SURAT-SURAT NIAGA
Pengertian Surat
Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan. 3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi 5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.
Prinsip Surat
Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :
1. Lengkap (Completeness) 2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration) 4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity) 6. Sopan (Courtesy) 7. Benar (Corectness)
PraSyarat Surat
Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :
1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya. 2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.
4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
7. Singkat, sederhana dan efsien
Bentuk Surat
Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :
1. Bentuk Resmi (Ofcial Style)
2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
3. Bentuk Lurus (Block Style/Modifed Block Style)
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan 5. Bentuk Sederhana (Simplifed Style)
6. Bentuk Lekuk (Indented Style)
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
8. Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice)
Bagian Surat
Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :
1. Kepala (Kop) Surat
Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :
1. Nama Institusi atau Kepanitiaan. 2. Alamat atau sekretariat organisasi.
3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email. 4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.
Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu
keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :
1. Memudahkan pengarsipan surat.
3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.
Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifkasi surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan
kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat.
Contoh penomoran surat adalah sebagai berikut :
Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :
1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau
divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
4. Lampiran
Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang
dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.
5. Hal atau Perihal
Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat
keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat
1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.
2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.
6. Alamat Tujuan
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.
7. Isi surat
1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas) 2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)
8. Kaki atau Penutup Surat
1. Nama Jabatan Penandatangan.
2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.
3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.
4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
9. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang
Contoh-contoh Surat Niaga :
Tujuan :
1. Surat Pemberitahuan 2. Surat Susulan
3. Surat Perintah 4. Surat Keputusan 5. Surat Permintaan 6. Surat Laporan 7. Surat Pengantar 8. Surat Perjanjian
Isi :
1. Surat Pribadi 2. Surat Edaran 3. Surat Dinas 4. Surat Niaga 5. Surat Sosial
Pengertian Surat Niaga
Sesuai dengan namanya, surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan.
Surat ini memiliki beberapa jenis yang berbeda satu sama lain sesuai dengan kepentingan atau tujuan masing-masing. Jenis Surat Niaga antara lain sebagai berikut:
1. Surat penawaran barang
2. Surat permintaan barang
3. Surat permintan penawaran barang
4. Surat pemesanan
5. Surat klaim (tuntutan ganti rugi)
6. Surat pengantar barang
7. Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)
Dari beberapa jenis surat niaga tersebut berikut akan kita uraikan sedikit agar kita mengenal perbedaan dari masing-masing surat tersebut. Penjelasan mengenai jenis surat niaga tersebut seperti di bawah ini.
Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa.
mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :
nama/jenis barang yang ditawarkan kualitas, merk barang
jumlah barang yang ditawarkan harga satuan
potongan harga yang diberikan syarat pembayaran
cara pengiriman
Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.
Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk. Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.
Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.
Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.
Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :
1. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
2. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.
3. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
5. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
6. Menyebutkan cara pengepakan.
Surat Pengaduan (Klaim)
Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian. Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.
