PENGELOLAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) H. SAHUDIN KUTACANE
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sains Informasi (S.S.I) pada
Program studi Perpustakaan dan Sains Informasi
Oleh : LIZIA ISRA
160709002
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN SAINS INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2020
ABSTRAK
Isra, Lizia. 2020. Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) H. Sahudin Kutacane. Medan: Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) H.
Sahudin Kutacane. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan rekam medis di RSUD H.Sahudin Kutacane. Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara, yakni kepala instalasi rekam medis serta 2 petugas rekam medis di RSUD H.Sahudin Kutacane .
Dari hasil penelitian diperoleh bahwa RSUD H. Sahudin Kutacane berpedoman pada buku Standar Operasional Prosedur (SOP) Unit Rekam Medis.
RSUD H. Sahudin Kutacane menggunakan sistem nomor langsung (Straight Numerical filling System). Sistem penyimpanan di RSUD. H. Sahudin Kutacane dilakukan dengan sistem desentralisasi. Selain itu sistem penyimpanan dokumen atau berkas rekam medis di RSUD H. Sahudin Kutacane menggunakan sistem penyimpanan menurut nomor yang mana sistem yang digunakan adalah sistem angka akhir. Proses pengambilan rekam medis di RSUD H. Sahudin Kutacane dilakukan oleh petugas. kemudian proses temu kembali rekam medis dilakukan berdasarkan kartu berobat. Rekam medis yang statusnya sudah in aktif akan disimpan didalam rak yang terpisah dengan status rekam medis aktif . Hasil analisa pada fasilitas yang tersedia pada Unit Rekam Medis masih minim dan akan menghambat produktivitas kerja pegawai rekam medis. RSUD H. Sahudin Kutacane sebaiknya lebih sering mengadakan Pelatihan bagi petugas rekam medis yang tidak berlatar belakang rekam medis.
Kata Kunci : Pengelolaan Rekam Medis
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia- Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“ Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) H. Sahudin Kutacane”. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Sarjana Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini secara khusus penulis mengucapkan terimakasih kepada kedua orang tua tercinta Ayahanda Abu Salim dan Ibunda Siti Asmah yang telah memberikan cinta, cerita, kasih sayang, perhatian, ceramah, pertanyaan, dukungan baik moril maupun materil serta doa yang tiada henti- hentinya kepada penulis. Kepada si sulung Nadia Utari yang telah berjasa selama pengerjaan skripsi dan terus mendorong penulis untuk segera menyelesaikan skripsi penulis serta Keponakan pertama Umar maulana sebagai pelepas penat saat pengerjaan skripsi. Kemudian Adik-adik penulis yaitu, Khofifah Indar Parawansa, Hikmah Alya dan Naila Wafa yang tidak terlalu berperan dalam penulisan skripsi ini tapi punya peran dalam kehidupan penulis.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini belum sempurna, baik dari segi materi, pembahasan, maupun penyusunan bahasanya. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini.
Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi kita semua. Selama penulisan skripsi ini penulis banyak menerima dukungan dan bantuan dari
berbagai pihak sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada :
1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Eva Rabita, M.Hum, selaku Ketua Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Ishak,SS,.M.Hum selaku Sekretaris Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan waktu kepada penulis serta terus memotivasi penulis agar segera menyelesaikan studi penulis.
4. Bapak Dr., A. Ridwan Siregar, S.H., M.Lib selaku Dosen Penguji I yang telah memberikan kritik, saran dan masukan kepada penulis.
5. Bapak Drs.Dirmansyah,M.A, selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.
6. Seluruh Staff Pengajar Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan selama dalam perkuliahan.
7. Kepada pihak RSUD H. Sahudin Kutacane yang telah memberikan izin meneliti dan bersedia membantu penulis dalam memberikan data dalam penyelesaian skripsi ini.
8. Sahabat ku sedari sepuluh tahun yang lalu, Atus, Elly, Fahmi, dan Iyar.
Teman yang memiliki sifat berbeda dari kebanyakan manusia lainnya.
Teman yang memiliki seribu satu alasan saat diajak kumpul. teman yang memiliki berjuta milyar cinta dan cerita. Terimakasih atas segala jalan cerita yang sudah dilalui sampai saat ini.
9. Sahabat-sahabat kampusku Arifah Fijriah Harahap, Siti Aisyah, Lili Wahyuni, dan Siti Aminah Rambe. Terima kasih atas dorongan semangat, cerita, suka duka dan kebersamaan yang tidak terlupakan.
10. Teman-teman di kost berkah. kak Ayu, kak Lisa, kak Menek, kak Nurul, kak May, dan Rizka. Terima kasih dukungan, canda tawa, dan kebersamaan di kost berkah yang kita cintai.
11. Seluruh teman-teman angkatan 2016, terimakasih atas dukungan moral dari kalian semua.
12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan skripsi ini.
