Dokumen ini adalah milik iOTENTIK BPPT.
USER MANUAL APLIKASI
iOTENTIK REGISTRATION
AUTHORITY UNTUK PEMOHON
(RAIN4)
A P R I L 2 0 2 0 Versi 1.0. Digitally signed by iOTENTIK Date: 2020.04.20 09:36:10 +07'00'DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR ... 3
DAFTAR TABEL ... 3
BAB I PENDAHULUAN ... 4
A. TUJUAN PEMBUATAN DOKUMEN ... 4
B. DEFINISI DAN SINGKATAN ... 4
C. PENGGUNA APLIKASI RAIN ... 5
D. SPESIFIKASI MINIMAL YANG DIBUTUHKAN ... 5
BAB III PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI ... 7
A. LINGKUP SISTEM ... 7
B. PENGGUNAAN OLEH PEMOHON ... 7
B.1. PENERBITAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK ... 7
B.2. PEMBARUAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK ... 18
B.3. PENCABUTAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK ... 21
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Permohonan Akses Kamera ... 6
Gambar 2 Proses Bisnis RAIN ... 7
Gambar 3 Formulir Pendaftaran ... 9
Gambar 4 Email Aktivasi Pengguna ... 10
Gambar 5 Form Aktivasi Pengguna ... 10
Gambar 6 Formulir Penerbitan Sertifikat Elektronik ... 11
Gambar 7 Data Diri Pemohon ... 12
Gambar 8 Status Pending RA Operator ... 12
Gambar 9 Status Pending RA Manager ... 13
Gambar 10 Status Aktif ... 13
Gambar 11 Fitur untuk Sertifikat Elektronik Pengguna ... 13
Gambar 12 Download P12 ... 14
Gambar 13 Berita Acara Serah Terima (BAST) ... 14
Gambar 14 Lupa Kata Sandi ... 15
Gambar 15 Permohonan Reset Password ... 16
Gambar 16 Email Reset Password ... 16
Gambar 17 Form Reset Password ... 17
Gambar 18 Form Login Setelah Reset Password ... 17
Gambar 19 Dashboard Pemohon ... 18
Gambar 20 Menu Sertifikat Elektronik ... 18
Gambar 21 Sub Menu Tambah Sertifikat... 18
Gambar 22 Formulir Pembaruan Sertifikat Elektronik ... 19
Gambar 23 Data Diri Pemohon Pembaruan Sertifikat Elektronik... 20
Gambar 24 Status Pending RA Operator ... 20
Gambar 25 Status Pending RA Manager ... 21
Gambar 26 Status Aktif ... 21
Gambar 27 Menu Sertifikat Elektronik ... 22
Gambar 28 Revoke Sertifikat Pemohon ... 22
Gambar 29 Data Diri Pemohon untuk Pencabutan Sertifikat Elektronik ... 23
Gambar 30 Status Aktif - Pending RA Operator ... 23
Gambar 31 Status Aktif - Pending Revoke RA Manager ... 24
Gambar 32 Status Revoked ... 24
DAFTAR TABEL
Table 1 Fitur Pengguna Aplikasi ... 5BAB I PENDAHULUAN
A. TUJUAN PEMBUATAN DOKUMEN
Dokumen User Manual Aplikasi iOTENTIK Registration Authority (RAIN4) dibuat untuk menggambarkan dan menjelaskan proses penerbitan, pembaruan, pencabutan sertifikat elektronik untuk pengguna (user). Pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu Aparatur Sipil Negara (ASN), TNI, dan Polri yang memerlukan sertifkat elektronik.
User Manual ini dibagi menjadi beberapa proses besar yaitu penerbitan sertifikat elektronik, pembaruan sertifikat elektronik, dan pencabutan sertifikat elektronik.
B. DEFINISI DAN SINGKATAN
1. Sertifikat Elektronik : sertifikat yang bersifat elektronik dan memuat Tanda Tangan Elektronik serta identitas yang menunjukan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik.
