Analisis Penggunaan Waktu Kerja dan Beba

(1)

Human Resources Management Seminar and Call for Paper

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 293

ANALISIS PENGGUNAAN WAKTU KERJA DAN BEBAN

KERJA KARYAWAN DENGAN PENDEKATAN

SAMPLING PEKERJAAN DI PT X

Syamsul Anwar1, Jasril2

1,2Laboratorium Perancangan Sistem Kerja dan Ergonomi, Program Studi Sistem Produksi Industri,

Akademi Teknologi Industri Padang

Jalan Bungo Pasang, Tabing, Padang, Sumatera Barat 25171 Email: [email protected]

Abstrak

Reformasi birokrasi telah digulirkan oleh Pemerintah pada beberapa waktu lalu menuntut institusi yang bernaung di bawahnya agar dapat menunjukkan kinerja yang tinggi. Perguruan tinggi (PT) X merupakan salah satu institusi pendidikan negeri yang berkomitmen untuk terus meningkatkan kinerjanya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penggunaan waktu kerja dan tingkat beban kerja karyawan di PT X. Kriteria tersebut dapat menjadi tolak ukur dari efisiensi dan efektifitas kerja organisasi.Objek penelitian adalah karyawan yang bekerja pada lima unit kerja di PT X. Penelitian ini menggunakan teknik sampling pekerjaan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap aktivitas karyawan, juga wawancara dengan karyawan dan atasan langsung. Hasil analisis menunjukkan penggunaan waktu kerja karyawan secara rata-rata sudah optimal. Tingkat beban kerja karyawan rata -rata hampir mencapai tingkat yang ideal, akan tetapi masih ada unit kerja yang kelebihan ataupun kekurangan beban kerja. Penelitian ini menyarankan kepada pihak manajemen selaku pengambil kebijakan agar mengalokasikan karyawan sesuai dengan beban kerja unit. Hal ini merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja organisasi.

Kata kunci : penggunaan waktu kerja, beban kerja karyawan, sampling pekerjaan

Abstract

Birocration reform has promoted by the government a few years ago which the program require institution in order to exhibit high performance. PT X is a state educational institution has commitment to continue to improve its performance. The aims of the research are to find out usage of working time and workload level of employees at PT X. The criterias could be indicator of efficiency and effectifiveness of an organization. The object the research are employees that work on five work units of PT X. The research use work sampling technique to achieve the objectives. The collection of data is conducted with direct observation to employees activity, also interview with employees and their supervisors. The result of analysis indicate the usage of working-time averagely reach optimal. The employees workload averagely reach ideal level but there are the work units have over-workload or under-workload. The research suggests to the management as decision maker in order to allocate employees in accordance with the unit workload. This is one way to improve work efficiency and effectiveness of the organization.

(2)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 294 8. Latar Belakang Masalah

Beberapa tahun yang lalu pemerintah telah

menggulirkan program reformasi birokrasi. Diantara

tujuan penting yang hendak dicapai dari program

tersebut adalah menjadikan negara yang memiliki

birokrasi yang bersih, mampu, dan melayani,

meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat,

meningkatkan mutu dari pelaksanaan

kebijakan/program instansi, meningkatkan efisiensi

(biaya dan waktu) dalam pelaksanaan semua segi

tugas organisasi. Reformasi Birokrasi dimulai dari

penataan kelembagaan dan sumberdaya manusia

(SDM) aparatur.

Konsekuensi yang nyata dari reformasi birokrasi

tersebut adalah institusi atau organisasi harus

menunjukkan kinerja yang baik termasuk persoalan

efisiensi dan efektifitas kerja. Pengelolaan organisasi

yang efektif dan efisien dapat dilakukan di seluruh

bidang termasuk bidang pengembangan sumber daya

manusia (SDM).

Perguruan Tinggi (PT) X adalah salah satu

institusi pendidikan negeri yang berada di kota

Padang, Sumatera Barat. PT X terus berupaya

meningkatkan kinerjanya dan memberikan pelayanan

yang optimal bagi pelanggan internalnya yakni

mahasiswa. Diantara tujuan strategis yang hendak

dicapai oleh PT X adalah menciptakan lulusan yang

berkualitas dan berdaya saing. Output yang baik tentu

saja melewati proses yang baik termasuk

mendapatkan pelayanan yang optimal dari karyawan

dan staf pengajar.

