4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1. Proses Produksi
Pada pembuatan filter baik itu filter oli, filter solar, maupun filter udara terdapat beberapa proses produksi yang harus dilalui terlebih dahulu, antara lain:
• Proses pemotongan plat
Proses ini merupakan proses pemotongan bahan komponen dasar filter dari plat yang berbentuk lembaran dipotong menjadi beberapa bagian sesuai ukuran yang telah ditentukan.
• Proses Pawer Press
Dalam proses power press ini bahan baku yang telah melalui proses pemotongan diletakkan di atas die yang berbentuk lingkaran dengan diameter yang diinginkan dan kemudian dipukul dengan punch yang merupakan pasangan dari die tersebut, sehingga lembaran plat akan berbentuk lingkaran dengan ukuran yang disesuaikan kebutuhan bahan baku filter.
• Proses Hidrolik I
Proses hidrohk I ini adalah proses pembentukan lembaran plat sesuai dengan bentuk die atau cetakan. Proses ini terdiri dari 3 tahapan, yaitu:
1. Tahappertama
Ketika mesin hidrolik dinyalakan, maka punch akan turun dan mulai menghimpit plat berbentuk lingkaran dengan die. Punch terdiri atas punch bagian luar dan dalam, dan karena die berbentuk lubang, maka yang mencekam plat tersebut adalah punch bagian luar dan die bagian atas dengan tekanan sebesar 300 Psi.
2. Tahap kedua
Tahap kedua adalah membentuk plat yang berbentuk lingkaran tadi menjadi bentuk tabung yaitu dengan menggunakan punch bagian dalam dengan tekanan 150 Psi ke dalam die yang berlubang berbentuk silinder. Maka plat akan mulur karena tekanan dari punch dan akan memiliki bentuk sesuai
30
dengan bentuk punch dan die tersebut, yaitu silinder dengan sisi bawah tertutup.
3. Tahapketiga
Tahap ketiga adalah pembentukan 'apolo'. Apolo adalah istilah untuk bentuk bagian bawah Housing, itu hanya pemanis bentuk Housing saja. Proses ini bergantung penuh dengan bentuk dasar cetakan, punch hanya meneruskan penekanan yang dilakukan.
• Proses Hidrolik II
Pada proses hidrolik II im' digunakan untuk pemotongan bibir komponen yang berlebih agar menghasilkan suatu hasil potongan yang halus.
• Proses Roll Kertas
Pada proses roll ini digunakan untuk pembuatan kertas filter. Lembaran kertas yang dilewatkan pada mesin roll ini akan melalui 13 buah mata pisau dimana jarak antar pisau sama dengan tinggi sebuah elemen filter, sehingga akan diperoleh 12 buah kertas filter dalam sekali proses pengerollan.
Kemudian kertas yang hampir terpotong tersebut dilewatkan pada sepasang roll yang terdapat tonjolan dan celah sepanjang roll secara bergantian mengelilingi roll tersebut. Jarak antara tonjolan dan celah merupakan tinggi lipatan. Jika roll atas celah maka akan berpasangan dengan roll bawah yang merupakan tonjolan, dan itu akan menjadikan kertas tertandai oleh suatu garis lurus yang nanrinya akan menjadi puncak bukit. Dan sebaliknya jika roll atas tonjolan, roll bawah adalah celah yang nantinya akan menjadi puncak lembah, dan begitu seterusnya.
Selanjutnya kertas akan ditarik oleh sepasang roll dan akan berjalan untuk masuk ke suatu celah yang dibentuk oleh sepasang plat besi. Tinggi celah sama dengan tinggi lipatan kertas, dengan begjtu kertas yang telah ditandai oleh celah dan tonjoian akan dipaksa untuk membentuk lipatan-lipatan.
Kemudian kertas berlipat akan melewati counter yang akan menghitung jumlah lipatan dan setelah jumlah tertentu (telah disetting jumlah lipatan sama
32
dengan panjang keliling filter yang diinginkan), secara otomatis akan memberi tanda pada kertas. Tanda itu merupakan panjang keliling daripada suatu filter.
• Proses Oven
Pada proses ini kertas filter akan mengalami pemanasan awal dengan suhu ± 170° C berguna untuk membuka pori-pori kertas yang masih tertutup.
Kertas dimasukkan ke dalam mesin oven melalui conveyor sebagai alat angkut kertas, dari awal oven hingga akhir oven.
• Proses Clip Binding
Proses ini dilakukan untuk menggabungkan kedua ujung dari kertas filter.
• Proses Plong
Lembaran plat diproses pada mesin plong hingga menjadi berlubang- lubang.
• Proses Roll Plat
Lembaran plat yang telah melewati proses plong, maka untuk mendapatkan bentuk selimut tabung dilakukan proses pengerollan.
• Proses Pengelasan (Spot Welding)
Proses pengelasan ini adalah untuk menyatukan bagjan ujung-ujung komponen yang terpisah.
• Proses Pencucian
Proses pencucian ini dilakukan agar didapatkan hasil pengecatan yang lebihbaik.
• Proses pengecatan
Proses pengecatan ini terjadi pada Housing, dimana komponen ini diberi lapisan cat sesuai dengan warna yang diinginkan.
• Proses Seaming
Proses Seaming ini adalah proses yang dilakukan untuk menyatukan Seaming Cap dan Housing.
4.2. Data Komponen
Pada proses perakitan filter diperlukan berbagai macam komponen, antara lain:
• Housing
Housing berfungsi sebagai tempat untuk meletakkan elemen filter. Pada filter udara tidak memiliki Housing.
• Holder Spring
Berupa pegas sepanjang 40 mm dengan diameter lilitan sebesar 25 mm.
Holder Spring berfungsi sebagai penahan agar elemen filter tidak bergerak-gerak.
Untuk itu Holder Spring diletakkan di antara elemen filter dan dasar Housing.
Holder Spring im' hanya terdapat pada filter oli dan filter solar.
• Elemen Filter
Elemen Filter terdiri dari:
1. KertasFilter
Berfungsi untuk menyaring kotoran. Misalnya pada filter oli, kertas filter ini berfimgsi sebagai penyaring oli kotor sehingga akan menghasilkan oli bersih yang dapat digunakan kembali. Pada filter udara, kertas filter ini berfungsi untuk meyaring udara kotor. Sedangkan pada filter solar kertas filter ini berfungsi untuk menyaring solar kotor sehingga akan didapatkan solar yang bersik
2. Jaring
Jaring bisa dibedakan menjadi dua macam, yaitu jaring dalam dan jaring luar.
Jaring ini berfungsi untuk memperkuat berdirinya kertas filter. Untuk filter oli dan filter solar hanya memihki jaring dalam, sedangkan pada filter udara memiliki jaring dalam dan jaring luar.
3. Cap
34
Cap ini terdiri dari dua macam yaitu cap atas dan cap bawah. Semua filter, baik itu filter oli, filter udara dan filter solar memiliki cap atas dan cap bawah.
4. Valve
Valve terdiri dari rumah katup, pegas dan penahan pegas. Komponen ini hanya terdapat pada filter oh saja. Valve terletak tepat pada lubang tengah elemen filter melekat pada cap bawah dengan bantuan las titik. Valve berfungsi pada saat filter sudah jenuh dengan kotoran, jadi oli sudah tidak dapat lagi masuk melalui sisi luar kertas filter tetapi langsung masuk ke sisi dalam kertas filter melalui valve ini. Valve menjadi semacam by pass bila filter sudah tidak berfungsi lagj menyaring oh.
• Inner Tube
Inner Tube terbuat dari karet yang berfungsi untuk mencegah tercampurnya oli bersih dan oli kotor pada filter oli, solar bersih dan solar kotor pada filter solar. Letak Inner Tube di antara Base Plate dan elemen filter. Pada saat mesin mati, Inner Tube akan menutupi lubang tempat oli atau solar masuk ke filter, dan begitu mesin hidup ujung Inner Tube yang menutupi lubang akan melebar sehingga tidak lagi menghalangi masuknya oh atau solar ke dalam filter untuk disaring. Dengan begitu pada keadaan mesin mati, oh atau solar yang belum tersaring dan oli atau solar yang sudah mengalami proses penyaringan tidak akan tercampur. Dalam pembuatannya PT. X memberikan job order kepada perusahaan lain.
