ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Indometal Jayapratama adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri kancing, selama 20 tahun berdiri terus melakukan perbaikan dan perubahan terhadap manajemen produksi. Didukung oleh sumber daya manusia yang profesional, perusahaan selalu berusaha seoptimal mungkin untuk menghasilkan produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing. Tingkat persaingan pasar yang semakin ketat mendorong perusahaan untuk melakukan efisiensi dan efektifitas di semua departemen namun bukan berarti mengurangi kualitas dan standar produksi.
PT. Indometal Jayapratama didirikan di Jakarta berdasarkan akta notaris nomor 31 tanggal 4 Juli 1990 dihadapan Yudo Paripurno, Sarjana Hukum notaris di Jakarta. Akta pendirian ini telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor: C2-2306 HT.01.01.94 tanggal 11 Februari 1994. Akta pendirian ini telah mengalami beberapa kali perubahan, baik itu susunan pengurus, anggaran dasar dan modal. Perubahan yang terakhir dengan akta berita acara rapat nomor 43 tanggal 26 Desember 2007 dihadapan Sri Intansih, Sarjana Hukum notaries di Jakarta, dan akta ini telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan nomor : AHU-04368.AH.01.02.Tahun. 2008 tanggal 28 Januari 2008. PT. Indometal
Jayapratama bergerak dibidang perindustrian (khususnya industri kancing yang terbuat dari plat).
Pada awalnya lokasi pabrik berada di Jalan Dokter, Kapuk Kamal Cengkareng dan kantor pusat berada di Jalan Pejagalan Raya No 37 Jakarta Barat. Karena semakin berkembang dan bertambahnya karyawan, pada tahun 1992 manajemen perusahaan memutuskan untuk mencari lokasi yang lebih memadai yaitu di daerah Panunggangan Barat, Tangerang. Tahun 1997 PT. Indometal Jayapratama mendapatkan fasilitas kredit dari Bank untuk pembelian pabrik di Jl. Arya Kemuning, Kawasan Industri Nambo Jaya, Tangerang.
Untuk meningkatkan keterampilan dan profesionalisme karyawan khususnya di Departemen Produksi, perusahaan merekrut beberapa tenaga ahli dari China. Diharapkan dengan tenaga tenaga ahli tersebut transfer teknologi bisa dilakukan sehingga hasil produksi bisa bersaing baik itu untuk pasar lokal maupun internasional.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Perusahaan
Visi dari PT. Indometal Jayapratama adalah menjadi perusahaan penyedia produk tekstil terkemuka bertaraf nasional maupun internasional.
3.2.2 Misi Perusahaan
Misi dari PT. Indometal Jayapratama untuk menjadi perusahaan yang mengutamakan kepuasan customer antara lain dengan cara:
1. Memasarkan produk dengan kualitas terbaik dengan harga terjangkau.
2. Meningkatkan keterampilan dan profesionalisme kerja untuk menjaga loyalitas customer.
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Indometal Jayapratama
3.4 Tugas dan Wewenang
PT. Indometal Jayapratama dipimpin oleh Direktur Utama sekaligus merupakan pemilik perusahaan yang membawahi enam kepala departemen. Adapun tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama
Tugas :
a. Menentukan tujuan dan kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek.
b. Melakukan pengawasan terhadap kemajuan perusahaan. Wewenang :
a. Memimpin seluruh eksekutif perusahaan.
b. Mewakili atas nama perusahaan untuk berbisnis dengan perusahaan lain.
c. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari Manager.
d. Menandatangani surat penting atau perjanjian kerjasama dengan perusahaan lain.
2. General Manager
Tugas :
a. Membantu direktur utama dalam mengelola sumber daya perusahaan. b. Membantu direktur dalam mengontrol asset perusahaan.
c. Melaksanakan tugas khusus dari direktur utama. d. Mengawasi kinerja perusahaan.
a. Mengkoordinasi seluruh perusahaan dan membuat sistem kerjasama diantara seluruh manager perusahaan.
3. Finance Manager
Tugas :
a. Mengawasi kinerja staff finance. b. Membuat Laporan Arus Kas.
Wewenang :
a. Menerima pembayaran.
b. Membayar pengeluaran untuk bahan baku produksi.