2. Tanda Tangan Elektronik : tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
3. Registration Authority (RA) : otoritas pendaftaran yang melakukan identifikasi dan autentikasi identitas calon pemilik sertifikat, memulai atau meneruskan proses permohonan pencabutan sertifikat dan menyetujui permohonan pembaruan dan perpanjangan sertifikat.
4. RAIN4 : aplikasi yang digunakan untuk membantu otoritas pendaftaran di iOTENTIK dalam memverifikasi permohonan penerbitan, pencabutan, dan pembaruan sertifikat elektronik. 5. Pemohon : ASN, TNI, dan Polri yang mengajukan permohonan penerbitan sertifikat elektronik
untuk digunakan pada saat melakukan transaksi elektronik.
6. Pemilik : ASN, TNI, dan Polri yang telah memiliki sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh PSrE iOTENTIK untuk digunakan pada saat melakukan transaksi elektronik.
7. Penerbitan Sertifikat Elektronik : Proses pembuatan sertifikat elektronik baru untuk yang diawali dengan memverifikasi dan mengautentikasi identitas pemohon.
8. Pembaruan Sertifikat Elektronik : Proses pembuatan sertifikat elektronik baru yang memiliki detail yang sama dengan sertifikat elektronik yang dikeluarkan sebelumnya dengan kondisi
9. Pencabutan Sertifikat Elektronik : Proses pencabutan sertifikat elektronik dikarenakan beberapa keadaan yaitu komponen informasi identitas dari pemohon sudah tidak valid lagi (Contoh: Mutasi Pegawai, Pensiun), lupa passphrase, sertifikat hilang, sertifikat rusak. 10. Passphrase : Salah satu pengamanan sistem yang digunakan untuk melakukan
penandatanganan secara elektronik (tidak bisa diubah)
11. Password : Salah satu pengamanan sistem yang digunakan untuk login ke dalam aplikasi (bisa diubah)
12. .p12 : Ekstensi dari sebuah file, dalam hal ini adalah sertifikat elektronik.
13. One Time Password (OTP) : password yang dapat memvalidasi upaya masuk ke dalam akun atau untuk melakukan hanya sebanyak satu kali. OTP bertujuan menghindari kelemahan yang dimiliki oleh sistem autentikasi berbasis password statis.
C. PENGGUNA APLIKASI RAIN
Pengguna Aplikasi RAIN4 adalah adalah Aparatur Sipil Negara (ASN), TNI, dan Polri. Pemohon, RA Operator, dan RA Manager merupakan aktor yang menggunakan aplikasi RAIN4 dengan fitur sesuai dengan kewenangan masing – masing.
Table 1 Fitur Pengguna Aplikasi
Fitur Pemohon
Dashboard √
Revoke Sertifikat Elektronik √
Tambah Sertifikat √
Download P12 √
Download Berita Acara Serah Terima (BAST) √
Ganti Password √
D. SPESIFIKASI MINIMAL YANG DIBUTUHKAN
• Perangkat komputer (desktop atau laptop) atau handphone. Pastikan perangkat aman dari gangguan seperti virus, malware, spyware, dan lain – lain.
• Koneksi internet yang stabil
• Kamera pada device yang digunakan. Pastikan sudah allow untuk mengakses kamera pada portal RAIN4
BAB III PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI
A. LINGKUP SISTEM
Lingkup dari aplikasi RAIN4 adalah aktivasi akun pengguna, penerbitan sertifikat elektronik, pembaruan dan pencabutan sertifikat elektronik. Berikut adalah proses bisnis dari penggunaan aplikasi RAIN.
Gambar 2 Proses Bisnis RAIN
B. PENGGUNAAN OLEH PEMOHON
B.1. PENERBITAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK
Pendaftaran
1. Siapkan persyaratan administratif yaitu :
a. Scan Kartu pegawai (PNS) atau Kartu Tanda Penduduk (Non PNS) dengan file berekstensi .jpg atau .jpeg (pastikan ekstensi ditulis menggunakan huruf kecil menjadi .jpg atau .jpeg) maksimal berukuran 500KB.
