PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DI
DINAS TENAGA KERJA SOSIAL DAN TRANSMIGRASI
KABUPATEN MAGELANG
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Dimas Yogaswara
10.12.4827
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014
MAIL ARCHIVING INFORMATION SYSTEM DESIGN IN THE DEPARTEMENT OF LABOR SOCIAL AND
TRANSMIGRATION MAGELANG REGANCY
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT DI DINAS TENAGA KERJA SOSIAL DAN TRANSMIGRASI
KABUPATEN MAGELANG
Dimas yogaswara Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In the era of globalization development of information technology is growing fast, especially with computer technology in terms of centralized data archiving documents. Department of Labor Social and Transmigration Magelang regency still using conventional procedures to manage of incoming outgoing mail of acceptance, and documentation. Documentation of incoming and outgoing mail just writing in the ledger. While on stage just a letter archiving hardcopy documentation.
Given these problems, the Department of Labor Social and Transmigration Magelang regency is necessary to change the correspondence management methods that they use today. With the Mail Archiving Information System, is expected to manage incoming and outgoing mail corresponding groove in the set, and it can resolve the problems that exist.
This study was conducted to make archiving application letter, which can manage incoming and outgoing mail. Letter filing is done electronically, which is the documentation, and comes with reports of incoming and outgoing mail. The research methods used to solve problems that occurs is a library, observation, interviews, data analysis, system design, programming, testing programs, implementation of the program. Resulting from this research is the application that manages incoming and outgoing mail.
Keywords: Department of Labor Social and Transmigration Magelang regency,
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi komputer di era globalisasi saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Dampak yang terasakan adalah semakin efisiennya waktu yang diperlukan oleh manusia dalam menyelesaikan tugas – tugasnya. Dengan bantuan komputer, tingkat ketelitian, kecepatan dan ketepatan dapat dimaksimalkan. Dalam bidang industri, bisnis, pendidikan dan administrasi maupun di instansi pada khususnya dan teknologi pada umumnya, penggunaan komputer sebagai alat pengendali sudah merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditinggalkan.
Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan lainnya yang semakin besar peranannya baik dalam bidang bisnis maupun administrasi di berbagai instansi, kebutuhan untuk mendapatkan kejelasan suatu data sekarang ini memperlihatkan gejala yang meningkat dengan prinsip hemat waktu, tepat sasaran dan dapat dipercaya. Tersedianya data yang semakin banyak dan kompleks, mendorong untuk mecari dan mewujudkan sistem baru agar setiap pengendalian maupun pengolahan data menjadi suatu informasi yang baik dan jelas.
Mengolah berbagai macam data tentang surat menyurat harus selalu dipersiapkan dengan baik untuk disajikan kepada siapa saja yang membutuhkan. Dengan demikian pekerjaan–pekerjaan yang harus dikerjakan dalam memberikan pelayanan tentang surat menyurat di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang dapat dilakukan secara efektif dan efisien serta informasi tentang surat menyurat dapat berjalan dengan lancar dan tertib. Dalam prakteknya Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang sistem pengolahan administrasi tentang surat menyurat masih menggunakan cara manual. Mengingat sangat pentingnya komputer dalam kegiatan pengolahan data maka sistem komputerisasi pengarsipan surat akan sangat diperlukan di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang.
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem
Menurut Jerry Fith Gerald :
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Menurut Ludwig Von Bartalanfy :
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi/perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya..
Menurut Davis (1995) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Dalam tahap analisis sistem, hal pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi masalah yang timbul. Adapun masalah yang timbul dalam sistem pengarsipan surat Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi adalah :
1. Pengelolaan data – data surat masih secara manual sehingga kurang efisien.
2. Surat yang tersimpan masih menggunakan kertas sehingga kurang teratur.
3. Pencarian surat dibutuhkan waktu yang lama karena masih menggunakan cara
manual.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan adalah tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar perancangan ini sesuai dengan aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan. Rancangan sistem juga merupakan gambaran umum yang ditunjukan kepada user tentang sistem baru yang akan dibangun.
