap bagian inventory untuk menanggapi kebutuhan dimasa depan?

√

PO1.4 Rencana Strategi TI

Apakah Oracle EBS sudah mendukung rencana strategis inventory?

√

PO1.5 Rencana Taktis TI

Apakah Oracle EBS sudah mendukung rencana taktis inventory yang berhubungan dengan program investasi, layanan TI, dan aset TI dalam proses bisnis inventory?

√

PO1.6 Portfolio Manajemen TI

Apakah PT.XYZ melakukan pengelolaan terhadap portfolio TI (daftar hal-hal apa saja yang sudah dikerjakan oleh PT.XYZ yang berhubungan dengan proyek TI) untuk mencapai strategi bisnis inventory?

√

Jumlah 0 1 0 4 1 0

Jumlah pertanyaan = 6, Jumlah Nilai Jawaban = 17, Indeks = 2,83

(18)

0 1 2 3 4 5 PO2.1 M odel Arsitektur Informasi

Apakah ada dilakukan perencanaan pada model arsitektur informasi (seperti jaringan, layer aplikasi) untuk mendukung

pengembangan aplikasi dan pengambilan keputusan?

√

PO2.2 Kamus Data Perusahaan dan Aturan Sintak Data

Apakah PT.XYZ memiliki kamus data (yang berisi nama field-nya, tipe datanya, range, sumber data nya dari mana) untuk data bagian inventory?

√

PO2.3 Skema Klasifikasi Data

Apakah PT.XYZ membuat skema klasifikasi data (seperti menentukan datanya bersifat public atau rahasia) untuk data pada bagian inventory?

√

PO2.4 M anajemen Integritas

Apakah ada prosedur untuk menjamin

integritas dan konsistensi semua data inventory yang disimpan didalam bentuk elektronik bukan manual, seperti database, data warehouse (gudang data), dan archive data?

√

Jumlah 0 1 1 1 1 0

(19)

0 1 2 3 4 5 PO3.1 Technological Direction Planning

Apakah perusahaan memiliki rencana mengenai arah tujuan teknologi untuk merealisasi strategi TI di warehouse?

√

PO3.2 Rencana Infrastuktur Teknologi Apakah PT.XYZ membuat rencana mengenai infrastruktur teknologi yang dibutuhkan di bagian inventory?

√

PO3.3 Monitor Tren dan Regulasi masa depan Apakah PT.XYZ melakukan monitoring terhadap trend yang sedang berkembang saat ini pada beberapa sektor seperti bisnis, industri, teknologi, infrastuktur, hukum dan regulasi untuk mendukung pengembangan rencana infrastruktur teknologi TI pada bagian inventory?

√

PO3.4 Standar Teknologi

Apakah PT.XYZ memiliki standar terhadap teknologi yang digunakan dibagian inventory?

√

PO3.5 IT Architecture Board

Apakah PT.XYZ menyediakan IT Architecture Board sebagai panduan untuk membangun infrastruktur yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan Oracle EBS?

√

Jumlah 0 0 1 0 4 0

(20)

0 1 2 3 4 5 PO4.1 Framework Proses TI

Apakah PT.XYZ sudah menentukan framework proses TI meliputi pengukuran kinerja dan improvement untuk mengeksekusi rencana strategi TI pada bagian inventory?

√

PO4.2 Komite Strategi TI

Apakah PT. XYZ sudah menetapkan komite TI untuk melakukan peninjauan terhadap strategi dan investasi TI di bagian inventory?

√

PO4.3 IT Steering Committee

Apakah terdapat komite pemandu TI yang bisa memprioritaskan investasi IT yang disesuaikan dengan strategi bisnis inventory agar dapat meningkatkan layanan dan menyelesaikan masalah yang ada?

√

PO4.4 Penempatan Fungsi TI dalam Organisasi

Apakah PT.XYZ sudah menempatkan fungsi TI yang mendukung kelancaran proses bisnis inventory?

√

PO4.5 Stuktur Organisasi TI

Apakah PT.XYZ sudah menentukan karyawan di bagian TI yang bertanggung jawab secara khusus dalam menangani fungsi TI di bagian inventory?

(21)

0 1 2 3 4 5 PO4.6 Penentuan Peran dan Tanggung Jawab

Apakah PT.XYZ sudah menetapkan dan mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab karyawan TI maupun end user inventory?

√

PO4.7 Tanggung Jawab untuk Jaminan Kualitas TI

Apakah PT.XYZ telah menentukan tanggung jawab terhadap kinerja bagian Quality Assurance untuk menjamin kualitas TI di bagian inventory?

√

PO4.8 Tanggung Jawab untuk Resiko, Keamanan dan Pemenuhan kebutuhan TI

Apakah PT.XYZ sudah menentukan peran untuk mengelola resiko TI dan tanggung jawab atas keamanan informasi, keamanan fisik, dan pemenuhan kebutuhan TI?

√

PO4.9 Kepemilikan Data dan Sistem

Apakah PT. XYZ sudah menentukan prosedur mengenai kepemilikan data dan sistem informasi pada bagian inventory?