Catatan: Untuk PNS yang belum memiliki Kartu Pegawai dapat menggunakan KTP sebagai persyaratan administratif
b. Surat Permohonan (surat dapat dibuat kolektif oleh Unit Kerja) dengan file
berekstensi PDF maksimal berukuran 500KB.
2. Pastikan data Anda sebagai pemohon terdapat di database kepegawaian. Data yang Anda inputkan untuk pendaftaran harus sesuai dengan data pada database kepegawaian. Dalam hal ini sebagai pegawai BPPT data yang akan Anda masukkan harus sesuai dengan data di SIDADU.
Catatan: Untuk non PNS (pensiunan PNS atau pegawai dengan perjanjian kerja) pastikan sudah mengisi Formulir Inputan Data Manual dengan benar dan sesuai. Template Formulir Inputan Data Manual beserta cara pengisian dapat diperoleh dengan menghubungi
3. Sebelum menerbitkan sertifikat elektronik, pemohon harus melakukan registrasi untuk
memperoleh akun di RAIN. Proses pendaftaran hanya dilakukan satu kali.
4. Mengakses portal web https://www.govca.id/ lalu klik DAFTAR.
5. Formulir pendaftaran akan tampil dan isilah data diri pemohon dengan benar dan lengkap, diantaranya sebagai berikut :
a. Pilih Instansi Anda dimana bekerja.
b. Klik ASN. Yang dapat diterbitkan oleh PSrE iOTENTIK BPPT hanya yang berstatus ASN. c. Inputkan NIP Anda sebagai PNS (16 digit) atau Non PNS dengan NIK Anda (18 digit) d. Inputkan email Pribadi Anda. Diutamakan email Pribadi merupakan email kedinasan
yang diterbitkan oleh Instansi Anda.
e. Inputkan nomor Handphone Anda yang Aktif. f. Inputkan tanggal lahir Anda.
g. Inputkan jenis kelamin Anda.
h. Unggah file scan Kartu pegawai (PNS) atau Kartu Tanda Penduduk (Non PNS) dengan ekstensi jpg/jpeg maksimal berukuran 500KB.
i. Unggah file Surat Permohonan dengan file berekstensi PDF maksimal berukuran 500KB
j. Klik Ambil Foto untuk mengambil swafoto. Hal ini bertujuan untuk memverifikasi kesesuaian wajah Pemohon. Benar Pemohon yang melakukan pendaftaran.
k. Silahkan baca dan pahami Perjanjian Pemilik terlebih dahulu. Ketika Anda mengklik
Setuju, bahwa PSrE iOTENTIK BPPT menganggap Anda telah membaca dan memahami dan menyetujui syarat dan ketentuan yang disebutkan dalam dokumen Perjanjian Pemilik.
Gambar 3 Formulir Pendaftaran
6. Pastikan kembali data yang diinput, jika sudah lengkap dan sesuai kemudian klik tombol Kirim
Permintaan.
7. Selanjutnya Pemohon akan diinfokan hasil verifikasi pendaftaran melalui email yang digunakan saat pendaftaran.
Aktivasi Akun
1. Setelah Pemohon mengirimkan permintaan, maka permintaan tersebut akan diverifikasi oleh RA Operator dan RA Manager. Jika disetujui maka Pemohon dapat melanjutkan proses selanjutnya, jika ditolak maka Pemohon dapat mengirimkan permintaan Kembali dan memastikan data yang dikirim benar dan lengkap.
2. Pemohon mendapatkan email berisi link aktivasi. Klik link tersebut.
Gambar 4 Email Aktivasi Pengguna
3. Form aktivasi pengguna akan tampil dan username akan otomatis terisi. Buat password yang mudah diingat dan masukan di kolom Password dan kolom Konfimasi. Klik Ganti Password.
Gambar 5 Form Aktivasi Pengguna
4. Klik Masuk Aplikasi dan Anda akan ter-redirect ke laman utama aplikasi. Masukan username dan password kemudian klik Login. Jika anda sudah berhasil login dan masuk ke aplikasi maka proses aktivasi akun pengguna selesai.