• Seaming Cap
Seaming Cap merupakan bagian atas sebuah filter oh maupun filter solar, disamping juga Base Plate. Seaming Cap akan melekat dengan Base Plate dan berfungsi untuk menyatukan bagian atas filter dengan Housing melalui proses seaming. Sama seperti cap atas dan bawah, proses pembuatannya dilakukan pada mesin powerpress. Proses pembentukannya bergantung penuh dengan bentuk die dmpunch.
• Base Plate
Base Plate berfungsi untuk melekatkan filter dengan bagian mobil dan merupakan tempat atau lubang masuknya oli atau solar ke dalam filter.
43. Data Bahan Baku
Data bahan baku yang digunakan dalam pembuatan filter oli, antara lain:
• Kertas Filter
• Plat CR 0.6 mm, untuk pembuatan Housing
• Plat EGI 0.4 mm, untuk pembuatan jaring dalam, cap atas dan cap bawah
• Plat EGI 0.6 mm, untuk pembuatan Seaming Cap
• Holder Spring
• Valve
• Inner Tube
• Baseplate
• LemPVC
• Cat
• Plastik (Dust Cap)
• Paper Clip
Data bahan baku yang digunakan dalam pembuatan filter solar, antara lain:
• Kertas Filter
• Plat CR 0.6 mm, untuk pembuatan Housing
• Plat EGI 0.4 mm, untuk pembuatan jaring dalam, cap atas dan cap bawah
• Plat EGI 0.6 mm, untuk pembuatan Seaming Cap
• HolderSpring
• Inner Tube
• Baseplate
• Lem PVC
• Cat
• Plastik (Dust Cap)
• Paper Clip
36
Data bahan baku yang digunakan dalam pembuatan filter udara, antara lain:
• Kertas Filter
• Plat EGI 0.4 mm, untuk membuat cap atas dan cap bawah serta untuk membuat jaring dalam dan jaring luar
• Lem PVC
• Paper Clip
4.4. Data Mesin -Meshi Yang Digunakan
Data mesin - mesin yang digunakan dalam proses pembuatan filter baik itu filter oli, filter solar, maupun filter udara antara lain:
• Mesin Potong: 3 mesin
• Mesin Power Press: 6 mesin
• Mesin Hidrolik 1:1 mesin
• Mesin Hidrolik II: 1 mesin
• Mesin Las: 4 mesin
• Mesin Roll: 5 mesin
• Mesin Kertas: 2 mesin
• Mesin Plong: 3 mesin
• Mesin Clip Binding: I mesin
4.5. Struktur Produk Dan BOM 4.5.1. Struktur Produk
Pada struktur produk dapat diketahui komponen dan bahan baku yang menyusun suatu produk, baik itu untuk filter oli, filter solar, maupun filter udara.
• Komponen dan bahan baku produk filter oli dapat dilihat pada Tabel 4.1.
Tabel 4.1. Daftar Komponen dan Bahan Baku Filter Oli
KOMPONEN Housing Kertas Filter Jaring Dalam
Cap Atas Cap Bawah Holder Spring
BAHAN BAKU
Plat CR 0.6 mm (122 x 244 cm ) Kertas Filter ( 1 Roll = 500 m x 60 cm)
Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm ) Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm) Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm)
-
Inner Tube Seaming Cap
Base Plate Dust Cap
Cat LemPVC Paper Clip
-
Plat EGI 0.6 mm (122 x 244 cm) -
Plastik 1 Pil = 20 kg 1 Drum = 200 kg 1 Roll = 100m x 1 cm
• Komponen dan bahan baku produk filter solar dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2. Daftar Komponen dan Bahan Baku Filter Solar
KOMPONEN Housing Kertas Filter Jaring Dalam
Cap Atas Cap Bawah Holder Spring
Inner Tube Seaming Cap
Base Plate Dust Cap
Cat LemPVC Paper Clip
BAHAN BAKU
Plat CR 0.6 mm (122 x 244 cm ) Kertas Filter ( 1 Roll = 500 m x 60 cm)
Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm) Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm) Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm)
- -
Plat EGI 0.6 mm (122 x 244 cm) -
Plastik 1 Pil = 20 kg 1 Drum = 200 kg 1 Roll = 100mx 1 cm
• Komponen dan bahan baku produk filter udara dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3. Daftar Komponen dan Bahan Baku Filter Udara
KOMPONEN Kertas Filter Jaring Dalam
Jaring Luar Cap Atas Cap Bawah
Lem PVC Paper Clip
BAHAN BAKU Kertas Filter
Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm) Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm ) Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm) Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm)
1 Drum = 200 kg 1 Roll = 1 0 0 m x 1 cm
4.5.2. Penentuan Level Produk
Level suatu produk dapat ditentukan berdasarkan dari struktur produk.
38
Level produk untuk filter oli dapat ditentukan sebagai berikut:
• Level 0 terdiri dari filter oli.
• Level 1 terdiri dari Housing, Holder Spring, elemen filter, Inner Tube, Seaming Cap, Base Plate, dan Dust Cap.
• Level 2 terdiri dari cap bawah, cap atas, jaring dalam, kertas filter, dan valve.
• Level 3 terdiri dari plat.
Level produk untuk filter solar dapat ditentukan sebagai berikut:
• Level 0 terdiri dari filter solar.
• Level 1 terdiri dari Housing, Holder Spring, elemen filter, Inner Tube, Seaming Cap, Base Plate, dan Dust Cap.
• Level 2 terdiri dari cap bawah, cap atas, jaring dalam, dan kertas filter.
• Level 3 terdiri dari plat
Level produk untuk filter udara dapat ditentukan sebagai berikut:
• Level 0 terdiri dari filter solar.
• Level 1 terdiri dari cap atas, cap bawah, jaring dalam, jaring luar, dan kertas filter.
• Level 2 terdiri dari plat.
4.5.3. Bill OfMaterial
Dari Bill of Material ini dapat diketahui kebutuhan bahan baku untuk masing-masing komponen yang menyusun suatu produk. Bill Of Material dari Filter Oli, Filter Solar dan Filter Udara dapat dilihat pada Lampiran 2A, 2B, dan 2C.
4.6. Perancangan Sistem Perencanaan dan Pengendalian Material 4.6.1. KondisiAwal
Kondisi awal Sistem Persediaan dan Pemesanan Bahan Baku PT. X pada saat ini adalah PT. X melakukan pembelian bahan baku jika stok bahan baku sudah habis. Untuk bahan baku lokal akan diterima kira-kira 1 sampai 3 minggu setelah dilakukan pemesanan, sedangkan untuk bahan baku import akan diterima
3 bulan setelah dilakukan pemesanan. Daftar bahan baku baik yang lokal maupun yang import dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4. Lead Time Pemesanan Bahan Baku NO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
BAHAN BAKU
Plat EGI 0.4 mm (122 x 244 cm) Plat EGI 0.6 mm (122 x 244 cm) Plat CR 0.6 mm (122 x 244 cm) Kertas Filter
Inner Tube Holder Spring Base Plate Valve Dust Cap Lem Cat
Paper Clip
LOKAL/
IMPORT Lokal
Lokal Lokal Import Lokal Lokal Lokal Lokal Lokal Lokal Lokal Import
LEAD TIME PEMESANAN 21 hari
21hari 14hari 3bulan 14hari 7hari 7hari 7hari 7hari 7hari 7hari 3bulan
Bahan baku yang sering terlambat adalah inner tube. PT. X melakukan pemesanan inner tube jika stok yang tersisa pada gudang sudah habis. Misalnya pada bulan Maret 2003, ada order filter solar jenis 5 - 13240 - 23 dengan jumlah 250, pada saat itu persediaan inner tube hanya berjumlah 50 buah, sehingga perlu dilakukan pemesanan ulang. Hal ini akan mengakibatkan terjadinya keterlambatan bahan baku pada saat bahan baku dibutuhkan
Untuk Perencanaan Produksinya, pada saat ini perencanaan produksi yang dilakukan hanya berdasarkan perkiraan. PT. X memperkirakan berapa yang harus diproduksi berdasarkan data permintaan masa lalu. Kesalahan dalam memprediksi order ini akan mengakibatkan munculnya stok WEP dan barang jadi yang menumpuk dalam gudang barang jadi. Setelah melakukan perkiraan dengan menggunakan data masa lalu, maka Manager Produksi membuat Jadwal Kerja Mingguan setiap hari Sabtu dan Jadwal itu akan turun ke bagian Produksi pada
40
hari Senin pagi. Kemudian Jadwal Kerja Mingguan tersebut diberikan kepada bagian produksi dan bagian produksi tersebut yang akan menentukan sendiri pekerjaan mana yang diproses terlebih dahulu secara lisan.