4. Accounting Manager
Tugas :
a. Membukukan transaksi perusahaan. b. Menyusun HPP.
c. Membuat laporan keuangan secara periodik ( bulanan dan tahunan ). d. Membuat Laporan Rugi Laba.
e. Mengawasi arus kas perusahaan. f. Mengurusi perhitungan pajak.
Wewenang :
5. Purchase Manager
Tugas :
a. Mengontrol kegiatan pembelian dan administrasi pembelian.
b. Mengontrol dan mengatur agar pembelian barang sesuai dengan purchase request departemen terkait.
Wewenang :
a. Mencari supplier dan melakukan negosiasi harga.
b. Merencanakan pembelian bahan baku produksi sesuai permintaan bagian produksi.
6. Marketing Manager
Tugas :
a. Menjalin hubungan baik dengan rekanan atau distributor baik dalam kota maupun luar kota.
b. Mengkoordinasi penjualan dan pengiriman agar sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah disepakati.
c. Mengawasi kinerja Sales.
d. Mengawasi kegiatan penjualan perusahaan. e. Membuat laporan penjualan.
Wewenang :
a. Mengatur strategi marketing untuk meningkatkan penjualan perusahaan.
7. Production Manager
Tugas :
a. Mengawasi jalannya produksi dalam perusahaan.
b. Meningkatkan dan mengawasi mutu kualitas dari produk. c. Menentukan dan merencanakan budget produksi.
Wewenang :
a. Menyetujui dan membuat perencanaan produksi.
8. HRD (Human Resource and Development)
Tugas :
a. Melakukan interview dan perekrutan karyawan baru.
b. Mengkoordinasi dan menjaga hubungan baik karyawan dengan perusahaan.
c. Mengurusi pencatatan ijin, cuti, dan absen karyawan.
Wewenang :
a. Merencanakan training untuk karyawan.
b. Mengatur tindakan pemutusan hubungan kerja karyawan.
9. EDP (Electronic Data Processing)
Tugas :
a. Membuat program yang dapat membantu accounting dalam pembuatan program secara terkomputerisasi.
b. Melakukan maintenance hardware dan software secara periodik. c. Melakukan upgrade hardware ataupun software jika diperlukan.
d. Menjaga agar data yang tersimpan dalam database perusahaan tidak bocor / menjaga keamanan data.
Wewenang :
a. Mengakses database perusahan untuk melakukan maintenance secara berkala.
10. Staf Marketing
Tugas :
a. Melakukan koordinasi dengan sales dalam kota dan sales diluar kota. b. Memonitor kegiatan penjualan perusahaan ditiap daerah.
c. Menerima periodik dan feedback customer. d. Membuat laporan penjualan.
Wewenang :
a. Melakukan komunikasi dengan customer secara langsung dan menjalin hubungan baik dengan customer.
11. Sales Dalam kota.
Tugas :
a. Melakukan komunikasi dengan customer dalam kota. b. Melakukan penjualan produk didalam kota.
c. Menyerahkan faktur penjualan kepada bagian sales di kantor pusat.
Wewenang :
a. Memasarkan dan mendistribusikan produk kepada para distributor atau customer.
12. Sales Luar Kota
Tugas :
a. Melakukan komunikasi dengan customer diluar kota. b. Melakukan penjualan produk diluar kota.
c. Menyerahkan faktur penjualan kepada bagian sales di kantor cabang.
Wewenang :
a. Memasarkan dan mendistribusikan produk kepada distributor atau customer diluar kota.
13. Production Manager
Tugas :
a. Memonitor kegiatan produksi dalam perusahaan.
b. Menjaga agar produksi sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. c. Menjaga kualitas produksi sesuai dengan misi perusahaan untuk
menjaga kualitas produksi agar tetap yang terbaik. d. Membuat laporan produksi.
Wewenang dari Kepala Produksi adalah :
a. Menghentikan produksi untuk sementara waktu jika terjadi kecelakaan kerja atau kesalahan produksi.
14. PPIC (Production Planning Inventory Control)
Tugas :
a. Mencegah adanya timbunan stok yang tidak terjual. b. Mencegah terjadinya kelebihan produksi.
c. Mencegah terjadinya kekurangan stok bahan baku dan barang jadi. d. Mengawasi keluar masuknya stok.
