SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL (SI-PI)
ANALISA KELEBIHAN DAN KELEMAHAN SISTEM SERTA REKOMENDASI UNTUK PERBAIKAN SISTEM YANG AKAN DATANG
Dosen :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Oleh :
YOHANES AGUNG NUGROHO 55516120049
FAKULTAS MAGISTER AKUNTANSI UNIVERSITAS MERCU BUANA MERUYA JAKARTA
DAFTAR ISI________________________________________________________________________i
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG___________________________________________________________1 1.2 PERUMUSAN MASALAH______________________________________________________2 1.3 TUJUAN_____________________________________________________________________2
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN_____________________________________________3 2.2 KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJAMEN_________________________________9 2.3 IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS___________________________11
BAB 3. PEMBAHASAN
3.1 KEUNTUNGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI________________________________13 3.2 KESUKSESAN SISTEM INFORMASI_____________________________________________13 3.3 KEGAGALAN SISTEM INFORMASI_____________________________________________15 3.4 SOLUSI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI______________________________________16
BAB 4. PENUTUP
4.1 KESIMPULAN_______________________________________________________________26 4.2 SARAN_____________________________________________________________________27
BAB 1. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG
Menghadapi persaingan industri yang semakin berkembang, menuntut suatu perusahaan untuk memiliki suatu sistem informasi yang mampu untuk menciptakan dan memanipulasi informasi internal dan eksternal secara efektif, sehingga manajemen memiliki pengetahuan untuk mendeteksi secara efektif kapan perubahan kondisi membutuhkan tanggapan strategi. Dalam menghadapi banyaknya tantangan dalam industri, maka perusahaan dapat mengimplementasikan sebuah sistem informasi.
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia. Tanpa darah, manusia tidak akan dapat melanjutkan kehidupannya. Hal ini berlaku juga di dalam sebuah perusahaan, bagaimana peran informasi yang sangat besar dalam mendukung kelangsungan perusahaan. Akibat ketiadaan atau kekurangan informasi dalam waktu tertentu, perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengelola dan mengontrol sumber daya secara terpadu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan bersaing dengan para pesaingnya.
Upaya perusahaan dalam menghasilkan informasi yang handal harus dilakukan dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen mencerminkan kemampuan perusahaan dalam mengelola informasi berbasis komputer secara menyeluruh dan terkoordinasi yang mampu mentransformasikan data menjadi informasi lewat serangkaian cara yang dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Peran manajemen menjadi sangat penting dalam menghasilkan informasi, terkait pemetaan kebutuhan informasi, penentuan jenis dan kualifikasi informasi, dan penggunaan informasi tersebut yang didasarkan kepada “core business” dan tujuan perusahaan. Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen memiliki cakupan lebih luas dari teknologi informasi yang merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen.
Tantangan yang dihadapi oleh perusahaan adalah pelaksanaan yang efektif dari teknlogi informasi, karena memerlukan orang untuk memahami, menyerap, dan beradaptasi dengan persyaratan baru. Banyak yang mengatakan bahwa orang menyukai kemajuan tetapi membenci perubahan. Sistem informasi tidak akan pernah berkembang dengan sendirinya, tetapi perlu di dukung banyak faktor-faktor yang mampu menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan pengembangan sistem informasi sangat tergantung pada kessesuaian harapan antara system analyst, pemakai (user), sponsor dan customer. Sistem informasi bagi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap adalah ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Namun tidak sedikit pula perusahaan yang mampu merasakan manfaat melalui penerapan teknologi informasi sebagai penunjang bisnis mereka.
Dengan demikian, makalah ini akan membahas lebih lanjut mengenai “Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Kesuksesan dalam Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi di Suatu Perusahaan”.
1.2 Rumusan Masalah
Dalam penulisan ini akan diuraikan mengenai sistem informasi manajemen dari berbagai aspek. Dimulai dari definisi dan pengertian sistem informasi manajemen, ruang lingkup sistem informasi manajemen, Pihak-pihak mana saja yang membutuhkan system informasi manajemen dan siapa saja yang dapat menjalankan serta mendapatkan manfaat dari sistim informasi manajemen.
