39 BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Sejarah Singkat Rumah Sakit
RSUD RAA Soewondo Pati dibangun mulai tahun 1932, sumber dana pembangunan berasal dari Bupati Pati (RAA Soewondo), Sekretaris Daerah Kabupaten Pati (Aris Munandar), Penasehat Rumah Sakit (dr. Beerfoed) dan sumbangan masyarakat. RSUD RAA Soewondo Pati Merupakan rumah sakit rujukan regional Pati berdasarkan Keputusan Direktur Jendral Bina Upaya Kesehatan Nomor HK.02.03/I/0363/2015 tentang Penetapan Rumah Sakit Rujukan Provinsi Dan Rumah Sakit Rujukan Regional.
2. Visi, Misi, Tata Nilai, Dan Tujuan Rumah Sakit a. V i s i :
Rumah sakit rujuan utama dengan pelayanan paripurna yang menjadi kebanggaan masyarakat.
b. M i s i :
1) Meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya rumah sakit.
2) Memberikan pelayanan secara cepat, tepat, dan aman dilandasi moral dan etika profesi.
3) Mewujudkan pengelolaan rumah sakit dengan prinsip efektif dan efisien
4) Meningkatkan kesejahteraan dan kepuasan kerja karyawan
c. Tata Nilai :
1) Keramahan
2) Kecepatan layanan 3) Kerja Keras
4) Kebersamaan 5) Optimis d. Tujuan :
1) Terwujudnya RSUD RAA.Soewondo Pati yang mempunyai fasilitas yang memadai serta memiliki sumber daya manusia yang profesional.
2) Terwujudnya pelayanan kesehatan prima dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat serta memberikan kepuasan bagi pengguna jasa rumah sakit.
3) Terwujudnya RSUD RAA.Soewondo Pati yang berperan aktif dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
4) Terciptanya iklim kondusif yang menunjang daya saing rumah sakit.
3. Internal Rumah Sakit
a. Status Kepemilikan : Pemerintah Daerah Kabupaten Pati
b. Kode rumah sakit : 3318016
c. Kelas Rumah Sakit : Kelas B Non Pendidikan d. Luas tanah : 78.650 m2
Luas Bangunan :25.046,22 m2 terdiri dari 94 gedung.
e. Komunikasi
1) 2 (dua) unit PABX : 128 extension 2) (0295) 381102 hunting 5 line
3) 7 (tujuh) unit saluran
4) Nomor Saluran fax (0295) 381684 5) E-mail: brsdsoewondopati4@yahoo.co.id 6) Website : rsud.patikab.go.id
4. Eksternal Rumah Sakit
a. Luas Wilayah Kabupaten Pati : 150.368 Ha
b. Secaraadministrasi terdiri dari 21 Kecamatan dan 406 desa/kelurahan.
c. Kependudukan (Sumber : BPS Pati per 31 Desember 2012)
Jumlah penduduk : 1.207.399 jiwa (Lk = 586.870, Pr = 620.529) d. Batas-batas wilayah :
1) Sebelah Utara Kabupaten Jepara 2) Sebelah Selatan Kabupaten Purwodadi 3) Sebelah Timur Kabupaten Rembang 4) Sebelah Barat Kabupaten Kudus
5. Pelayanan Kesehatan
RSUD RAA Soewondo Pati memiliki berbagai macam produk pelayanan kesehatan yang meliputi :
a. Pelayanan Rawat Jalan 1) Klinik Penyakit Anak 2) Klinik Penyakit Dalam 3) Klinik Penyakit Paru 4) Klinik Bedah Umum 5) Klinik Bedah Orthopedi
6) Klinik Kebidanan & Kandungan.
7) Klinik Penyakit Kulit dan Kelamin 8) Klinik THT
9) Klinik Mata 10) Klinik Syaraf
11) Klinik Gigi dan mulut
12) Klinik Rehabilitasi Medik / Fisioterapi 13) Klinik VCT
14) Klinik Edukasi DM
15) Klinik Konsultasi: Gizi, Psikologi.
