RANCANG BANGUN E-RECRUITMENT KARYAWAN
(STUDI KASUS: CV. BARBEKU YASMIN SARANA BAHAGIA)
Mochammad Zulkarnain1 , Qurrotul Aini2, Meinarini Catur Utami3
1,2,3
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
1muzulthieka@ymail.com
, 2atafamily@yahoo.com, 3meinarini@yahoo.com
Abstrak
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia merupakan salah satu unit andalan Yasmin yang bergerak di bidang penjualan barang-barang bekas. CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia telah menggunakan website untuk memasarkan penjualan lebih luas lagi. Namun, berdasarkan observasi, perekrutan karyawan perusahaan hanya dilakukan dengan memasang iklan lowongan pekerjaan di media cetak sebagai sarana perekrutan karyawan baru alias bersifat manual. Hal ini membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses perekrutan bila dibandingkan secara online. Penulis berkeinginian membuat aplikasi perekrutan secara online dimana rancang bangun E-Recruitment karyawan ini menggunakan Metode RAD (Rapid Application Development) dan tools UML (Unified Modeling Language) dengan bantuan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Skripsi ini menghasilkan sebuah aplikasi e-recruitment sebagai sebuah inovasi perekrutan berbasis web dapat membantu pelamar dalam memperoleh informasi lowongan pekerjaan dan apply lowongan pekerjaan dan staff serta pihak manajerial dalam pelaksaan kegiatan rekrutmen karyawan. E-recruitment Karyawan yang dibuat dapat meningkatkan kinerja dari SDM.
Kata kunci : E-Recruitment, RAD, UML
1. Pendahuluan
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia merupakan salah satu unit andalan Yasmin yang bergerak di bidang penjualan barang-barang bekas. CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia telah menggunakan fasilitas internet yaitu website untuk memasarkan penjualan lebih luas lagi. Namun, berdasarkan observasi perekrutan karyawan perusahaan hanya dilakukan dengan memasang iklan lowongan pekerjaan di media cetak sebagai sarana perekrutan karyawan baru. Karena pelamar yang melamar ke perusahaan setiap tahun makin bertambah seperti data dibawah ini, maka perusahaan dalam hal ini bagian SDM (Sumber Daya Manusia) mengalami kesulitan dalam memonitor pelamar pekerjaan dan akan sangat rentan dalam ketepatan data pelamar dengan posisi yang ditempatinya kelak. Maka dari itu e-recruitment menjadi sangat diperlukan dalam perusahaan. Karena dengan e-recruitment perusahaan dapat meringkas waktu perekrutan karyawan dari satu minggu menggunakan media cetak menjadi satu hari.
E-recruitment adalah cara menggunakan teknologi informasi (TI) untuk melakukan, mempercepat atau meningkatkan proses rekrutmen
(Tong & Sivanand, 2005). E-recruitment juga merupakan e-bisnis sistem organisasi yang menggunakan teknologi berbasis web untuk manajemen sumber daya manusia praktik dan kebijakan (Ruel dkk, 2007). Mathis dan Jackson (2010) mengakui bahwa dari semua sumber daya tersedia bagi organisasi, manusia adalah perekat yang memegang atau mengikat sumber daya lainnya. Dalam dunia usaha, inovasi dan keunggulan teknologi merupakan komponen penting dalam strategi bersaing, (Ellitan & Anatan, 2008). Penggunaan berbagai teknologi terkomputerisasi tersebut akan dapat membantu perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan tepat, sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja berbagai proses rekrutmen yang berjalan didalam perusahaan. Sistem ini nantinya dibutuhkan untuk dapat memberikan kemudahan bagi para karyawan pada Divisi SDM yang terkait dalam proses perekrutan dan juga untuk para pelamar (applicant). Praktik-praktik pengelolaan sumber daya manusia sangat diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu membangun sumber daya manusia yang kompeten (Ellitan & Anatan, 2008).
berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini yang dilakukan oleh perusahaan (Simamora, 2004). Keputusan-keputusan yang diambil mengenai perekrutan sangat menentukan. Tidak hanya jenis dan jumlah pelamar, tetapi juga seberapa sulit dan berhasilnya usaha-usaha perekrutan tersebut. Proses rekrutmen sangat penting karena kualitas SDM dalam perusahaan tergantung pada kualitas proses rekrutmennya (Ardana dkk, 2011). Untuk mencapai tujuan perusahaan itu salah satu proses yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan adalah merekrut karyawan yang berkompenten sesuai dengan bidang keahliannya. Salah satu cara untuk mempermudah proses rekrutmen karyawan tersebut adalah dengan menerapkan aplikasi e–recruitment dalam perusahaan.
Maka daripada itu untuk mempermudah perekrutan karyawannya, maka CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia bermaksud mengembangkan website-nya dengan menambahkan fasilitas e–recruitment. Maksud dari penerapan fasilitas e–recruitment ini adalah untuk memudahkan perekrutan karyawan barunya secara online.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan, Mc Leod (2008: 10).
2.2 Rekrutmen
Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapatkan calon karyawan yang diinginkan atau kualified sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada, Rivai (2006: 160).
2.3 E-Recruitment
E-recruitment adalah cara menggunakan teknologi informasi (TI) untuk melakukan, mempercepat atau meningkatkan proses rekrutmen (Tong & Sivanand, 2005). Menurut Compare Infobase (2009) e-recruitment adalah penggunaan teknologi atau jaringan web berdasarkan perangkat untuk membantu proses perekrutan. Menurut Ramdhani (2011) e-recruitment adalah metode yang dilakukan untuk menjaring kandidat melalui internet. Melalui e-recruitment proses rekrutmen akan menjadi lebih efisien dan lebih kompetitif.
2.4 Konsep Dasar Metode Rapid Application
Developent (RAD)
RAD adalah sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang
pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final,
Whitten (2004: 452).
Menurut McLeod (2008: 206) ada lima tahap pengembangan sistem RAD, yaitu:
1. Investigasi Awal
Mempelajari tentang organisasi dengan masalah sistemnya, mendefinisikan tujuan, hambatan, risiko, dan ruang lingkup sistem baru, mengevaluasi proyek maupun kelayakan sistem, melakukan sub-divisi sistem menjadi komponen-komponen besar dan mendapatkan umpan balik pengguna.
2. Analysis
Menganalisis persyaratan fungsional pengguna untuk masing-masing modul sistem dengan menggunakan berbagai macam teknik pengumpulan informasi dan kemudian mendokumentasikan temuan-temuannya dalam bentuk model-model proses, data, dan objek. Terdapat tiga tahapan analisis sistem pada alur pengembangan sistem RAD, yaitu:
a. Problem Analysis, mempelajari sistem yang ada atau sistem berjalan dengan pemahaman akan masalah-masalah pengembangan sistem.
b. Requirement Analysis, mendefinisikan dan memprioritaskan persyaratan-persyaratan bisnis.
c. Decision Analysis, menghasilkan arsitektur aplikasi untuk solusi yang disetujui.
d. Design
Merancang komponen dan antarmuka dengan sistem-sistem lain untuk setiap modul sistem yang baru dan kemudian mendokumentasikan desain dengan menggunakan berbagai jenis teknik pemodelan.
3. Konstruksi Awal
Membuat dan menguji piranti lunak dan data untuk setiap modul sistem dan mendapatkan umpan balik dari pengguna. Untuk setiap modul yang tidak menerima persetujuan dari pengguna, tahap-tahap analisis, desain dan konstruksi awal akan diulang kembali.
4. Konstruksi Akhir
Piranti lunak modul diintegrasikan untuk membentuk sistem yang lengkap, yang diuji bersama-sama dengan datanya.
5. Testing dan Implementasi Sistem
Komponen-komponen sistem dipasang, dan dilakukan uji penerimaan pengguna. Penerimaan oleh pengguna akan menjadi tanda persetujuan untuk melanjutkan ke tahap serah terima.
