1
Minit Mesyuarat
MESYUARAT
JAWATANKUASA
PELAKSANA (1)
TARIKH
: 24 Januari 2011
HARI
: Isnin
MASA
: 8.30 pagi
TEMPAT
: Bilik Mesyuarat
2
MESYUARAT JAWATANKUASA PELAKSANA (1)
MINIT MESYUARAT
TARIKH : 24 January 2011 (Isnin) MASA : 8.30 pagi
TEMPAT : Bilik Mesyuarat SMKSI REKOD KEHADIRAN
1. Pengerusi
Pn. Hjh. Fadzillah bt. Maarif
Pengetua SMK Seri Indah (012-3042409) 2. Naib Pengerusi I
Pn. Norhayati Bt. Asin
Pemangku Pen. Kanan Kokurikulum (013-3538373) 3. Setiausaha
En. Yeong Weng Fatt
SMK Seri Indah (013-3687411) 4. Penolong Setiausaha I
En. Abdul Razak bin Sulaiman SMK Seri Indah (013-3416974) 5. Penolong Setiausaha II Pn. Shalha Bt. Amran SMK Seri Indah (012-7559679) 6. Penyelaras En Ghasid B. Salleh
Penyelia Sukan PPD Petaling Perdana (019-2623542) 7. Pengerusi Teknik & Pembangunan Olahraga
En. Zainal Bin Tamby Chik
SK Seksyen 7, Shah Alam (017-6213575) 8. JK Pendaftaran Peserta Berkomputer
En. Kannathasan A/L Arunasalam MSC K-InfoSports (016-2103950) 9. JK Teknik dan Tenaga Bantu
En. Gopal a/l Raman (Wakil)
Pengetua SMK Puchong Jaya (A) (012-2031233) 10. JK Kepegawaian
En. Abdul Hamid Bin Yusoh Penolong Kanan Kokurikulum
3 11. JK Keselamatan dan Lalu Lintas
En. Tamilarasu M. (Wakil)
Pengetua SMK Bandar Sunway (03-56328335) 12. JK Perubatan dan Bantu Mula
En. Abdul Hamid B. Yusoh (Wakil)
Pengetua SMK Seksyen 3, Bandar Kinrara (019-28384890) 13. JK Kebersihan
Pn. Zaharah Ishak
Pengetua SMK USJ 12, Subang Jaya (03-80233236) 14. JK Persiapan dan Kemudahan
Pn Tengku Norhayati Bt. Tengku Mohamed PK Kokurikulum, SMK Sri Serdang (03-89489199) 15. JK Siaraya dan Sistem PA
En. Ang Tun Seng (Guru Siaraya dan Wakil) Pengetua SMK Subang Utama (03-56348971) 16. JK Keputusan dan Statistik
Cik Chin Kim Har (Wakil)
Pengetua SMK Seksyen 16 (016-6854187) 17. JK Produksi dan Dokumentasi
Pengetua SMK Teknik, Shah Alam (03-51916326) 18. JK Hadiah, Sijil dan Cenderamata
Guru Besar SK Sri Serdang (03-89486413) 19. JK Jemputan & Sambutan & JK Buku Program
En. Hassan Taslim
PK Kokurikulum SK Puchong Utama (1) (03-80619240) 20. JK Jamuan, Makan-Minum Pegawai
Pn. Mazni Mohd Sheriff
PK Kokurikulum SMK Sekysen 19 (03-55423306) 21. JK Majlis Penutupan
Pn. Norhayati Ramli
PK Kokurikulum SMK Seksyen 1, Bandar Kinrara (03-80704075)
BIL PERKARA CATATAN
1.0 Ucapan Alu-aluan Pengetua
Pn. Hajah Fadzillah bt. Maarif, Pengetua SMK Seri Indah dalam ucapan alu-aluannya mengucapkan Selamat Datang kepada En. Ghasid bin Salleh, Pengetua-pengetua, Guru-guru Besar, dan Wakil Sekolah . Seterusnya beliau mengumumkan bahawa
Kejohanan Balapan dan Padang Kali Ke 4, MSSD Petaling Perdana akan dijalankan pada 28 Februari, 1, 2, 3, 4 dan 7 Mac di Stadium MBPJ, Kelana Jaya, Petaling Jaya, Selangor. Beliau dengan barisan guru SMK Seri Indah berjanji akan melakukan yang terbaik bersama-sama dengan Jawatankuasa-jawatankuasa Kecil yang telah dilantik untuk mengelolakan kejohanan pada tahun 2011.
