60 http://research.pps.dinus.ac.id
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET
PADA UNIVERSITAS MURIA KUDUS
Slamet Siswanto1 dan Edy Mulyanto21,2Program Pascasarjana Magister Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro
Abstract
Management information system ( MIS ) asst UMK is a system bases on intranet with aim to facilitate management in managing assets owned by university from planning until management of asset. With usage of this SIM expected able to yield an information to be more facilitates UMK in reaching purpose and function of from managements of goods. System bases on intranet to enable checking and observation directly through computer network from level of Yayasan, Universitas, BAU until lowermost layer that is Unit Kerja. This MIS covers management of non movable asset covers equipments and office supplies between of tool, hardware, office equipments, electronic equipments, machine, and others. Process handled in this MIS starts from entry master, levying proffering, levying approval, expenditure, stocktaking, mutation, decrease, disposal proffering, disposal approval, disposal process and hospitalization physical of along with reports related to the processs.
Key word : asset, intranet;
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah
UMK berdiri sejak tanggal 12 Juni 1980, berdasarkan SK. Kopertis V (sekarang Kopertis VI) No. : 029/K/22/Ko/VI/1980, yang kemudian dikukuhkan dengan keputusan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan, No. : 125/01982 tertanggal 12 April 1982. UMK berdiri di atas lahan seluas 6,5 HA berlokasi di Desa Gondangmanis, Kecamatan Bae, Kabupaten Kudus, Propinsi Jawa Tengah. UMK merupakan satu-satunya perguruan tinggi yang berbentuk universitas di daerah eks-karesidenan Pati.
UMK menyelenggarakan 6 Fakultas dengan 12 program studi yang rencananya pada tahun ajaran 2009/2010 akan membuka 2 program studi baru. Jumlah mahasiswa aktif sampai semester gasal tahun akademik 2007/2008 adalah : 4.696 orang. Sejak menyelenggarakan pendidikannya dari tahun 1982 sampai dengan semester gasal tahun akademik 2007/2008 ini telah meluluskan 6.745 orang Sarjana dan 581 orang Diploma III. Sampai dengan tahun akademik 2007/2008 jumlah Dosen Tetap : 119 orang dan Dosen Tidak Tetap (luar biasa): 30 orang serta staf pendukung 82 orang.
Sarana dan prasarana yang dimiliki untuk saat ini diantaranya Ruang Kuliah : 4.080 m2, Laboratorium : 4.646,5 m2, Perpustakaan : 811 m2, Ruang Staff Akademik : 593 m2, Ruang Administrasi : 533 m2, Ruang lain : 8.991 m2, dari jumlah tersebut jika ditotal menjadi 18.846,5 m2. Selain sarana dan prasarana yang ada, saat ini UMK masih terus melakukan pengembangan-pengembangan dengan membangun beberapa gedung dan pengadaan peralatan laboratorium dan peralatan kantor lainnya.
Pengadaan aset yang diselenggarakan oleh Program Studi tidak pernah dicatat oleh Universitas bahkan Fakultas padahal Program Studi sendiri tidak melaksanakan fungsi manajemen aset yang benar. Fungsi kontrol dari Universitas hanya dilakukan pada saat Laporan Belanja Program Studi diserahkan namun tidak dapat diketahui apakah aset tersebut benar-benar diadakan, adanya pengalokasian dana pembelanjaan aset yang dirasa tidak perlu, adanya pembelanjaan aset yang menyalahi prosedur atau
http://research.pps.dinus.ac.id , 61 permasalahan lainnya karena kemampuan unit dalam mengelola anggaran, lemahnya sistem pendokumentasian, lemahnya pengawasan, dan tidak adanya evaluasi terhadap anggaran belanja unit atau Program Studi.
Dengan manajemen aset yang baik diharapkan Universitas dapat melaksanakan fungsi perencanaan, kontrol, evaluasi dan tindakan-tindakan yang dirasa perlu dalam penanganan aset yang dimiliki oleh universitas dan unit-unit.
