BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

(1)

37

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Objek Penelitian

AJB Bumiputera 1912 merupakan salah satu perusahan asuransi di Indonesia tertua sekaligus yang terbesar. Didirikan pada tahun 1912, sampai saat ini AJB Bumiputera 1912 mempunyai kantor cabang hampir mencakup seluruh Indonesia.

Dengan jumlah portfolio yang sangat banyak tidak heran jika AJB Bumiputera memerlukan suatu sistem informasi yang bertujuan untuk meningkatkan performa perusahaan dalam melayani konsumennya, yaitu dengan membangun sistem informasi yang mencakup seluruh kegiatan bisnis asuransi dari AJB Bumiputera 1912.

4.1.1 Struktur Perusahaan

Tidak seperti perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT), dimana kepemilikannya hanya dimiliki oleh pemodal tertentu; Sejak awal pendiriannya Bumiputera sudah menganut sistem kepemilikan dan kepenguasaan yang unik, yakni bentuk badan usaha ‘mutual’ atau usaha bersama. Semua pemegang polis adalah pemilik perusahaan yang mempercayakan wakil-wakil mereka di Badan Perwakilan

(2)

Anggota (BPA) untuk mengawasi jalannya perusahaan. Asas ini kemudian dipadukan dengan idealisme dan profesionalisme pengelolanya.

Secara umum AJB Bumiputera memiliki 3 tingkat dalam struktur perusahaannya. AJB Bumiputera hanya memiliki 1 Kantor Pusat yang berletak di Jakarta. Dimana kantor pusat mengepalai beberapa kantor wilayah di berbagai provinsi dan kantor wilayah mengepalai beberapa kantor cabang.

Gambar 4.1 Struktur Kantor AJB Bumiputera 1912

4.1.2 Gambaran Singkat Sistem Informasi Bumiputera InLine

GFP ini mempunyai objek yang diteliti mengenai sistem informasi yang dikembangkan oleh AJB Bumiputera 1912 bersama dengan salah satu perusahaan IT terkemuka di Indonesia, yaitu PT Dirgantara Indonesia Divisi Teknologi Informasi.

Sistem ini sudah dikembangkan sejak tahun 2002, tujuan dari sistem ini adalah untuk menggantikan sistem terdahulu yang dinilai sudah tidak relevan lagi dengan tuntutan real-time yang sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis asuransi saat

Kantor Pusat

Kantor Wilayah

Kantor Cabang

(3)

ini. Sistem terdahulu adalah aplikasi yang berbasiskan pada operasi batch, dimana laporan hasil pekerjaan selama sehari dari kantor cabang akan dikirimkan melalui disket ke kantor wilayah secara terjadwal.

Sistem ini lalu diganti dengan konsep on-line dimana seluruh kegiatan asuransi pada setiap cabang akan terhubung langsung dengan kantor wilayah maupun kantor pusat secara 24 jam non-stop. Dengan kata lain, dengan adanya aplikasi ini diharapkan kualitas layanan asuransi yang disediakan oleh AJB Bumiputera 1912 dapat meningkat dan dapat tetap bersaing dengan kompetitor utamanya. Sistem informasi ini dikenal dengan nama Bumiputera Integrated Life Insurance atau yang disingkat menjadi Bumiputera Inline (BIL), sedangkan proyeknya dikenal dengan nama Bumiputera New System (BNS).

Sistem ini dikembangkan menjadi beberapa modul yang mengikuti dengan proses bisnis yang dimiliki oleh AJB Bumiputera 1912. Modul pada sistem informasi ini terdiri dari :

a. Modul New Business, b. Modul Konservasi, c. Modul Klaim, d. Modul Keuangan,

Sistem ini juga terus mengalami perkembangan sesuai dengan tuntutan bisnis di industri asuransi saat ini, sebagai tahap selanjutnya BIL dikembangkan lagi dengan modul yang dikhusukan untuk menangani masalah asuransi syariah. Sistem ini dikenal juga dengan nama BIL Syariah.

(4)

Untuk tahap implementasi sistem ini, departemen TI bumiputera menerapkan metode secara pararel. Dimana sistem baru diimplementasikan dan dipergunakan secara bersamaan dengan sistem yang lama. Proses implementasi ini dimulai pada tahun 2005 di seluruh cabang secara bertahap dimulai dari lokasi atau wilayah dan fungsionalitas produk.

4.1.3 Gambaran Singkat Proses New Business

Proses bisnis utama yang menjadi objek penelitian ini hanyalah proses new business, dimana proses ini menyangkut proses penciptaan dan akseptasi polis baru untuk pelanggan baru. Jadi bisa dibilang proses ini merupakan awal dari proses pembuatan asuransi untuk pelanggan yang baru.

Gambar 4-2 Framework New Business

Proses ini mempunyai kerangka kerja seperti yang ditunjukkan pada gbr.4-1, dimana proses ini mempunyai inti pada akseptasi SP dan cetak polis. Sedangkan untuk proses kerjanya dibagi menjadi dua bagian utama, yaitu : New Business Non Medical dan New Business Medical.