Kita juga perlu mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan dari adanya penerapan sistim informasi manajemen. Apa saja yang dapat dikembangkan lagi dengan adanya sistim informasi manajemen. Dan mengenai kekurangan dari sistim informasi manajemen, maka bagaimana caranya untuk mengatasi kekurangan-kekurangan tersebut dan bagaimana untuk bisa antisipasinya.
Pada kesempatan ini juga saya akan coba juga membahas hal-hal lain yang berhubungan dan berkaitan langsung dengan sistim informasi manajemen yaitu mengenai sistim pendukung keputusan. Apa definisi dan pengertian dari sistim pendukung keputusan, kriteria-kriterianya, karakterstik, komponen pendukung serta keuntungan-keuntungan dari sistim pendukung keputusan.
1.3 Tujuan
Paper ini ditujukan untuk :
Mengkaji keterkaitan antara sistem informasi dengan proses bisnis perusahaan.
Mengindentifikasi berbagai faktor pendukung dalam kesuksesan maupun kegagalan terhadap penerapan dan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan.
Menemukan solusi untuk faktor-faktor penghambat terhadap pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan dan memberikan masukan bagi para pengembang sistem informasi. Diharapkan dapat memperoleh pengetahuan dasar mengenai Sistem Informasi Manajemen dan
BAB 2. TINJAUN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010).
Tujuan SIM, yaitu:
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : • Mendukung proses bisnis dan operasional
• Mendukung pengambilan keputusan
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)
2.1.1 Teknologi Informasi a. Definisi Teknologi Informasi
Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli, diantaranya :
Haag den Keen (1996), Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
Martin (1999), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras atau lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi.
Williams dan Swayer (2003), Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi.
b. Pengelompokan Teknologi Informasi
Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Lebih rinci, teknologi infromasi dapat dikelompokan menjadi 6 teknologi, yakni teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpanan, dan teknologi mesin pemroses. 1. Teknologi Komunikasi
2. Teknologi Masukan
Teknologi masukan (input technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Piranti masukan yang lazim dijumpai dalam sistem komputer berupa keyboard dan mouse.
Mesin Pemroses (processing machine) lebih dikenal dengan sebutan CPU (Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor. Contoh prosesor yang terkeanl saat ini, antara lain adalah Intel dan AMD.
4. Teknologi Penyimpanan
Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori internal dan penyimpanan eksternal.
Memori internal (biasa juga disebut main memory atau memori utama) berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU. Dua contoh memori internal yaitu ROM dan RAM. ROM (Read Only Memory) adalah memori yang hanya bisa dibaca, sedangkan RAM (Read Access Memory) adalah memori yang isinya bisa diperbaharui.
Penyimpanan eksternal (external storage) dikenal juga dengan sebutan penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala piranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Pengertian permanen disini berarti bahwa data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan baik sekalipun komputer sudah dalam keadaan mati (tidak mendapat aliran listrik). Harddisk, disket, dan flashdisk adalah contoh penyimpanan eksternal.
5. Teknologi Keluaran
Teknologi keluaran (output technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Layar dan monitor dan printer merupakan piranti yang biasa digunakan sebagai piranti keluaran.
6. Teknologi Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) atau dikenal juga dengan sebutan program. Tentu saja untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri. Sebagai contoh Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak pengolah kata yang berguna untuk membuat dokumen, sedangkan Adobe Photoshop adalah perangkat lunak yang berguna untuk mengolah gambar.
c. Komponen Sistem Teknologi Informasi
Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi Sumber: O’Brien (2010)
Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (klien-server).
d. Peranan Teknologi Informasi
Peranan teknologi informasi pada aktifitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Pengambilan uang melalui ATM, transaksi melalui internet yang dikenal dengan E-Commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui E-Banking yang dapat dilakukan dirumah merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi.
Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :
• Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
• Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses. • Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia.
2.1.2 Internet Working a. Intranet
Intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya. Istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal perusahaan. Untuk membangun sebuah intranet, maka sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun internet, yakni Protocol Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), client dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan.
Gambar 4. Intranet Network
Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah “versi pribadi dari jaringan Internet” atau sebagai sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Intranet) b. Ekstranet
Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. Ekstranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun ekstranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain.
Jadi, ekstranet merupakan perluasan dari jaringan intranet yang biasanya menghubungkan jaringan satu jaringan lokal dengan jaringan lokal lainnya. Ekstranet memiliki security yang lebih aman dibandingakan dengan internet. (http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet)
c. Internet
Internet (kependekan dari interconnected-networking) ialah rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Manakala Internet (huruf ‘I’ besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian internet yang terbesar dinamakan internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.
