FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI
KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN
SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun Oleh :
Qurrota A’yun
P056132522.48E
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 1
DAFTAR GAMBAR ... 2
BAB I PENDAHULUAN ... 3
I.1 Latar Belakang ... 3
I.2 Perumusan Masalah ... 4
I.3 Tujuan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
II.1. Definisi Sistem Informasi ... 5
II.2. Komponen dan Elemen Sistem Informasi ... 6
BAB III PEMBAHASAN ... 10
III.1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen ... 10
III.2. Faktor Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi ... 11
III.3. Contoh Implementasi SIM pada perusahaan taksi “Blue Bird” ... 13
BAB IV PENUTUP ... 19
IV.1. Kesimpulan ... 19
IV.2. Saran ... 19
2
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi ... 8
3
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Persaingan bisnis saat ini sudah semakin ketat, setiap perusahaan berlomba untuk dapat memberikan layanan dan produk terbaik untuk memenangkan pasar. Salah satu upaya yang dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan adalah dengan menggunakan sistem informasi. Berbicara mengenai sistem informasi sudah pasti akan berkaitan dengan teknologi informasi. Sistem informasi merupakan serangkaian prosedur kerja yang mengkoordinasikan berbagai sumber daya untuk mengubah data (inputan) menjadi informasi (keluaran) dan didistribusikan kepada pemakai. Sedangkan teknologi informasi merupakan segala macam teknologi yang digunakan untuk mengubah data (inputan) menjadi informasi (keluaran) termasuk proses distribusinya.
Sistem informasi dalam suatu organisasi memegang peranan yang sangat penting, terutama sebagai dasar pengambilan keputusan organisasi. Sistem informasi manajemen merupakan sistem perencanaan yang merupakan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan prosedur untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau merumuskan strategi bisnis. Sistem informasi dan teknologi informasi merupakan komponen penting sebagai alat penggerak ekonomi berbasis digital.
Kemajuan teknologi yang sangat cepat mendorong organisasi untuk dapat beradaptasi. Hal ini ditujukan agar organisasi dapat memberikan produk maupun layanan yang baik bagi para pelanggan, yang diharapkan dapat memberikan kepuasan bagi pelanggan dan pada akhirnya dapat meningkatkan profit perusahaan. Penerapan teknologi informasi untuk mendapatkan informasi bisnis secara akurat merupakan investasi perusahaan yang sangat besar, sehingga hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi organisasi untuk dapat melaksanakan sistem informasi manajemen dengan efektif.
Keberhasilan sistem informasi akan bergantung pada kebutuhan pengguna akhir (end user), dukungan organisasi, dan kemampuan teknologi itu sendiri. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi telah menyebabkan banyak orang maupun organisasi melaksanakan berbagai aktivitas dengan efektif dan efisien. Akan tetapi jika
4
penggunaan teknologi sistem informasi yang berkembang tidak komprehensif dengan organisasi, maka akan berakhir dengan kegagalan. Dengan demikian dalam paper ini akan membahas mengenai “Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kesuksesan dan
Kegagalan Penerapan Sistem Informasi di Organisasi”.
I.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka permasalahan yang akan dibahas penulis adalah sebagai berikut :
1. Apakah yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen dan apa saja komponennya?
2. Bagaimana hubungan antara sistem informasi manajemen dengan perusahaan? 3. Faktor apakah yang dapat menyebabkan kegagalan dan keberhasilan sistem
informasi pada perusahaan?
I.3 Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan paper ini adalah sebagai berikut :
1. Apakah yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen dan apa saja komponennya?
2. Bagaimana hubungan antara sistem informasi manajemen dengan perusahaan? 3. Faktor apakah yang dapat menyebabkan kegagalan dan keberhasilan sistem
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. Definisi Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.
Adapun tujuan adanya sistem informasi manajemen yaitu:
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut :
- Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
- Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan/pengambilan keputusan
- Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan
- Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai.
Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan.
Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi.
6
Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi.
Stair dan Reynolds (2010) mendefinisikan sistem informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen data yang saling terkait yang dikumpulkan (input), dimanipulasi (process), disimpan, dan disebarkan (output) sehingga memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan. Sebuah sistem informasi manajemen (SIM) memberikan informasi kepada organisasi untuk mengelola perusahaan secara efisien dan efektif. Semua sistem informasi memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu :
Menerima data sebagai masukan (input).
Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
Memperoleh informasi sebagai keluaran.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Menurut O’brien (2007) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware,
software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut
komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Menurut Ward and Peppard (2002) sasaran utama penerapan SIM yaitu : (1) Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi; (2) Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan; (3) Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan mengubah gaya dan cara berbisnis.
II.2. Komponen dan Elemen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi dan membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan. Komponen tersebut diantaranya :
a. Komponen Input, input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar.
7
b. Komponen Model, komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan
model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Komponen Output, hasil dari sistem informasi adalah keluaran (output) yang
merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
d. Komponen Teknologi, teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Komponen Hardware, hardware berperan penting sebagai suatu media
penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
f. Komponen Software, software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,
menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
g. Komponen Basis data, basis data (database) merupakan kumpulan data yang
saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).
h. Komponen Kontrol, banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti
bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa
8
hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
i. Komponen Jaringan, untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras
dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Sumber : O’Brien (2010)
Sistem informasi juga terdiri dari beberapa elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Elemen-elemen tersebut yaitu :
1. Orang, orang atau personil yang dimaksudkan yaitu operator komputer, analis
sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi.
2. Prosedur, prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur
disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras, perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer
(pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
9
4. Perangkat lunak, perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama, yaitu :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data, basis data merupakan file yang berisi program dan data dibuktikan
dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, hard disk, magnetic
tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas
kertas, mikro film, dan lain sebagainya.
6. Jaringan komputer, adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan
lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data, adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara
khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
Gambar 2. Elemen Sistem Informasi
10
BAB III
PEMBAHASAN
III.1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen
Setiap kegiatan dalam organisasi memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, dengan demikian informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Kebutuhan akan informasi dalam organisasi ini akan lebih mudah diterima jika organisasi tersebut menerapkan sistem informasi manajemen.
Penerapan sistem informasi manajemen dalam suatu organisasi perlu juga memperhatikan budaya kerja organisasi, biaya penggunaan sistem informasi manajemen, kesiapan SDM, dll. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen, karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan. Secara umum peranan sistem informasi dalam organisasi diantaranya, yaitu : (1) Mendukung proses bisnis dan operasional; (2) Mendukung pengambilan keputusan; (3) Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.
Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis. Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka.
11
Implementasi sistem informasi manajemen dalam organisasi tidak seluruhnya berjalan dengan baik, ada pula organisasi yang memiliki sistem informasi manajemen, namun gagal dalam pelaksanaanya. Hal tersebut dapat disebabkan oleh banyak faktor, diantaranya adalah faktor manusia. Kemajuan teknologi yang cukup pesat jika tidak diiringi dengan kemampuan manusia dalam menggunakannya, maka teknologi yang ada tidak akan membawa perubahan apapun dalam organisasi.
III.2. Faktor Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi
Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan akurat, berkualitas dan tepat waktu. Hal ini menyebabkan informasi dan teknologi tumbuh, berkembang dan mempengaruhi kehidupan manusia. Akan tetapi jika penggunaan teknologi sistem informasi tidak komprehensif dengan organisasi maka akan mengakibatkan kegagalan.
Terdapat beberapa faktor yang menjadi ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem. Faktor-faktor tersebut yaitu :
a. Tingkat penggunaan sistem relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line. Semakin tinggi penggunaan sistem informasi tersebut, maka dapat dikatakan sistem tersebut berhasil diimplementasikan dalam organisasi.
b. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview. Kepuasan pengguna sistem informasi dalam organisasi akan menunjukkan tingkat penerimaan sistem tersebut oleh pengguna dalam organisasi dan tingkat efektifitas sistem tersebut.
c. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
d. Tujuan yang dicapai. Sistem informasi yang baik akan dapat mendukung dan mengakomodir tujuan persahaan sehingga dapat tercapai dengan cara yang efektif dan efisien.
e. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit. Sistem informasi yang baik dan dapat diterima oleh seluruh pengguna pada akhirnya akan menimbulkan efisiensi operasional
12
sehingga profit perusahaan dapat meningkat. Penerapan sistem informasi manajemen dalam organisasi bukan merupakan investasi yang murah, dengan adanya sistem informasi manajemen tersebut, organisasi berharap dapat menurunkan biaya dan meningkatkan profit.