Medan, Agustus 2020 Penulis,
Lizia Isra
NIM : 160709002
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB. I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 5
BAB. II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Rekam Medis ... 6
2.1.1 Pengertian Rekam Medis ... 6
2.1.2 Tujuan Rekam Medis... 8
2.1.3 Kegunaan Rekam Medis ... 9
2.2 Sistem Pengelolaan Rekam Medis ... 10
2.2.1 Sistem Penamaan Rekam Medis... 11
2.2.2 Sistem Penomoran Rekam Medis ... 12
2.2.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis ... 13
2.2.4 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis ... 19
2.2.5 Pengangkutan Rekam Medis ... 21
2.2.6 Perencanaan Terhadap Rekam Medis Tidak Aktif ... 21
2.2.7 Penyusutan Rekam Medis ... 23
2.3 Petugas Rekam Medis ... 26
BAB III METODE PENELITIAN ... 28
3.1 Jenis Penelitian ... 28
3.2 Lokasi Penelitian ... 28
3.3 Karakteristik Informan ... 29
3.4 Data dan Sumber Data ... 30
3.5 Prosedur Pengumpulan Data ... 31
3.6 Teknik Analisis Data ... 33
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ... 34
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 36
4.1 Gambaran Umum ... 36
4.2 Visi dan Misi ... 37
4.3 Karakteristik Informan ... 40
4.4 Kategori ... 41
4.4.1 Sistem Penamaan ... 42
4.4.2 Sistem Penomoran ... 43
4.4.3 Sistem Penyimpanan... 44
4.4.4 Tata Cara pengambilan Rekam Medis... 45
4.4.5 Perencanaan Rekam Medis tidak aktif ... 47
4.4.6 Penyusutan Rekam Medis ... 49
4.4.7 Petugas Rekam Medis ... 50
4.5 Rangkuman Hasil Wawancara... 52
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 55
5.1 Kesimpulan ... 55
5.2 Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 57
LAMPIRAN ... 59
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Keterangan Informan ... 30 Tabel 4.1 Keterangan Informan ... 41 Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Wawancara ... 52
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Contoh Sistem Penamaan Rekam Medis ... 43
Gambar 4.2 Contoh Sistem Penomoran Rekam Medis ... 44
Gambar 4.3 Contoh Rak penyimpanan di Ruangan Rekam Medis ... 45
Gambar 4.4 Lembar Antrian ... 47
Gambar 4.5 Kartu Indeks Berobat ... 47
Gambar 4.6 JRA Rekam Medis di RSUD HSK ... 49
Gambar 4.7 Kepala Rekam Medis Rawat Jalan ... 51
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan teknologi membawa kemajuan globalisasi yang kian hari semakin pesat. Salah satu manfaat dari perkembangan teknologi yaitu mudahnya dalam akses informasi. Di era modern saat ini informasi merupakan suatu hal yang penting dan sumber vital bagi setiap lembaga atau instansi baik pemerintah maupun swasta. Hal ini karena informasi dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan suatu keputusan. informasi dalam bentuk fakta dan detail dikenal sebagai arsip. Arsip merupakan bukti dan rekaman yang berisi mengenai kegiatan-kegiatan pada suatu instansi. setiap lembaga atau instansi dalam kegiatan administrasi sehari-hari tidak terlepas dari proses penciptaan arsip.
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 Mengenai Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip pada dunia medis atau kedokteran dikenal sebagai Rekam Medis.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis Bab 1 Pasal 1, Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam Medis bersifat rahasia dan di dalamnya memuat tentang hasil dari diagnosis pasien serta catatan mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan dan dokter serta semua rekaman kegiatan- kegiatan medis yang dilakukan pasien selama berobat. Tujuan dari Rekam Medis ialah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi. Suatu rekam medis mempunyai nilai administrasi, hal ini berhubungan dengan isi dari rekam medis yang menyangkut tindakan dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan medis. Rekam medis yang baik dan lengkap merupakan salah satu ukuran dalam menentukan kualitas pelayanan kesehatan di rumah sakit. Untuk pengelolaan rekam medis yang efektif dan efisien maka harus mengacu pada pedoman atau petunjuk mengenai pengelolaan rekam medis.
Rumah Sakit Umum Daerah H. Sahudin Kutacane (RSUD HSK) dibangun pada tahun 1978 dan difungsikan sejak 17 Oktober 1982. RSUD HSK mempunyai luas 28.562 M². Adapun perihal nama RSUD HSK berdasarkan hasil Rapat Gabungan Komisi sepakat untuk memberi nama RSUD Kutacane menjadi
“RSUD H. Sahudin Kutacane” yang dituangkan dalam keputusan DPRD Tk.II Aceh Tenggara No. 172/269/DPRD/2005 tanggal 2 Mei 2005. Pada tahun 2005, berdasarkan SK Menkes RI No. 109/Menkes/SK/2005 tanggal 30 Januari 2005 Rumah Sakit Umum Kutacane ditingkatkan dari tipe D menjadi tipe C yang diresmikan pada tanggal 24 Juli 2005.
Berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Tenggara Tentang Struktur dan Tata Kerja Satuan Kerja Perangkat Kabupaten Aceh Tenggara Nomor 1 Tahun 2008
RSUD HSK merupakan Rumah Sakit Daerah yang menyandang predikat kelas C yang dipimpin oleh Direktur Rumah Sakit yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. RSUD HSK mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan, pemulihan, peningkatan kesehatan yang dilaksanakan melalui pelayanan rawat inap, rawat jalan, gawat darurat (emergency) dan Tindakan Medis.
Berdasarkan hasil observasi awal penelitian, bahwa jumlah pasien rawat inap dan rawat jalan pada tahun 2017 berjumlah 44.501 dokumen. Jumlah pasien rawat inap berjumlah 5.006 dokumen sedangkan pasien rawat jalan berjumlah 39.495 dokumen. Dokumen-dokumen ini tentu berpengaruh terhadap penggelolaan dan penyimpanan rekam medis itu sendiri sehingga ini perlu dikelola.
Rekam Medis di RSUD HSK belum dikelola dengan baik. Hal ini terlihat dalam pengolahan dan pengarsipan dokumen yang belum teratur sehingga terjadi penumpukan dokumen pasien. Dalam pengelolaan rekam medis untuk menunjang mutu pelayanan bagi rumah sakit, pengelolaan rekam medis harus efektif dan efisien. Kemudian penyimpanan arsip rekam medis masih di gabungkan antara ruangan rekam medis aktif dan rekam medis inaktif yang seharusnya dipisah tetapi karena keterbatasan ruangan sehingga rekam medis aktif dan rekam medis inaktif digabungkan sehingga menyebabkan kurang maksimal nya ruangan tersebut digunakan.
RSUD HSK pernah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS), namun Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) tersebut mengalami kerusakan sistem sehingga RSUD H. Sahudin Kutacane tidak lagi
menggunakan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit dalam melakukan penggelolaan rekam medis. Saat ini RSUD HSK kembali melakukan pengelolaan rekam medis secara manual.
Sarana dan prasarana sebagai pendukung kerja petugas pengelolaan rekam medis pada ruangan arsip rekam medis di RSUD HSK masih kurang dan tidak lengkap sehingga belum dapat menunjang pekerjaan petugas rekam medis.
Misalnya alat-alat elektronik seperti komputer yang sudah ada masih dirasakan kurang dan tidak terkoneksi dengan internet.
Berdasarkan kondisi yang disampaikan, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “ Pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) H. Sahudin Kutacane”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka pertanyaan penelitian yaitu, bagaimanakah pengelolaan rekam medis di RSUD HSK?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui pengelolaan rekam medis di RSUD HSK.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi :
1. RSUD HSK, sebagai bahan masukkan atau pertimbangan dalam meningkatkan kualitas pengelolaan rekam medis di Rumah RSUD HSK.
