MKI

MANAJEMEN

KOMUNIKASI

DAN INFORMASI

(MKI)

28 Standar – 109 Elemen Penilaian

1. Komunikasi dng masyarakat MKI 1

2. Komunikasi dng pasien & keluarga

MKI 2; 3 3. Komunikasi antar pemberi

pelayanan di dalam & ke luar RS MKI 4; 5; 6; 7; 8 4. Kepemimpinan dan perencanaan MKI 9; 10; 11; 12; 13; 14; 15; 16; 17; 18 5. Rekam medis pasien MKI 19; 19.1;

19.2; 19.3; 19.4

6. Kumpulan data dan

Standar MKI.1

Rumah sakit

berkomunikasi

dengan komunitas

untuk

memfasilitasi

akses terhadap

pelayanan maupun

akses terhadap

informasi tentang

pelayanan asuhan

pasien.

Maksud dan Tujuan

1. RS menetapkan komunitas & populasi pasiennya, serta merencanakan komunikasi berkelanjutan dng kelompok kunci (key group) tersebut.

2. Komunikasi dpt dilakukan kpd individu secara lang sung/melalui media publik & melalui agen yg ada di komunitas/pihak ketiga.

3. Jenis informasi yang dikomunikasikan meliputi :

informasi ttg pelayanan, jam pelayanan, proses mendapatkan pelayanan; informasi ttg kualitas pelayanan, yg diberikan kpd publik & kepada sumber rujukan.

IDENTIFIKASI KOMUNITAS DAN POPULASI

IDENTIFIKASI KOMUNITAS DAN POPULASI STRATEGI KOMUNIKASI STRATEGI KOMUNIKASI MENYEDIAKAN INFORMASI MENYEDIAKAN INFORMASI 1.jenis pelayanan, 2.jam pelayanan 3.proses untuk mendapatkan pelayanan 4.kualitas pelayanannya. 1.jenis pelayanan, 2.jam pelayanan 3.proses untuk mendapatkan pelayanan 4.kualitas pelayanannya.

• Memberikan asuhan pasien adalah

suatu upaya kompleks yg sangat tergantung pada komunikasi dan informasi

• Komunikasi  masyarakat, pasien, keluarga dan tenaga kesehatan

• Kegagalan komunikasi  penyebab paling sering Insiden Keselamatan Pasien

 MKI penting untuk meningkatkan outcome pasien

Elemen Penilaian MKI.1

1.RS mengidentifikasi komunitas dan populasi yg dilayani ( cakupan

pelayanan )

2.RS telah mengimplementasikan suatu strategi komunikasi dng populasi tersebut.

3.RS menyediakan informasi tentang jenis pelayanan, jam pelayanan dan proses untuk

mendapatkan pelayanan. (Lihat TKP 3.1)

4.RS menyediakan informasi tentang kualitas pelayanannya.

Dokumen yang dipersiapkan :

Acuan:

1. UU 36/2009 Tentang Kesehatan

2. PMK no 4 tahun 2012 tentang Promosi Kesehatan RS

Regulasi :

3. Penetapan unit kerja yg mengelola edukasi dan informasi

4. Pedoman pengorganisasian dan pedoman pelayanan unit kerja tersebut

5. RKA Rumah Sakit

6. Program kerja unit kerja

Dokumen:

7. Data populasi pasien RS

Standar MKI.2

RS memberikan

informasi kepada

pasien dan keluarga

tentang jenis asuhan

dan

pelayanan , serta

bagaimana akses untuk

mendapatkan

Maksud dan tujuan MKI 2

 _{Pasien & keluarga membutuhkan informasi} lengkap mengenai asuhan & pelayanan yg ditawarkan RS, serta bagaimana utk

mengakses pelayanan tsb.

 _{Memberikan informasi ini penting utk} membangun komunikasi yg terbuka & terpercaya antara pasien, keluarga dan rumah sakit.

 _{Informasi tersebut membantu}

mencocokkan harapan pasien dengan

kemampuan rumah sakit untuk memenuhi harapan tersebut.

 _{Informasi tentang sumber alternatif untuk} asuhan & pelayanan diberikan bila

kebutuhan asuhan di luar misi dan kemampuan rumah sakit

Elemen Penilaian MKI.2

1.Informasi untuk pasien dan keluarga tentang asuhan dan

pelayanan diberikan oleh RS. (Lihat APK 1.2. EP 2)  dilakukan pd wkt admisi

2.Informasi untuk pasien dan

keluarga tentang bagaimana akses terhadap pelayanan diberikan oleh RS. (Lihat APK 1.2. EP 2) penj pel yg ditawarkan

3.Informasi tentang altenatif asuhan dan pelayanan lain diberikan

apabila RS tidak dapat

menyediakan asuhan dan pelayanan yg dibutuhkan.

Dokumen yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

 _{Pedoman pelayanan unit kerja pemberi} informasi

 _{Program kerja unit kerja}  

Dokumen/bukti informasi:

 _{Brosur, leaflet dsb.}  _Website

Materi yang diobservasi :

 _{Pelaksanaan pemberian informasi} tentang asuhan dan pelayanan RS

 _{Pelaksanaan pemberian informasi ttg} bagaimana mengakses pelayanan di RS  _{Pelaksanaan pemberian informasi}

Standar MKI 3

Komunikasi dan

pendidikan kepada

pasien dan keluarga

diberikan dalam

format dan bahasa

yg mudah

dimengerti.

Maksud dan tujuan MKI 3

 _{Pasien hanya dapat membuat keputusan} yang dikemukakan dan berpartisipasi

dalam proses asuhan apabila mereka memahami informasi yang diberikan kepada mereka.

 _{Perhatian khusus perlu diberikan kepada} format dan bahasa yang digunakan dalam berkomunikasi, pemberian pendidikan

kpd pasien dan keluarga.

