SKRIPSI
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KELURAHAN PANGKABINANGA KECAMATAN PALLANGGA KABUPATEN GOWA
Disusun dan diusulkan oleh
MUHAMMAD QADRI MS Nomor Stambuk 10561 3235 09
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
2015
PENGAJUAN SKRIPSI
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI KANTOR KELURAHAN PANGKABINANGA KECAMATAN PALLANGGA KABUPATEN GOWA
SKRIPSI
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Jurusan Ilmu Administrasi Negara ( S.Sos )
Disusun dan Diajukan Oleh : MUHAMMAD QADRI MS Nomor Stambuk. 10561 3235 09
Kepada
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAKASSAR
2015
PERSETUJUAN PEMBIMBING
Judul Skripsi : Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa Nama : Muhammad Qadri MS
Nomor Stambuk : 10561 3235 09
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Menyetujui
Pembimbing I Pembimbing II
Dr. H. Muhammadiah, MM Dra. Musliha Karim, MSi
Mengetahui
Dekan, Ketua Jurusan,
Fisipol Unismuh Makassar Ilmu Administrasi Negara
Dr. H. Muhlis Madani, M.Si Dr. Burhanuddin, S.Sos, M.Si
PENERIMAAN TIM
Telah diterima oleh TIM penguji skripsi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar, berdasarkan Surat Keputusan/Undangan menguji ujian skripsi Dekan Fisipol Universitas Muhammadiyah Makassar, Nomor : 0179/FSp/A.1-VIII/II/36/2015, sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana (S1) dalam program studi Ilmu Administrasi Negara di Makassar pada hari sabtu tanggal 23 bulan November tahun 2015.
TIM PENILAI
Ketua Sekretaris
Dr. H.Muhlis Madani, M.Si Drs. Muhammad Idris,M.Si
Penguji :
1. Dr. H. Muhammadiah,MM (Ketua) ( )
2. Dr. Jaelan Usman, M.Si ( )
3. Abdul Kadir Adys, SH, MM ( )
4. Dr. Hj. Ihyani Mali, S.Sos, M.Si ( )
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ILMIAH
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama Mahasiswa : Muhammad Qadri MS
Nomor Stambuk : 10561 3235 09
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
Menyatakan bahwa benar karya ilmiah ini adalah penelitian saya sendiri tanpa bantuan dari pihak lain atau telah ditulis/dipublikasikan orang lain atau melakukan plagiat. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik sesuai aturan yang berlaku, sekalipun itu pencabutan gelar akademik.
Gowa, 2015 Yang Menyatakan
Muhammad Qadri MS
ABSTRAK
MUHAMMAD QADRI MS. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pankabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
(dibimbing oleh H. Muhammadiah, dan Musliha Karim).
Sistem pengelolaan arsip dinamis di defenisikan sebagai sistem pengelolaan arsip dinamis yag meliputi Sistem kegiata pengurusan surat masuk dan surat keluar (mail handling), sistem kegiatan penataan arsip (filling) dan sistem kegiatan penyusutan arsip (record disposisi).
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mengumpulkan data serta fakta-fakta yang relevan dengan permasalahan penelitian, pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Jenis penelitian ini adalah deskriptif kualitatif melalui wacana dari hasil wawancara dengan informan yang disajkan dalam bentuk narasi. Tipe penelitian yang digunakan adalah Tipe study Kasus yaitu penelitian yang dimaksud untuk memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai masalah sistem pengelolaan rsip dinamis.
Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa Sitem Pegelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa khususnya pada pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga terlihat kurangnya pemahaman dan pengetahuan pegawai mengenai pengelolaan arsip dinamis. Hal ini disebabkan kesadaran pegawai mengelola arsip dengan baik, ada beberapa hal yang perlu ditingkatkan karena masih dianggap kurang diantaranya Sistem pengurusan (mail handling) yaitu kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar belum berjalan optimal. Sistem penataan arsip (filling) yaitu penyimpanan arsip, peminjaman arsip, penemuan kembali arsip belum terlaksana dengan baik dan sistem penyusutan arsip (record disposisi) menurut informan sudah terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari tanggapan informan mengenai indikator sistem pengelolaan arsip dinamis dari hasil wawancara. Dan adapun faktor pendukung dan penghambat sistem pengelolaan arsip dinamis di kantor kelurahan pangkabinanga, meliputi dalam sistem penyusutan arsip (record disposisi) terlihat bahwa secara keseluruhan sudah dapat dikatakan sudah berjala optimal. Sistem pengurusan surat (mail handling) yaitu kegiatan pengurusan surat masuk dan surat keluar dan Sistem penataan arsip (filling) kurangnya sumber daya manusia yang memadai merupakan penghambat kemampuan pegawai yang terlihat langsung di bidan kearsipan dalam penerapan sistem pengelolaan kearsipan, kurangnya kebutuhan akan sarana dan prasarana di tambah tidak adanya pembiayaan merupakan suatu faktor penghambat dalam kelancaran penataan arsip.
Kata kunci : Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatu
Segala puji bagi ALLAH SWT Tuhan yang maha agung dengan cinta-Nya yang masih memberikan kesempatan kepada penulis untuk merampungkan tugas akhir ini yang mengangkat judul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa”
Berbagai kendala yang dihadapi penulis dalam penyelesaian tugas akhir ini dijadikan penulis sebagai proses pembelajaran, pengalaman, pendewasaan sekaligus rahmat dari ALLAH SWT yang mampu mentransformasikan prespektif penulias dalam memaknai sesuatu.
