RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-KATALOG PENGADAAN MOBIL INSTANSI PEMERINTAH

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-KATALOG

PENGADAAN MOBIL INSTANSI PEMERINTAH

Budi Chandra Dekaralos, Khakim Ghozali, Mudjahidin, Nisfu Asrul Sani

Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus Keputih, Sukolilo, Surabaya 60111

E-mail: s4v1our@is.its.ac.id

Abstract

The procurement of goods and services in the government agency already done through internet right now, commonly known as Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) which placed in the work unit Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE). Currently SPSE only based on the principle of an auction in general, while there are some procurement goods that if done by using direct purchase method will be faster and more effectively. Therefore required an e-purchasing system that handles the direct purchase of goods and services needs of government. However e-purchasing system is not able to stand alone, this system requires an e-catalog system that will contain the catalog(specifications) of goods dis-played in e-purchasing. Besides having a function as catalog data management system, e-catalogs also have function as data distribution system to every e-purchasing in each LPSE. In this information system E-Catalog documentation process using standard template of ReadySET. As for the stages are document-ed in the standard template of ReadySET are literature studies and identifidocument-ed issues, analyze user nedocument-eds and minimum requirements of application, system design, and testing and evaluation.

Abstrak

Sekarang ini pengadaan barang dan jasa pemerintah sudah dilakukan melalui media internet yang lazim disebut Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang ada di unit kerja Layanan Penga-daan Secara Elektronik (LPSE) . SPSE yang ada saat ini hanya berdasarkan prinsip lelang pada umumnya, sedangkan ada beberapa barang yang jika dilakukan dengan metode pembelian langsung akan lebih cepat dan lebih efektif. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem e-purchasing yang menangani pembelian langsung barang dan jasa pemerintah.Akan tetapi sistem e-purchasing ini tidak dapat berdiri sendiri, sistem ini memerlukan suatu sistem e-katalog yang nantinya berisikan katalog (spesifikasi) dari barang yang ditampilkan dalam e-purchasing. Untuk membangun sistem informasi e-katalog ini maka tahapan yang dilaksanakan yaitu studi literatur, identifikasi permasalahan, analisa kebutuhan pengguna, analisa kebutuhan aplikasi, desain sistem informasi, pembuatan aplikasi, ujicoba dan evaluasi.Bahasa pemrograman yang dipergunakan adalah Java dan database yang dipergunakan adalah PostgreSQL. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini ada dua. Hasil yang pertama adalah dokumentasi seluruh tahap pengembangan dengan mempergunakan standar Ready Set. Hasil yang kedua adalah sebuah sistem in-formasi e-katalog pengadaan mobil instansi pemerintah. Sistem inin-formasi e-katalog ini memiliki fungsi sebagai sistem pengolahan data katalog. E-katalog yang berada di pusat juga berfungsi sebagai sistem pendistribusian data ke setiap e-purchasing yang ada di masing-masing LPSE. E-katalog ini juga mem-iliki fasilitas pengelolaan data katalog, persetujuan dealer, pengelolaan periode perubahan data katalog, pengelolaan periode masa berlaku HET dan pengelolan data ATPM.

Kata kunci: e-katalog, rancang bangun sistem informasi, pengadaan mobil 1. PENDAHULUAN

Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Pasal 1 Pengadaan ba-rang/jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementeri-an/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Dae-rah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk mem-peroleh barang/jasa. Pengadaan barang/jasa saat ini sudah terjadi secara online dimana terdapat

fasilitas sistem pengadaan secara elektronik yang telah tersebar di unit-unit kerja layanan pengadaan secara elektronik di seluruh Indone-sia sehingga proses Pengadaan barang/jasa tidak dilakukan secara manual dan mudah dipantau karena ada pengarsipan dokumen pengadaan barang/jasa yang jelas. Meskipun demikian, panitia pengadaan barang/jasa (PP) sering mendapatkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan mereka terutama dalam spesifikasi ba-rang.