√

PO4.10 Pengawasan

Apakah PT.XYZ melakukan pengawasan untuk memastikan bahwa peran, tanggung jawab dan fungs i TI sudah dijalankan dengan baik, misalnya dengan menggunakan KPI?

√

PO4.11 Pemisahan Tugas

Apakah terdapat prosedur pemisahan tugas agar setiap bagian dapat mengerjakan tugas

(22)

0 1 2 3 4 5 yang relevan sesuai dengan posisi dan

pekerjaan mereka?

PO4.12 Susunan Karyawan TI

Apakah PT. XYZ melakukan evaluasi terhadap susunan karyawan TI dalam menghadapi perubahan bisnis dan operasional agar sesuai dengan tujuan dan sasaran bisnis inventory?

√

PO4.13 Personel Kunci TI

Apakah di PT.XYZ terdapat karyawan TI yang bertugas sebagai pengganti untuk melakukan tugas yang kritis atau penting sehingga perusahaan tidak hanya bergantung pada satu orang?

√

PO4.14 Prosedur dan Kebijakan Untuk Staff Apakah PT. XYZ sudah memastikan bahwa konsultan dan karyawan kontrak yang mendukung fungsi TI mengetahui kebijakan organisasi mengenai perlindungan aset informasi di bagian inventory?

√

PO4.15 Hubungan

Apakah PT.XYZ sudah membangun dan memelihara koordinasi, komunikasi, dan hubungan yang optimal antar fungsi TI (seperti eksekutif, unit bisnis, individual user, supplier, manajer resiko, dll)?

√

Jumlah 0 0 0 5 10 0

(23)

0 1 2 3 4 5 PO6.1 Kebijakan dan Pengendalian TI

Apakah PT.XYZ telah menentukan elemen-elemen yang akan dikontrol terhadap penerapan TI di bagian inventory sesuai dengan kebijakan perusahaan?

√

PO6.2 Framework Pengendalian dan Resiko TI Apakah PT. XYZ sudah membangun dan memelihara sebuah framework untuk menentukan dan mengontrol resiko TI di bagian inventory sesuai kebijakan perusahaan?

√

PO6.3 M anajemen Kebijakan TI

Apakah PT.XYZ sudah membangun dan memelihara sekumpulan kebijakan untuk mendukung strategi TI di bagian inventory?

√

PO6.4 Prosedur, Standar, dan Kebijakan Apakah PT. XYZ sudah menjalankan kebijakan TI untuk seluruh user di bagian inventory?

√

PO6.5 Komunikasi dari Arahan dan Objektif TI

Apakah PT. XYZ sudah mengkomunikasikan arahan dan objektif bisnis dan TI kepada stakeholder dan user di bagian inventory?

√

Jumlah 0 0 0 2 3 0

(24)

0 1 2 3 4 5 PO7.1 Perekrutan dan Penetapan Karyawan

Apakah ada rencana untuk memelihara proses perekrutan karyawan TI di bagian inventory yang disesuaikan pada prosedur dan kebijakan perusahaan?

√

PO7.2 Kompetensi Karyawan

Apakah PT.XYZ melakukan pengujian secara berkala terhadap kemampuan karyawan di bagian inventory dalam menjalankan peran mereka sesuai dengan pendidikan, pelatihan dan pengalaman mereka?

√

PO7.3 Pelaksanaan Peran

Apakah PT.XYZ menentukan, mengawasi peran, tanggung jawab dan kompensasi untuk masing-masing karyawan di bagian inventory sesuai dengan prosedur?

√

PO7.4 Pelatihan Karyawan

Apakah PT.XYZ melakukan pelatihan kepada karyawan di bagian inventory untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan mereka untuk mencapai tujuan organisasi?

√

PO7.4 Pelatihan Karyawan

Apakah PT.XYZ melakukan pelatihan kepada karyawan di bagian inventory untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan mereka untuk mencapai tujuan organisasi?

(25)

0 1 2 3 4 5 PO7.5 Ketergantungan Individu

Apakah PT.XYZ melakukan upaya untuk meminimalkan ketergantungan terhadap karyawan tertentu dengan cara mendokumentasikan pengetahuan yang dimiliki para karyawan, melakukan sharing knowledge dan memiliki karyawan cadangan yang menguasai tugas tersebut?

√

PO7.6 Prosedur Izin Personil

Apakah dilakukan pemeriksaan mengenai latar belakang dari karyawan dalam proses perekrutan sumber daya TI?

√

PO7.7 Evaluasi Kinerja Karyawan

Apakah PT. XYZ melakukan evaluasi secara berkala terhadap kinerja karyawan yang disesuaikan dengan standar kinerja perusahaan?

√

PO7.8 Perubahan dan Penghentian Pekerjaan Apakah perusahaan melakukan pengaturan secara tepat dan bijaksana mengenai perubahan atau penghapusan suatu pekerjaan dan melakukan transfer pengetahuan mengenai pekerjaan tersebut?

√

Jumlah 0 2 1 1 4 0

Jumlah pertanyaan = 8, Jumlah Nilai Jawaban =23, Indeks = 2,88

(26)

0 1 2 3 4 5 PO10.1 Framework Manajemen Program

Apakah PT. XYZ memelihara proyek yang terkait dengan investasi TI di bagian inventory dengan melakukan identifikasi, evaluas i, penentuan prioritas, pemilihan, inisias i, pengelolaan dan pengendalian terhadap proyek TI?