Wewenang :
a. Membuat perencanaan pembelian bahan baku. b. Melakukan pemesanan bahan baku produksi.
c. Membuat perencanaan untuk menentukan jumlah minimum dan maximum stok yang ada digudang.
15. Kepala Mekanik
Tugas :
a. Mengawasi kinerja mesin produksi.
b. Melakukan pemeliharaan mesin produksi secara periodik. c. Menjaga agar kualitas mesin produksi tetap prima.
d. Menjaga agar proses produksi tidak terhenti akibat kerusakan mesin.
Wewenang :
a. Melakukan perencanaan penggantian mesin produksi sesuai dengan masa pakai mesin.
b. Melakukan penggantian sparepart mesin produksi jika diperlukan.
16. Staf Produksi
Tugas :
a. Melakukan produksi sesuai yang telah direncanakan oleh kepala produksi.
b. Menjaga kualitas produk yang dihasilkan agar sesuai dengan kualitas yang ditentukan.
Wewenang :
a. Mengoperasikan mesin produksi sesuai dengan petunjuk mekanik.
17. Gudang
Tugas :
a. Menyimpan stok barang jadi dan bahan baku.
b. Mengecek dan memantau stok barang agar sesuai dengan jumlah yang ditentukan oleh PPIC.
c. Membuat laporan stok.
Wewenang :
a. Menerima dan menyimpan bahan baku yang dipesan oleh perusahaan.
18. Bengkel
Tugas :
a. Sebagai tempat perbaikan mesin produksi. b. Membuat cetakan untuk produk baru.
Wewenang dari Bengkel adalah :
a. Menyimpan sparepart yang dibutuhkan oleh mekanik untuk melakukan pemeliharaan mesin produksi.
3.5 Analisa Sistem Berjalan 3.5.1 System Definition
Proses bisnis yang berjalan :
Customer yang ingin membeli barang di PT. Indometal Jayapratama dapat 1melakukan pemesanan atau order ke Bagian Sales. Pemesanan dapat dilakukan melalui telepon maupun fax. Setelah pesanan diterima, Bagian Sales akan mengecek stok barang yang dipesan untuk kemudian 2membuat Sales Order (SO) rangkap 2. 3
Rangkap 1 diarsipkan dan 4rangkap 2 diberikan ke Bagian Gudang agar bisa mempersiapkan barang-barang yang dipesan oleh Customer. Setelah dicek, 5Bagian Sales akan membuat Faktur Penjualan rangkap 2 kemudian dibawa ke 6Bagian Marketing untuk acc Faktur Penjualan (ditanda tangani atau disetujui). 7Rangkap 1 diarsipkan dan 8rangkap 2 diterima oleh Bagian Gudang. Dari Faktur Penjualan yang diterima, 9
Bagian Gudang membuat Surat Jalan atau DeliveryOrderOut rangkap 2 sebagai bukti atau surat perintah pengiriman barang ke Customer. 10
Rangkap 1 diarsipkan sedangkan 11rangkap 2 untuk diterima Customer. Setelah itu, 12Bagian Gudang menyiapkan Faktur Penjualan dan 13Faktur Penjualan tersebut diterima oleh Customer. Setelah Faktur Penjualan diterima, 14Bagian Gudang menyiapkan barang agar 15barang bisa diterima oleh Customer.
Pada saat jumlah stok yang ada di gudang mencapai batas minimum maka Bagian Gudang akan 16membuat Purchase Request yang berisi permintaan pembeliaan bahan baku untuk kemudian
17
diterima Bagian Purchasing. Sebagai tindak lanjut dari Purchase
Request tadi, 18Bagian Purchasing akan membuat Purchase Order
(PO). Sebelum Purchase Order dikirimkan kepada Supplier, harus
diberikan pada General Manager untuk 19ditanda tangani oleh General
Manager terlebih dahulu karena biasanya jumlah pembelian yang
dilakukan dalam nominal yang cukup besar. Apabila sudah ditanda tangani oleh General Manager, Purchase Order tersebut baru dikirimkan ke Supplier. 20Setelah Purchase Order diterima, maka
Supplier akan menyiapkan pesanan lalu 21mengirimkan
DeliveryOrderIn dan 22diterima oleh Bagian Gudang. Pengiriman ini
juga dibarengi dengan 23pengiriman pesanan atau bahan baku yang langsung 24diterima oleh Bagian Gudang sedangkan 25faktur pembelian diberikan dan 26diterima Bagian Accounting.