Gambar 6. Internet Network
Jadi, internet menggunakan suatu pengalamatan khusus untuk menyampaikan pesan atau informasi antar perangkat. Jaringan internet merupakan jaringan besar yang ada di dunia ini yang menghubungkan satu benua dengan benua lainnya (http://id.wikipedia.org/wiki/Internet)
2.1.3 E-commerce
E-commerce adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan penjualan barang dan jasa melalui Internet. Dalam pengertian yang paling umum, hanya menciptakan situs Web yang mengiklankan dan mempromosikan produk dapat dianggap “e-commerce.” Dalam beberapa tahun terakhir, bagaimanapun e-commerce telah menjadi jauh lebih canggih. Bisnis e-commerce sekarang menawarkan toko online yang rumit di mana pelanggan dapat mengakses ribuan produk, pemesanan, pilih metode pengiriman yang diinginkan dan membayar untuk pembelian menggunakan kartu kredit mereka.
Gambar 7. Framework untuk e-commerce 2.1.4 E- Business
e-Business atau Electronic business dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi dan transaksi ,dan salah satu aplikasi teknologi internet yang merambah dunia bisnis internal, melingkupi sistem, pendidikan pelanggan, pengembangan produk, dan pengembangan usaha. Secara luas sebagai proses bisnis yang bergantung pada sebuah sistem terotomasi. Pada masa sekarang, hal ini dilakukan sebagian besar melalui teknologi berbasis web memanfaatkan jasa internet. Terminologi ini pertama kali dikemukakan oleh Lou Gerstner, CEO dari IBM.
Marketspace adalah arena di internet, tempat bertemunya calon penjual dan calon pembeli secara bebas seperti layaknya di dunia nyata (marketplace). Mekanisme yang terjadi di marketspace pada hakekatnya merupakan adopsi dari konsep “pasar bebas” dan “pasar terbuka”, dalam arti kata siapa saja terbuka untuk masuk ke arena tersebut dan bebas melakukan berbagai inisiatif bisnis yang mengarah pada transaksi pertukaran barang atau jasa. (http://id.wikipedia.org/wiki/E-business).
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter. Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall. 2002)
2.2 KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJAMEN
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Menurut O’brien (2007) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software,communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen system informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Prinsip utama perancangan SIM: harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika
Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
Komponen kontrol
Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.
2.3 IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (“IPO”). Siklus IPO menggambarkan bagaimana system memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output.
Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:
Data yang mendukung informasi
Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi
Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional.
2. Mendukung pengambilan keputusan.
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.
Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi system.
Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.
Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi.
Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.
Teknologi sistem informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :
Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia.
BAB 3. PEMBAHASAN
Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif.
3.1 KEUNTUNGAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI a) Meningkatkan efisiensi operasional
Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar.
b) Memperkenalkan inovasi dalam bisnis
Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya.
c) Membangun sumber-sumber informasi strategis
Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
3.2 KESUKSESAN SISTEM INFORMASI
Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. System Development Lyfe Cycle adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi :
Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan
Menentukan permintaan pemakai sistem informasi
Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik
Membangun sistem informasi baru
Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru
Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan
System Development Lyfe Cycle (“SDLC”) adalah keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Ada beberapa model SDLC. Model yang cukup populer dan banyak digunakan adalah waterfall. Beberapa model lain SDLC misalnya fountain, spiral, rapid, prototyping, incremental, build & fix, dan synchronize & stabilize.
Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek system Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya.
Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi system.
Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi.
Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.
Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.
Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.
3.3 KEGAGALAN SISTEM INFORMASI
Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak perusahan mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Berikut kegagalan penerapan sistem informasi menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999):
Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan
Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan perusahaan. Inkompetensi secara teknologi
Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan teknologi informasi dan kurangnya inisiatif dan keaktifan sumber daya manusia (“SDM”) dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan di bidang teknologi informasi -nya masih rendah. Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk menjalankan investasi teknologi informasi, padahal SDM tersebut belum mampu.
Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi
Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak.
Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem
Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan.