4.6.2. Struktur Orgasisasi Awal
Struktur organisasi Awal PT. X dapat dilihat pada Lampiran 38.
4.6.3. Job Description Awal
Job Description yang berhubungan dengan Perancangan Perencanaan Produksi dan Pengendalian Material adalah Job Description untuk Pimpinan Perusahaan, Manager Produksi, Bagian Produksi dan Bagian Gudang, yairu antara lain:
• Job Description Pimpinan Perusahaan Pimpinan Perusahaan ini bertugas:
1. Memimpin jalannya perusahaan secara keseluruhan
2. Membuat dan bertanggung jawab terhadap kebijaksanaan umum perusahaan
3. Menjadi pengambil keputusan dalam mengatasi permasalahan yang terjadi 4. Meminta pertanggung jawaban dari manager
• Job Description Manager Produksi Manager Produksi ini bertugas:
1. Merencanakan, mengkoordinir dan mengontrol kegiatan produksi 2. Mengatur Jadwal Produksi
3. Memberi perintah produksi untuk dilaksanakan oleh Bagian Produksi 4. Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Produksi dari Bagian Produksi
dan Maintenance serta Kualitas
5. Bertanggung jawab atas kelancaran produksi 6. Meningkatkan produktivitas, efisiensi dan mutu
• Job Description Bagian Produksi Bagian Produksi ini bertugas:
1. Melaksanakan Jadwal Produksi yang telah dibuat oleh Manager Produksi 2. Membuat perintah pengeluaran bahan baku yang akan digunakan untuk
produksi
3. Membuat Laporan Produksi Harian yang nantinya akan diberikan ke Manager Produksi
• Job Description Bagian Gudang Bagian Gudang ini bertugas:
1. Mengawasi dan bertanggung jawab atas keluar masuknya barang - barang dari luar atau kedalam gudang
2. Memeriksa dan menyetujui setiap dokumen penerimaan dan pengeluaran barang dan dokumen pendukung atas barang tersebut
3. Mencatat semua mutasi barang dari gudang
4. Mengajukan permintaan pembelian barang yang persediaannya sudah saatnya dipenuhi
Pada PT. X terdapat beberapa prosedur yang dipakai. Dari prosedur ini dapat diketahui mengenai penggunaan form-form yang diperlukan, proses pencatatan atau pendataan, serta prosedur pemakaian form-form tersebut.
Prosedur-prosedur yang ada antara lain:
• Prosedurpenerimaanorder
Prosedur penerimaan order ini dimulai ketika bagian Marketing menerima order dari customer, kemudian pihak Marketing menghubungi pimpinan perusahaan. Di sini pimpinan perusahaan menjadi pengambil keputusan dalam penerimaan order tersebut. Keputusan penerimaan maupun penolakan order tersebut akan disampaikan ke bagian Marketing, kemudian Marketing akan menghubungi customer untuk menyampaikan keputusan tersebut. Penerimaan order tersebut akan dicatat oleh bagian Marketing pada Buku Penerimaan Order, yang dapat dilihat pada Gambar 4.1. Setelah order diterima, maka pimpinan perusahaan mengubungi bagian Gudang Barang Jadi untuk mengetahui jumlah stok barang yang ada. Jika stok barang jadi mencukupi permintaan dari customer, maka pimpinan perusahaan memberitahu bagjan Marketing untuk melakukan
42
pengiriman barang. Tetapi jika stok barang jadi tidak mencukupi, maka pimpinan perusahaan akan menghubungi bagian Marketing untuk membuat Catatan Kecil yang berisi jumlah order yang diterima dan tanggal delivery time, yang nantinya akan diberikan ke Manager Produksi. Bentuk dari Catatan Kecil tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.2. Jika perusahaan belum sanggup untuk memenuhi order yang diminta customer, maka bagian Marketing akan menginformasikan ke customer dan melakukan negosiasi ulang mengenai tanggal delivery time.
BUKU PENERIMAAN ORDER Tanggal:
Nama Konsumen:
Alamat:
No Nama Barang Quantity Harga
Gambar 4.1. Buku Penerimaan Order (Awal)
CATATAN KECIL
Waktu Pengiriman:
No Tanggal Nama Barang Quantity
Gambar 4.2. Catatan Kecil (Awal)
• Prosedur pemesanan bahan baku
Prosedur pemesanan bahan baku ini dimulai ketika bagian Produksi menerima jadwal kerja mingguan, yang dapat dilihat pada Gambar 4.3. Dari jadwal kerja tersebut, bagian Produksi dapat memperkirakan jumlah kebutuhan bahan baku. Bagjan Produksi akan mengubungi Gudang Bahan Baku untuk meminta bahan baku yang dibutuhkan. Jika bahan baku yang tersedia tidak mencukupi, maka Gudang Bahan Baku akan membuat catatan bahan baku yang habis, dan catatan tersebut akan diserahkan ke bagian Pembelian untuk melakukan pengadaan bahan baku. Bentuk dari catatan bahan habis ini dapat dilihat pada Gambar 4.4. Catatan bahan habis tersebut akan disalin pada Buku Pemesanan Bahan Baku, yang dapat dilihat pada Gambar 4.5. Kemudian bagian Pembelian mencari data pemasok yang berkaitan dengan bahan baku yang dipesan. Setelah data yang diperlukan didapat, bagian Pembelian membuat Purchase Order yang kemudian diberikan kepada pimpinan perusahaan untuk memberikan persetujuan.
Purchase Order tersebut akan difax ke pemasok. Salinan fax tersebut dibuat rangkap 3, yang ditujukan kepada bagian gudang bahan baku, accounting, dan diarsip oleh bagjan Pembelian. Purchase order tersebut ditunjukkan pada Gambar
JADWAL PRODUKSI
Tanggal Nama Barang Keterangan Ouantity
Gambar 4.3. Jadwal Kerja Mingguan (Awal)
CATATAN BAHAN HABIS
No Tanggal Nama Bahan Quantity
Gambar 4.4. Catatan Bahan Habis (Awal)
BUKU PEMESANAN BAHAN BAKU No Tanggal Nama Bahan Quantity
Gambar 4.5. Buku Pemesanan Bahan Baku (Awal)
44
PURCHASE ORDER
Tanggal:
Nama Supplier.
Alamat Telepon:
No Nama Barang Quantity Keterangan
Pimpinan Perusahaan
Gambar 4.6. Purchase Order (Awal)
• Prosedur penerimaan bahan baku
Prosedur penerimaan bahan baku ini dimulai pada saat bahan baku yang dipesan datang, bagian Gudang Bahan Baku menerima Surat Jalan dan Nota Penerimaan Bahan Baku dari Supplier, yang dapat dilihat pada Gambar 4.7. dan 4.8. Setelah itu bagian Gudang Bahan Baku akan melakukan proses pengecekan kualitas dan kuantitas bahan baku tersebut. Jika kualitas tidak sesuai kriteria maupun jumlah bahan baku yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan maka bagian Gudang langsung menginformasikan kekurangan bahan kepada Supplier (melalui telepon). Setelah proses pengecekan selesai, Nota Penerimaan Bahan Baku tersebut diperbanyak sebanyak 2 kali, untuk ditujukan kepada bagian Gudang Bahan Baku, Accounting, dan Pembelian. Selanjutnya Gudang Bahan Baku mengupdate kartu stok bahan baku. Bentuk dari kartu stok bahan baku dapat dilihat pada Gambar 4.9.