√

PO10.2 Framework Manajemen Proyek

Apakah PT. XYZ membangun dan memelihara framework manajemen proyek dengan menentukan ruang lingkup dan batasan terhadap pengelolaan proyek TI?

√

PO10.3 Pendekatan M anajemen Proyek

Apakah PT.XYZ telah membangun sebuah pendekatan manajemen proyek untuk mengukur kompleksitas dan kebutuhan dari setiap proyek?

√

PO10.4 Komitmen Stakeholder

Apakah perusahaan mendapatkan komitmen dan partisipasi dari stakeholder dalam eksekusi proyek?

√

PO10.5 Pernyataan Ruang Lingkup Proyek Apakah ada dokumentasi dari ruang lingkup proyek yang akan dibangun?

√

PO10.6 Inisiasi Fase Proyek

Apakah ada persetujuan dari inisiasi setiap fase proyek dan dikomunikasikan kepada seluruh stakeholder?

(27)

0 1 2 3 4 5 PO10.7 Integrasi Rencana Proyek

Apakah PT. XYZ melakukan integrasi rencana proyek yang digunakan sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek dan mengontrolnya?

√

PO10.8 Sumber Daya Proyek

Apakah PT.XYZ sudah menentukan tanggung jawab, hubungan, wewenang dan kriteria kinerja dari setiap anggota tim proyek?

√

PO10.9 M anajemen Resiko Proyek

Apakah ada proses perencanaan, identifikas i, analisis, pemantauan dan pengendalian untuk meminimalkan resiko proyek?

√

PO10.10 Rencana Kualitas Proyek

Apakah ada rencana manajemen kualitas yang menjelaskan kualitas sistem dan bagaimana sistem diimplementasikan?

√

PO10.11 Pengendalian Perubahan Proyek Apakah PT. XYZ membangun kontrol untuk mengendalikan perubahan (dalam hal biaya, jadwal, ruang lingkup, dan kualitas) setiap proyek?

√

PO10.12 Perencanaan Proyek dan Internal Control

Apakah terdapat suatu internal control dan sistem keamanan dari sistem yang baru yang telah memenuhi kebutuhan yang ada?

√

PO10.13 Pengukuran, Pelaporan dan Pemantauan terhadap Kinerja Proyek

(28)

0 1 2 3 4 5 proyek yang terkait dengan jadwal, kualitas,

dan biaya yang sudah ditetapkan serta dilakukan pelaporan?

√

PO10.14 Penutupan Proyek

Apakah pada akhir pelaksanaan proyek implementasi Oracle Inventory dilakukan pemantauan terhadap hasil dan keuntungan sesuai dengan perencanaan sebelumnya serta didokumentasikan untuk kepentingan di masa depan?

√

Jumlah 0 1 1 4 8 0

0 1 2 3 4 5 AI1.1 Definisi dan pemeliharaan fungsi bisnis

dan kebutuhan teknikal

Apakah PT.XYZ melakukan identifikas i terhadap fungsi bisnis inventory dan kebutuhan teknikalnya sebelum mengimplementasi Oracle di bagian inventory?

√

AI1.2 Laporan Analisis Resiko

Apakah PT. XYZ telah melakukan identifikas i, dokumentasi dan analisis resiko-resiko yang mungkin muncul dalam hubungannya dengan kebutuhan bisnis inventory sebelum

(29)

0 1 2 3 4 5 AI2.1 Rancangan Tingkat Tinggi

Apakah PT. XYZ mempunyai rancangan spesifikasi tingkat tinggi (yang merupakan hasil dari analisa kebutuhan bisnis terhadap software yang akan dikembangkan di bagian inventory) yang telah disetujui oleh pihak manajemen?

√

0 1 2 3 4 5

mengimplementasi Oracle di bagian inventory?

AI1.3 Studi kelayakan dan Perumusan Alternatif

Apakah PT. XYZ membuat studi kelayakan untuk memeriksa kemungkinan perusahaan mengimplementasikan Oracle di bidang inventory sesuai dengan kebutuhan bisnisnya?

√

AI1.4 Keputusan dan Persetujuan Kebutuhan dan Kelayakan

Apakah hasil dari fungi bisnis, kebutuhan teknikal dan studi kelayakan mendapat persetujuan dari pimpinan?

√

Jumlah 0 0 0 1 2 1

(30)

0 1 2 3 4 5 AI2.2 Rancangan Detil

Apakah PT. XYZ mempersiapkan rancangan detail mengenai desain dan kebutuhan teknikal aplikasi software untuk inventory?

√

AI2.3 Pengendalian dan Pemeriksaan Aplikasi Apakah terdapat pengendalian terhadap aplikasi Oracle di bagian inventory sehingga bagian inventory dapat memperoleh hasil yang akurat, lengkap, dan tepat waktu?