3. METODOLOGI PENELEITIAN
1.1 Metode Pengumpulan Data
1.2 Metode Pengembangan Sistem
Dalam siklus RAD, terdapat beberapa tahapan, yang terdiri dari:
1. Investigasi Awal 2. Analisis
3. Desain
4. Testing dan Implementasi
Tujuan
Gambar 1. Sistematika Penelitian
4. Keterangan Tabel dan Gambar
4.1 Investigasi Awal
Lembaga YASMIN diarahkan menjadi lembaga nirlaba yang identik dengan social enterprise atau kewirausahaan sosial. Berbagai unit usaha dibangun dengan tujuan memperolah keuntungan untuk membiayai program-program sosial. Melalui unit usaha ini, diharapkan kemandirian lembaga YASMIN dalam menyediakan dana dapat terpenuhi. CV. Barbeku Sarana Bahagia merupakan unit usaha andalan. Bukan tanpa alasan ketika yasmin menjatuhkan pilihan pada usaha barang bekas.
CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia didirikan pada tahun 2010 berdasarkan SK. No. No. 6 Tanggal 25 Mei 2010.
4.2 Analisis Sistem Berjalan
Perekrutan karyawan yang berjalan pada CV. Barbeku Yasmin Sarana Bahagia masih menggunakan sistem manual, yaitu pelamar datang langsung atau menggunakan jasa kantor POS untuk membawa lamaran, curriculum vitae dan arsip pendukung lainnya yang kemudian diterima oleh pihak SDM (Sumber Daya Manusia). Staff SDM mengecek satu persatu kelengkapan dokumen pelamar apakah sudah sesuai dengan kualifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Seleksi akhir proses administrasi rekrutmen karyawan dilakukan oleh Manager SDM dengan menimbang dan menilai sesuai kebutuhan perusahaan. Setelah proses seleksi oleh manager selesai maka berkas tersebut diserahkan kepada Staff
SDM yang nantinya akan diteruskan kepada pelamar untuk datang interview memenuhi panggilan perusahaan. Staff SDM akan melaporkan jumlah pelamar yang sudah dikelompokkan sesuai kualifikasi perusahaan dan jabatan yang ditentukan.
Media Cetak Surat Kabar (Koran)
Pencari Kerja
Menyerahkan data pelamar (7) Memberikan data pelamar
untuk final seleksi (8)
Memberikan data calon pegawai yang telah diseleksi untuk kemudian dipanggil (10)
Menelpon pelamar untuk melakukan interview (12) Mengirim surat lamaran kerja
via POS (3)
Submit data pelamar (5)
Pelamar datang membawa lamaran, cv, ijazah dll (4)
Data pelamar diperiksa kelengkapan dokumennya (11)
Menyeleksi data calon pegawai sesuai dengan kualifikasi perusahaan (9) Kantor Pos
CV. Barbeku Sarana Bahagia
Gambar 2.Rich Picture Sistem Berjalan
4.2.1 Analisis Sistem Usulan
Pada sistem usulan ini, penulis memberikan informasi mengenai rancangan sistem informasi rekrutmen karyawan yang penulis ajukan guna mengatasi permasalahan pada sistem lama yang telah disebutkan sebelumnya.
Adapun prosedur dari perancangan sistem informasi rekrutmen karyawan yang diusulkan adalah sebagai berikut:
Staff SDM Pelamar
Manager SDM
· Melihat Profile Perusahaan · Melihat Info Lowongan Kerja · Manage E-recruitment karyawan
· Update & delete Info Lowongan Kerja · Update & delete Profile CV. Barbeku
Sarana Bahagia · Update, print, delete Pengumuman hasil
seleksi Karyawan baru · Lihat & print datapelamar · Mengelola file data master (data user,
data pelamar, dll) · Melihat Profile Perusahaan
· Melihat Info Lowongan Kerja · Melihat data pelamar · Verivikasi Pelamar
Computer
Server
· Melihat Profil Perusahaan - Profile CV. Barbeku Sarana Bahagia - Visi Misi
- Kontak - Galeri · Melihat Info Lowongan Kerja · Submit Lamaran · Melihat hasil tes administrasi dan
wawancara
Gambar 3. Rich Picture Sistem Usulan
Kesimpulan dan saran
Tahap Pengumpulan Data
Observasi Studi Pustaka Studi Literatur
Tahap Pengembangan Sistem (RAD)
Investigasi Awal
Analisis Sistem
Desain Sistem
Sistem usulan rekrutmen karyawan yang dirancang ini memberikan manfaat sebagai berikut: a. Mempermudah pelamar dalam mengirim
lamaran dan dokumen pendukung lainnya seperti surat lamaran kerja, cv, ijazah, transkrip nilai, surat referensi.