(5)

Adapun proses new business non medical adalah proses pembuatan polis asuransi dimana calon pemegang polis tidak melampirkan data-data medikal. Proses bisnisnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Entry field Underwriter

Entri SP

Cetak Kuitansi/Pembayaran

Recheck Produksi

Akseptasi Non Medical

Create Data Polis

Cetak Polis

Persetujuan Anomali

Gambar 4-3 Workflow New Business Non Medical

Proses Entry Field underwriter dilakukan oleh agen pada sebuah form manual, lalu form tersebut akan memasuki proses Entri SP dimana pada proses tersebut dilakukan entri data ke dalam sistem oleh petugas layanan operasional. Lalu proses selanjutnya dilakukan oleh empat bagian kerja pada tiga tingkat kantor sekaligus, yaitu supervisor agen, kepala kantor cabang, kepala divisi, dan kepala kantor operasional. Lalu untuk akseptasi polis, create, dan cetak data polis dilakukan oleh

(6)

kepala kantor cabang. Dan jika tidak ditemukan kesalahan pada data, maka proses berlanjut pada pencetakan data polis yang dilakukan pada kantor wilayah. Proses persetujuan anomali adalah proses yang melibatkan polis-polis yang mempunyai kesalahan kondisi tertentu, seperti kurangnya data pada kartu identifikasi, permasalahan kewarganegaraan, dan lain sebagainya.

Sedangkan untuk proses new business medical ditunjukkan oleh gambar dibawah ini :

(7)

Gbr 4-4 Workflow New Business Medical

Urutan proses pada non-medical hampir sama dengan proses new business non-medical, bedanya terletak pada proses akseptasi polis. Sebelum dilakukan akseptasi, maka data akan diproses lebih lanjut dengan penilaian medical yang dilakukan oleh bagian seleksi di kantor wilayah, dan dilanjutkan dengan proses pemilihan untuk menciptakan surat penawaran jika data dan syarat sudah disetujui

(8)

atau masuk ke bagian reasuransi. Dimana pada proses reasuransi pertanggungan asuransi di alihkan pada perusahaan lain, hal ini lazim terjadi jika calon pemegang polis sedang berkerja untuk satu perusahaan tertentu. Jika pilihan sudah dikonfirmasi oleh calon pemegang polis, maka proses akan berakhir pada pencetakan polis dan pencetakan kuitansi yang dilakukan pada kantor wilayah.

4.2 Deskripsi Penelitian

Deskripsi penelitian menjelaskan tentang hasil dari penelitian yang telah dijalankan. Dengan menggunakan pendekatan kuantitatif, kuisioner akan dilakukan uji validitas dan reliabilitas lalu setelah itu data-data yang terkumpul akan diolah secara deskriptif untuk mengetahui secara umum apa yang dirasakan pengguna terhadap sistem informasi Bumiputera Inline.

Penelitian dilakukan dengan menyebarkan kuisioner sebanyak 10 buah sebagai sampel untuk uji awal dengan pertimbangan untuk mewakili daerah dan wilayah masing-masing. Sedangkan setelah dilakukan uji awal, kuisioner akan disebar sebanyak 32 buah sebagai sampel untuk penelitian awal.

4.2.1 Uji Validitas Dan Reliabilitas

Untuk menguji tingkat validitas dan reliabilitas dari instrumen kuisioner, maka peneliti menggunakan sampel sebanyak 10 responden yang mewakili kawasan masing-masing.

(9)

Instrumen dinilai valid dengan membandingkan nilai korelasi (pearson correlation) yang positif dan nilai probabilitas korelasi lebih kecil atau sama dengan tingkat signifikansi. Untuk tingkat signifikansi sebesar 0,05. Menurut (Imam Ghozali, 2002) suatu data hasil kuisioner dinilai reliabel jika mengikuti syarat-syarat berikut : 1. Nilai – nilai untuk pengujian reliabilita berasal dari skor item kuisioner yang

valid,

2. Koefesien reliabilitas (nilai alpha) lebih besar dari 0,6

Berdasarkan hasil pengolahan data dengan menggunakan piranti lunak SPSS Versi 15.0 untuk melakukan analisis validitas dan reliabilitas terhadap instrumen penelitian kuisioner. Maka dapat diperoleh hasil sebagai berikut :

A. Faktor Keterlibatan Pengguna pada saat Fase Perencanaan Pembangunan Sistem Dari hasil pengolahan didapat semua item pertanyaan kuisioner bernilai positif dengan nilai significant 2 tailed lebih kecil atau sama dengan 0,05. Hal ini dapat diartikan bahwa semua item yang di kuisioner ini valid.

Lalu dengan nilai cronbach alpha sebesar 0.721, dimana nilai ini lebih besar 0.6. Bisa diartikan bahwa semua jawaban pada kuisioner ini reliabel.

B. Faktor Keterlibatan Pengguna pada saat Fase Implementasi Sistem

Dari hasil pengolahan didapat semua item pertanyaan kuisioner bernilai positif dengan nilai significant 2 tailed lebih kecil atau sama dengan 0,05. Hal ini dapat diartikan bahwa semua item yang di kuisioner ini valid.

Lalu dengan nilai cronbach alpha sebesar 0.308, dimana nilai ini lebih kecil 0.6. Bisa diartikan bahwa semua jawaban pada kuisioner ini tidak reliabel. Sehingga tidak akan disertakan untuk pengolahan data lebih lanjut.

(10)

C. Dukungan Buku Panduan

D. Dukungan Pelatihan

E. Kemampuan departemen IT dalam troubleshooting

Lalu dengan nilai cronbach alpha sebesar 0.408, dimana nilai ini lebih kecil 0.6. Bisa diartikan bahwa semua jawaban pada kuisioner ini tidak reliabel. Sehingga tidak akan disertakan untuk pengolahan data lebih lanjut.