16) Klinik Jiwa
17) Klinik Tumbuh Kembang 18) Klinik Geriatri
b. Pelayanan Rawat Inap
1) Kelas perawatan sebanyak 346 tempat tidur yang terbagi :
a) Kelas VIP : 67 tempat tidur (19,37%)
b) Kelas I : 46 tempat tidur (13,29%)
c) Kelas II : 30 tempat tidur (8,67%)
d) Kelas III : 174 tempat tidur (50,29%)
e) Non Kelas : 29 tempat tidur (8,38%)
2) Nama ruang perawatan dan penyakit : a) Ruang Anggrek :
K e b i d a n a n , P e n y a k i t K a n d u n g a n b) Ruang Boegenville : Bedah Pria, THT,
Mata, Kulit
c) Ruang Cempaka : Anak-anak d) Ruang Dahlia :
Dalam Pria, Saraf, Paru, Kulit e) Ruang Edelways :
Bedah Anak & Wanita,THT,Mata, Kulit f) Ruang Flamboyan :
Dalam Wanita, Paru, Syaraf, Kulit g) Ruang Catleya :
Kebidanan, Penyakit Kandungan h) Ruang Teratai 2 :
Dalam, Anak, Kulit, Saraf, Paru i) Ruang Teratai 4 :
Bedah, Dalam, THT, Mata, Kulit, Saraf j) Ruang Wijayakusuma :
Kecuali Penyakit Menular dan Kebidanan
k) Ruang Melati : Penyakit Menular (isolasi) l) Ruang Gading :
Kecuali anak-anak dan Kebidanan c. Pelayanan Instalasi terdiri:
1) Instalasi Gawat Darurat 2) Instalasi Kamar Bersalin 3) Instalasi Bedah Sentral
4) Instalasi Anestesi dan Reanimasi 5) Instalasi Rehabilitasi Medik 6) Instalasi Perinatal
7) Instalasi Perawatan Intensif 8) Instalasi Rawat Inap
9) Instalasi Rawat Jalan 10) Instalasi Farmasi 11) Instalasi Gizi
12) Instalasi Laboratorium 13) Instalasi Radiologi 14) Instalasi Sterilisasi
15) Instalasi Pemulasaraan Jenazah 16) Instalasi Linen
17) Instalasi Sanitasi 18) Instalasi Alkes
19) Instalasi Hemodialisa
20) Instalasi Pelayanan Penunjang Diagnostik 21) Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit 22) Instalasi Pendidikan dan Latihan
23) Instalasi Bank Darah d. Pelayanan Unggulan
1) Pelayanan Endoscopy 2) Pelayanan Laparascopy 3) Pelayanan Hemodialisa 4) Pelayanan Brain Mapping
B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis
1. Visi dan Misi Unit Rekam Medis a. Visi Unit Rekam Medis
Mewujudkan rekam medis dan sistem informasi menejemen rumah sakit yang mampu mendukung proses pelayanan kesehatan di rumah sakit.
b. Misi Unit Rekam Medis
Menyelenggarakan pengelolaan rekam medis dan sistem informasi menejemen rumah sakit sesuai standar di rumah sakit.
2. Tata Nilai dan Tujuan Unit Rekam Medis a. Tata Nilai Unit Rekam Medis
1) C : Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga.
2) I : Inovatif
Inovatif dalam pelayanan administratife dan informasi kesehatan
3) T : Tepat dan terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit
4) R : Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik
5) A : Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat b. Tujuan Unit Rekam Medis
Untuk meningkatkan kualitas dan mendukung proses pelayanan kesehatan di rumah sakit.
3. Fungsi dan Wewenang Unit Rekam Medis a. Fungsi Perencanaan
Menetapkan sasaran dan kebijakan program-program/
kegiatan di unit rekam medis RSUD RAA Soewondo Pati
b. Fungsi Pengorganisasian
Menetapkan format organisasi dan pengorganisasian kegiatan pelayanan dokumen rekam medis dan laporan hasil kegiatan pelayanan medis di unuit rekam medis c. Fungsi Kepemimpian
Memotifasi dan membina staf dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi unit rekam medis
d. Fungsi Pengawasan
Mengevaluasi kualitas dan kuantitas kegiatan pelayanan dokumen medis dan pelaporan di unit rekam medis, serta evaluasi anggaran dan sumbernya
e. Fungsi Pendidikan Dan Latihan
Melakukan pendidikan dan latihan bagi tenaga-tenaga di lingkungan unit rekam medis, dlam rangka meningkatkan kemampuan sumber daya manusia.
f. Fungsi Penyuluhan
Melakukan penyuluhan tentang materi-materi yang berkaitan dengan bidang tugas unit rekam medis kepada masyarakat rumah sakit.
4. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
Gambar 4.1
Struktur organisasi Unit Rekam Medis
C. Sistem Penyimpanan DRM di Bagian Filing Rawat Jalan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara peneliti di bagian filing rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati diketahui bahwa sistem penyimpanan DRM menggunakan sistem desentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan yang terpisah.
Pada RSUD RAA Soewondo Pati masih terjadi tidak ditemukannya dokumen rekam medis pasien di rak penyimpanan dikarenakan setelah pasien tersebut opname, dokumen rekam medis pasien masih berada di bagian rawat inap dan belum dikembalikan ke bagian filing rawat jalan, Untuk mempercepat proses pelayanan pasien tersebut kemudian dibuatkan DRM baru dengan nomor rekam medis yang lama. Hal tersebut menyebabkan terjadinya duplikasi berkas rekam medis.
D. Sistem Penomoran DRM di Bagian Filing Rawat Jalan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara peneliti di bagian filing rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati diketahui bahwa sistem penomoran DRM menggunakan Unit Numbering System (satu nomor dipakai untuk selamanya).
Sistem penomoran ini dengan cara memberikan satu nomor rekam medis pada pasien rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, dan bayi baru lahir dan nomor rekam medis tersebut tetap digunakan pada kunjungan berikutnya bila pasien datang mendaftar untuk berobat ulang. Dengan demikian satu pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya satu kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan di RSUD RAA Soewondo Pati.
E. Sistem Penjajaran DRM di Bagian Filing Rawat Jalan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara peneliti di bagian filing rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati sistem penjajaran DRM yang digunakan adalah sistem angka akhir atau terminal digit filing. Sistem angka akhir yang digunakan sebagai berikut :
00 – 00 – 00 II III I
a. Kelompok l disebut kelompok primer yang menunjukan kotak di rak penyimpanan
b. Kelompok ll disebut kelompok sekunder yang menunjukan kelompok di rak penyimpanan.
c. Kelompok lll disebut kelompok tersier yang menunjukan urutan di rak penyimpanan
Dalam pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di filing rawat jalan masih sering ditemukan DRM yang missfile atau salah letak.
F. Sarana Pengendalian DRM di Bagian Filing Rawat Jalan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di bagian filing rawat jalan sarana pengendalian DRM di bagian filing rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati adalah
1. Tracer
Tracer atau kartu petunjuk keluar (out guide) merupakan kartu yang digunakan untuk pengganti dokumen rekam medis yang keluar dari rak file. Setelah dilakukan pencatatan pada tracer, tracer diselipkan diantara
dokumen rekam medis yang akan diambil dengan nomor rekam medis tampak diluar. (1)
Pada bagian filing rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati sudah terdapat tracer, namun tracer tersebut tidak dilaksanakan seperti fungsinya. Pada bagian filing tracer hanya digunakan sebagai acuan dalam pengambilan DRM di rak penyimpanan atau hanya sebagai sarana untuk permintaan DRM bukan sebagai tracer. Dalam pengambilan dokumen rekam medis untuk pasien BPJS petugas filing menggunakan SEP untuk melihat nomor rekam medis, dan nama pasien. Sedangkan untuk melacak dokumen rekam medis yang keluar tidak menggunakan tracer tetapi menggunakan buku ekspedisi, dan komputer. Sebagai contoh jika ada DRM yang dibutuhkan dan DRM tersebut tidak ditemukan di rak penyimpanan maka petugas harus melacak dokumen rekam medis melalui komputer, dan buku ekspedisi untuk mengetahui dimana penggunaan terakhir DRM atau poli/bangsal terakhir pemeriksaan pasien.
2. Kode Warna
Pada bagian filing RSUD RAA Soewondo Pati sudah menggunakan kode warna tetapi tidak berjalan cukup baik sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini disebabkan karena kode warna tidak menggunakan perekat yang kuat atau tidak dicetak langsung pada folder melainkan hanya ditempel sehingga mengakibatkan kode warna mudah terkelupas.