3.4 SOLUSI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI
Telah dipaparkan bahwa resiko kegagalan pembangunan dan penerapan sistem informasi bagi perusahaan berkemungkinan besar terjadi, namun hal tersebut dapat dilakukan pencegahannya. Seperti pada sub-bab kesuksesan system informasi yakni menggunakan metode SDLC. Dengan menggunakan metode tersebut dapat meminimalisisr terjadinya kegagalan tersebut.
Sekilas Tentang PT. CCAI
PT. Coca-Cola Amatil Indonesia merupakan anak perusahaan The Coca-Cola Company yang memiliki merek dagang Coca-Cola. PT. Coca-Cola Amatil Indonesia telah berdiri dan mulai berkiprah dalam industri dalam negeri sejak tahun 1927, dimana pada saat itu bernama De Nederland Indische Mineral Water Fabrieck yang kemudian berubah nama menjadi The Indonesian Bottles Ltd. N. V. (IBL) sejak berubah status menjadi perusahaan nasional.
Pada tahun 1971, IBL berubah menjadi nama baru PT Djaya Bevarages Bottling Company (PT. DBBC) yang merupakan pabrik pembotolan modern pertama di Indonesia. Adanya penambahan modal menyebabkan peningkatkan kapasitas pabrik yang diikuti pula dengan penambahan macam produk yang dihasilkan dalam berbagai ukuran kemasan.
Perubahan nama perusahaan kembali terjadi pada 1993, dimana pada saat itu seluruh saham PT. DBBC diambil alih oleh Coca-Cola Amatil Ltd, Australia. PT. DBBC berubah nama menjadi PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pada tahun 2000, seluruh pabrik pembotolan minuman merek dagang Coca-Cola yang ada di Indonesia resmi bergabung menjadi satu dibawah PT. CCAI. Hingga saat ini tercatat 11 pabrik Coca-cola yang beroperasi di berbagai provinsi di Indonesia.
Peranan Sistem Informasi dalam Perusahaan
PT. Coca-Cola Amatil Indonesia adalah perusahaan yang berusaha untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan sistem informasi dalam strategi pengembangan bisnisnya; Dimana sistem informasi selalu dibutuhkan oleh perusahaan manapun termasuk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia untuk memproses data yang digunakan dalam kegiatan operasional bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang dapat digunakan para manajer untuk membantu pengambilan keputusan.
A. Operational Support System (OSS)
OSS ditujukan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis perusahaan. Aplikasi ini terbagi dalam sistem yang berbeda. Sistem yang berhubungan dengan transaksi penjualan dan pengelolaan data master dilakukan oleh aplikasi Basis sedangkan domain yang terkait dengan transaksi keuangan dan transaksi ke pemasok dilakukan oleh aplikasi Oracle Finance. 1. Basis
Aplikasi ini dibangun di atas platform AS 400 sehingga sangat teruji dari sisi kecepatan proses dan keamanan data yang terdiri-dari beberapa modul :
A. Article Master
Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Total produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia saat ini mencapai 532 produk yang terbagi dalam kelompok produk yang berbeda.
B. Outlet Master
Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master pelanggan PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pemeliharaan mencakup perekaman dan pengorganisasian data outlet dalam masing-masing segmen yang berbeda. Total outlet PT. Coca-Cola Amatil Indonesia saat ini mencapai tiga juta dan terbagi dalam 59 segmen yang berbeda.
C. Order Entry
Modul ini digunakan untuk memposting penjualan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat ke dalam jurnal piutang.
E. Inventory Management
Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol inventori yang berkaitan dengan barang jadi (finished good) maupun bahan baku (raw material).
2. Oracle Finance
Aplikasi ini dibangun di atas platform Oracle database yang sudah terbukti dan teruji karena banyak digunakan perusahaan mutinasional yang bergerak di bidang manufaktur maupun keuangan. Beberapa modul yag ada dalam aplikasi ini, antara lain :
A. Vendor Master
Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master pemasok PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pemeliharaan mencakup perekaman dan pengorganisasian data pemasok dengan total pemasok PT. Coca-Cola Amatil Indonesia mencapai 300 pemasok.
B. Fixed Asset
Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol semua aset yang dimiliki perusahaan. C. Purchasing
Modul ini digunakan untuk merekam data pembelian barang termasuk melakukan kontrol terhadap ketersediaan barang sesuai permintaan atau kebutuhan setiap departemen agar operasional perusahaan bisa terjaga.
