ADMINISTRASI PERKANTORAN

(1)

Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI

MODUL 6

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Reviewer:

Dr. Hamidah, S.E., M.Si.

MODUL MATERI UJIAN DINAS TK.I DAN

UJIAN PENYESUAIAN KEPANGKATAN (UPK)

PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS) BADAN POM RI

(2)

Modul 6

ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pendahuluan

Dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan, sebuah organisasi perlu merancang kegiatan-kegiatan. Kegiatan-kegiatan tersebut tentunya harus disesuai dengan tujuan, kebutuhan, dan sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut.

Dalam kasus kegiatan di instansi pemerintah, prinsip-prinsip adminstarsi perkantoran juga perlu diperhatikan, karena setiap kegiatan yang ada di dalamnya mengaruah pada satu tujuan. Begitupun yang terjadi di Badan POM RI. Administrasi perkantoran memegang peran yang sangat penting.

Kegiatan-kegiatan di dalam perkatoran dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan yang secara langsung berkenaan dengan tujuan pokok organisasi dan kegiatan-kegiatan yang sifatnya menunjang. Kegiatan penunjang ini perlu dilakukan, sebab tanpa kegiatan-kegiatan penunjang rasanya kegiatan pokok akan sulit berjalan dengan baik. Salah satu kegiatan penunjang yang dimaksud adalah kegiatan perkantoran.

Setiap PNS di lingkungan Badan POM harus memahami administrasi perkantoran, baik administrasi yang berkaitan langsung dengan tujuan utama, maupun yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan penunjang. Atas dasar itu, administrasi perkantoran merupakan bagian dari materi Materi Ujian Dinas Tk.I dan Ujian Penyesuaian Kepangkatan (UPK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Badan POM RI.

B. Deskripsi Singkat

Mata pelajaran ini membahas pedoman tata naskah dinas, pengurusan naskah dinas korespondensi, dan pejabat penanda tangan naskah dinas.

C. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)

Setelah mengikuti proses pembelajaran ini peserta diharapkan mampu memahami tata naskah dinas dalam administrasi perkantoran.

D. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)

Setelah mempelajari modul ini, para peserta mampu: 1) menjelaskan pedoman tata naskah dinas;

(3)

2) menjelaskan pengurusan naskah dinas korespondensi; dan 3) menjelaskan pejabat penanda tangan naskah dinas.

E. Materi Bahasan

Materi bahasan dalam modul ini berkaitan dengan tata-tata pernaskahan dalam administrasi perkantoran, yang terdiri atas:

1) Pedoman Tata Naskah Dinas

2) Pengurusan Naskah Dinas Korespondensi 3) Pejabat Penanda Tangan Naskah Dinas

F. Uraiam Materi

Kegiatan Pembelajaran 1:

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Apartur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 dikemukakan beberapa istilah dan batasannya masing-masing. Istilah-istilah tersebut adalah:

a) Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan

yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggarnaan tugas pemerintahan.

b) Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi

pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

c) Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan

redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

d) Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah

dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

e) Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian,

sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.

f) Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal

Ika.

(4)

1. Jenis dan Format Naskah Dinas

Naskah dinas terdiri dari beberapa jenis. Pembedaan ini disesuaikan dengan tujuann naskah tersebut dibuat.

a. Naskah Dinas Arahan, terdiri dari: 1) Naskah Dinas Pengaturan, meliputi:

- Peraturan

- Pedoman

- Petunjuk Pelaksanaan

- Standar Operasional Prosedur

- Surat Edaran

2) Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) 3) Naskah Dinas Penugasan, meliputi:

- Instruksi

- Surat Perintah

- Surat Tugas

b. Naskah Dinas Korespondensi, terdiri:

1) Naskah Dinas Korespondensi Intern, meliputi:

- Nota Dinas

- Memorandum

2) Naskah Dinas Korespondensi Ekstern 3) Surat Undangan

a. Naskah Dinas Khusus 1) Surat Perjanjian

- Perjanjian Dalam Negeri

- Perjanjian Internasional 2) Surat Kuasa

3) Berita Acara 4) Surat Keterangan

(5)

Modul UD Tk.I dan UPKP BPOM RI 5) Surat Pengantar 6) Pengumuman 7) Laporan 8) Telaahan Staf 9) Formulir

10) Naskah Dinas Elektronik

2. Penyusunan Naskah Dinas

a. Persyaratan Penyusunan 1) Ketelitian

2) Kejelasan

3) Singkat dan Padat 4) Logis dan Meyakinkan 5) Pembakuan

b. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas

Untuk memberikan identifikasi jenis Naskah Dinas, yang dicantumkan pada halaman pertama.