 _{Pasien merespon secara berbeda}

terhadap instruksi lisan, materi tertulis,

video, demonstrasi/ peraga an dan lain-lain.  _{Penting utk mengerti bahasa yg dipilih.}

Maksud dan tujuan MKI 3

 _{Ada kalanya, anggota keluarga/penerjemah} mungkin dibutuhkan untuk membantu dalam pendidikan atau menterjemahkan materi.

 _{Adalah penting utk mengenali keterbatasan} anggota keluarga, khususnya anak-anak, dlm berperan sbg penerjemah untuk

mengkomunikasikan informasi klinis dan informasi lainnya serta pendidikan.

 _{Penerjemah anak digunakan hanya sebagai suatu} upaya akhir.

 _{Ketika penerjemah/penginterpretasi bukan anggota} keluarga, mereka menyadari berbagai keterbatasan pasien untuk berkomunikasi dan memahami

informasi. (lihat juga APK.1.3; PPK.3, EP 1, dan PPK.5, EP 1-3)

Elemen Penilaian MKI.3

1.Komunikasi dan pendidikan

(edukasi) pasien dan keluarga menggunakan format yg mudah

dipahami. (lihat juga PPK 5 EP 1 & 2; PPK 5 maksud dan tujuan)

2.Komunikasi dan pendidikan

(edukasi) pasien dan keluarga diberikan dalam bahasa yg

dimengerti. (lihat juga PPK 5 EP 1 & 2; PPK 5 maksud dan tujuan)

3.Anggota keluarga, khususnya penerjemah anak, digunakan

sebagai penerjemah hanya sebagai upaya akhir.

Dokumen yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

 _{Pedoman pelayanan unit kerja pemberi} informasi/ PKRS

 

Materi yang diobservasi:

 _{Tersedia bahan-bahan untuk edukasi dan} informasi yang mudah dipahami

 _{Semua bahan-bahan edukasi dan} informasi tersedia dalam Bahasa

Indonesia, yang dapat dilengkapi dengan bahasa lain (termasuk bahasa daerah)

jika diperlukan

 _{Penyediaan tenaga penerjemah bila} diperlukan

Standar

MKI 4

Komunikasi

efektif

Maksud dan tujuan MKI 4

 _{Komunikasi yg efektif di dalam rumah} sakit merupa kan suatu issue/persoalan kepemimpinan.

 _{Pimpinan rumah sakit memahami} dinamika komuni kasi antar anggota kelompok profesional, dan antara

kelompok profesi, unit structural; antara

kelompok profesional dan non professional; antara kelompok profesional kesehatan dengan manajemen; antara profesional kesehatan dan keluarga; serta dengan

Maksud dan tujuan MKI 4

 _{Pimpinan rumah sakit bukan hanya} menyusun parameter dari komunikasi

yang efektif, tetapi juga berperan sebagai panutan (role model)

 _{Pimpinan mengkomunikasikan secara} efektif misi, strategi, rencana & informasi lain yang relevan.

 _{Pimpinan memberi perhatian terhadap} akurasi dan ketepatan waktu informasi dalam rumah sakit.

KOMUNIKASI ANTAR PEMBERI

PELAYANAN DI DALAM DAN KE LUAR RS

Elemen Penilaian MKI.4

1.Pimpinan menjamin proses pemberian informasi yg relevan secara tepat

dalam waktu yg tepat di seluruh RS.

(Lihat juga APK 2 EP 1; MPO 5.1 EP 1)

2.Komunikasi efektif terlaksana antar program- program di dalam RS. (Lihat juga APK 2 EP 1)

3. Komunikasi efektif

terlaksana dng pihak luar RS.

(Lihat juga APK 3.1 EP 2 & 3;

MPO 5.1 EP 1)

4. Komunikaksi efektif

terlaksana dng pasien dan

keluarga.

(Lihat juga APK 2 EP 4)

5. Pimpinan

mengkomunikasikan misi dan

kebijakan penting, rencana,

tujuan dan sasaran RS

Dokumen yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

 _{Pedoman yan unit kerja pemberi} informasi/PKRS

 _{Ketentuan tentang rapat}

Dokumentasi rapat/pertemuan, Surat Edaran Pengumuman

 

Materi yang diobservasi:

 _{Pelaksanaan penyampaian informasi ke} seluruh RS

 _{Komunikasi efektif melalui rapat teratur &} terstruktur

 _{Bentuk komunikasi dengan pihak luar RS}

 _{Pelaksanaan komunikasi dengan pasien dan} keluarga

 _{Sosialisasi tentang visi, misi, tujuan,} kebijakan penting, rencana kerja RS

Standar MKI.5

Pimpinan menjamin

bahwa ada komunikasi

efektif dan koordinasi

diantara individu dan

departemen yg

bertanggung jawab

memberikan pelayanan

klinik.

Maksud dan tujuan MKI 5

 _{Untuk mengkoordinasikan dan}

mengintegrasikan asuhan pasien,

pimpinan mengembangkan suatu budaya yang menekankan kerjasama dan

komunikasi.

 _{Pimpinan mengembangkan metode}

secara formal, (misalnya : komite tetap, tim terpadu) dan metode informal

(misalnya : poster dan buletin) untuk meningkatkan komunikasi diantara

Maksud dan tujuan MKI 5

 _{Koordinasi pelayanan klinis berasal dari} suatu pemahamam misi dan pelayanan masing- masing departemen dan

kolaborasi dalam mengembangkan kebijakan umum dan prosedur.

 _{Saluran komunikasi yang umum baik} yang bersifat klinis maupun nonklinis ditetapkan diantara badan pemilik dan manajemen.

Elemen Penilaian MKI 5

1.Pimpinan menjamin komunikasi yg

efektif dan efisien antara departemen klinik dan non klinik, pelayanan dan anggota staf secara indvidu. (Lihat juga APK 2.1 EP 1)

2.Pimpinan membantu

mengembangkan komunikasi dalam memberikan pelayanan klinik.

3.Tersedia pengembangan saluran

(channels) komunikasi reguler antara pemilik (governance) dng manajemen.