(11)

F. Faktor kemudahan user interface

G. Faktor Kualitas Informasi yang dihasilkan

H. Faktor kecepatan eksekusi aplikasi

I. Kepuasan pengguna sistem informasi

(12)

J. Peningkatan kinerja pengguna setelah menggunakan aplikasi baru

4.2.2 Statistik Deskriptif

Setelah dilakukan uji validitas dan reliabilitas dari perangkat kuisioner, maka data yang diperoleh akan diolah secara deskriptif, dengan jumlah responden sebanyak 32 orang. Adapun hasilnya adalah sebagai dibawah ini.

(13)

A. Faktor interaksi pengguna dalam fase perencanaan pengembangan sistem

Keterlibatan Pengguna dalam Fase Perencanaan

Sangat Tidak Setuju Tidak Setuju Netral Setuju Sangat Setuju

Gambar. 4-5. Pie chart keterlibatan pengguna dalam fase perencanaan

Dapat dilihat dalam diagram diatas, sebanyak 12.9% menyatakan tidak setuju, 25.8% menyatakan netral, 16,13% menyatakan sangat setuju, dan 45.16%

menyatakan setuju. Dari hasil pemetaan ini bisa dikatakan bahwa pengguna lebih merasa dilibatkan dalam fase perencanaan pembangunan sistem.

B. Dukungan buku panduan penggunaan sistem

Dukungan Userguide

Gambar. 4-6 Pie chart dukungan userguide dalam penggunaan sistem

(14)

Dari diagram bisa dilihat bahwa sebanyak 38.7% merasa buku pengguna yang diterbitkan oleh departemen IT berguna dalam pengoperasian aplikasi, dan sebanyak 35.5% pengguna menyatakan netral bahwa adanya buku pengguna dapat membantu mereka. Hal ini disebabkan karena ada beberapa cabang yang merasa buku panduan yang ada kurang memadai, sehingga IT support staff berinisiatif membuat sendiri buku panduannya untuk melengkapi yang sudah ada sebelumnya. Dan hal ini dianggap oleh pengguna sebagai buku panduan yang resmi untuk mengoperasikan aplikasi ini.

C. Dukungan pelatihan pengguna dalam penggunaan sistem

Sebanyak 67.7% (menyatakan setuju dan sangat setuju) pengguna menyatakan pelatihan yang diadakan departemen TI sudah berjalan efektif, dan sebanyak 22.4% menyatakan pelatihan yang diadakan departemen TI kurang efektif.

Pelatihan

Gbr. 4-7 Pie chart dukungan departemen TI dalam mengadakan pelatihan

(15)

D. Faktor kemudahan user interface

Rancangan User Interface

Gambar. 4-8 Pie chart kemudahan rancangan antarmuka aplikasi

Dari hasil kuisioner, sebanyak 3.22% merasakan rancangan antarmuka aplikasi sudah sangat mudah dimengerti dan dioperasikan dan sebanyak 45.16%

menyatakan rancangan antarmuka mudah dimengerti dan dioperasikan. Dan sisanya sebanyak 16.13% menyatakan netral, 3.22% menyatakan tampilan antarmuka aplikasi sulit untuk dimengerti dan dioperasikan.

(16)

E. Faktor Kualitas Informasi yang dihasilkan

Kualitas Informasi yang dihasilkan

Gambar. 4-9 Pie chart kualitas informasi yang dihasilkan

Kualitas informasi yang dihasilkan dalam aplikasi ini adalah kualitas dari polis yang dicetak dan laporan-laporan lain yang berguna sebagai alat untuk mengambil keputusan. Sebanyak 45.16% pengguna menyatakan laporan dan polis yang dicetak dari sistem sudah sangat memuaskan, sedangkan sebanyak 48.38%

pengguna bersifat netral terhadap kualitas laporan yang dihasilkan, dan hanya sebesar 6.45% pengguna yang menyatakan kualitas laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan apa yang diinginkan

(17)

F. Faktor kecepatan eksekusi aplikasi

Kecepatan Eksekusi

Gambar. 4-10 Pie chart kecepatan eksekusi aplikasi

Sebanyak 51.62% pengguna merasa tidak puas (setuju karena pertanyaan dalam bentuk negatif) atas kecepatan eksekusi aplikasi, lalu 3.23% pengguna merasa kecepatan eksekusi aplikasi jauh dari apa yang mereka harapkan. Dan sisanya 19.3%

menjawab netral untuk kepuasan dalam hal kecepatan aplikasi, 25.8% menjawab bahwa kecepatan aplikasi sudah sesuai dengan apa yang mereka harapkan. Dari seluruh variabel yang ditanyakan dalam kuisioner, variabel ini yang merupakan faktor utama dalam ketidakefektifan implementasi sistem ini. Karena hampir setengah jumlah responden menyatakan tidak setuju bahwa kecepatan eksekusi aplikasi sudah memuaskan.

(18)

G. Kepuasan pengguna sistem informasi

Kepuasan Pengguna terhadap Implementasi Sistem

Gambar. 4-11 Pie chart kepuasan pengguna terhadap implementasi sistem

Dari hasil kuisioner terdapat 9.67% yang menyatakan sangat tidak puas terhadap proses implementasi sistem, 29.03% menyatakan tidak puas terhadap proses implementasi sistem, dan 32.29% menyatakan netral. Sisanya sebanyak 29.03%

menyatakan dirinya sudah puas terhadap proses implementasi sistem yang sudah dijalankan.

