MODEL SISTEM EXECUTIVE DIGITAL DASHBOARD UNTUK
PERGURUAN TINGGI
Henderi1, Ruli Supriati2
1
Program Studi Teknik Informatika, STMIK Raharja
2
Jurusan Sistem Informasi, STMIK Raharja
1, 2
Jalan Jenderal Sudirman No. 40 Cikokol, Kota Tangerang, 15117
1
henderi@mail.ugm.ac.id,2ruli@raharja.info
Abstrak
Sistem informasi milik perguruan tinggi cenderung menghasilkan data/informasi secara berlebihan. Akibatnya volume data/informasi semakin meningkat. Volume data/informasi yang besar tersebut kadangkala dianggap tidak bernilai karena belum diolah untuk memenuhi kebutuhan informasi pemimpin perguruan tinggi. Menyadari kenyataan ini, akan dibahas model sistem executif digital dashboard (EDDU) untuk perguruan tinggi. Tujuannya adalah diusulkannya sebuah model sistem EDDU untuk membantu tugas manajerial pemimpin perguruan tinggi. Tugas tersebut diantaranya: melaksanakan monitoring, evaluasi, pengukuran kinerja, dan pembuatan keputusan. Sistem EDDU dikembangkan melalui tahapan kegiatan: analisa permasalahan dan
requirments, desain, implementasi, testing dan evaluasi. Berdasarkan evaluasi hasil uji coba yang dilakukan, disimpulkan bahwa sistem executive digital dashboard (EDDU) untuk perguruan tinggi yang dikembangkan dapat menampilkan informasi KPI berbentuk dashboard, bersifat visual, menerapkan colour code, interaktif, intuitif, dan sederhana. Implementasi terhadap model sistem EDDU yang dikembangkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan monitoring, evaluasi, pengkuran kinerja, dan pembuatan keputusan pada perguruan tinggi.
Kata kunci:executive digital dashboard, kinerja, colour code, intuitif
1. Pendahuluan
Sistem informasi perguruan tinggi menghasilkan banyak data dan informasi. Data, angka, dan informasi yang dihasilkan sistem informasi tersebut cenderung berlebihan. Akibatnya data/informasi perguruan tinggi terus meningkat. Data/informasi tesebut suatu saat akan menjadi big data. Keadaan seperti ini mengakibatkan informasi yang dimiliki perguruan tinggi menjadi sulit dipantau, dan informasicriticalsulit ditarik.
Data yang dimiliki perguruan tinggi sebagian besar berhubungan dengan data akademik. Data akademik harus direkam dan simpan di pangkalan data perguruan tinggi. Sifat datanya kekal. Tidak boleh dihapus.
Perekaman data di perguruan tinggi bukan hanya proses teknik, tetapi merupakan langkah awal
creation knowledge. Namun kenyataannya tidak semua data dan informasi yang direkam tersebut merupakan knowlegde. Bahkan seringkaliknowlegde
hasil pengolahan data dianggap tidak bernilai karena tidak bisa digunakan oleh pemimpin perguruan tinggi untuk melakukan action atau pengambilan keputusan.
Data dan informasi sepatutnya diproses sedemikian rupa agar mendukung para pemimpin melaksanakan tugas manajerialnya. Tugas tersebut
berupa perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, monitoring, dan pengontrolan. Tugas manajerial pemimpin perguruan tinggi umumnya memastikan organisasi dapat melaksanakan fungsi utamanya secara baik, mencapai visi, misi, tujuan, dan sasaran yang telah ditetapkan. Pemimpin perguruan tinggi akan dapat melaksanakan tugas ini secara lebih bila didukung oleh teknologi pendukung berbasis komputer yang memadai.
Memperhatikan hal tersebut di atas, paper ini bermaksud membahas model sistem executive digital dashboard untuk perguruan tinggi (selanjutnya disebut EDDU) sebagai teknologi pendukung untuk pemimpin perguruan tinggi. Teknologi pendukung yang akan dikembangkan memanfaatkan data yang telah dimiliki perguruan tinggi. Tujuannya adalah diusulkannya sebuah model sistem EDDU yang dapat digunakan untuk melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pengukuran kinerja, dan pengambilan keputusan dalam rangka mencapai visi, misi, tujuan dan sasaran perguruan tinggi.