Pihak manajemen membutuhkan laporan untuk melihat dan juga memantau perkembangan perusahaan. Untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan pihak manajemen, 27Bagian Sales bertanggung jawab menyiapkan laporan penjualan untuk kemudian diserahkan dan 28
diterima oleh General Manager, 29Bagian Purchasing menyiapkan laporan pembelian, lalu 30diterima General Manager sedangkan 31
Bagian Gudang menyiapkan laporan persediaan untuk diserahkan dan 32
3.5.2 Rich Picture
Gambar 3.3 ERD PT. Indometal Jayapratama.
3.6 Spesifikasi Tabel
1. Nama Tabel : Customer Primary Key : KdCustomer
Deskripsi tabel : Tabel customer berisi mengenai data – data customer dari PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan KdCustomer Char 5 Kode customer NamaCustomer VarChar 30 Nama customer
Alamat VarChar 100 Alamat tempat tinggal customer
Telepon VarChar 20 Nomor telepon customer
Fax VarChar 20 Nomor fax customer
Email VarChar 30 Alamat email customer TglOrderPertama Date - Tanggal order customer
pertama
KdLokasi Char 5 Kode lokasi customer Tabel 3.1 Spesifikasi Tabel Customer
2. Nama Tabel : Karyawan Primary Key : KdKaryawan
Deskripsi tabel : Tabel karyawan berisi mengenai data – data karyawan dari PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
KdKaryawan Char 5 Kode karyawan
KdJabatan Char 5 Kode jabatan karyawan
KdCabang Char 5 Kode cabang
NamaKaryawan VarChar 30 Nama karyawan Telepon VarChar 20 Nomor telepon karyawan
Alamat VarChar 100 Alamat tempat tinggal karyawan Email VarChar 20 Alamat email karyawan
PendidikanTerakhir VarChar 30 Pendidikan terakhir karyawan TglBergabung Date - Tanggal bergabung
Tabel 3.2 Spesifikasi Tabel Karyawan
3. Nama Tabel : Jabatan Primary Key : KdJabatan
Deskripsi tabel : Tabel jabatan berisi mengenai data – data jabatan yang ada di PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
KdJabatan Char 5 Kode jabatan
Jabatan VarChar 20 Nama jabatan
Tabel 3.3 Spesifikasi Tabel Jabatan
4. Nama Tabel : Cabang Primary Key : KdCabang
Deskripsi tabel : Tabel cabang berisi mengenai data – data cabang yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
KdCabang Char 5 Kode karyawan
NamaCabang VarChar 30 Nama cabang
Alamat VarChar 100 Alamat cabang
Telepon VarChar 20 Nomor telepon cabang Fax VarChar 20 Nomor fax karyawan
KdLokasi Char 5 Kode lokasi
5. Nama Tabel : Lokasi Primary Key : KdLokasi
Deskripsi tabel : Tabel lokasi berisi mengenai data – data lokasi atau area yang menjadi jalur distribusi yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
KdLokasi Char 5 Kode Lokasi
NamaLokasi VarChar 20 Nama Lokasi
Tabel 3.5 Spesifikasi Tabel Lokasi
6. Nama Tabel : Barang Primary Key : KdBarang
Deskripsi tabel : Tabel barang berisi mengenai data – data barang yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
KdBarang Char 5 Kode karyawan
KdJenisBarang Char 5 Kode Jenis Barang NamaBarang VarChar 30 Nama Cabang
Satuan VarChar 10 Satuan Barang
Harga Float 8 Harga Barang
Stok Int 5 Stok barang
Tabel 3.6 Spesifikasi Tabel Barang
7. Nama Tabel : JenisBarang Primary Key : KdJenisBarang
Deskripsi tabel : Tabel jenis barang berisi mengenai data – data jenis barang yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan KdJenisBarang Char 5 Kode jenis barang
JenisBarang VarChar 30 Nama jenis barang Tabel 3.7 Spesifikasi Tabel JenisBarang
8. Nama Tabel : Bahanbaku Primary Key : KdBahanbaku
Deskripsi tabel : Tabel bahan baku berisi mengenai data – data bahan baku yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan KdBahanbaku Char 5 Kode bahan baku KdJenisBahanbaku Char 5 Kode jenis bahan baku NamaBahanbaku VarChar 30 Nama bahan baku Satuan VarChar 10 Satuan bahan baku Harga Float 8 Harga bahan baku