Dokumen yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

 _{SK Penetapan unit kerja (Panitia, Komite} atau KSM)

 _{Ketentuan tentang rapat}

 Dokumentasi rapat/pertemuan  

Materi yang diobservasi:

 _{Adanya Panitia/Kelompok Staf Medis/bentuk} lain yang dapat sebagai media komunikasi yang efektif antar departemen klinis dan non klinis, dan komunikasi efektif antar staf RS

 _{Pelaksanaan komunikasi dalam pelayanan} klinis, misal nya pertemuan atau diskusi

ilmiah, ronde, dll

 _{Bentuk komunikasi antara pemilik dan} manajemen

Standar MKI 6

Informasi tentang

pelayanan pasien dan

respon terhadap pelayanan

dikomunikasikan antara

tenaga medis, tenaga

keperawatan dan tenaga

kesehatan lainnya selama

bekerja dalam shift dan

antara shift.

Maksud dan tujuan MKI 6

 _{Komunikasi & pertukaran informasi}

diantara & antar professional kesehatan adalah penting utk mulus nya proses asuhan.

 _{Informasi penting dapat dikomunikasikan} dng cara li san, tertulis atau elektronik.

 _{Setiap RS menentukan informasi apa yg} dikomunika sikan, dng cara apa & seberapa sering informasi tsb dikomunikasikan dari satu praktisi kesehatan kepada

sesamanya, meliputi :

status kesehatan pasien;

ringkasan asuhan yang diberikan; respon pasien terhadap asuhan

Elemen Penilaian MKI 6

1.Tersedia suatu proses komunikasi informasi pasien diantara pemberi asuhan berdasarkan pada proses yg sedang berjalan atau pada

waktu penting tertentu dalam proses pelayanan. (Lihat juga PP 1.4 EP 3 )

2.Informasi dikomunikasikan termasuk status kesehatan pasien

3.Informasi dikomunikasikan termasuk ringkasan pelayanan yg telah diberikan.

4.Informasi dikomunikasikan termasuk perkembangan pasien.

Dokumen yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

Kebijakan tentang kewajiban melaksanakan komunikasi terkait informasi kondisi pasien

Dokumentasi pelaksanaan komunikasi atau

transfer informasi

Materi yang diobservasi:

 _{Pelaksanaan komunikasi informasi/transfer}

informasi antar tena ga kesehatan secara berkelanjutan/pada saat diperlukan

 _{Proses penyampaian informasi tentang status} kesehatan pasien

 _{Proses penyampaian informasi tentang ringkasan} asuhan yang telah diberikan

 _{Proses penyampaian informasi tentang} perkembangan pasien

Standar MKI. 7

Berkas rekam medis

pasien tersedia bagi

pemberi asuhan untuk

memfasilitasi

komunikasi informasi

penting.

Maksud dan tujuan MKI 7

 _{Berkas rekam medis pasien adalah}

suatu sumber informasi utama mengenai proses asuhan dan perkembangan pasien, sehingga merupakan alat komunikasi yang penting.

 _{Agar informasi ini berguna dan}

mendukung asuhan pasien berkelanjutan, maka perlu tersedia selama asuhan

pasien rawat inap, untuk kunjungan rawat jalan, dan setiap saat dibutuhkan, serta dijaga selalu diperbaharui (up to date).

 _{Catatan medis keperawatan dan} catatan pelayanan pasien lainnya tersedia untuk semua praktisi

kesehatan pasien tersebut.  _{Kebijakan rumah sakit}

mengidentifikasi praktisi kesehatan

mana saja yang mempunyai akses ke berkas rekam medis pasien untuk

menjamin kerahasiaan informasi pasien.

Elemen Penilaian MKI 7

1.Ditetapkan kebijakan (policy) siapa

pemberi pelayanan yg mempunyai akses pada berkas rekam medis.  dokumen Kebijakan

2.Berkas rekam medis tersedia bagi semua pemberi pelayanan yg membutuhkannya untuk pelayanan pasien. (Lihat juga AP 1.2 , maksud & tujuan ; AP 1.5. EP 2)

3.Data Berkas rekam medis di perbaharui (up date) untuk menjamin komunikasi dng informasi mutakhir.

Dokumen yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

 _{Kebijakan/Pedoman tentang pelayanan/}

penyelenggaraan rekam medis

 _{Dokumen rekam medis utk masing profesi}

tenaga kesehatan

 _{Dokumen review dan bukti pembaharuan}

rekam medis

Materi yang diobservasi :

 _{Ketentuan tentang tenaga kesehatan yang}

mempunyai akses ke berkas rekam medis

 _{Ketersediaan rekam medis untuk pencatatan}

asuhan pasien oleh tenaga kesehatan

 _{Upaya pembaharuan berkas rekam medis}

untuk menjamin adanya komunikasi dengan informasi yang mutakhir

Standar MKI 8

Informasi yg

berkaitan dng

pelayanan pasien

ditransfer bersama

dng pasien.

 _{Pasien sering dipindah (transfer) di dalam} RS selama mereka dirawat.

 _{Bila tim asuhan berganti akibat}

perpindahan/transfer kesinambungan

asuhan pasien mempersyaratkan bahwa informasi yg penting terkait pasien tsb ju ga dipindahkan (ditransfer) bersama dng pasien.

 _{Sehingga, obat-obatan dan pengobatan} lainnya dapat dilanjutkan tanpa terputus, dan status pasien dapat dimonitor secara memadai.

 _{Untuk keberhasilan transfer informasi} ini, berkas rekam medis pasien juga dipindahkan/ditrans fer,

 _{Atau informasi dari berkas rekam medis} pasien dibuatkan resume/ringkasannya pada saat di transfer.

 _{Isi Resume/ringkasan meliputi : alasan} dirawat inap, temuan yang signifikan, diagnosis, tindakan yang telah

dilakukan, obat- obatan dan pengobatan lainnya, serta kondisi pasien saat

transfer.