PT X sebagai sebuah organisasi memiliki

unit-unit kerja. Tiap unit-unit kerja memiliki karyawan dalam

jumlah tertentu. Dari pengamatan pendahuluan

ditemukan kondisi dimana intensitas tugas atau

pekerjaan tidak selalu tetap akan tetapi berfluktuasi

(kadang tinggi, kadang rendah). Alokasi jumlah

karyawan pada unit kerja akan terkait dengan beban

kerja unit tersebut. Baik efisiensi kerja maupun

kualitas pelayanan akan terkait dengan beban kerja

yang dipikul oleh karyawan. Kondisi beban kerja

yang berlebih walau dianggap efisien (karena sumber

daya digunakan secara optimal) akan bisa

memperburuk kualitas pelayanan. Sebaliknya beban

kerja yang kurang menunjukkan efisiensi kerja yang

rendah.

Selama ini manajemen PT X di dalam

menempatkan atau mengalokasikan karyawan pada

unit-unit kerja tidak melalui analisis yang mendalam.

Akibat dari hal ini adalah beberapa karyawan pada

satu waktu dalam kondisi santai (beban kerja rendah)

sedangkan karyawan di unit kerja lain pada kondisi

sibuk (beban kerja tinggi). Dari suvey awal terhadap

beberapa karyawan diantaranya mengeluhkan beban

tugas yang banyak. Jika kondisi ini tidak diperbaiki

segera akan memberikan efek sosiologis maupun

psikologis yang tidak baik bagi karyawan dan terdapat

perbedaan kualitas pelayanan antar unit kerja. Secara

keseluruhan sumber daya organisasi tidak

diberdayakan secara optimal.

Untuk itulah penelitian ini dilakukan untuk

mengetahui penggunaan waktu kerja dan beban kerja

karyawan di unit kerja PT X. Melalui pengukuran

beban kerja nantinya karyawan dapat bekerja optimal

sesuai kemampuan atau kapasitasnya. Pada sisi lain

pihak manajemen akan dapat memanfaatkan

informasi dari penelitian ini di dalam menggunakan

dan mengalokasikan sumber daya manusia secara

(3)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 295 Penelitian-penelitian terdahulu yang mengkaji tentang

penggunaan waktu kerja dan beban kerja

antara lain ; (Gustomo, 2006) di perusahaan

transportasi, (Kiayi, 2010) di perusahaan

industri agro, (Hutagalung, 2013) di

perusahaan pertambangan, (Singgih, 2010) di

perusahaan percetakan. (Agustinus, 2007),

(Novera, 2010) dan (Arsi, 2012) di instansi

perguruan tinggi. Setiap organisasi pasti

memiliki karakteristik yang unik sehingga

dari studi empiris yang dilakukan di PT X ini

diharapkan akan menambah kontribusi ilmiah

pada bidang penerapan analisis pekerjaan

khususnya beban kerja.

9. Landasan Teori

2.1 Perencanaan Sumber Daya Manusia

Fokus perhatian dari perencanaan sumber daya

manusia (SDM) ialah langkah-langkah tertentu yang

diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa

bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk

menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan

pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.(Siagian,

2009) Perencanaan sumber daya manusia merupakan

proses pengambilan keputusan dalam menyewa dan

menempatkan staf dalam perusahaan.

(Mangkuprawira, 2003). Manfaat perencanaan SDM

antara lain organisasi dapat memanfaatkan SDM

yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik,

melalui perencanaan SDM yang matang maka

produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat

ditingkatkan , perencanaan SDM berkaitan dengan

penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa

depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya

untuk mengisi berbagai jabatan dan

menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.

(Siagian, 2009)

2.2 Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan usaha yang sistematik dalam

mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan

semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu

organisasi. (Siagian, 2009)

Analisis pekerjaan atau jabatan dilakukan sebab

informasi tersebut dapat menjadi landasan untuk

mencocokkan pekerjaan dengan petugas, untuk

mengetahui beban kerja yang dilakukan, untuk

mengetahui kemungkinan berbagai hambatan yang

ditemui para pelaksana, dan menjadi landasan dalam

pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM dalam

upaya memenuhi fungsinya. (Hariandja, 2002).