(19)

H. Peningkatan kinerja pengguna setelah menggunakan aplikasi baru

Peningkatan Kinerja Pengguna

Gambar. 4-12 Pie chart peningkatan kinerja pengguna terhadap sistem

Untuk variabel yang menyatakan aplikasi memberikan peningkatan terhadap kinerja pengguna, sebanyak 6.45% menyatakan sangat tidak setuju dan 32.25%

menyatakan tidak setuju bahwa sistem dapat memberikan peningkatan kinerja terhadap pengguna. Sedangkan sebanyak 32.25% responden menyatakan sistem tidak memberikan peningkatan kinerja apapun. Dan hanya 29.03% responden yang menyatakan setuju bahwa adanya sistem dapat membantu meningkatkan kinerja mereka.

(20)

4.3 Hasil Penelitian

4.3.1 Hasil Penyebaran Kuisioner

Dari hasil survey yang dilakukan melalui pengumpulan kuisioner, maka dapat dikatakan bahwa faktor utama penyebab kurang efektifnya sistem informasi BIL adalah sebagai berikut. Sebanyak 51.62% responden merasakan ketidakpuasan atas kecepatan eksekusi aplikasi, hal ini bisa dibilang merupakan faktor utama dari ketidakefektifan implementasi sistem. Karena berimplikasi pada banyaknya responden yang merasa sistem tidak memberikan efek apapun pada pekerjaan mereka masing-masing.

Untuk menambah kuat bukti-bukti yang ada maka penelitian dilanjutkan dengan wawancara terhadap pengguna-pengguna yang berkaitan implementasi dan penggunaan sistem.

4.3.2 Hasil Wawancara

Untuk melengkapi analisa dari penelitian ini, maka dilakukan proses wawancara dengan pengguna-pengguna aplikasi BIL (Bumiputera Integrated Life Insurance). Wawancara ini mencakup beberapa aspek yang dapat mendeskripsikan kualitas dari sistem secara menyeluruh.

Wawancara ini ditujukan kepada Kepala Cabang, KUAK (Kepala Urusan Administrasi Keuangan), dan petugas BIL dari setiap cabang Bumiputera wilayah Jakarta 1, Jakarta 2, dan Jakarta Eksekutif.

(21)

Segmen - segmen yang diuraikan dalam wawancara ini adalah : 1. Efektifitas dari kinerja sistem

2. Ekspektasi dari pengguna aplikasi terhadap perkembangan fungsi sistem 3. Pandangan pengguna terhadap kualitas sistem

4. Pandangan pengguna mengenai hasil laporan yang dihasilkan sistem 5. Kekurangan sistem secara menyeluruh

6. Pelayanan departemen IT terhadap pengguna aplikasi

7. Kelebihan dari sistem BIL dibandingkan dengan sistem yang lama.

4.3.2.1 Efektifitas dari Kinerja Sistem

Pada segmen ini kami menemukan bahwa kinerja sistem BIL apabila dibandingkan dengan sistem pendahulunya mempunyai kecepatan eksekusi yang jauh lebih lambat. Hal ini dijabarkan oleh semua pengguna aplikasi BIL khususnya pada bagian administrasi yang berinteraksi secara langsung dengan aplikasi BIL. Kesulitan terbesar yang dihadapi oleh para pengguna BIL adalah pada periode akhir bulan dimana pada periode ini Bumiputera melakukan proses tutup buku. Fase ini melibatkan seluruh cabang bumiputera di seluruh Indonesia, sehingga pada fase ini seringkali terjadi error ataupun masalah yang ditimbulkan oleh jaringan. Pada fase ini juga setiap cabang Bumiputera hanya memiliki deadline waktu sampai pukul 00.00.

Apabila pada waktu yang telah ditentukan ternyata cabang belum melakukan tutup buku maka polis yang sudah diterima pada kantor wilayah atau kantor cabaang tidak akan diproses lebih lanjut oleh sistem.

(22)

Ketidakefektifan kinerja aplikasi tidak hanya sampai di situ, pada operasional sehari-hari terkadang sistem mengalami error pada bagian submit polis, sehingga polis tidak dapat diproses secara sistem pada hari tersebut. ketidakefektifan dari sistem juga disebabkan karena beberapa cabang melakukan koneksi internet melalui modem dial up telkomnet instant, dimana koneksi tersebut hanya berkisar sebesar 56 kbps. Sedangkan ada juga beberapa cabang yang menggunakan router dengan menetapkan IP static pada setiap komputer sehingga koneksi bisa lebih cepat.

4.3.2.2 Ekspektasi dari Pengguna terhadap Perkembangan Sistem

Hasil analisa kami pada segmen ini menunjukkan bahwa setiap pengguna dari aplikasi ini cukup antusias untuk menggunakan sistem aplikasi BIL ini, hanya yang sangat disayangkan beberapa pengguna justru dapat menguasai BIL karena menggunakan setiap hari, bukan dari hasil training ataupun pelatihan dari departemen TI. Atau bisa dibilang proses pelatihan yang diadakan oleh departemen TI belum mencakup seluruh pengguna BIL.