Penerbitan Sertifikat Elektronik
1. Setelah proses aktivasi pengguna sudah selesai dan Anda berhasil masuk ke aplikasi, form permohonan penerbitan sertifikat elektronik akan tampil.
Gambar 6 Formulir Penerbitan Sertifikat Elektronik
2. Data diri Pemohon yaitu NIP/NIK, Nama Pemohon, Kedeputian, Instansi, Kota / Kabupaten Lokasi Kantor, Provinsi Lokasi Kantor, Email sudah terisi secara otomatis. Pemohon harus mengisi:
a. No HP diisi dengan nomor HP yang aktif
b. Passphrase diisi dengan minimal 8 karakter yang terdiri dari angka, huruf, atau kombinasi angka dan huruf kemudian ulangi lagi Passphrase. Pastikan passphrase mudah diingat dan wajib diingat sebagai kode rahasia sebagai perwujudan tanggung jawab pemilik dan tidak
boleh diberikan kepada orang lain dengan alasan apapun.
c. Konfirmasi Passphrase diisi dengan Passphrase yang sama dengan poin b. d. Mengambil swafoto dari device yang digunakan dengan klik tombol Ambil Foto e. Tick kotak reCAPTCHA
Gambar 7 Data Diri Pemohon
3. Pastikan kembali data yang diinput, jika sudah lengkap dan sesuai kemudian klik tombol Kirim
Permintaan.
4. Permohonan penerbitan sertifikat elektronik Anda akan diverifikasi melalui dua tahap yaitu diverifikasi oleh RA Operator dan jika diterima oleh RA Operator akan diverifikasi kembali oleh RA Manager. Pemohon dapat melihat status permintaan sertifikat elektronik di Daftar Sertifikat Elektronik Pengguna. Tahap status permintaan sertifikat elektronik yaitu:
a. Pending RA Operator : menunggu proses verifikasi dari RA Operator. Permintaan dapat diterima maupun ditolak. Pada tahap ini status sertifikat elektronik di Dashboard adalah Tertunda.
b. Pending RA Manager: menunggu proses persetujuan dari RA Manager. Permintaan dapat diterima maupun ditolak. Pada tahap ini status sertifikat elektronik di Dashboard adalah Tertunda.
Gambar 9 Status Pending RA Manager
c. Aktif: permintaan telah disetujui oleh RA Operator dan RA Manager sehingga sertifikat elektronik sudah aktif dan dapat digunakan. Pada tahap ini status sertifikat elektronik di Dashboard adalah Aktif.
Gambar 10 Status Aktif
5. Pada menu sertifikat elektronik pengguna dapat dilihat ada beberapa fitur.
Gambar 11 Fitur untuk Sertifikat Elektronik Pengguna
a. Lihat Sertifikat untuk melihat detail dari sertifikat elektronik yang dipilih
b. Revoke Sertifikat untuk mengajukan permohonan pencabutan sertifikat kepada RA Operator
c. Tambah Sertifikat untuk mengajukan permohonan penerbitan sertifikat baru
d. Download P12 untuk mengunduh dan menyimpan P12 ke komputer pengguna. Masukan passphrase kemudian klik Verifikasi Passphrase, jika passphrase yang dimasukan sudah sesuai klik Unduh P12.
Gambar 12 Download P12
e. Berita Acara Serah Terima (BAST) adalah berita acara terkait penerbitan sertifikat elektronik yang telah ditandatangani oleh RA Operator dan RA Manager. BAST dapat diunduh dan disimpan ke komputer pengguna.