1) Nama Jabatan

Kertas kepala nama jabatan dan lambang negara untuk pejabat negara. Contoh:

2) Nama Instansi/Unit Organisasi

Kertas Kepala Instansi dan logo instansi serta alamat untuk Naskah Dinas yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang.

(6)

Contoh:

c. Penomoran Naskah Dinas

Disesuaikan dengan karakteristik Kementerian/Lembaga/Instansi, mengacu pada klasifikasi, kode unit kerja, bulan tahun dan nomor urut.

d. Nomor Halaman

Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan simetris di tengah atas dengan tanda hubung, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

e. Ketentuan Jarak Spasi

1) Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi

2) Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu spasi

3) Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi 4) Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi

5) Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan

Dalam penentuan jarak spasi hendaknmya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dngan mempertimbangkan isi naskah dinas.

f. Penggunaan Huruf

Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, sedangkan naskah dinas pengaturan diatur sesuai dengan ketetentuan perundang-undangan.

(7)

g. Lampiran

Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab, nomor halaman lampiran merupakan nomor dari halaman sebelumnya.

h. Daftar Distribusi

Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.

i. Rujukan

Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah.

j. Ruang Tanda Tangan

Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki/penutup naskah dinas yang memuat nama jabatan, (misalnya Menteri, Sekretaris Jenderal, Sekretaris Menteri, Deputi, dan Kepala Biro) yang dirangkaikan dengan nama instansi.

1) Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir.

2) Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat 3) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf

4) Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital 5) Jarak ruang antara tanda tangan dengan tepi kanan kertas adalah + 3 cm,

sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

k. Penentuan Batas/Ruang Tepi

1) Ruang tepi atas : apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas.

(8)

2) Ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas. 3) Ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri

kertas; batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukup lebar agar pada waktu dilubangi untuk

kepentingan penyimpanan dalam ordner/

snelhechter tidak berakibat hilangnya salah satu huruf/kata/angka pada naskah dinas

4) Ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas Catatan:

Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

l. Penggunaan Bahasa

Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan maksud tujuan, serta isi naskah, menggunakan Tata bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar bahasa Indonesia. Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan bahasa Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

m. Media/Sarana Naskah Dinas

Media/sarana naskah dinas adalah alat untuk merekam informasi yang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas)

1) Kertas

- Naskah dinas menggunakan kertas jenis HVS 80 gram.

- Kertas HVS lebih 80 gram untuk naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama dengan nilai keasaman (pH) 7.

- Naskah dinas perjanjian Luar Negeri menggunakan kertas yang ditetapkan oleh Kementerian Luar Negeri.

- Surat Dinas asli menggunakan kertas warna putih dengan kualitas terbaik white bond

(9)

- Untuk naskah dinas korespondensi adalah A4 yang berukuran 297 x 210 mm

Untuk kepentingan tertentu dapat digunakan kertas dengan ukuran berikut:

- A3 kuarto ganda (297 x 420 mm)

- A5 setengah kuarto (210 x 148 mm)

- Folio (210 x 330 mm)

- Folio ganda (420 x 330 mm) 2) Sampul Surat

Sampul surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan instansi, diatur sesuai dengan keperluan instansi masing-masing dengan mempertimbangkan efisien.

- Warna dan Kualitas

Sampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond) berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat naskah atau surat dinas yang dikirim

- Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan

Pada Sampul Surat harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak pada bagian atas dengan susunan dan bentuk huruf yang sama dengan yang dicetak kepala surat, yaitu lambang negara/logo instansi,nama instansi/jabatan, alinea pertama alamat tujuan mulai dicetak atau ditulis pada bagian sampul kanan bawah

- Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul.

Surat dinas dilipat dengan sudut saling bertemu dan lipatan harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat dinas dilipat harus dipertimbangkan sampul yang akan digunakan, Surat dinas dilipat dengan cara sepertiga bagian atas dilipat kebelakang. Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat.

(10)

3) Susunan Surat Dinas (a) Kop Surat

Kop Surat Nama Jabatan

· Kop Surat Nama Jabatan adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan tertentu. Hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat negara

· Kop Surat Nama Jabatan terdiri dari Lambang Negara di tengah dan Nama Jabatan yang ditulis paling banyak tiga baris.

Kop Surat Nama Instansi

· Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan alamat instansi pemerintah, digunakan untuk surat menyurat.