Kami mendapatkan pernyataan bahwa aplikasi yang diterapkan pada sistem asuransi Bumiputera belum memenuhi kebutuhan pengguna, hal ini desebabkan karena aplikasi yang diciptakan dan diimplementasikan tidak melalui tahap uji coba pengguna terhadap aplikasi (hal ini dijelaskan lebih lanjut pada bagian penelitian data sekunder). Oleh karena itu ada beberapa pengguna yang masih merasa awam terhadap sistem sehingga beberapa pengguna bahkan tidak mempunyai eksptektasi terhadap kelanjutan dari aplikasi sistem BIL tersebut.

(23)

4.3.2.3 Pandangan Pengguna Terhadap Kualitas Sistem

Pada segmen ini kami mendapatkan pernyataan bahwa kualitas sistem yang diharapkan dari para pengguna sistem BIL cukup baik secara antarmuka (GUI), namun pengguna sistem tidak dapat memaksimalkan sistem BIL tersebut karena secara proses bisnis aplikasi ini tidak dapat menyediakan kecepatan eksekusi yang dapat mendukung kualitas pelayanan kepada pelanggan Bumiputera.

Adapun beberapa fitur yang tersedia pada aplikasi ini tidak terpakai oleh pengguna sistem BIL. Hasil wawancara terhadap administrasi dan kasir yang paling sering berinteraksi dengan sistem ini membuktikan bahwa kinerja sistem lama dapat memaksimalkan performa kerja mereka, sehingga sampai saat ini pengguna sistem BIL masih menggunakan sistem lama sebagai pendukung sistem BIL. Dari hasil analisa ini kami dapat menyatakan bahwa, secara proses kualitas sistem BIL belum maksimal yang berakibat menghambat jalannya pemrosesan suatu polis baru.

4.3.2.4 Pandangan Pengguna terhadap Hasil Laporan yang Dihasilkan

Untuk pencetakan satu polis diperlukan satu laporan persetujuan dan laporan bukti polis, namun untuk sistem yang baru bukti polis dicetak dalam bentuk buku.

Secara format pencetakan kualitas yang dihasilkan oleh sistem cukup bagus. Untuk proses pencetakan sistem lama menggunakan printer dot matrix (printer menggunakan pita) sedangkan sistem yang baru menggunakan printer laserjet. Dari hasil wawancara beberapa user menyatakan sering mengalami masalah pada saat

(24)

mencoba mencetak dari sistem baru, karena proses untuk pencetakan laporan sering mengalami kegagalan yang disebabkan karena lambatnya koneksi internet sehingga membuat kemampuan sistem untuk mencetak tidak maksimal.

4.3.2.5 Kekurangan Sistem Secara Keseluruhan

Pada segmen ini kami dapat menarik beberapa poin yang menjadi kekurangan dari sistem berdasarkan pada penjelasan beberapa pengguna sistem BIL. Adapun kekurangan tersebut adalah :

1. Kecepatan eksekusi sistem tidak dapat mendukung pelayanan Bumiputera terhadap kosumen,

2. Kemampuan untuk mencetak hasil laporan tidak sesuai dengan yang diharapkan, 3. Beberapa fitur tidak terpakai,

4. Interface tidak user friendly sehingga diperlukan sosialisasi terhadap sistem

4.3.2.6 Pelayanan Departemen TI AJB Bumiputera 1912

Pelayanan yang disajikan oleh Bumiputera sebenarnya sudah cukup baik, karena apabila ada proses update maka user selalu diinformasikan, hanya pada prakteknya ada beberapa pengguna yang kurang puas terhadap pelayanan departemen TI. Ketidakpuasan ini disebabkan karena selama sistem ini diimplementasikan sampai saat ini belum ada solusi terhadap masalah yang terjadi terutama masalah yang dihadapi pada saat tutup buku.

(25)

Pengguna seakan selalu dihadapkan pada situasi yang sulit apabila sudah saatnya tutup buku. Situasi ini selalu terjadi karena ternyata ada beberapa cabang yang bahkan harus standby selama hampir 24 jam untuk memproses tutup buku.

4.3.2.7 Kelebihan dari sistem BIL

Sistem BIL juga memiliki beberapa kelebihan apabila dibandingkan dengan sistem yang lama. Berikut hasil wawancara dengan pengguna BIL :

1. BIL mempunyai GUI yang lebih baik apabila dibandingkan dengan sistem yang lama,

2. BIL dapat meningkatkan transparansi data dari setiap cabang,

3. Dengan adanya sistem BIL maka Polis dapat dibuat buku karena polis tersebut dicetak dengan printer laserjet dan menggunakan format yang baik.

4.3.3 Pembahasan Hasil Wawancara

Dari keseluruhan wawancara yang telah dilakukan dapat dilakukan suatu generalisasi menjadi beberapa poin berikut :

1. Masalah utama pada sistem terletak pada waktu respon sistem pada setiap pemrosesan data,

2. Kelambatan koneksi internet sangat mengganggu mengingat bahwa sistem BIL menggunakan web based sistem dimana internet menjadi peran yang sangat penting dalam kelancaran berjalannya sistem. Hal ini juga berpengaruh pada

(26)

proses pencetakan polis, dimana data tersebut ada pada aplikasi sistem BIL.

Sehingga terjadi suatu kondisi yang dinamakan policy pending.

