Artikel : Improvement Plan 1 Merancang sebuah program pengembangan merupakan sebuah program spesifik untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dalam hal ini, haruslah terdeskripsikan secara jelas mengenai langkah apa yang akan dilakukan, oleh siapa, dan waktu pelaksanaan.
Dengan melakukan interview, kita akan dapat menentukan salah satu segmen kinerja yang harus diperhatikan terlebih dahulu. Hal ini haruslah ditentukan secara bersama antara manajer dan karyawan. Kriteria pelaksanaannya adalah sebagai berikut:
1. Apa yang dirasa paling penting bagi manajer? Adalah mungkin bagi karyawan untuk dapat meningkatkan kualitas kelemahan mereka yang mengakibatkan adanya masalah, atau mungkin pihak manajer ingin melakukan peningkatan kualitas pada bagian-bagian yang butuh peningkatan secara mutlak.
2. Sisi apa yang paling perlu diperhatikan dari sudut pandang karyawan? Faktor ini mungkin dapat lebih menguatkan motivasi karyawan untuk berkembang, karena karyawan biasanya tidak ingin terjun ke dalam bagian/sisi yang tidak ingin mereka tingkatkan kualitasnya.
3. Pada sisi apa sebuah program peningkatan kualitas dapat membawa dampak dalam waktu singkat? Hal ini dapat menjadi pengalaman kesuksesan bagi k aryawan dan dapat memacu untuk dilakukan peningkatan kualitas pada sisi lemah lainnya.
4. Dalam ranah apakah program peningkatan kualitas dapat memberikan keutungan yang berarti dibandingkan dengan waktu, tenaga, dan biaya yang dikeluarkan? Hal ini dapat menjadi penilaian obyektif berdasarkan fakta dan logika yang ada.
Untuk merancang sebuah program, kita harus memperhatikan empat aspek dalam peningkatan kualitas mutu kinerja.
1. Program haruslah dirancang secara praktikal. Spesifikasi dari rancangan program haruslah
berkorelasi dengan sisi kinerja yang ingin ditingkatkan. Jika program dirancang hanya berdasarkan sintesan teori-teori atau pun materi dari buku, hal ini bukanlah rancangan yang praktikal.
2. Perencanaan program haruslah melihat penggunaan waktu. Suatu program yang akan
dijalankan harus realistis dan ditentukan secara tidak sepihak.
3. Rancangan program harus spesifik. Rancangan ini harus mendeskripsikan secara jelas apa
yang akan dilakukan, contoh: buku panduan program pengembangan kualitas haruslah cocok dengan situasi yang dihadapi dan dituliskan secar mendetail keterangan-keterangannya.
4. Program yang dirancang haruslah disertai komitmen yang kuat. Antara manajer dan
Artikel : Improvement Plan 2 yang telah dirancang. Kedua-belah pihak haruslah memiliki pandangan yang berbeda terhadap program tersebut.
Persyaratan untuk Melakukan Perubahan Tingkah Laku
Program peningkatan kualitas kinerja dirancang untuk menhantaraakan perusahaan kepada perubahan yang lebih baik. Terdapat lima syarat untuk dapat melaksanakan hal ini.
1. Hasrat/Keinginan. Para karyawan harus memiliki keinginan untuk berubah.
2. Pengetahuan dan ketrampilan. Para karyawan harus mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.
3. Iklim kerja. Para karyawan harus bekerja dalam iklim kerja yang dapat memberikan kesempatan untuk bekerja sesuai cara masing-masing individu. Faktor terpenting dalam menciptakan iklim kerja adalah peran manajer. Manajer dapat membangun beberapa tipe iklim kerja:
(a) Pencegahan. Ini adalah suatu iklim di mana manajer tidak membiarkan karyawan
untuk melakukan apa yang mereka inginkan.
(b) Mengecilkan hati. Manajer harus dapat membesarkan hati para karyawan untuk
dapat melakukan perubahan atau pun meningkatkan kualitas perilaku kerja mereka melalui diksi kalimat yang mereka ucapkan pad karyawan.
(c) Netral. Manajer membiarkan karyawan melakukan apa yang mereka inginkan.
Manajer cenderung hanya menginginkan hasil tanpa menilik pro sesnya.
(d) Membaesarkan hati. Manajer akan mengucapkan kalimat-kalimat yang dapat
membuat karyawan makin termotivasi.
(e) Menuntut. Manajer akan menuntut untuk adanya perubahan iklim kerja, yang malah
membuat karyawan tidak nyaman dengan kondisi kerja yang ada.