Stok Int 5 Stok bahan baku
Tabel 3.8 Spesifikasi Tabel BahanBaku
9. Nama Tabel : Jenisbahanbaku Primary Key : KdJenisBahanbaku
Deskripsi tabel : Tabel jenis bahan baku berisi mengenai data – data jenis bahan baku yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan KdJenisBahanbaku Char 5 Kode jenis bahan baku JenisBahanbaku VarChar 30 Nama jenis bahan baku
10.Nama Tabel : Supplier Primary Key : KdSupplier
Deskripsi tabel : Tabel Supplier berisi mengenai data – data supplier yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
KdSupplier Char 5 Kode supplier
KdJenisSupplier Char 5 Kode jenis supplier Telepon VarChar 20 Nomor telepon supplier Fax VarChar 20 Nomor fax supplier
Alamat VarChar 100 Alamat supplier
Keterangan VarChar 100 Keterangan tambahan Tabel 3.10 Spesifikasi Tabel Supplier
11.Nama Tabel : JenisSupplier Primary Key : KdJenisSupplier
Deskripsi tabel : Tabel jenis supplier berisi mengenai data – data jenis supplier yang ada pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan KdJenisSupplier Char 5 Kode jenis supplier Jenis Supplier VarChar 20 Jenis supplier
Keterangan VarChar 100 Keterangan tambahan Tabel 3.11 Spesifikasi Tabel JenisSupplier
12.Nama Tabel : FakturPenjualan Primary Key : NoFaktur
Deskripsi tabel : Tabel Faktur Penjualan berisi mengenai data – data penjualan setiap transaksi dari PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoFaktur Char 7 Nomor faktur penjualan NoSalesOrder Char 7 Nomor pemesanan penjualan KdCustomer Char 5 Kode customer
KdKaryawan Char 5 Kode karyawan
Tanggal Date - Tanggal faktur
Tagihan Float 10 Jumlah tagihan Penjualan
TglJatuhTempo Date - Tanggal jatuh tempo pembayaran Tabel 3.12 Spesifikasi Tabel FakturPenjualan
13.Nama Tabel : DetailFakturPenjualan Primary Key : NoFakturPenjualan
Deskripsi tabel : Tabel detail faktur penjualan berisi mengenai data – data detail penjualan yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
NoFaktur Char 7 Nomor faktur
KdBarang Char 5 Kode barang
HargaSatuan Float 10 Harga satuan barang Jumlah Int 5 Jumlah barang
Total Float 10 Total harga penjualan
Tabel 3.13 Spesifikasi Tabel DetailFakturPenjualan
14.Nama Tabel : SalesOrder Primary Key : NoSalesOrder
Deskripsi tabel : Tabel sales order berisi mengenai data – data pemesanan oleh customer yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoSalesOrder Char 7 Kode pemesanan penjualan KdKaryawan Char 5 Kode karyawan
KdCustomer Char 5 Kode customer
Tanggal Date - Tanggal pemesanan penjualan Tabel 3.14 Spesifikasi Tabel SalesOrder
15.Nama Tabel : DetailSalesOrder Primary Key : NoSalesOrder
Deskripsi tabel : Tabel detail sales order berisi mengenai data – data detail penjualan yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan KdSalesOrder Char 7 Kode pemesanan penjualan
KdBarang Char 5 Kode barang
Jumlah Int 5 Jumlah barang
Tabel 3.15 Spesifikasi Tabel DetailSalesOrder
16.Nama Tabel : DeliveryOrderOut Primary Key : NoDeliveryOrderOut
Deskripsi tabel : Tabel delivery order out berisi mengenai data – data pengiriman barang keluar yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoDeliveryOrderOut Char 7 Nomor surat jalan keluar
NoFaktur Char 7 Nomor faktur
KdCustomer Char 5 Kode customer
KdKaryawan Char 5 Kode karyawan
Tanggal Date - Tanggal pengiriman
17.Nama Tabel : DetailDeliveryOrderOut Primary Key : NoDeliveryOrderOut
Deskripsi tabel : Tabel detail delivery order out berisi mengenai data – data detail pengiriman barang keluar yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoDeliveryOrderOut Char 7 Nomor surat jalan keluar
KdBarang Char 5 Kode barang
Tanggal Date - Tanggal pengiriman