SURATJALAN No:
Nama:
Alamat:
Kami kirimkan barang tersebut dengan kendaraan....No....
Jumlah Nama Barang
Tanda Terima
Gambar 4.7. Surat Jalan (Awal)
46
NOTA PENERIMAAN BAHAN BAKU
No:
Nama:
Alamat:
Jumlah Nama Barang Harga Total
Tanda Terima Hormat Kami
Gambar 4.8. Nota Penerimaan Bahan Baku (Awal)
KARTU STOK BAHAN BAKU
No Tanggal Keterangan Masuk Keluar Sisa
Gambar 4.9. Kartu Stok Bahan Baku (Awal)
• Prosedur pengeluaran bahan baku
Prosedur pengeluaran bahan baku ini dimulai ketika Manager Produksi telah membuat jadwal kerja mingguan, seperti pada Garnbar 4.3. Jadwal kerja mingguan ini dibuat berdasarkan prediksi order tetapi jadwal ini dapat berubah jika tipe dan jumlah produk yang dijadwalkan tidak sesuai dengan order yang diterima Perubahan jadwal tersebut diinformasikan secara lisan oleh Manager Produksi. Setelah itu bagian Produksi membuat Nota Permintaan Bahan Baku yang akan diberikan kepada Gudang Bahan Baku. Bentu dari Nota Permintaan Bahan Baku dapat dilihat pada Gambar 4.10. Bagian Gudang melakukan
persiapan pengiriman bahan baku dan mengupdate kartu stok, seperti pada Gambar 4.9. sesuai dengan jenis dan jumlah bahan baku yang cWtirim ke Produksi. Setelah bahan baku diterima oleh bagian Produksi, maka Produksi melakukan pengecekan kesesuaian bahan baku yang diterima dengan yang dipesan. Jika bahan baku yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan, maka akan dilakukan pengembalian bahan baku ke Gudang.
NOTA PERMINTAAN BAHAN BAKU
No Nama Barang Ouantity Pengambil
Pengambil,
( )
Gambar 4.10. Nota Permintaan Bahan Baku (Awal)
• Prosedur penerimaan barang setengah jadi
Prosedur penerimaan barang setengah jadi ini dimulai pada saat bagian produksi melakukan proses penyerahan barang setengah jadi ke Gudang WIP.
Sebelum dilakukan proses penyerahan barang setengah jadi ke Gudang WIP, bagian Produksi membuat Catatan Hasil Produksi harian barang setengah jadi, yang ditunjukkan pada Gambar 4.11. Setelah itu barang setengah jadi dikirim ke Gudang WIP, maka bagian Gudang WIP akan melakukan update Kartu Stok WIP, seperti pada Gambar 4.12.
48
CATATAN HASIL PRODUKSI HARIAN WIP
No Nama Barang Jumlah
Gambar 4.11. Catatan Hasil Produksi Harian WIP (Awal)
KARTUSTOKWIP
No Tanggal Keterangan Masuk Keluar Sisa
Gambar 4.12. Kartu Stok WIP (Awal)
• Prosedur pengeluaran barang setengah jadi
Prosedur pengeluaran barang setengah jadi ini dimulai ketika bagian Produksi akan melakukan proses perakitan (assembly). Bagian Produksi membuat Nota Permintaan WIP ke gudang WIP, yang dapat dilihat pada Gambar 4.13.
Setelah menerima Nota Permintaan WIP, Gudang WIP melakukan persiapan pengiriman barang setengah jadi dan mengupdate Kartu Stok WIP sesuai dengan jenis dan jumlah barang setengah jadi yang dikirim ke ProduksL Kemudian
dilakukan pengecekan kesesuaian barang setengah jadi yang diterima dengan yang dipesan.
NOTA PERMINTAAN WIP
No Nama Barang Quantity Pengambil
Pengambil,
( )
Gambar 4.13. Nota Permintaan WIP (Awal)
• Prosedur penerimaan Finish Good
Prosedur penerimaan finish good ini dimulai ketika Gudang Barang Jadi menerima finish good dari bagian Produksi. Bagian Produksi membuat Laporan Hasil Produksi yang dibuat rangkap 3, yang ditujukan kepada bagian Produksi, Gudang Barang Jadi, dan Pimpinan Perusahaan. Bentuk dari Laporan Hasil Produksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 4.14a dan 4.14b. Selanjutnya Gudang Barang Jadi akan mengupdate Kartu Stok Finish Good, seperti pada Gambar4.15.
LAPORAN HASIL PRODUKSIFILTER UDARA
Tanggal:
Type Pcs Pcs
Pcs
Produksi Pcs Pcs
Pcs
InnerBc* Pcs Pcs
Pcs
Sisa Pcs Pcs
Pcs
Bahan - bahan:
1. Jaring Dalam Pcs : Pcs
: Pcs 2. Jaring Luar : Pcs
Pcs
: Pcs 3. Cap (Atas & Bawah) : Pcs
Pcs
: Pcs
4. Kertas Pcs : Pcs
Pcs
5. lnnerBox Pcs
Pcs Pcs
6. OutBox Pcs
: Pcs Pcs
7. Lem Pcs : Pcs
Pcs
Gambar 4.14a. Laporan Hasil Produksi Filter Udara (Awal)
LAPORAN HASIL PRODUKSI FILTER SOLAR / OLI
Tanggal:
Type Produksi Inner Box Sisa
Bahan - bahan:
1. Kertas
2. Jaring Dalam
3. Cap (Atas & Bawah)
4. Spring Valve
5. Baseplate
6. Seaming Cap
7. Inner Tube
8. Housing
9. Lem
10. lnnerBox
11.0utBox
Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs
Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs
Gambar 4.14b. Laporan Hasil Produksi Filter Solar/ Oli (Awal)
52
KARTU STOK FINISH GOOD
No Tanggal Keterangan Masuk Keluar Sisa
Gambar 4.15. Kartu Stok Finish Good (Awal)
• Prosedur pengeluaran Finish Good
Prosedur pengeluaran finish good ini dimulai pada saat bagian Marketing akan melakukan pengiriman barang ke customer. Bagian Marketing menunjukkan Buku Penerimaan Order kepada Gudang Barang Jadi, seperti yang telah ditunjukkan pada Gambar 4.1. Kemudian Gudang Barang Jadi akan membuat Nota Pengiriman Barang dan Bukti Pengeluaran Produk (Surat Jalan), yang nantinya akan diberikan kepada customer. Bentuk dari Nota Pengiriman Barang dapat dilihat pada Gambar 4.16. Bukti Pengeluaran Produk (Surat Jalan) tersebut dibuat rangkap 2 yang ditujukan kepada customer dan diarsip oleh Gudang Barang Jadi, yang dapat dilihat pada Gambar 4.7. Setelah itu Gudang Barang Jadi akan melakukan update Kartu Stok Finish Good, seperri Gambar 4.15.
NOTA PENGIRIMAN BARANG
No:
Nama:
Alamat
Jumlah Nama Barang Harga Total
Tanda Terima Hormat Kami
Gambar 4.16. Nota Pengiriman Barang (Awal)
Saat ini PT. X juga memiliki sistem pengontrolan gudang baik itu gudang bahan baku, gudang WIP dan gudang barang jadi. Proses pengecekan gudang ini dilakukan jika ada perintah dari pimpinan perusahaan, dan proses pengecekan ini dilakukan jika diperlukan saja. Hasil dari pengecekan ini akan diinformasikan secara lisan kepada pimpinan perusahaan.
