BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu langkah awal yang dapat dilakukan dalam pembangunan kesehatan dalam kemandirian daerah adalah dengan mengembangkan layanan kesehatan dasar dengan optimal. Perkembangan kesehatan saat ini di salah satu unit pelayanan kesehatan dasar yang sangat penting dan mudah dijangkau oleh masyarakat adalah Puskesmas. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 128/MENKES/SK/II/2004 tentang kebijakan dasar pusat kesehatan masyarakat bahwa puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Sebagai unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota (UPTD), puskesmas berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional dinas kesehatan kabupaten/kota dan merupakan unit pelaksana tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di indonesia. Puskesmas berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan strata pertama yang bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan kesehatan tingkat pertama secara menyeluruh, terpadu, dan berkesinambungan. Puskesmas juga mempunyai tujuan untuk meningkatkan kemandirian masyarakat dalam mengatasi masalah keperawatan kesehatan dalam mencapai derajat kesehatan yang optimal, dipahaminya pengertian hidup sehat dan sakit, meningkatkan kemampuan individu, keluarga, terlayaninya kelompok khusus,
terlayaninya keluarga rawan yang memerlukan pembinaan dan pelayanan keperawatan, terlayaninya kasus-kasus yang memerlukan tindak lanjut dan pelayanan keperawatan (Ratna dkk, 2004). Begitu pentingnya peran Puskesmas bagi pelayanan kesehatan perorangan dan pelayanan kesehatan masyarakat, maka pemberian pelayanan kesehatan secara menyeluruh kepada masyarakat terutama pada bagian rekam medis sangatlah penting sebagai pembuka pintu dalam memberikan pelayanannya tersebut. Rekam medis adalah catatan yang mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya (Huffman, 1994).
Salah satu penyedia yang terpenting dalam informasi di pelayanan kesehatan adalah rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis menurut Hatta (2008), pelayanan rekam medis (MIK) adalah kegiatan pelayanan penunjang secara professional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi layanan kesehatan, administrator, dan manajemen pada sarana layanan kesehatan dan instasi lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan teknologi rekam medis. Isi rekam medis merupakan dokumen resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis yang bermanfaat bagi aspek administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi.
Bagian rekam medis sebagai salah satu gerbang terdepan dalam pelayanan kesehatan sehingga sebagai salah satu ukuran kepuasan pasien
dalam penerimaan pelayanan sampai tindakan pelayanan pemeriksaan berikutnya. Bagian lingkup pelayanan rekam medis pada Rumah Sakit akan berbeda dan lebih luas cakupannya dibanding dengan lingkup Puskesmas atau pelayanan kesehatan yang lainnya. Sehingga akan berbeda pula tingkat pelayanan, tingkat kinerja ataupun tingkat penilaian terhadap instansinya.
Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta merupakan pusat kesehatan masyarakat yang dinaungi oleh pemerintah dinas kesehatan Sleman dengan dilaksanakannya desentralisasi yang secara efektif dimulai tahun 2001 dan diatur dengan UU No. 22/1999 tentang pemerintahan daerah dan UU No. 25/1999 tentang Perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah dimana dalam pasal 11 UU No. 22/1999 disebutkan bahwa kesehatan merupakan salah satu bidang wajib yang harus dilaksanakan oleh daerah. Oleh karena itu daerah mempunyai konsekuensi logis dalam melaksanakan pembangunan diberbagai bidang sesuai kewenangan yang diberikan, termasuk bidang kesehatan. Pelaksanaan pembangunan tersebut harus disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan daerah. Sehingga dengan kewajiban dan kewenangan yang telah diberikan dari pemerintah untuk memberikan pelayanan yang baik maka perlu dilakukan kesetaraan Standar Manajemen Mutu di Institusi tersebut.