3.3 Flowchart yang Diusulkan
3.4 Data Flow Diagram
1. DFD level 0
Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Dinas Tenaga Kerja Sosial
dan Transmigrasi Kbupaten Magelang
Admin
Informasi Login Laporan Data Pegawai
Laporan Data Bagian Laporan Data Jenis Surat Laporan Data Surat Masuk Laporan Data Surat Keluar
Laporan Disposisi Laporan Data Instansi
Informasi Login Data Pegawai
Data Bagian Data Jenis Surat Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Disposisi Data Instansi
Pegawai
Laporan Data Pegawai Laporan Data Bagian Laporan Jenis Surat Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar Laporan Disposisi
Laporan Instansi Informasi Login
Data Bagian Data Jenis Surat Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Disposisi Data Instans
3.5 Entity Relationship Diagram Jenis Surat Memiliki Id_jenis Surat masuk Surat Keluar Memiliki 1 N 1 N Nama_jenis No_surat Id_jenis Tgl_terima Tgl_surat perihal Bagian memiliki Id_bagian Id_bagian Instansi memiliki Id_instansi Id_instansi 1 1 N N Pegawai Disposisi Nama_bagian Nama_instansi alamat perihal mencatat mencatat membuat memiliki memiliki No_surat Id_bagian Id_disposisi sifat rahasia Memiliki No_surat Id_pegawai Tgl_surat Id_instansi Id_pegawai username password Id_pegawai Id_pegawai Id_pegawai Id_jenis 1 N N 1 1 1 N N 1 N
4. Impementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi
Implementasi sistem merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru, dimana sistem yang baru ini akan dioperasikan secara menyeluruh. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan, penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.2 Pembahasan 4.2.1 Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dimaksudkan untuk mengetahui apakah sistem berfungsi atau berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna (Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang). Tujuan lain dari proses ini adalah untuk mengetahui kelemahan ataupun kesalahan sehingga perlu dilakukan perbaikan.
Pengetesan program dilakukan dengan cara mendemokan program, kemudian beberapa responden diminta untuk melihat dan menjalankan program tersebut. Dalam penelitian ini, pengujian perangkat lunak dilakukan dengan metode :
1. White Box Testing
Ujicoba white box merupakan metode perancangan test case yang
menggunakan structural untuk mendapatkan test case. Tes ini dilakukan untuk
meramalkan kerangka kerja perangkat lunak secara detail, karena jalur logical
path perangkat lunak akan di tes dengan menyediakan test case yang akan
menyediakan kumpulan kondisi atau perulangan secara fisik.
2. Black Box Testing
Berdasarkan hasil ujicoba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi
dan fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi
kesalahan.Konversi Sistem
4.2.2 Konversi Sistem
Pada Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang ini memakai konversi paralel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan, maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga semua kegiatan pengolahan data akan tetap dapat berjalan.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Dengan adanya penelitian dan pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang maka kesimpulan yang dapat penulis ambil adalah sebagai berikut:
1. Penggunaan sistem lama masih kurang efektif karena sering terjadi kesalahan
dalam pencatatan surat.
2. Penggunaan sistem baru dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan
relevan.
3. Sistem baru dapat memudahkan pencarian arsip surat dengan cepat.
4. Laporan yang dihasilkan oleh sistem baru sangat bermanfaat untuk peningkatan
kinerja pegawai
5.2 Saran
Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi pengarsipan surat
pada Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang yang dilakukan secara manual diperbarui dengan menerapkan sistem yang
terkomputerisasi.
2. Sistem informasi pengarsipan surat yang penulis usulkan dapat diterapkan dan
dapat membantu pegawai melakukan pengarsipan surat serta mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan.
3. Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan Dinas Tenaga Kerja Sosial dan
Transmigrasi Kabupaten Magelang melakukan pelatihan untuk pegawai yang bertugas untuk mengelola sistem ini. Sehingga sistem ini dapat dijalankan dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Jogiyanto, H M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