Elemen Penilaian MKI. 8

1.Berkas rekam medis atau resume/ringkasan informasi pelayanan pasien ditransfer

bersama pasien ke unit pelayanan lain di dalam RS.

2.Resume/ringkasan berisi alasan masuk rawat inap

3.Resume/ringkasan berisi temuan yg signifikan

4.Resume/ringkasan berisi diagnosis yg telah ditegakkan/ dibuat)

5.Resume/ringkasan berisi tindakan yg telah diberikan

6.Resume/ringkasan berisi obat- obatan atau pengobatan lainnya.

7.Resume/ringkasan berisi kondisi pasien saat dipindah/ transfer)

Dokumen yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

Kebijakan/Panduan/SPO tentang transfer pasien

Dokumen transfer

Materi yang diobservasi :

 _{Berkas rekam medis yg ditransfer bersama dng} transfer pasien

 _{Ringkasan alasan masuk rawat inap}

 _{Ringkasan temuan yang penting untuk} disampaikan

 _{Ringkasan diagnosis yang telah ditegakkan}  _{Ringkasan tindakan yang telah dilakukan}  _{Ringkasan obat/terapi yang telah diberikan}

IRNA A IRNA A ICU ICU PEMERIKSAA_N PENUNJANG MEDIS PEMERIKSAA N PENUNJANG MEDIS OK OK IRNA B IRNA B POLI/IG D POLI/IG D PASIEN + REKAM MEDIS PASIEN + REKAM MEDIS

Standar MKI 9

RS merencanakan dan

merancang proses

manajemen informasi,

untuk memenuhi

kebutuhan informasi ,

baik internal dan

 _{Informasi dikumpulkan & digunakan} selama asuhan pasien & untuk

mengelola sebuah RS yg aman dan efektif.

 _{Kemampuan menangkap dan}

memberikan informasi memerlukan perencanaan yang efektif.

 _{Perencanaan rumah sakit}

menggabungkan masukan dari berbagai sumber, termasuk :

a. Para praktisi kesehatan

b. Para pimpinan dan manajer rumah sakit

c. Pihak luar RS yg membutuhkan data/ informa si tentang operasional dan pelayanan RS

 _{Perencanaan juga termasuk misi rumah} sakit, pelayan an yang diberikan, sumber daya, akses teknologi yang dapat dicapai, dan dukungan komunikasi efektif diantara pemberi pelayanan.

 _{Prioritas kebutuhan informasi dari} sumber-sumber mempengaruhi strategi

manajemen informasi RS dan kemampuan mengimplementasikan strategi tersebut.  _{Strategi tersebut sesuai dng ukuran RS,} kompleksitas pelayanan, ketersediaan staf terlatih, dan sumber daya manusia serta teknikal lainnya..

 _{Perencanaan yang komprehensif dan} meliputi selu ruh departemen &

pelayanan yang ada di RS

 _{Perencanaan untuk manajemen}

informasi tidak me merlukan suatu

perencanaan informasi tertulis formal tetapi perlu bukti suatu pendekatan yg

terencana yang mengidentifikasi

kebutuhan rumah sakit akan informasi

Maksud dan tujuan MKI 9

KEPEMIMPINAN DAN

PERENCANAAN

Elemen Penilaian MKI 9

1.Proses perencanaan kebutuhan

informasi memperhatikan pemberi pelayanan klinik.

2.Proses perencanaan kebutuhan

informasi memperhatikan pengelola RS 3.Proses perencanaan kebutuhan

informasi memperhatikan persyaratan individu dan agen pihak luar RS

4.Perencanaan disesuaikan dng besar dan kompleksitas RS

Dokumen/materi yang

dipersiapkan :

Sumber informasi yg tersedia, misalnya : pola penyakit

Materi :

 _{Informasi yang dibutuhkan oleh staf}

pelayananRS yang dipertimbangkan dalam proses perencanaan

 _{Informasi yang dibutuhkan oleh pengelola} RS yang dipertimbangkan dalam proses

perencanaan RS

 _{Informasi yang dibutuhkan dan}

persyaratannya bagi pihak di luar RS

dipertimbangkan dalam proses perencanaan  _{Perencanaan yang sesuai dengan ukuran} dan kompleksitas RS

Standar

MKI. 10

Kerahasiaan

dan privasi

informasi

dijaga

 _{Rumah sakit menjaga privasi dan}

kerahasiaan data serta informasi dan secara khusus dalam menjaga data dan informasi yang sensitif.

 _{Keseimbangan antara berbagi (sharing)} data dan kerahasiaan data diatur.

 _{Rumah sakit menetapkan tingkat privasi} dan kerahasiaan yang dijaga untuk

kategori beragam informasi (misalnya : rekam medis pasien, data riset dan

lainnya)

Elemen Penilaian MKI 10

1. Ada kebijakan tertulis mengenai privasi dan kerahasiaan informasi berdasarkan peraturan dan

perundang-undangan yg berlaku.  Dokumen kebijakan

2. RS mempunyai kebijakan yg

mengindikasikan bahwa pasien mempunyai hak akses terhadap informasi kesehatan mereka dan proses ijin untuk mendapatkan informasi tersebut

3. Kebijakan tersebut dilaksanakan. 4. Kepatuhan terhadap kebijakan

Dokumen/materi yang

dipersiapkan :

Regulasi RS:

Kebijakan/Pedoman/SPO tentang akses pasien untuk mendapat informasi

kesehatannya

Dokumen :

permintaan informasi & Evaluasi pelaksanaannya

Materi :

 _{Ketentuan yang mengatur privasi dan} kerahasiaan informasi sesuai peraturan perundang-undangan

 _{Ketentuan tentang akses pasien terhadap} informasi kesehatannya, dan bagaimana

prosesnya

 _{Pelaksanaan ketentuan tersebut}

 _{Pemantauan pelaksanaan ketentuan} tersebut

Standar

MKI 11

Kemanan

informasi,

termasuk

integritas

data harus

dijaga.