(2)

Secara umum, pengadaan di pemerintah dan swasta dapat dikelompokkan menjadi sepuluh kategori yaitu Pelelangan Umum, Pelelangan Terbatas, Pelelangan Sederhana, Pemilihan Langsung, Seleksi Umum, Seleksi Sederhana, Sayembara, Kontes, Penunjukan Langsung, Pengadaan Langsung

SPSE saat ini hanya mampu melakukan penga-daan dengan sistem tender/lelang. Sedangkan sebagian Pengadaan barang/jasa lebih efisien dan cepat jika dilakukan dengan sistem pem-belian langsung (e-purchasing), dimana PP bisa mengetahui secara langsung spesifikasi barang yang diinginkan.Pada pembelian langsung, PP membeli langsung ke penyedia jasa berdasarkan spesifikasi dan harga tertentu. Jika PP tidak memiliki informasi yang cukup tentang penye-dia dan barang yang ditawarkan, maka penyepenye-dia dapat mengarahkan pengguna sehingga dapat terjadi pembelian yang terlalu mahal.

Untuk menghindari hal tersebut dalam pem-belian langsung, maka diperlukan informasi yang banyak dan jelas tentang barang/jasa yang disediakan oleh semua penyedia. Pada kasus pengadaan di sebuah instansi, diperlukan adan-ya katalog adan-yang menyimpan data barang/jasa dari semua penyedia agar pengguna dapat men-cari dan membandingkan harga sesuai dengan spesifikasi.Lebih dari itu, untuk terbentuknya katalog barang/jasa tersebut perlu adanya standarisasi barang/jasa beserta kategorisasinya. Selain masalah diatas, terdapat masalah lainnya mengenai pengaksesan data katalog itu sendiri. Infrastruktur IT di Indonesia yang ada saat ini masih sangat terbatas dan mahal, untuk koneksi sebesar 1Mbps diperlukan dana hingga100 juta rupiah pertahun. Oleh karena keterbatasan inilah nantinya data katalog yang terpusat akan

didis-tribusikan ke e-purchasing yang ada di daerah-daerah tertentu sehingga e-purchasing tidak perlu mengakses katalog langsung di server e-katalog. Gambar 1 merupakan penjelasan umum e-katalog yang menunjukkan hubungan antara INAPROC (portal pengadaan nasional), LKPP (lembaga kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah), LPSE, dealer yang hendak mengi-kuti LPSE dan panitia yang masing-masing ber-tanggung jawab untuk LPSE. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah metode waterfall yang terdiri dari lima tahapan yaitu analisa kebutuhan, desain sistem, penu-lisan kode program, pengujian program, dan penerapan program. Tahap selanjutnya akan didokumentasikan menggunakan standart

ReadySet dengan metode UPM (unified process model) yang terdiri dari empat tahapan yaitu

tahap awal (inception), tahap perluasan

(elabo-ration), tahap kostruksi (construction), dan

tahap transisi (transition). Dengan adanya rancang bangun sistem informasi e-katalog, diharapkan menghasilkan aplikasi yang mampu untuk menangani masalah yang ada sekarang. 2. METODOLOGI

Untuk membuat penelitian ini terdiri dari bebe-rapa pengembangan metode, yaitu pengemban-gan UPM dan penggunaan ready set.

2.1 Metode Pengembangan UPM

Proses pengambangan merupakan suatu aktifitas yang diperlukan untuk mengubah kebutuhan pengguna (user requirements) menjadi sebuah sistem perangkat lunak. Unified process model (UML) menyediakan teknologi yang diperlukan untuk mendukung praktek rekayasa perangkat lunak berorientasi obyek, tetapi tidak mem-berikan kerangka proses untuk memandu tim proyek dalam aplikasi teknologi.