2. Peneliti selanjutnya, bahan acuan bagi penelitian dengan topik yang sama.
3. Peneliti, sebagai penambah wawasan dan pemahaman tentang pengelolaan rekam medis di RSUD HSK.
1.5 Ruang Lingkup
Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan, maka ruang lingkup dari penelitian ini ialah berdasarkan Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI mencakup pengelolaan rekam medis yaitu sistem penamaan, sistem penomoran, sistem penyimpanan, tata cara pengambilan rekam medis, perencanaan terhadap rekam medis tidak aktif, penyusutan rekam medis, dan petugas rekam medis yang berfokus pada rekam medis pasien rawat jalan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Rekam Medis
Rekam Medis merupakan salah satu komponen administrasi dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit. Seperti halnya arsip, rekam medis bersifat rahasia yang memuat tentang hasil diagnosis pasien, catatan tentang tindakan-tindakan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan dan dokter serta semua rekaman kegiatan medis yang dilakukan pasien selama berobat.
2.1.1 Pengertian Rekam Medis
Rekam Medis menurut Geoffrey A. Robinson dalam buku Hospital Administration, London, Butterworths, 1966.
Medical Records is term used in a limited sense to refer to the case notes of each patients treated at the hospital. (Rekam Medis adalah istilah yang digunakan dalam arti terbatas untuk merujuk pada catatan kasus setiap pasien yang dirawat di rumah sakit).
Rekam Medis menurut an introduction guide of organizing health records, AMRA (American Medical Record Association), Chicago,1975.
A health records contain all the information about patient. His illness and treatment and entries in it are recorded in the order in which events of care occur.
This chronologis recording justifies diagnosis and treatments and their relationship to result. (Catatan kesehatan berisi semua informasi tentang pasien.
Penyakit dan perawatan serta entri-entri di dalamnya dicatat dalam urutan
kejadian perawatan. Rekaman kronologis ini membenarkan diagnosis dan perawatan serta hubungannya dengan hasil).
Rekam Medis adalah siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna menghasilkan diagnosis, jaminan, pengobatan dan hasil akhir. Rekaman medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas pasien, anamneses penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medic yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2009)
Rekam Medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Health Information Management, Edna K Huffman, 1999).
Pasal 1 angka 1 Permenkes Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis yakni Rekam Medis adalah “berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada Pasien”.
Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada hanya sekedar catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit dalam hal ini ke datang ke rumah sakit.
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai satu sistem penyelenggaraan rekam medis. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan daripada penyelenggaraan rekam medis.
Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman oleh pasien atau untuk keperluan lainnya.
2.1.2 Tujuan Rekam Medis
Berdasarkan buku pedoman pengelolaan rekam medis yang dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan RI, rekam medis memiliki tujuan yaitu menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog dengan kegunaan rekam medis.
2.1.3 Kegunaan Rekam Medis
Menurut Hatta (2009) rekam medis memiliki kegunaan, adapun kegunaan dari rekam medis dapat di lihat dari beberapa aspek yang disingkat dengan ALFRED PH MP.
1. Aspek Administrasi (Administrasion): Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2. Aspek Hukum (Legal): Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan keadilan, Rekam Medis adalah milik Dokter dan Rumah Sakit sedangkan isinya terdiri dari Identitas Pasien, Pemeriksaan, Pengobatan, Tindakan dan Pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat di miliki oleh pasien sesuaidengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29 Tahun 2009 Pasal 46 ayat (1), penjelasan).
3. Aspek Keuangan (Financial): Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek keuangan.
4. Aspek Penelitian (Research): Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
5. Aspek Pendidikan (Education) : Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang di berikan kepada pasien, informasi tersebut dapat di pergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan.
6. Aspek Dokumentasi (Documentation) : Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
7. Public Health : Suatu berkas rekam medis dapat di gunakan sebagai bahan untuk memprediksi atau mengidentifikasi penyebaran penyakit yang ada sekarang dan masa yang akan datang serta untuk meningkatkan derajat kesehatan nasional atau dunia.
8. Marketing Planning : suatu berkas rekam medis dapat di gunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan pengembangan pemasaran dengan mempromosikan pelayanan yang ada.
2.2 Sistem Pengelolaan Rekam Medis
Sistem pengelolaan rekam medis menurut buku Pendoman Pengelolaan Rekam Medis, Depkes RI 1997 adalah sebagai berikut :
2.2.1 Sistem Penamaan Rekam Medis
Berdasarkan buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia (1997:12) sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lainnya, sehingga mempermudah/memperlancar didalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah : nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari duaa suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini :
1. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih;
2. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien seorang pasien bersuami;
3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama ayah);
4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama keluarga/marga atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri;
Dalam sistem penamaan rekam medis diharapkan :
a. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan;
b. Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan statusnya;
c. Pencantuman title selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien;
d. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien;
2.2.2 Sistem Penomoran Rekam Medis
Ada tiga macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission numbring system) yang umumnya dipakai yaitu :
1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering Systim)
Istilah yang biasa digunakan adalah “Serial Numbring Systim” dengan sistim ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali, maka ia akan mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang telah diberikan kepada penderita tersebut harus dicatat pada “Kartu Indeks Utama Pasien” yang bersangkutan. Sedangkan rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya.
2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering Systim)
Istilah yang biasa digunakan adalah “Unit Numbering Systim” berbeda dengan sistim seri. Sistim ini memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai penderita berobat jalan ataupun dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya, sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan di dalam berkas dibawah satu nomor.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering Systim)
Istilah yang biasa digunakan adalah “Serial Unit Numbering Systim”. Sistim nomor ini merupakan sistesis antara sistim seri dan sistim unit. Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis.
Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru. Ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda penunjuk (out guide) yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan. Tanda penunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan rekam medis.
2.2.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sebelum menentukan suatu sistim yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang dalam pengelolaan rekam medis.
Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-
catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya.
Kebaikannya :
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan
c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standardisasikan
d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan e. Mudah menerapkan sistem unit record
Kekurangannya :
a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4 jam
2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis.
Kebaikannya :
a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan Kekurangannya :
a. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
b. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaanya tergantung pada situasi dan kondisi masing masing rumah sakit.
Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain :
1. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.
2. Kemampuan dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah Daerah.
Sistem penyimpanan menurut nomor, yang sering dipraktekkan yaitu : 1. Cara Nomor Langsung
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung ( Straight numerical filling system) adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 465023, 465024, 465025. Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin satu hal yang paling menguntungkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan
pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, pada saat penyimpanan rekam medis, petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan.
2. Sistem Angka Akhir
Penyimpanan dengan sistem angka akhir lazim disebut terminal digit filling system. Disini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
banyak keuntungan dan kebaikan dari pada sistem penyimpanan angka akhir, seperti :
a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (section) didalam rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak disatu tempat (atau section), dimana rekam medis harus disimpan di rak.
50
Angka ketiga (tertiary digits)
50 Angka kedua (secondary digits)
50 Angka pertama (primary Digits)
b. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : section 0024, section 25-49, section 50-74, section 75-99.
c. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section.
d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru dissection tersebut.
e. Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
g. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
3. Cara Angka Tengah
Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah (middle digit filling sistem). Disini penyimpanan rekam medis disurut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir. Namun angka pertama, angka kedua, angka ketiga, berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-
tengah menjadi angka pertama, psangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
Lihat contoh dibawah ini
58-78-96 99-78-96
58-78-97 99-78-97
58-78-98 99-78-98
Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :
a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam yang nomornya berurutan b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih
mudah dari pada penggantian sistem nomor langsung kesistem angka akhir.
c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah
d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir
e. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada section penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.
Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah : a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama
b. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ketempat penyimpanan tidak aktif
c. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka.
2.2.4 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis 1. Pengeluaran Rekam Medis
Ketentuan pokok yang harus ditatai ditempat penyimpanan adalah :
a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi petugas petugas rekam medis sendiri.
b. Seorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan.
2. Petunjuk Keluar
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam pengunnaanya “Petunjuk Keluar” ini
dilettakan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada diluar rak tersebut, sampai map rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali.
Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan catalog temple tempat menyimpan surat pinjam. Petunjuk keluar ini dapat diberi warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas melihat tempat-tempat penyimpanan kembali map-map rekam medis yang bersangkutan. Petunjuk keluar ini haruslah dibuat dari bahan (kertas) yang keras dan kuat.
3. Kode Warna untuk Map/Sampul Rekam Medis
Kode warna dimaksudkan untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda-beda untuk tipa seksi penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan.
Kode warna sangat efektif apabila dilaksanakan dengan sistem penyimpanan/terminal digit atau middle digit. Cara yang sering diguanakan adalah menggunakan 10 (sepuluh) macam warna untuk sepuluh angka 0 sampai 9.
Dua garis warna dalam posisi yang sama dapat dipakai sebagai pengenal untuk pasangan angka yang merupakan angka pertama (primary
digit). Dalam hal ini garis warna diatas untuk angka sebelah kiri dan garis warna dibawahnya untuk angka sebelah kanan.
2.2.5 Pengangkutan Rekam Medis
Ada berbagai cara untuk mengangkut rekam medis. Pada sebagian rumah sakit, pengangkutan dilakukan dengan tangan dari satu ketempat lainnya, oleh karena itu bagian rekam medis harus memuat satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ini ditentukan jumlah pemakaian rekam medis.
Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu-satu rekam medis secara rutin pada saat diminta mendadak. Untuk ini bagian-bagian lain yang memerlukan (untuk darurat) harus mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian rekam medis. Beberapa rumah sakit menggunakan “pneumatic tube” pipa tekanan medis yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke berbagai bagian.
Namun pemakaian pipa angin ini sering macet karena tebalnya rekam medis yang dikirim. Penggunaan teknologi dibidang computer, diharapkan lebih mempercepat panyaluran data-data penderita dari satu tempat ketempat lain.
2.2.6 Perencanaan Terhadap Rekam Medis Tidak Aktif
Hanya sedikit bagian rekam medis yang mempunyai ruangan penyimpanan rekam medis yang cukup luas. Sebagian besar bagian rekam medis selalu menghadapi masalah kuranya penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang
pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active record) harus ditetapkan sehingga sellau tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru.
Dari segi praktisnya dapat dikatakan, patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif maupun rekam medis tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rekam medis menetukan 5 tahun adalah batas umum untuk rekam medis yang aktif, sedangkan dirumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruangan penyimpanan. Pada umumnya rekam medis yang dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebut juga tidak digunakan lagi. Apabila sudah tidak tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis baru. Rekam medis- Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain atau Microfilm.
Rak-rak penyimpanan rekam medis tidak aktif dapat diletakkan diruang tersendiri yang sama sekali terpisah dari bagian pencatatan medis, pada saat diambilnya bagian rekam medis yang tidak aktif, ditempat semula harus diletakkan tanda keluar, hal ini mencegah pencarian yang berlarut-larut pada sewaktu waktu rekam medis tidak aktif tersebut diperlukan.
Rumah sakit diwajibkan tetap memelihara indeks, register, kartu lintasan yang berisi data-data dasar seperti : tanggal masuk/keluar rumah sakit, nama dokter yang bertanggung jawab, diagnose dan operasi.
2.2.7 Penyusutan Rekam Medis 1. Penyusutan Rekam Medis
Penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara :
a. Memindahkan arsip rekam medis in aktif dari rak aktif ke rak in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.
b. Memikrofilimasi berkas rekam medis in aktif sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan.
Tujuan penyusutan arsip ialah :
i. Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah
ii. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang baru
iii. Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan
iv. Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta mengurangi yang tidak bernilai guna/nilai guna rendah atau niali gunnaya telah menurun.
Jadwal retensi arsip
Salah satu elemen yang diperlukan dalam penyusutan arsip adalah jadwal retensi arsip (JRA). Jadwla retensi arsip merupakan daftar yang
berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya yang wajib dimiliki oleh setiap badan pemerintah sebagai pendoman dalam penyusutan arsip.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas adasar nilai kegunaan tiap-tiap arsip. Untuk menjaga objektifitas dalam menetukan nilai kegunaan tersebut, sebaiknya JRA disuusn oleh suatu kepanitian yang terdiri dari unsure komite rekam medis dan unit rekam medis yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan nilai arsip rekam medis.
Rancangan JRA yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu mendapat persetujuan direktur rumah sakit terlebih dahulu sebelum dijadikan pendoman resmi jadwal retensi arsip yang akan berlaku di rumah sakit. Dengan prosedur diatas kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip adapt dihindarkan. Setiap ada perubahan JRA harus menempuh prosedur sama seperti penyusunan JRA.
2. Mikrofilmisasi berkas rekam medis
Mikrofilmisasi berkas rekam medis merupakan suatu proses merubah bentuk lembaran-lembaran rekaman medis menjadi bentuk mikrofis. Tujuan mikrofilmisasi adalah untuk melestarikan dokumen dalam bentuk mikro, sebelum dilakukan pemusnahan. Prosedur pelaksanaan mikrofilmisasi rekam medis ;
a. Penyusutan berkas rekam medis in aktif
b. Penilaian atas rekam medis yang telah disusutkan
c. Proses pemotretan atas rekam medis yang telah ditentukan d. Proses pencucian fil
e. Proses penjaketan ( memasukkan mikrofis kedalam jaket film) f. Pemberian identitas pasien pada jaket microfilm
g. Penjajaran bentuk microfilm dengan sistem terminal digit
3. Pemusnahan Arsip Rekam Medis
Pemusnahan arsip rekam medis adalah proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis, yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.
Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah, atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun bentuknya.
Ketentuan pemusnahan rekam medis;
a. Dibentuk tim pemusnah arsip dengan surat keputusan direktur yang beranggotakan sekurang-kuranya dari : Ketata Usahaan, Unit Penyelenggaraan Rekam Medis, Unit Pelayanan, dan Komite Medik.
b. Rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu.
c. Membuat pertelaan arsip bagi rekam medis aktif yang telah dinilai
d. Daftar perteleaan arsip rekam medis akan dimusnahkan oleh tim pemusnah, dilaporkan kepada Direktur rumah sakit dan Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI
e. Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada pemilik rumah sakit dan kepada Direktur Jenderal pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI
2.3 Petugas Rekam Medis
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013:3), disebutkan perekam medis adalah seorang yang lulus pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013 :4), seorang pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut :
1. Standar kelulusan Diploma tiga sebagai Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
2. Standar kelulusan Diploma empat sebagai Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi kesehatan
3. Standar kelulusan Sarjana sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
4. Standar kelulusan Magister sebagai Magister Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Dalam melaksanakan pekerjaanya, perekam medis mempunyai kewajiban ; a. Menghormati hak pasien/klien
b. Menyimpan rahasia pasien/klien sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
c. Memberikan data dan informasi kesehatan berdasarkan kebutuhan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
d. Membantu program pemerintah dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
e. Mematuhi standard profesi,standard pelayanan, dan standard prosedur operasional
Dalam menjalankan pekerjaannya, perekam medis mempunyai hak :
i. Memperoleh perlindungan hukum dalam melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai standard profesi rekam medis
ii. Memperoleh informasi yang lengkap dan jujur dari klien dan/atau keluarganya
iii. Melaksanakan tugas sesuai dengan kompetensi iv. Menerima imbalan jasa profesi
v. Memperoleh jaminan perlindungan terhadap resiko kerja yang berkaitan dengan tugasnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
BAB III
METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif yaitu penelitian tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata dan gambar, kata-kata disusun dalam kalimat, misalnya kalimat hasil wawancara antara peneliti dan informan.
Penelitian kualitatif dipilih karena temuannya diperoleh dari data-data yang dikumpulkan melalui pengamatan, dokumen, dan buku. Kemudian bila dilihat sifat dari masalah yang diteliti maka lebih cocok menggunakan metode kualitatif.
Penelitian kualitatif dapat dengan mudah membantu peneliti untuk menggali informasi yang lebih dalam mengenai permasalahan penelitian.
Menurut Denzin dan Lincoln dalam Moleong (2007:5) penelitian kualitatif merupakan penelitian yang menggunakan latar alamiah dengan maksud untuk menafsirkan fenomena yang terjadi dan dilakukan dengan jalan melibatkan berbagai metode yang ada.
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini bertempat pada Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) H.
Sahudin Jl. Blangkejeren-Kutacane, Tanah Merah, Badar, Kabupaten Aceh Tenggara. Pemilihan tempat dan lokasi penelitian ini didasarkan karena ingin
mengetahui tentang pengelolaan rekam medis di RSUD H. Sahudin Kutacane, Kabupaten Aceh Tenggara
3.3 Karakteristik Informan
Menurut Moh.Nazir (2005:55) informan penelitian adalah subjek yang memahami informasi objek penelitian sebagai pelaku maupun orang lain yang memahami objek penelitian.
Informan pada penelitian ini berjumlah 3 orang di bagian pengelolaan rekam medis RSUD HSK. Informan yang dipilih dalam penelitian ini adalah informan yang mengetahui tentang rekam medis serta informan yang memahami tentang pengelolaan rekam medis di RSUD HSK. Peneliti mengambil informasi dengan cara wawancara dan observasi langsung dengan informan yang berhubungan dengan pengelolaan rekam medis. Dalam memilih informan, peneliti memilih informan yang dapat memberikan informasi serta data yang lengkap dan akurat.
Untuk memudahkan dalam analisis data, informan tersebut diberi kode yaitu Informan satu (I1), informan kedua (I2) dan informan ketiga (I3).
Tabel 3.1 Keterangan Informan
Kode Pendidikan Jabatan
I1 D3 Kepala Ruangan
Rekam Medis
I2 D3 Filling rekam medis
I3 Sarjana Teknik Registrasi rawat jalan
3.4 Data dan Sumber Data
Sumber data adalah segala sesuatu yang dapat memberikan informasi mengenai data. Berdasarkan sumbernya, data dibedakan menjadi dua, yaitu data primer dan data sekunder.
1. Data Primer
Data primer merupakan data yang dikumpulkan berdasarkan interaksi langsung antara peneliti data narasumber atau informan yang dianggap berpotensi dalam memberikan informasi yang relevan dan sebenarnya melalui proses wawancara. Sumber data primer pada penelitian ini, penulis peroleh dari informan yang berada di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) H. Sahudin Kutacane.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data (Sugiono: 2008 :402). Data sekunder ini merupakan
data yang sifatnya mendukung keperluan data primer seperti buku-buku, literature dan bacaan yang berkaitan dengan Rekam Medis.
3.5 Prosedur Pengumpulan Data
Yang dimaksud dengan teknik pengumpulan data adalah cara yang dilakukan oleh peneliti untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitian. Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data-data tersebut adalah :
1. Observasi
Menurut Arikunto (2006:124) observasi adalah mengumpulkan data atau keterangan yang harus dijalankan dengan melakukan usaha-usaha pengamatan secara langsung ke tempat yang akan diselidiki.
Proses pengumpulan data observasi dalam penelitian ini termasuk pada observasi non partisipasi, dalam observasi ini peneliti tidak ikut terlibat dalam kegiatan pengelolaan rekam medis tetapi peneliti mengamati bagaimana pengelolaan rekam medis di RSUD HSK. Peneliti mengamati secara langsung bagaimana petugas rekam medis melakukan pekerjaannya yaitu berhubungan dengan penyimpanan dokumen rekam medis. kemudian peneliti sempat berdialog dengan beberapa petugas rekam medis dan mengajukan beberapa pertanyaan seperti jumlah petugas rekam medis dan sistem penyimpanan rekam medis.
2. Wawancara
Sedangkan menurut Muhammmad Nazir, menyatakan bahwa wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si penanya atau pewawancara dengan si penjawab atau responden dengan menggunakan alat yang dinamakan panduan wawancara (interview guide) (Muhammad Nazir, 2003:193).
Wawancara terarah (directed) adalah menggunakan sejumlah pertanyaan terstruktur atau sudah tersusun dalam bentuk daftar pertanyaan tertulis. Dengan wawancara terstruktur setiap responden diberi pertanyaan yang sama dan pengumpul data mencatatnya. Sedangkan wawancara tidak terarah (non directed) adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.
Berdasarkan pengertian di atas metode wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang menggunakan pertanyaan baik terstruktur maupun tidak struktur yang dilakukan secara langsung pada berbagai respoden. Dalam teknik wawancara ini peneliti akan mewawancarai orang narasumber yaitu pegawai rekam medis di RSUD H.Sahudin Kutacane. Wawancara dilakukan secara informal sehingga memungkinkan peneliti untuk mendapatkan informasi dan data yang lengkap serta akurat. Pedoman wawancara diambil berdasarkan dari Pedoman pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia dan dijadikan
sebagai acuan dalam mewawancarai narasumber sehingga tidak menyimpang dari topik penelitian
3. Dokumentasi
Menurut Arikunto (2006: 132), teknik dokumentasi yaitu “mencari data mengenai hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, agenda dan sebagainya”. Dokumentasi juga dapat berupa gambar atau foto yang berhubungan dengan penelitian, dengan dokumentasi dapat membantu peneliti menyesuaikan antara kesesuaian data dengan kenyataannya. Dokumen bisa beragam bentuk, dari yang tertulis sederhana sampai yang lebih lengkap dan bahkan bisa berupa benda-benda lainnya sebagai peninggalan masa lampau.
Dokumentasi dilakukan oleh peneliti dengan mengambil beberapa foto menggunakan kamera telepon genggam. Foto yang diambil berkaitan dengan data yang diperlukan seperti struktur organisasi, tempat penyimpanan dokumen rekam medis dan ruangan rekam medis itu sendiri.
3.6 Teknik Analisa Data 1. Reduksi Data
Reduksi data dilakukan untuk memudahkan peneliti dalam mengumpulkan data dari hasil wawancara dengan informan. Data yang diperoleh dipilah-pilah terlebih dahulu, dirangkum, difokuskan pada hal-hal penting dan dibuat kategori-kategori yang menjelaskan mengenai pengelolaan rekam medis di RSUD H. Sahudin Kutacane.
2. Penyajian data
Penyajian data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara mendeskripsikan atau memaparkan hasil temuan dalam wawancara dengan informan yang memahami mengenai pengelolaan rekam medis di RSUD H. Sahudin Kutacane.
Dalam penyajian data harus dilakukan secara jelas dan singkt untuk memudahkan dalam memahami masalah tentang rekam medis. Penyajian data diwujudkan dalam bentuk uraian dengan teks naratif, foto atau gambar dan sejenisnya.
3. Verifikasi data
Setelah melakukan reduksi data dan penyajian data maka langkah selanjutnya adalah verifikasi data, yaitu mengecek kembali data-data dan informasi yang terkumpul untuk dilakukan pengecekan keabsahannya. Penarikan kesimpulan dilakukan berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh di lapangan. Pada penelitian ini penarikan kesimpulan dilakukan dengan pengambilan intisari dari rangkaian kategori hasil penelitian berdasarkan wawancara dan dokumentasi.
3.7 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data
Selanjutnya adalah teknik dalam melakukan pengecekan dan memeriksa keabsahan data yang diperoleh, terutama pengecekan data yang terkumpul. Data yang terkumpul akan dicek ulang oleh peneliti pada subjek data yang terkumpul dan jika kurang sesuai peneliti mengadakan perbaikan untuk membangun derajat kepercayaan pada informasi yang telah diperoleh.
Menurut Moloeng (2007:330), triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain. Di luar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik triangulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui sumber lainnya. Denzin dalam Moloeng (2007:330) membedakan empat macam triangulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik, dan teori.
Dalam penelitian ini cara yang dilakukan untuk mencari validitasi suatu data yang terkumpul dengan cara triangulasi data, yaitu peneliti membandingkan sumber data dari informan dengan informan lainnya di RSUD H. Sahudin Kutacane. Teknik Triangulasi data menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dengan informan, dan hasil observasi yang dilakukan peneliti.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum
Rumah Sakit Umum Daerah H. Sahudin Kutacane dibangun pada tahun 1978 dan difungsikan sejak 17 Oktober 1982. RSUD mempunyai Luas 28.562 M2. Adapun perihal nama Rumah Sakit Umum H. Sahudin Kutacane berdasarkan hasil Rapat Gabungan Komisi sepakat untuk memberi nama RSUD Kutacane menjadi “ RSUD H. Sahudin Kutacane” yang dituangkan dalam Keputusan DPRD Tk.II Aceh Tenggara No.172/269/DPRD/2005 tanggal 2 Mei 2005. Pada tahun 2005, berdasarkan SK Menkes RI No.109/menkes/SK/2005 tanggal 30 Januari 2005 Rumah Sakit Umum Kutacane ditingkatkan dari type D menjadi type C yang diresmikan pada tanggal 24 Juli 2005.
Berdasarkan Qanun Kabupaten Aceh Tenggara Tentang Struktur dan Tata Kerja Satuan Kerja Perangkat Kabupaten Aceh Tenggara Nomor 1 Tahun 2008 RSUD H. Sahudin Kutacane merupakan Rumah Sakit Daerah yang meyandang predikat kelas C yang dipimpin oleh Direktur Rumah Sakit yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalu Sekretaris Daerah. Dalam Peraturan Bupati Aceh Tenggara Nomor 2 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sakit Umum Daerah H. Sahudin Kutacane Kab. Aceh Tenggara, terdapat susunan Organisasi RSUD H. Sahudin Kutacane sebagai berikut :
1. Direktur;
2. Bagian Tata Usaha;
3. Bidang Pelayanan Medis;
4. Bidang Penunjang Medis;
5. Bidang Keperawatan;
6. Kelompok Jabatan Fungsional
RSUD H. Sahudin Kutacane mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan, pemulihan, peningkatan kesehatan yang dilaksanakan melalui pelayanan rawat inap, rawat jalan, gawat darurat (emergency) dan Tindakan Medis.
4.2 Visi Dan Misi Visi
Visi adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita-cita dan citra yang ingin diwujudkan. Visi Rumah Sakit Umum H. Sahudin Kutacane adalah “Terwujudnya Rumah Sakit Umum Daerah yang Maju, Bermartabat dan Menjadi Idaman Masyarakat”
Penjelasan dari Visi diatas, yaitu : 1. Rumah Sakit yang Maju
Rumah Sakit yang memiliki sarana dan prasarana yang canggih dan mampu melayani kesehatan masyarakat sesuai dengan standar yang ada.
2. Rumah Sakit yang Bermaratabat
Rumah Sakit yang mampu mengangkat derajat kesehatan masyarakat dan mengangkat derajat Kabupaten Aceh Tenggara dengan Pelayanan yang ada di Rumah Sakit.
3. Rumah Sakit Idaman Masyarakat
Rumah Sakit yang mampu menjadi pusat rujukan kesehatan tingkat lanjut bagi masyarakat Aceh Tenggara dan Masyarakat yang ada di Sekitar Kabupaten dengan pemenuhan kebutuhan pelayanan dan tanpa keluhan.
Misi
Dalam rangka mewujudkan Visi tersebut diatas, maka ditetapkan Misi RSUD H. Sahudin Kutacane adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Kinerja Manajemen Rumah Sakit yang Efesien, Transparan dan Akuntabel dengan Lingkungan yang Kondusif dalam Pelayanan Kesehatan.
Keberhasilan pelayanan kesehatan yang dilaksanakan selain tergantung dari sarana/ prasarana, serta sumber daya yang lain, juga sangatlah ditentukan atas manajemen pelayanan kesehatan itu sendiri. Berkembangnya dan makin mantapnya manajemen RS H. Sahuddin, menjadi salah satu prasyarat penting dalam perwujudan Visi yang telah ditetapkan.
Dengan adanya manajemen kesehatan yang baik, diharapkan fungsi fungsi administrasi kesehatan dapat terselenggara secara berdaya dan berhasil gunA dan efisien). Adanya dukungan sistem informasi serta ketentuan dan peraturan yang memadai juga perlu dikembangkan dan dimantapkan. Dengan mantapnya manajemen rumah sakit, good governance dapat diwujudkan, sehingga pelayanan kesehatan yang dilaksanakan dapat dipertanggung jawabkan kepada masyarakat.
2. Meningkatkan pelayanan kesehatan rujukan masyarakat bermutu dan terjangkau untuk mencapai kepuasan pelanggan.
Pencapaian kinerja dan mutu pelayanan kesehatan kepada masyarakat, apabila dibandingkan dengan standar pelayanan rumah sakit secara nasional masih relatif rendah. Oleh karena itu, salah satu misi utama dari RS H.
Sahuddin, haruslah mampu untuk dapat meningkatkan kinerjanya dan dapat memberikan peningkatan mutu pelayanannya seiring dengan peningkatan demand masyarakat terhadap pelayanan rumah sakit, serta sesuai dengan tuntutan jaman dan martabat bangsa.
3. Meningkatkan kualitas SDM melalui pendidikan, pelatihan dan penelitian Sumber daya manusia merupakan pilar utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam upaya mewujudkan visi dan misinya. Karenanya harus dipastikan sumber daya ini dikelola dengan sebaik mungkin agar mampu memberi kontribusi secara optimal. Maka diperlukanlah sebuah pengelolaan secara sistematis dan terencana agar tujuan yang diinginkan dimasa sekarang dan masa depan bisa tercapai yang sering disebut sebagai manajemen sumber daya manusia. Tujuan manajemen sumber daya manusia adalah mengelola atau mengembangkan kompetensi personil agar mampu merealisasikan misi organisasi dalam rangka mewujudkan visi.
Rumah sakit merupakan fasilitas kesehatan rujukan utama bagi masyarakat yang ingin memperoleh pelayanan kesehatan baik untuk pengobatan maupun untuk pemulihan kesehatannya. Sebagai pusat rujukan kesehatan utama, rumah sakit dituntut mampu memberikan pelayanan yang komprehensif bagi setiap pasiennya. Pelayanan kesehatan yang komprehensif adalah berbagai bentuk pelayanan yang diberikan kepada
klien oleh suatu tim multi disiplin sesuai kebutuhan pasien. SDM di rumah sakit menjadi hal penting yang mendukung berkembangnya rumah sakit dan menjadi tolak ukur penting dalam penilaian pengembangan mutu pelayanan di rumah sakit.
4. Meningkatkan mutu dan ketersediaan sarana dan prasarana
Mutu layanan senantiasa menjadi salah satu penilaian yang diberikan oleh pengguna layanan publik, tak terkecuali rumah sakit selalu dikaitkan dengan mutu layanan yang diberikan, sehingga ini menjadi salah satu misi yang diemban oleh RSUD H. Sahudin Kutacane yang senantiasa meningkatkan mutu layanan dan melakukan pengembangan sarana dan prasarana guna memenuhi kebutuhan masyarakat.
4.3 Karakteristik Informan
Informan pada penelitian ini berjumlah 3 orang di bagian pengelolaan rekam medis pada RSUD HSK. Peneliti mengambil informasi dengan cara melalukan wawancara dan observasi langsung kepada informan yang berhubungan dengan pengelolaan rekam medis pada RSUD HSK. Untuk memudahkan analisis data, informan tersebut diberi kode yaitu informan I1, Informan kedua I2, Informan ketiga I3.
Tabel 4.1 Keterangan Informan
Sumber Kode Pendidikan Jabatan
Informan 1 I1 D3 Kepala Ruangan Rekam Medis
Informan II I2 D3 Filling rekam medis
Informan III I3 Sarjana Teknik Registerasi rawat jalan
4.4 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis menurunkan tujuh kategori yang berkaitan. Adapun ketujuh kategori itu adalah, sebagai berikut :
1. Sistem Penamaan 2. Sistem Penomoran 3. Sistem Penyimpanan
4. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis
5. Perencanaan terhadap Rekam Medis tidak aktif 6. Penyusutan Rekam Medis
7. Petugas Rekam Medis
4.4.1 Sistem Penamaan
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-3 informan adalah penamaan. Penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada pasien serta membedakan antara pasien satu dengan yang lain . Sesuai dengan pernyataan dari ke-3 informan.
I1 : Kalau penamaannya, di map ini nanti ditulis nama, umur, alamat. Sistem penamaan ada di dalam SOP kita. Sistem penamaan di RSUD HSK dibuat untuk membedakan identitas pasien satu dengan yang lainnya.
I2 : Kalau sistem penamaan yang buat orang depan dek. Udah ada bagiannya masing masing. Kalau adek mau tau dari abang ya gapapa juga. Sistem penamaan itu dek dibuat nama lengkap pasien dengan ejaan yang benar.
Dan didepan map rekam medis nanti di tulis nama lengkap pasien, umur, serta alamat.
I3 : Sistem penamaan di RSUD HSK kalau nama pasien harus ditulis secara lengkap dan jelas serta ditulis dengan huruf balok. Bayi yang baru lahir belum mempunyai nama wajib mencantumkan nama ibu si bayi. Nama pasien tidak boleh disingkat
Dari jawaban di atas, maka dapat diketahui bahwa Sistem penamaan di RSUD HSK dibuat untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain serta untuk menghindari terjadinya penggandaan nomor rekam medis. Dalam pembuatan sistem penamaan ditulis dengan nama lengkap pasien serta ditulis dengan huruf balok dan nama pasien tidak boelh ditulis singkat.
Gambar 4.1
Contoh Sistem Penamaan Rekam Medis 4.4.2 Sistem Penomoran
Sistem penomoran rekam medis merupakan sistem yang diberlakukan sebagai upaya pemberian identitas serta mempermudah proses penyimpanan rekam medis. Sistem penomoran rekam medis dilakukan secara sistematis dan seragam pada semua rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I1 : Kalau pemberian nomor di RSUD HSK dengan menggunakan Sistem Nomor langsung (Straight Numerical Filling System).
I2 : Sistem pemberian nomor di RSUD HSK dengan menggunakan Sistem Nomor langsung (Straight Numerical Filling System). Sistem ini untuk memudahkan kami disini dek dalam proses penyimpanan nanti.
I3 : Kalau sistem pemberian nomor disini dek dengan sistem nomor langsung ( straight numerical filling system). Jika nomor akhir sudah mencapaai 99 maka akan kembali ke nomor 01 tapi ke tengah. Kita otomatis di komputer dek.
Dari jawaban I1, I2, dan I3, maka dapat diketahui bahwa sistem pemberian nomor di RSUD HSK dengan menggunakan sistem nomor langsung ( Straight
Numerical Filing System). Nomor rekam medis terdiri dari 6 (enam) digit yang terbagi dalam 3 kelompok masing-masing kelompok mengandung 2 digit angka numeric.
Gambar 4.2
Contoh Sistem Penomoran Rekam Medis
4.4.3 Sistem Penyimpanan
Ketentuan dan Prosedur penyimpanan rekam medis diperlukan untuk memudahkan proses penyimpanan dan penemuan kembali rekam medis setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat. Berikut adalah jawaban informan tentang ketentuan prosedur penyimpanan rekam medis di RSUD H.Sahudin Kutacane.
I1 : Sistem penyimpanan disini kan dek dengan sistem desentralisasi karena rekam medis rawat jalan dan rawat inap itu dipisah. Untuk rawat inap itu ada di atas sedangkan untuk rawat jalan ya disini. Jika sistem penyimpanan menurut nomor dek kita pakai sistem angka akhir.
I2 : Kita pakai desentralisasi. Sistem penyimpanan menurut nomor kan ada tiga yaitu sistem angka awal, sistem angka tengah, serta sistem angka
akhir. Sedangkan kita disini pakai sistem angka akhir dan berpendoman dengan sistem angka akhir.
I3 : Kita desentralisasi dan pakai angka akhir kalau pakai penyimpanan sistem nomor.
Berdasarkan jawaban dari I1, I2, dan I3 , dapat diketahui bahwa sistem penyimpanan di RSUD HSK dengan menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi. Selain itu sistem penyimpanan di RSUD HSK juga menggunakan sistem penyimpanan menurut nomor yang mana sistem yang digunakan adalah sistem angka akhir.
Gambar 4.3
Contoh rak penyimpanan di Ruangan Rekam Medis
4.4.4 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis
Pengambilan rekam medis dari ruang penyimpanan rekam medis tidak dapat dilakukan dengan sembarangan. Pengambilan rekam medis harus menaati peraturan yang berlaku karena rekam medis merupakan dokumen penting yang bersifat tertutup dan rahasia. Pengambilan rekam medis keruangan rekam medis harus dilakukan oleh petugas. Berikut pernyataan dari informan RSUD HSK.