2.3 Beban Kerja

Beban kerja menunjukkan intensitas suatu tugas

atau pekerjaan. Perubahan beban kerja akan cendrung

merubah tingkatan tekanan (stress), tepatnya

mempengaruhi kinerja karyawan. (Shah, 2011).

Beban kerja merupakan konsekuensi dari pelaksanaan

aktivitas yang diberikan kepada seseorang/ pekerja.

(Simanjuntak, 2010). Beban kerja merujuk kepada

parameter waktu, artinya adalah persentase

penggunaan waktu kerja efektif yang digunakan

pekerja selama jam kerjanya. Beban kerja merupakan

faktor penting dalam menetapkan kebijakan MSDM

di dalam sistem, misalnya perencanaan kebutuhan

karyawan. (Niebel,2002).Beban kerja tidak hanya

menghitung waktu untuk kerja produktif tetapi juga

termasuk aspek manusia seperti kelelahan, kebutuhan

pribadi, dan hambatan yang tidak bisa dihindari.

Faktor ini dinamakan allowance. (Barnes, 1980).

Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan

(4)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 296 sesuai standar. Kedua, beban kerja yang terlalu tinggi

(over capacity). Ketiga, beban kerja yang terlalu

rendah (under capacity). Beban kerja yang terlalu

berat atau ringan akan berdampak terjadinya

inefisiensi kerja. Beban kerja yang terlalu ringan

berarti terjadi kelebihan tenaga kerja. Kelebihan ini

menyebabkan organisasi harus menggaji jumlah

karyawan lebih banyak dengan produktifitas yang

sama sehingga terjadi inefisiensi biaya. Sebaliknya,

jika terjadi kekurangan tenaga kerja atau banyaknya

pekerjaan dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan

sedikit, dapat menyebabkan keletihan fisik maupun

psikologis bagi karyawan. Akhirnya karyawan pun

menjadi tidak produktif karena terlalu lelah.

2.4 Sampling Kerja

Samping pekerjaan adalah metode untuk

mengukur dan mencatat aktivitas pekerjaan secara

random dengan interval waktu tertentu terhadap

pekerja. (Gustomo, 2007). Sampling pekerjaan

merupakan pengukuran kerja langsung di tempat kerja

yang diteliti. (Sutalaksana, 2005). Sampling pekerjaan

adalah suatu aktivitas pengukuran kerja untuk melihat

proporsi kegiatan tidak produktif yang terjadi (ratio

delay study). Frekuensi pengamatan tergantung pada

jumlah pengamatan yang diperlukan dan waktu yang

tersedia untuk pengumpulan data yang direncanakan.

(Wignosoebroto, 2003) (Barnes, 1980)

Ada tiga kegunaan utama dari sampling kerja.

Pertama, activity and delay sampling, yaitu untuk

mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari

seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur

persentase seseorang bekerja dan persentase

seseorang tidak bekerja. Kedua, performance

sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang

digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak

digunakan untuk bekerja. Ketiga, Work measurement,

untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan.

(Barnes, 1980)

3 Metodologi Penelitian

Penelitian ini berbentuk deskriptif survey dengan

analisis kuantitatif. Penelitian tidak dilakukan terhadap

seluruh objek yang diteliti, hanya mengambil sebagian dari

populasi tersebut (sampel). Penelitian dilakukan di kampus

Perguruan Tinggi X yang berlokasi di Padang, Sumatera

Barat. Objek dari penelitian ini adalah karyawan yang

bekerja di lima unit kerja dengan inisial unit kerja A, B, C,

D, dan E.

Unit-unit tersebut dipilih menjadi objek penelitian

karena intensitas pelayanan terhadap mahasiswa yang

relatif lebih tinggi dibanding unit lain. Waktu penelitian ini

berlangsung dari bulan April s/d September 2013. Variabel

dalam penelitian ini adalah aktivitas (waktu kerja).

Pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung

dan wawancara. Pendekatan yang digunakan yaitu teknik

sampling pekerjaan. Prosedur penerapan sampling

pekerjaan mengikuti langkah-langkah berikut : (Barnes,

1980)

a. Mengidentifikasi pekerjaan (objek) yang akan

diamati

b. Membagi pekerjaan ke dalam beberapa elemen

pekerjaan (aktivitas). Elemen pekerjaan bersifat

mutually exclusive dan exhaustive.

c. Merancang form pengamatan

d. Menetapkan jumlah pengamatan per hari lalu

membuat jadwal pengamatan berdasarkan bilangan

acak.

e. Mencatat data dengan pengamatan langsung

(5)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 297 data dan kecukupan data) terhadap data yang

diperoleh. Untuk uji keseragaman menggunakan

tingkat kepercayaan 99% dan tingkat ketelitian 5%

dengan formula sebagai berikut : (Wigjnosoebroto,

1995) (Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013)

BKB = p - 3.√p (1 – p) /n BKA = p + 3.√p (1 – p) /n

Keterangan :

p = persentase produktif rata-rata

n = rata-rata jumlah pengamatan per hari

BKB = batas kontrol bawah

BKA = batas kontrol atas

Untuk uji kecukupan data menggunakan tingkat

kepercayaan 95% dan tingkat ketelitian 10%

dengan formula sebagai berikut : (Wigjnosoebroto,

1995) (Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013)

N’ = 400 (1 – p) / p

Keterangan :

p = persentase produktif rata-rata N’ = jumlah data yang dibutuhkan.

Selanjutnya hasil sampling kerja digunakan untuk

mengestimasi beban kerja dengan langkah berikut :

(Gustomo, 2006), (Hutagalung, 2013)

a. Menghitung Beban kerja 1 minggu

BKn (1 minggu) = p x r

Keterangan :

BKn = beban kerja normal

p = persentase produktif rata-rata

r = rating factor

b. Menghitung Beban kerja 1 bulan

BKn (1 bulan) = BKn (1 minggu) x {(K1 x a)

+ (K2 x b)+ (K3 x c)}

Keterangan :

k1 = faktor konversi untuk beban kerja tinggi k2 =

faktor konversi untuk beban kerja k3 =

faktor konversi untuk beban kerja rendah,

a = persentase beban tinggi di dalam 1 bulan

b = persentase beban sedang di dalam 1 bulan

c = persentase beban rendah di dalam 1 bulan.

c. Menghitung Beban kerja normal 1 tahun

BKn (1 tahun) = BKn (1 bulan) x {(K4 x q)

+ (K5 x r)+ (K6 x s)}

Keterangan :

k4 = faktor konversi untuk bulan dengan beban

kerja tinggi,

kerja sedang,

kerja rendah,

q = persentase beban kerja tinggi dalam 1 tahun,

r = persentase beban kerja sedang dalam 1 tahun ,

s = persentase beban kerja rendah dalam 1 tahun.

d. Menghitung Beban kerja standar 1 tahun

(6)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 298 Keterangan :

Bki = Beban kerja per tahun untuk karyawan, L

= nilai kelonggaran (allowance).

4 Hasil dan Pembahasan

Pada awalnya jumlah karyawan yang menjadi target

untuk objek penelitian ini adalah 10 orang. Namun pada

saat pengumpulan data, 2 orang karyawan diantaranya

sedang berhalangan atau cuti dalam waktu yang lama

sehingga jumlah karyawan yang menjadi objek sebanyak 8

orang. Dimana unit kerja A berjumlah 1 orang, unit kerja B

berjumlah 2 orang, unit kerja C berjumlah 2 orang, unit

kerja D berjumlah 1 orang, dan unit kerja E berjumlah 2

orang. Jumlah dan jadwal pengamatan per hari ditetapkan

mengikuti langkahsebagai berikut. Pertama, jam kerja

adalah 7,5 jam atau 450 menit per hari dibagi dengan

interval waktu 3 menit sehingga didapatkan jumlah

pengamatan maksimum yaitu 150 kali per hari. Kedua,

diambil jumlah sampel sebesar 2/3 dari jumlah pengamatan

maksimum 150 sehingga didapatkan 100 kali pengamatan

per hari. Ketiga, mengambil bilangan secara acak sebanyak

100 buah dengan sistem lot dari 150 bilangan yang

disediakan, dimana hal ini dilakukan secara manual.

Keempat, 100 bilangan acak yang didapat selanjutnya

diurutkan dari yang terkecil hingga yang terbesar. Kelima,

menetapkan jam pengamatan berdasarkan bilangan acak

yang didapat dengan kelipatan minimum sebesar 3 menit.

Sebagai contoh dapat dilihat Tabel 1 berikut.