b. Mempermudah Staff SDM dalam hal pemrosesan data calon karyawan, info lowongan kerja dan hasil rekrutmen karyawan. c. Admin SDM dapat dengan mudah memanage
web sistem informasi rekrutmen karyawan dan menginput data-data yang berhubungan dengan proses rekrutmen.
d. Manager SDM dapat memonitoring proses seleksi dan rekrutmen karyawan baru sehingga meningkatkan efisiensi waktu dan kinerja dalam perusahaan.
4.2.3 Perancangan Use Case Diagram
Setelah actor teridentifikasi, tahapan selanjutnya dalam perancangan sistem informasi rekrutmen karyawan ini adalah mengidentifikasi use case. Berikut deskripsi dari tiap use case
uc Use Case Diagram E-Recruitment
E-Recruitment Karyawan
Pelamar
Manager SDM
Staff SDM
Register Login
View Home View Profil Perusahaan
View Visi Misi
View Kontak
View Galari View Career
View Pengumuman Hasil Tes
Input Biodata
Input Pendidikan Formal
Input Pengalaman Kerja
Input pengalaman Organisasi Upload File
Manage User Manage Career
Manage Data Pelamar Manage Karyawan
Report (view & Print) Manage Profile Manage Visi Misi
Manage Kontak
Logout
Input Pendidikan Informal
«include»
«include»
«include»
«include» «include» «include» «include»
«include»
«include»
«include» «include»
«include»
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Informasi
Rekrutmen Karyawan
4.2.4 Activity Diagram
act Activ ity Diagram Manage User
Sistem Admin
Mulai
Login
Pilih Menu"Manage User"
Selesai
Menampilkan Main User Interface Admin
Menampilkan Tabel Data Manage User
Menyimpan Data Ke Dalam Database Pilih Tambah Pilih Edit pilih delete
Gambar 5. Activity Diagram Manage Pelamar
4.2.5 Sequence Diagram
Sequence diagram menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case, digambarkan pada sequence diagram berikut ini:
sd Sd Manage Pelamar
Staff dan Manager SDM Menu Utama E-Recruitment
Main User Interface Admin
Pelamar Pendidikan_Formal Pendidikan_Informal Pengalaman_Kerja Pengalaman_Organisasi Upload_File Karyawan_Baru
Login(1)
Menampilkan Menu Halaman Admin(2)
Memilih Menu Manage Data Pelamar(3)
Menampilkan Tabel Data Pelamar(4)
Pilih Edit(5)
Get Data(6)
Get Data(7)
Get Data(8)
Get Data(9)
Get Data(10)
Get Data(11)
Menampilkan Detail Data Pelamar(12)
Pilih Print(13)
Mencetak Detail Data Pelamar(14)
Pilih Cancel(15)
Menampilkan Data Pelamar(16)
Pilih Hapus(17)
Get Data(18)
Get Data(19)
Get Data(20)
Get Data(21)
Get Data(22)
Get Data(23)
Data Berhasil Dihapus(24)
Menampilkan Halaman Data Pelamar(25)
Pilih Accept(26)
Menampilkan Form Input Karyawan Baru(27)
Mengisi Data Karyawan Baru(28)
Pilih Simpan(29)
Menyimpan(30)
Data Berhasil DIsimpan(31)
Menampilkan Tabel Data Karyawan(32)
Pilih Cancel(33)
Menampilkan Halaman Manage Pelamar(34)
Gambar 6. Sequence Diagram Manage Pelamar
4.2.5 Class Diagram
Class diagram dari sistem informasi rekrutmen karyawan ini adalah sebagai berikut:
4.3 Desain GUI
INFO LOWONGAN KERJA PENGUMUMAN HASIL
SELEKSI
Home Profile Info Lowongan Galeri
User Name :
Gambar 8. Rancangan Menu Utama User
4.4 Testing dan Implementasi
Pengujian yang digunakan adalah pengujian
blackbox (eksternal). Pengujian eksternal (blackbox testing) yaitu melakukan pengujian terhadap aplikasi dengan cara mengecek satu persatu link yang ada dengan menggunakan table pengujian, apakah link
tersebut sudah sesuai seperti yang diharapkan atau belum.