D. General Ledger
Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi jurnal dan menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laba-rugi, buku besar, dan jurnal.
B. Management Support System (MSS)
MSS ditujukan untuk melakukan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer di perusahaan. Sistem pendukung manajemen di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia terbagi
menjadi tiga bagian yaitu :
1. Company Dashboard
Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Informasi Eksekutif karena menyediakan informasi penting dari sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan para eksekutif dan manajer. Informasi yang disediakan terdiri-dari beberapa Key Performance Indicator (KPI) semua departmen dan disajikan dalam satu laporan agar memudahkan eksekutif dan manajer dalam proses pengambilan keputusan. Ada sekitar 30 KPI yang terbagi dalam masing-masing departmen yaitu Sales, Marketing, Manufacture, Logistic, IT,
dan Customer Service.
Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Pengambilan Keputusan karena memberikan dukungan informasi dan laporan secara langsung kepada manajer dalam proses pengambilan keputusan di perusahaan. Ada sekitar 160 cube dan 300 laporan yang bisa digunakan manajer dalam melakukan analisis perkiraan penjualan, supply/demand, ketersediaan stok. Di samping itu, aplikasi ini juga mendukung adhoc reporting dan membantu tim finance dalam perencanaan keuangan dan penentuan anggaran (Financial Planning and Budgeting). Laporan disajikan secara self-service sehingga memudahkan manajer atau analis dalam melakukan pengolahan data tanpa harus melibatkan tim IT. 3. SQL Server Reporting Service
Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen karena menyediakan informasi dalam bentuk laporan statis dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Aplikasi ini bersifat laporan data operasional seperti data penjualan masing-masing sales office.
Untuk membuat sistem informasi di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, seluruh departemen diharapkan bisa saling bersinergi satu sama lain sehingga memungkinkan antar departmen di perusahaan dapat mengkoordinasikan dan mengintegrasikan proses bisnis yang ada. Oleh kerena itu, dibutuhan Sistem Informasi Terintegrasi atau Enterprise Information System. Pembahasan berikutnya lebih difokuskan pada pemanfaatan Sistem Pengambilan Keputusan dalam menunjang kegiatan operasional bisnis
perusahaan terutama bagian pemasaran.
Penerapan DSS di Perusahaan
Salah satu metode yang digunakan untuk melakukan analisis perilaku konsumen adalah Market Based Analysis dimana mekanismenya harus didahului oleh analisis yang mendalam mengenai data transaksi pelanggan dengan menggunakan konsep data mining. Penggunaan data mining ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses pengambilan keputusan bagi manajemen dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi yang terkandung di dalam transaksi menjadi sebuah knowledge. Dengan begitu, pendapatan perusahaan dapat meningkat dan di masa yang akan datang perusahaan dapat lebih kompetitif.
Saat ini PT. Coca-Cola Amatil Indonesia memiliki sistem yang sudah terintegrasi berupa Enterprise Resource Planning (ERP) yang menunjang seluruh proses bisnis yang ada, namun belum maksimal digunakan sebagai referensi bagi penetapan strategi pemasaran perusahaan. Oleh karena itu, peran DSS sangat dibutuhkan untuk menggali dan melakukan analisis perilaku konsumen terhadap pembelian suatu produk melalui data historikal transaksi pelanggan selama dua tahun.
PT. Coca-Cola Amatil Indonesia menjadikan beberapa parameter dalam pengambilan keputusan antara lain, ranking (peringkat) berdasarkan revenue yang diperoleh di setiap wilayah, penetrasi pasar, basket index untuk mengetahui persentase pembelian produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, market share produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dibandingkan dengan produk perusahaan lain, jumlah penjualan produk, dan nilai penjualan ritel setiap bulan untuk peningkatan penjualannya.