Tabel 1. Penetapan jadwal pengamatan

No Urutan Jam

1 1 7:33

2 3 7:39

3 4 7:42

4 6 7:48

5 7 7:51

.. .. ..

s.d s.d s.d

.. .. ..

100 150 16:30

Sumber : data yang diolah (2013)

Pengamatan sampling pekerjaan dilakukan untuk

mengamati aktivitas karyawan sehari-hari yang berada di

unit kerja. Untuk tugas pengamatan dibantu oleh

mahasiswa dimana untuk setiap unit kerja diamati oleh satu

orang petugas pada suatu waktu. Form pengamatan

membagi jenis aktivitas karyawan yang mungkin

dilakukan seperti dapat dilihat pada Tabel 2 berikut.

Tabel 2. Pembagian aktivitas karyawan

No Aktivitas

1 Melayani mahasiswa

2

Menggunakan komputer untuk suatu tugas

3 Menangani dokumen/berkas/buku 4 Tugas-tugas lainnya

5 Personal need&unavoidable delay

6

Aktivitas yg tidak terkait dg tugas, idle

Aktivitas nomor 1 sampai dengan 4 merupakan

aktivitas produktif sedangkan aktivitas 5 dan 6 termasuk

non-produktif. Pengamatan sampling pekerjaan ini

dilakukan terhadap kelima unit kerja dengan jumlah hari

minimum 5 hari dan maksimum 7 hari dan dilakukan

secara berturut-berturut pada bulan September tahun 2013.

Rekapitulasi data hasil pengamatan dapat dilihat pada

(7)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 299 Tabel 3. Rekapitulasi hasil pengamatan

sampling pekerjaan

UK - Aktivitas

∑p ∑np Tot.

Kary. 1 2 3 4 5 6

A-1 86 196 81 54 35 48 417 83 500 B-1 48 57 88 96 76 235 289 311 600 B-2 86 135 151 81 26 88 453 114 567 C-1 239 26 67 80 50 38 412 88 500 C-2 81 166 94 43 38 78 384 116 500 D-1 123 76 150 82 50 19 431 69 500 E-1 88 33 68 91 83 137 280 220 500 E-2 81 29 40 81 76 193 231 269 500

UK = unit kerja, Kary. = karyawan, ∑p = jumlah aktivitas produktif, ∑np = jumlah aktivitas non-produktif, Tot. = total

Sumber : observasi (2013)

Jumlah hari pengamatan untuk unit kerja B

karyawan-1 dan karyawan-2 (atau Bkaryawan-1 dan B2) lebih banyak

dibanding unit kerja lain. Hal ini dilakukan untuk

memenuhi uji statistik ; keseragaman dan kecukupan data.

Rangkuman hasil uji statistik untuk semua unit kerja

dan karyawan dapat dilihat pada Tabel 4 berikut.

Tabel 4. Rekapitulasi hasil uji statistik

UK - Jumlah Uji statistik karyawan observasi I II

A-1 500 seragam cukup

B-1 600 seragam cukup

B-2 567 seragam cukup

C-1 500 seragam cukup

C-2 500 seragam cukup

D-1 500 seragam cukup

E-1 500 seragam cukup

E-2 500 seragam cukup

UK = unit kerja

Untuk uji keseragaman pada tingkat kepercayaan

99% dan tingkat ketelitian 5 % dapat dicontohkan pada unit

kerja A karyawan-1 (atau A-1) didapat p = 0,83, BKB =

0,72, dan BKA = 0,95, p1 = 0,80 ; p2 = 0,88 ; p3 = 0,93 ; p4 =

0,76 ; dan p5 = 0,80. Kesemua nilai persentase produktif

hari ke-1 (p1) sampai ke-5 (p5) berada dalam batas kontrol

atas (BKA) dan batas kontrol bawah (BKB). Secara

keseluruhan semua data hasil observasi sudah seragam atau

berasal dari sistem sebab yang sama.

Untuk uji kecukupan data pada tingkat kepercayaan

95 % dan tingkat ketelitian 10 % dapat dicontohkan pada

unit kerja A karyawan - 1 (A-1) dimana didapatkan jumlah data yang dibutuhkan (N’ = 80) adalah yang lebih kecil dari jumlah data yang telah diambil (N = 500). Hal ini

berarti jumlah data sudah mencukupi secara statistik. Dari

kedua uji ini dapat disimpulkan bahwa dari data sampel

bisa dianggap mewakili populasi (keadaan yang

sebenarnya).