Berdasarkan studi penelitian yang dilakukan pada waktu observasi tanggal 30 September 2013 dan dilanjutkan dengan pengabdian dan penelitian pada tanggal 02 Februari 2014 di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta, peneliti masih melihat beberapa permasalahan dan kekurangan yang terdapat di bagian Rekam Medis. Hal itu diperoleh juga dari beberapa wawancara kepada petugas rekam medis terkait dengan permasalahan yang
ada diantaranya sering terjadi penduplikasian nomor di saat berkunjung dan penduplikasian berkas rekam medis yang berada di rak penyimpanan, distribusi berkas rekam medis yang kadang-kadang terhambat dalam waktu pengembalian, tidak dilakukannya penulisan tracer pada saat pengambilan ataupun pengembalian berkas rekam medis, penerimaan pasien masih menggunakan sistem manual (SIMPUS berhenti) dan belum pernah dilakukannya pemilahan/sortir berkas untuk pemusnahan. Dengan adanya beberapa diantara permasalahan ataupun kekurangan di Bagian Penerimaan Pasien dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta maka dapat mengakibatkan terganggunya mutu pelayanan kesehatan dan terutama dalam akreditasi untuk proses Standar Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 di Puskesmas tersebut, dimana bagian rekam medis merupakan salah satu bagian dari pelayanan medis dasar. Akreditasi adalah prosedur yang dilakukan oleh suatu badan yang berwenang memberikan pernyataan bahwa suatu badan atau seseorang berkompeten untuk melakukan suatu tugas tertentu, sedangkan Standar ISO merupakan satu seri standar yang terdiri dari hal-hal tentang : manajemen mutu, pembelian bahan akhir, perencanaan mutu, pengendalian proses, pengujian produk akhir, penyimpanan, pelayanan terhadap pelanggan dan sebagainya (Wijono, 1999). Sehingga dengan adanya permasalahan di Puskesmas tersebut maka perlu dilakukan perubahan untuk meningkatkan kualitas mutu pelayanan dan sebagai pertimbangan dalam menghadapi akreditasi ISO 9001:2008.
Berdasarkan beberapa permasalahan diatas maka peneliti akan melakukan pemecahan masalah (Problem Solving). Pemecahan masalah
(Problem Solving) adalah proses pengenalan dan pengamatan serta usaha mengurangi perbedaan antara situasi yang sekarang ada (aktual) dengan situasi yang diharapkan/direncanakan (IFHIMA, 2012). Peneliti melakukan pemecahan masalah (Problem Solving) dengan proses pengenalan dan pengamatan di bagian penerimaan pasien dan penyimpanan berkas rekam medis (Filing) beserta beberapa usaha untuk mengurangi permasalahan antara situasi yang sekarang ada dengan situasi yang diharapkan. Peneliti membatasi dari bagian rekam medis Puskesmas tersebut dan dari beberapa pertimbangan terkait dengan bagian penerimaan pasien dan penyimpanan berkas rekam medis (Filing) antara lain :
1. Permasalahan yang muncul antara lain sering terjadi penduplikasian nomor di saat berkunjung dan berkas rekam medis yang berada di rak penyimpanan (Filing), salah penomoran, distribusi berkas rekam medis yang kadang-kadang terhambat, tidak dilakukannya penulisan tracer pada saat pengambilan ataupun pengembalian berkas rekam medis. Sehingga permasalahan yang banyak diketemukan di bagian penerimaan pasien dan penyimpanan berkas rekam medis (Filing) tersebut.
2. Pada saat ada pendampingan dari team ISO bahwasannya tinjauan pertama yang dilihat dan perlu dilakukan perubahan di bagian rekam medis adalah di tempat penerimaan pasien dan penyimpanan berkas rekam medis (Filing).
3. Kepala Puskesmas memberikan keputusan saran untuk membantu dan melakukan penelitian dari beberapa permasalahan yang berada di tempat Penerimaan Pasien dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing).
4. Agar lebih akurat dan efektif dalam menemukan faktor dari permasalahannya.
Peneliti akan menggunakan metode pemecahan masalah (Problem Solving) ini menggunakan diagram Fishbone Diagram (diagram tulang ikan) dengan tujuan bahwasannya permasalahan tersebut dapat diselesaikan. Fishbone Diagram (diagram tulang ikan) merupakan analisis sebab akibat yang dikembangkan oleh Dr. Khaoru Ishikawa yang menggambarkan permasalahan dan penyebabnya dalam suatu kerangka tulang ikan (Scarvada dkk, 2004).
Oleh karena itu dari beberapa uraian di atas, maka peneliti bermaksud ingin mengetahui dan tertarik untuk mengambil penelitian “Problem Solving Bagian Penerimaan Pasien Dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta”. Dengan dilatar belakangi beberapa uraian diatas maka peneliti ingin mengidentifikasi permasalahan yang ada dan solusi yang tepat untuk menyelesaikan dari permasalahan tersebut.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka peneliti mengangkat rumusan masalah mengenai “Bagaimana Problem Solving Bagian Penerimaan Pasien dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) Di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta?”