EDDU yang diusulkan. Studi literatur terhadap penelitian yang terkait dengan sistem digital dashboard pada perguruan tinggi yang sudah dilakukan sebelumnya dimuat pada bagian ketiga.
Bagian keempat memuat rancangan model sistem EDDU yang diusulkan, dan hasil uji coba implementasi sistem EDDU. Pada bagian kelima dimuat pembahasan dan diskusi terhadap model sistem EDDU yang diusulkan. Bagian keenam adalah bagian terakhir paper, memuat kesimpulan penelitian berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah dilakukan.
2. Metodologi
Pengembangan model sistem EDDU dilakukan melalui tahapan: studi pendahuluan, literatur review, menentukan area sistem, menentukan KPI/informasi yang ingin ditampilkan, mengidentifikasi sumber data, membuat model sistem, implementasi, testing dan evaluasi. Secara umum tahapan penelitian terdiri dari dua paket kegiatan yaitu: paket kegiatan user requirements, dan paket kegiatan desain dan implementasi (Gambar 1).
Gambar 1. Tahapan Penelitian
Tampak di Gambar 1, paket kegiatan user requirements memiliki jenis kegiatan yang lebih banyak dibandingkan dengan paket kegiatan desain dan implementasi. Tidak ada perbedaan prioritas dan ensensi antara paket yang satu dengan paket yang lainnya. Setiap paket kegiatan sama pentingnya dan punya asosiasi satu sama lain. Namun pelaksanaan paket kegiatan desain dan implementasi dilakukan setelah paket paket kegiatan user requirement
selesai.
3. Penelitian Terkait
Penelitian terkait dengan digital dashboard
cukup banyak ditemukan pada berbagai publikasi. Namun tidak demikian dengan penelitian tentang
executive digital dashboard pada perguruan tinggi. Penelitian tentang digital dashboard pada perguruan tinggi hanya ditemukan pada beberapa publikasi
saja. Diantaranya, penelitian oleh A. Elmi, dkk. [1] tentang desain dashboard berbasis web. Penelitiannya bertujuan untuk mengidentifikasi tren, pola, dan anomali pada data sehingga dapat membantu dalam mengambil keputusan. Fokus kajiannya adalah bagaimana dashboard didesain untuk menampilkaan data. Penelitiannya belum membahas hasil implementasi dashboard yang dimaksud secara memadai.
Paper U. D., Erika, dkk. [2] menyatakan bahwa pada level tertinggi dari sistembusiness intelligence
(BI) adalah front end application yang merupakan
dashboard langsung dari hasil keseluruhan proses. Namun belum dijelaskan bagaimana bentuk dan cara menerapkandashboardpada BI student relationship managementyang dikembangkannya.
Penelitian lain oleh Henderi, dkk. [3] memuat hasil pengukuran kinerja perguruan tinggi dalam bentuk capaian key perfomance indicator(KPI), dan ditampilkan dalam bentuk tabel-tabel indikator kinerja. Informasi capaian kinerja berupa KPI tersebut belum ditampilkan dalam bentukdashboard
yang interaktif. Hanya berupa angka dan rasio pencapaian kinerja. Penelitian sejenis tentang evaluasi kinerja di perguruan tinggi oleh R. Untung, dkk. [4] menyatakan bahwa salah satu upaya untuk mengimplementasikan performance management system (PMS) adalah dengan cara melakukan optimalisasi KPI dengan pendekatan Balance Scoredcard.
C. Trieu C., dkk. [5] pernah meneliti tentang arsitektur dan implementasi sistem monitoring kinerja berbasis real time data warehouse, dan proses capture, transform dan update untuk memantau kinerja kontrak elektornik sesuai dengan permintaan dalam sistem informasi manajemen perusahaan. Dinyatakannya bahwa proses capture, transform dan update dengan memanfaatkan
database dapat memicu inisasi urutan aksi yang menambah kinerja capture, transform, dan update data warehouse dalam sistem monitoring. Monitoring pada sistem yang dikembangkannya juga dilakukan berdasarkan KPI yang ditetapkan.