Nilai persentase produktif yang didapat belum bisa

merepresentasikan penggunaan waktu kerja efektif

karyawan karena belum memperhitungkan perbedaan

beban kerja mingguan maupun bulanan. Untuk itu

selanjutnya dari nilai persentase produktif rata-rata (p)

(8)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 300 Konversi nilai p menjadi nilai beban kerja tersebut dengan

memasukkan nilai rating factor (r). Dari pengamatan

dilapangan ditemukan tingkat kemampuan karyawan relatif

sama sehingga nilai r = 1. Oleh karena itu nilai p sama

dengan nilai BKn (1 minggu).

Hasil wawancara dengan karyawan terkait dan

dengan atasan langsungnya (kepala unit) didapat bahwa

tingkat beban kerja tidak bisa dibedakan setiap minggu

maka nilai BKn (1 minggu) diasumsikan sama dengan

BKn (1 bulan). Akan tetapi intensitas beban kerja

(kesibukan) setiap bulan dalam setahun berbeda-beda. Oleh

karena itu untuk menghitung BKn (1 tahun) maka perlu

dikalikan dengan nilai faktor konversi dan nilai persentase

(bobot). Untuk contoh dapat dilihat pada Tabel 5 berikut.

Tabel 5. Beban kerja bulanan unit kerja A

Bulan Beban Kerja

rendah Sedang tinggi

Januari 1

Februari 1

Maret 1

April 1

Mei 1

Juni 1

Juli 1

Agustus 1

September 1

Oktober 1

Nopember 1

Desember 1

persentase 0,00 0,58 0,42 Sumber : hasil wawancara (2013)

Dari Tabel 5 dapat dilihat bahwa ada 5 bulan dalam 1

tahun yang memiliki intensitas beban kerja relatif tinggi.

Misalnya pada bulan Maret merupakan awal semester

genap dimana tugas-tugas karyawan lebih banyak

dibanding bulan sebelumnya seperti menyiapkan

administasi perkuliahan termasuk ; input Kartu Rencana

Studi (KRS) mahasiswa, membuat jadwal kuliah,

menyiapkan absen dosen dan mahasiswa, dan lain

sebagainya. Dari bulan Maret hingga April juga karyawan

ditugaskan melayani mahasiswa yang mau melaksanakan

Kuliah Kerja Praktek (KKP) ke perusahaan-perusahaan

termasuk ; surat-menyurat dan mendata. Pada bulan Juli

dan Agustus adalah saatnya tugas melayani mahasiswa

yang mau melaksanakan seminar termasuk ;

surat-menyurat dan dokumen kelengkapan seminar. Bulan

September adalah awal perkuliahan semester ganjil.

Sedangkan bulan-bulan lainya relatif normal.

Untuk nilai konversi dan persentase beban kerja untuk

tiap unit kerja dapat dilihat Tabel 6 berikut.

Tabel 6. Nilai Persentase beban kerja dan nilai

konversi tiap unit kerja

Unit Persentase

Kerja rendah sedang Tinggi

A 0,00 0,58 0,42

B 0,00 0,50 0,50

C 0,00 0,67 0,33

D 0,00 0,58 0,42

E 0,25 0,58 0,17

Konversi 0,5 1 1,5

Sumber : hasil wawancara (2013)

Dari hasil wawancara dengan karyawan dan kepala

unit didapatkan nilai konversi untuk beban kerja rendah,

sedang, dan tinggi dengan rasio 0,5 : 1 : 1,5.

Kemudian untuk mencari Beban Kerja standar (BKs

1 tahun) maka perlu memasukkan waktu longgar

(allowance) bagi karyawan untuk melakukan kebutuhan

pribadi (personal needs) dan waktu yang hilang disebabkan

(9)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 301 Pemberian nilai allowance ini berdasarkan panduan

(Sutalaksana, 2005) seperti pada Tabel 7 berikut.

