Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Seksi Porter
Porter sering juga disebut Concierge atau Uniformed Service. Pada hakekatnya fungsi bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama hanya berbeda istilahnya. Pada organisasi hotel besar yang memiliki jumlah kamar lebih dari 300 kamar dan memilki sistem pelayanan yang spesifik, maka organisasi bagian Concierge atau Uniformed Service merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri sebagai sebuah departemen tersendiri. Di hotel sedang atau hotel menengah organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari Departemen Kantor Depan. Sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge biasanya merupakan sub seksi dari seksi Penerima Tamu (Reception)
Secara garis besar, ruang lingkup dari bagian porter adalah sebagai berikut: (1) Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, penanganan barang pindah kamar, dan penanganan barang tamu berangkat; (2)Memberikan pelayanan
penjemputan dan pengantaran tamu dari dan ke stasiun atau bandar udara; (3)Memberikan
pelayanan penyampaian pesan tamu, informasi, dan kunci kamar; dan (4)Melaksanakan
tugas-tugas suruhan lain yang berkaitan dengan pelayanan tamu (errand service)
Struktur Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service
Masing-masing organisasi bagian porter/ concierge/ uniformed service berbeda-beda berdasakan ukuran hotel dan spesifikasi pelayanan dan pekerjaannya.
a) Concierge:
Menjalankan peraturan di seksi concierge Mengatur jadwal kerja bawahan
Melaksanakan latihan bagi bawahan
Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan
Menyiapkan dan memberikan pelayanan kepada tamu (e.g. mail, keys, messages, postage, paging, tickets, etc.
b) The Ball Captain
Mengawasi kerja bawahan di seksi concierge
Melengkapi informasi (e.g. Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special events, etc.)
Melengkapi: Errands Control Sheet dan Bell Boy Control Sheet Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge. c) Bellboy
Memberikan pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan berangkat
Memberikan bantuan kepada tamu Mengantar tamu ke meja pendaftaran Mengantar tamu ke kamar
Melakukan tugas-tugas suruhan (Running Errands) Menjaga lobby tetap bersih dan rapi
Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi
Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu d) Doorman
Membuka dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in and out of taxis/cars)
Menjaga Main Entrance tetap bersih dan rapi
Membantu Car Valet dalam mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel Memanggil taxi
Menaikkan dan menurunkan bendera e) Elevator Operator
Menoperasikan lift atau elevator di hotel Mengantar tamu dengan menggunakan lift Menjaga lift atau elevator tetap bersih
Menjaga agar petugas lift tetap ada setiap saat
Mencegah dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan mengoperasikan lift (orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)
Menyampaikan pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging board, paging lamp or loudspeaker). Dibeberapa hotel, pageboy juga melakukan tugas-tugas message boy bila tidak ada petugas message boy. g) Message boy
Mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain
h) Courier atau Porter
Menjemput dan mengantar tamu
Mengantar dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos Melakukan tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb) i) Inquiry clerk
Menjawab permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi) Mendistribusikan surat-surat, fax, telegram dan lain-lain
Menjual surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya
j) Cloakroom Attendant
Menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat, umbrella, hand bag, etc.)
Menangani penitipan barang-barang bawaan milik tamu Menjaga agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi
k) Car Valet
Mengatur lalu lintas dan penempatan kendaran di area parkir hotel Memarkirkan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel
Menjaga keamanan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel di area parkir hotel