Di penelitian berbeda yang dilakukan oleh S. Mahdi [6] dinyatakan bahwa dashboard sebagai salah satu alat utama yang terdapat pada business intelligence bersifat lebih fleksibel, efektif, dan lebih baik mengenai KPI mana yang lebih penting bagi organisasi.
Memperhatikan penelitian terkait di atas, diketahui bahwa kajian dan penelitian tentang sistem
executive digital dashboard untuk perguruan tinggi (sistem EDDU) belum memadai. Namun terdapat beberapa penelitian tentang business intelligence, dashboard, dan pengkuran kinerja berbentuk KPI yang memiliki kaitan dengan sistem EDDU yang akan dikembangkan pada penelitian ini.
4.1 Rancangan Fungsional dan Arsitektur Sistem EDDU yang Diusulkan
Kegiatan user requirements yang dilakukan menghasilkan beberapa catatan, diantaranya: permasalahan yang hendak dipecahkan adalah mengubah bentuk laporan berupa tabel dan angka menjadi bentuk visual, dan ditampilkan berbentuk
dashboard, area sistem EDDU dikembangkan pada bagian penerimaan mahasiswa baru (PMB), jenis KPI/informasi yang ingin ditampilkan terdiri dari: presentasi luas (PL), calon mahasiswa (CM), pendaftaran (Daf), dan regsitrasi (Reg).
Sumber data yang digunakan sistem EDDU yang akan dikembangkan berasal dari sistem informasi PMB dan data warehouse. Hasil kegiatan paket user requirements akan digunakan sebagai landasan dalam melakukan paket kegiatan desain dan implementasi.
Memperhatikan hasil user requirements, maka rancangan fungsional yang harus disediakan sistem EDDU dibuat dalam bentuk use case diagram. Proses bisnis sistem EDDU secara umum dibagi atas tiga fungsional, yaitu: login, update, dan akses terhadap panel PMB. Berdasarkan desain fungsional sistem, diketahui bahwa fungsional menampilkan informasi dalam bentuk dashboard (view executive dashboard) bersifat dependent terhadap fungsional
login ke sistem. Fungsional login pada sistem EDDU mempunyai relasi dependency terhadap applikasi PMB (Gambar 2).
Gambar 2. Rancangan Fungsional Sistem Sistem EDDU yang Diusulkan
User hanya dapat mengakses fungsional sistem
view executive dashboard melalui panel PMB. Fungsional update terhadap data pada paket sistem PMB hanya dilakukan oleh administrator/admin. Dinyatakan juga di Gambar 2 bahwa fungsional pada aplikasi PMB merupakan komplemen dari fungsional sistem EDDU yang akan dikembangkan. Tampak pada rancangan fungsional sistem, semua
user diperbolehkan mengakses sebagian fungsional sistem EDDU. Pembatasan dilakukan pada fungsional update terhadap data PMB yang ada di
aplikasi PMB. Fungsional update hanya boleh dilakukan oleh Admin setelah melakukan login (Gambar 2).
Gambar 3. Elemen Sistem Pada Sistem EDDU yang Diusulkan
Elemen-elemen model di sistem EDDU digambarkan dalam bentuk package diagram. Berdasarkan package diagram pada Gambar 3, diketahui bahwa sistem EDDU yang dikembangkan terdiri dari dua paket, yaitu sistem EDDU dan sistem
data warehouse. Ada perbedaan elemen di paket sistem EDDU dan di paket data warehouse. Bentuk elemen pada paket sistem EDDU berupa fungsional yang harus disediakan oleh sistem EDDU. Namun elemen paket padadata warehouseterdiri dari paket sistem informasi/aplikasi.