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa: 1. E-recruitment karyawan pada CV. Barbeku
Sarana Bahagia telah mengolah secara aplikatif kegiatan rekrutmen karyawan dalam proses penentuan karyawan sesuai kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan perusahaan. 2. Proses administrasi dan seleksi dokumen
pelamar sudah teraplikatif sehingga pendataan calon karyawan relatif singkat dan efisien.
3. Proses seleksi pada e-recruitment karyawan ini hanya terbatas pada proses seleksi dokumen pelamar saja dan untuk proses wawancara masih dilakukan secara manual. 4. Pengolahan companyprofile perusahaan, info
lowongan kerja, dan biodata pelamar telah teraplikatif dengan baik sehingga memudahkan para pengguna sistem ini untuk mengaksesnya.
5. Memudahkan pelamar dalam melamar pekerjaan dan melihat informasi lowongan pekerjaan serta hasil seleksi.
5.2 Saran
Beberapa saran yang peneliti sampaikan dalam perancangan sistem informasi rekrutmen karyawan ini, yaitu:
1. Perlu adanya peneliti lain untuk pengembangan fitur-fitur E-recruitment
karyawan ini supaya menjadi lebih baik lagi.
2. Diharapkan ada peneliti lain yang mengkaji keamanan sistem agar data lebih terjamin keamanannya.
PUSTAKA
Abdullah, Kadir. Pengertian Jaringan Computer. Andi Offiset. Yogyakarta, 2003.
Adi, Nugroho. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data, Cetakan pertama. Bandung : Informatika, 2004.
Al-Bahra Bin Ladjamudin. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta, 2005.
Anatan, Lina dan Lena Ellitan. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Bisnis Modern. Bandung: Penerbit Alfabeta, 2007. Bunafit Nugroho. Aplikasi Pemrograman Web
Dinamis dengan PHP dan MySQL, Yogyakarta : Gava Media, 2009. David Yoon Kin Tong. E-recruitment service
providers review International and Malaysia, 2004.
http://www.emeraldinsight.com/0142-5455.htm.
Hasibuan, A. Zainal. Metodologi Penelitian Pada Bidang Ilmu Komputer Dan Teknologi Informasi. Depok: Universitas Indonesia, 2007.
Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2005. Madcoms. Seri Panduan Lengkap Macromedia
Dreamweaver 8. Yogyakarta: Penerbit Andi, 2007.
Mondy, R. Wayne. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Erlangga, 2008.
Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005.
Pressman, Roger S. Rekayasa Perangkat Lunak: pendekatan praktis (Buku 1) Edisi 2. Terjemahan: LN Harnaningrum. Yogyakarta: Andi, 2002.
Raymon McLeod, Jr., George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10th. Alih bahasa Jakarta: Salemba Empat, 2008. Rivai, Veithzal. Manajemen Sumber Daya Manusia
untuk Perusahaan dari Teori ke Praktik, Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2004.
Rizky, Soetam. Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: Prestasi Pustaka, 2011. Sidik, Betha. MySQL untuk Pengguna,
Administrator dan Pengembangan Aplikasi Web. Bandung: Informatika, 2005.