(3)

Jurnal Sistem Informasi, Volume 4, Nomor 3, September 2012, hlm 176-182

Selama beberapa tahun berikutnya, Jacobson, Rumbaugh, dan Booch mengembangkan proses

unified, kerangka untuk rekayasa perangkat

lu-nak berorientasi objek menggulu-nakan UML. Saat ini, proses terpadu dan UML yang banyak digunakan pada proyek object oriented (OO) dari segala jenis. Model, berulang tambahan diusulkan oleh UP dapat dan harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan proyek tertentu (Ivar Jacobson, 2001)

Inception Phase

Inception phase meliputi 2 tahap yaitu costumer communication dan planning activities. Pada

tahap costumer communication dilakukan Ko-laborasi dengan pelanggan dan user, mengiden-tifikasi business requirement dan membuat arsitektur kasar untuk sistem yang diusulkan. Dengan business requirement akan menggam-barkan fitur dan fungsi apa yang diinginkan oleh masing-masing pengguna. Secara umum dengan menggunakan use case akan mendeskripsikan tindakan yang dapat dilakukan oleh user. Sedangkan pada tahap planning yang dilakukan adalah mengidentifikasi resiko dan menyusun schedule sebagai dasar dalam tahap pengembangan perangkat lunak.

Elaboration Phase

Tahap elaborasi merupakan tahapan perluasan dan pengembangan representasi arsitektur dari tahap inception untuk menghasilkan produk disertai dengan spesifikasi kebutuhan sistem yang terperinci dan menghasilkan deskripsi arsi-tektural dan desain awal. Tahap elaboration bertujuan untuk menjabarkan kinerja sistem.

Construction Phase

Tahap construction ini merupakan tahap im-plementasi pembuatan aplikasi dari design yang sudah dibuat di tahap elaboration. Semua fitur dan fungsi yang sudah teridentifikasi akan diimplemen-tasikan ke dalam source code.

Pembuatan aplikasi ini akan menggunakan ba-hasa pemrograman web Java dan database PostgreSQL. Selama komponen dimple-mentasikan, tes unit mulai didesain dan dieksekusi untuk masing-masingn unit. Integrasi (penggabungan komponen dan pengetesan terin-tegrasi) juga dilakukan.

Transition Phase

Fase proyek akhir ini adalah transisi. Yang dil-akukan pada tahap ini adalah membuat apa yang dimodelkan menjadi suatu produk jadi. Tahap transition ini merupakan tahap evaluasi atas kinerja sistem kita yang merupakan masa tran-sisi setelah pemakaian sistem. Perangkat lunak akan diberikan kepada user untuk diuji dan meminta feed back dari user. Saran atau ma-sukan yang diterima dari rilis awal dapat mengaki-batkan perbaikan lebih lanjut yang akan dilakukan selama tahap transisi. Akan tetapi dalam penelitian ini tidak sampai diimplementasikan sehingga pada tahap ini hanya akan dihasilkan panduan instalasi dan penggunaan software yang telah dibuat untuk mempermudah pengguna menjalankan software.

Production Phase

Tahap produksi unified process (UP) bertepatan dengan aktivitas deployment dari tujuan generik. Selama fase ini, penggunaan yang se-dang berjalan dari software ini dimonitor, dukungan untuk lingkungan operasi (infra-struktur) yang disediakan, dan laporan kerusa-kan dan permintaan untuk perubahan yang di-ajukan dan dievaluasi. Akan tetapi karena penelitian ini tidak sampai pada tahap imple-mentasi aplikasi maka tahap production phase tidak digunakan.

(4)

Gambar 3 Unified Proces Model

2.2 ReadySET

ReadySET juga merupakan template open-source yang dikembangkan oleh Jason Robbins. ReadySET juga berfungsi untuk memproduksi

dan memelihara sebuah perpustakaan yang ma-na berisi tentang beberapa dokumen template dalam pengerjaan software yang bisa digunakan lagi secara terus menerus. Versi terbaru dari

ReadySet adalah versi 0.9.3 dan dapat dilihat

dan diunduh pada situs readyset. Dari ke-empat tahapan metode yang digunakan oleh ReadySET mengacu pada proses pendokumentasian oleh

ReadySET itu sendiri. Pemetaan ReadySET

dapat dilihat pada Gambar 4. 3. HASIL dan PEMBAHASAN

Analisis dan desain sistem meliputi dua rang-kaian proses, yang pertama yaitu proses pele-langan umum, proses distribusi penggunaan data e-katalog, dan selanjutnya adalah aktor dalam sistem.