4.6.4. Permasalahan Yang Timbul Dengan Sistem Saat Im'
Dengan kondisi awal seperti yang ada saat ini, maka akan muncul permasalahan, antara lain:
1. Masalah ketersediaan bahan baku
• Pada saat pimpinan perusahaan telah memutuskan untuk menerima order dari customer, pimpinan perusahaan baru mengecek persediaan bahan baku, jika bahan baku yang dibutuhkan habis atau tidak mencukupi maka perusahaan melakukan order atau pemesanan barang pada waktu itu juga.
Pada saat order diterima pimpinan perusahaan menjanjikan rata-rata order akan selesai dalam waktu 10 hari, dan ketika akan mulai produksi ternyata
54
inner tube yang ada tidak mencukupi, sedangkan lead time pemesanan inner tube adalah 14 hari. Padahal jika semua bahan baku tersedia, maka untuk memproduksi misalnya 3500 filter solar dengan kapasitas total dalam 1 hari akan dapat memproduksi filter solar sebanyak 390 filter, akan dapat diselesaikan dengan waktu minimum 9 hari dan maksimum 2 minggu. Karena lead time pemesanan bahan baku lebih lama dari lead time produksinya, maka hal ini akan menyebabkan keterlambatan produksi karena harus menunggu datangnya pesanan sehingga banyak order dari customer yang dipenuhi tidak tepat pada waktunya. Rata-rata order yang datang dalam 1 minggu adalah 4 order. Dari 4 order tersebut paling tidak 30 % yang selesai tidak tepat waktu.
• Pada saat Jadwal Kerja Mingguan yang dibuat oleh Manager Produksi tidak sesuai dengan order yang datang, maka Manager Produksi akan membuat Perubahan Jadwal Kerja Mingguan yang akan disampaikan kepada Bagian Produksi hanya secara lisan. Perubahan jadwal kerja mingguan dalam 1 minggu rata-rata terjadi 1-2 kali perubahan. Perubahan tersebut disebabkan oleh adanya order yang mendesak atau mendadak (50%), ketidaktersediaan bahan baku (40%), adanya kerusakan mesin (10%). Hal ini akan mengakibatkan jadwal kerja mingguan yang telah dibuat tidak sesuai, sehingga perlu dilakukan perubahan jadwal kerja.
Karena informasi disampaikan secara lisan saja, maka keakuratannya tidak dapat dipertanggungjawabkan.
• Pada saat produksi membuat jadwal kerja mingguan, saat itu produksi tidak mengetahui stok bahan baku yang tersedia. Sehingga pada saat jadwal tersebut akan dikerjakan, bahan baku yang diperlukan tidak tersedia. Hal ini disebabkan karena kurangnya koordinasi antar departemen yang bersangkutan yaitu bagian produksi dan bagian gudang bahan baku, yang disebabkan karena belum adanya satu departemen yang akan menghubungkan departemen - departemen tersebut.
• Masih belum adanya pengontrolan terhadap sistem persediaan, sehingga tidak dapat memonitor ketersediaan bahan baku. Sehingga akan mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dikarenakan pada saat
akan mulai memproduksi ada bahan baku yang tidak tersedia. Hal im' disebabkan karena belum udanya departemen yang secara khusus akan bertanggung jawab terhadap jalannya produksi, mulai dari bahan baku hingga menjadi barang jadi.
• Saat produksi akan mulai memproduksi, maka Produksi akan meiakukan prosedur pemintaan bahan baku yang ditujukan kepada Gudang Bahan Baku. Pada saat bagian Produksi menerima bahan baku yang telah diminta, baik bagian Gudang Bahan Baku maupun bagian Produksi tidak membuat bukti serah terima bahan baku dari Gudang Bahan Baku ke Produksi. Hal ini akan mengakibatkan tidak adanya bukti yang jelas apakah bahan baku yang diminta telah dikirim atau belum.
• Saat ini pengecekan gudang dilakukan jika ada perintah dari pimpinan perusahaan, dan hasilnya hanya akan disampaikan secara lisan saja kepada pimpinan perusahaan. Hal ini diakibatkan oleh tidak adanya rutinitas pengecekan gudang.
2. PT. X adalah perusahaan yang berpusat pada pimpinan perusahaan.
Pada saat order dari customer datang, maka bagian Marketing akan menyampaikan order tersebut kepada Pimpinan Perusahaan. Disini Pimpinan Perusahaan yang akan memutuskan apakah order yang datang tersebut akan diterima atau tidak. Dengan kondisi yang seperti ini maka PT. X adalah perusahaan yang segala sesuatunya berjalan atas persetujuan pimpinan perusahaan.
4.6.5. Evaluasi Permasalahan Yang Timbul
Dari permasalahan yang muncul diatas, maka dapat dibuat suatu sistem yang baru dengan:
• Menambahkan Sistem Perencanaan dan Pengendalian Material. Disini Sistem Perencanaan dan Pengendalian Material akan bertangung jawab terhadap produksi yang berjalan, mulai dari perencanaan dan pemenuhan bahan baku, perencanaan produksi, pengontrolan proses produksi dan memonitor ketersediaan bahan baku dan bahan kebutuhan produksi lainnya.
56
• Karena jadwal kerja yang dibuat oleh Manager Produksi hanya memberikan informasi mengenai produk apa yang harus diproduksi dan junlahnya dalam waktu 1 minggu dan jadwal tersebut dibuat sebelum dilakukan pengecekan ketersediaan bahan baku, sehingga seringkali terjadi keterlambatan penyelesaian barang.
• Karena belum adanya pengontrolan ketersediaan bahan baku, maka seringkali terjadi kekurangan bahan baku, sehingga mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi.
• Dengan sistem yang ada saat ini, maka akan terjadi ketidakakuratan informasi yang disebabkan karena adanya penyampaian informasi yang dilakukan secara lisan.
4.6.6. Alur Sistem Yang Berhubungan Dengan Sistem Perencanaan Produksi dan Pengendalian Material
Sistem Perencanaan Produksi dan Pengendalian Material merupakan sistem yang meliputi perencanaan produksi dan pemenuhan bahan baku yaitu dengan memonitor ketersediaan bahan baku dan bahan kebutuhan produksi lainnya. Selain itu juga meliputi pengontrolan proses produksi dan inventori, sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar dan dapat memenuhi permintaan konsumen sesuai dengan waktu yang telah dijadwalkan atau yang telah disepakati bersama. Untuk itu diperlukan suatu koordinasi dengan departemen lain untuk kelancaran proses perencanaan produksi dan pengontrolan inventory.
Sistem Perencanaan Produksi dan Pengendahan Material yang akan dirancang ini, akan memiliki alur sistem yang berkaitan dengan:
• Sistem Persediaan dan Pemesanan Bahan Baku
Pada sistem persediaan dan pemesanan bahan baku akan membutuhkan informasi yang berkaitan dengan stok bahan baku yang berada pada gudang, jumlah order yang diterima serta waktu penyelesaian order. Dengan mengetahui informasi ini maka bisa dibuat suatu sistem persediaan yang meliputi kapan waktu pemesanan yang optimal, berapa jumlah pemesanan, berapa lead time produksi
dan lead time pemesanannya, berapa stok minimum yang harus dimiliki (safety stock) sehingga bisa meminimumkan biaya inventori.
• Sistem Perencanaan Produksi
Pada sistem perencanaan produksi akan diprediksi besarnya permintaan yang akan diterima oleh perusahaan pada bulan yang akan datang sehingga perusahaan bisa melakukan perencanaan produksi terlebih dahulu. Dengan adanya perencanaan produksi maka pekerjaan yang akan dilakukan lebih terjadual dengan baik.
Untuk melakukan perencanaan produksi dengan baik, maka harus dilakukan pengendalian aktivitas seperti berikut:
1. Prediksi order (peramalan)
• Tujuan:
Untuk meramalkan permintaan dari produk-produk yang ada di masa yang akandatang.