√

AI2.4 Keamanan dan ketersediaan Aplikasi Apakah pada saat mengimplementasikan Oracle, PT.XYZ sudah menentukan standar keamanan dan kontrol atas modul Oracle inventory sehubungan dengan data organisasi dan arsitektur informasi dalam menanggapi resiko yang telah diidentifikasikan?

√

AI2.5 Konfigurasi dan Implementasi Aplikasi Software

Apakah dalam implementasi, PT.XYZ melakukan konfigurasi terhadap aplikasi Oracle di inventory agar sesuai dengan sasaran bisnis inventory?

√

AI2.6 Upgrade pada Sistem Yang Ada

Apakah dilakukan peng-upgrade-an terhadap sistem inventory yang sekarang sedang dijalankan?

(31)

0 1 2 3 4 5 AI2.7 Pengembangan Aplikasi Software

Apakah PT.XYZ melakukan pengembangan terhadap aplikasi Oracle di bagian inventory agar sesuai dengan rancangan spesifikasi, QA requirements dan standar persetujuan?

√

AI2.8 Jaminan Kualitas software

Apakah telah dikembangkan suatu proses quality assurance untuk memeriksa kualitas software yang dibeli agar sesuai dengan kebijakan dan prosedur kualitas yang telah dibuat?

√

AI2.9 M anajemen Kebutuhan Aplikasi

Apakah ada penanganan terhadap permintaan user dalam tahap desain, pengembangan, implementasi dan persetujuan perubahan terhadap aplikasi Oracle modul Inventory?

√

AI2.10 Pemeliharaan Aplikasi software

Apakah ada strategi dan rencana untuk melakukan pemeliharaan aplikasi software?

√

Jumlah 0 0 1 3 6 0

(32)

0 1 2 3 4 5 AI3.1 Rencana Akuisisi Infrastuktur Teknologi

Apakah PT. XYZ membuat rencana untuk akuisisi, implementasi dan pemeliharaan infrastruktur teknologi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis inventory?

√

AI3.2 Perlindungan Sumber Daya Infrastuktur Apakah infrastruktur hardware dan software tersebut terlindungi sehingga data-data yang dibutuhkan dapat tersedia dan terintegrasi?

√

AI3.3 Pemeliharaan Infrastuktur

Apakah ada dilakukan pengembangan strategi dan rencana untuk pemeliharaan infrastuktur di bagian inventory?

√

AI3.4 Uji kelayakan Lingkungan

Apakah ada dilakukan uji lingkungan pada warehouse inventory untuk mendukung kelayakan dari infrastuktur teknologi yang akan digunakan?

√

Jumlah 1 0 0 0 3 0

Jumlah pertanyaan = 4, Jumlah Nilai Jawaban = 12, Indeks = 3,00

0 1 2 3 4 5 AI4.1 Perencanaan untuk Solusi Operasional √

(33)

0 1 2 3 4 5 Apakah terdapat perencanaan untuk

mengidentifikasi dan mendokumentasikan penggunaan aplikasi Oracle serta karyawan yang mengoperasikannya?

AI4.2 Transfer Knowledge ke M anajemen Bisnis

Apakah terdapat transfer knowledge ke manajemen bisnis sehingga setiap karyawan memiliki rasa kepemilikan dan tanggung jawab terhadap sistem dan data?

√

AI4.3 Transfer Knowledge ke Pengguna Akhir Apakah pada PT. XYZ terdapat pelatihan terhadap pengguna system di bagian inventory mengenai cara menggunakan sistem yang efektif dan efisien untuk mendukung proses bisnis?

√

AI4.4 Transfer Knowledge ke Staff Pendukung dan Operasional

Apakah pada PT. XYZ terdapat pelatihan terhadap staff pendukung dan operasional mengenai cara menyampaikan, mendukung dan memelihara sistem dan infrastruktur yang ada di bagian inventory?

√

Jumlah 0 0 1 1 2 0

(34)

0 1 2 3 4 5 AI5.1 Pengendalian Pembelian

Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur dan standar mengenai proses pembelian infrastruktur hardware dan software untuk bagian inventory?

√

AI5.2 M anajemen Kontrak Supplier

Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur dalam melakukan kontrak dengan supplier?

√

AI5.3 Pemilihan Supplier

Apakah pada PT. XYZ terdapat prosedur pemilihan supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

√

AI5.4 Akuisisi Sumber Daya IT

Apakah pada PT.XYZ melakukan akuisisi infrastruktur hardware dan software pada bagian Inventory dengan pihak luar?

√

Jumlah 1 0 0 0 3 0

0 1 2 3 4 5 AI7.1 Training

Apakah terdapat perencanaan untuk pemberian training kepada manajemen TI dan user bagian

(35)

0 1 2 3 4 5 inventory terhadap penggunaan sistem Oracle

EBS bagian inventory, berdasarkan perencanaan implementasi yang telah direncanakan sebelumnya?

AI7.2 Perencanaan Pengujian

Apakah telah dibangun suatu perencanaan untuk melakukan pengujian setelah implementasi sistem Oracle EBS pada PT.XYZ?

√

AI7.3 Perencanaan Implementasi

Apakah telah dibangun suatu prencanaan implementasi sistem Oracle EBS bagian inventory yang telah disetujui oleh pimpinan?