Tabel 3.17 Spesifikasi Tabel DetailDeliveryOrderOut
18.Nama Tabel : PurchaseRequest Primary Key : NoPurchaseRequest
Deskripsi tabel : Tabel purchase request berisi mengenai data – data purchase request yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
NoPurchaseRequest Char 7 Nomor permintaan pembelian
KdKaryawan Char 5 Kode karyawan
KdBahanBaku Char 5 Kode bahan baku NamaBahanBaku Varchar 30 Nama bahan baku Jumlah Int 5 Jumlah bahan baku
Tanggal Date - Tanggal permintaan pembelian Tabel 3.18 Spesifikasi Tabel PurchaseRequest
19.Nama Tabel : PurchaseOrder Primary Key : NoPurchaseOrder
Deskripsi tabel : Tabel purchase order berisi mengenai data – data purchase order yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
NoPurchaseOrder Char 7 Nomor pemesanan pembelian
KdKaryawan Char 5 Kode karyawan
KdSupplier Char 5 Kode supplier
Tanggal Date - Tanggal transaksi
NoPurchaseRequest Char 7 Nomor permintaan pembelian Tabel 3.19 Spesifikasi Tabel PurchaseOrder
20.Nama Tabel : DetailPurchaseOrder Primary Key : NoPurchaseOrder
Deskripsi tabel : Tabel detail purchase order berisi mengenai data – data detail purchase order yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan
NoPurchaseOrder Char 7 Nomor pemesanan pembelian KdBahanBaku Char 5 Kode bahan baku
Jumlah Int 5 Jumlah bahan baku Tabel 3.20 Spesifikasi Tabel DetailPurchaseOrder
21.Nama Tabel : FakturPembelian Primary Key : NoFaktur
Deskripsi tabel : Tabel faktur pembelian berisi mengenai data – data pembelian yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoFaktur Char 7 Nomor Faktur pembelian NoPurchaseOrder Char 7 Nomor pemesanan pembelian KdKaryawan Char 5 Kode karyawan KdSupplier Char 5 Kode supplier
Tanggal Date - Tanggal transaksi
Tagihan Float 10 Jumlah tagihan
Tgljatuhtempo Date - Tanggal jatuh tempo pembayaran Tabel 3.21 Spesifikasi Tabel FakturPembelian
22.Nama Tabel : DetailFakturPembelian Primary Key : NoFaktur
Deskripsi tabel : Tabel detail faktur pembelian berisi mengenai data – data detail pembelian yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoFaktur Char 7 Nomor faktur pembelian KdBahanbaku Char 7 Kode bahan baku
HargaSatuan Float 10 Harga satuan bahan baku Jumlah Int 5 Jumlah bahan baku
Tanggal Date - Tanggal pembelian
Tabel 3.22 Spesifikasi Tabel DetailFakturPembelian
23.Nama Tabel : DeliveryOrderIn Primary Key : NoDeliveryOrderIn
Deskripsi tabel : Tabel delivery order in berisi mengenai data – data pengiriman bahan baku masuk yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoDeliveryOrderIn Char 7 Nomor surat jalan masuk
KdSupplier Char 5 Kode supplier
KdKaryawan Char 5 Kode karyawan
Tanggal Date - Tanggal pengiriman
Tabel 3.23 Spesifikasi Tabel DeliveryOrderIn
24.Nama Tabel : DetailDeliveryOrderIn Primary Key : NoDeliveryOrderIn
Deskripsi tabel : Tabel detail delivery order in berisi mengenai data – data detail pengiriman bahanbaku masuk yang terjadi pada PT. Indometal Jayapratama.
Nama Field Tipe Field
Ukuran Field
Keterangan NoDeliveryOrderIn Char 7 Nomor surat jalan masuk Kdbahanbaku Char 5 Kode bahan baku
Tanggal Date - Tanggal pengiriman
Tabel 3.24 Spesifikasi Tabel DetailDeliveryOrderIn
3.7 Spesifikasi Teknologi
PT. Indometal Jayapratama telah menggunakan teknologi informasi dalam mendukung kegiatan operasional atau kegiatan bisnis sehari-hari. Teknologi yang digunakan meliputi penggunaan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
3.7.1 Spesifikasi Hardware
Perangkat keras atau hardware yang digunakan untuk keperluan operational pada PT. Indometal Jayapratama sebagai berikut:
a. Satu buah PC server dengan spesifikasi sebagai berikut : • Dual core processor 2,6 GHz.
• Memory 2GB DDR. • Hard disk 160GB.
b. Lima belas buah PC Client dengan spesifikasi sebagai berikut : • Intel Pentium 4 LGA 2.8 GHz.
• Memory 512MB DDR.
• Hard disk 40GB.
c. Dua buah printer dot matrix tipe Epson LQ-2190 dan tiga buah printer ink jet tipe HP Deskjet D1660.
d. Satu buah modem ADSL untuk koneksi internet dan Switch D-Link 24 port untuk mendukung jaringan / local area network (LAN)
3.7.2 Spesifikasi Software
Perangkat Lunak atau software yang digunakan untuk keperluan operational pada PT. Indometal Jayapratama adalah sebagai berikut :
a. Operating system / sistem operasi yang digunakan adalah
Windows Server 2003 untuk server , dan Windows XP untuk
client.
b. Microsoft Office 2007.
c. Microsoft SQL Server 2008 sebagai aplikasi database.
3.8 Analisa Permasalahan
Setelah dilakukan survei dan observasi pada PT Indometal Jayapratama, masalah yang dihadapi oleh perusahaan antara lain :
1. Pihak pihak eksekutif mengalami kesulitan untuk mengakses data-data historis perusahaan yang berumur lebih dari empat tahun.
2. Laporan yang dihasilkan masih bersifat rincian dan detil karena belum terdapat tool yang mampu menganalisa dan mengolah data secara multidimensional maupun dalam bentuk grafik atau chart sehingga pihak pihak eksekutif mengalami kesulitan dalam menganalisa dan mengambil keputusan.
3. Dalam beberapa tahun mendatang pihak perusahaan berencana memperluas area penjualannya dengan membuka cabang baru sehingga pihak perusahaan membutuhkan data-data yang akurat untuk menentukan lokasi yang tepat untuk cabang baru.
3.9 Usulan Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT Indometal Jayapratama maka diusulkan pemecahan masalah dengan menggunakan data warehouse, dimana data warehouse akan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh PT Indometal Jayapratama seperti :
1. Dengan adanya data warehouse, maka data perusahaan dalam lima tahun terakhir dapat digunakan kembali dan diolah secara optimal untuk membantu pihak eksekutif untuk menganalisa dan mengambil keputusan
2. Dengan penggunaan data warehouse, data yang diolah akan disesuaikan dengan kebutuhan pihak eksekutif, serta akan diproses secara multidimensional sehingga akan tercipta informasi dan laporan dalam bentuk grafik atau chart sehingga memudahkan pihak eksekutif dalam mengambil keputusan.
3. Dengan penggunaan data warehouse, pihak perusahaan akan mendapatkan data – data akurat yang dibutuhkan berdasarkan data historis untuk menentukan lokasi yang tepat untuk membangun cabang baru.
3.10 Analisa Kebutuhan Informasi
Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data dalam data warehouse adalah hal yang penting karena laporan yang dihasilkan haruslah akurat dan dapat dengan mudah dipahami oleh pihak eksekutif. Dari laporan tersebut, pihak eksekutif akan terbantu dalam pengambilan keputusan.
Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif pada PT. Indometal Jayapratama :
• Informasi mengenai total penjualan berdasarkan periode waktu tertentu. • Informasi mengenai total pembelian berdasarkan periode waktu tertentu. • Informasi mengenai total pengiriman berdasarkan periode waktu tertentu. • Informasi mengenai barang atau produk yang paling diminati oleh customer. • Informasi mengenai barang atau produk yang kurang diminati oleh
customer.
• Informasi mengenai customer di daerah mana yang paling sering melakukan order.
• Informasi mengenai bahan baku mana yang paling sering dibeli. • Informasi mengenai bahan baku mana yang jarang dibeli.
• Informasi mengenai supplier mana yang paling memberikan kontribusi. • Informasi mengenai lokasi mana yang mempunyai tingkat penjualan paling