Tabel 7. Kriteria nilai allowance

Faktor kategori nilai

Tenaga dapat diabaikan 0,02

sikap kerja duduk 0,01

temperatur normal 0,02

atmosfer baik 0

lingkungan bersih, sehat 0

kebutuhan pribadi 0,02

hal-hal yang tidak bisa dihindari 0,03

total allowance 0,16

Sumber : Sutalaksana (2005) data yang diolah (2013)

Total nilai allowance diberikan sebesar 0,16 atau 16

% dan diasumsikan sama untuk semua karyawan yang

termasuk objek penelitian. Hal ini didasarkan kepada

aktivitas karyawan dan kondisi lingkungan kerja yang

relatif sama.

Adapun rekapitulasi beban kerja karyawan dengan

sampling kerja dapat dilihat pada Tabel 8 berikut ini.

Tabel 8. Beban kerja normal dan beban kerja

Standar karyawan

Dari Tabel 8 di atas penggunaan waktu kerja efektif

karyawan direpresentasikan oleh beban kerja normal (1

tahun) dengan rata-rata sebesar 0,81 atau 81%. Nilai ini

termasuk kategori optimal (Novera, 2010). Akan tetapi

dijumpai variasi nilai yang tajam seperti unit kerja E

karyawan-2 (atau E-2) memiliki persentase terendah 44%,

sedangkan unit kerja D karyawan-1 (atau D-1) memiliki

persentase tertinggi 104%. Beban kerja normal ini belum

memasukkan tambahan faktor allowance.

Selanjutnya Tabel 8 juga menampilkan hasil

perhitungan beban kerja standar (1 tahun) yang telah

memasukkan faktor allowance. Dari hasil perhitungan

didapatkan unit kerja A nilai beban kerja standar (BKs)

adalah 1,14. Unit kerja A hanya memiliki 1 orang

karyawan, sehingga diusulkan perlu menambah 1 orang

lagi karyawan terutama pada periode-periode sibuk di unit

kerja A. Untuk unit kerja B nilai BKs adalah (0,68 + 1,13 =

1,81). Unit kerja B memiliki 2 orang karyawan sehingga

rata-rata BKs per karyawan adalah 0,90. Nilai ini hampir

mencapai nilai ideal 1 sehingga tidak perlu menambah

karyawan di unit kerja B. Untuk unit kerja C nilai BKs

adalah (1,09 + 1,01 = 2,1) . Unit kerja C memiliki 2 orang

karyawan sehingga rata-rata BKs per karyawan adalah

1,05. Nilai ini hampir mencapai nilai ideal 1 sehingga tidak

perlu menambah karyawan di unit kerja C. Untuk unit kerja

D nilai BKs adalah 1,18. Unit kerja D memiliki 2 orang

karyawan sehingga rata-rata BKs per karyawan adalah

0,59. Nilai ini belum ideal atau optimal sehingga tidak

perlu menambah karyawan di unit kerja D. Untuk unit

(10)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 302 memiliki 3 orang karyawan sehingga rata-rata BKs per

karyawan adalah 0,37. Nilai ini jauh dari ideal sehingga

diusulkan untuk mengurangi 1 orang karyawan di unit

kerja E.

5 Simpulan

Penelitian ini telah mengukur tingkat penggunaan

waktu kerja dan beban kerja karyawan di PT X. Secara

keseluruhan rata-rata penggunaan waktu kerja karyawan

sebesar 81% yang sudah mencapai nilai optimal. Beban

kerja rata-rata karyawan sebesar 0,92 yang hampir

mencapai nilai ideal 1. Unit kerja A diusulkan untuk

ditambah sebanyak 1 orang karyawan sedangkan unit kerja

E diusulkan untuk dikurangi 1 orang karyawan.

Pemindahan karyawan dari unit E ke unit A akan membuat

tingkat beban kerja antar unit kerja akan menjadi lebih

seimbang. Tingkat beban kerja karyawan dapat berubah

suatu waktu, misalnya terjadi perubahan deskripsi kerja

ataupun terjadi peningkatan dan penurunan jumlah

mahasiswa yang cukup signifikan. Untuk itu tingkat beban

kerja perlu dievaluasi secara periodik.

6 Saran

Hasil penelitian ini memberikan informasi yang

berharga kepada manajemen PT X sebagai landasan

pertimbangan dalam merekrut dan mengalokasikan

karyawan di unit-unit kerja. Penelitian ini bisa

dikembangkan lebih lanjut misalnya dengan menambahkan

metode pengukuran beban kerja lainnya sebagai

perbandingan, dan kemungkinan memasukkan faktor

kompetensi karyawan terhadap bidang tugasnya.