1.2. Rumusan Masalah
Informasi manajemen aset pada Universitas Muria Kudus belum dapat mendokumentasikan setiap kegiatan yang terkait dengan data aset sehingga menghasilkan informasi yang tidak berkualitas.
1.3. Tujuan
Terwujudnya sebuah sistem informasi manajemen aset berbasis intranet guna mempermudah Universitas dan unit-unit dalam perencanaan anggaran pendapatan dan belanja. sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada pihak-pihak terkait.
1.4. Manfaat
a. .Adanya pengelolaan aset yang lebih baik dapat membantu pengambil keputusan dalam mengambil suatu keputusan yang lebih bijaksana dan lebih tepat.
b. Membantu pihak manajemen untuk merencanakan, memantau dan menghitung aset universitas seperti perkakas, perangkat keras, peralatan kantor, peralatan elektronik, mesin, dan lain-lain dari pembelian sampai penghapusan yang lebih efisiensi. Hal ini sangat memudahkan universitas untuk menyimpan sebuah daftar aset, semua dokumen pembelian secara berurut, biaya-biaya, jumlah, lokasi, digunakan oleh siapa, catatan pelayanan, pencatatan dan perhitungan asuransi, akumulasi depresiasi dan nilai yang berlaku sekarang.
c. Manajemen Aset menyediakan informasi bagi universitas untuk perjalanan aset secara keseluruhan, tidak hanya untuk melihat aset mana saja yang dibeli dan berapa biayanya, aset mana yang digunakan dan bagaimana mereka dimanfaatkan, dimana lokasi mereka, termasuk dalam biaya apa, tetapi juga membantu mencegah hilangnya atau pencurian dari aset tersebut.
d. Mempermudah administrasi dari aset dan hubungannya dengan tugas pencatatan. Semua tugas rutin manajemen termasuk pemeliharaan terhadap kategori aset, transaksinya seperti transfer, depresiasi, penghapusan, disposal, evaluasi ulang, dan penyesuaian keuangan dapat menjadi mudah dengan hanya dengan beberapa klik dan akan sangat menghemat waktu dan pemakai dapat berkarya.
e. Dengan adanya infrastruktur jaringan intranet yang telah menghubungkan setiap unit, maka kebijakan pengelolaan aset dapat dilakukan secara desentralisasi sedangkan sentralisasi data dapat digunakan sebagai kontrol pengelolaan aset.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Metode Rekayasa Sistem
2.1.1 Model-Driven Development Strategy
Model-driven development merupakan strategi pengembangan sistem yang menekankan pada gambaran model sistem untuk membantu memvisualisasi dan menganalisis masalah, mendefinisikan persyaratan bisnis, dan mendesain sistem informasi.
Ada tiga tahapan yang harus dilakukan didalam Model-driven development yaitu: a. Process modeling – berfokus pada proses,
62 http://research.pps.dinus.ac.id b. Data modeling – berfokus pada data
c. Object modeling – teknik yang menyatukan data dan proses menjadi sebuah konstruksi tunggal yang disebut obyek.
2.1.2 Incremental Model
Banyak metode yang dapat digunakan untuk membuat rekayasa perangkat lunak (software engineering) yaitu menggunakan metode konvensional maupun metode berorientasi objek. Penambahan dilakukan pada increment-increment berikutnya. Model ini cocok untuk rekayasa alat bantu yang direkayasa secara bertahap dan moduler sehingga setiap increment akan menghasilkan alat bantu yang dapat difungsikan tanpa menunggu seluruh rekayasa selesai.
2.2. Aset
Pengertian aset adalah aktiva berwujud yang memiliki umur yang lebih panjang dari satu tahun.
Pengertian Asset atau Aset (dengan satu s) yang telah di Indonesiakan secara umum adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai;
a. Nilai ekonomi (economic value), b. Nilai komersial (commercial value) atau
c. Nilai tukar (exchange value); yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu (perorangan).