Penggambaran sekelompok elemen pada sistem EDDU dilakukan untuk menjelaskan bahwa ada perbedaan elemen yang ada antar paket sistem (Gambar 3). Elemen-elemen tersebut bisa saja merupakan komplemen dari sistem EDDU yang akan dikembangkan. Rancangan fungsional dan model elemen sistem EDDU (Gambar 2 dan Gambar 3) dibuat dengan mengadopsi hasil penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Henderi, dkk. [7]. Prinisp yang diadopsi adalah memberikan hak akses terhadap sistem EDDU kepada semua user. Adopsi dilakukan agar sistem EDDU mampu menerapkan prinsip dan cara kerja early warning, self monitoring, constant reminding, e-leadership.
Komponen teknologi pendukung seperti
hardware, software, sistem, network, node, dan elemen lainnya dibutuhkan untuk mengembangkan sistem EDDU yang akan dikembangkan. Komponen teknologi pendukung yang dibutuhkan sistem EDDU diilustrasikan pada model arsitektur fisik sistem berbentuk deployement diagram (Gambar 4).
Hardware pada sistem EDDU diantaranya: server,
router atau perangkat lain sejenis, node, dan perangkat hardware lainnya. Software terdiri dari:
dan program sistem EDDU. Sistem EDDU ditempatkan pada node tersendiri, sementara data yang digunakan ada di sistem data warehouse. Hal ini menjadi alasan rancangan basis data untuk sistem EDDU tidak perlu dibuat. Sistem EDDU yang dikembangkan bereleasi dan memerlukan dukungan aplikasi lain dan data yang ada didata warehouse.
Gambar 4. Model Arsitektur Fisik Sistem EDDU yang Diusulkan
4.2 Hasil Implementasi Sistem EDDU yang Diusulkan
Pada implementasinya, sistem EDDU yang dikembangkan menggunakan dukungan software FusionChart untuk menampilkan informasi KPI berbentuk visual pada dashboard. Software FusionChart yang digunakan mengharuskan adanya fungsi mengunduh library yang berisi class-class
yang pada program sistem EDDU. Software
Fusionchart dipilih karena dapat digunakan untuk membangun grafik berbasis website, dan dapat digabungkan dengan beberapa bahasa pemrograman.
Pada sistem EDDU yang dikembangkan,
Fusionchart digabungnkan dengan bahasa pemrograman PHP. Untuk memberikan tampilan grafik yang interaktif dan kuat, prinsip dan cara kerja XML (eXtensible Markup Language ) juga digunakan pada software Fusionchart sebagai data
interface. Ada juga software pendukung lain yang digunakan dalam mengembangkan sistem EDDU, seperti: operating system, dan data base management system (DBMS) SqlServer.
Sistem EDDU yang dikembangkan merupakan salah satu elemen dari sistem PMB di institusi pendidikan tempat penelitian dilakukan. Sistem EDDU diimplementasikan dan diintegrasikan dengan sistem data warehouse dan aplikasi PMB milik perguruan tinggi. Fokus pembangunannya adalah menkontruksi sistem EDDU yang akan
menggunakan data di data warehouse. Beberapa fungsi esensial yang digunakan pada program sistem EDDY diantaranya fungsi: koneksi, pembacaan
class pada library untuk memilih KPI/informasi yang ingin ditampilkan, dan proses render untuk menampilkan informasi KPI berbentukdashboard.
Gambar 5a, 5b dan 5c adalah contoh bentuk keluaran sistem EDDU yang dikembangkan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan selama uji coba implementasi, dicatat hal-hal sebagai berikut: 1. Sistem EDDU dapat menampilkan informasi KPI
bentukdashboard(Gambar 5a, 5b, dan 5c). 2. Sistem EDDU dapat menampilkan informasi
capaian kinerja KPI berkonsep colour code, sesuai yang telah ditetapkan, yaitu: warna merah menunjukan status kinerja KPI buruk, warna kuning menunjukan status kinerja KPI cukup, dan warna biru menunjukan status kinerja KPI baik (gambar 5a).
3. Sistem EDDU dapat menampilan informasi bersifatdrill downterhadap KPI yang ditetapkan, yaitu drill down informasi: capaian kinerja KPI pada setiap program peminatan (Gambar 5b). 4. Sistem EDDU dapat menampilkan informasi
status kinerja KPI, dandrill downinformasi KPI dalam satudashboard(Gambar 5c).