3. Kebanyakan dari pengguna sistem BIL tidak memahami secara mendetail fitur- fitur dalam sistem BIL, walaupun ada juga beberapa pengguna yang sudah mahir dalam menggunakan sistem BIL,

4. Sampai saat ini sistem lama masih dipakai untuk menunjang kekurangan dari sistem BIL,

5. Departemen TI sudah melakukan pelayanan yang cukup baik terhadap user dengan memberikan informasi terbaru pada saat ada update sistem, namun Departemen TI belum dapat menyelesaikan masalah yang kerap sekali dialami oleh pengguna sistem, dimana masalah tersebut seharusnya tidak terjadi berulangkali.

4.3.4 Hasil Penelitian Data Sekunder

Objek penelitian untuk data sekunder difokuskan pada dokumentasi perusahaan pada saat proses pembangunan sistem informasi yang berkerja sama dengan pihak dari vendor.

Hasil dari penelitian ini adalah : 1. System Requirement

Dokumentasi ini setelah penulis tanyakan kepada departemen TI Bumiputera, didapatkan salinan dokumentasi lengkap mengenai Spesifikasi sistem dimana di dalamnya terdapat informasi mengenai System Requirement dari aplikasi BIL.

(27)

2. System Analysis

Untuk Spesifikasi Hardware, Departemen TI Bumiputera juga memberikan dengan keterangan yang detail mengenai spesifikasi hardware yang mereka miliki. Spesifikasi hardware tersebut meliputi antara lain : Spesifikasi server, Spesifikasi alat jaringan, dan Spesifikasi computer user.

3. System Design

Melalui interview, berdasarkan keterangan dari departemen TI Bumiputera terdapat dokumentasi yang berisi mengenai disain sistem hanya saja penulis tidak memiliki salinannya.

4. System Implementation

Sama halnya dengan dokumentasi desain sistem, melalui keterangan dari Departemen TI Bumiputera terdapat dokumentasi mengenai System implementation dan penulis tidak memiliki salinan dokumentasi tersebut.

5. System Maintenance

Berdasarkan keterangan yang didapat melalui interview, Departemen TI Bumiputera tidak memiliki dan membuat dokumentasi mengenai System maintenance aplikasi BIL.

4.3.5 Hasil Observasi Waktu Respon Aplikasi

Observasi waktu respon aplikasi dilakukan untuk mencatat secara langsung bagaimana respon aplikasi terhadap proses pencetakan polis. Karena seperti yang

(28)

telah dikemukakan sebelumnya, waktu respon aplikasi merupakan faktor utama penyebab mengapa implementasi sistem ini tidak berjalan efektif.

Terdapat beberapa tahap dalam proses menghitungan waktu. Mekanisme dari observasi waktu cetak polis adalah dengan menghitung waktu yang diperlukan pegawai Bumiputera dimulai dari login ke dalam aplikasi BIL, menghitung waktu yang diperlukan untuk mencetak satu polis dimulai dari proses akseptasi medikal diakhiri dengan proses cetak polis, dan tahap observasi akhir adalah menghitung waktu yang diperlukan untuk membuat surat antaran terhadap polis-polis yang sudah dicetak ke kantor cabang masing-masing.

A. Total Waktu Login

Pada tahap ini pengguna dari aplikasi BIL apabila ingin mengakses data-data yang berkaitan dengan Bumiputera diharuskan untuk memilih salah satu server yang disediakan dalam aplikasi, dalam hal ini terdapat tujuh server yang bisa diakses.

Langkah selanjutnya adalah login dengan memasukan username dan password ke dalam tabel yang sudah disediakan.

Tabel 4-1 Total Waktu Login

Login

Pilih Server : 00:02:31

Login : 00:00:55 +

Total : 3:26

B. Total Waktu Cetak Satu Polis

Setelah pengguna sukses login ke dalam server, aplikasi BIL akan menampilkan tampilan menu utama. Ada beberapa tahap yang perlu dilakukan untuk

(29)

tercetaknya sebuah polis yaitu akseptasi medikal, membuat data polis, dan terakhir cetak polis. Pada menu utama aplikasi ini terdapat menu-menu yang digunakan untuk melakukan masing-masing tahap tersebut.

Berikut ini adalah observasi waktu yang dicatat untuk pada masing proses pada menu akseptasi medikal, membuat data polis, dan cetak polis.

Tabel 4-2 Tabel Total waktu Cetak Polis

Akseptasi Medikal

Klik Menu Akseptasi Medical : 00:04:56 Klik Cari Surat Permintaan : 00:00:02 Klik detail Surat Permintaan : 00:00:49 Klik Submit Surat Permintaan : 00:01:03 Menutup Halaman Surat Permintaan : 00:04:58 +

Total 11:48

Membuat Data Polis

Klik Create Data Polis : 00:01:37 Klik Cari Kode Data : 00:01:37 Klik Submit Create Data Polis : 00:00:19 Menutup Halaman Data Polis : 00:00:46 +

Total : 4:19

Cetak Polis

Klik Menu Cetak Polis : 00:00:49 Klik Cari Cetak Polis : 00:00:02

Klik Detail : 00:00:10

Menutup Menu Cetak Polis : 00:00:44 +

Total 1:45

TOTAL WAKTU CETAK SATU POLIS 17:52

C. Total Waktu Cetak Dokumen Antaran

Setelah karyawan pengguna BIL mencetak polis sehari penuh, Karyawan diwajibkan untuk mencetak surat antaran kepada masing-masing cabang untuk memberi daftar nasabah mana saja yang polisnya sudah tercetak dan siap diambil oleh nasabah. Berikut ini adalah observasi waktu terhadap menu pencetakan surat antaran :

(30)

Tabel 4-3 Tabel Total Waktu Cetak dokumen Antaran

Antaran

Klik Menu Pengiriman Polis : 00:00:27 Pilih Kantor Cabang : 00:00:45

Simpan File : 00:00:05

Menutup Halaman Pengiriman Polis : 00:00:03 +

Total : 1:20

4.4 Analisa Hasil Penelitian

Setelah dilakukan observasi terhadap waktu respon aplikasi, maka akan dilakukan analisa terhadap kaitan antara waktu respon aplikasi dengan dampak finansial yang dialami oleh perusahaan.