Dengan menggunakan informasi hasil kuisioner tersebut, maka dapat dirumuskan, penerapan sistem informasi yang telah dijalankan selama ini oleh organisasi sudah berjalan dengan sukses atau belum. Sistem informasi manajemen dapat dikatakan berhasil apabila dapat memberikan keputusan terbaik bagi organisasi dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional organisasi.
Penerapan sistem informasi manajemen dalam organisasi juga dapat mengalami kegagalan. Beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan tersebut yaitu :
a. Kurang memperhatikan faktor-faktor kepentingan manusia dalam organisasi.
Sistem informasi manajemen dapat berjalan dengan baik apabila didukung oleh kapabilitas manusia yang memadai, karena sistem informasi manajemen tidak akan berarti apa-apa jika tidak ada manusia yang menjalankan operasionalnya. Dengan demikian, apabila organisasi tidak memperhatikan kepentingan manusia dalam organisasinya, sudah dipastikan sistem informasi manajemen tidak akan berjalan. b. Kurang memperhatikan faktor-faktor budaya, perilaku, politik, dan sosial dalam
organisasi.
Dalam implementasi sistem informasi manajemen dalam organisasi, perlu juga memperhatikan faktor budaya, perilaku, politik dan sosial dalam organisasi. Hal ini agar sistem informasi yang diterapkan dapat diterima dan digunakan oleh seluruh pegawai baik dari top manajemen hingga pegawai dasar.
c. Kurangnya komitmen manajemen puncak. Hal ini dapat berupa kurangnya dukugan manajemen puncak terhadap sistem informasi manajemen yang ada.
Tidak adanya dukungan dari manajemen puncak terhadap sistem informasi manajemen yang ada, maka dapat dipastikan sistem informasi dalam organisasi tersebut tidak akan berjalan dengan baik, karena salah satu fungsi sistem informasi manajemen adalah untuk menberikan keputusan terbaik bagi organisai.
d. Kurangnya sumber organisasi (sumber keuangan, teknologi, sumber manusia yang paham sistem informasi, dll).
13
Penerapan sistem informasi manajemen pastinya akan membutuhkan biaya investasi yang cukup besar, jika organisasi tersebut memiliki keterbatasan untuk memenuhinya, maka implementasi sistem informasi manajemen tidak akan maksimal, bahkan mungkin tidak akan memberikan pengaruh apapun bagi organisasi.
e. Kurangnya kesadaran manajemen puncak tentang dampak sistem informasi pada proses organisasi.
Sistem informasi manajemen saat ini sudah cukup banyak digunakan diperusahaan manapun di dunia. Hal tersebut juga sudah terbukti dapat meningkatkan efisiensi perusahaan, contohnya pada perusahaan Shuttle Express di Seattle Amerika Serikat yang dapat menekan biaya operasional setelah menerapkan sistem informasi manajemen. Maka jika tidak ada kesadaran dari menejemen puncak mengenai dampak sistem informasi dalam organisasi, mustahil penerapan sistem informasi dalam organisasi tersebut akan berhasil.
f. Kurangnya pengetahuan manajer dan pengguna mengenai sistem informasi.
Sistem informasi manajemen ini memang harus didukung oleh SDM yang kompeten dan mengerti mengenai sistem informasi agar penerapannya dalam organisasi dapat berhasil.
Dari berbagai faktor kegagalan tersebut, maka diperlukan suatu perencanaan strategi yang matang untuk dapat menerapkan sistem informasi manajemen dalam organisasi sehingga memberikan hasil yang baik bagi organisasi.