3. Buku Ekspedisi
Pada lembar buku ekspedisi ada beberapa item yang harus diisi yang terdiri dari nomor, nomor rekam medis, nama pasien, status, tanggal peminjaman, paraf dan tanggal pengembalian.
RSUD RAA Soewondo Pati sudah menggunakan buku ekspedisi dalam pendistribusian dokumen rekam medis.
G. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan
Dari hasil wawancara yang dilakukan kepada seluruh petugas rekam medis di bagian filing rawat jalan RSUD RAA Soewondo Pati yang berjumlah 4 orang petugas mengenai karakteristik petugas, didapatkan hasil sebagai berikut : Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Rekam Medis Bagian Filing Rawat Jalan
Karakteristik jumlah %
1. Umur
>30 th 2 50%
<30 th 2 50%
2. Pendidikan
SMA 1 25%
DIII / S1 Non RMIK 2 50%
DIII Arsiparis 1 25%
3. Pengalaman Kerja
Ada 1 25%
Tidak Ada 3 75%
4. Lama Kerja
>4 th 2 50%
<4 th 2 50%
Berdasarkan tabel 4.1 dapat diketahui prosentase umur >30 tahun dan <30 tahun relative berimbang (50%) dengan mayoritas responden memiliki
pendidikan terakhir DIII / S1 Non RMIK yaitu sebanyak 2 orang (50%). Untuk pengalaman kerja responden mencapai prosentase (75%) petugas tidak memiliki penglaman kerja sebelum bekerja di bagian filing rawat jalan dengan masa kerja >4 thn dan <4tahun mencapai 50% hal tersebut dapat menyebabkan tingkat penguasaan pengetahuan serta keterampilan seseorang dalam pekerjaannya kurang maksimal.
H. SOP Pengelolaan DRM di Bagian Filing
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, RSUD RAA Soewondo Pati belum mempunyai SOP yang mengatur tentang belum mempunyai SOP yang mengatur tentang pengelolaan DRM rawat jalan. SOP yang digunakan sebagai panduan petugas dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM yaitu :. SOP yang digunakan sebagai panduan petugas dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan DRM yaitu :
a. SOP Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan
1) Petugas yang melakukan penyimpanan berkas rekam medis adalah petugas rekam medis.
2) Petugas penyimpanan menerima berkas rekam medis pasien rawat jalan dari petugas coding.
3) Petugas memilah berkas rekam medis pasien rawat rajal menurut angka akhir (Terminal Digit Filing / TDF).
4) Petugas menyimpan berkas rekam medis pasien rawat jalan ke rak penyimpanan sesuai 2 (dua) angka akhir.
5) Petugas menyimpan berkas rekam medis pasien rawat jalan sekurang – kurangnya 3 (tiga) tahun terhitung dari tahun kunjungan terakhir.
b. SOP Pencarian Berkas Rekam Medis
1) Petugas yang berwenang mencari berkas rekam medis adalah petugas penyimpanan/filling
2) Petugas menerima permintaan berkas rekam medis.
3) Petugas mencocokan nama dan nomor rekam medis pada database.
4) Petugas mencari berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis
& nama di rak penyimpanan.
5) Petugas menemukan berkas rekam medis.
c. SOP Peminjaman Rekam Medis
1) Petugas yang melakukan pengambilan rekam medis pasien rawat adalah petugas rekam medis bagian penyimpanan.
2) Petugas penyimpanan mengambilkan berkas rekam medis pasien rawat inap yang dirawat ulang diberikan kepada petugas ruang perawatan pasien.
3) Petugas penyimpanan menerima permintaan peminjaman rekam medis (nama, nomor rekam medis, alamat yang akan dipinjam).
4) Petugas penyimpanan menulis tanggal pinjam, nomor rekam medis, nama pasien, tujuan peminjaman, dimana dokumen dipinjam, keterangan pada tracer.
5) Petugas penyimpanan mengambil rekam medis sesuai permintaan dan mengganti dengan tracer pada rak penyimpanan.
6) Petugas penyimpanan mencatat rekam medis pada buku peminjaman yang meliputi : tanggal peminjaman, nomor rekam medis, nama pasien, keperluan, nama jelas peminjam dan tanda tangan peminjam.
7) Petugas penyimpanan, untuk keperluan pendidikan peminjaman dilayani di unit rekam medis dan tidak boleh dibawa keluar dari unit rekam medis.