Tujuan dari analisa ini adalah untuk mengetahui berapa besar presentase jumlah polis yang dapat tercetak dalam sebulan dengan menggunakan aplikasi BIL yang sudah diterapkan, dibandingkan dengan jumlah surat permintaan polis yang masuk ke kantor cabang selama sebulan tersebut.

Asumsi yang kami pakai dalam analisa ini adalah selama sebulan terhitung jumlah hari untuk bekerja adalah 22 hari. Sedangkan jumlah polis yang harus dicetak selama sebulan, berdasarkan keterangan yang didapat melalui interview, rata-rata berjumlah 800 polis. Perbandingan kemampuan user di kantor cabang untuk memasukkan data polis dengan aplikasi BIL adalah 5 kali lebih sedikit daripada apabila menggunakan aplikasi yang lama. Untuk jam kerja selama sehari mengikuti waktu kerja dari Bumiputera yaitu dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore dipotong 1 jam yang digunakan karyawan untuk istirahat pada jam 12 siang. Dari waktu tersebut

(31)

didapat 7 jam waktu kerja sehari oleh karyawan Bumiputera. Asumsi terakhir adalah Bumiputera memiliki 34 Kantor wilayah dan Kantor wilayah mengepalai 11 kantor cabang.

Beberapa tahapan dalam mencari jumlah polis yang tercetak setiap harinya.

Langkah pertama adalah menghitung menghitung total waktu yang terpakai oleh pengguna BIL untuk membuat surat antaran untuk semua kantor cabang setiap harinya

Tabel 4-4 Tabel Waktu membuat dokumen antaran per Hari

Waktu untuk membuat dokumen antaran per hari

Waktu untuk membuat antaran setiap kantor Cabang : 00:01:20 Jumlah Kantor Cabang untuk wilayah Jakarta 1 : 11 x Total Waktu Pembuatan Dokumen Antaran Setiap Hari : 14:40

Tahap selanjutnya adalah menghitung waktu total pengguna BIL melakukan login ditambah dengan total waktu pembuatan dokumen antaran. Setelah itu hasil penjumlahan mengurangi jumlah jam kerja selama sehari yang kemudian hasil pengurangannya mendapatkan total waktu pengguna BIL untuk melakukan proses cetak polis per hari.

Tabel 4-5 Tabel Perbandingan Waktu Kerja dengan Cetak Polis

Table Waktu

Login

Cetak Polis

Surat

Antaran

Waktu

Kerja

(32)

Tabel 4-6 Tabel Waktu Cetak Polis per Hari

Waktu Untuk Mencetak Polis Per Hari

Total Waktu Jam Kerja ( 8 Jam) : 7:00:00

Waktu Login : 3:26

Total Waktu Pembuatan Dokumen Antaran Setiap Hari : 14:40 +

Total : 18:06 -

Total Waktu Untuk Mencetak Polis Per Hari : 6:41:54

Setelah didapatkan total waktu cetak polis, total waktu tersebut dibagi dengan kemampuan pengguna BIL untuk mencetak setiap satu polisnya. Maka didapat total polis yang dapat tercetak setiap hari.

Setelah dilakukan perhitungan total polis per hari maka didapatkan total polis yang tercetak untuk setiap bulannya. Adapun perhitungannya adalah mengkalikan total polis perhari dengan jumlah jam kerja selama sebulan.

Tabel 4-7 Tabel Cetak Polis per Bulan

Total Cetak Polis Per Bulan

* Total Polis per Hari : 22

Jumlah hari per bulan : 22 x

Total Cetak Polis Per Bulan : 484

Dengan menggunakan aplikasi BIL ini, kemampuan kantor cabang untuk memasukkan surat permintaan ke kantor wilayah berkurang 5 kali dibandingkan apabila menggunakan aplikasi yang lama. Maka didapatkan asumsi jumlah polis yang masuk ke kantor cabang melalui agen-agennya.

(33)

Akseptasi (800)

Polis Tercetak

(484)

100% 20% 12,1%

Surat Permintaan (4000)

Tabel 4-8 Tabel Cetak SP per Bulan

Total Surat Permintaan Per Bulan

Polis Kantor wilayah sebulan : 800 (berdasarkan hasil interview) Perbandingan Kecepatan aplikasi BIL dengan yang

lama : 1:5 (berdasarkan hasil interview)

Total Surat Permintaan Per Bulan : 4000

Dari total cetak polis dalam sebulan, dapat dilakukan perhitungan persentase kemampuan aplikasi BIL untuk mencetak polis selama sebulan dibandingkan dengan Surat Permintaan polis yang masuk setiap bulannya.

