iyANALISIS STU
iyANALISIS STU
AS
AS
I
I
SISTE
SISTE
M
M
INFO
INFO
R
R
M
M
AS
AS
I
I
KE
KE
SE
SE
HATAB
HATAB
AnalisisAnalisis situasi situasi sistem sistem informasi informasi kesehatan kesehatan dilakukan dilakukan dalam dalam rangka rangka pengembpengembangan angan sistemsistem informasi kesehatan. Sistem informasi kesehatan bukanlah suatu sistem yang berdiri sendiri, informasi kesehatan. Sistem informasi kesehatan bukanlah suatu sistem yang berdiri sendiri, melainkan merupakan bagian fungsional dari sistem kesehatan yang dibangun dari himpunan melainkan merupakan bagian fungsional dari sistem kesehatan yang dibangun dari himpunan atau jaringan sistem-sistem informasi dari level yang paling bawah. Misal: sistem informasi atau jaringan sistem-sistem informasi dari level yang paling bawah. Misal: sistem informasi kesehatan nasional dibangun dari himpunan atau jaringan sistem informasi kesehatan provinsi. kesehatan nasional dibangun dari himpunan atau jaringan sistem informasi kesehatan provinsi. Sistem informasi kesehatan dikembangkan dalam rangka mendukung pencapaian visi dan misi Sistem informasi kesehatan dikembangkan dalam rangka mendukung pencapaian visi dan misi pembangunan kesehatan Indonesia, yaitu Indonesia sehat 2025. Visi dan misi ini tertuang pembangunan kesehatan Indonesia, yaitu Indonesia sehat 2025. Visi dan misi ini tertuang dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang Kesehatan (RPJP-K) yang disusun pada tahun dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang Kesehatan (RPJP-K) yang disusun pada tahun 2005 untuk kurun waktu 20 tahun, dan diuraikan menjadi Rencana Pembangunan Jangka 2005 untuk kurun waktu 20 tahun, dan diuraikan menjadi Rencana Pembangunan Jangka Menengah Kesehatan (RPJM-K) yang dievaluasi setiap 5 tahun. RPJM-K yang berlaku Menengah Kesehatan (RPJM-K) yang dievaluasi setiap 5 tahun. RPJM-K yang berlaku sekarang adalah RPJM-K ke-dua yang berlaku dari tahun 2010 sampai dengan 2014, dengan sekarang adalah RPJM-K ke-dua yang berlaku dari tahun 2010 sampai dengan 2014, dengan visi: Masyarakat Sehat yang Mandiri dan Berkeadilan. Visi ini akan tercapai dengan baik apabila visi: Masyarakat Sehat yang Mandiri dan Berkeadilan. Visi ini akan tercapai dengan baik apabila didukung oleh tersedinya data dan informasi akurat dan disajikan secara cepat dan tepat waktu. didukung oleh tersedinya data dan informasi akurat dan disajikan secara cepat dan tepat waktu. Sehingga dapat dikatakan bahwa pencapaian visi ini memerlukan dukungan sistem informasi Sehingga dapat dikatakan bahwa pencapaian visi ini memerlukan dukungan sistem informasi kesehatan yang dapat diandalkan.
kesehatan yang dapat diandalkan.
Untuk dapat mencapai hal tersebut, maka diperlukan suatu analisis dari sistem informasi Untuk dapat mencapai hal tersebut, maka diperlukan suatu analisis dari sistem informasi kesehatan yang tepat guna, agar sistem informasi kesehatan yang dikembangkan benar-benar kesehatan yang tepat guna, agar sistem informasi kesehatan yang dikembangkan benar-benar dapat mendukung terwujudnya visi “Masyarakat Sehat yang Mandiri dan Berkeadilan”. Analisis dapat mendukung terwujudnya visi “Masyarakat Sehat yang Mandiri dan Berkeadilan”. Analisis situasi yang dilakukan salah satunya dapat menggunakan analisis SWOT. Analisis SWOT yaitu situasi yang dilakukan salah satunya dapat menggunakan analisis SWOT. Analisis SWOT yaitu analisis antarkomponen dengan memanfaatkan deskripsi SWOT setiap komponen untuk analisis antarkomponen dengan memanfaatkan deskripsi SWOT setiap komponen untuk merumuskan strategi pemecahan masalah, serta pengembangan dan atau perbaikan mutu merumuskan strategi pemecahan masalah, serta pengembangan dan atau perbaikan mutu sistem informasi kesehatan secara berkelanjutan.