Daftar Pustaka

Agustinus, Roy, dkk. 2007. Work Sampling Comparative

Among Conventional Selft Assessment and

Continuous Monitoring Methods to Measure

Proportion of Non Productive Activities.

International Seminar on Industrial Engineering and Management.

Arsi, Raras M., dkk. 2012. Analisis Beban Kerja untuk

Menentukan Jumlah Optimal Karyawan dan

Pemetaan Kempetensi Karyawan Berdasarkan pada

Job Description (Studi Kasus : Jurusan Teknik

Industri ITS Surabaya). Jurnal Teknik ITSVol. 1, No. 1

Barnes, Ralph M. 1980. Motion and Time Study : Design

and Measurement of Work, New York : John

Wiley & Sons.

Gustomo, Aurik. dkk. 2006. Workload Measurement Using

Diary Sampling Method for Human Resource

Requirement Planning : Case Study at PT Jasa

Marga (Persero). International Conferences on Technology and Operation Management

Hariandja, Marihot Tua Efendi 2002. Manajemen

Sumber Daya Manusia, Jakarta : PT Garisindo

Hutagalung, Renny, dkk. 2012. Workload Analysis for

Planning Needs of Employees in the Corporate

Administration Unit PT Timah (Persero) TBK. The Indonesian Journal of Business AdministrationVol. 2, No. 19, hal 2290-2297. Kiayi, Syamsir Djafar. 2010. Analisis Perancangan Waktu

Kerja dengan Menggunakan Metode Work

Sampling (Studi Kasus di Kawasan Industri Agro

(11)

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Semarang Page | 303 Mangkuprawira, S. 2003. Manajemen Sumber Daya

Manusia Strategik. Jakarta : PT. Ghalia

Indonesia

Niebel, B, et al. 2002. Methods, Standards, and Work

Design. New York : John-Wiley & Sons.

Novera, Windri. 2010. Analisis Beban Kerja dan

Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi

Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit

Tata Usaha Departement Pada Institut Pertanian

Bogor). Skripsi. Departemen Manajemen IPB. Shah, Syed Saad Hussain, et al. 2011. Workload and

Performance of Employees. Interdisciplinary Journal of Contemporary Research in BusinessVol. 3, No. 5.

Siagian, Sondang P. 2009. Manajemen Sumber Daya

Manusia, Jakarta : PT Bumi Aksara

Simanjuntak, Risma Adelina. 2010. Analisis Beban Kerja

Mental dengan Metoda NASA-Task Load Index.

Jurnal Teknologi TechnoscienticaVol. 3, No. 1. Singgih, Moses L. dkk. 2010. Analisis Beban Kerja

Karyawan pada Departemen Umum dan Logistik

dengan Metode Work Load Analysis di Perusahaan

Percetakan. Available :

http://www.its.ac.id/personal/file/pub/3829-moses-ie.2010/. diakses pada 28 April 2013

Sutalaksana, Iftikar Z.. 2005. Teknik Perancangan Sistem

Kerja, Bandung : Departemen Teknik Industri ITB.

Wignosoebroto, Sritomo. 1995. Ergonomi Studi Gerak

dan Waktu, Surabaya : Penerbit Gunawidya.

Acknowledgement

Penulis mengucapkan terimakasih kepada ; (1)

Lembaga Penelitian ATIP atas pemberian dana Hibah

Penelitian tahun 2013, (2) Para responden yang

berpartisipasi dalam penelitian ini, (3) mahasiswa/i yang

membantu dalam pengumpulan data melalui pengamatan.

BIOGRAFI PENULIS

Syamsul Anwar adalah staf pengajar di Akademi Teknologi Industri Padang (ATIP) pada Program Studi Sistem Produksi Industri dan Manajemen Industri. Gelar Sarjana Teknik didapatkan dari Sekolah Tinggi Teknologi Industri (STTIND) Padang pada tahun 2008, sedangkan gelar Magister Sains Ekonomi didapatkan dari Universitas Indonesia pada tahun 2012. Fokus pengajaran dan penelitian pada bidang ergonomi dan perancangan sistem kerja, riset operasional, ekonomi dan kebijakan industri. Informasi lebih lanjut penulis dapat dihubungi di nomor hp. 0813-74096777 dan 0838-95370919, email

: [email protected] dan

[email protected]