C. Tujuan Penelitian
Dalam penelitian yang berjudul “Problem Solving Bagian Penerimaan Pasien Dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) Di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta” Peneliti memiliki tujuan umum dan tujuan khusus sebagai berikut :
1. Tujuan Umum
Mengetahui Problem Solving Bagian Penerimaan Pasien dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta.
2. Tujuan khusus
Mengidentifikasi permasalahan, pemecahan masalah dan solusi terkait dengan Problem Solving Bagian Penerimaan Pasien dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta.
D. Manfaat Penelitian
Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain :
1. Bagi instansi pendidikan
Memberikan dan mengetahui ilmu mengenai rekam medis serta dapat melihat seberapa jauh ilmu yang telah didapatkan para mahasiswa selama diperkuliahan untuk melakukan penelitian, sehingga dengan penelitian tersebut dapat menilai kinerja para mahasiswa.
2. Bagi Puskesmas
Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan masukan mengenai penyelenggaraan kegiatan di bagian rekam medis khususnya dalam meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis dan memberikan beberapa perubahan dalam mengahadapi ISO.
3. Bagi Mahasiswa atau peneliti
a. Mengetahui perbandingan antara teori yang telah dipelajari dengan keadaan yang terjadi di lapangan.
b. Menambah pengalaman dan pengetahuan secara langsung dari puskesmas mengenai berbagai permasalahan pada objek peneliti dan sebagai referensi bagi peneliti lain untuk perkembangan lebih lanjut yang sesuai dengan materi yang berhubungan.
c. Penelitian ini dapat digunakan untuk bahan referensi bagi penelitian yang memiliki tema yang sama dengan penelitian ini.
E. Keaslian Penelitian
Beberapa penelitian yang serupa yang sudah pernah dilakukan oleh beberapa peneliti, seperti berikut :
1. Hantoro (2010), dengan judul “Pemahaman Petugas Rekam Medis Terhadap Pengelolaan Rekam Medis Sebagai Dasar Dalam Pengorganisasian Unit Kerja Rekam Medis di RSJD DR. RM. Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah”.
Persamaan dengan penelitian tersebut yaitu sama-sama menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif
dan subjek penelitian yang digunakan yaitu petugas rekam medis. Perbedaan dengan penelitian Hantoro (2010) adalah terkait dengan lokasi penelitian yang diteliti, pada penelitian Hantoro dilakukan di Rumah Sakit sedangkan penelitian ini di Puskesmas. Selain itu pada penelitian Hantoro betujuan untuk mengetahui pemahaman petugas rekam medis tentang pengelolaan rekam medis secara konsep dan pelaksanaan pengelolaan rekam medis serta untuk mengetahui perencanaan pengorganisasian sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis RSJD Dr. RM. Soedjarwadi, sedangkan penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada di Puskesmas dan memberikan solusi terkait dengan Problem Solving di Bagian Penerimaan Pasien dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis (Filing) di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta.
2. Sunarya (2012), dengan judul “Problem Solving Di Unit Kerja Rekam Medis Rumah Sakit Pusat TNI dr S.Hardjolukito Yogyakarta”. Persamaan dengan penelitian tersebut yaitu untuk megidentifikasi permasalahan dan memecahkan masalah yang berada di Unit Kerja Rekam Medis. Sedangkan perbedaan dengan penelitian yang dilakukan oleh Sunarya (2012) adalah pada lokasinya yaitu penelitian Sunarya dilakukan di Rumah Sakit dan dilakukan secara keseluruhan di bagian Unit Kerja Rekam Medis sedangkan penelitian ini dilakukan di bagian penerimaan pasien dan penyimpanan berkas rekam medis (Filing) di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta.
3. Gumilar (2013) dengan judul "Evaluasi implementasi solusi dalam Problem Solving di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Pusat TNI-AU
dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta", persamaan dengan penelitian tersebut yaitu sama-sama melakukan pemecahan masalah (Problem Solving) yang berada di unit kerja rekam medis. Perbedaan dengan
penelitian yang dilakukan Gumilar (2013) adalah penelitiannya dilakukan di Rumah Sakit dan penelitian tersebut melanjutkan penelitian yang sebelumnya pernah dilakukan oleh Sunarya (2012) di Unit Kerja Rekam Medis di Rumah Sakit Pusat TNI-AU dr. S Hardjolukito Yogyakarta. Sedangkan penelitian ini dilakukan di Puskesmas dan mengidentifikasi permasalahan di bagian penerimaan pasien dan penyimpanan berkas rekam medis (Filing) terkait akan dilakukan ISO di Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta.