Sistem EDDU dapat menampilkan informasi berbentuk dashboard yang memberikan gambaran umum capaian kinerja KPI yang dilaksanakan oleh departemen PMB perguruan tinggi.
Gambar 5a. Output Sistem EDDU
Hasil uji coba implementasi yang dilakukan pada sistem EDDU di atas menyempurnakan bentuk
tentang sistem data warehouse dan data mining
sebagai pengukur kinerja enterprise. Namun belum dijelaskannya secara rinci bagaimana bentuk
dashboard yang menerapkan colour code tersebut. Konsep dan cara kerja colour code kemudian diterapkan pada penelitian Henderi, dkk. [7] yang lain.
Gambar 5b. Output Sistem EDDU
Gambar 5c. Output Sistem EDDU
5. Diskusi dan Pembahasan
Output uji coba implementasi sistem EDDU (Gambar 5a, 5b, dan 5c) memperkaya hasil penelitian yang dilakukan oleh A. Utami, dkk. [9] yang belum menerapkan colour code pada
dashboard-nya.
Output dashboard pada sistem EDDU telah memuat angka, menerapan konsep colour code, informatif, dan visual. Colour code pada sistem EDDU mengadopsi warna yang diterapkan di sistem lampu lalu lintas yang terdiri dari warna hijau, kuning dan merah.
Pada sistem EDDU, warna merah menunjukan kinerja KPI berada pada kategori baik, warna kuning menunjukan kinerja KPI berada pada kategori cukup, dan warna merah menunjukan kinerja KPI berada pada katergori buruk (Gambar 5a).
Ide penerapan konsep dan cara kerja colour code pada sistem dashboard sebelumnya pernah dimuat di paper yang ditulis oleh Henderi, dkk. [3]
Sifat colour code pada kedua penelitian sebelumnya berbeda dengancolour codeyang ada di sistem EDDU yang dikembangkan berdasarkan sifat intuisi user. Konsep colour code di sistem EDDU membuat informasi capaian KPI yang dihasilkannya lebih informatif, visual, intuitif, dan sederhana. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja oleh pemimpin perguruan tinggi dengan menggunakan sistem EDDU.
Saat evaluasi selama uji coba dilakukan, dicatat juga bahwa penggunaan colour code pada sistem EDDU mudah dipahami oleh user dan dapat mendukung pengambilan keputusan. Para pemimpin perguruan tinggi dapat lebih cepat membuat keputusan berdasarkan informasi capaian kinerja KPI yang ditampilkan menggunakan colour code di sistem EDDU. Keputusan yang diambil misalnya: menetapkan program kerja yang dapat mendukung peningkatan jumlah calon mahasiswa. Hasil uji coba sistem EDDU memperkuat pernyataan S. Oleh, dkk. [10] tentang dashboard pada business intelligent,
dan menyempurnkan bentuk dashboard yang dihasilkannya.
Hasil uji coba implementasi sistem EDDU (Gambar 5b) juga mengadopsi cara kerja OLAP pada business intelligence seperti yang dimuat di paper R. Albaar, dkk. [11] karena dapat menampilkan informasi drill down terhadap KPI padadashboard. Hasil uji coba implementasi sistem EDDU juga menyempurnakan bentuk dashboard
berbentuk grafik sederhana yang ada di penelitian A. de C. Francisco, dkk. [12] karena dapat dinyatakan sebagaidashboard information systems.
Dibuktikan juga saat uji coba implementasi bahwa sistem EDDU yang dikembangkan dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kemudahan dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap capaian kinerja perguruan tinggi sesuai dengan KPI yang ditetapkan.
Sistem EDDU yang dikembangkan dapat mempermudah dan mempercepat pengaksesan dan pemahaman user terhadap informasi. Penerapannya pada dunia nyata dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas pengambilan keputusan di perguruan tinggi. Karena sifatnya demikian, sistem EDDU yang dikembangkan pada penelitian ini dapat dinyatakan sebagai bentuk inovasi pada sistem informasi eksekutif perguruan tinggi.