Gambar 13 Berita Acara Serah Terima (BAST)
Fitur Lupa Password
1. Fitur ini dapat digunakan jika Anda lupa password dan ingin mengubahnya maka klik Lupa Kata Sandi di laman awal situs https://rain.govca.id/
Gambar 14 Lupa Kata Sandi 2. Form Reset Kata Sandi akan tampil.
a. Isi username dengan NIP atau NIK yang digunakan saat pendaftaran b. Isi email yang digunakan saat pendaftaran
c. Isi tanggal lahir Anda d. Klik reCAPTCHA
Gambar 15 Permohonan Reset Password
3. Link untuk reset password akan dikirimkan melalui email. Klik tombol Reset Password
Sekarang.
4. Tombol tersebut akan men-direct ke form Reset Password. Isilah password dan konfirmasi Kembali. Klik Reset Password.
Gambar 17 Form Reset Password
5. Jika berhasil maka Anda akan ter-direct ke laman awal aplikasi RAIN. Anda dapat login menggunakan password baru.
Gambar 18 Form Login Setelah Reset Password
Dashboard Pemohon
1. Pada dashboard pemohon terdapat tiga kotak yang berisi informasi sertifikat elektronik: a. Jumlah Sertifikat Aktif yaitu jumlah sertifikat elektronik yang berhasil terbit setelah
disetujui RA Operator dan RA Manager dan sertifikat elektronik ini masih berlaku. b. Jumlah Sertifikat Tertunda yaitu jumlah sertifikat elektronik yang masih dalam proses
verifikasi RA Operator atau proses persetujuan RA Manager baik untuk proses penerbitan maupun pencabutan.
c. Jumlah Sertifikat Revoke yaitu jumlah sertifikat elektronik yang telah berhasil dicabut setelah disetujui RA Operator dan RA Manager dan sertifikat elektronik ini sudah tidak berlaku.
Gambar 19 Dashboard Pemohon
B.2. PEMBARUAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK
1. Pengguna yang telah memiliki sertifikat elektronik memiliki kewenangan untuk mengajukan
pembaruan sertifikat elektronik karena sertifikat elektronik telah habis masa berlakunya.
Adapun kondisi sertifikat elektronik yang kedaluarsa di sini adalah sertifikat elektronik yang diterbitkan menggunakan aplikasi RAIN.
2. Pilih Sertifikat Elektronik di menu sebelah kiri.
Gambar 20 Menu Sertifikat Elektronik 3. Pilih Tambah Sertifikat
Gambar 21 Sub Menu Tambah Sertifikat 4. Form Penerbitan Sertifikat Elektronik akan tampil.
Gambar 22 Formulir Pembaruan Sertifikat Elektronik
5. Data diri Pemohon yaitu NIP/NIK, Nama Pemohon, Kedeputian, Instansi, Kota / Kabupaten Lokasi Kantor, Provinsi Lokasi Kantor, Email sudah terisi secara otomatis. Pemohon harus mengisi:
a. No HP diisi dengan nomor HP yang aktif
b. Passphrase diisi dengan minimal 8 karakter yang terdiri dari angka, huruf, atau kombinasi angka dan huruf kemudian ulangi lagi Passphrase. Pastikan passphrase mudah diingat dan wajib diingat sebagai kode rahasia sebagai perwujudan tanggung jawab pemilik dan tidak
boleh diberikan kepada orang lain dengan alasan apapun.
c. Konfirmasi Passphrase diisi dengan Passphrase yang sama dengan poin b. d. Mengambil swafoto dari device yang digunakan dengan klik tombol Ambil Foto e. Tick kotak reCAPTCHA
Gambar 23 Data Diri Pemohon Pembaruan Sertifikat Elektronik
6. Pastikan kembali data yang diinput, jika sudah lengkap dan sesuai kemudian klik tombol Kirim
Permintaan.
7. Pemohon dapat melihat status permintaan sertifikat elektronik di Daftar Sertifikat Elektronik Pengguna. Tahap status permintaan sertifikat elektronik yaitu:
d. Pending RA Operator : menunggu proses verifikasi dari RA Operator. Permintaan dapat diterima maupun ditolak. Pada tahap ini status sertifikat elektronik di Dashboard adalah Tertunda.