4. Bantuan dan dorongan. Jika seorang karyawan memiliki keinginan untuk berubah, dia akan
membutuhkan motivasi dan bantuan. Jika tidak mendapatkan dorongan dari lingkungan kerja, karyawan akan cenderung malu dan segan untuk mencoba melakukan hal baru untuk dapat berubah menjadi lebih baik.
5. Penghargaan. Karyawan yang mengetahui bahawa mereka akan mendapatkan penghargaan
atau bonus, mereka akan lebih termotivasi untuk berubah menjadi lebih baik. Penghargaan ini dapat berwujud materi dan non-materi.
Artikel : Improvement Plan 3 Siapa yang akan meangembangkan program?
Program yang disusun haruslah praktikal, memperhatikan efektivitas wwaktu, dan secara spesifik. Implementasi program membutuhkan komitmen dari pihak manajer maupun karyawan sehingga proses implementasi dapat berjalan dengan lancar. Untuk mendapatkan hasil maksimal, bantuan dari pihak professional dapat meningkatkan kualitas mutu pelaksanaan program.
Bagaimana Seharusnya Program Disusun?
Ketika kebutuhan peningkatan mutu telah ditentukan, langkah pertama adalah untuk menilik kembali penyebab munculnya masalah yang ada. Masalah dapat datanga dari pihak manajer, karyawan, maupun situasi kerja perusahaan. Kinerja dari manajer dan karyawan yang buruk dapat memunculkan suatu masalah. Beberapa masalah yang sering muncul adalah:
Melakukan Sesuatu yang Tidak Semestinya Supervisi yang tidak berjarak
Mengkritisi secara berlebihan tiap kesalahan
Kondisi dimana karyawan harus melapor secara langsung kepada manajer jika terjadi kesalahan kerja atau pengambilan keputusan oleh karyawan
Rasa tidak percaya manajer terhadap karyawan Tidak Melakukan Apa yang Semestinya Dilakukan
Tidak melakukan klarifikasi terhadap apa yang diharapkan dari suatu proses kerja Tidak melnemukan kompetensi karyawan untuk menyekesaikan suatu tuga s/pekerjaan Tidak memberikan pujian ketika tugas telah selesai dilaksanakan dengan baik
Tidak memiliki keberadaan yang dekat dengan karyawan
Tidak mendengarkan dan memberikan wadah terhadap saran dan tanggapan aktif karyawan
Tidak adanya komunikasi yang baik Tidak menilik sisi probadi karyawan
Tidak memberikan ruang bagi karyawan untuk mengembangkan kualitas kerja melalui tugas-tugas kerja yang diberikan
Tidak memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mencoba hal atau ide baru. Situasi yang Tidak Semestinya
Sarana dan prasarana yang tidak memadahi untuk bekerja Materi yang tidak sesuai
Situasi kerja yang tidak kondusif, mencakup kegaduhan, gangguan, pencahayaan yang buruk, ruang yang kuranng luas, dan banyaknya interupsi ketika jam kerja
Rekan kerja yang tidak profesional
Perubahan dalam metode kerja, prosedur, atau pun sarana yang dapat menghantaarkan masalah bagi karyawan dan perusahaan
Rancangan Peningkatan Mutu Karyawan dan Kinerja Perusahaan
Dalam awal proses pelatihan kerja, kesepakatan mengenai rancangan peningkatan mutu haruslah ditetapkan. Manajer hendaklah segera mengambil keputusan mengenai proses implementasi yang akan diterapkan. Begitu juga dengan karyawan harus segera mengambil keputusan untuk menjalankan program yang telah dirancang sehingga manajer pun segera mengetahui jika ada sisi program yang kurang tepat bagi kebutuhan perusahaan. Jika
Artikel : Improvement Plan 4 rancangan program tidak realistis untuk diimplementasikan, revisi rancangan program hendaklah disusun sesegera mungkin sehingga perusahan tidak membuang banyak waktu dalam proses transisi perubahan program.
Ringkasan
Peningkatan mutu kinerja hendaklah disusun secara spesifik sehingga dapat secara nyata menghantarkan perusahaan pada tujuan yang diinginkan. Program ini haruslah mencakup apa yang akan dilakukan, siapa pelaksananya , dan waktu pelaksanaan. Untuk meningkatkan efektivitas, program yang disusun haruslah praktikal, menyesuaikan waktu yang tersedia, dan spesifik, dengan komitmen yang kuat dari kedua belah pihak; manajer dan karyawan. Jika memungkinkan, seorang professional dapat menjadi pendamping pelaksanaan. Program yang dirancang pun harus memperhatikan tiga hal spesifik yang akan ditempuh: apa yang akan dilakukan oleh karyawan, oleh manajer, dan ke arah mana situasi atau kondisi akan berubah. Implementasi program adalah tanggung jawab manajer pun karyawan, dengan manajer bertindak sebagai supervisor.