F. Gambaran Umum
Berdasarkan buku profil Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta Tahun 2012 diketahui data informasi di Puskesmas Ngaglik II sebagai berikut :
1. Demografi
Ditinjau dari pembagian wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II, maka Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II di Kecamatan Ngaglik dengan luas wilayah 21,52 km2, terdiri atas 3 desa, 46 dusun dan jumlah penduduk 36.431 orang terdiri dari 19.324 (50,09 %) penduduk laki-laki, serta 19.25 (49,91 %) penduduk wanita. Jumlah KK sebesar 12.053 KK dan 12,82 % adalah KK Miskin.
Wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II meliputi tiga desa yaitu Desa Donoharjo, Sariharjo dan Sukoharjo, dengan batas-batas :
a. Desa Donoharjo
1) Sebelah Utara :Desa Purwobinangun Kecamatan Pakem
2) Sebelah Selatan :Desa Sariharjo Kecamatan Ngaglik 3) Sebelah Timur :Desa Sardonoharjo Kecamatan
Ngaglik
4) Sebelah Barat :Desa Pendowoharjo Kecamatan Sleman
b. Desa Sariharjo
1) Sebelah Utara :Desa Donoharjo Kecamatan Ngaglik
2) Sebelah Selatan :Desa Sinduadi Kecamatan Mlati 3) Sebelah Timur :Desa Sinduharjo Kecamatan
Ngaglik
4) Sebelah Barat :Desa Sendanghadi Kecamatan Mlati
c. Desa Sukoharjo
1) Sebelah Utara :Desa Umbulmartani Kecamatan Ngemplak
2) Sebelah Selatan :Desa Wedomartani Kecamatan Ngemplak
3) Sebelah Timur :Desa Widodomartani Kecamatan Ngemplak
Luas wilayah dari wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II adalah 21,52 km2 dan terdiri dari 3 Desa, 46 Dusun, 110 RW dan 275 RT dan 65 Posyandu.
2. Visi dan Misi
Visi dan Misi Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta adalah sebagai berikut :
Visi :
Puskesmas Ngaglik II Sebagai Pusat Pelayanan Kesehatan Pilihan Dan Kepercayaan Masyarakat.
Misi :
i. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau.
ii. Meningkatkan peran serta masyarakat.
iii. Menjalin kerjasama lintas sektor dan pihak swasta yang harmonis dan saling mendukung
iv. Membangun suasana kerja yang kondusif
v. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai vi. Meningkatkan profesionalisme SDM
vii. Pengelolaan Manajemen Puskesmas secara Efisien Dan Efektif.
3. Pelayanan Pasien
Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta dalam penerimaan pasien rawat jalan baik untuk pasien baru maupun lama dapat mencapai ± 90 orang dalam sehari. Pelayanan di pendaftaran pasien pada hari senin – kamis dimulai pukul 07.30 – 12.00 WIB
sedangkan untuk pelayanan pemeriksaan dimulai pukul 08.00 – 14.15 WIB.Untuk hari jum’at pukul 07.30 – 10.00 WIB dan pemeriksaan dimulai pukul 08.00 – 11.15 WIB. Hari sabtu pukul 07.30 – 11.30 WIB.