didapatkan akurasi data mendekati 98% sehingga informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan khususnya untuk mendukung strategi pemasaran.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, penerapan aplikasi DSS ini digunakan untuk mendukung strategi pemasaran dalam melakukan penetrasi pasar sehingga diharapkan perusahaan mampu mengembangkan sebuah sistem customer profiles. Harapannya perusahaan mampu membuat dan melakukan promosi yang efektif berdasarkan segmen pasar yang sesuai sehingga target penjualan akan mudah tercapai dan tidak kalah bersaing dengan kompetitor. Matrik komponen sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada lampiran. Beberapa aktivitas pada sistem informasi tersebut sebagai berikut :
A. Aktivitas Input
Aktifitas input dalam aplikasi dilakukan oleh tim master data. Data yang dimasukkan adalah data produk, data pelanggan, data supplier, dan data transaksi penjualan. Pelaksanaan input data tersebut tentu membutuhkan sumber daya berupa hardware dan jaringan seperti monitor, keyboard, mouse, CPU, wireless, dan LAN. Selain itu, sumber daya berupa software juga dibutuhan oleh sistem. Software yang digunakan input data dikembangkan oleh PT. Coca-Cola Amatil Indonesia sendiri dengan memanfaatkan operating system Windows dan Database Management System (DBMS) seperti Oracle Database. Master data officer sebagai SDM memiliki hak akses ke aplikasi untuk input data berupa data produk, data pelanggan, data supplier, dan data transaksi penjualan. Master data officer juga dibutuhkan untuk menjalankan proses lain seperti proses data cleansing sebelum data tersebut bisa diolah ke proses selanjutnya, yaitu proses penggalian data (data mining).
B. Aktivitas Pemrosesan
Aktivitas proses pengolahan data dalam aplikasi membutuhkan sumber daya hardware dan jaringan berupa network server, monitor, CPU, keyboard. Kebuthan server untuk aktivitas ini juga memerlukan memory minimal 200 GB, media penyimpanan 10 TB, dan CPU 16 core. Selain itu, kebutuhan software untuk pemrosesan data dikembangkan oleh perusahaan dengan memanfaatkan operating system Windows dan Oracle Database. Business Intelligence Specialist dan Database Administrator (DBA) tentunya dibutuhan untuk memonitor apabila terjadi kendala saat pemrosesan data berlangsung.
C. Aktivitas Output
Semua proses yang dilakukan selama aktivitas input dan pengolahan data dilakukan oleh aplikasi dan akan memberikan output berupa report dengan jangka pelaporan tertentu. Pada bagian ini, setiap proses telah menggunakan sistem informasi manajemen. Mesin yang digunakan berupa network server, monitor, keyboard, mouse, CPU, printer. Media yang dibutuhkan adalah jaringan internet, LAN, email, serta kertas untuk mencetak laporan.
Dengan informasi tambahan yang akan dikumpulkan seperti salah satunya demografi pelanggan dan faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Adanya DSS ini tidak hanya memberikan informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi pemasaran namun juga memberikan rekomendasi penentuan model strategi pemasaran yang sesuai dengan kondisi pasar. Meskipun demikian, proses pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manajemen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dengan tetap memperhatikan rekomendasi yang diberikan DSS sehingga tercipta strategi pemasaran yang efektif dan efisien.
Berdasarkan pengamatan kami, data mining yang dilakukan oleh MMSS masih berkisar kepada informasi mengenai produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dan produk pesaing (jumlah penjualan, market share, perbandingan relatif dengan kompetitor dan sejenisnya) namun belum sampai kepada profil demografi konsumen. Informasi profil demografi ini (seperti misalnya usia pembeli produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, estimasi pendapatan pembeli produk) sangat penting terutama dalam penentuan strategi pemasaran. Misalnya, PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dapat menentukan bintang iklan dan jenis iklan serta promosi yang sesuai dengan karakteristik konsumen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dengan data mining mengenai profil usia pembeli.
Informasi mengenai estimasi pendapatan konsumen produk juga dapat membantu PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dalam melakukan analisis pola konsumsi konsumen. Di samping itu, informasi tersebut dapat digunakan untuk penentuan diversifikasi produk (contoh produk minuman dengan kemasan yang lebih kecil) dan menganalisis sensitivitas harga terhadap kuantitas penjualan, terutama apabila ternyata produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia banyak dikonsumsi atau ditargetkan untuk konsumsi individu maupun kelompok individiu dengan pendapatan menengah ke bawah.
Profil konsumen ini dapat diperoleh melalui informasi yang ditangkap oleh distributor, seperti program loyalitas pelanggan untuk Hypermart yang berada di dalam Matahari Grup dengan adanya Matahari Club Card (MCC). Informasi mengenai profil konsumen dan barang yang dibeli kemudian dianalisis untuk mendapatkan korelasi pola konsumsi dan profil demografi pelanggan berdasarkan data input MCC.