Pada kesempatan ini penulias mengucapkan terima kasih yang setinggi- tingginya kepada orang-orang yang memberikan bantuan secara moril dan material, serta kepada Bapak Dr. H. Muhammadiah, MM, Selaku pembimbing I dan Ibu Dra. Musliha Karim, M.Si, selaku pembimbing II, atas waktu dan luangnya yang diberikan disela-sela kesibukannya untuk memberikan bimbingan dan pengarahan, mulai dari perumusan judul, penyusunan proposal sampai terselesaikannya skripsi ini. Rasa terima kasih juga diberikan kepada pihak-pihak yang turut membantu, serta memberi pengaruh kepada penulis selama ini, yaitu:
1. Bapak Rektor Dr. Irwan Akib, M.Pd, atas kebijaksanaan dan bantuan fasilitas yang di berikan
2. Bapak Dr. Muhlis Madani, M.Si selaku Dekan Fakultas Imu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar.
3. Bapak Dr. Burhanuddin, S.Sos, M.Si, selaku Ketua Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Muhammadiyah Makassar atas segala bimbingan yang telah diberikan selama ini
4. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Ilmu Administrasi yang telah menyumbangkan ilmunya kepada penulis selama mengenyam pedidikan dibangku perkuliahan 5. Kedua orang tua tercinta, Muddin dan Sumiati yang telah memberi
sumbangsi materi dan moral
6. Bapak Lurah Pangkabinangan Sachrial, S.Sos dan segenap jajarana pemerintah Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga, terima kasih atas bantuannya sehingga penulis bisa melakukan penelitian.
7. Adik-adikku yang tercinta Muhammad Risky M.S dan Siti Nurul Haditsa M.S yang selalu memberi saya semangat dan dorongan untuk menjadi orang yang sukses dalam meraih gelar sarjana.
8. Sahabat saya Arie Setiwan, Kanda Marky yang tak pernah bosan memberikan motivasi atas bantuan dan dukungan yang diberikan dalam penulisan Skripsi ini. Dan Rekan-rekan mahasiswa (i) seperjuangan yang tidak sempat penulis sebutkan satu per satu. Penulis mengucapkan banyak terima kasih. Hanya ALLAH SWT, yang menentukan segalanya dan semoga kalian mendapat pahala yang berlimpah ganda d sisi-Nya.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari kesempurnaan, tapi setiap manusia berpotensi melakukan gerak menyempurna. Oleh karena itu, dengan segenap kerendahan hati, kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan untuk referensi hidup di masa yang akan datang. Akhir kata penulis berharap semoga Skripsi ini diberikan kontribusi yang bermanfaat bagi semua pihak, Dan Semoga ALLAH SWT memberikan pahala yang berlimpah atas segala kebaikan kita semua. Amin
Makassar, 2015
Muhammad Qadri M.S
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGAJUAN SKRIPSI ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN KEASLIAN KARYA ILMIAH ... iv
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Konsep Sistem ... 7
B. Konsep Pengelolaan ... 8
C. Konsep Kearsipan ... 12
D. Konsep Arsip Dinamis ... 16
E. Konsep Pengelolaan Arsip Dinamis ... 22
F. Kerangka Pikir... 36
G. Fokus Penelitian... ... 37
H. Deskripsi Fokus Penelitian... ... 37
BAB III METODE PENELITIAN A. Waktu dan Lokasi Penelitian ... 39
B. Jenis dan Tipe Penelitian ... 39
C. Sumber Data ... 39
D. Informan Penelitian ... 40
E. Teknik Pengumpulan Data ... 41
F. Teknik Analisis Data... 42
G. Keabsahan Data... 43 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian... ... 46 B. Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan
Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa ... 50 C. Faktor Pendukung Dan Penghambat Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan
Pallangga Kabupaten Gowa ... 72
BAB V PENUTUP DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 73 B. Saran ... 74
DAFTAR PUSTAKA ... 75
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sumber yang menunjang proses kegiatan administrasi dalam arsip adalah sistem pengelolaan. Pada dasarnya sistem pengelolaan arsip dinamis merupakan kegiatan yang masih digunakan sebagai berkas kerja dalam pelaksanaan tugas dan fungsi instansi, sehingga harus dikelolah dengan baik dan sistematis, pengelolaan arsip dinamis dalah proses pengendalian arsip dinamis secara efesien, efektif, dan lengkap meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Ruang lingkup arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
Setiap kegiatan administrasi yang dilaksanakan akan menghasilkan suatu arsip, dengan terus berlangsungnya kegiatan administrasi maka volume arsip pada suatu organisasi semakin hari semakin bertambah. Dengan bertambahnya asrip, jika tidak dikendalikan maka arsip itu tidak akan mempunyai nilai guna, sehingga hanya merupakan tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya dan tidak dapat memberikan informasi dengan cepat jika sewaktu-waktu diperlukan. Dengan demikian diperlukan usaha pengaturan volume arsip. Penyusutan arsip yang sudah memiliki nilai guna merupakan salah satu usaha mengendalian arsip. Hal ini perlu di perlakukan untuk menghindari berbagai permasalahan yang akan ditimbulkan. Arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintahan dan
1
pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelola secara baik dan benar denagn suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam undang-undang pasal 3 bagi dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Wursanto (1991: 58) sistem pengelolaan kearsipan yang dijalankan oleh suatu organisasi dapat berjalan dengan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut yakni :
1. Mudah dilakukan, 2. Mudah dimenegerti, 3. Murah/ekonomis, 4. Tidak memakan tempat, 5. Mudah dicapai,
6. Cocok bagi organisasi, dan 7. Fleksibel.
Pendapat di atas menuntut perhatian yang ekstra dari para anggota organisasi terhadap keberadaan arsip dan untuk itu perlu di jalin kerjasama yang baik antar seluruh anggota organisasi agar arsip yang sudah ada tetap terjaga dengan baik keberadaannya.Sistem merupakan kesatuan yang terorganisasi yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai
tujuan tertentu, sedangkan Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi lembaga.
Pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemisahan antara dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan atau dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya tidak terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi (dokumen inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan.
Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk mengantisipasi masalah–masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip Nasional Republik Indonesia bekerjasama dengan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru.hampir semua instansi yang ada kini telah menggunakan sistem kearsipan pola baru dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumennya walaupun belum sepenuhnya diterapkan karena ada yang masih menggabungkan antara pola baru dan pola lama. Menurut Baso dalam Irmawati (2007:33), dalam sistem kearsipan ada beberapa faktor yang berperan penting dalam mengoptimalkan pelaksanaannya. yakni antara lain :
1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip), 2. Sumber daya manusia, dan
3. Pembiayaan
Sementara itu menurut Martono dalam Jamarudin (2007:4), ada sistem arsip yang dikenal dalam proses pengelolaan arsip yakni :
1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) 2. Sistem Penataan Surat (Filling)
3. Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).
Proses penjajakan data awal yang dilakukan penulis pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa, Penulis menemukan masalah pengelolaan arsip utamanya dalam penetapan arsip yaitu (1) Padasistem Pengurusan Surat (Mail Handling) terlihat bahwa prosedur pengendalian dan pengurusannya kurang baik yang akhirnya mengakibatkan keterlambatan dalam menentukan keputusan, terkadang sering lupa dicatat dan diberi nomor agenda kedalam buku agenda surat masuk dan surat keluar, bahkan kurangnya kesadaran pegawai tentang pengelolaan arsip, sehingga mengakibatkan dokumen (arsip) hilang atau tercecer karna di simpang di sembarang tempat (2) Pada Sistem Penataan Berkas (Filling) terlihat bahwa rendahnya apresiasi pada tingkat manajemen, terbatasnya Sumber Daya Manusia baik kualitas, tidak adanya standar baku sarana, serta minimnya anggaran, bertambahnya terus- menerus surat-surat kedalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat penyimpanan tidak lagi mencukupi merupakan hal yang mempengaruhi kelancaran pelaksanaan penataan berkas, Kesadaran akan arti penting penataan berkas yang baik biasanya muncul terlambat. dan (3) pada Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi) terlihat bahwa tidak
adanya kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta maka terjadilah problema yang menyangkut ruang penyimpanan, biaya, peralatan, penyediaan tenaga, serta untuk perawatan dan pemeliharaannya, ini mengakibatkan sering terjadi penumpukan arsip di sembarang tempat dan banyak arsip yang tidak bernilai guna rusak atau hilang.
Terkait dengan beberapa masalah tersebut di atas peneliti tertarik mengangkat judul penelitian Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
A. Rumusan Masalah
Berangkat dari latar belakang masalah dan judul dalam skripsi ini, maka rumusan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa ?
2. Faktor Pendukung dan Penghambat sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa ?
B. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
b. Untuk mengetahui faktor pendukung dan penghambat sistem pengelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Manfaat Akademis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna dan bermanfaat sebagai bahan masukan bagi mahasiswa yang melakukan penelitian dibidang sistem pengelolaan arsip dinamis mengingat masih kurangnya kajian tentang sistem pengelolaan arsip dinamis khususnya arsip dinamis.
b. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi bagi penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis untuk penyempurnaan atau perbaikan pelaksanaan sistem pengelolaan arsip dinamis di masa yang akan datang. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus masukan bagi pimpinan dan staf Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa agar ke depan dapat diperoleh output yang optimal sesuai dengan yang diharapkan berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis yang ada.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA.
A. Konsep Sistem
Agar dapat memahami dengan jelas alur pikir dalam tulisan ini, maka perlu di bahas terlebih dahulu teori, konsep, dan kebijaksanaan yang menjadi dasar ataupun landasan berpikir sehingga baik penulis ataupun siapa saja dapat memperoleh informasi yang konpherenship tentang substansi dari tulisan ini.
Santoso dan Hanif (2004:348) mendefinisikan bahwa Sistem yaitu :peraturan, cara jalan, susunan yang teratur dari pandangan teori: asas:
seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu keseluruhan. Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Rochaety, Setyowati, Ridawan.Z (2011:2) yang mendefenisikan sistem sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Gie dalam Moekijat (1986:4) mendefinisikan Sistem sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur – unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu.Lebih lanjut Murdick dkk (1991:6) mendefinisikan bahwa Suatu sistem dapat dijelaskan secara sederhana sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.