√

AI7.4 Lingkungan Pengujian

Apakah telah ditentukan suatu lingkungan pengujian yang mewakili lingkungan tempat Oracle EBS akan dioperasikan?

√

AI7.5 Konversi Sistem dan Data

Apakah terdapat perencanaan konversi data dan infrastruktur dalam pengembangan dari sistem lama ke sistem baru, yaitu sistem Oracle EBS khususnya bagian inventory?

√

AI7.6 Pengujian terhadap Perubahan

Apakah terdapat pengujian terhadap perubahan yang didasarkan pada perencanaan pengujian yang telah direncanakan sebelumnya,

(36)

0 1 2 3 4 5 keamanan dan kinerja sistem Oracle EBS

bagian inventory?

AI7.7 Pengujian untuk Penerimaan Akhir Apakah pimpinan dan IT stakeholder telah mengevaluasi hasil dari proses pengujian yang sesuai dengan rencana pengujian yang telah dibuat sebelumnya?

√

AI7.8 Kontrol Perubahan

Apakah telah dilakukan kontrol untuk perubahan sistem lama ke sistem Oracle EBS khususnya bagian inventory yang diselaraskan dengan perencanaan implementasi?

√

AI7.9 Peninjauan Penyelesaian Implementasi Apakah terdapat prosedur yang selaras dengan standar manajemen perubahan yang membutuhkan peninjauan terhadap penyelesaian implementasi yang telah ditentukan pada perencanaan implementasi?

√

Jumlah 0 1 0 0 7 1

(37)

0 1 2 3 4 5 DS7.1 Identifikasi Kebutuhan Pendidikan dan

Pelatihan

Apakah ada dilakukan pembaharuan pada kurikulum pendidikan dan pelatihan pengguna di bagian inventory, yang disesuaikan dengan strategi dan kebutuhan bisnis sekarang maupun yang akan datang?

√

DS7.2 Penyampaian Pelatihan dan Pendidikan Apakah ada dilakukan identifikasi pada kebutuhan pendidikan dan pelatihan pengguna, seperti siapa pelatihnya, metode penyampaian yang digunakan, dan siapa peserta pelatihan?

√

DS7.3 Evaluasi dari Penerimaan Pelatihan Apakah ada dilakukan evaluasi terhadap materi pelatihan untuk mengetahui seberapa berkualitas, efektif, dan efisien materi pelatihan tersebut sehingga dapat dijadikan masukan untuk pengadaan pelatihan selanjutnya?

√

Jumlah 0 0 3 0 0 0

Jumlah pertanyaan = 3, Jumlah Nilai Jawaban = 6, Indeks = 2

0 1 2 3 4 5

(38)

0 1 2 3 4 5 Apakah ada Service Desk sebagai media untuk

membantu user apabila terjadi kesalahan dalam penggunaan sistem Oracle di bagian inventory?

DS8.2 Pendataan Query User

Apakah ada dibuat log untuk menyimpan setiap insiden, keluhan dan kebutuhan informasi dari bagian inventory?

√

DS8.3 Pembuatan Prioritas Insiden

Apakah ada sebuah prosedur yang mendata insiden-insiden yang terjadi sehingga dapat dilakukan penentuan urutan prioritas dari setiap insiden yang harus ditangani?

√

DS8.4 Penutupan Insiden

Apakah ada pengelolaan dan penutupan mengenai insiden yang telah diselesaikan?

√

DS8.5 Pelaporan dan Analisis Tren

Apakah ada laporan yang dibuat untuk membantu pimpinan mengetahui insiden-insiden apa saja yang terjadi di perusahaan dan melihat kinerja karyawannya dalam mengatasi setiap insiden?

√

Jumlah 0 0 1 0 4 0

(39)

0 1 2 3 4 5 M E1.1 Pendekatan Monitoring

Apakah ada dilakukan monitoring secara berkala pada sistem Oracle EBS khususnya modul inventory apakah telah memberikan kontribusi pada proses bisnis inventory?

√

M E1.2 Identifikasi dan Monitoring terhadap Kumpulan Data

Apakah PT.XYZ telah melaksanakan suatu proses pengumpulan data yang akurat dan real time untuk membuat laporan mengenai kinerja Oracle di bagian Inventory?

√

M E1.3 M etode Monitoring

Apakah PT.XYZ menggunakan metode monitoring seperti balance scorecard dalam mengukur sistem Oracle khususnya modul inventory?

√

M E1.4 Penilaian Kinerja

Apakah dilakukan penilaian secara periodik terhadap kinerja sistem Oracle di bagian Inventory untuk melakukan tindakan perbaikan jika terjadi masalah?

√

M E1.5 Laporan kepada eksekutif dan dewan pengurus

Apakah ada dibuat laporan mengenai kontribusi TI terhadap proses bisnis inventory yang diberikan kepada para eksekutif/senior

(40)

0 1 2 3 4 5 manajemen?

M E1.6 Tindakan Perbaikan

Apakah ada dilakukan tindakan perbaikan terhadap hasil dari monitoring, penilaian kinerja serta dari laporan yang telah dibuat?