Berikut data pegawai petugas Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta :
Tabel 1. Data kepegawaian Puskesmas Ngaglik II Data Keadaan Pegawai Bulan Maret 2014
No NAMA JABATAN TINGKAT PENDIDIKAN KETERANGAN
1 Ka Puskesmas S1 FKG PNS
2 Ka Sub Bag TU S1 Kes.Masy. PNS
3 Dokter Umum S 1 FKU PNS
4 Dokter Umum S1 FKU PNS
5 Bidan D 3 Kebidanan PNS
6 Dokter Umum S1 FKU PNS
7 Perawat SLTA/SPK PNS
8 Sanitarian D3 Kes Lingk. PNS
9 Perawat Gigi D3 Perawat Gigi PNS
10 Perawat SLTA / SPK PNS
11 Rekam Medis SLTA / SMA PNS
12 Bidan D 3 Kebidanan PNS 13 Dokter Gigi S1 FKG PNS 14 Perawat D3 Keperawatan PNS 15 Bidan D 3 Kebidanan PNS 16 Perawat SLTA / SPK PNS 17 Analis D3 Analis PNS 18 Perawat D3 Keperawatan PNS
19 Staf TU S1 Ilmu Hukum PNS
20 Perawat Gigi D3 Perawat Gigi PNS
21 Staf TU SLTA/ SMA PNS
22 Nutrisionis D4 Gizi PNS
23 Staf TU SLTA/ SMA PNS
24 Asisten Apoteker SLTA/ SMA PNS
25 Staf TU SLTA / SMEA PNS
26 Staf TU SLTA/ SMA PNS
28 Staf TU SLTP / SMP PNS
29 Staf TU SLTP / SMP PNS
30 Staf TU SLTP / SMP PNS
31 A A SLTP / SMP PNS
32 Dokter Umum S 1 FKU MOU
33 Akuntan DIII Akutansi MOU
34 Psikolog S2 Psikologi MOU
35 Bidan PTT D3 Kebidanan PTT
36 Bidan PTT D3 Kebidanan PTT
37 Bidan PTT D3 Kebidanan PTT
38 Nutrisionis D IV Gizi PHL
39 Fisioterapis D 3 Fisioterapi PHL
40 Cleaning Service SLTA PHL
Sumber :Bagian TU Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta
Keterangan :
PTT : Pegawai Tidak Tetap PHL : Pegawai Harian Lepas MOU : Kontrak
4. Keadaan Penduduk
Jumlah penduduk di wilayah kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II sebanyak 38.578 orang terdiri dari 19.324 (50,09 %) penduduk laki-laki, serta 19.254 (49,91 %) penduduk wanita. Jumlah Penduduk menurut rumah tangga, kepadatan penduduk, rasio jenis kelamin ada pada tabel 1, 2 dan 3. Adapun gambaran tabel dari piramida penduduk adalah sebagai berikut :
Tabel 2. Piramida Penduduk
Wilayah Kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Ngaglik II Tahun 2012
LAKI – LAKI PEREMPUAN PEREMPUAN Sumber Data : Kecamatan
Mata pencaharian penduduk pada tahun 2012 ada pada grafik berikut : Tabel 3. Grafik Mata Pencaharian Penduduk
Wilayah Puskesmas Ngaglik II tahun 2012
Sumber : Profil Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta Tahun 2012 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 3,575 1,388 12 47 2,195 86 3,829 566 - 98 62 9 9 30 213 801 - 2 2 4 3 11 - 16 -532 297 495 543 50 96 129 1423 1390 2703 2585 9496 9352 3806 3755 1896 2172 (>=65 th) (45 – 64 th) (15 - 44 th) (5 - 14 th) (0 - 4 th) ( <1 th)
5. Data Kunjungan Berdasarkan Kriteria Cara Pembayaran Puskesmas Ngaglik II Tahun 2013.
Tabel 4
Kunjungan Pasien Berdasarkan Cara Pembayaran di Puskesmas Ngaglik II Tahun 2013
Sumber : Bagian pelaporan Puskesmas Ngaglik II Sleman Yogyakarta 2013.
6. Data Sepuluh Besar (Morbiditas) Penyakit Di Puskesmas Ngaglik II Tahun 2013.
Tabel 5
Hasil Laporan Sepuluh Besar Penyakit
NO
ICD
X JENIS PENYAKIT JUMLAH PROSENTASE
1 J 00 Common Cold/Nasopharyngitis Akut 4,373 15.88%
2 K 05 Gingivitis dan Penyakit Periodontal 2,443 8.87%
3 I 10 Hipertensi primer 2,124 7.71%
4 M 62 Gangguan lain pada jaringan otot 2,071 7.52%
5 K 04 Penyakit Pulpa dan jaringan periapikal 1,013 3.68%
6 L 23 Dermatitis kontak alergi 982 3.57%
7 R 50 Demam yang tdk diketahui sebabnya 885 3.21%
8 E 11 Diabetes Mellitus (NIDDM) 745 2.70%
9 K 29 Gastritis 727 2.64%
10 K 30 Dispepsia 719 2.61%
JUMLAH 16,082