 _{Kebijakan dan prosedur mengatur} prosedur peng amanan yang

memperbolehkan hanya staf yang

mendapat kewenangan (otoritas) untuk bisa mengakses data dan informasi.

 _{Akses terhadap informasi dari kategori} yang berbeda didasarkan pada

kebutuhan dan dijabarkan dalam

jabatan dan fungsi, termasuk mahasiswa di lingkungan akademis.

Proses yang efektif menetapkan :

a. siapa yg mempunyai akses pada informasi;

b. informasi dimana seseorang individu mempunyai akses ;

c. kewajiban pengguna untuk menjaga kerahasiaan informasi ; dan

d. proses yang harus diikuti ketika terjadi pelanggaran terhadap kerahasiaan dan keamanan.

Maksud dan tujuan MKI 11

 _{Salah satu aspek untuk menjaga keamanan} informasi pasien adlh dng menentukan siapa yg berwenang utk mendptkan berkas rekam medis klinis pasien & melakukan pengisian berkas ke dalam rekam medis pasien

tersebut.

 _{Rumah sakit mengembangkan suatu}

kebijakan dalam memberikan kewenangan pd seseorang individu & mengidentifikasi isi dan format pengisian ber kas rekam medis klinis pasien.

 _{Ada suatu proses untuk menjamin bahwa} hanya individu yg diberi

otorisasi/kewenangan yg melaku kan

pengisian berkas rekam medis klinis pasien.

Maksud dan tujuan MKI 11

Elemen Penilaian MKI 11

1.RS memiliki kebijakan tertulis utk menangani

keaman an informasi, termasuk integritas data yg konsisten dng peraturan dan perundang–undangan yg berlaku. (contoh : RM)  Dok Kebijakan

2.Kebijakan mencakup tingkat keamanan untuk

setiap katagori data dan informasi  Dok Kebijakan 3.Diidentifikasi kebutuhan siapa atau jabatan apa yg

mendapat ijin akses terhadap setiap katagori data dan informasi.

4.Kebijakan dilaksanakan

Dokumen/materi yang

dipersiapkan :

Acuan:

1. UU 29/2004 Tentang Praktik Kedokteran 2. UU 44/2009 Tentang Rumah Sakit

3. PMK 269/Menkes/Per/III/2008

Regulasi RS:

Kebijakan/Pedoman/SPO tentang

pengaturan kea manan dan permintaan informasi, termasuk data

Dokumen

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Materi :

 _{Ketentuan tentang pengaturan} keamanan data dan informasi

 _{Ketentuan tentang tingkat keamanan} data dan informasi

 _{Identifikasi bagi yang berwenang} mengakses data dan informasi

 _{Pelaksanaan semua ketentuan tersebut}  _{Pemantauan pelaksanaan semua}

Standar MKI

12

RS mempunyai

kebijakan tentang

waktu retensi

dokumen, data

dan informasi.

 _{RS mengembangkan & melaksanakan suatu} kebijakan yg menjadi pedoman retensi berkas rekam medis pasien dan data serta informasi lainnya.

 _{Berkas rekam medis klinis pasien, data dan} informasi disimpan (retensi) utk suatu jangka waktu yg cukup & mematuhi peraturan & UU yg berlaku guna men dukung asuhan pasien, manajemen, dokumentasi yang sah secara hukum, riset dan pendidikan.

 _{Kebijakan ttg penyimpanan (retensi)} konsisten dng kera hasiaan & keamanan informasi tersebut.

 _{Ketika periode retensi yg ditetapkan}

terpenuhi, berkas RM klinis pasien & catatan lain pasien, data serta informasi dapat

dimusnahkan dengan semestinya.

KEPEMIMPINAN DAN

PERENCANAAN

Elemen Penilaian MKI. 12

1.RS mempunyai kebijakan waktu

penyimpanan (retensi) berkas rekam medis pasien, data dan informasi

lainnya  Dok Kebijakan

2.Proses retensi sesuai dng keamanan dan kerahasiaan yg ditetapkan.

3.Dokumen, data dan informasi

dimusnahkan setelah mencapai periode retensi.

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Acuan:

PMK 269/Menkes/Per/III/2008

Regulasi RS:

Kebijakan/Pedoman/SPO ttg retensi rekam medis, termasuk pemusnahan rekam medis

Materi :

_{Ketentuan tentang retensi rekam medis,} beserta data dan informasi tentang pasien  _{Ketentuan tentang retensi dengan tetap}

menjamin keamanan dan kerahasiaan data dan informasi

Standar MKI 13

RS menggunakan

standar kode

diagnosa, kode

prosedur/tindakan ,

simbol dan

singkatan, serta

definisi 

 _{Standarisasi terminologi, definisi, vocabulari} (kosa kata) dan penamaan (nomenklatur)

memfasilitasi pembandingan data dan informasi di dalam maupun antar rumah sakit.

 _{Keseragaman penggunaan kode diagnosa} dan kode prosedur/tindakan mendukung

pengumpulan dan analisis data.

 _{Singkatan dan simbol juga distandarisasi} dan termasuk daftar “yang tidak boleh

digunakan“.

 _{Standarisasi tersebut konsisten dengan} standar lokal dan nasional yang berlaku.

Maksud dan tujuan MKI 13

Elemen Penilaian MKI 13

1.Standarisasi kode diagnosis yg digunakan dan dimonitor  (ICD 10)

2.Standarisasi kode prosedur/tindakan yg digunakan dan dimonitor  (ICD 9 CM)

3.Standarisasi definisi yg digunakan (misal : KTD, KNC, dll)

4.Standarisasi simbol yg digunakan dan yg tidak digunakan diidentifikasi dan

dimonitor.