6. Kesimpulan
Telah dikembangkan sebuah model sistem
perguruan tinggi melalui tahapan kegiatan: user requirments, desain, implementasi, testing dan evaluasi. Sistem EDDU dapat dinyatakan sebagai bentuk inovasi sistem informasi eksekutif perguruan tinggi. Penerapan sistem EDDU memerlukan dukungan sistem informasi/aplikasi sebagai perekam data, data warehouse sebagai pangkalan data, dan teknologi pendukung lainnya. Model sistem EDDU
yang dikembangkan dapat menampilkan informasi berupa KPI dalam bentukdashboard,bersifat visual, menerapkan konsep colour code, interaktif, intuitif dan sederhana. Model sistem EDDU yang dikembangkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan monitoring, evaluasi, pengkuran kinerja, dan pembuatan keputusan pada perguruan tinggi.
Daftar Pustaka:
[1] Elmi Achelia, Wildan Maulana, 2009. “ Desain Dashboard Berbasis Web dengan Platform Open Source”, Pusat Penelitian Pekembangan Iptek LIPI, Bandung.
[2] Erika Devi Udayanti, Affandy. “ Pemodelan Implementasi Business Intelligence untuk Student Relationship Management Pada Perguruan Tinggi”, Prosiding Seminar Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi Terapan (Semantik), 2012, Perguruan tinggi Dian Nuswantoro, Semarang.
[3] Henderi, Untung Rahardja, Muhamd Yusuf. “ Sistem Data Warehouse dan Data Mining Sebagai Pengukur Kinerja Enterprise”, Prosiding Konferenci Nasional Sistem Informasi (KNSI), pp. 738-744, 2011, STIMIK Potensi Utama, Medan.
[4] Untung Rahardja, Muhammad Yusuf dan Eva Rosyfa. “ Optimalisasi Key Performance Indicator (KPI) Melalui Pendekatan Balance Scorecard Upaya Mengimplementasikan Performance Management System (PMS) Pada Perguruan Tinggi”, CCIT Journal Vol.6 No.1, 2012, Tangerang.
[5] Trieu C. Chieu, Liangzhao Zeng. “ Real-time performance monitoring for an enterprise information management system”, IEEE Computer Society, Paper Number: 978-0-7695-3395-7/08, 2008, IEEE.
[6] Mahdi Seify. “Importance of KPI in BI System, Case study: Iranian industries”, Proceeding Seventh International Conference on Information Technology, 2010.
[7] Henderi, Untung Rahardja, M. Hendri, Yohanes Ari Kuncoro Yakti. “ Dashboarding Information Systems For The Education Sector: Application and Methodologies”, Makalah-305, Prosiding Konferensi Nasional
Sistem Informasi (KNSI), Makalah-006, 2012, STIKOM Bali.
[8] M. Ainul Yaqin, Karbila Barakah H. “Aplikasi Manajemen e-Document di Dinas Pertanian Kabupaten Jombang”, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi (KNSI), Makalah-364, 2013,STMIK Bumigora, Mataram. [9] Utami Aryanti, Sali Alas M, Leony Lidya, Ririn
Dwi Agustin. “ Model Dashboard untuk Eksekutif Perguruan Tinggi”, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi (KNSI), Makalah-471, 2013, STMIK Bumigora, Mataram.
[10] Oleh Soleh, Meta Amalya Dewi, Arfiah, Asdin.
“Metode Peninjauan Dashboard dari Business Intelligence untuk Membuat Keputusan Lebih Baik”, Prosiding Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia, 2013, STMIK AMIKOM Yogyakarta.
[11] Albaar Rubhasy, Zainal A. Hasibuan. “ Pemanfaatan Business Intelligence Dalam Perencanaan Pembangunan Nasional: Studi Kasus Badan Perencanaan Pembangunan Nasional”, Prosiding Konferensi Nasional Sistem Informasi (KNSI), Makalah-006, 2012, STIKOM Bali.
[12] Francisco Carlos de Araújo, Danny Manongga.
“ Analisis Kinerja Divisi TI dengan Pendekatan IT Balanced Scorecard”,