4
2.0 Ucapan Penyelia Sukan PPD Petaling Perdana
En. Ghasid bin Salleh mengalu-alukan kedatangan semua Pengetua, Guru Besar, Wakil Sekolah dan AJK Pertandingan ke Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana. Kemudian beliau merakamkan terima kasih kepada Pengetua SMKSI selaku
Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana atas persiapan yang rapi bagi mesyuarat pada pagi itu. Beliau juga menyatakan keyakinan bahawa SMK Seri Indah mampu memikul tanggungjawab yang diamanahkan memandangkan SMK Seri Indah mempunyai barisan guru Sukan yang berpengalaman dan telah berkali-kali
mengelolakan pertandingan sukan-permainan pada masa lampau.
Seterusnya En. Ghasid mengesahkan pelantikan Jawatankuasa Kecil Pelaksana dan menerangkan spesikasi tugas yang telah diedarkan bagi setiap jawatankuasa dan berkongsi pengalamannya tentang keperluan sebenarnya bidang tugas yang diberikan. Beliau meminta para hadirin membaca spesikasi tugas yang terkandung dalam bahan edaran dan bertanyakan soalan sekiranya ada kemusykilan.
En. Ghasid menggesa supaya setiap Jawatankuasa melantik AJK-AJK bagi Jawatankuasa Kecil masing-masing yang terdiri daripada Pengerusi, Naib Pengerusi, Setiausaha dan AJK-AJK yang
secukupnya. Senarai Jawatankuasa Kecil hendaklah dikirim menerusi emel kepada
i. En. Yeong Weng Fatt (SMK Seri Indah)
yeongwf@gmail.com
ii. En. Hassan bin Taslim (SK Puchong Utama 1).
skpu1.gb@gmail.com
Makluman.
Tindakan Semua JK Kecil
2.1 Lantikan JK Diletak Atas Nama Pengetua
Cik Chin Kim Har dan En. Gopal a/l Raman menyarankan agar JK Pelaksana diletak atas nama Pengetua sekolah masing-masing, mengikut prosedur yang sepatutnya.
Tindakan Setiausaha JK Pelaksana
2.2 Pembetulan Maklumat
En. Abdul Hamid Bin Yusoh membetulkan nombor telefon bimbitnya dan juga kesilapan pada nama Jawatankuasa Penutupan iaitu SMK Seksyen 1, Bandar Kinrara dan bukan SK Seksyen 1, BK.
Tindakan Setiausaha JK Pelaksana
2.3 JK Hadiah dan Sijil
Puan Asma (SK Sri Serdang) bertanyakan penyediaan Buku Program, Hadiah dan Sijil.
En. Ghasid menerangkan bahawa Jawatankuasa Buku Program, JK Hadiah dan Sijil dan JK Penutupan perlu bekerjasama untuk menyelaraskan tugas masing-masing kerana tugas ketiga-tiga JK itu saling berkait.
Hadiah disediakan untuk Pemenang No. 1, 2 dan 3 bagi semua acara individu dan berpasukan. Namun demikian, bagi acara jarak jauh seperti Larian 3000m, 5000m dan Jalan Kaki, hadiah
No. 1, 2, 3, 4, 5 dan 6 disediakan untuk pemenang.
Tindakan JK Kecil berkenaan.
5 Tindakan :
i. Sediakan garis panduan tentang kod etika pakaian bagi penerima hadiah supaya kelihatan sopan dan penuh hormat ketika upacara penyampaian hadiah oleh Tetamu Kehormat.
ii. Minta kerjasama Pengurus Pasukan menyediakan wakil untuk menerima hadiah sekiranya pemenang tidak dapat menerima hadiah dengan sendiri.
iii. Sediakan Jadual Penyampaian Hadiah dengan kelulusan daripada Referi Kejohanan.
Pastikan Masa Penyampaian Hadiah dan Penyampai Hadiah hadir untuk penyampaian hadiah.
Tindakan JK Hadiah & Sijil
2.4 JK Penutupan
Berkaitan soal juruacara majlis, En. Ghasid menerangkan bahawa Juruacara Pertandingan akan dilantik oleh JK Teknik manakala Juruacara bagi JK Penutupan dilantik oleh JK Penutupan dari sekolahnya sendiri mahupun dari sekolah lain.
Makluman & Tindakan
2.5 JK Persiapan dan Kemudahan
Tengku Norhayati Bt. Tengku Mohamed, PK Kokurikulum SMK Seri Serdang bertanya tentang penyediaan khemah untuk kejohanan.
Penyediaan khemah ini akan dibantu oleh En. Ghasid dan En Gopal a/l Raman (JK Tekn ik dan Tenaga Bantu) Tindakan :
Sediakan 2 unit Khemah di tempat penamat dan payung-payung besar seberapa yang ada.