5.Standarisasi singkatan yg digunakan dan yg tidak digunakan diidentifikasi dan

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

1. Kode diagnosis

2. Kode prosedur/ tindakan 3. Definisi yang digunakan

4. Simbol, termasuk yang tidak boleh digunakan

5. Singkatan, termasuk yg tidak boleh digunakan

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Materi :

 _{Ketentuan tentang standarisasi kode} diagnosis

 _{Ketentuan tentang standarisasi kode} prosedur/ tindakan

 _{Ketentuan tentang standarisasi definisi} yang digunakan

 _{Ketentuan tentang standarisasi simbol,} termasuk yang tidak boleh digunakan

 _{Ketentuan tentang standarisasi Singkatan,} termasuk yang tidak boleh digunakan

Standar MKI. 14

Kebutuhan data dan

informasi dari orang di

dalam dan di luar

organisasi terpenuhi

secara tepat waktu dalam

format yg memenuhi

harapan pengguna dan

dng frekuensi yg

 _{Format dan metode penyebarluasan} (diseminasi) data & informasi kepada

pengguna yg menjadi sasaran dibuat agar memenuhi harapan pengguna.

 _{Strategi penyebarluasan (diseminasi),} meliputi :

a. memberikan data & informasi hanya atas permin taan dan kebutuhan pengguna;

b. membuat format laporan utk membantu peng guna dalam proses pengambilan keputusan;

c. memberikan laporan dengan frekuensi sesuai yang dibutuhkan oleh pengguna;

d. mengaitkan sumber data dan informasi; dan

e. memberikan interpretasi/ klarifikasi atas data.

Elemen Penilaian MKI 14

1.Desiminasi data dan informasi sesuai kebu tuhan pengguna,

2.Pengguna menerima data dan informasi tepat waktu,

3.Pengguna menerima data dan

informasi dalam suatu format yg sesuai dng yg diharapkan.

4.Staf memiliki akses ke data dan informasi yg dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka.

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Dokumen :

1. Dokumen pelaporan sesuai ketentuan yang berlaku

2. Dokumen evaluasi penyampaian data dan informasi oleh pengguna data

Materi :

. _{Pelaksanaan desiminasi data dan} informasi kepada yang berwenang

. _{Pelaksanaan desiminasi harus tepat waktu} . _{Pelaksanaan sesuai dengan format yang}

ditentukan

Standar MKI

15

Staf Manajerial dan

Klinik berpartisipasi

dalam memilih,

mengintegrasi dan

menggunakan

teknologi

manajemen

informasi

 _{Teknologi majemen informasi}

merepresentasikan sum ber daya investasi yang besar untuk suatu RS.

 _{Teknologi secara cermat disesuaikan dengan} kebutuhan RS saat ini & masa depan, serta sumber dayanya.

 _{Kebutuhan teknologi yg tersedia}

diintegrasikan dengan proses manajemen informasi yang ada saat ini dan membantu mengintegrasikan aktifitas dari seluruh

departemen dan pelayanan rumah sakit.

 _{Tingkat koordinasi demikian mensyaratkan} staf klinis dan manajerial yang

berpengaruh (key) berpartisi pasi dalam proses seleksi tersebut.

KEPEMIMPINAN DAN

PERENCANAAN

Elemen Penilaian MKI 15

1. Staf klinik berpartisipasi dalam

pengambilan keputusan teknologi informasi.

2. Staf manajerial berpartisipasi dalam pengambilan keputusan teknologi

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Dokumen :

Dokumentasi rapat

Materi :

 _{Peran pelaksana pelayanan dalam} membangun SIRS

 _{Peran manajemen dan staf dalam} membangun SIRS

Sasaran telusur :

 _{Pimpinan RS}

 _{Kepala unit SIRS}

Standar MKI 16

Catatan dan

informasi dilindungi

dari kehilangan,

kerusakan,

gangguan, serta

akses dan

penggunaan yg

tidak berhak

 _{Rekam medis pasien dan data serta}

informasi lain aman dan dilindungi sepanjang waktu.

 _{Sebagai contoh, rekam medis pasien yang} aktif disim pan di area dimana hanya staf profesional kesehat an yang mempunyai otorisasi untuk akses, serta dokumen

disimpan pada lokasi dimana terhindar dari air, api, panas dan kerusakan lainnya.

 _{Rumah sakit juga memperhatikan otorisasi} akses terha dap penyimpanan informasi elektronik dan melaksa nakan proses

pencegahan untuk akses tersebut (terkait dengan kerahasiaan informasi).

KEPEMIMPINAN DAN

PERENCANAAN

Elemen Penilaian MKI 16

1.Rekam medis dan informasi dilindungi dari kehilangan dan kerusakan.

2.Rekam medis dan informasi dilindungi gangguan dan akses serta

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Regulasi RS:

1. Kebijakan/Pedoman/SPO tentang perlindungan dari kehilangan dan kerusakan

2. Gangguan dan penyalah-gunaan rekam medis

Materi :

Upaya perlindungan rekam medis dari

kehilangan dan kerusakan, gangguan dan penyalah-gunaan

Sasaran telusur :

. _{Kepala unit Rekam Medis}

Standar MKI 17

Pengambil keputusan

dan staf lain yg

kompeten telah

mendapat pendidikan

dan pelatihan tentang

prinsip manajemen

informasi.

Pendidikan & pelatihan tsb membuat individu mampu :

 _{memahami keamanan dan kerahasiaan data} serta informasi;

 _{menggunakan instrumen pengukuran, alat} statistik, dan metode analisis data;

 _{membantu dalam menginterpretasi data;}  _{menggunakan data dan informasi untuk} membantu pengambilan keputusan;

 _{mendidik dan mendukung partisipasi pasien} dan keluarganya dalam proses asuhan; dan

 _{menggunakan indikator untuk melakukan} asesmen dan meningkatkan proses asuhan dan proses kerja.

 _{Individu diberi pendidikan & dilatih sesuai} dng tang gung jawab, uraian tugas, dan

kebutuhan data serta informasi mereka.  _{Proses manajemen informasi}

memungkinkan utk menggabungkan informasi dari berbagai sumber &

menyusun laporan guna mendukung pengam bilan keputusan.