3.1 Proses Pelelangan Umum.

Proses pelelangan umum yang ada sekarang di SPSE dimulai dengan pengumuman adanya lelang oleh PPK (pejabat pembuat komitmen) dari lelang yang bersangkutan di dalam LPSE yang ada di wilayah PPK tersebut. Penyedia barang/jasa yang berminat terhadap paket lelang yang ditawarkan mendaftar ke dalam paket ter-sebut. Selanjutnya penyedia barang/jasa mengambil dokumen terkait dengan paket le-lang tersebut. Selanjutnya penyedia barang/jasa yang sudah mendaftarkan diri berhak untuk melakukan penawaran terhadap lelang yang diikuti. Setelah batas waktu proses penawaran berakhir maka penyedia barang/jasa yang belum memasukkan dokumen penawarannya dianggap gugur. Selanjutnya PPK melakukan evaluasi penawaran secara offline. Setelah didapatkan pemenang dari lelang tersebut SPSE secara otomatis akan menampilkan informasi pengu-muman pemenang lelang yang dimaksud, dan juga mengirim informasi ini melalui email kepada seluruh peserta paket lelang tersebut. 3.2 Proses distribusi penggunaan data e-katalog.

Data e-katalog yang akan menjadi dukungan utama untuk sistem e-purchasing akan berada di database pusat LKPP. Sistem e-purchasing nantinya memiliki database katalog yang berada di lokal server LPSE tersebut. Nantinya sistem e-katalog bertugas untuk mendistribusikan data dari database katalog di pusat ke setiap

data-base yang berada di daerah. Hal ini dilakukan

agar memudahkan perbaikan/ perubahan data katalog yang digunakan oleh e-purchasing

3.3 Aktor dalam Sistem

Terdapat dua pelaku atau aktor yang berperan penting dalam kelancaran penggunaan sistem informasi e-katalog pengadaan mobil instansi pemerintah yaitu: administrator (Staff IT LKPP) dan ATPM (Staff IT ATPM)

3.4 Analisa Kebutuhan Sistem

Dengan mengacu pada template ReadySET, maka disusunlah analisa kebutuhan sebagai berikut:

a. Use case

Diperlukan pengelompokan use case ber-dasarkan area fungsi, stakeholder, prioritas pengerjaan, dan bisnis “objek dan aktor”. Contoh use case berdasarkan bisnis objek dan aktor dapat dilihat pada tabel 1. Se-dangkan gambar potongan use case dia-gramnya dapat dilihat pada gambar 5. b. Spesifikasi User

Dalam spesifikasi user diperlukan penge-lompokan berdasarkan prioritas pengerjaan, tingkat resiko, dan area fungsi

c. Kebutuhan Fungsional, Non-fungsional dan Lingkungan

Dibutuhkan klasifikasi menurut kebutuhan fungsional, non-fungsional, dan lingkungan 3.5 Kebutuhan Hardware dan Sistem

Kebutuhan lingkungan yang dapat membantu kinerja sistem ini antara lain terdiri dari kebu-tuhan hardware dan software.

Kebutuhan Hardware

Kebutuhan hardware dari sistem ini meliputi spesifikasi dari komputer server dan komputer klien.A dapun spesifikasi hardware adalah se-bagai berikut. Untuk server minimal dengan server kelas low entry. Dengan spesifikasi se-bagai berikut

A. Spesifikasi komputer server low entry • Processor Dual Core

• Memory 4 GB • HD 300 GB

(5)

Gambar 4 Peta Dokumen ReadySET

B. Spesifikasi komputer client • Pentium IV 1.6 GHz • 512 Mb DDR1 • HD 40 GB

• LAN Card dan koneksi internet Kebutuhan Software

Kebutuhan sistem yang nantinya membantu kinerja dari Sistem Informasi E-Katalog Penga-daan Mobil Instansi Pemerintah adalah sebagai berikut:

A. Aplikasi yang harus terdapat di server • OS Linux varian Debian.

• PostgreSQL yang berfungsi sebagai

database

• Tomcat Apache yang berfungsi sebagai

server

• Maven sebagai builder dari library yang digunakan.