√

Jumlah 0 3 1 1 1 0

0 1 2 3 4 5 M E4.1 Pembentukan Framework IT

Governance

Apakah ada sebuah Framework IT Governance yang dibentuk untuk memastikan bahwa hukum, peraturan, strategi dan tujuan PT.XYZ telah terlaksana dengan baik?

√

M E4.2 Penyelarasan Strategi

Apakah penerapan TI di bagian inventory sudah sejalan dengan strategi bisnis PT.XYZ?

√

M E4.3 Penyampaian Nilai

Apakah harapan PT.XYZ terhadap nilai dari penggunaan TI seperti efisiensi proses, peningkatan kinerja, dan pengaturan aset yang baik sudah tercapai?

√

(41)

0 1 2 3 4 5 Apakah di PT.XYZ khususnya di bagian

inventory terdapat pengawasan terhadap investasi, penggunaan, dan alokasi sumber daya TI yang diselaraskan dengan tujuan strategis sekarang dan masa depan?

M E4.5 M anajemen Resiko

Apakah PT.XYZ telah melakukan pengendalian dan pengelolaan resiko di dalam proses bisnis inventory untuk memastikan proses bisnis dan pelaksanaan TI telah berjalan dengan baik?

√

M E4.6 Pengukuran Kinerja

Apakah ada dilakukan pengukuran terhadap kinerja dari TI baik sesuai ataupun tidak sesuai dengan harapan supaya memungkinkan pihak manajemen senior untuk melakukan peninjauan terhadap kemajuan dari PT.XYZ ke arah gol yang ingin dicapai?

√

M E4.7 Jaminan Kebebasan

Apakah ada suatu kepastian jaminan secara eksternal ataupun internal mengenai kesesuaian TI dengan hukum dan peraturan yang relevan, kebijakan organisasi, standard dan prosedur, dan keefektifan dan keefisiensian kinerja TI?

√

Jumlah 0 2 0 1 4 0

(42)

LAMPIRAN 4

BUKTI TEMUAN MAS ALAH

1. Kesalahan penggunaan transaction type Move Order Tran sfer dan Move O rder Issue untuk permintaan material ke bagian inventory.

Dalam melakukan permintaan material, setiap user akan membuat move order, dan harus memilih transaction type sesuai dengan material yang akan diminta. Berikut adalah penggolongan material sesuai dengan transaction type yang digunakan:

• Untuk raw material, user harus menggunakan transaction type Move Order Transfer

• Untuk indirect material dan part PM, user harus menggunakan transaction type Move Order Issue

• Untuk part CM, user harus menggunakan form Work Order

Namun, dalam pelaksanaannya user dapat melakukan kesalahan dalam penggunaan transaction type. Seperti, dalam pengambilan stok part CM, tidak lagi menggunakan move order issue, namun menggunakan work order. Move Order Issue hanya digunakan untuk permintaan material yang tergolong barang-barang indirect. Namun user bagian engineering 2 melakukan kesalahan dalam penggunaan transaction type, dimana dalam pengambilan part CM user tersebut menggunakan form Move Order Issue. Hal ini menyebabkan ketika bagian engineering 2 tiba di warehouse untuk melakukan pengambilan material yang diminta, bagian pengeluaran barang tidak dapat memberikan material yang diminta oleh bagian engineering 2

(43)

dikarenakan permintaan move order tidak dapat diproses akibat kesalahan pemilihan transaction type. Sehingga, user bagian engineering harus membuat move order lagi dan disesuaikan dengan transaction type yang benar.

Penyebab dari kesalahan penggunaan transaction type dalam pembuatan move order ini dikarenakan kurangnya pengetahuan user mengenai perbedaan transaction type yang harus digunakan. Selain itu, kesalahan penggunaan transaction type ini juga diakibatkan keterbatasan kemampuan user dalam menghafalkan transaction type dari masing-masing material, yang mana disebabkan belum adanya pembatasan untuk material-material yang seharusnya muncul untuk masing-masing transaction type yang dipilih.

Berikut merupakan contoh printscreen dari kesalahan penggunaan transaction type dari user bagian engineering 2.

(44)

2. Pengontrolan dan analisis stok material

Semua material yang disimpan di dalam inventory, akan dilakukan pengontrolan mengenai jumlah stok yang tersedia saat ini dan juga dilakukan analisis mengenai perencanaan jumlah stok yang akan dibeli. Proses pengontrolan dan analisis ini dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan metode min max planning Oracle EBS dan aplikasi excel.

M etode min max planning digunakan untuk menentukan batas minimum dan maximum jumlah material yang ada di inventory. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa material tersebut selalu tersedia pada saat dibutuhkan namun dalam jumlah yang tidak berlebihan agar tidak terlalu lama disimpan di inventory. Karena semakin lama material tersebut disimpan, maka akan berakibat pada menurunnya kualitas material tersebut sehingga mengurangi nilai guna material tersebut. Sebaliknya, jika material tersebut mengalami kekurangan akan berdampak pada kelancaran proses produksi, sehingga harus ditentukan batas minimal dari material tersebut yang harus selalu tersedia di inventory.