 _{Gabungan dari informasi klinis &}

manajerial memban tu pimpinan RS dlm membuat perencanaan seca ra kolaboratif.  _{Proses manajemen informasi mendukung} pimpinan dengan data longitudinal yang

terintegrasi dan data komparatif.

KEPEMIMPINAN DAN

PERENCANAAN

Elemen Penilaian MKI. 17

1.Pengambil keputusan dan tenaga lainnya telah diberikan pendidikan tentang

prinsip manajemen informasi

2.Pendidikan sesuai dng kebutuhan dan tanggung jawab pekerjaannya

3.Data dan informasi klinik dan manajerial diintegrasikan sesuai kebutuhan untuk mendukung pengambilan keputusan.  

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Dokumen

bukti pelatihan

Materi :

 _{Pelaksanaan pelatihan manajemen}

informasi sesuai kebutuhan dalam lingkup kerjanya

 _{Penyediaan data dan informasi untuk} mendukung manajemen

_{Penggunaan data dan informasi klinis untuk} pengambilan keputusan

Sasaran telusur :

Standar MKI 18

Kebijakan tertulis atau

protokol menentukan

persyaratan untuk

mengembangkan dan

menjaga kebijakan dan

prosedur internal dan

suatu proses untuk

mengelola kebijakan dan

prosedur ekternal.

Kebijakan atau protokol berisi informasi berikut :

a)    Review dan persetujuan atas semua kebijakan dan prosedur oleh pejabat yang berwenang sebelum

diterbitkan.

b)    Proses dan frekuensi review serta persetujuan berkelanjutan atas kebijakan dan prosedur

c)    Pengendalian untuk menjamin bahwa hanya

kebijakan dan prosedur terkini, dng versi yang relevan tersedia dimanapun akan digunakan.

d)    Identifikasi perubahan dalam kebijakan dan prosedur

e)    Pemeliharaan identitas dan dokumen yang bisa dibaca/terbaca

f)     Suatu proses pengelolaan kebijakan & prosedur yg berasal dari luar RS

g)    Retensi dari kebijakan dan prosedur yang sudah tidak berlaku, minimal dalam kurun waktu yang

dipersyaratkan peraturan dan perundang- undangan yang berlaku, serta memastikan tidak terjadi kesalahan

dalam penggunaannya.

h)    Identifikasi dan penelusuran dari sirkulasi seluruh kebijakan dan prosedur.

Elemen Penilaian MKI 18

1.Tersedia kebijakan dan prosedur tertulis yg menjelaskan persyaratan untuk mengembangkan dan menjaga kebijakan dan prosedur, meliputi

paling sedikit item a) sampai dng h) dalam maksud dan tujuan dan

dilaksanakan.  Dok Kebijakan

2.Tersedia prosedur protokol tertulis

yg menguraikan bagaimana kebijakan dan prosedur yg berasal dari luar RS dapat dikendalikan dan

Elemen Penilaian MKI. 18

3. Tersedia kebijakan tertulis atau protokol yg menentukan retensi kebijakan dan prosedur lama atau setidaknya untuk kurun waktu yg dipersyaratkan oleh peraturan

perundangan yg berlaku, sambil memastikan bahwa tidak terjadi kekeliruan penggunaan dan

penerapannya.  Dokumen kebijakan & protokol

4. Tersedia kebijakan dan protokol

tertulis yg menguraikan bagaimana semua kebijakan dan prosedur yg beredar dapat diidentifikasi dan ditelusuri, serta

diimplementasikan. .  Dokumen kebijakan & protokol

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Regulasi:

1. UU 44/2009 Tentang Rumah Sakit, (Pasal 13)

2. Kebijakan/Panduan/SPO tentang perubahan regulasi RS, meliputi:

a. Pengembangan dan perubahan regulasi b. Adaptasi regulasi nasional sebagai

regulasi RS

c. Retensi regulasi yang sudah dinyatakan tidak berlaku

d. Pemantauan pelaksanaan regulasi (misalnya oleh SPI)

Dokumen/materi yang dipersiapkan :

Materi:

1. Pelaksanaan pengembangan regulasi dan SPO

2. Pelaksanaan adaptasi penggunaan regulasi dari luar RS dapat

diimplementasikan

3. Pelaksanaan retensi regulasi dan SPO yang sudah tidak berlaku

4. Pelaksanaan pemantauan bahwa regulasi dan SPO diimplentasikan dengan benar

Sasaran telusur :

Pimpinan RS, Manajer RS, Kepala unit kerja Kepala unit SIRS

CARA PENILAIANNYA

• Analisisnya adalah kebijakan untuk

menentukan apa yang diperlukan untuk membuat dan menjalankan kebijakan dan prosedur di rumah

sakit. Skor ditetapkan berdasarkan penanganan lebih dari 50% dari

elemen-elemen (a) sampai (h) yang ada di kebijakan.

Standar MKI 19

RS membuat dan

memelihara rekam

medis untuk setiap

pasien yg dikaji

(assessted) dan

REKAM MEDIS PASIEN

Elemen Penilaian MKI. 19

1.Rekam medis pasien dibuat untuk setiap pasien yg dikaji dan diobati RS.

2.Rekam medis pasien dipelihara dng menggunakan identitas pasien yg

unik/khas atau metode lain yg efektif. (Unik  nama & nomer)

Standar MKI 19.1

Rekam medis pasien memuat

informasi yg memadai untuk

mengidentifikasi pasien,

mendukung diagnosis, justifikasi

pengobatan dokumen

pemeriksaan dan hasil pengobatan

dan meningkatkan kesinambungan

pelayanan diantara tenaga

Elemen Penilaian MKI . 19.1

.