III.3. Contoh Implementasi SIM pada perusahaan taksi “Blue Bird”
Blue Bird Group merupakan market leader dalam bisnis transportasi, Blue Bird sudah menjadi brand yang kuat dan dikenal luas oleh masyarakat. Diawali dengan armada 25 taksi pada tahun 1972, kini setelah lebih dari 30 tahun mendalami bisnis jasa transportasi, Blue Bird telah berkembang pesat dengan sekitar 12000 armada-nya yang tersebar di seluruh penjuru Jakarta. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird ini tak lepas dari upaya Blue Bird dalam memanfaatkan teknologi. Berawal sekitar tahun 1972, Blue Bird yang mengimplementasikan pertama kali di Indonesia sistem komunikasi radio serta penggunaan argometer yang ketat untuk armada-armadanya. Jejak langkah Blue Bird ini diikuti pula oleh perusahaan taksi lainnya yang beroperasi di Indonesia. Sekitar
14
beberapa tahun terakhir ini Blue Bird sudah menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi armada-armadanya, GPS ini juga digunakan sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center. Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi konsumen dan armada mana yang dapat menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean pemesanan. Keunggulan lainnya, konsumen tidak perlu mendengarkan suara dari radio komunikasi ketika ada pemesanan yang masuk ke pengemudi taksi.
Perkembangan Blue Bird tidak cukup hanya di kota Jakarta dan sekitarnya saja, melainkan di kota-kota besar lain di Indonesia. Di Bali, sejak tahun 1989 Blue Bird Group telah menempatkan armada Golden Bird-nya, yang diikuti dengan armada taksi regular Bali Taksi pada tahun 1994. Kemudian berturut-turut pada tahun 1996 dan 1997, taksi regular memasuki Lombok dengan nama Lombok Taksi dan kota Surabaya dengan nama Surabaya Taksi. Sekitar bulan November 2005, Blue Bird mulai menjamah kota Bandung dengan 75 armada taksi regulernya. Meskipun dengan jumlah armada yang masih sedikit, Bandung Taksi ini mendapatkan pertentangan yang cukup keras dari operator-operator taksi lainnya di Bandung. Harus diakui jika reputasi dan brand image yang telah diposisikan oleh Blue Bird Group, cukup menjadi ancaman terhadap operator taksi lainnya. Blue Bird pada saat ini meningkatkan diversifikasi produknya ke jasa angkutan non-penumpang Blue Bird dengan menyediakan jasa Truk Container, yaitu Iron Bird dan Angkutan Kontenindo Antarmoda. Di luar usaha transportasi primer, Blue Bird juga telah mendirikan Holiday Resort Lombok, dan perusahaan manufacture otomotif seperti Everlite, Restu Ibu, Ziegler Indonesia, serta usaha service lain seperti Jasa Alam, Gas Biru, dan Ritra Konnas Freight Centre.
Perusahaan transportasi Blue Bird berhasil mengimplemantasikan solusi Business Intelligent (BI), yakni SAP NetWeaver Business Intelligent (SAP NetWeaver BI). Ini merupakan suatu solusi yang mengolah data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan dan proses bisnis sehingga mampu memberikan gambaran lengkap dari bisnis untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dari para pengguna, professional TI dan manajemen senior. Solusi ini disediakan melalui teknologi portal enterprise dan menyediakan kepada para penggunanya suatu
15
infrastruktur andal, peralatan yang komprehensif, kemampuan untuk melakukan perencanaan dan simulasi, serta fungsionalitas data-warehousing. Aplikasi Business Intelligent diperlukan perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu penggunanya mengambil keputusan bisnis secara akurat.
SAP (System Application and Product) adalah software ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu merupakan tools IT dan manajemen dalam membantu pencanaan dan kebijakan perusahaan didalam mengambil keputusan, serta merupakan software yang diimplementasikan untuk mendukung organisasi dalam menjalankan kegiatan operasional secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari serangkaian modul aplikasi yang mampu mendukung semua transaksi perusahaan. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat diintegrasikan secara terpadu antara satu dengan lainnya serta memungkinkan ketersediaan data yang akurat dan aktual.
ERP merupakan suatu perangkat lunak yang didesain untuk memadukan proses bisnis yang ada, pengunaan database perusahaan untuk menghasilkan informasi yang valid. ERP dan Business Intelligence mempunyai keterkaitan, ERP merupakan sistem yang menintegrasikan seluruh sistem yang ada dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan informasi yang benar dan digunakan untuk pengambilan keputusan. Proses implementasi Business Intelligent di Blue Bird Group dapat berjalan dengan baik karena garis besar cakupan proyek dan indikator kinerja kunci perusahaan sangat jelas. Di samping itu, proses implementasi secara hirarki dan dengan dukungan tenaga-tenaga konsultan yang professional dan berkualitas juga menjadi faktor penting dalam keberhasilan proses implementasi. Konsultan yang andal memahami bahwa pendekatan dari bottom up untuk mengimplementasikan business intelligent akan membutuhkan waktu yang panjang. Sedangkan metode top down merupakan metode yang tepat untuk mengimplementasikan Business Intelligent.
Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Netweaver BI untuk modul-modul Financial Accounting (FI), Controlling (CO), CO Profitability Analysis (CO PA) Plant Maintenance (PM), dan modul yang dirancang khusus yang dinamakan “Taximeter System” dari legacy VB sistem perusahaan. Proses implementasi dilakukan oleh Hermis consulting. Pada fase pertama, SAP NetWeaver BI “GO Live”. Mengingat pertumbuhan bisnis yang kian kompleks, Blue Bird Group mengimplementasikan SAP Business
16
Suite, yang membantu perusahaan mengonsolidasikan operasional yang terdiri dari 28 cabang perusahaan, lebih dari 70 pool. Setelah itu, Blue Bird Group membutuhkan suatu sistem yang mampu mengelola laporan-laporan yang dihasilkan SAP Business Suite guna menjadi informasi akurat yang dapat diakses secara cepat dan tepat untuk proses pembuatan keputusan. Blue Bird selanjutnya menginstal SAP NetWeaver BI sebagai suatu solusi yang membantu perusahaan untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari sistem SAP-nya. Melalui implementasi solusi tersebut, Blue Bird berkeinginan memiliki suatu solusi BI yang memberikan fungsionalitas menyeluruh dan terbaik, serta di saat yang bersamaan juga menyediakan fitur-fitur bagi kebutuhan spesifik industri. Disamping itu, solusi harus mampu mengintegrasikan data dari berbagai perusahaan dan mentransformasikan ke dalam bentuk yang dapat dipraktekan, informasi bisnis yang tepat waktu untuk mendorong proses pembuatan keputusan, serta menghasilkan tindakan-tindakan yang strategis dan bisnis yang solid.
Kelompok usaha Blue Bird telah mengumumkan rampungnya pengimplementasian solusi peranti lunak SAP dalam sistem Teknologi Informasi mereka. Sebagai perusahaan transportasi yang armadanya mencapai lebih dari 15.000 kendaraan, Blue Bird memerlukan solusi TI yang handal untuk memantau banyak hal dalam operasionalnya sehari-harinya, Order pelanggan, kendaraan yang beroperasi dan yang dalam perawatan, sampai konsumsi bahan bakar, perlu terdata dengan baik. Dengan tujuan integrasi dan akurasi data, solusi MySAP Business Suite dimanfaatkan Blue Bird untuk menangani semua itu. MySAP Business Suite merupakan solusi peranti lunak dengan fungsi luas. Dengannya, Blue Bird dapat memonitor banyak informasi penting secara mudah dan tepat waktu. Data tersebut akan tersedia sesuai dengan informasi yang diperlukan oleh jajaran management untuk membuat keputusan secara cepat. Ini tentu meningkatkan efisiensi perusahaan. Implementasi mySAP Business Suite tersebut meliputi fungsi keuangan, controlling, sales & distribution, material management dan fleet management. Di samping itu, SAP secara khusus mengembangkan dua fungsi lain untuk Blue Bird, yakni Driver Management dan Operation & Reservation Management agar bisa disatukan dengan sistem mereka yang berbasiskan Visual Basic. Implementasi SAP dapat membawa perubahan besar bagi perusahaan ini. Dapat dibayangkan hanya dengan mengklik sebuah tombol, maka dapat melihat visibilitas di seluruh operasional perusahaan.