2.3. Elemen dasar manajemen aset.
Manajemen aset fokus pada pengelolaan aset secara efisien. Beberapa elemen dasar dari manajemen aset adalah:
a. Mengumpulkan informasi detail atas aset.
b. Menganalisa data untuk menentukan prioritas dan mengambil keputusan yang lebih baik atas aset. c. Mengintegrasikan data dan pengambilan keputusan dalam perusahaan.
d. Menghubungkan strategi untuk menunjukkan kebutuhan infrastruktur dalam rangka tujuan pelayanan, anggaran operasi, dan rencana pengembangan modal.
2.4. Penyusutan
Aktiva yang dapat disusutkan adalah aktiva yang:
a. diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi; dan b. memiliki suatu masa manfaat yang terbatas; dan
c. ditahan oleh suatu perusahaan untuk digunakan dalam produksi atau memasok barang dan jasa, untuk disewakan, atau untuk tujuan administrasi.
Masa manfaat dari suatu aktiva yang dapat disusutkan harus diestimasi setelah mempertimbangkan faktor berikut:
a. a. taksiran aus dan kerusakan fisik (physical wear dan tear) b. b. keusangan
c. c. pembatasan hukum atau lainnya atas penggunaan aktiva.
2.5. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Biaya Penyusutan. a. Harga Perolehan (Acquisition Cost).
b. Nilai Residu (Salvage Value).
http://research.pps.dinus.ac.id , 63 2.6. Metode Penyusutan
a. berdasarkan waktu:
1) metode garis lurus (straight line method) 2) metode pembebanan yang menurun
a) metode jumlah angka tahun (sum of the years digit method) b) metode saldo menurun (declining balance method)
b. berdasarkan penggunaan
1) metode jam-jasa (service hours method)
2) metode jumlah unit produksi (productive-output method) c. berdasarkan kriteria lainnya
1) metode berdasarkan jenis dan kelompok (group and composite method) 2) metode anuitas (annuity method)
3) sistem persediaan (inventory method)
3. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET
Kesulitan UMK dalam manajemen aset
Belum ada tools manajemen aset
Pendekatan
Sistem Informasi Manajemen Aset UMK
INCREMENTAL MODEL Lifecycle Asset Management Metode rekayasa perangkat lunak Model-Driven Development Strategy
64 http://research.pps.dinus.ac.id 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.8. Context Diagram Sistem Informasi Manajemen Aset UMK
0 Sisfo Manajemen Aset UMK Yayasan PR_II BAU Unit Kerja dtKebutuhan_aset dtUnitKerja dtKategoriAset dtPengelolaUnit dtJenisAset dtRuang LapKebutuhanAset LapPersetujuanPenghapusan LapPersetujuanPengadaan dtPembelanjaanAset LapPembelanjaan dtPenerimaan_&_Inventarisasi LapInventarisasi LapInventarisasi LapInventarisasi LapInventarisasi dtPenyusutan dtMutasiBarang LapMutasiBarang LapMutasiBarang dtPengajuanPenghapusan LapPenghapusanBarang dtPersetujuanPengadaan LapPersetujuanPenghapusan dtPenghapusanBarang LapPenghapusanBarang LapPenghapusanBarang LapMutasiBarang dtOpnameFisik LapOpnameFisik LapKebutuhanAset LapKebutuhanAset LapPembelanjaan LapPenyusutan LapPenyusutan dtPersetujuanPenghapusan LapPersetujuanPengadaan LapPengajuanPenghapusan LapPengajuanPenghapusan
Gambar 2. Context Diagram Sistem Informasi Manajemen Aset
4.9. Dekomposisi Sistem