B. Aplikasi yang harus terdapat di client • Web browser seperti firefox, chrome

dan lain-lain. 3.6 Desain sistem informasi

Ada beberapa desain yang dihasilkan dalam penelitian ini yaitu desain database, desain class diagram, desain antar muka, desain sequential diagram, desain activity diagram. Desain data-base dapat dilihat pada tabel 2.

3.7 Uji Coba dan Evaluasi

Pada bagian ini akan diuraikan dua bagian. Bagian pertama mengenai uji coba dan validasi, bagian kedua mengenai Evaluasi. Skenario uji coba disusun berdasarkan beberapa use case yang telah dibuat pada tahap desain. Skenario terdiri dari 2 bagian yaitu :

• Overview

• Langkah yang harus dilakukan untuk men-jalankan use case yang akan diuji. Lang-kah-langkah tersebut akan dilaksana-kan dan hasilnya akan digambarkan. Berdasar-kan hasil pelaksanaan skenario aBerdasar-kan dila-kukan evaluasi.

Berikut salah satu contoh berupa skenario uji coba menambah data catalog. Berisi tentang

skenario uji coba pertama yang dilakukan untuk menguji sistem yaitu menambahkan data kata-log. Dalam skenario ini aktor yang berperan langsung adalah ATPM.Adapun peran aktor tersebut sesuai dengan fungsi hak akses aktor. Dalam uji coba kali ini akan dijelaskan pula detail langkah ujicoba sistem. Setelah diadakan uji coba akan dilakukan evaluasi terhadap fungsi dalam menambahkan data katalog apakah sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Langkah yang harus dilakukan untuk menjalankan skenario uji coba ini adalah se-bagai berikut;

1. Pilih menu “Tambah katalog”

2.

Akan muncul form penambahan data kata-log seperti yang ditunjukkan pada gambar 5

.

3. Untuk memasukkan data katalog harus mengisi field yang tersedia dengan data katalog. Data Katalog • Klasifikasi Ken-daraan : Sedan • Tipe Mobil : City S M/T

• Tipe Bahan Bakar

: Bensin • Kapasitas Mesin : 1500 • Spesifikasi Teknis : - • Upload Gambar : -

4. Tekan tombol “Simpan” untuk menambah data katalog.

5. Data katalog yang baru ditambahkan akan muncul dalam daftar katalog.

Gambar 5. Form Tambah Data Katalog Tabel 1. Use Case by Business Object and Actor untuk pengelolaan catalog

Administrator ATPM

UC-01.01 Masuk Akun UC-01.01 Masuk Akun

UC-01.02 Keluar UC-01.02 Keluar

UC-01.03 Penjadwalan Webservice UC-03.01 Lihat Daftar Katalog UC-01.04 Distribusi data Katalog UC-03.02 Tambah Katalog UC-03.01 Lihat Daftar Katalog UC-03.03 Lihat Detail Katalog UC-03.03 Lihat Detail Katalog UC-03.04 Rubah Detail Katalog UC-03.06 Lihat Daftar HET UC-03.05 Hapus Katalog

(6)

UC-03.07 Tambah HET Katalog UC-03.08 Rubah HET Katalog UC-03.09 Hapus HET Katalog

Tabel 2. Desain Umum Database

Nama Tabel Keterangan

Blob_table Tabel untuk menyimpan master data gambar

History_kat_penawaran Tabel untuk menyimpan data riwayat penawaran oleh dealer History_kat_permintaan Tabel untuk menyimpan data riwayat penawaran oleh satuan kerja Kabupaten Tabel untuk menyimpan master data Kota/Kabupaten di Propinsi tersebut Kat_evaluasi Tabel untuk menyimpan data evaluasi permintaan dan penawaran Kat_het Tabel untuk menyimpan data HET tiap catalog

Kat_izin Tabel untuk menyimpan data izin dari dealer untuk menjadi penyedia jasa Kat_kendaraan Tabel untuk menyimpan data katalog yang diisikan oleh ATPM

Kat_klas_kendaraan Tabel untuk menyimpan data katalog yang diisikan oleh ATPM Kat_merk_mobil Tabel untuk menyimpan data merk kendaraan

Kat_penawaran Tabel untuk menyimpan data penawaran yang masuk Kat_periode_het Tabel untuk menyimpan data periode het

Kat_permintaan Tabel untuk menyimpan data permintaan Panitia Tabel untuk menyimpan data panitia

Pegawai Tabel untuk menyimpan data pegawai yang menjadi Satuan Kerja Propinsi Tabel untuk menyimpan master data propinsi

Rekanan Tabel untuk menyimpan data rekanan (ATPM dan dealer) Satuan_kerja Tabel untuk menyimpan data satuan kerja

Tabel 3 Skenario Uji Coba Menambah Data Katalog

Id Use case UC – 03.02

Nama Use Case Tambah Katalog Aktor yang terlibat ATPM

Deskripsi Test case ini digunakan untuk mengetahui perilaku sistem dalam menam-bahkan data katalog

Tujuan Untuk mengetahui apakah fungsi menambah data katalog sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna

Kondisi Awal Aktor telah masuk kedalam aplikasi e-katalog

Kondisi Akhir Daftar katalog barang yang sudah mengalami proses penambahan, peru-bahan maupun penghapusan.

(7)

Gambar 6. Potongan use case diagram

3.8 Evaluasi

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan maka sistem informasi e-katalog telah memen-uhi seluruh proses bisnis yang diperlukan untuk melaksanakan sebuah sistem e-katalog. Berikut ini adalah hasil evaluasi yang telah dilakukan: 1. Sistem Informasi ini memiliki fasilitas

pengelolaan data katalog, persetujuan deal-er, pengelolaan periode perubahan data kat-alog, pengelolaan periode masa berlaku HET dan pengelolan data ATPM.

2. Sistem informasi ini dapat berfungsi se-bagai pusat pendistribusian data katalog yang nantinya digunakan untuk sistem in-formasi e-purchasing.

3. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk penyimpanan data katalog dari setiap ATPM ke dalam database.

4. SIMPULAN dan SARAN

Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir ini Sistem Informasi E-Katalog Pen-gadaan Mobil Instansi Pemerintah ini merupa-kan sebuah aplikasi yang memiliki fasilitas pengelolaan data katalog, persetujuan dealer, pengelolaan periode perubahan data katalog, pengelolaan periode masa berlaku HET dan pengelolan data ATPM. Sistem informasi ini dapat berfungsi sebagai pusat pendistribusian data katalog yang nantinya digunakan untuk sistem informasi e-purchasing. Selain itu sistem

ini dapat digunakan untuk penyimpanan data katalog dari setiap ATPM ke dalam database. 5. DAFTAR RUJUKAN

Ivar Jacobson, Grady Booch, and James Rumbaugh, The Unified Software

Devel-opment Process, Addison-Wesley

JSP Group, 2012, What is JSP?, Available at: http://php.net

Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/jasa Pemerintahan, Available at: http://lkpp.go.id

Maven, What is Maven?, Available at:

http://maven.apache.org/what-is-maven.html

Pressman, Roger S. 1997. Software

Enginee-ring: A Practitioner’s Approach. The

McGraw-Hill Companies, Inc.

Quatrani T, 1999, Visual Modeling with

Ration-al Rose 2000 and UML. Addison-Wesley