8) Kasubbag SIM dan rekam medis, untuk keperluan penegakan hukum dapat membawa rekam medis pasien ke pengadilan berdasarkan surat perintah pengadilan dan seijin direktur rumah sakit.
9) Petugas penyimpanan menerima pengembalian rekam medis dari peminjam (menulis tanggal pengembalian pada buku pinjam).
I. Tingkat Kejadian Missfile
Berdasarkan perhitungan sampel yang akan diteliti dengan teknik random sampling jumlah sub rak yang diteliti adalah 50 sub rak sebanyak 13469 dokumen rekam medis dengan jumlah kejadian misfile sebanyak 292 dokumen rekam medis misfile.
Tabel 4.2 Kejadian Missfile DRM
No No. sub rak Jumlah missfile ∑ DRM per Subrak Prosentase
1. 24 6 dokumen 273 dokumen 2,2%
2. 43 4 dokumen 261 dokumen 1,5%
3. 32 9 dokumen 257 dokumen 3,5%
4. 91 3 dokumen 266 dokumen 1,1%
5. 56 8 dokumen 279 dokumen 2,8%
6. 20 5 dokumen 264 dokumen 1,9%
7. 48 9 dokumen 276 dokumen 3,2%
8. 75 7 dokumen 282 dokumen 2,4%
9. 27 6 dokumen 258 dokumen 2,3%
10. 99 11 dokumen 278 dokumen 3,9%
11. 17 6 dokumen 267 dokumen 2,2%
12. 93 4 dokumen 263 dokumen 1,5%
13. 35 2 dokumen 265 dokumen 0,7%
14. 09 5 dokumen 281 dokumen 1,7%
15. 15 4 dokumen 277 dokumen 1,4%
16. 31 6 dokumen 279 dokumen 2,1%
17. 00 7 dokumen 260 dokumen 2,7%
18. 44 3 dokumen 268 dokumen 1,1%
19. 76 8 dokumen 256 dokumen 3,1%
20. 62 4 dokumen 271 dokumen 1,4%
21. 98 6 dokumen 283 dokumen 2,1%
22. 71 8 dokumen 257 dokumen 3,1%
23. 49 4 dokumen 261 dokumen 1,5%
24. 60 9 dokumen 273 dokumen 3,3%
25. 11 6 dokumen 259 dokumen 2,3%
26. 73 8 dokumen 262 dokumen 3,0%
27. 41 9 dokumen 282 dokumen 3,2%
28. 70 3 dokumen 276 dokumen 1,0%
29. 22 8 dokumen 272 dokumen 2,9%
30. 77 4 dokumen 268 dokumen 1,5%
31. 80 7 dokumen 274 dokumen 2,5%
32. 21 3 dokumen 255 dokumen 1,1%
33. 06 8 dokumen 260 dokumen 3,0%
34. 04 4 dokumen 270 dokumen 1,4%
35. 28 6 dokumen 267 dokumen 2,2%
36. 03 1 dokumen 259 dokumen 0,4%
37. 39 9 dokumen 283 dokumen 3,2%
38. 51 6 dokumen 277 dokumen 2,1%
39. 12 2 dokumen 272 dokumen 0,7%
40. 66 8 dokumen 264 dokumen 3,0%
41. 30 3 dokumen 286 dokumen 1,0%
42. 45 6 dokumen 275 dokumen 2,1%
43. 97 7 dokumen 259 dokumen 2,7%
44. 81 5 dokumen 264 dokumen 1,9%
45. 10 3 dokumen 273 dokumen 1,1%
46. 68 6 dokumen 280 dokumen 2,1%
47. 79 10 dokumen 286 dokumen 3,5%
48. 82 3 dokumen 252 dokumen 1,2%
49. 18 6 dokumen 260 dokumen 2,3%
50. 37 7 dokumen 279 dokumen 2,5%
Jumlah 292 13469 2,2%
Berdasarkan tabel 4.2 merupakan hasil dari pengamatan 5 juli – 7 juli 2016 tingkat kejadian DRM misfile didapatkan hasil prosentase kejadian misfile yaitu 2,2% dengan jumlah kejadian misfile sebanyak 292 dokumen rekam medis dari 13469 dokumen rekam medis.