Selain metode min max planning, dalam melakukan pengontrolan dan analisis stok material juga menggunakan aplikasi excel. Tujuan dari dilakukannya pengontrolan dan analisis stok menggunakan excel adalah untuk melihat material mana yang sudah berada di bawah titik minimum-nya, namun belum di-approve purchase requisition-nya. Langkah-langkah pengontrolan dengan metode ini adalah:

• Setiap hari bagian MPIC akan meng-export data min max, stock on hand, purchase requisition dan purchase order dari database Oracle EBS ke excel. Proses export data ini membutuhkan waktu selama kurang lebih 30 menit.

(45)

Gambar L.20 Min Max Planning Part CM

(46)

Gambar L.22 Purchase Requisition dan Purchase Order Number

• Setelah melakukan proses export data-data yang dibutuhkan, kemudian data tersebut akan digabung kedalam satu sheet di excel. Setelah digabung, kemudian bagian M PIC akan membuat suatu rumus sehingga dapat melakukan filterisasi material-material tersebut sesuai dengan kriteria yang akan dianalisa, seperti status dari material tersebut kritis atau tidak, prioritas dibutuhkan, seperti 1,2 atau 3, dan sebagainya. Hal ini dilakukan agar proses pengontrolan dan analisa material dapat dilakukan dengan lebih efektif.

(47)

Gambar L.23 Daily Stock Control and Analysis

• Jika ada material yang berada pada status kritis dan prioritas 1 atau 2 yang belum memiliki nomor purchase order, maka bagian M PIC akan menghubungi pimpinannya untuk mempercepat proses approval purchase requisition sehingga dapat dibuatkan purchase order-nya. Seperti, ingin melihat part number “BER” yang berada pada status kritis dan merupakan prioritas pertama.

(48)

Gambar L.24 Hasil Filterisasi Material BER

3. Tidak adanya dokumentasi yang jelas mengenai peminjaman stok part Preventive Maintenance (PM) yang digunakan untuk memenuhi part Corrective Maintenance (CM) yang habis ketika dibutuhkan.

Ketika terjadi permintaan terhadap part corrective maintenance (CM ) untuk kegiatan perbaikan mesin produksi oleh bagian engineering, dimana pada saat yang sama part corrective maintenance (CM) tidak tersedia pada subinventory corrective maintenance (CM ). Untuk kelangsungan perbaikan mesin produksi demi kelancaran kegiatan produksi, bagian warehouse lalu melakukan peminjaman untuk part corrective maintenance (CM ) yang dibutuhkan kepada subinventory preventive maintenance (PM ). Namun, untuk pencatatan peminjaman tersebut dilakukan secara manual dimana pihak inventory bisa lupa dalam mengembalikan stok preventive

(49)

maintenance yang dipinjam. Hal ini mengakibatkan terjadinya kelebihan dan kekurangan stok dikedua subinventory ketika dilakukan aktivitas stock opname.

M isalnya, pada saat proses perbaikan terhadap mesin produksi, bagian engineering memerlukan part corrective maintenance yaitu dengan part number FST-001-0095. Pada saat yang bersamaan, part FST-001-0095 tidak tersedia pada subinventory corrective maintenance (CM ), sehingga untuk pemenuhan kegiatan perbaikan yang bersifat darurat tersebut, maka pihak inventory mengambil persediaan part preventive maintenance (PM ) untuk dipinjamkan dalam kegiatan perbaikan tersebut. Proses peminjaman tersebut didatakan secara manual, melalui kertas yang dinamakan form peminjaman barang.

(50)

Selain itu, dikarenakan tidak didatanya penggunaan part corrective maintenance tersebut, maka pihak M PIC tidak mengetahui part-part mana yang menjadi sering digunakan. Sehingga untuk kegiatan perencanaan titik min max ke depannya, pihak MPIC tidak dapat melakukan perencanaan yang tepat.

4. Proses pembuatan purchase requisition hingga purchase order membutuhkan birokrasi yang rumit dan dianggap cukup memakan waktu yang lama. Sehingga sering terjadi material tekah sampai di warehouse tanpa adanya purchase order terlebih dahulu.

Dalam proses permintaan pembelian material untuk kelancaran proses produksi hingga proses permintaan pembelian ke supplier, harus melalui proses yang cukup panjang.

Berawal dari proses permintaan material oleh user pada tiap bagian, kemudian permintaan tersebut akan dibuatkan purchase requisition oleh masing-masing requester. Setelah purchase requisition dibuat, maka sebelum purchase requisition tersebut diserahkan ke bagian purchasing, akan dilakukan proses approval terlebih dahulu, dimana untuk tiap purchase requisition terdapat tiga tingkat approval. Adapun tingkat approval untuk purchase requisition ini akan dipetakan di dalam tabel di bawah ini.