• Input:
- Data - data penjualan masa lalu
• Proses:
- Menentukan tujuan dari peramalan - Memilih produk yang akan diramalkan - Menetukan panjang waktu peramalan
- Memperoleh data-data penjualan masa lalu untuk produk-produk yang akan diramalkan
- Mengelompokkan produk-produk yang sejenis
- Melakukan peramalan agregat (peramalan multi item) dengan metode yang sesuai dengan pola data
- Melakukan validasi model dengan menggunakan perhitungan tracking signal
- Mendapatkan hasil peramalan agregat
- Melakukan disagregasi untuk mendapatkan hasil peramalan dari tiap- tiapjenisproduk
• Output:
58
Hasil peramalan permintaan perkelompok produk filter oli dan filter solar untuk masa yang akan datang dapat dilfliat pada Tabel 4.7., sedangkan hasil peramalan permintaan produk filter udara dapat dilihat pada Tabel 4.5. Dan untuk nilai taksiran variasi seasonalnya dapat dilihat pada Tabel 4.6.
Tabel 4.5. Peramalan Dekomposisi
T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
bulan Y, MA CMA SN, x IR, SN, 4\ TR, T R t x S Nt
Tabel 4.5. Peramalan Dekomposisi (Lanjutan)
c*
T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
bulan CU * IRt CL, IRt Y, F ERR ERR2 t F
Tabel 4.6. Taksiran Faktor Musiman
T 1 2 3 4
Bulan Jan Feb Mrt Apr
SN, x IR,
tahun 1 tahun2 SN, SN,
Tabei 4.6. Taksiran Faktor Musiman (Lanjutan)
5 6 7 8 9 10 11 12
Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nop Des
Tabel 4.7. Peramalan Dengan Metode Winter
T
MAD MSE RSFE TS
YT L T S F E
Cum Abs
(E) E2 a P y T F
• Hubungan dengan departemen lain:
Data - data penjualan masa lalu yang diperlukan untuk memprediksi permintaan untuk bulan yang akan datang diperoleh dari bagian Marketing.
2. Membuat Master Production Schedule (MPS)
• Tujuan:
Untuk mengetahui produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk diproduksi, berapa kuantitas yang dibutuhkan, pada waktu kapan dibutuhkan dan kapan produk itu akan diproduksi.
• Input:
- Hasil disagregasi dari peramalan yang telah dilakukan untuk filter oli, filter solar dan filter udara dapat dilihat pada Tabel 4.8a hingga Tabel 4.8c.
60
Tabel 4.8a. Hasil Disagregasi Peramalan Penjualan Filter Oli
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Tipe MD 069782 ME 014833 16510-73001/2
15600-06010 15600-41010 15601 - 33021 15400-PH1-004
5-13211-018 8-94430-983
TOTAL
BULAN
Tabel 4.8b. Hasil Disagregasi Peramalan Penjualan Filter Solar
No 1 2 3 4 5
Tipe ME 006066 ME 035393 23303-54011 04234-68010 5-13240-23 TOTAL
BULAN
Tabel 4.8c. Hasil Disagregasi Peramalan Penjualan Filter Udara
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tipe MB120476 A MD 603446 A MT 421158 (B) MT421158(J) 13780-77300 17801-06010 17801-13010 17801 - 35030 17801 - 56020 17220-PM3-Y01
5-14215-003 8 - 94334 - 906
TOTAL
BULAN
- Status inventori finish good yang didapatkan dari kartu stok finish good, seperti pada Gambar 4.17.
KARTU STOK FINISH GOOD Kode Barang:
Nama Barang:
Dimensi:
Satuan:
Tgl
No.
SPFG
No.
FPFG Pemasukan Pengeluaran Stok Keterangan
Tanda Tangan
Gambar 4.17. Kartu Stok Finish Good (Revisi)
- Surat Penerimaan Order (SPO), dapat dilihat pada Gambar 4.18.
SURAT PENERIMAAN ORDER No. SPO:
Tanggal Penerimaan Ordet Tanggal Pengiriman Order Nama Customer:
Alamat Customer Telepon:
No Merk Tipe / Part No Jumlah Keterangan
Marketing Pimpinan Perusahaan
( ) ( )
Gambar 4.18. Surat Penerimaan Order (Revisi)
62
- Lead time, Lot Size, dan Safety Stock
• Proses:
- Menyusun Master Production Schedule (MPS)
• Output:
- Jadwal Produksi Induk ( Master Production Schedule), dapat dilihat pada Tabel 4.9.
Tabel 4.9. Master Production Schedule (MPS)
Tipe:
Lead Time:
Lot Size:
Bulan: Juni
MASTER PRODUCTION SCHEDULE (MPS)
Demand Time Fence: 1 Planning Time Fence : 4
On Hand
Safety Stock
Sales Plan (Sales Forecast) Actual Orders
Projected Available Balances (PAB)
Available To Promise (ATP) Cumulative ATP
MPS
Time Periods (Weeks) Mei
I Mei
II Mei
III Mei
IV Jun
I Jun
II Jun
III Jun
IV
3. Membuat Material Reguirement Planning (MRP)
• Tujuan:
Untuk mengetahui bahan baku apa yang harus dipesan, berapa kuantitas bahan baku yang harus dipesan, dan kapan waktu memesan bahan baku tersebut.
• Input:
- Master Production Schedule (MPS)
- Bill ofMaterial, yang dapat dilihat pada Tabel 4.10.
Tabel 4.10. Bill of Material
No.
1.
2.
3.
4.
5.
Komponen Jumlah Kebutuhan Total Kebutuhan
- Status inventori bahan baku dan barang setengah jadi (WIP) yang didapatkan dari kartu stok bahan baku dan kartu stok WIP, seperti pada gambar 4.19. dan 4.20.
KARTU STOK BAHAN BAKU Kode Bahan:
Nama Bahan:
Dimensi:
Satuan:
Tgi
No.
SPBB
No.
FSTBB Pemasukan Pengeluaran Stok Keterangan
Tanda Tangan
Gambar 4.19. Kartu Stok Bahan Baku (Revisi)
KARTUSTOKWIP Kode Barang:
Nama Barang:
Dimensi:
Satuan:
Tgi No.
SPWIP
No.
FSTWIP Pemasukan Pengeluaran Stok Keterangan
Tanda Tangan
Gambar 4.20. Kartu Stok WIP (Revisi)
64
- Lead Time
• Proses:
- Melakukan perencanaan kebutuhan material
• Output:
- MRP Report, dapat dilihat pada Tabel 4.11.
Tabel 4.11. Material Reauirement Planning (MRP)
MATERIAL REQUIREMENT PLANNING (MRP)
Lot Size: Lot For Lot Kode Barang:
Safety Stock: 0 Nama Barang:
Lead Time:
On Hand
Safety Stock
Gross Requirement Scheduled Receipts Projected On-Hand Projected Available Net Requirement Planned Order Receipt Planned Order Release
Time Periods (weeks) Mei
1 Mei
II Mei
III Mei
IV Jun
1 Jun
II Jun
III Jun
IV
- Catatan pemesanan bahan, yang berapa Form Pembelian Bahan Baku seperti pada Gambar 4.21.
FORM PEMBELIAN BAHAN BAKU No. FBBB:
Tanggal:
No. SPK:
No
Kode Bahan
Nama
Bahan Dimensi Satuan Jumlah
Tanggal Kirim
PPIC
( )
Gambar 4.21. Form Pembelian Bahan Baku (Usulan)
- Memberikan indikasi penjadualan ulang
4. Pengendalian persediaan bahan baku, barang setengah jadi (WIP),jinish good
• Tujuan:
- Untuk mengetahui berapa stok bahan baku, barang setengah jadi (WIP), dan finish good saat ini yang berada dalam gudang.
- Untuk mengetahui apakah bahan baku dan barang setengah jadi (WIP) yang ada saat ini masih mencukupi untuk melakukan produksi atau proses assembly.
- Untuk mengetahui apakah diperlukan pemesanan ulang bahan baku yang telah atau hampir habis.
• Input:
- Data jenis bahan baku dan barang setengah jadi (WIP) - MRPReport
- Laporan Stok Bahan Baku, dapat dilihat pada Gambar 4.22.