Berdasarkan beberapa pandangan yang telah diuraikan, dapat kita ketahui bahwa sistem adalah kesatuan dari beberapa komponen yang memiliki keterkaitan antara satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Dari konsep yang telah kita pahami bersama dengan uraian diatas mengenai
7
defenisi sistem maka kita juga dapat memahami bahwa sistem adalah salah satu bagian terpenting dalam suatu oraganisasi baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintah karena sistem merupakan kebulatan dari suatu prosedur yang dibuat untuk mengerjakan pekerjaan pada bagian dan tujuan dari masing- masing bagian itu, yang akan dipadukan menjadi suatu kesatuan melalui sistem, dan sistem mengharuskan setiap bagian yang ada dalam organisasi saling bekerjasama dengan baik untuk mencapai tujuan bersama
B. Konsep Pengelolaan
Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh Santoso dan Hanif (2004:196) yaitu menyelenggarakan, mengurus, mengusahakan.Pengelolaan dalam percakapan sehari – hari sering diidentikkan dan dihubungkan dengan kata manajemen. Penggunaan kata manajemen ada benarnya sebab manajemen juga mencakup suatu proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan, dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Sementara itu menurut Martono dalam Jamaruddin (2007:4), dalam sistem pengelolaan arsip dinamis ada sistem pengelolaan yang dikenal yakni Sistem pengelolaan arsip yang merupakan rangkaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi:Kegiatan Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar baik surat dinas,surat biasa maupun surat rahasia serta penggunaan azas baik sentralisasi maupun desentralisasi atau gabungan antara keduanya., Kegiatan Penataan Arsip (Filling) dan yaitu kegiatan mengatur, menyusun, dan menata semua arsip
dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat dan tepat serta Kegiatan Penyusutan Arsip (Record Disposisi) yakni kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema.
Berdasarkan proses pengelolaan dokumen, kegiatan yang paling memerlukan perhatian yang besar yakni sistem penataan (filling) dan pengamanan arsip, dimana jika kegiatan ini tidak dilakukan dengan baik dan benar, maka akan menghambat proses penemuan kembali arsip jika dibutuhkan. Menurut A.W Widjaja (1993:104-105) mengemukakan bahwa penataan bertujuan untuk menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan,menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem tertentu sehinggah apabila diperlukan dengan cepat dapat di ketemukan kembali, dan menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data/permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali.Untuk penataan berkas, perlu adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur.Oleh karena itu perlu dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang bersangkutan.penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsip aktif) umumnya disimpan pada masing-masing unit pengolah (bagian masing- masing). Penyelenggaraan berkas yang sudah inaktif dipusatkan di bagian arsip. Penataan arsip dinamis sendiri, terdiri atas dua macam cara penataan
yang disesuaikan dengan jenis arsip dinamis yang dikelola. Berdasarkan uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa pemahaman akan pengelolaan menekankan pada bagaimana kita melakukan pekerjaan dalam bidang apa saja dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Sehubungan dengan hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat, penting diperhatikan fungsi – fungsi manajemen agar setiap sistem yang ada saling bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan harapan organisasi. Langemo dalam Sukoco (2006: 87) mengungkapkan beberapa saran dalam melakukan kegiatan pengelolaan terhadap dokumem yang diarsipkan agar dokumen tersebut dapat digunakan pada waktu yang tepat. Saran – saran tersebut adalah :
1. Adanya komitmen dari pihak manajemen untuk menggunakan sistem pengarsipan terbaru yang mampu mengintegrasikan dokumen fisik dengan dokumen elektronis.
2. Mengangkat manejer arsip yang mampu mengembangkan dasar – dasar menejeman pengarsipan serta mengimplementasikan jadwal retensi dokumen yang dimiliki oleh organisasi.
3. Merencanakan untuk mengimplementasikan digitalisasi dokumen yang dikelola.
4. Berinteraksi dengan pengguna sistem pengarsipan untuk mendapatkan masukan atau keluhan dari mereka, serta mengevaluasi penggunaan sistem pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.
5. Mengangkat supervisor yang bertanggung jawab secara langsung atas setiap dokumen yang ada di organisasi.
6. Melakukan seleksi awal terhadap dokumen yang akan dikelola, dan apabila hal yang dimaksud dirasa kurang relevan atau habis masa retensinya, sebaiknya dimusnahkan sehingga program organisasi hanya terfokus pada dokumen yang benar – benar akan digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
7. Jadwal pemindahan dokumen aktif ke folder dokumen inaktif maupun dari dokumen aktif / inaktif ke arsip permanen harus dapat dilakukan pada waktu yang tepat berdasarkan buku panduan pengelolaan arsip yang disusun oleh organisasi.
8. Penempatan dokumen dalam bentuk kertas maupun fisik yang lain pada tempat yang mudah dijangkau dan ditemukan.
9. Menyeleksi dan mengimplementasikan program manajemen kearsipan beserta software yang mampu mendukung pengoperasian sistem yang dimaksud.
10. Mengonveksi ke sistem pengarsipan mandiri, di mana masing – masing pegawai dapat menyimpan dan menggunakan dokumen yang berkaitan dengan pekerjaannya berdasarkan buku panduan pengarsipan.
11. Mengevaluasi klasifikasi dan sistem pengindeksan dari sistem pengarsipan yang sekarang digunakan oleh organisasi.
C. Konsep Kearsipan
Santoso dan Hanif (2004:29)mendefinisikan Arsip adalah simpanan surat-surat penting: dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Kemudian Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi yaitu:
1. Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya.
2. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan”.
Selanjutnya Gie (1998: 118) mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan.