http://research.pps.dinus.ac.id , 65 4.10. DFD DFD Level 0 1 Master 2 Pengadaan 3 Penyusutan 4 Mutasi 5 Penghapusan 6 Opname Fisik dbJenis Yayasan BAU Unit Kerja dbOpname PR_II dbUnit dbKategori dbRuang dbJenis dbAjuHapus dbBelanja dbBarang dbAjuan dbSusut dbUnit dbMutasi dbBarang dbHapus dbUnit dbRuang dbBarang dbKategori dbInventaris dbInventaris dbInventaris dtUnitKerja dtPengelolaUnit dtKebutuhan_aset dtKategoriAset dbKategori dtJenisAset dtRuang dbRuang dbJenis dbUnit dbKategori dbUnit dbJenis dbRuang LapInventarisasi LapKebutuhanAset LapPersetujuanPengadaan LapPembelanjaan dtPenerimaan_&_Inventarisasi dtPembelanjaanAset dbAjuan dbBelanja dbBarang dbBarang dtPenyusutan dbSusut dbBarang dbUnit dbMutasi dtMutasiBarang LapMutasiBarang LapMutasiBarang dbBarang dbUnit dbHapus dtPengajuanPenghapusan dbAjuHapus LapPenghapusanBarang LapPenghapusanBarang dtPenghapusanBarang dtPersetujuanPenghapusan LapPenghapusanBarang LapInventarisasi LapPersetujuanPenghapusan dtPersetujuanPengadaan LapKebutuhanAset dtOpnameFisik dbUnit dbRuang dbBarang dbKategori dbJenis dbOpname LapOpnameFisik LapInventarisasi LapKebutuhanAset LapInventarisasi LapMutasiBarang LapPersetujuanPenghapusan LapPembelanjaan LapPenyusutan LapPenyusutan LapPersetujuanPengadaan LapPengajuanPenghapusan LapPengajuanPenghapusan dbInventaris dbInventaris dbInventaris dbInventaris dbInventaris Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
Sisfo Manajemen Aset UMK d:\pasca\tesis\context\ dfd00003.dfd
Sisfo Manajemen Aset UMK Level 0 Aug-31-2008
Analis Sep-07-2008 Analis
66 http://research.pps.dinus.ac.id 4.11. Diagram Relasi Antar Tabel SIM Aset
http://research.pps.dinus.ac.id , 67 4.12. Halaman Utama SIM Aset
Gambar 6. Halaman Utama SIM Aset
4.13. Pembahasan Hasil Pengujian
Metode pengujian yang digunakan untuk menguji program adalah white box dan black box. Metode white
box ini adalah suatu metode desain test case yang menggunakan struktur control desain procedural untuk memperoleh test case. Dengan menggunakan metode pengujian white box, perekayasaan sistem dapat melakukan test case yang dapat :
a. memberikan jaminan bahwa semua jalur independen pada suatu modul telah digunakan paling tidak satu kali.
b. menggunakan semua keputusan logis pada sisi true dan false.
c. mengeksekusi semua loop pada batasan mereka dan pada batas operasional mereka d. menggunakan structural data internal untuk jaminan validitasnya
68 http://research.pps.dinus.ac.id Tabel 1. Perolehan Skor Nilai User
No Responden Jawaban Skor
Nilai SS CS M SM 1. 1 1x0 2x0 3x5 4x0 15 2. 2 1x0 2x1 3x4 4x0 14 3. 3 1x0 2x0 3x4 4x1 16 4. 4 1x0 2x0 3x5 4x0 15 5. 5 1x0 2x0 3x4 4x1 16 6. 6 1x0 2x1 3x4 4x0 13 7. 7 1x0 2x0 3x3 4x2 17 8. 8 1x0 2x0 3x4 4x1 16 9. 9 1x0 2x0 3x5 4x0 15 10. 10 1x0 2x1 3x3 4x1 15 11. 11 1x0 2x0 3x4 4x1 16 12. 12 1x0 2x1 3x4 4x0 14
Nilai rata-rata user = (15 + 14 + 16 + 15 + 16 + 13 + 17 + 16 +15+15+16+14) / 12 = 182 / 12
Nilai rata-rata = 15.16
Prosentase nilai = 15.16 / 20 x 100 %= 75,8 %
Dari hasil perolehan skor dapat disimpulkan bahwa sistem mendapatkan penilaian dengan skor nilai 75.8 % yang artinya sistem layak dan dapat diterima oleh user karena prosentasenya di atas 50 %, dimana merupakan batas ambang antara sistem dapat diterima atau ditolak. Dengan demikian sistem informasi manajemen asset berbasis website ini dapat diterima baik oleh user, sehingga nantinya dapat diterapkan dengan baik untuk mendukung pengelolaan asset pada Universitas Muria Kudus.
Pengujian kualitas informasi telah dilakukan dengan cara melakukan uji terhadap hasil pemrosesan didalam sistem dibandingkan dengan hasil perhitungan manual yang selama ini dilakukan oleh pihak-pihak terkait.
Informasi dikatakan berkualitas jika memenuhi kriteria :
a. Benar (akurat) artinya informasi yang dihasilkan mencerminkan keadaan yang sebenarnya, bukan hasil dari manipulasi data.
b. Tepat waktu, artinya informasi dapat disajikan tepat pada waktunya yaitu pada saat informasi tersebut dibutuhkan oleh pengguna.
http://research.pps.dinus.ac.id , 69 c. Relevan, artinya informasi tersebut tepat guna bagi yang menerima atau pemakai informasi.
d. Lengkap, artinya informasi memberikan semua kebutuhan pengguna yang perlu diketahui.
5.3. PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan pada sistem informasi manajemen asset Universitas Muria Kudus terhadap sistem yang berjalan selama ini, maka penulis dapat mengambil suatu kesimpulan sebagai berikut :
a. Telah dihasilkan sistem informasi manajemen aset berbasis intranet yang dapat mempermudah Universitas dan unit-unit dalam perencanaan anggaran pendapatan dan belanja. Kemudahan tersebut dibuktikan dengan hasil perolehan skor kuesioner, penilaian dengan skor nilai 75.8 % yang artinya sistem layak dan dapat diterima oleh user karena prosentasenya di atas 50 %.
b. Sistem yang dihasilkan dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada pihak-pihak terkait mengenai aset beserta kondisinya, hal ini dibuktikan dari hasil pengujian yang telah dilakukan dengan membandingkan antara perhitungan secara manual dengan perhitungan didalam sistem.
c. Sentralisasi data didalam server intranet dan desentralisasi pengelolaan aset didalam unit-unit sehingga dapat mendokumentasikan setiap kegiatan yang terkait dengan data aset mulai dari pengajuan, pengadaan, penyusutan, mutasi, penghapusan, dan opname fisik aset secara real time. Setiap unit diberikan hak akses untuk dapat mengajukan permohonan pengadaan barang, penempatan, mutasi, penyusutan, penghapusan, dan opname sesuai dengan hak dan wewenang masing-masing.
5.4. Saran
Dengan melihat hasil perancangan dan pengujian sistem diatas, penulis sampaikan beberapa saran yaitu : a. Sistem ini dapat dikembangkan pada pengelolaan asset bergerak.
b. Sistem keamanan dan validasi dalam proses pengadaan, mutasi, penyusutan dan penghapusan masih perlu dikembangkan sehingga tidak terjadi penyalahgunaan hak akses.
c. Dari hasil pengujian meunjuukan bahwa masih adanya kesulitan dalam menjalankan program, hal ini mungkin disebabkan oleh desain interface yang kurang user friendy sehingga perlu dikembangkan lagi agar user lebih mudah didalam menggunakan program.
DAFTAR PUSTAKA
[1] _______, 2008. “Renstra Universitas Muria Kudus”, UMK, Kudus
[2] _______, 2008. “Blueprint Sistem Informasi Manajemen Universitas Muria Kudus Tahun 2009-2014”, UMK, Kudus
[3] Hanif Al Fatta, 2007, “Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern”, Penerbit Andi, Yogyakarta.
[4] http://assetmanagement.wordpress.com/2007/06/14/
[5] Kadir, Terra CH. Triwahyuni, (2003). “Pengenalan Teknologi Informasi” Penerbit Andi, Yogyakarta.