1.Isi spesifik dari berkas rekam medis

pasien ditentukan oleh RS (Lihat juga AP 1.5 EP 1)

2.Rekam medis berisi informasi yg memadai untuk mengidentifikasi pasien,

3.Rekam medis berisi informasi yg memadai untuk mendukung diagnosis, (Lihat juga PAB 7 EP 3)

4.Rekam medis berisi informasi yg memadai untuk memberi justifikasi pelayanan dan pengobatan. (Lihat juga PAB 7.3 EP 2)

5.Rekam medis berisi informasi yg memadai untuk mendokumentasikan pemeriksaan dan hasil pemeriksaan (Lihat juga AP 1.5 EP 1; AP 2 makud & tujuan; PP 5 EP 4;

PAB 5.2 EP1; PAB 5.3 EP 2; PAB 6 EP 2; PAB 7.3 EP 3 dan MPO 4.3 EP 1)

Standar

MKI.19.1.1.

RM setiap pasien

emergensi memuat jam

kedatangan, kesimpulan

saat mengakhiri

pengobatan, kondisi

pasien pada saat

dipulangkan dan

instruksi tindak lanjut

pelayanan.

REKAM MEDIS PASIEN

Elemen Penilaian MKI 19.1.1

1.RM pasien emergensi memuat jam kedatangan

2.RM pasien emergensi memuat kesimpulan ketika pengobatan diakhiri

3.Rekam medis pasien emergensi memuat kondisi pasien pada saat dipulangkan.

4.Rekam medis pasien emergensi memuat instruksi tindak lanjut.

Standar MKI 19.2

Kebijakan RS

mengidentifikasi

mereka yg berhak

untuk mengisi rekam

medis pasien dan

menentukan isi rekam

medis dan format

Elemen Penilaian MKI.19.2.

1.Siapa yg mendapat otorisasi untuk mengisi rekam medis diatur dalam kebijakan RS (Lihat juga SKP 2 EP 1)  dokumen Kebijakan

2.Format dan lokasi pengisian ditentukan dalam kebijakan RS.  dokumen Kebijakan

3.Tersedia proses untuk menjamin bahwa hanya yg mempunyai otorisasi/kewenangan yg dapat mengisi berkas rekam medis.  dokumen Kebijakan

4.Tersedia proses yg ditujukan bagaimana mengisi dan mengoreksi rekam medis.

5.Siapa yg mempunyai otorisasi untuk akses kedalam rekam medis diidentifikasi dalam kebijakan RS

6.Tersedia proses untuk menjamin hanya individu yg mempunyai otorisasi yg mempunyai akses pada rekam medis .

Standar MKI

19.3.

Setiap petugas

yg mengisi rekam

medis menulis

identitas setelah

pencatatan dibuat

REKAM MEDIS PASIEN

Elemen Penilaian MKI 19.3.

1.Pada setiap pengisian rekam

medis dapat diidentifikasi siapa

yg mengisi

2.Tanggal pengisian rekam medis

dapat diidentifikasi

3.Bila dipersyaratkan oleh RS,

waktu/jam pengisian rekam

medis dapat diidentifikasi.

Standar MKI.19.4

Sebagai bagian

dalam

pengembangan

aktifitas kinerja, RS

secara regular

mengkaji isi dan

kelengkapan rekam

Elemen Penilaian MKI 19.4

1. Rekam medis pasien dIreview secara berkala. 2. Review menggunakan sample yg mewakili

3. Review melibatkan dokter, perawat dan profesi lain yg mempunyai otorisasi pengisian rekam medis atau pengelola rekam medis.

4. Fokus review adalah pada ketepatan waktu, keabsahan dan kelengkapan rekam medis

5. Persyaratan isi rekam medis yg sejalan dng

peraturan dan perundang-undangan termasuk dalam proses review

6. Proses review termasuk rekam medis pasien yg masih aktif dirawat dan pasien yg sudah pulang 7. Hasil proses review digabungkan dalam

Standar MKI. 20

Kumpulan data dan

informasi,

mendukung asuhan

pasien, manajemen

RS dan program

manajemen mutu.

KUMPULAN DATA DAN INFORMASI

Elemen Penilaian MKI 20

1.Kumpulan data dan informasi mendukung asuhan pasien.

2.Kumpulan data dan informasi mendukung manajemen RS.

3.kumpulan data dan informasi

mendukung program manajemen kualitas/mutu.

Standar MKI 20.1.

RS memiliki proses utk

membuat kumpulan data &

menentukan data &

informasi apa yg secara

rutin (regular) dikumpulkan

sesuai kebutuhan staf

klinik & manajemen RS,

serta badan/pihak lain di

KUMPULAN DATA DAN INFORMASI

Elemen Penilaian MKI. 20.1

1.RS memiliki proses utk membuat

kumpulan data dlm merespon sesuai identifikasi kebutuhan pengguna

2.RS menyediakan data yg dibutuhkan oleh agensi di luar RS. (Lihat PPI 10.6 EP 1)

Standar MKI. 20.2

RS memiliki proses

untuk menggunakan

atau berpartisipasi

dalam database

eksternal

KUMPULAN DATA DAN INFORMASI

Elemen Penilaian MKI. 20.2

1.RS memiliki proses untuk berpartisipasi atau menggunakan informasi dari data base

eksternal.

2.RS berkontribusi terhadap data atau informasi data base eksternal sesuai peraturan dan

perundang-undangan.

3.RS membandingkan kinerja dng menggunakan rujukan/ referensi dari data base eksternal.

(Lihat PMKP 4.2 EP 2 dan PPI 10.4, ME 1) 4.Keamanan dan kerahasiaan dijaga ketika

berkontribusi atau menggunakan data base eksternal.

Standar MKI 21

RS mendukung asuhan

pasien, pendidikan, riset

dan manajemen melalui

informasi yg tepat waktu

KUMPULAN DATA DAN INFORMASI

Elemen Penilaian MKI. 21

1.Informasi ilmiah terkini dan informasi lain untuk mendukung pelayanan pasien 2.Informasi ilmiah terkini dan informasi

lain untuk mendukung pendidikan klinik 3.Informasi ilmiah terkini dan informasi

lain untuk mendukung riset.

4.Informasi profesional terkini dan informasi lain untuk mendukung manajemen

5.Tersedia informasi dalam kerangka

TERIMA

KASIH