Gambar 24 Status Pending RA Operator
e. Pending RA Manager: menunggu proses persetujuan dari RA Manager. Permintaan dapat diterima maupun ditolak. Pada tahap ini status sertifikat elektronik di Dashboard adalah
Gambar 25 Status Pending RA Manager
f. Aktif: permintaan telah disetujui oleh RA Operator dan RA Manager sehingga sertifikat elektronik sudah aktif dan dapat digunakan. Sertifikat elektronik dalam bentuk P12 dan Berita Acara Srah Terima dapat diunduh. Pada tahap ini status sertifikat elektronik di Dashboard adalah Aktif.
Gambar 26 Status Aktif
B.3. PENCABUTAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK
1. Pengguna yang telah memiliki sertifikat elektronik memiliki kewenangan untuk mengajukan pencabutan sertifikat elektronik. Alasan pencabutan yang dapat dipilih diantaranya:
a. Key Compromised: Private Key diduga telah dicuri oleh attacker.
b. CA Compromised: Private Key dari PSrE Induk atau PSrE diduga telah dicuri oleh attacker.
c. Affiliation Changed: Ketika Mutasi dengan kata lain Organisasi atau unit kerja Pemilik sertifikat elektronik mengalami perubahan.
d. Superseded: Sudah diganti dengan yang baru. e. Cessation of Operation: Penghentian operasi.
f. Certificate Hold: Sertifikat ditahan karena beberapa alasan. g. Remove From CRL: Dihapus dari list CRL
h. Privilege Withdrawn: Hak atau posisinya sudah ditarik i. AA Compromise. –
j. Unspecified: Tidak ditentukan/ Lupa passphrase
k. Lain-lain. Alasan yang tidak disebutkan sebelunya misalnya: sertifikat elektronik hilang atau sertifikat elektronik rusak.
2. Pilih Sertifikat Elektronik di menu sebelah kiri.
Gambar 27 Menu Sertifikat Elektronik
3. Daftar Sertifikat Elektronik yang dimiliki oleh Pengguna akan tampil. Pilihlah sertifikat elektronik yang akan dicabut dengan klik tombol Revoke Sertifikat.
Gambar 28 Revoke Sertifikat Pemohon 4. Lengkapi Data Diri Pemohon
a. Pilih Alasan Pencabutan, jika tidak ada opsi alasan yang sesuai isilah pada field Alasan Lain-Lain.
c. Pastikan Kembali data yang diinput, jika sudah lengkap dan sesuai kemudian klik Kirim
Permintaan.
Gambar 29 Data Diri Pemohon untuk Pencabutan Sertifikat Elektronik
5. Pemohon dapat melihat status permohonan pencabutan sertifikat elektronik di Daftar Sertifikat Elektronik Pengguna. Tahap status permohonan pencabutan sertifikat elektronik yaitu:
a. Aktif – Pending RA Operator : menunggu proses verifikasi dari RA Operator, permohonan pencabutan dapat diterima maupun ditolak oleh RA Operator. Pada status ini sertifikat elektronik masih aktif dan masih dapat digunakan.
Gambar 30 Status Aktif - Pending RA Operator
b. Aktif – Pending Revoke RA Manager : menunggu proses persetujuan dari RA Manager, permohonan pencabutan dapat diterima maupun ditolak oleh RA Operator. Pada status ini sertifikat elektronik masih aktif dan masih dapat digunakan.
Gambar 31 Status Aktif - Pending Revoke RA Manager
c. Revoke: permintaan telah disetujui oleh RA Operator dan RA Manager sehingga sertifikat elektronik sudah tidak aktif dan tidak dapat digunakan. Jumlah Sertifikat Elektronik Revoke di Dashboard akan bertambah.
BAB IV PENUTUP
Demikian panduan penggunaan Aplikasi iOTENTIK Registration Authority (RAIN4) untuk proses penerbitan, pembaruan, dan pencabutan sertifikat elektronik dengan harapan dapat diimplementasikan secara baik dan benar sesuai dengan alur sistem yang telah ditetapkan dan mampu memberikan kemudahan dalam pelaksanaannya.