· Kop Surat nama instansi terdiri:: Logo, nama instansi, alamat, untuk nota dinas tidak menggunakan kop surat berlogo instansi.

(b) Tanggal Surat Contoh:

2 Mei 2014, (tanpa nama tempat apabila menggunakan kepala surat) (c) Hal Surat

Hal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas.

(d) Alamat Surat Contoh:

Yth Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Jalan Percetakan Negara No. 23

Jakarta 10560 (e) Paragraf dan Spasi Surat

Isi surat dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5 – 2 spasi diantara paragraf yang satu dengan yang lainnya. Pemagrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi

(f) Warna Tinta

Untuk surat menyurat berwarna hitam dan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau biru tua

(11)

Salinan surat dinas hanya diberikan kepada yang berhak/pejabat yang terkait.

(h) Tingkat Keamanan

- Sangat Rahasia (SR)

- Rahasia (R)

- Biasa (B)

Surat dengan tingkat keamanan Sangat Rahasia dan Rahasia ditulis dengan cap pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat dinas. Jika surat dinas disalin, cap tingkat keamanan pada salinan dengan warna cap yang sama dengan aslinya.

(i) Kecepatan Penyampaian

- Amat Segera/Kilat disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam

- Segera, disampaikan dalam batas waktu 2 x 24 jam.

- Biasa, disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.

4) Ketentuan Surat-Menyurat (a) Komunikasi Langsung

Surat dikirim langsung kepada pejabat yang dituju, jika pejabat tersebut bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaiannya, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencantumkan untuk perhatian (u.p) pejabat yang bersangkutan.

(b) Alur Surat-Menyurat

Harus hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi hingga pejabat struktural terendah ysng berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian.

(c) Disposisi

Merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut suatu surat, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli.

(12)

Kegiatan Belajar 2:

PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

Pengurusan naskah dinas korespondensi yang baik akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan administrasi instansi pemerintah.

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum) 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

a. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas

1) Cermat, teliti , agar tidak menimbulkan salah penafsiran 2) Menggunakan sarana komunikasi resmi

3) Jawaban surat masuk b. Pengurusan Surat Masuk

Sebaiknya dipusatkan di kesekretariatan atau di bagian lain yang menyelenggarkan fungsi kesekretariatan.

(13)

1) Penerimaan, dikelompokkan tingkat keamanan (SR/R/B) dan tingkat kecepatan penyampaian (kilat , sangat segera, segera, dan biasa)

2) berakhir Pencatatan, dilakukan dan dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan pada nomor terakhir dalam satu tahun pada 31 Desember. 3) Penilaian

Dilakukan dengan berpedoman kepada tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.

4) Pengolahan

a) Pimpinan memutuskan tindakan yang akan diambil sehubungan dengan surat masuk tersebut.

b) Dari hasil pengolahan disimpan atau dibuat naskah dinas baru

c) Dilakukan pemberkasan naskah atau proses biasa sesuai dengan kebutuhan.

5) Penyimpanan

6) Sarana Penanganan Surat Masuk a) Buku Agenda, dengan kolom:

(1) tanggal

(2) nomor agenda

(3) nomor dan tanggal surat masuk (4) lampiran

(5) alamat pengirim (6) hal/isi surat (7) keterangan

(8) dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan

b) Selain buku agenda dapat digunakan sarana lain sesuai dengan kebutuhan

c. Pengurusan Surat Keluar 1) Pengolahan

Setiap konsep harus dibubuhi paraf diatur sebagai berikut:

(1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kiri/sebelum nama pejabat penanda tangan surat.

(14)

(2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penanda tangan surat dinas dibubuhkan di sebelah kanan/setelah nama pejabat penanda tangan.

(3) Setelah tidak lagi mengandung kekurangan/kesalahan, selanjutnya: (a) Pengajuan ke pajabat penanda tangan

(b) Penandatanganan pejabat (c) Pembubuhan cap

(d) Pemberian nomor 2) Pencatatan

Pencatatan dalam Buku Surat Keluar sesuai dengan kebutuhan yang diatur oleh instansi masing-masing.

3) Penggandaan, dilakukan setelah surat dinas ditanda tangani dengan cap tetap asli

4) Pengiriman, dengan pencatatan dalam buku ekspedisi 5) Penyimpanan, sesuai dengan kaidah pengelolaan kearsipan.

PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS 1. Penandatanganan

a. Penggunaan Garis Kewenangan

Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.

b. Penandatanganan

Penandatangan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan tiga cara:

1) Atas Nama (a.n.)

Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n.

(15)

Contoh:

2) Untuk Beliau (u.b.)

Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. Contoh:

3) Untuk Perhatian

Contoh:

2. Pelaksana Tugas (Plt.)

Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. Pelimpahan wewenang sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. Contoh:

a.n. Kepala Badan POM Deputi ...

Tanda Tangan

Nama Lengkap NIP

a.n. Kepala Badan POM Deputi ... u.b. Direktur … Tanda Tangan Nam a Lengkap NIP

Yth. Sekretaris Utama Badan POM Jalan Percetakan Negara No. 23 Jakarta

u.p.

(16)

3. Pelaksana Harian (Plh.)

Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. Pelimpahan wewenang sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.

Contoh:

4. Kewenangan Penandatanganan

a. Untuk surat dinas berupa kebijakan/keputusan/arahan oleh pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

b. Surat yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat diserahkan/ dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

c. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:

1) Sekretaris Jenderal/Sekretaris Menteri/Sekretaris Utama Lembaga Nonkementerian, Pimpinan Sekretariat Lembaga Negara, Sekda Provinsi, Sekda Kabupaten/Kota dan lembaga lainnya.

2) Pimpinan organisasi lini pada setiap jajaran instansi pemerintah, dapat memperoleh penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan

Plt. Kepala Biro Umum

Tanda Tangan

Nama Lengkap NIP _______________

Plh. Kepala Biro Umum

Tanda Tangan

Nama Lengkap NIP _______________

(17)

surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing.

PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO DALAM NASKAH DINAS 1. Penggunaan Lambang Negara

Ketentuan penggunaan lambang negara untuk tata naskah dinas adalah sebagai berikut:

a) Lambang negara digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.

b) Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan dan cap jabatan dengan lambang negara adalah pejabat negara.

c) Pejabat negara terdiri dari: 1) presiden dan wakil presiden

2) ketua, wakil ketua, dan anggota Majelis Permusyawaratan Rakyat 3) ketua, wakil ketua, dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat

4) ketua dan wakil ketua Mahkamah Konstitusi serta Hakim Konstitusi. 5) ketua, wakil ketua, ketua muda, dan hakim agung pada Mahkamah Agung 6) hakim pada badan peradilan umum, peradilan tata usaha negara, peradilan

agama, peradilan militer dan hakim yang dipkerjakan untuk tugas peradilan (yustisial)

7) ketua, wakil ketua dan hakim pengadilan pajak

8) ketua, wakil ketua dan anggota Badan Pemeriksa Keuangan 9) ketua dan wakil ketua Komisi Pemberantasan Korupsi 10) ketua dan wakil ketua dan anggota Komisi Yudisial 11) menteri dan jabatan yang setingkat menteri

12) kepala perwakilan Republik Indonesia yang berkedudukan sebagai duta besar luar biasa dan berkuasa penuh, konsul jenderal, konsul, dan kuasa usaha tetap, konsul jenderal kehormatan, dan konsul kehormatan

13) gubernur dan wakil gubernur, dan

14) bupati/walikota dan wakil bupati/wakil walikota

(18)

2. Penggunaan Logo

Logo wajib digunakan untuk: a) kop naskah dinas

b) cap dinas c) amplop dinas

d) dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi e) stop map

f) papan nama kantor

g) kartu tanda pengenal pegawai h) tanda pengenal pin pegawai i) label barang milik negara, dan j) situs resmi

k) pada gedung kantor

l) pada kartu nama pejabat/pegawai, dan m) hal-hal lain yang memerlukan simbol

Penggunaan logo untuk selain hal-hal di atas harus mendapat ijin dari pimpinan satuan organisasi yang memiliki tanggung ajwab di bidang ketatalaksanaan.

3. Penggunaan Logo pada Cap Instansi

a) Pejabat yang berwenang menggunakan cap instansi adalah pejabat yang mendapat pelimpahan/penyerahan wewenang dari pejabat negara untuk menetapkan/menandatangani naskah dinas.

b) Bentuk dan spesifikasi telah diatur dengan Permenpan dan RB c) Warna tinta ungu

4. Penggunaan lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama

a) Untuk keperluan kerja sama (G to G) digunakan lambang negara

b) Untuk kerja sama sektoral, baik antar kementerian/kabupaten/kota (didalam negeri), logo yang dimiliki instansi masing-masing diletakkan di atas map naskah perjanjian.