Aktivitas Pengendalian
Peranan teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti mampu meringankan aktivitas bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu, efisiensi kegiatan operasional perusahaan dan kinerja perusahaan juga dapat ditingkatkan. Akibatnya perusahaan dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu menghadapi persaingan pasar global. Beberapa keuntungan lain yang diperoleh dari penerapan DSS bagi proses bisnis di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia sebagai berikut.
Mengoptimalkan penentuan tata letak penempatan kulkas di outlet
Perusahaan melakukan investasi miliaran rupiah di kulkas (Cold Drink Equipment) tentunya mengharapkan adanya return yang sepadan atau melebihi nilai investasi tersebut. Optimalisasi penempatan kulkas sudah selayaknya dilakukan agar mudah dijangkau oleh konsumen.
Membantu perusahaan dalam melakukan forecasting.
Proses forecasting pasti memerlukan indikator yang lain seperti tren penjualaan perusahaan dan faktor eksernal seperti tingkat inflasi, suku bunga, dan nilai tukar rupiah.
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan terkait penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, pentingnya peranan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia adalah memberikan kemudahan dalam memproses data atau informasi bagi manajemen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia khususnya marketing dan research and development (R&D). Selain itu, DSS membantu dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan dengan data yang tersedia, serta mampu menyajikan berbagai alternatif. Kemampuan DSS ini dapat dimanfaatkan untuk menyediakan bukti tambahan sebagai penjelasan dalam memperkuat posisi manajemen terhadap penentuan strategi marketing dan produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia di pasar. Penerapan DSS yang dilakukan di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pun dapat meningkatkan produktivitas dan kontrol implementasi dari manajemen.
Penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia memiliki peranan penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan khususnya di divisi marketing. Berbagai manfaat yang dirasakan manajemen diantaranya mendukung program promosi pemasaran, membantu penterasi pasar dan memahami prilaku konsumen, mengoptimalkan penentuan tata letak, dan membantu perusahaan dalam melakukan forecasting. Potensi resiko aplikasi DSS ini terjadi apabila perusahaan sulit mendapatkan data eksternal dari outlet karena data merupakan komponen utama dan vital dalam pemanfaatan DSS ini. Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kerjasama dengan outlet seperti membagi hasil pengolahan data sehingga outlet dapat merasakan manfaat yang sama.
menjaga kerahasiaan informasi terutama yang berisi informasi sensitif yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak saja, apalagi pengirimannya dilakukan melalui jaringan publik. Apabila keamanan data tersebut tidak maksimal maka data tersebut dapat disadap oleh pihak yang tidak berhak.
Sistem keamanan informasi yang lemah dapat memberikan dampak negatif terhadap pencapaian tujuan enterprise atau organisasi secara umum dan tujuan aplikasi DSS secara khusus. Oleh karena itu, penerapan keamanan informasi yang menyeluruh dan terintegrasi sangat diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Penerapan tersebut melindungi organisasi dari risiko yang dapat memberikan kerugian khususnya finansial. Manfaat yang diberikan dapat dirasakan terutama oleh organisasi skala enterprises berbasis TI yang menganggap bahwa keamanan informasi merupakan faktor yang penting. Berdasarkan tujuan dan pengamanan informasi, maka kami perlu mengidentifikasi kerawanan data yang mungkin terjadi didalam penerapan aplikasi DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia.
Struktur PT CCAI
Visi dan Nilai PT CCAI - dikutip dari website PT. CCAI
Visi kami adalah menciptakan berjuta momen kebahagiaan dan peluang sehari-hari -- inilah yang menyatukan tujuan kami, di mana pun kami berada.
BAB 4. PENUTUP 4.1 KESIMPULAN
Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil dengan baik. Supaya dapat berhasil dengan baik maka perusahaan harus melakukan langkah-langkah yang tepat ketika akan mengimplementasikan sistem informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dalam sebuah cara yang sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini tidak menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam perusahaan, namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan kepada hasil yang lebih baik.
Kesimpulan dari uraian hasil dan pembahasan pada makalah ini ialah terdapat beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan dan kegagalan penerapan atau implementasi sistem informasi di suatu perusahaan Beberapa faktor tersebut ialah: keterlibatan pengguna, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan, inkompetisi secara teknologi, dan harapan yang nyata serta faktor-faktor lainnya.
Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang handal, profesional, dan beretika.
Sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusana dalah aspek desain informatika organisasional yang memberikan pengaruh besar dalam berlangsungnya kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan. Keduanya memang memiliki kelebihan dan kekurangan. Tetapi jika kedua hal tersebut diterapkan dengan baik dalam membangun suatu organisasi , maka orgnisasi tersebut kemungkinan besar berjalan lancar dan memberikan efisiensi kepada pengelola. Demikian juga bila pemakaian dan pemilihannya disesuaikan dengan kebutuhan organisasi/perusahaan yang bersangkutan sehingga sangat efektif dalam penggunaan nya.
Pengambilan keputusan merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan perusahaan. Salah mengambil keputusan dapat berakibat pada organisasi yang dapat dirasakan langsung dan mempengaruhi pengambilan keputusan dimasa datang. Pengambilan keputusan merupakan proses identifikasi berbagai alternatif solusi terhadap permasalahan perusahaan.
4.2 SARAN
Pengembangan atau penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan sebaiknya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini dikarenakan, apabila tidak sesuai dengan kebutuhan perusahan akan terjadi ketidakefesienan dan ketidakefektifan informasi, yang akan menyababkan kerugian perusahaan. Agar hal seperti itu terhindar, perusahaan melakukan perencanaan sebaik-baiknya, kemudian menetapkan standar baku atas perencanaan tersebut, perlunya sinergi antara users dan programmer memungkin meminimalisasi kegagalan system.
Motivasi setiap individu dan pemilihan komponen system yang baik juga menjadi dasar penerapan system, tak luput juga dari proses evaluasi secara terus-menerus untuk menciptakan system informasi yang going concern.
1. Sew What? Inc. perlu melakukan berbagai inovasi untuk menyempurnakan website yang dimiliki, seperti memperbaiki desain dan tata letak website agar lebih menarik dan user friendly, memperbanyak layanan bahasa agar menjangkau pelanggan yang lebih luas, dan mengembangkan e-commerce dalam rangka memperkenalkan produk yang lebih terarah dan menginfomasikan jumlah produk yang tersedia. Selain itu, perusahaan dapat menggunakan sarana jejaring sosial, seperti facebook dan twitter untuk meningkatkan pemasarannya.
2. Perusahaan perlu segera mengembangkan sistem informasi yang lebih terintegrasi dalam proses produksi agar didapatkan biaya produksi dan dasar penentuan harga jual yang lebih tepat.
3. Meningkatkan jumlah tenaga pemasaran yang dibekali dengan pengetahuan mengenai teknologi informasi.
4. Perusahaan perlu melakukan evaluasi penerapan teknologi smartphone secara kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif dan up to date kelayakan teknologi tersebut. Hal ini ditujukan untuk memudahkan dalam proses penyempurnaan dan pengembangannya dengan berpatokan kepada prinsip benefit yang didapatkan jauh lebih besar daripada cost yang dikeluarkan. 5. Dalam upaya untuk lebih mengefisiensikan biaya dan waktu yang dikeluarkan, maka perusahaan
yang menggunakan teknologi smartphone dapat mengembangkan beberapa sistem, diantaranya sistem bekerja dari rumah bagi karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di kantor dan sistem inventarisasi perusahaan dengan menggunakan bar kode yang hasilnya langsung dikirimkan melalui jaringan internet.
DAFTAR PUSTAKA
Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.
Kroenke, David M. 1994. Management Information System. McGraw Hill
O’Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA.
O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.
O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.
Windarto, A. 2003. Mantra Baru Investasi Teknologi Informasi. Majalah Swa(sembada). Edisi 23
Ariefiani R. 2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id. [25 Desember 2010]
Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta. O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.
O’Brien JA, Marakas G. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc.
My videos. Featured videos.
http://yogi49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/11/22/tugas-mata-kuliah-sistem-informasi-manajemen- faktor-faktor-yang-mempengaruhi-kegagalan-dan-kesuksesan-dalam-pembangunan-dan-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-perusahaan-yogisyamriadi/
SI-PI, Yohanes Agung .N, Prof. Hapzi Ali, Implementasi Sistem Informasi Dalam Bisnis, Universitas Mercu Buana, 2017