17
Blue Bird Group merintis penggunaan MDT (Mobile Data Transfer) dan GPS sebagai instrument pelengkap di taksinya. MDT mirip seperti pager, dimana setiap informasi yang terkait dengan pengemudi akan tampil dilayarnya. MDT juga merupakan alat penangkap order dalam radius 3-4 km untuk setiap order yang dilelang via data komputer, sehingga tidak ada istilah lagi pengemudi berebut order atau spekulasi posisi taksi yang terlalu jauh dari tempat jemput konsumen. Pada saat ini 50% lebih mobil-mobil Blue Bird sudah dilengkapi dengan teknologi global positioning system (GPS) yang dapat memantau keberadaan mobil di jalan raya. Dengan alat ini mobil dapat dilacak di manapun keberadaannya. Selain memudahkan para pengemudi, penumpang juga merasa lebih terlindungi jika menggunakan Blue Bird. Sampai saat ini masih sedikit perusahaan taksi lainnya yang menggunakan GPS dikarenakan biayanya sangat tinggi dan harga GPS per unit mobil adalah Rp 15 juta. Pihak manajemen merencanakan semua taksi Blue Bird akan dilengkapi dengan sistem GPS. Salah satu strategi yang digunakan Blue Bird didalam memelihara loyalitas pelanggannya ialah dengan menyediakan credit voucher yang tidak hanya untuk korporat saja, namun juga untuk perorangan. Pihaknya juga hendak menyediakan tabel diskon tertentu. Pelanggan yang loyal pada Blue Bird dengan program ini akan dapat menggunakan taksi dengan harga diskon, besarannya bervariasi antara 5%-15%. Pada saat ini Blue Bird memiliki pelanggan korporat lebih dari 650 perusahaan. Selama ini banyak masyarakat yang mengenal Blue Bird memang bukan karena tarifnya yang murah, melainkan karena nyaman, aman, berkualitas dan lain sebagainya. Sebagai langkah akhir, yang dapat dilakukan Blue Bird untuk mempertahankan adalah dengan meningkatkan kualitas layanan yang aman dan nyaman. Untuk menjamin hal tersebut, pihak Blue Bird sering menggunakan mistery shopper atau penumpang yang diminta untuk menguji sopir. Seiring dengan itu, pelatihan bagi para pengemudi mengenai pentingnya layanan pun terus digencarkan guna memberikan yang terbaik bagi pelanggan. Basis usaha Blue Bird terletak pada jasa transportasi, khususnya adalah taksi dan alat angkutan / kendaraan. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah para pengemudi-nya. Selain berfungsi utama sebagai driver, pengemudi juga menjalankan fungsi sebagai customer service dan sales force, karena mau tidak mau, para pengemudi inilah yang akan berhadapan langsung dengan penumpang / customer. Para pengemudi di Blue Bird dilatih secara khusus dalam berbagai tahapan training. Dari para
18
pengemudi inilah image Blue Bird dibangun. Sehingga tidak heran bila masyarakat mengenal Blue Bird karena para pengemudinya yang baik dan jujur.
19
BAB IV
PENUTUP
IV.1. Kesimpulan
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Penerapan sistem informasi manajemen dalam organisasi pada dasarnya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas operasional organisasi. Dalam kenyataannya implementasi SIM dapat mengalami kesuksesan maupun kegagalan.
Kesuksesan implementasi SIM dalam organisasi ditentukan oleh beberapa faktor. SIM dapat dikatakan berhasil apabila dapat memberikan keputusan terbaik bagi organisasi dan disepakati oleh seluruh pegawai dalam organisasi tersebut. SIM juga dikatakan berhasil diimplementasikan dalam organisasi apabila dapat menghasilkan efisiensi operasional organisasi.
Kegagalan implementasi SIM sebagian besar dikareakan ketidaksiapan SDM untuk menerima perubahan teknologi dan kesesuaian SIM yang diterapkan perusahaan dengan budaya perusahaan.
IV.2. Saran
Setelah mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan dan keberhasilan penerapan SIM dalam organisasi maka beberapa saran yang diharapkan mampu mendukung keberhasilan SIM dalam organisasi yaitu :
1. Organisasi agar dapat mengadakan pelatihan atau sosialisai kepada seluruh pegawai mengenai manfaat dari SIM untuk keberhasilan tujuan organisasi.
2. Mengikuti perkembangan teknologi.
3. Ciptakan model SIM yang sesuai dengan budaya organisasi dan kesepakatan dengan Top Manajemen sebagai decision maker.
20
DAFTAR PUSTAKA
Kusnadi, Didi. 2011. Implementasi Sistem Informasi Manajemen pada Blue Bird Taksi.
http://didi-k--feb09.web.unair.ac.id, diakses pada tanggal 9 Desember 2013, 10.30.
O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial.
Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.
O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth
Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies.
Sugiarsono, J. 2003. Poteret Kebingungan Investasi TI. Majalah SWA. SWA02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003.