Tabel 4-9 Tabel Persentase Keberhasilan Cetak Polis

Persentase Keberhasilan Cetak Polis

Total Cetak Polis Dalam Sebulan : 484

Total potensi Polis yang bisa dicetak selama

Sebulan (masih berupa SP) : 4000 :

0.121 x 100%

Persentase Keberhasilan Cetak Polis : 12.10%

Gbr 4-13 Gambaran Kesuksesan Polis yang Tercetak

(34)

Lalu langkah selanjutnya adalah melakukan analisa lost time. Tujuan dari analisa ini adalah mendapatkan nilai potensi yang hilang dengan digunakannya aplikasi BIL ini. Adapun tahap- tahap yang dilakukan adalah menghitung total gaji Karyawan bumiputera yang menggunakan aplikasi BIL, menghitung cost of lost time berdasarkan persentase potensi Polis yang hilang dikali dengan jumlah total gaji karyawan yang menggunakan BIL, dan langkah terakhir adalah menghitung nilai cost of lost time apabila di depositokan. Dari tahap-tahap ini akan didapatkan Lost Time Value dari penggunaan aplikasi BIL dibandingkan dengan menggunakan aplikasi yang lama.

Perhitungan total gaji karyawan ini meliputi karyawan yang menggunakan aplikasi BIL baik yang ada di kantor wilayah maupun yang ada di kantor cabang.

Total waktu dalam perhitungan ini adalah jumlah gaji karyawan tersebut dalam kurun waktu 1 tahun.

Tabel 4-10 Tabel Pengeluaran Karyawan Per Tahun

Total Pengeluaran karyawan per tahun

Total Pengeluaran Karyawan Per Bulan

Gaji Karyawan Per Bulan (Kantor

Wilayah) : Rp 1,500,000

Jumlah Karyawan Per DEO (Kantor

Wilayah) : 2 x

Pengeluaran Yang diperoleh per kantor

Wilayah per bulan : Rp 3,000,000

Gaji Karyawan Per Bulan : Rp 1,500,000

Jumlah Karyawan petugas BIL per kantor

cabang : 1

Jumlah Kantor cabang per wilayah : 11 x

Pengeluaran Yang diperoleh per kantor

Wilayah per bulan : Rp 16,500,000

+

Total gaji karyawan per wilayah : Rp 19,500,000

(35)

Total Bulan Per tahun : 12 Pengeluaran Kantor wilayah per tahun : Rp 234,000,000 x

Total Kantor Wilayah Se Indonesia : 34 x

Pengeluaran Karyawan Bumiputera

selama per tahun : Rp 7,956,000,000

Setelah didapatkan pengeluaran Bumiputera untuk karyawan BIL, maka langkah selanjutnya adalah mendpatkan Cost of Lost Time yang ada di bandingkan dengan penggunaan aplikasi yang lama.

Tabel 4-11 Tabel Cost of Lost Time

Cost of Lost time

Persentase : 100%

Persentase Keberhasilan Cetak Polis : 12.10% -

Percentase Lost time : 87.90%

Pengeluaran Karyawan Bumiputera selama per tahun : Rp 7,956,000,000 x

Cost of Lost time : Rp 6,993,324,000

Lost Time Value adalah nilai maksimal yang bisa didapat dari cost of lost time apabila diinvestasikan . Dalam penulisan ini jenis investasi yang dilakukan adalah dengan melakukan investasi berupa deposito.

Tabel 4-12 Tabel Nilai Deposito dari Cost of Lost Time

Deposito dari cost of lost time

Cost of Lost Time : Rp 6,993,324,000

Bunga Deposito Setahun : 7%

Value of Lost Time : Rp 7,482,856,680

(36)

Langkah selanjutnya adalah melakukan analisa ROI dengan tujuan untuk menghitung Return on Investment(ROI) dengan keuntungan yang didapat dari value of lost time dan menghitung reduksi biaya operasi dari investasi.

Adapun perhitungan ROI diawali dengan perhitungan jumlah investasi yang dikeluarkan untuk memperbaiki aplikasi BIL yang sudah berjalan. Setelah itu dilakukan perhitungan ROI yang direncanakan dengan value of lost time yang di dapat.

Tabel 4-13 Tabel Nilai Perhitungan Nilai Investasi

Perhitungan Investasi

Harga Server : Rp 100,000,000

Jumlah server yang terpasang : 4 x

Total Harga Server : Rp 400,000,000

Harga modem : Rp 99,000

Jumlah Kantor wilayah : 427

Total Harga Modem : Rp 42,273,000

Total Investasi : Rp 442,273,000

Tabel 4-14 Tabel ROI

ROI (Return On Investment)

Value of Lost Time : Rp7,482,856,680

* Cost of Investment : Rp 442,273,000

ROI : 1691.91%

(37)

Selanjutnya menghitung perbandingan pengurangan biaya operasi yang dikeluarkan Bumiputera apabila tetap menggunakan koneksi yang lama dengan koneksi yang diinvestasikan.

Tabel 4-15 Tabel Analisa Biaya Operasi

Analisa Biaya Operasi

Tarif Dial Up Setahun

Tarif Dial Up Semenit (TelkomNet Instan) : Rp 165

Tarif Sehari (7 Jam kerja) : Rp 59,400

Tarif Sebulan ( 22 Hari ) : Rp 1,306,800 Tarif Setahun (12 Bulan) : Rp 15,681,600

Tarif Dial up Bumiputera

( 393 kantor Wilayah & 34 Kantor Cabang) : Rp 6,696,043,200

Tarif ADSL

Tarif koneksi sebulan : Rp 829,000

Tarif Koneksi Setahun Rp 9,948,000

Tarif ADSL Bumiputera