66
LAPORAN STOK BAHAN BAKU No. LSBB:
Tanggal:
No Kode Bahan Nama Bahan Deskripsi
Stok
Akhir Keterangan
Gudang
( )
Gambar 4.22. Laporan Stok Bahan Baku (Usulan)
- Laporan Stok WIP, dapat dilihat pada Gambar 4.23.
LAPORAN STOK WIP No. LSWIP:
Tanggal:
No
Nama
Barang Dimensi Deskripsi
Stok
Akhir Keterangan
Gudang
( )
Gambar 4.23. Laporan Stok WDP (Usulan)
- Laporan Stok Finish Good, dapat dilihat pada Gambar 4.24.
LAPORAN STOK FINISH GOOD No. LSFG:
Tanggal:
No Nama Barang Tipe Barang Deskripsi
Stok
Akhir Keterangan
Gudang
( )
Gambar 4.24. Laporan Stok Finish Good (Usulan)
- Leadtimepemesananbahanbaku - Surat Penerimaan Order
• Proses:
- MelihatMflP Report
- Melihat jumlah order yang diterima pada Surat Penerimaan Order - Melihat Laporan Stok Bahan Baku
- Melihat Laporan Stok WIP
- Melihat Laporan Stok Fmish Good
• Output:
- Form Pembelian Bahan Baku
Jika bahan baku yang tersedia tidak mencukupi, maka perlu dilakukan pemesanan ulang. Pemesanan ulang ini dilakukan dengan membuat Form Pembelian Bahan Baku, seperti pada Gambar 4.21.
- Surat Perintah Kerja Komponen dan Surat Perintah Kerja Produk
68
Surat Perintah Kerja ini dikeluarkan sebelum dilaksanankan proses produksi atai jika stok bahan baku dan barang setengah jadi (WIP) tidak mencukupi jumlah order yang diterima. Surat Perintah Kerja Produk ini dapat dilihat pada Gambar 4.25., sedangkan untuk Surat Perintah Kerja Komponen dapat dilihat pada Gambar 4.26.
SURAT PERINTAH KERJA PROOUK No. SPKP:
Tanggal Pengeluaran SPKP:
Tanggal Setesai Produkst:
No Produk Tipe Jumlah
PPIC
( )
Gambar 4.25. Surat Perintah Kerja Produk (Usulan)
SURAT PERINTAH KERJA KOMPONEN
No. SPKK: Hal:
Tanggal Pengeluaran SPKK:
Tanggal Selesai Produksi:
No Komponen Filter Tipe Jumlah
PPIC
( )
Gambar 4.26. Surat Perintah Kerja Komponen (Usulan)
- Form Permintaan WIP
Form ini dipakai jika barang jadi yang terstdia masih belum memenuhi permintaan konsumen, maka perlu dilakukan proses assembly komponen dimana untuk pengambilan komponen di gudang WIP yang nantinya akan diassembly diperlukan Form Permintaan WIP. Form ini dapat dilihat pada Gambar 4.27.
FORM PERMINTAAN WIP
No. FPWIP:
Tanggal:
No
Nama
Barang Dimensi Deskripsi Satuan Jumlah Keterangan
Produksi
( )
Gambar 4.27. Form Permintaan WIP (Revisi)
Form Permintaan Bahan Baku ke Gudang Bahan Baku
Form ini dipakai jika pada saat produksi akan melakukan assembhy, dan WIP yang diperlukan masih belum mencukupi, sehingga perlu dilakukan produksi komponen lagi. Form Permintaan Bahan Baku dapat dilihat pada Gambar 4.28.
70
FORM PERMINTAAN BAHAN BAKU No. FPBB:
Tanggal:
No Kode Bahan
Nama
Bahan Deskripsi Satuan Jumlah Keterangan
Produksi
( )
Gambar 4.28. Form Permintaan Bahan Baku (Usulan)
- Form Pengeluaran Finish Good
Form ini dipakai jika produk yang dipesan oleh konsumen sudah dapat dipenuhi oleh perusahaan, sehingga untuk pengeluaran barang jadi (Finish Good) harus membuat Form Pengeluaran Finish Good terlebih dahulu. Bentuk dari Form Pengeluaran Finish Good ini dapat dilihat pada Gambar 4.29.
FORM PENGELUARAN FINISH GOOD No. FPFG:
Tanggal:
No
Merek
Barang Tipe Barang Deskripsi Satuan Jumlah Keterangan
Gudang Produksi
( ) ( )
Gambar 4.29. Form Pengeluaran Finish Good (Usulan)
• Hubungan dengan departemen lain:
- Laporan Stok Bahan Baku disini dibuat oleh Gudang Bahan Baku dan diberikan kepada Produksi.
- Form Pembelian Bahan Baku ini dibuat oleh Produksi, dan akan diberikan kepada bagian Pembelian. Form Pembelian Bahan Baku ini diberikan ke bagjan Pembelian dengan tujuan agar Bagian Pembelian melakukan pemesanan kepada supplier. Kemudian bagian Pembelian akan membuat Purchase Order berdasarkan Form Pembelian Bahan Baku tersebut. Purchase Order tersebut dibuat rangkap 3 yang diberikan ke bagian Gudang Bahan Baku, Accounting, dan diarsip oleh bagian Pembelian. Purchase Order ini diberikan kepada Bagian Gudang Bahan Baku dengan tujuan untuk menginfonnasikan kepada pihak Gudang Bahan Baku bahwa Produksi telah melakukan pemesanan bahan baku. Sedangkan, Purchase Order ini diberikan kepada Accounting dengan tujuan agar Accounting bisa mengurus masalah pembayaran.
72
- Surat Perintah Kerja Produk dan Surat Perintah Kerja Komponen Surat Perintah Kerja tersebut dibuat oleh Manager Produksi dan yang nantinya akan diberikan ke bagian Produksi.
- Laporan Stok Barang Setengah Jadi dibuat oleh gudang barang setengah jadi dan diserahkan ke Produksi.
- Form Permintaan WIP dibuat oleh bagian produksi dan diserahkan kepada gudang barang setengah jadi.
- Form permintaan bahan baku dibuat oleh bagian produksi dan diserahkan ke gudang bahan baku.
- Laporan Stok Barang Jadi
Laporan stok barang jadi ini dibuat oleh gudang barang jadi dan diserahkan kepada Produksi.
- Form Pengeluaran Finish Good
Form ini dibuat oleh Gudang Barang Jadi dan ditujukan kepada Produksi, Marketing dan Pimpinan Perusahaan.
5. Penjadualan Produksi
• Tujuan:
- Untuk mengalokasikan sumber daya yang terbatas dalam melakukan beranekaragam pekerjaan yang harus diselesaikan sehingga total waktu proses dapat berkurang dan produktivitas dapat bertambah.
- Memberikan informasi kapan seharusnya masing - masing pekerjaan dimulai dan berakhir serta kapan seharusnya semua pekerjaan selesai dikerjakan sehingga dapat berfimgsi sebagai pedoman dalam pelaksanaan produksi agar produksi dapat berjalan dengan Iancar.
• Input:
- DataWaktuBaku - Data Kapasitas Produksi - Surat Penerimaan Grder - Laporan Stok Bahan Baku
- Laporan Stok Barang Setengah Jadi - Laporan Stok Barang Jadi
Proses:
Dengan mengetahui data - data diatas maka bisa dibuat penjadualan produksinya. Penjadwalan produksi disini dibuat dengan tujuan agar dapat diketahui berapa jumlah yang harus diproduksi pada hari itu, produk atau komponen apa saja yang harus diproduksi sehingga pelaksanaan produksi dapat berjalan dengan lancar.
Output:
- Planning Produksi, dapat dilihat pada Surat Perintah Kerja Komponen dan Surat Perintah Kerja Produk seperti pada Gambar 4.25. dan Gambar4.26.
- Laporan Hasil Produksi WIP, dapat dilihat pada Gambar 4.30.