sistem informasi kesehatan secara berkelanjutan. SWOT merupakan akronim dari S
SWOT merupakan akronim dari Strengthtrength(kekuatan/kond(kekuatan/kondisi isi positif), positif), WWeaknesseakness(kelemahan(kelemahan internal sistem),
internal sistem), Opportunity Opportunity (kesempatan/ peluang sistem), dan (kesempatan/ peluang sistem), dan ThreatsThreats(ancaman/ rintangan/(ancaman/ rintangan/ tantangan dari lingkungan eksternal sistem). Kekuatan yang dimaksud adalah kompetensi tantangan dari lingkungan eksternal sistem). Kekuatan yang dimaksud adalah kompetensi khusus yang terdapat dalam sistem, sehingga sistem tersebut memiliki keunggulan kompetitif di khusus yang terdapat dalam sistem, sehingga sistem tersebut memiliki keunggulan kompetitif di pasaran. Kekuatan dapat berupa: sumber daya, keterampilan, produk, jasa andalan, dan pasaran. Kekuatan dapat berupa: sumber daya, keterampilan, produk, jasa andalan, dan sebagainya yang membuatnya lebih kuat dari pesaing dalam memuaskan kebutuhan dan sebagainya yang membuatnya lebih kuat dari pesaing dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan dan masyarakat di dalam atau di luar sistem. Kelemahan adalah keinginan pelanggan dan masyarakat di dalam atau di luar sistem. Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam hal sumber daya, keterampilan dan kemampuan yang keterbatasan atau kekurangan dalam hal sumber daya, keterampilan dan kemampuan yang menjadi penghalang serius bagi penampilan kerja sistem informasi kesehatan. Adapun peluang menjadi penghalang serius bagi penampilan kerja sistem informasi kesehatan. Adapun peluang adalah berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi sistem tersebut, sedangkan adalah berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi sistem tersebut, sedangkan ancaman/tantangan merupakan kebalikan dari peluang. Tantangan yang mungkin muncul ancaman/tantangan merupakan kebalikan dari peluang. Tantangan yang mungkin muncul sehubungan dengan pengembangan sistem informasi kesehatan pada dasarnya berasal dari sehubungan dengan pengembangan sistem informasi kesehatan pada dasarnya berasal dari dua perubahan besar yaitu tantangan dari otonomi daerah dan tantangan dari globalisasi. dua perubahan besar yaitu tantangan dari otonomi daerah dan tantangan dari globalisasi. Dengan demikian ancaman/tantangan adalah faktor-faktor lingkungan yang tidak Dengan demikian ancaman/tantangan adalah faktor-faktor lingkungan yang tidak menguntungkan sistem.
menguntungkan sistem. Analisis
Analisis SWOT SWOT dapat dapat merupakan merupakan alat alat yang yang ampuh ampuh dalam dalam melakukan melakukan analisis analisis strategisstrategis.. Keampuhan tersebut terletak pada kemampuan untuk memaksimalkan peranan faktor kekuatan Keampuhan tersebut terletak pada kemampuan untuk memaksimalkan peranan faktor kekuatan dan memanfaatkan peluang serta berperan untuk meminimalisasi kelemahan sistem dan dan memanfaatkan peluang serta berperan untuk meminimalisasi kelemahan sistem dan menekan dampak ancaman yang timbul dan harus dihadapi. Analisis SWOT dapat diterapkan menekan dampak ancaman yang timbul dan harus dihadapi. Analisis SWOT dapat diterapkan dalam tiga bentuk untuk membuat keputusan strategis, yaitu:
dalam tiga bentuk untuk membuat keputusan strategis, yaitu: 1.
1. Analisis SWOT memungAnalisis SWOT memungkinkan penggunaan kinkan penggunaan kerangka berfikir yang logis kerangka berfikir yang logis dan holistik yangdan holistik yang menyangkut situasi dimana organisasi berada, identifikasi dan analisis berbagi alternatif yang menyangkut situasi dimana organisasi berada, identifikasi dan analisis berbagi alternatif yang layak untuk dipertimbangkan dan menentukan pilihan alternatif yang diperkirakan paling ampuh. layak untuk dipertimbangkan dan menentukan pilihan alternatif yang diperkirakan paling ampuh. 2.
2. Pembandingan secara sistematis antara Pembandingan secara sistematis antara peluang dan peluang dan ancaman eksternal di ancaman eksternal di satu pihak, sertasatu pihak, serta kekuatan dan kelemahan internal di pihak lain.
kekuatan dan kelemahan internal di pihak lain. 3.
3. Analisis SWOT tidak Analisis SWOT tidak hanya terletak pada hanya terletak pada penempatan organisasi pada penempatan organisasi pada kuadran tertentu kuadran tertentu akanakan tetapi memungkinkan para penentu strategi organisasi untuk melihat posisi organisasi yang tetapi memungkinkan para penentu strategi organisasi untuk melihat posisi organisasi yang sedang dianalisis tersebut secara menyeluruh dari aspek produk/ jasa/ informasi yang dihasilkan sedang dianalisis tersebut secara menyeluruh dari aspek produk/ jasa/ informasi yang dihasilkan dan pasar yang dilayani.
dan pasar yang dilayani.
Dalam melakukan analisis situasi menggunakan analisis SWOT, maka langkah-langkahnya Dalam melakukan analisis situasi menggunakan analisis SWOT, maka langkah-langkahnya adalah:
adalah: 1.
1. Langkah 1: Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan Identifikasi kelemahan dan ancaman yang ancaman yang paling mendesak untuk paling mendesak untuk diatasi secaradiatasi secara umum pada semua komponen.
umum pada semua komponen. 2.
2. Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk peluang yang diperkirakan cocok untuk mengatasimengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
3. Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Pola Analisis SWOT seperti berikut.
Gambar 1. Pola Deskripsi dalam Analisis SWOT
Pada waktu mengidentifikasikan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dalam sistem informasi kesehatan, perlu diingat bahwa kekuatan dan kelemahan merupakanfaktor internal yang perlu diidentifikasikan di dalam sistem, sedangkan peluang dan ancaman merupakan faktor eksternal yang harus diidentifikasi dalam lingkungan eksternal sistem. Lingkungan eksternal suatu sistem informasi kesehatan dapat berupa: pemerintah, masyarakat luas, stakeholder internal dan eksternal, dan pesaing. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran.
Mas ukan
termasuk fisik dan non fisik. Masukan fisik berupa sumber daya manusia, pembiayaan, sarana-prasarana, metode, hardware dan software pendukung, market dan manajemen waktu (7M=man, money, material, methode, machine, market dan minute). Masukan non fisik berupa data kesehatan.Proses
berupa pengelolaan sistem (data) hingga menjadi informasi, termasuk tatapamong, manajemen dan kepemimpinan, dan kerja sama.K eluaran
berupa jenis informasi yang dihasilkan, termasuk model dan media informasi, publikasi, dan pengguna informasi.4. Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan program secara berkelanjutan. Analisis untuk pengembangan strategi pemecahan masalah dan perbaikan/pengembangan program itu digambarkan pada Gambar 2.
Gambar 2. Analisis SWOT untuk Pengembangan Strategi
5. Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.
Hasil analisis SWOT dimanfaatkan untuk menyusunan strategi pemecahan masalah, serta pengembangan dan atau perbaikan mutu sistem secara berkelanjutan. Jika kekuatan lebih besar dari kelemahan, dan peluang lebih baik dari ancaman, maka strategi pengembangan sebaiknya diarahkan kepada perluasan/pengembangan sistem, sedangkan jika kekuatan lebih kecil dari kelemahan, dan peluang lebih kecil dari ancaman, maka sebaiknya strategi pengembangan lebih ditekankan kepada upaya konsolidasi ke dalam, melakukan penataan sistem dan organisasi secara internal dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang ada, dan mereduksi kelemahan di dalam dan ancaman dari luar. Analisis itu dapat digambarkan sebagai berikut.
Gambar 3. Analisis SWOT dan Prioritas Strategi Pengembangan
Langkah-langkah Analisis SWOT di atas dikenal dengan model David (2004), yaitu matriks Threats-Opportunity-Weakness-Strength (TOWS), merupakan perangkat pencocokan yang penting dan dapat membantu pengelola sistem mengembangkan empat tipe strategi: strategi SO Opportunity ), strategi WO (Weakness-Opportunity ), strategi ST (Strength-Threats) dan strategi WT (Weakness-Threats ). Mencocokkan faktor-faktor eksternal dan internal kunci, merupakan bagian yang sangat sulit dalam mengembangkan matriks TOWS dan memerlukan penilaian yang baik dan tidak ada sekumpulan kecocokan yang paling baik.
Strategi SO (Strength-Opportunity ), yaitu strategi kekuatan-peluang, menggunakan kekuatan internal sistem untuk memanfaatkan peluang eksternal sistem. Strategi WO ( Weakness-Opportunity ), yaitu strategi kelemahan-peluang, bertujuan untuk memperbaiki kelemahan dengan memanfaatkan peluang eksternal. Strategi ST ( Strength-Threats ), yaitu strategi kekuatan-ancaman, menggunakan kekuatan sistem untuk menghindari atau mengurangi dampak ancaman eksternal. Strategi WT ( Weakness-Threats ), yaitu strategi kelemahan-ancaman, merupakan strategi defensif yang diarahkan untuk mengurangi kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal.
Contoh penerapan deskripsi SWOT pada sistem informasi kesehatan nasional berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan (tahun 2012) pada Pusat Data dan Informasi, dan unit-unit lain di Kementerian Kesehatan, serta unit di luar sektor kesehatan maka diketahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam sistem informasi kesehatan, seperti tampak dalam tabel di bawah ini. Hasil deskripsi ini kemudian dianalisis dan selanjutnya dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam penyusunan rencana jangka menengah pengembangan dan penguatan sistem informasi kesehatan nasional selanjutnya.
STRENGTH ( KEKUATAN ) WEAKNESSES ( KELEMAHAN )
Indonesia telah memiliki beberapa
legislasi terkait SIK (UU Kesehatan, SKN, Kebijakan dan strategi
pengembangan SIKNAS dan SIKDA).
Tenaga pengelola SIK sudah mulai
tersedia pada tingkat Pusat, Provinsi dan Kabupaten/Kota.
Infrastruktur teknologi informasi dan
komunikasi tersedia di semua Provinsi dan hampir seluruh Kabupaten/kota
Indikator kesehatan telah tersedia. Telah ada sistem penggumpulan
data secara rutin yang bersumber dari fasilitas kesehatan pemerintah dan masyarakat.
Telah ada inisiatif pengembangan
SIK oleh beberapa fasilitas kesehatan seperti Rumah Sakit, Puskesmas dan Dinas Kesehatan, untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri.
Diseminasi data dan informasi telah
dilakukan, contohnya hampir semua Provinsi dan Kabupaten/kota dan Pusat menerbitkan profil kesehatan.
SIK masih terfragmentasi (belum
terintegrasi) dan dikelola berbagai pihak sehingga terdapat “pulau-pulau informasi”.
Legislasi yang ada belum kuat untuk
mendukung integrasi SIK.
Tidak terdapatnya penanggung
jawab khusus SIK (petugas SIK umumnya masih rangkap jabatan).
Tenaga Pengelola SIK umumnya
masih kurang diakui perannya, pengembangan karir tidak jelas dan belum ada jabatan fungsionalnya.
Terbatasnya anggaran untuk
teknologi informasi dan komunikasi khususnya untuk pemeliharaan.
Indikator yang digunakan sering
kurang menggambarkan “subjek” yang diwakili.
Belum terbangunnya mekanisme
aliran data kesehatan baik lintas program (Pusat, Provinsi,
Kabupaten/Kota) maupun lintas sektor.
Masih lemahnya mekanisme
monitoring, evaluasi dan audit SIK.
Kualitas data masih bermasalah (tidak
akurat, lengkap, tepat waktu)
Penggunaan data/informasi oleh
pengambil keputusan dan masyarakat masih sangat rendah
OPPORTUNITIES ( PELUANG ) THREATHS ( ANCAMAN )
Kesadaran akan permasalahan
kondisi SIK dan manfaat eHealth mulai meningkat pada semua pemangku kepentingan terutama pada tingkat manajemen
Kementerian Kesehatan.
Telah ada peraturan
perundang-undangan terkait informasi dan TIK.
Terdapatnya kebijakan perampingan
struktur dan pengkayaan fungsi, memberikan peluang dalam
pengembangan jabatan fungsional pengelolaan SIK.
Terdapat jenjang pendidikan
informasi kesehatan yang bervariasi dari diploma hingga sarjana di
perguruan tinggi.
Para donor menitik beratkan program
pengembangan SIK.
Dengan Otonomi daerah, terkadang
pengembangan SIK tidak menjadi prioritas.
Rotasi tenaga SIK di fasilitas
kesehatan Pemerintah tanpa
perencanaan dan koordinasi dengan Dinas Kesehatan telah menyebabkan hambatan dalam pengelolaan SIK.
Sebagian program kesehatan yang
didanai oleh donor mengembangkan sistem informasi sendiri tanpa
dikonsultasikan atau dikoordinasikan sebelumnya dengan Pusat Data dan Informasi dan pemangku
kepentingannya.
Komputerisasi data kesehatan
terutama menuju data individu (disaggregate) meningkatkan risiko terhadap keamanan dan kerahasiaan
Registrasi vital telah dikembangkan
oleh Kementerian Dalam Negeri dan telah mulai dengan proyek
percobaan di beberapa Provinsi.
Adanya inisiatif penggunaan nomor
identitas tunggal penduduk oleh Kementerian Dalam Negeri yang merupakan peluang untuk
memudahkan pengelolaan data sehingga menjadi berkualitas.
Kebutuhan akan data berbasis bukti
meningkat khususnya untuk anggaran (perencanaan) yang berbasis kinerja.
sistem TIK.
Kondisi geografis Indonesia yang
sangat beragam dimana infrastruktur masih sangat lemah di daerah
terpencil sehingga menjadi hambatan modernisasi SIK.
Daftar Pustaka:
Departemen Kesehatan RI. 2005. Pedoman Dasar Penyeliaan Jaminan Mutu Di Puskesmas . Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Kesehtan Masyarakat.
Departemen Kesehatan RI. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Daerah Kabupaten/Kota (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 932 tahun
2002), Cetakan Kedua. Jakarta.
Departemen Kesehatan RI. 2009. Rencana Pembangunan Jangka Panjang Bidang Kesehatan 2005 – 2025. Jakarta: Depkes RI. http://www.depkes.go.id .
Kepmenkes RI No. 192/MenKes/SK/VI/2012 tantang Roadmap Rencana Aksi Penguatan Sitem Informasi Kesehatan Indonesia.
Kementerian Kesehatan RI. 2010. Rencana Strategis Kementerian Kesehatan tahun 2010 – 2014. Jakarta: Kementrian Kesehatan RI. http://www.depkes.go.id .
Sabarguna, Boy; Safrizal, Heri. 2007. Master Plan Sistem Informasi Kesehatan . Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng-DIY.
Siagian S.P. 2004. Manajemen Strategik , Cetakan ke-lima. Jakarta: PT Bumi Aksara. Sulaeman E,S. 2011. Manajemen Kesehatan, Teori dan Praktek di Puskesmas . Jogjkarta: Gadjah Mada University Press.
SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)
Fakultas Kesehatan Masyarakat,
Absract Background: SP2TP is to meet the needs of administration at the higher level in order to develop, determine policies and utilized by health centers to improve efforts of health centers, through planning, mobilization, execution, monitoring, control and assessment. Based on the results of the initial survey SP2TP in Dompu has not been maximal. Therefore it is necessary to study the system of integrated recording and reporting of health centers (SP2TP) in the area of health services in Dompu Regency. Methods: This research is a qualitative descriptive located in all district health centers in Dompu Regency. Data was collected through interviews with the study subjects of ten people in the board of integrated recording and reporting system of health centers in each health center and health department. Results: The study results indicated that the reporting was still done manually; it still focused on disease patterns and the most 10 diseases. The submitted report was incomplete because there was no coordination, guiding book, difficult transportation, electrical disturb, Feedback was given orally. In terms of data quality SP2TP was still low. This was proven by the low completeness and timeliness for report delivery. While the use of data and information was still focused on the annual profiling. Conclusion: the difficult accessibility of health centers with the Health Service made report shipping incomplete and not timely. Keywords: System reporting, system recording, SP2 TP
1. PENDAHULUAN Sistem informasi puskesmas (SIMPUS) dan sistem pelaporan terpadu SIMPUS (SPT SIMPUS) telah dikembangkan diberbagai jajaran dinas kesehatan kabupaten yang ada di Indonesia. SIMPUS merupakan perangkat lunak yang digunakan puskesmas untuk merekam data kunjungan pasien rawat jalan. Data kunjungan pasien disimpan dan digunakan untuk membuat data peleporan pada periode waktu tertentu yang selanjutnya data tersebut dikirimkan ke dinas kesehatan. Data pelaporan antar puskesmas di tingkat kabupaten memiliki struktur data yang sama. SPT SIMPUS merupakan sistem informasi yang digunakan di tingkat dinas kesehatan. Sistem ini dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dinas kesehatan dalam mengelola data-data yang dimiliki1 . Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di masyarakat (SK Menkes No 63/Menkes/SK/11/1981)2 . Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) adalah tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan puskesmas, meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai oleh puskesmas3 . Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) dikirim ke dinas kesehatan kabupaten atau kota setiap awal bulan. Dinas kesehatan kabupaten atau kota mengolah kembali laporan puskesmas dan mengirimkan umpan baliknya ke dinas kesehatan provinsi dan departemen kesehatan pusat. 28 ISSN : 1978-0575 KESMAS Vol. 7 No. 1, Maret 2013 : 1 - 54 Feed back terhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program4 . Jenis dan periode laporan yaitu (1) Bulanan, data kesakitan, data kematian, data operasional (gizi, imunisasi, KIA, KB, dsb.), data manajemen obat, (2) Triwulan, data kegiatan puskesmas, (3) Tahunan, umum dan fasilitas, sarana, dan tenaga3 . Pemanfaatan data sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) untuk memenuhi kebutuhan administrasi pada jenjang yang lebih tinggi dalam rangka pembinaan, penetapan kebijaksanaan dan dimanfaatkan oleh puskesmas untuk peningkatan upaya kesehatan puskesmas, melalui perencanaan, penggerakan, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian3 . Selain itu berfungsi untuk petugas di tingkat puskesmas lebih bertanggung jawab dalam mencatat seluruh upaya kesehatan yang dilaksanakannya dan melaporkan secara teratur dan tepat waktu serta mampu memanfaatkan data dan informasi dari data sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) sehingga dapat memberikan umpan balik5 . Berdasarkan hasul studi pendahuluan dan wawancara dengan pengurus sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) di Dinas Kesehatan Kabupaten Dompu, yang dilakukan pada bulan Juni 2012 permasalahan yang ada di beberapa Puskesmas Dompu adalah
(1) Keterlambatan dalam pengiriman laporan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) oleh petugas puskesmas sehingga menyulitkan pencatatan; (2) Data tentang gizi, KIA, imunisasi (LB3) yang dikirim masih kurang lengkap; (3) Penanggung jawab data sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) di puskesmas pembantu tidak mengirimkan data pada dinas kesehatan; (4) Tidak ada koordinasi antara pengelola sistem pelaporan dengan petugas di puskesmas tentang waktu yang ditetapkan dalam pengiriman laporan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Menelaah latar belakang diatas, maka peneliti ingin mengetahui sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di wilayah Dinas Kesehatan
2. METODE Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Penelitian dilaksanakan di Dinas Kesehatan dan Puskesmas Dompu, Kecamatan Dompu, Kabupaten Dompu Provinsi NTB pada bulan November-Desember 2012. Objek penelitian adalah SP2TP di wilayah Dinas Kesehatan Kabupaten Dompu. Subjek penelitian dalam penelitian adalah pengurus SP2TP masing-masing 1 staf di 9 puskesmas dan 1 staf di dinas kesehatan. Alat penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah menggunakan pedoman wawancara dengan menggunakan metode triangulasi sumber6 . Variabel di dalam penelitian ini adlah variabel tunggal yang meliputi pencatatan, pelaksanaan, pengawasan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) di wilayah Dinas Kesehatan.
3. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian Luas wilayah Kabupaten Dompu 2.324,55 km2 dengan ketinggian kota berkisar antara 15-62 meter di atas permukaan laut. Wilayah administrasi Kabupaten Dompu terbagi menjadi delapan kecamatan, dan tujuh puluh sembilan kelurahan/desa. Kecamatan Dompu yang luasnya adalah 223,27 km2 , Kecamatan Woja 301,16 km2 ,
Kecamatan Hu’u 186,50 km2 , Kecamatan Kempo 29KESMAS ISSN : 1978-0575 Sistem Pencatatan
dan Pelaporan Terpadu …… (Nurul Dwi Suryani) 191,67 km2 , Kecamatan Kilo 235,00 km2 ,
Kecamatan Pajo 135,32 km2 , Kecamatan Manggelewa 176,46 km2 , dan Kecamatan Pekat adalah kecamatan terluas yaitu 943,22 km2 dan terjauh dari ibu kota kabupaten. Sebagian besar wilayah Kabupaten Dompu merupakan dataran rendah yang digunakan sebagai lahan perkebunan, hutan, persawahan dan pemukiman. Daratan Kabupaten Dompu dialiri oleh 1 22 sungai yang pada umumnya dimanfaatkan untuk pengairan lahan pertanian. Kondisi geografis wilayah Kabupaten Dompu sebagian besar merupakan daerah pegunungan, perbukitan, daerah pantai dan rawa-rawa, masih banyaknya jumlah penduduk miskin dan keterbatasan kemampuan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Pencatatan Hasil wawancara mekanisme pencatatan laporan SP2TP sebelum dikirim ke Dinas Kesehatan, diambil di masing-masing program, data kesakitan (LB1), KIA, gizi, imunisasi, P2M (LB3), dan data kegiatan puskesmas (LB4). Lalu dilengkapi oleh puskesmas baru dikirim ke dinas kesehatan setiap bulannya dan semua laporan dikerjakan secara manual. Pelaporan Hasil wawancara apakah laporan SP2TP yang dikirim sudah lengkap, yang dijelaskan oleh responden berdasarkan hasil wawancara laporan SP2TP yang dikirim ada beberapa yang tidak lengkap. Hasil wawancara kesulitan yang dihadapi kaitannya SP2TP, pencatatan dilakukan secara manual, tidak ada koordinasi, keterlambatan dalam pengiriman laporan, tidak ada buku petunjuk, seperti yang dijelaskan oleh responden. Pelaksanaan Berdasarkan hasil wawancara dengan responden, pelaksanaan SP2TP di tingkat puskesmas adalah diketahui bahwa pelaksanaan SP2TP cukup membantu untuk mengumpulkan data karena dilaksanakan dengan baik oleh tenaga SP2TP di tiap puskesmas, meskipun ada beberapa yang mengatakan bermasalah sebagaimana hasil wawancara. Hasil wawancara tentang upaya yang dilakukan agar pengiriman laporan SP2TP tepat waktu, sebagaimana yang dijelaskan oleh responden, karena masing-masing puskesmas selalu berusaha menghimbau secara lisan maupun dihimbau dalam setiap kegiatan seperti rapat minilokarya yang diadakan setiap bulannya, sehingga dapat dikerjakan semaksimal mungkin oleh tiap-tiap program. Pengawasan Hasil wawancara tentang pengawasan yang dilakukan dalam rangka menjaga kelancaran pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) sudah berjalan di tiap puskesmas di Kabupaten Dompu, seperti yang dijelaskan oleh responden. Hasil wawancara tentang apakah laporan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) yang dikirim ke dinas kesehatan dilakukan analisis, setiap laporan yang masuk ke dinas kesehatan selalu dilakukan analisis terutama tentang adanya peningkatan kasus seperti yang dijalaskan oleh responden.
B. Pembahasan SP2TP adalah tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan puskesmas, meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana, kegiatan pokok yang dilakukan, dan hasil yang dicapai oleh puskesmas7. SP2TP meliputi pencatatan, pelaporan, pelaksanaan, pengawasan. Dari hasil wawancara dengan pengurus SP2TP di wilayah Dinas Kesehatan Dompu diketahui bahwa : 30 ISSN : 1978-0575 KESMAS Vol. 7 No. 1, Maret 2013 : 1 - 54 1. Pencatatan Pencatatan SP2TP ditiap puskesmas di Kabupaten Dompu diambil dari masing-masing program yaitu laporan bulanan data kesakitan (LB1), laporan bulanan pemakaian dan lembar permintaan obat (LB2), laporan gizi, KIA, imunisasi dan pemberantasan penyakit menular (LB3), serta laporan bulanan kegiatan puskesmas (LB4) dan dilengkapi oleh puskesmas baru dikirim ke dinas kesehatan setiap bulannya tiap tanggal 10 dan semua laporan dikerjakan secara manual. Pencatatan seperti itu sangat kurang efisien karena ada kesulitan menunggu kecepatan pengumpulan laporan dari teman-teman program KIA, gizi, imunisasi, semua program puskesmas dan mempersulit petugas dan kelemahannya data tentang kesehatan tidak menyeluruh, koordinasi antar tim kesehatan tidak ada, dan layanan kesehatan yang tuntas sulit dilakukan. Setiap petugas kesehatan dituntut membuat pencatatan yang baik, sistematis, jelas, ringkas, dan mengacu pada intervensi yang diberikan tentang data kesehatan2 . Kegiatan
program akan menghasilkan data. Data perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data adalah data siap pakai sehingga dapat dipresentasikan dalam bentuk tabel, grafik, atau dilaporkan dalam bentuk naratif. Data yang disajikan tersebut adalah informasi tentang pelaksanaan program dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas4 . 2. Pelaporan Pelaporan SP2TP yang dilakukan dan dikirim sudah lengkap, tapi ada beberapa yang tidak lengkap, permasalahannya adalah keterlambatan pengiriman laporan dari puskesmas pembantu karena tidak ada koordinasi tentang waktu dalam pengumpulan laporan, tidak ada buku petunjuk, masalah transportasi, mati lampu, tidak ada honor khusus. Data dan informasi yang lengkap sangat dibutuhkan oleh tiap pengguna informasi dengan adanya keterlambatan mempengaruhi tepat tidaknya keputusan yang dibuat oleh para pengambil keputusan karena sangat bergantung dari informasi yang didapat dan informasi yang dihasilkan tidak lengkap dan salah maka pengambilan keptusan akan menjadi tidak tepat dan salah sasaran. Data dan informasi yang lengkap akan membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan bermanfaat baik jangka pendek maupun jangka panjang8 . Pelaporan adalah lebih bersifat objektif yang dilaporkan terinci dan disampaikan secara jelas dan lengkap. Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan tentang hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan dan pelaporan sebagai alat komunikasi yang penting antar petugas kesehatan dalam melakukan kegiatan ini diperlukan data informasi yang tepat, akurat, tanpa adanya hal tersebut kegiatan pelaporan akan diragukan kebenarannya3 . 1. Laporan bulanan data kesakitan (LB1), laporan bulanan pemakaian dan lembar permintaan obat (LB2), laporan gizi, KIA, imunisasi dan pemberantasan penyakit menular (LB3), serta laporan bulanan kegiatan puskesmas (LB4). 2. Laporan tahunan data dasar (LT1), laporan tahunan data kepegawaian (LT2), dan laporan tahunan data peralatan (LT3)5 . 3. Pelaksanaan SP2TP harus dikirim paling telat tanggal 10 ditiap bulannya ke Dinas Kesehatan, yang dilakukan dan dikirim oleh Puskesmas ke Dinas Kesehatan pengiriman laporan sebelum tanggal 10 ditiap bulannya. Pelaksanaan SP2TP di Puskesmas Kabupaten Dompu cukup membantu 31KESMAS ISSN : 1978-0575 Sistem Pencatatan dan
Pelaporan Terpadu …… (Nurul Dwi Suryani) untuk mengumpulkan data karena dilaksanakan dengan
baik oleh tenaga SP2TP di tiap puskesmas dan tepat waktu dalam pengiriman ke Dinas Kesehatan karena dikirim sebelum tanggal 10 ditiap bulannya dan masingmasing puskesmas selalu berusaha menghimbau secara lisan maupun dihimbau dalam setiap kegiatan seperti rapat minilokakarya yang diadakan setiap bulannya. Pelaksanaan SP2TP berdasarkan keputusan Direktur Jendral dalam pelaksanaan pembinaan Kesehatan Masyarakat nomor 590/BM/DJ/INFO/V/1996 tentang penyederhanaan SP2TP, formulir laporan telah disederhanakan dalam upaya untuk mengurangi beban kerja bagi petugas puskesmas, diharapkan tidak adanya laporan lain dari puskesmas selain SP2TP, dan data atau variabel yang dilaporkan diharapkan dapat dipercaya serta dapat diterima tepat waktu5 . Tujuan dari sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas yaitu, tersedianya data (keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu, dan mutakhir secara teratur), terlaksana pelaporan data tersebut secara teratur di bergagai jenjang administrasi sesuai dengan yang berlaku, pemanfaatan data tersebut untuk pengambilan keputusan7
4. Pengawasan Pengawasan yang dilakukan pada SP2TP sudah berjalan di tiap puskesmas di kabupaten dompu karena setiap laporan yang masuk ke dinas kesehatan selalu dilakukan analisis oleh pengurus SP2TP di Dinas Kesehatan te rutama tentang adanya peningkatan 10 kasus penyakit, walaupun sudah adanya analisis dari Dinas Kesehatan dan pengawasan oleh Kepala Puskesmas, laporan SP2TP yang dikirim ke Dinas Kesehatan tetap memiliki permasalahan terutama tentang kelengkapan laporan yang dikirim oleh puskesmas, Pengawasan adalah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap setiap penampilan pegawai untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam rencana atau suatu proses untuk mengukur penampilan suatu program yang kemudian dilanjutkan dengan mengarahkannya sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai, pengawasan dengan menggunakan pengukuran hasil kinerja aktual pegawai yaitu: 1. Pengamatan (observasi) secara pribadi yang dilakukan pimpinan yang memantau aktivitas pegawai di wilayah kerja puskesmas. 2. Laporan lisan dapat berupa wawancara, pertemuan kelompok. mengandung kelebihan tertentu karna informasi ditransisi secara lisan dan di dalamnya terdapat kontak pribadi. 3. Laporan tertulis digunakan untuk memperoleh keterangan atau hasil pekerjaan yang mencakup data yang komprehensif dan bermanfaat untuk penyusunan statistik. 4. Inspeksi dengan menggunakan pembanding kualitas pelayanan kesehatan dengan standar layanan kesehatan9 . 4. SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka proses kegiatan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) yang ada di tiap Puskesmas Kabupaten Dompu dapat disimpulkan sebagai berikut: 32 ISSN : 1978-0575 KESMAS Vol. 7 No. 1, Maret 2013 : 1 - 54 1. Pencatatan Pencatatan pada laporan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) semua puskesmas di Kabupaten Dompu dalam pekerjaannya masih bersifat manual. 2. Pelaporan Pelaporan pada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) masih belum lengkap karna tidak ada koordinasi, tidak ada buku petunjuk, sulit transportasi, mati lampu, tidak ada honor khusus. 3. Pelaksanaan Pelaksanaan pada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) masih ada yang bermasalah karena belum lengkap dan belum tepat waktu dalam pelaporannya. 4. Pengawasan Pengawasan pada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) sudah dilakukan di tiap puskesmas di Kabupaten Dompu karena setiap laporan yang masuk ke dinas kesehatan selalu dilakukan analisis tapi tidak dapat membantu dalam kelengkapan laporan yang dikirim oleh puskesmas. B. Saran Dari hasil kesimpulan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) maka saran yang diberikan adalah buku petunjuk pemanfaatan dan pengolahan SP2TP, tiap puskesmas agar menerapkan aturan-aturan yang ada seperti pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) berdasarkan keputusan Direktur Jendral dalam pelaksanaan pembinaan Kesehatan Masyarakat nomor 590/BM/DJ/INFO/V/1996 tentang penyederhanaan SP2TP dengan adanya buku petunjuk pekerjaan akan lebih efektif dan efisien. DAFTAR PUSTAKA 1. Wijaya, R.R., Ifada, N., Achmad, J., "Perancangan dan Pengembangan Sistem Pelaporan Terpadu Sistem Informasi Puskesmas (SPT SIMPUS) Dengan Metode BPR", Jurnal Ilmiah Kursor, 5. Hal. 94, 2009. 2. Rajab, W., Epidemiologi Untuk Mahasiswa Kebidanan, Edisi pertama, EGC, Jakarta. Hal. 166-169, 2009. 3. Effendy, N., Keperawatan Kesehatan Masyarakat, Edisi kedua, EGC, Jakarta. Hal 185-187, 1998. 4. Muninjaya, A.A., Manajemen Kesehatan, Edisi kedua, EGC, Jakarta. Hal. 96,139,162. 2004. 5. Departemen Kesehatan RI, Petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan Data SP2TP. Jakarta. Hal. 1-3, 1997. 6. Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D, Alfabeta, Bandung. Hal. 241, 274, 2011. 7. Purwandari, A., Ilmu Kesehatan Masyarakat Dalam Konteks Kebidanan, EGC, Jakarta. 44-45, 2011. 8. Muljo, H.H., Setiawan, J., Darmadi, H., "Sistem Informasi Pelayanan Puskesmas Terpadu", Jurnal Piranti Warta, 11. Hal. 357, 359, 2008. 9. Sulaeman, E.S., Manajemen Kesehatan, Edisi kedua, Universitas Gajah mada, Yogyakarta. Hal. 46, 307, 2011.
PENCATATAN DAN PELAPORAN DALAM KESEHATAN
MASYARAKAT
PENCATATAN DAN PELAPORAN DALAM KESEHATAN MASYARAKAT
1.1
Pengertian pencatatan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas
dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita
film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan : 253).
Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.
Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan
hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut (syahlan : 256).
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa
ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak
akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data
dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan
benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah
organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau
perkembangan organisasi tersebut.
Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem
PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.
Sistem Pencatatan Tradisional adalah system pencatatan yang memiliki catatan
masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem ini
masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi dsb)
mempunyai catatan sendiri – sendiri secara terpisah. Keuntungan system ini adalah
pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan system ini adalah data
tentang
kesehatan
yang
terkumpul
kurang
menyeluruh,
koordinasi
antar
petugaskesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan
tuntassulit dilakukan.
Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan yang berorientasi pada
Masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan system ini adalah kerjasama
antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara
menyeluruh.Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data
kesehatan sebaik mungkin.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa
pencatatan dan pelaporan merupakan :
1.
Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan
yangdiperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dapahami isinya.
2.
Salah
satu
kegiatan
administrasi
kesehatan
yang
harus
dikerjakan
dandipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.
3.
Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi
sebagaialat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi
dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas juga
merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah
informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam
penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data
yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah
informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan
masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar
menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:
(1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;
(2) analisis; dan
(3) pemanfaatan.
Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang
berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke
dalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas
menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk
arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan
Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke
masing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan
Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan
Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi
pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan
mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan
tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat
tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan
terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan lingkungan, peran
serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan
puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan
memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi
harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008).
Untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas,
standar mutu (Input, Proses, Lingkungan dan Output ) perlu dikaji dan dirumuskan
kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya
perlu ditingkatkan.
1.2 Metode Penelitian Dalam Pencatatan Dan Pelaporan
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus
dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi
sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan
dan pelaporan puskesmas.
1. Manfaat pencatatan adalah sebagai berikut :
1.
Memberi informasi tentang keadaan masalah atau kegiatan
2.
Sebagai bukti dari suatu kegiatan atau peristiwa
3.
Bahan proses belajar dan bahan penelitian
4.
Sebagai pertanggungjawaban
5.
Bahan pembuatan laporan
6.
Perencanaan, pelaksaan, dan evaluasi
7.
Bukti hukum
8.
Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta mengingatkan kegiatan peristiwa
khusus.
2. Bentuk pencatatan berdasarkan isi meliputi :
1. Catatan tradisional : berisi hal-hal yang didengar dan dilakukan oleh pencatat secara
tidak sistematis, tidak lengkap dan biasanya berupa catatan harian.
2. Catatan sistematis : menggambarkan pola keadaan, masalah dan langkah pemecahan
masalah.
Batasan dari pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut :
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan
adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga
kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa
laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan
pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan
data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang
berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan
dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan
satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data
kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan
menggunakan format yang telah ditetapkan.
1.3 Macam-macam Pencatatan
Model naratif atau narasi.
Sering di sebut tekhnik pencatatan yang berorientasi pada sumber data.
Keuntungan:
1.
Sudah di kenal
2.
Udah di kombinasikan dengan cara dokumentasi lain
3.
Jika di tulis dengan tepat bisa mencakup seluruh keadaan pasien
4.
Mudah di tulis
Kekurangan
1.
Tidak terstruktur dan simpang siur datanya.
2.
Perlu banyak waktu
3.
Terbatas dengan kemampuan pelayanan kesehatan
4.
Informasi sulit untuk jangka panjang
Naratif adalah model lama, tradisional yang paling fleksible. Sistem pencatatan
naratif cara penulisannya mengikuti dengan ketat urutan kejadian atau kronologis.
Dengan cara naratif ini tiap institusi mempunyai kebijakan sendiri dalam sistem
pencatatan.
Pengelolaan
1. Pencatatan
Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas,
puskesmas pembantu, dan bidan didesa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat
menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar
yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut
Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Kegunaan untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu
keluarga. Penggunaan dalam anggota keluarga yang mengindap salah satu penyakit
misalnya penderita TBC paru,Kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi.
Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu Kartu
Tanda Pengenal Keluarga(KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat
melakukan kunjungan ulang.
Kartu rawat jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan kartu
untuk pencatatan identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke
puskesmas.
Kartu indeks penyakit
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien , riwayat dan perkembangan
penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita penyakit TBC, paru,
dan kusta.
Kartu Ibu
Merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat
kehamilan sampai kelahiran.
Kartu anak
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif,
promotif, kuratif, dan rehabilitative yang di berikan kepada balita dan anak pra sekolah.
KMS balita, anak sekolah
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pelayanan dan pertumbuhan yang di
peroleh balita dan sekolah.
KMS ibu hamil
Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu
hamil dan pelayanan kesehatan yang di terima ibu hamil.
KMS usia lanjut(USILA)
Merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun
psikososial dan di gunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit, dan
evaluasi kemajuan kesehatan USILA.