Tabel L.2 Purchase Requistion Approval

No Nama Bagian Requester Approval 1 Approval 2 Approval 3 1 IT IT Requester IT Approver 1 IT Approver 2 Finance /

Accounting Approver 3

(51)

2 Purchasing EXIM Requester Exim Approver 1 Exim Approver 2 3 Sales & M arketing Sales Requester Sales Approver 1 4 M arketing

Promotion M arketing Promotion Requester

M arketing

Approver 2 Sales & M arketing Approver 3 5 M arketing Distribution M arketing Distribution Requester Distribution Approver 2 Sales & M arketing Approver 3 6 Technical Support Technical Support & M arketing R&N Product Requester Technical Support & M arketing R&N Product Approver 1 M arketing Approver 2 Sales & M arketing Approver 3 7 Coorporate &

ISD Coorporate & ISD Requester

8 General Asset GA

Requester GA Approver 1 GA Approver 2 HRD / GA Approver 3 9 Human

Resource Development

HRD

Requester HRD Approver 2 HRD / GA Approver 3 10 M aterial Control M aterial

Control Requester M aterial Control Approver 1 M aterial Control Approver 2 Plant Approver 3 11 Quality Assurance / Quality Control QA / QC Requester QA / QC Approver 2 Plant Approver 3 12 M echanical Engineering M echanical Engineering 1 Requester M echanical Engineering 1 Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 13 M echanical Engineering M echanical Engineering 2 Requester M echanical Engineering 2 Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 14 Electric Engineering Electric Engineering 1 Requester Electric Engineering 1 Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 15 Electric Engineering Electric Engineering 1 Approver 1 Electric Engineering 2 Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 16 Workshop Workshop Requester Workshop Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3

(52)

17 Building Building Requester Building Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 18 Utility Utility Requester Utility Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 19 Tools Tools Requester Tools Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 20 Equipment Equipment Requester Equipment Approver 1 Engineering Plant Approver 2 Engineering Approver 3 21 Industrial & Cost Industrial Engineering Requester Industrial Engineering Approver 1

Setelah proses approval purchase requisition ini, barulah purchase requisition ini akan diterima oleh bagian purchasing. Bagian purchasing akan membuat purchase order berdasarkan purchase requisition yang telah di-approve tersebut. Setelah purchase order selesai dibuat, maka sebelum purchase order ini dikirimkan ke supplier, maka purchase order ini harus melalui tiga tahapan approval terlebih dahulu. Adapun tiga tahapan proses approval purchase order akan dipetakan di dalam tabel di bawah ini.

Tabel L.3 Purchase Order Approval

No Buyer Approval 1 Approval 2 Approval 3 1 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 1 Purchase Engineering Approver 2 M arketing & Purchasing Approver 3 2 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 2 Purchase Engineering Approver 2 M arketing & Purchasing Approver 3 3 Purchase Engineering 1. Goods Buyer 3 Purchase Engineering Approver 2 M arketing & Purchasing Approver 3

(53)

Approver 1 & General Approver 2

Purchasing Approver 3 5 General Buyer 1 Purchase M aterial

& General Approver 2

M arketing & Purchasing

Approver 3 6 General Buyer 2 Purchase M aterial

Approver 3 7 General Buyer 3 Purchase M aterial

Approver 3 8 EXIM Buyer EXIM Approver

1 Purchase M aterial & General Approver 2 M arketing & Purchasing Approver 3 9 Human Resource Development / General Asset II Buyer HRD / GA Approver 3

Dapat diamati bahwa proses dari permintaan material oleh masing-masing user hingga proses purchase order ke supplier harus melewati beberapa tingkat approval. Dimana, untuk masing-masing tingkat approval ini terkadang memakan waktu yang cukup lama. Sehingga dapat terjadi, kebutuhan untuk suatu material tidak bisa terpenuhi ketika diperlukan. Sehingga untuk kelancaran proses produksi, maka dilakukan proses pembelian secara manual, seperti Sticker FDR, yang merupakan salah satu indirect material. Kemudian, sewaktu material yang dikirim oleh supplier ini tiba di warehouse, bagian receiving tidak dapat melakukan receiving secara sistem yang dikarenakan tidak adanya referensi nomor purchase order pada surat jalan yang dikirimkan oleh supplier untuk material yang akan diterima. M aka, untuk segala transaksi yang berhubungan dengan sistem akan ditunda hingga purchase order tersebut benar-benar selesai.

(54)

Untuk mengatasi permasalahan ini, sebaiknya dibuat suatu prosedur khusus dimana terdapat batasan waktu untuk tiap tingkatan approval purchase requisition maupun purchase order. M isalnya, untuk proses approval purchase requisition diberi batasan waktu selama satu hari, dan kemudian setelah proses approval purchase requisition, maka akan dilanjutkan dengan pembuatan purchase order, kemudian untuk proses approval purchase order ini juga dibatasi selama satu hari. Sehingga total waktu dari proses permintaan material hingga proses purchase order dikirim ke supplier ini hanya memakan waktu dua hari. Selain itu, apabila pihak approver yang berwenang tidak berada di tempat selama proses approval berlangsung, maka hendaknya terdapat alternatif approval, misalnya proses approval tersebut dapat didelegasikan ke pimpinan. Sehingga tidak akan terdapat lagi material yang akan di-receive namun belum ada nomor purchase order-nya.

(55)

LAMPIRAN 5

DOKUMEN-DOKUMEN YANG D IGUNAKAN DI INVENTORY

1. Proses Receiving

(56)

Gambar L.27 Tag Material Baru

(57)

Gambar L.29 Bukti Penerimaan Barang

2. Proses Issue