Tindakan :
Senaraikan semua JK yang memerlukan khemah dan bekalkan khemah dan payung-payung yang diperlukan.
Makluman & Tindakan
2.6 JK Jamuan, Makan-Minum Pegawai
Pn. Mazni Mohd Sheriff, PK Kokurikulum SMK Seksyen 19, diminta menyediakan Anggaran Perbelanjaan dan menghubungi Pembekal Makanan yang sesuai (cth. Aini Catering) bagi membekalkan makanan dan minuman untuk pegawai yang bertugas semasa kejohanan berlangsung. Perbelanjaan yang terlibat akan dibiayai oleh PPD Petaling Perdana.
En. Ghasid menerangkan penyediaan air minuman untuk pegawai sebanyak 4 botol sehari (Pagi : 2 botol, Petang : 2 botol)
Makluman & Tindakan
2.6 JK Siaraya dan Sistem PA
Kemudahan siaraya dan sistem PA telah disewa bersama-sama dengan penyewaan kemudahan Stadium MBPJ, Kelana Jaya oleh PPD Petaling Perdana.
Tindakan:
Hubungi En. Roslan dan tugaskan seorang guru dan pelajar-pelajar sebagai pembantu untuk bertugas semasa kejohanan.
JK ini perlu bekerjasama dengan JK Teknik dan Juruacara Pertandingan. En. Ghasid sedia membantu sekiranya ada sebarang masalah.
Makluman & Tindakan
6
2.7 JK Keputusan dan Statistik
Cik Chin Kim Har (SMK Seksyen 16) meminta disediakan satu unit pencetak dan katrij untuk pencetakan keputusan.
En. Kannathasan a/l Arunasalam akan menyediakan satu unit komputer dan beliau memerlukan 1 unit pencetak tambahan. En. Kannathasan memohon JK Pertandingan menyediakan satu unit pencetak dan satu unit komputer riba untuk JK ini.
Komputer riba (lap-top) perlu dihantar kepada En. Kannathasan lebih awal untuk 'set-up'.
Tindakan:
JK Pertandingan (SMK Seri Indah) akan meminta En. Awang (Guru ICT) untuk menyediakan satu unit pencetak dan satu unit komputer riba untuk kegunaan JK Keputusan dan Statistik. En. Awang akan berurusan dengan En. Ghasid (Penyelia Sukan, PPD Petaling Perdana) untuk mendapatkan 2 unit pencetak untuk tujuan tersebut.
Bilik Statistik di Tingkat atas stadium akan digunakan oleh JK Statistik semasa kejohanan berlangsung.
Penyelarasan Kerja antara Cik Chin, Pn. Asma dan En. Kanna perlu dirancang dan dilaksanakan dengan teliti berdasarkan
pengalaman masa lampau agar semuanya berjalan lancar semasa kejohanan.
Pengumuman keputusan rasmi akan dibuat oleh oleh juruacara kejohanan dan kemudiannya di tampal di papan kenyataan Keputusan Rasmi di stadium.
En. Kanna akan mengikhtiarkan pemaparan keputusan secara elektronik menggunakan LCD di suatu sudut stadium yang strategik.
Makluman & Tindakan
Tindakan SMK Seri Indah En. Ghasid Salleh
2.8 JK Keselamatan dan Lalu Lintas
Tindakan:
i. Buat rondaan dan sekiranya terkesan sesuatu yang mencurigai, lapor kepada polis untuk tindakan.
ii. Larang sesiapa sahaja untuk membawa topi keledar masuk ke stadium.
iii. Berikan peringatan supaya tidak membawa barangan berharga ke stadium demi keselamatan.
iv. Sediakan Pas Petugas dan Pelekat (sticker) untuk Pegawai-pegawai & Pelajar-pelajar yang bertugas. v. Sediakan bilangan petugas (Guru dan Pelajar) yang
secukupnya setiap hari dan sepanjang kejohanan. vi. Pantau Bilik Persalinan di stadium yang akan digunakan
oleh atlet untuk menyalin pakaian.
Makluman & Tindakan
7
2.9 JK Jemputan & Sambutan
Tindakan :
i. Sediakan Surat dan Kad Jemputan kepada Tetamu Kehormat.
ii. Sediakan Surat dan Kad Jemputan kepada PPD untuk menyampaikan ucapan dalam Majlis Penutup.
iii. Hantar surat jemputan kepada pihak yang berkenaan untuk menyampaikan hadiah sepanjang kejohanan.
Makluman & Tindakan
2.10 JK Buku Program
Tindakan:
i. Sediakan Kata Alu-aluan PPD PP dan Kata Alu-aluan Pengerusi JK Pelaksana untuk dimuatkan di dalam Buku Program.
ii. Dapatkan gambar foto dan kelulusan daripada Pengetua SMK Seri Indah dan PPD Petaling Perdana iii. Semua JK diminta menghantar senarai AJK bagi
Jawatankuasa Kecil masing-masing kepada En. Hassan bin Taslim (skpu1.gb@gmail.com)
019-2732345
En. Yeong Weng Fatt (yeongwf@gmail.com)
013-3687411
iv. Sediakan 200 naskhah Buku Program untuk diedarkan pada hari penutup kejohanan (7 Mac 2011).
120 = Pegawai, 10 = VIP, 70 = Sekolah v. Buku Program akan dicetak pada 23 Februari 2011.
Makluman & Tindakan
2.11 JK Teknik dan Tenaga Bantu
Pengangkutan untuk 40 orang ahli Kelab QM akan disediakan oleh PPD Petaling Perdana.
Tindakan:
Encik Gopal berhubung dengan En. Ghasid untuk mengatur pengangkuatan untuk ahli-ahli Kelab QM.
Makluman & Tindakan
3.0 Ucapan Pengerusi Teknik
Pelajar-pelajar Tingkatan 6 dilarang mengambil bahagian. Amalan 'False Start' 2 Kali (iaitu pembatalan pada kali kedua) diamalkan. Hal ini akan diumumkan kepada Pengurus-pengurus Pasukan dalam Mesyuarat Pengurus Pasukan pada 27-01-2011.
Dalam kejohanan peringkat MSS (Selangor), setiap daerah diwajibkan menghantar 1 hingga 3 atlet bagi setiap acara yang dipertandingkan.
Bagi kejohanan MSSD Petaling Perdana, sistem markah (Points System) dipraktikkan.
Kejohanan Merentas Desa MSSM yang akan berlangsung di Sarawak pada 6-3-2011 akan mengganggu penyertaan atlet tertentu daripada bertanding dalam Kejohanan MSSD Petaling Perdana. Namun perkara ini tidak dapat dielakkan.
8
4.0 Taklimat Sistem Pendaftaran Peserta K-Olahraga oleh En. Kannathasan a/l Arunasalam.
En. Kannathasan memberikan penjelasan tentang tatacara pendaftaran atlet secara online menerusi internet.
Tarikh tutup pendaftaran adalah pada 17 Februari 2011. Tindakan
En. Kannathasan akan memberikan taklimat tentang tatacara pendafataran ini dalam Mesyuarat Pengurus Pasukan (1) pada 27 Januari 2011.
En. Kanna
5.0 Sumbangan Ikhlas daripada Sekolah yang Menyertai Kejohanan.
En. Ghasid mengedarkan Anggaran Perbelanjaan kepada setiap Jawatankuasa untuk dijadikan panduan dalam merancang bajet masing-masing.
Setelah mengambil kira pandangan semua pihak, keputusan dicapai dengan penetapan RM50 yang boleh diperoleh daripada PIBG, Kantin Sekolah atau Kedai Buku Sekolah sebagai
sumbangan ikhlas bagi menampung sebahagian daripada pembiayaan pengelolaan kejohanan pada tahun ini. Cek yang dikeluarkan hendaklah disediakan atas nama
PIBG, SMK Seri Indah.
Tindakan
Hal sumbangan RM50 daripada setiap sekolah yang mengambil bahagian akan diumumkan dalam Mesyuarat Pengurus
Pasukan (1) pada 27-01-2011.
En. Ghasid Salleh
6.0 Peringatan Tentang Tarikh Mesyuarat
i. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana (1) 24 Januari 2011, SMK Seri Indah ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana (2)
21 Februari 2011, Stadium MBPJ iii. Mesyuarat Pengurus Pasukan (1)
27 Januari 2011, SMK Seri Indah iv. Mesyuarat Pengurus Pasukan (2) 24 Februari 2011, SMK Seri Indah
Makluman & Tindakan JK Pelaksana dan Pengurus Pasukan
Disediakan oleh : Disahkan oleh :
__________________________ _________________________________
YEONG WENG FATT FADZILLAH BT. MAARIF
Setiausaha Pengerusi
Jawatankuasa Pelaksana Jawatankuasa Pelaksana Kejohanan Balapan dan Padang Kejohanan Balapan dan Padang MSSD Petaling Perdana Kali Ke 4 MSSD Petaling Perdana Kali Ke 4