Sedangkan Amsyah (1996:3), memberikan pengertian bahwa Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Kemudian Barthos (1990:1) mendefinisikan bahwa Arsip adalah suatu badan (Agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sedarmayanti (2003:7) mengemukakan pengertian arsip dalam bahasa indonesia, dikenal pula istilah File (dari bahasa latin fillium, yang berarti tali), dan istilah record, yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan, selanjutnya menurut Wursanto (1994:59) mengemukakan arsip adalah peranan dalam kearsipan dalam pekerjaan tatausaha merupakan fungsi pekerjaan pemberi bantuan, merupakan alat bagi manajerialnya yang meliputi, perencanaan, pengorganisasian, pergerakan, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Widjaja (1986:102-103) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan
pelaksanaan penyelenggraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Karena pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkal bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses administrasi dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan penyelenggaraan administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip adalah salah satu unsur yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan administrasi dan manajemen di masa modern ini.dewasa ini arsip haruslah semakin berfungsi sebagaimana mestinya sesuai dengan tuntutan perkembangan zaman dalam upaya mencapai cita – cita bangsa dan tujuan nasional. Untuk dapat mewujudkan fungsi arsip sebagaimana mestinya, maka perlu dilakukan perbaikan terhadap kinerja instansi karena arsip merupakan salah satu faktor penunjang untuk memperlancar pelaksanaan tugas sehingga perlu dijaga dengan baik.
Menurut Amsyah (2003:2) berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua kategori sifat yaitu:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis tersebut, terdiri atas dua bagian yakni :
a. Arsip aktif dimana arsip ini setiap saat digunakan untuk administrasi dalam organisasi.
b. Arsip inaktif dimana arsip ini frekuensi penggunaan dan pemanfaatannya dalam organisasi sudah mulai berkurang ataupun menurun (sudah jarang digunakan).
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan secara langsung untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan kegiatan administrasi Negara sehari – hari. Di suatu kantor, arsip statis yang sudah diseleksi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional. proses penyimpanan atau pengarsipan naskah – naskah dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi perlu dilakukan dengan rapi karena seperti yang telah dijelaskan sebelumnya arsip memiliki peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi, selian itu arsip juga mengandung nilai guna untuk kantor, organisasi, ataupun instansi yang bersangkutan, sehingga jika tidak diarsipkan secara baik, benar, dan rapi maka nilai guna arsip tersebut akan menurun. kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat dan dokumen. Kegiatan-kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 1 menyatakan bahwa “kearsipan adalah hal – hal yang berkenaan dengan arsip”.Sementara itu, menurut Baso (1995:10)Kearsipan adalah proses
pengurusan dan pengendalian naskah / arsip yang dibuat sendiri maupun yang diterima dari pihak lain untuk disimpan dan ditemukan/digunakan serta dipelihara untuk keperluan lebih lanjut. Berdasarkan pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
D. Konsep Arsip Dinamis
Barthos (1990: 4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sementara itu, Sukoco (2006: 84) mendefinisikan Arsip dinamis adalah merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Pendapat Endang Wiryatmi tri lestari (1993:1) dengan melakukan arsip dan kearsipan dinamis tentu seseorang tidak akan kehilangan
jejak gambaran masa lalu untuk mengambil langkah baru ke depan yang lebih tepat dan lebih baik dalam segala bentuk aktifitas.
Baso dalam Tahir (2007:33) mengemukakan bahwa faktor yang mendukung terlaksananya sistem pengelolaan arsip yang baik adalah Faktor- faktor yang memepengaruhi sistem penataan arsipdinamis merupakan hal-hal yang berpengaruh terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu organisasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem kearsipan tersebut antara lain yaituSumber Daya Manusia dapat didefinisikan sebagai kemampuan pegawai yang terlibat langsung dalam bidang kearsipan dalam penerapan sistem kearsipan. Sarana dan Prasarana dapat didefinisikan sebagai dukungan yang berupa perangkat keras yang digunakan dalam bidang kearsipan serta Biaya yang dapat didefinisikan sebagai anggaran yang tersedia untuk pelaksanaan sistem pengelolaan arsip. pendapat ini didukung oleh Undang- Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 point 24 yang menyatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
Anglo-Saxon dalam Basuki (2003:14) mendefinisikan arsip dinamis adalah dokumen yang masih digunakan untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain. Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Berdasarkan pemaparan diatas, penulis menarik kesimpulan bahwa arsip dinamis aiktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi, sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan dalam proses administrasi Negara. Menurut Basuki (2003:15) instansi menganggap pentingnya pengelolaan arsip dinamis karena :
1. Sebuah badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manejemen arsip dinamis memerlukan informasi yang tepat untuk keperluan membentu pengambilan keputusan, sarana umum, sebagai bukti kebijakan, aktivitas dan menunjang litigasi.
2. Instansi memiliki tanggung jawab hokum, professional, dan etis untuk menciptakan arsip dinamis tertentu. Instansi juga disyaratkan mempertahankan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh manejemen arsip dinamis.
3. Instansi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan disampaikannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomis mengingat penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisiensi operasional mengingat lebih sulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang
sudah using. Maka tugas manajemen arsip dinamis meliputi pengembangan control pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari yang inaktif.
Terkait proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan dikelola dan diarsipkan. Menurut Basuki dalam Sukoco (2006: 99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual) dan sistem pengelolaan yang paling sering digunakan dalam proses pengelolaan dan pengarsipannya yaitu : 1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama
proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum, kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks menurut nomor dokumen atau berkas.
5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak lainnya.
Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang berdasarkan abjad.
Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo dan Basuki (2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:
1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)
Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi(organisasi), hal ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan karyawan akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama
2. Pengambilan Keputusan Manajemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diteri juga
baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip dinamis.
3. Menunjang Litigasi
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan atau menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi) menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan.
4. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas
Banyak manajer menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya pemeliharaannya.
5. Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)
Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang ada hanyalah frustasi belaka.Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan waktu 50 menit per hari hanya untuk mencari berkas arsip dinamis yang salah tempat.
6. Ketentuan Hukum
Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja, pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut hahus beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.
7. Rujukan Historis
Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali. Bagian informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan karyawan dan mungkin berisi distorsi yang menyimpang dari rekaman semula E. Pengelolaan Arsip Dinamis
Guna memahami proses pengelolaan arsip dinamis disuatu badan, lembaga, organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu memahami makna dari manajemen arsip karena proses pengelolaan adalah bagian dari manajemen arsip itu sendiri.
Ogders dalam Sukoco ( 2006: 82) mendefinisikan Manajemen arsip adalah suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen baik dokumen fisik / manual ( dalam bentuk kertas ), maupun dokumen elektronik (media elektronik ).faktor yang cukup penting yang perlu diperhatikan dalam proses pengelolaan arsip dinamis adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana dalam manajemen kearsipan, dokumen fisik / manual yang disimpan, harusnya disimpan agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat ditemukan kemudian bila dibutuhkan. Namun,
seiring berkembangnya teknologi digital yang akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen electronik, maka hasil yang sama akan dicapai dengan mentransfer dokumen elektronik dari proses administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan. Berdasarkan penjelasan sebelumnya kita ketahui bahwa arsip dinamis terdiri dari dua jenis yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Dalam proses pengelolaan arsip, sistem yang digunakan dalam dalam mengelola utamanya dalam hal penataan dan pengamanan arsip terhadap dua jenis arsip ini tidaklah sama. Proses penataan kedua jenis arsip dinamis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Terkait proses penataan arsip-arsip yang menyangkut suatu masalah (subyek) tertentu (arsip-arsip yang masalahnya sama), data yang ditata jadi satu file dimasukkan ke dalam satu folder. Kalau tidak cukup satu folder dapat juga beberapa folder.Kelompok forder untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan petunjuk subjek/masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam filling cabinet.
2. Penataan Arsip Dinamis In-aktif
Arsip in-aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut pola klasifikasi tanpa kantu kandali, karena arsip in-aktif itu jumlahnya sangat besar serta penggunaannya tidak sesering arsip aktif, maka tempat penyimpanannya menggunakan sarana yang berdaya tamping lebih besar.
Untuk lebih memudahkan penemuan arsip-arsip in-aktif dari masing-masing
masalah pokok (subyek utama) digolongkan menurut tahun.proses penataan arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti dengan proses penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara sistematis akan bermanfaat bagi :
1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.
2. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.
3. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip dalam suatu organisasi berbeda-beda.
Adapun penyebab berbedanya sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain dipengaruhi oleh :
1. Tujuan organisasi.
2. Volume pekerjaan.
3. Jenis peralatan yang digunakan.
4. Tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi.
5. Kondisi fisik masing-masing organisasi.
Sehubungan dengan kegiatan penataan arsip dalam pengelolaan arsip juga dilakukan kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena arsip dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Menurut Wusanto dalam Syamsi (2000:130) yang dimaksud dengan perlindungan arsip yakni :
1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman.
2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman
3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Pengamanan arsip dari segi fisiknya. Dalam proses pengamanan arsip dari segi fisiknya ini ada tiga hal yang penting untuk diperhatikan pihak pengelola arsip yakni :
1. Restorasi arsip yakni memperbaiki arsip yang telah rusak dan sulit digunakan, dengan demikian arsip dapat digunakan lagi dalam jangka waktu yang lebih lama.
2. Laminasi arsip yakni melaminasi setiap arsip yang ada dengan menggunakan plastic agar tidak mudah rusak bila terkena air, binatang kecil, maupun hal-hal lain yang dapat merusak arsip.
3. Mikrofilm yakni melakukan pemotretan terhadap arsip penting/vital yang sulit untuk direstotasi dan dilaminasi dan jika ingin membaca isi dalam arsip tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan proyektor khusus, hanya saja jika ingin menggunakan microfilm, maka perlu disediakan biaya yang cukup besar dan tenaga ahli yang dapat mengoperasikan dengan baik microfilm karena harga microfilm sangat mahal dan sulit untuk dioperasikan.
1. Alat pemeliharaan dan pengaman arsip yang antara lain adalah:
a. Alat pemadam kebakaran.
b. Alat Tanda peringatan.
c. Alat Penyemprot serangga.
d. Alat Pengisap debu.
e. Kipas angin.
f. Penyegar udara.
2. Pengawetan arsip yang menurut pendapat Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000: 134) dapat dilakukan dengan cara :
a. Reproduksi atau fotografi.
b. Restorasi dan penjilidan.
c. Laminasi arsip
3. Kecepatan penemuan arsip dimana waktu penemuan arsip baiknya adalah 1 menit.
Selain itu, yang tidak kalah pentingnya untuk dipahami pihak pengelola arsip dalam proses pengelolaan arsip yakni proses perawatan arsip.
Usaha memelihara arsip berupa usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip beserta informasi yang terkandung dalam arsip (isi arsip) dari kemungkinan kehilangan, kerusakan, dan hala-hal lain yang tidak diinginkan.Sulistiyo- Basuki (1991:231) memaparkan biayaPemeliharaan terhadap arsip dapat dilakukan dengan :
1. Pengaturan ruangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan cara : a. Menjaga keadaaan ruangan penyimpanan agar jangan terlalu lembab. Suhu
udara dalam ruangan penyimpanan sebaiknya berkisar 26 derajad celcius.
Kelembapan ruangan jangan melebihi 65%. Jika memungkinkan, gunakanlah AC untuk menjaga suhu, kelembapan dan mencegah debu.
b. Memberikan ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruangan penyimpanan arsip (jika ruangan penyimpanan tidak dilengkapi dengan AC).
c. Memberikan penerangan yang cukup di dalam ruangan penyimpanan arsip.
d. Hindarkan dari bahaya kebakaran, kebocoran air, gangguan kesehatan, pencurian, dan bahaya lainnya.
e. Hindarkan dari kemungkinan serangan hama seperti rayap, ngengat, dan semut. Untuk mencegahnya, gunakan obat pembasmi hama.
f. Hindarkan terhadap pencemaran polusi udara.
g. Ruangan arsip sentral hendaknya terpisah dari ruangan lainnya, dan disediakan kunci tersendiri.
2. Menjaga kebersihan arsip beserta alat dan ruangan tempat penyimpanan arsip.
Kebersihan di sini meliputi kebersihan ruangan arsip, warkat, beserta alatnya.
a. Kebersihan Ruangan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara : (1) Seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu.
(2) Dilarang merokok dan makan di dalam ruangan arsip.
b. Kebersihan Arsip yang dapat dilakukan dengan cara :
(1) Debu yang melekat pada arsip disedot dengan alat penyedot debu.
(2) Jika ada arsip yang dimakan rayap, supaya dipisahkan dan diberantas rayapnya.
(3) Arsip jangan sampai berkarat. Karena itu, gunakan paper clip dari plastik.
c. Memelihara tempat/alat penyimpanan arsip yang dapat dilakukan dengan langkah :
a. Rak Arsip
(1) Rak penyimpanan arsip sebaiknya dari logam.
(2) Jika rak penyimpanan arsip terbuat dari kayu hendaknya dijaga jangan sampai dimakan rayap.
b. Lemari Arsip
(1) Lemari penyimpanan arsip harus sering dibuka.
(2) Arsip yang ada di dalam lemari penyimpanan arsip harus disusun agak renggang agar mudah dalam proses pengambilan arsip dan arsippun tidak mudah lembab.
(3) Sebaiknya menaruh obat pembasmi ngengat dan rayap pada lemari penyimpanan arsip.
Proses pengelolaan arsip dinamis, ada istilah yang digunakan dan diterapkan dalam pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi yakni sistem pengelolaan arsip dinamis dengan menerapkan pengindeksan terhadap setiap dokumen yang diarsipkan. Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit – unit atau bagian – bagian dari kata – kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali
dokumen yang diarsipkan. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.
Menurut Gie dalam Sukoco (2006: 88) ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :
1. Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan.
2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan.
3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari dokumen yang bersangkutan. Sistem ini terkenal sulit dalam pengelolaannya.
4. Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Terkait dalam hal mengelola dan mengarsipkan dokumen secara manual, organisasi harus mengklarifikasikan dan mengelolah serta mengarsipkannya dengan memisahkan dokumen menjadi dua ( 2 ) tipe dokumen, yaitu dokumen aktif dan dokumen inaktif. Hal ini disarankan agar dapat dilakukan pengelolaan dan pengarsipan yang berbeda antara dokumen yang masih digunakan oleh organisasi untuk mengambil keputusan operasional sehari – hari (dokumen aktif) dengan dokumen yang tidak lagi memiliki pengaruh yang besar terhadap pengambilan keputusan operasional sehari-hari ( dokumen inaktif ).
Sehubungan dengan proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, tentunya dikenal pula istilah sistem penyimpanan dokumen, dimana pengarsipan sendiri bermakna menyimpan. Menurut Quible dalam Sukoco (2006:96) ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni :
1. Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi menurut Basuki (2003: 165) adalah:
a. Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah susunan atau sebuah subjek tertentu masuk ke berkas pusat (central file), maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.
b. Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem bemberkasan terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem
akan mandeg. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.
c. Adanya keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.
d. Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian – bagian lain hanya untuk mencari informasi.
e. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis Kantor. Dikatakan menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan.
Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas perlengkapan dan alat tulis kantor, sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan perlengkapan.
f. Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.
h. Adanya keseragaman dalam penenganan pendidikan dan pelatihan bagi manejer arsip dinamis.
i. Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap.
Yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003: 166) adalah :
a. Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan. Juga perlu waktu untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang memerlukan.
b. Kebocoran informasi. terjadinyakebocoran informasi ini dapat terjadi karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda. Namun, hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang mengizinkan berkas keluar masuk, bukan orang lain. Hal ini dilakukan dengan cara mengunci lemari berkas yang hanya dapat diakses oleh petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian masing-masing.
c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan.
Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.
Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.
d. Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka, arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah,maka disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di berkas bagian.
e. Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi, perusahaan, atau bdan mereka disimpan di bawah pengawasan manajer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.
2. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi, pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–
masing unit. Seperti halnya sistem sentralisasi, sistem penyimpanan dokumen dengan menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem desentralisasi dalam proses penyimpanan dokumen adalah :
a. Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis.
b. Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
c. Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.
d. Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.
Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi menurut Sulistyo-Basuki (2003: 167) adalah :
a. Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.
b. Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga terjadi duplikasi dalam pengeluaran pemberkasan.
c. Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
d. Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
e. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.
f. Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip dinamis aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai tempat, sehingga sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.
g. Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis tidak cukup dan lemah.
3. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–
masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol sistem terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi. Pada sistem kombinasi ini, masing- masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip dinamisnya di bawah control dari sistem terpusat. Arsip dinamis yang disimpan pada masing- masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak manajer arsip dinamis atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas arsip dinamis sebuah badan korporasi (organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
F. Kerangka Pikir
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa dalam sistem pengelolaan arsip dinamis yang merupakan rangkaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada. dalam suatu organisasi yang meliputi: 1.) Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling), 2.) Sistem Penataan Arsip (Filling), 3.) Sistem Penyusutan Arsip (Record Disposisi).
Berdasarkan hal ini, maka adapun kerangka fikir dalam penelitian ini dapat penulis gambarkan sebagai berikut :
Bagan Kerangka Pikir
Faktor Pendukung
Indikator Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling), 2. Sistem Penataan
Arsip (Filling), 3. Sistem Penyusutan
Arsip (Record Disposisi).
Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
Efektifitas Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis
Faktor Penghambat
F. Fokus Penelitian
Adapun fokus penelitian dalam penelitian ini adalah sistem pengelolaan arsip dinamis yang meliputi : 1.) Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling), 2.) Sistem Penataan Arsip (Filling), 3.) Sistem Penyusutan Arsip
(Recosd Disposisi) di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
G. Deskripsi Fokus Penelitian
1. Sistem Pengurusan Surat (Mail Handling) yaitu prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar berupa : a) Kegiatan Pengurusan Surat Masuk b) Kegiatan Pengurusan Surat Keluar di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
2. Sistem Penataan Arsip (Filling) yaitu : rankaian proses dalam pengelolaan terhadap arsip yang ada dalam suatu organisasi yang meliputi :a) Penyimpanan Arsip, b) Peminjaman Arsip, dan c) Penemuan Kembali Arsip di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
3. Kegiatan Penyusutan Arsip (Record Disposisi) yakni kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak terjadi problema yang di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
4. Faktor pendukung dan Penghambat sistem engelolaan arsip dinamis di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa meliputi dimana faktor pendukung Sistem penyusutan arsip (Record Disposisi) kegiatan mengurangi jumlah arsip yang tercipta agar tidak
terjadi problema secara keseluruhan sudah dapat dikatakan sudah berjalan optimal, kegiatan penyusutan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaannya, sedangkan factor penghambatnya dalam sistem pengurusan surat(Mail Handling) dan Sistem penataan arsip (Filling) kurangnya sumber daya manusia berperan penting dalam proses administrasi salah satunya
5. Efektifitas Pengelolaan Sistem Arsip yakni terkait dengan kondisi unsure- unsur sistem kearsipan dan kemampuan pengelolaan kearsipan, kondisi unsur-unsur sistem kearsipan meliputi kondisi input, kondisi proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, dan output.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Lokasi dan Waktu Penelitian
Mengacu pada judul skripsi ini, maka lokasi penelitian ini adalah kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa.
Penelitian akan dilaksanakan dua bulan. Alasan peneliti memilih lokasi penelitian karena peneliti melihat adanya masalah pada pengelolaan arsip dinamis, khususnya pada penataan arsip Di Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kabupaten Pallangga
B. Jenis dan Tipe Penelitian
1. Jenis penelitian ini adalah Deskriptif kualitatif yaitu dengan menganalisis data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan pokok permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut yaitu mengenai sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
2. Tipe penelitian yang digunakan adalah Tipe Study Kasusyaitu penelitian yang dimaksudkan untuk memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai masalah sistem pengelolaan arsip dinamis pada Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
C. Sumber Data
1. Data primer yaitu data yang diperoleh secara langsung pada saat kita melakukan penelitian, sumber data yang diperoleh secara langsung dari orang-
39
orang atau informan yang secara sengaja dipilih untuk memperoleh data-data atau informasi yang ada relefansinya dengan permasalahan penelitian
2. Data sekunder yaitu data yang dikutip dari sumber-sumber tertentu yang digunakan sebagai pendukung data primer, sumber data sekunder ini merupakan sumber data yang melengkapi serta memperkaya sumber data primer atau sumber data sekunder ini diperoleh dari data pendukung
D. Informan Penelitian
Sesuai dengan tipe dalam penelitian ini adalah study kasus maka yang penetapan informan adalah pegawai yang terkait dan mengelola secara langsung arsip atau dokumen kepegawaian yang ada diKantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa yakni :
1. Kepala Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa 2. Sekretaris Lurah Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa 3. Kepala Seksi Pembangunan Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga
Kabupaten Gowa
4. Kepala Seksi Trantib Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa
5. Staf Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa 6. Tokoh Masyarakat 3 orang.
Jumlah Informan 11 (Sebelas) Orang.
E. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab antara peneliti dengan informan yang telah dijadikan sumber data. Wawancara dilakukan dengan maksud untuk memperoleh informasi secara langsung untuk dijadikan data yang tidak diperoleh dari sumber data yang lain.
b. Observasi
Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui pengamatan secara langsung dari dekat terhadap fenomena obyek yang terjadi atau diteliti, sehingga memungkinkan untuk memperoleh gambaran dari fenomena yang sulit diperoleh dari orang-orang yang dijadikan sember data. Teknik ini dilakukan karena untuk mencari dan mendapatkan sesuatu diluar atau tidak mungkin diperoleh dari sumber data langsung, sehingga dapat diharapkan nilai data yang diterima melalui pengamatan langsung akan memberikan kekuatan pandangan tentang nilai atauvalidalitas data tersebut, sebagai pembanding dari sumber data baku yang sudah ada.
Dalam penelitian ini teknik observasi yang digunakan adalah observasi non partisipan.Teknik ini dilakukan dengan jalan peneliti langsung ke Kantor Kelurahan Pangkabinanga Kecamatan Pallangga Kabupaten Gowa untuk mendapatkan fakta melalui pendekatan pada tiap-tiap sumber data guna memperoleh gambaran tentang kebiasaan mereka dan prosedur pelayanan.