LAPORAN HASIL PRODUKSIWIP
Tanggal:
Type Pcs : Pcs
Produksi Pcs Pcs
Bahan - bahan:
1. Kertas Pcs Pcs
: Pcs
2. Jaring Dalam Pcs : Pcs
: Pcs
3. CapAtas Pcs Pcs
: Pcs
4. CapBawah Pcs : Pcs
Pcs
5. Seaming Cap Pcs : Pcs
: Pcs
S.Housing Pcs : Pcs
: Pcs
Gambar 4.30. Laporan Hasil Produksi WIP (Usulan)
74
Laporan Hasil Produksi Finish Good, yang dapat dilihat pada Gambar 4.31.
LAPORAN HASIL PRODUKSI FINISH GOOD
No Nama Barang Tipe Jumlah Keterangan
Gambar 4.31. Laporan Hasil Produksi Finish Good (Usulan)
• Hubungan dengan departemen lain:
- Planning Produksi
Planning produksi ini dibuat oleh Manager Produksi, kemudian diberikan pada bagian produksi. Bagian produksi bertugas menjalankan serta mengendalikan pelaksanaan produksinya.
- Laporan Hasil Produksi
Laporan Hasil Produksi, baik itu untuk barang setengah jadi (WIP) maupun untuk barang jadi (finish good) ini dibuat oleh bagian produksi kemudian diserahkan kepada Manager Produksi. Tujuan dari pembuatan Laporan Hasil Produksi ini adalah untuk mengetahui apakah hasil produksi yang ada sesuai dengan yang telah diplanningkan.
6. Menghitung Kapasitas Produksi
• Tujuan:
Untuk mengukur kemampuan dari suatu fasilitas produksi dan sumber daya yang tersedia, seperti peralatan, mesin, personel untuk mencapai jumlah kerja tertentu dalam periode waktu tertentu.
• Input:
- Informasi tentang rencana produksi dari MPS dan waktu assembly rata-rata untuk setiap produk, yang dapat dilihat pada Tabel 4.12.
Tabel 4.12. Perhitungan Jam Standar Berdasarkan Unit Produksi
Filter Oli
Jam Standar/
Unit (Dtk)
Jam Standar/
Unit (Menit)
Total Jam standar (Menit)
Unit/ Weeks
1 2 3 4
Jam Standar (Menit)/
Weeks 1 2 3 4
PlannedOrder Release yang didapatkan dari MRP
Informasi mengenai standard waktu untuk melakukan operasi per unit dan standard setup time yaitu waktu setup mesin agar siap beroperasi, yang dapat dilihat pada Tabel 4.13.
Tabel 4.13. Operarion Time per unit
Part
Lot Size/
Week 1 2 3 4
Work Center
Set Up Time/
Lot (Menit)
Set Up Time/
unit (Menit) 1 2 3 4
Run Time/
unit (detik)
Run Time/
unit (Menit)
Operation Time/
Unit (Menit) 1 2 3 4
Total Operation
Time (Menit) 1 2 3 4
- Informasi mengenai Bill of Material, aliran operasi setiap part, dan assembly
76
- Informasi mengenai jumlah hari kerja per periode, jumlah shifts yang dijadwalkan per hari kerja, banyaknya jam kerja p^r shifts, banyaknya mesin, standar urilisasi dan efisiensi
• Proses:
- Menghitimg kapasitas pusat kerja (kapasitas yang tersedia) - Menghitung beban (load) pada setiap pusat kerja
- Menyeimbangkan kapasitas dan beban
• Output:
- Laporan beban pusat kerja, yang menunjukkan hubungan antara kapasitas dan beban, yang dapat dilihat pada Tabel 4.14.
Tabel 4.14. Laporan RCCP (Rough Cut Capacity Planning)
Deskripsi (1) Kebutuhan Aktual (2) Kapasitas Tersedia
(3) Kekurangan/ kelebihan kapasitas = (2) - (1) (4)Utilitas = (1)/(2)
Weeks
1 2 3 4 Total
Tabel 4.15. Laporan Capacity Reauirement Planning
Deskripsi Work Center
(1) Waktu Yang Tersedia (menit) (2) Tingkat Efisiensi (Kondisi Aktual) (3) Kapasitas Tersedia (Rated Capacity)
= (1)x(2) (4) Kebutuhan Aktual (5) Kelebihan/ Kekurangan (6) Utilitas = (4) / (3)
Weeks
1 2 3 4 TOTAL
- Perbaikan MRP (schedule dari Planned Order Release), sehingga dapat diambil tindakan untuk menyeimbangkan beban (load) terhadap kapasitas
• Hubungan dengan departemen lain:
- Berhubungan dengan bagian Marketing yaitu dengan adanya laporan kapasitas tersebut, maka dapat memberikan informasi kepada Marketing mengenai jumlah sisa kapasitas yang ada
• Sistem Administrasi
Sistem administrasi disim' adalah sistem yang berkaitan dengan form - form maupun laporan - laporan yang ada. Dalam sistem administrasi ini mengandung beberapa informasi yang dibutuhkan untuk membuat perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan bahan baku dan pengontrolan persediaan.
• Sistem Controlling (Pengendalian Aktivitas Produksi dan Inventory)
Pada sistem controlling, Produksi akan bertugas sebagai departemen yang akan mengawasi apakah jalannya produksi sesuai dengan yang telah ditetapkan. Misalnya pengontrolan dalam pemakaian bahan baku, jalannya produksi, pengendalian input atau output. Dimana jika output yang dihasilkan ternyata masih belum dapat memenuhi order yang ada maka perlu diambil tindakan korektif seperti penambahan jam kerja (lembur).
4.6.7. Sistem Usulan
Pada sistem usulan ini tidak ada perubahan dalam Struktur Organisasi yang ada saat ini. Struktur Organisasi ini dapat dilihat pada Lampiran 38. Dengan adanya Sistem Perencanaan Produksi dan Pengendalian Material ini maka untuk Job Description yang ada saat ini akan mengalami beberapa penyesuaian, antara
lain:
• Job Description Pimpinan Perusahaan Tugas Pimpinan Perusahaan ini adalah:
1. Memimpin jalannya perusahaan secara keseluruhan
2. Membuat dan bertanggung jawab terhadap kebijaksanaan umum perusahaan
3. Memikirkan setiap masalah yang dihadapi oleh para manager dan mencari pemecahannya secara bersama - sama dengan manager yang bersangkutan
78
4. Meminta pertanggung jawaban dari manager
• Job Description Manager Produksi Tugas Manager Produksi ini adalah:
1. Bertanggung jawab terhadap perencanaan produksi dan memonitor ketersediaan bahan baku dan bahan kebutuhan produksi lainnya
2. Melakukan peramalan permintaan dan membuat Surat Perintah Kerja Produk dan Surat Perintah Kerja Komponen serta memberi perintah produksi untuk dilaksanakan oleh Bagian Produksi
3. Membuat perhitungan kapasitas produksi
4. Menerima dan memeriksa Laporan Hasil Produksi dari Bagian Produksi dan Maintenance serta Kuahtas
5. Melakukan kontrol dan evaluasi mengenai kinerja Bagian Produksi untuk kelancaran proses perencanaan produksi dan pengontrolan inventori
6. Melakukan koordinasi dengan departemen lainnya untuk kelancaran proses perencanaan produksi dan pengontrolan inventori
7. Bertanggung jawab atas kelancaran produksi 8. Meningkatkan produktivitas, efisiensi dan mutu
9. Memberikan informasi kepada Pimpinan Perusahaan dan Bagian Marketing mengenai barang yang sudah siap dikirim
• Job Description Bagian Produksi Tugas Bagian Produksi ini adalah:
1. Melaksanakan Jadwal Produksi yang telah dibuat oleh Manager Produksi (Surat Perintah Kerja Produk dan Surat Perintah Kerja Komponen)
2. Membuat perintah pengeluaran bahan baku yang akan digunakan untuk produksi
3. Membuat Laporan Produksi Harian yang nantinya akan diberikan ke Manager Produksi
• Job Description Bagian Gudang Tugas Bagian Produksi ini adalah:
