TROPICAL FOREST CONSERVATION ACTION FOR SUMATRA
UNDANGAN UNTUK MENYAMPAIKAN PROPOSAL HIBAH KHUSUS
PROGRAM FASILITASI MITRA TFCA-‐SUMATERA
ADMINISTRATOR TFCA-‐SUMATERA
YAYASAN KEANEKARAGAMAN HAYATI INDONESIA
JL BANGKA VIII NO 3B, PELA MAMPANG, JAKARTA SELATAN 12720
I n f o r m a s i d a n P e r s y a r a t a n P e n g a j u a n
P e n d a n a a n H i b a h
RINGKASAN
Tropical Forest Conservation Action for Sumatra (TFCA-‐Sumatera) merupakan program kerjasama untuk kegiatan konservasi hutan tropis beserta keanekaragaman-‐hayatinya di Sumatra yang dibiayai dari skema pengalihan pembayaran utang luar negeri untuk pelestarian alam (Debt for Nature Swap) antara Pemerintah Indonesia dengan Pemerintah Amerika Serikat.
Pemerintah Indonesia dan Pemerintah Amerika Serikat bekerja sama dengan Yayasan Keanekaragaman Hayati Indonesia (KEHATI) dan Conservation International (CI) sebagai mitra organisasi non-‐pemerintah. TFCA-‐Sumatera menyediakan dana hibah untuk membiayai kegiatan konservasi hutan dan keanekaragaman hayati di Sumatra. Pihak yang bisa mendapatkan dana hibah ini adalah lembaga-‐ lembaga non-‐pemerintah termasuk LSM dan kelompok Masyarakat lokal dan atau perguruan tinggi Indonesia, dengan prioritas lembaga yang dibentuk, berada atau berdomisili di Sumatra.
Sejak diluncurkannya program TFCA-‐Sumatera pada tahun 2009, TFCA-‐Sumatera telah memberikan dana hibah kepada 22 proyek konservasi yang dilaksanakan oleh mitra yang sebagian besar tergabung di dalam konsorsium yang terdiri dari 53 lembaga baik LSM maupun universitas. Proyek-‐proyek tersebut telah diluncurkan melalui 4 tahap siklus hibah, dengan frekuensi kurang lebih dua kali setiap 18 bulan.
Program TFCA-‐Sumatra sudah bekerja di 12 Bentang alam dari total target 13 bentang alam diseluruh Sumatra. TFCA Sumatra masih akan terus membuka peluang untuk memberikan dana hibah untuk bekerja di 13 bentang alam tersebut di seluruh Sumatra.
TFCA-‐Sumatera juga akan membuka peluang hibah di luar siklus hibah sehingga frekuensi pembukaan hibah akan semakin tinggi yang menyebabkan tingginya intensitas dan beban pengelolaan hibah baik secara administratif maupun teknis. Dengan semakin tingginya intensitas dan beban pengelolaan hibah tersebut, Administrator harus meningkatkan kapasitasnya.
Memperhatikan beban kerja yang terus meningkat, Administrator TFCA-‐Sumatera dengan persetujuan Dewan Pengawas TFCA-‐Sumatera akan membuka program hibah khusus yang bertujuan sebagai pendukung pelaksanaan kegiatan mitra di beberapa daerah di Sumatra.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, TFCA-‐Sumatera akan memilih satu atau lebih mitra yang berada atau bersedia membuka kantor di Sumatra yang dapat menjalankan beberapa fungsi Administrator di tingkat daerah. Terutama untuk melakukan pendampingan terhadap mitra penerima hibah (termasuk pemantauan dan evaluasi), peningkatan kapasitas mitra, dan menjembatani hubungan antara mitra penerima hibah dengan pemerintah dan swasta, Lembaga Swadaya Masyarakat lainnya maupun masyarakat setempat serta membantu melakukan pengumpulan data serta analisis atas kegiatan konservasi di tingkat lapangan dihubungkan dengan kebijakan dan pembangunan baik di tingkat lokal maupun nasional. Dalam pelaksanaannnya mitra penerima hibah ini akan bekerja mendukung pelaksanaan program mitra TFCA-‐Sumatera di Daerah.
Pada kesempatan ini, TFCA-‐Sumatera membuka kesempatan bagi Lembaga-‐lembaga yang dibolehkan mengajukan usulan kegiatan atau eligible entities (mohon periksa situs www.tfcasumatera.org mengenai eligible entities) untuk mengajukan proposal untuk mendapatkan hibah khusus sebagai fasilitator mitra-‐mitra penerima hibah TFCA-‐Sumatera yang luaran serta dampaknya adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi mitra penerima hibah dalam menjalankan programnya serta dalam beberapa hal mendukung fungsi Administrator TFCA-‐Sumatera. Lembaga yang bertugas untuk memberikan fasilitasi kepada mitra penerima hibah TFCA-‐Sumatera ini akan berkedudukan di maksimum tiga kota di Sumatra
Kegiatan utama dari program hibah khusus untuk fasilitasi mitra TFCA-‐Sumatera ini adalah:
a. Melakukan pendampingan atau fasilitasi kepada mitra TFCA-‐Sumatera atas pelaksanaan kegiatan konservasi hutan di lapangan termasuk menjamin atau memastikan keberhasilan kegiatan mitra di lapangan melalui diantaranya pemantauan dan evaluasi kemajuan pelaksanaan kegiatan baik teknis maupun administratif;
b. Menjembatani komunikasi dan koordinasi dengan para pemangku kepentingan di daerah (pemerintah daerah, Unit Pelaksana Teknis Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan utamanya Balai (Besar) Taman Nasional dan BKSDA, pihak swasta, Lembaga Swadaya Masyarakat dan kelompok Masyarakat atau Lembaga-‐lembaga lain yang mungkin berkepentingan dalam Konservasi hutan dan Keanekaragaman Hayati Sumatra);
c. Melakukan kegiatan untuk peningkatan kapasitas lembaga dan staf pelaksana dilapangan, baik kapasitas dalam pengelolaan proyek (administrasi, keuangan dan kelembagaan) maupun kemampuan teknis proyek yang dilaksanakan di lapangan berdasarkan penjajagan kebutuhan peningkatan kapasitas. Jika diperlukan fasiltator ini juga akan melaksanakan kegiatan pelatihan atau pengembangan kapasitas lainnya dengan pengetahuan dan keterampilan yang mendukung konservasi keanekaragaman hayati di Sumatra.
Besarnya dana yang disediakan bagi Fasilitator Mitra TFCA Sumatra adalah kurang lebih Rp. 750.000.000 setiap tahun untuk satu wilayah dan dengan jangka waktu/kerjasama sekitar 3 tahun. Masa kerja Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dapat dipertimbangkan untuk diteruskan berdasarkan hasil evaluasi yang akan dilakukan setiap tahun. Pengusul yang diperbolehkan adalah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), dan/atau Perguruan Tinggi.
Pengusul dapat membentuk konsorsium yang terdiri dari beberapa lembaga yang mempunyai keahlian administrasi dan teknis yang terpadu di bidang Konservasi untuk menjalankan ketiga peran tersebut di atas di tingkat lapangan.
Proposal sudah harus diajukan kepada Administrator TFCA-‐Sumatera selambat-‐lambatnya pada tanggal 30 November 2014.
DAFTAR ISI
RINGKASAN ... 2
BAB I. INFORMASI PROGRAM ... 5
1.1. LATAR BELAKANG ... 5
1.2. KEGIATAN TFCA-‐SUMATERA DAN BENTANG ALAM PRIORITAS ... 6
1.2.1. Pendekatan Intervensi Proyek TFCA-‐Sumatera ... 6
1.2.2. Tujuan Utama TFCA-‐Sumatera ... 8
1.2.3. Prioritas Bentang Alam ... 8
1.2.4 Prioritas Spesies ………..9
BAB II. PEMBENTUKAN FASILITATOR MITRA TFCA-‐SUMATERA ... 10
2.1. TUJUAN DAN LUARAN PEMBENTUKAN LEMBAGA ... 10
2.1.1. Tujuan Pembentukan Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera ... 10
2.1.2. Nama Lembaga ... 10
2.1.3. Luaran (Output) dan Indikator ... 11
2.1.4. Hasil (Outcome) ……….11
2.1.5. Lokasi Kantor Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera ……….11
2.2. ARAHAN DAN KOORDINASI ... 11
2.2.1. Arahan Umum ... 11
2.2.2. Koordinasi ... 12
2.2.3. Peran dan tanggungjawab ... 13
BAB III. PERSYARATAN DAN KETENTUAN BAGI LEMBAGA PENGUSUL ... 17
3.1. KETENTUAN BAGI LEMBAGA PENGUSUL ... 17
3.1.1. Kelembagaan ... 17
3.1.2. Ketentuan isi proposal ... 18
3.1.3. Rekam Jejak ... 18
3.1.4. Pendanaan ... 18
3.1.5. Jangka Waktu Pelaksanaan Program ... 18
3.2. PROSES SELEKSI HIBAH ... 19
3.3. LAIN-‐LAIN ... 19
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Skema Intervensi Kegiatan Mitra di Tingkat Bentang Alam ... 7Gambar 2. Peta Bentang Alam Prioritas TFCA-‐Sumatera ... 9
Gambar 3. Organisasi Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera (FM) di Lapangan ... 12
Gambar 4. Ilustrasi Hubungan antara Fasilitator Mitra dengan Administrator TFCA-‐Sumatera ... 13
Gambar 5. Alur Pelaporan Kegiatan ……… 15
Gambar 6. Alur Pelaporan Keuangan ………. 16
BAB I. INFORMASI PROGRAM
1.1.
LATAR BELAKANG
Pemerintah Amerika Serikat, Pemerintah Indonesia, Yayasan KEHATI dan Conservation International Foundation telah menyepakati suatu perjanjian dalam kerangka pengalihan utang Pemerintah Indonesia kepada Pemerintah Amerika Serikat yang dimanfaatkan untuk memberikan fasilitas pembiayaan kegiatan konservasi, perlindungan, restorasi (pemulihan) dan pemanfaatan sumberdaya hutan tropis secara lestari di Pulau Sumatra, yang selanjutnya disebut Program TFCA-‐Sumatera (Tropical Forest Conservation Action for Sumatra). Program ini berorientasi pada pengelolaan ekosistem prioritas di tingkat bentang alam yang menjadi basis konservasi keanekaragaman hayati. Upaya ini pada tingkat bentang alam didukung oleh pengelolaan secara berkelanjutan seluruh elemen sumberdaya alam di sekitarnya, baik dalam lingkup kehutanan, pertanian (agroekosistem), pesisir dan pantai, pertambangan, pembangunan infrastruktur dan perekonomian. Pendekatan ini menekankan model kolaborasi antar pelaku pembangunan di berbagai sektor, guna mendorong dan mewujudkan konservasi hutan secara terpadu yang pada gilirannya berdampak pada pembangunan ekonomi wilayah secara berkelanjutan.
Intervensi strategis program TFCA-‐Sumatera mengutamakan kegiatan praktis di lapangan dan diharapkan dapat mendorong berkembangnya tata kelola yang baik di bidang konservasi yang didukung pembuatan kebijakan dan penguatan kelembagaan, adopsi praktek-‐praktek terbaik pengelolaan sumberdaya alam, pemberdayaan masyarakat dan pengembangan ekonomi lokal pada hamparan bentang alam yang kaya akan keanekaragaman hayati.
Hingga saat ini, TFCA-‐Sumatera telah mendanai 22 proyek konservasi di 12 dari 13 bentang alam prioritas di Sumatra. TFCA-‐Sumatera juga saat ini sedang membuka kembali siklus hibah limayang memberi kesempatan kepada lembaga lokal di Sumatra untuk mengajukan proposal untuk mendapatkan dana guna melaksanakan kegiatan konservasi hutan tropis dan keanekaragaman hayati Sumatra. Dalam waktu yang tidak terlalu lama, TFCA-‐Sumatera juga akan membuka hibah khusus untuk konservasi spesies terutama Harimau dan Badak. Dengan terus bertambahnya mitra penerima hibah TFCA-‐Sumatera yang melaksanakan program konservasi hutan di lapangan (selanjutnya disebut Mitra) setiap tahun, maka dirasakan kapasitas Administrator TFCA-‐Sumatera dari segi jumlah personil sudah tidak memadai untuk melaksanakan administrasi hibah secara efektif. Namun demikian ada keterbatasan teknis bagi Administrator yang tidak memungkinkan untuk menambah staf sesuai jumlah yang diperlukan. Untuk itu beberapa tugas Administrator tersebut dapat dilakukan atau didelegasikan kepada mitra melalui hibah.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas, TFCA-‐Sumatera memandang lebih efisien dan efektif untuk menunjuk satu atau lebih mitra yang berada atau bersedia berkedudukan di Sumatra yang dapat melakukan kegiatan fasilitasi mitra TFCA-‐Sumatera melalui skema pemberian hibah untuk melakukan pendampingan atau fasilitasi jangka panjang termasuk melakukan pemantauan terhadap kinerja, peningkatan kapasitas dan penghubung mitra penerima hibah lain yang melaksanakan kegiatan konservasi hutan di lapangan dengan pemerintah dan swasta. Dalam pelaksanaannya fasilitator mitra TFCA-‐Sumatera ini dapat bekerja sebagai simpul jaringan yang untuk sementara dapat disebut sebagai Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera.
Berdasar pengalaman dari pelaksanaan kegiatan oleh 22 mitra sepanjang 4 tahun ini ada beberapa hal yang diperlukan untukmendukung mitra dalam mencapai tujuannya yang harus menjadi fokus kegiatan bagi Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera di wilayah jangkauannya, yaitu:
a. Pendampingan dan fasilitasi terhadap mitra pelaksana di lapangan, termasuk memastikan tercapainya kinerja pelaksanaan kegiatan oleh mitra, serta pelaporan. Pendampingan ini memiliki
peran yang sangat penting dalam pelaksanaan proyek untuk memastikan kegiatan dilapangan dapat mencapai tujuan yang direncanakan.
b. Menjembatani komunikasi, koordinasi dan melakukan analisis terhadap koordinasi yang dilaksanakandengan para pemangku kepentingan (pemerintah, swasta dan pihak lain), baik ditingkat nasional maupun ditingkat daerah sehingga menjadi salah satu kunci keberhasilan pencapaian tujuan yang dicanangkan. Analisis dalam koordinasi sangat diperlukan karena komunikasi dan koordinasi dengan para pihak memerlukan strategi dan pendekatan tertentu, sehingga hasil analisis tersebut dapat digunakan para pihak untuk mempererat kerja sama di lapangan dengan Pemerintah Daerah, Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kementerian dan masyarakat serta memberikan pemahaman bahwa program TFCA-‐Sumatera yang dilakukan oleh mitra di tingkat lapangan adalah mendukung program pemerintah atau pihak lain. Analisis tentang hubungan dengan pihak swasta, Pemerintah Daerah, UPT dan masyarakat dapat digunakan untuk memberikan arahan atau pedoman dalam membangun komunikasi dengan pemangku kepentingan di tingkat lokal yang dapat memberikan pemahaman tentang hubungan antara konservasi dengan pembangunan. Selain itu mitra pelaksana di lapangan bekerja di dalam dan atau di luar kawasan hutan yang merupakan wilayah kewenangan pemerintah, swasta atau masyarakat. Pemahaman mengenai keberlanjutan kerja sama dan koordinasi dalam jangka panjang menjadi sangat penting dan harus tetap berlangsung setelah proyek TFCA oleh mitra berakhir;
c. Meningkatkan kapasitas lembaga dan staf pelaksana mitra di lapangan serta pemangku pihak lainnya. Terhambatnya beberapa kegiatan yang dilaksanakan oleh mitra di lapangan sering disebabkan oleh keterbatasan pengetahuan dan kapasitas mitra pelaksana. Keterbatasan ini umumnya berupa keterbatasan administrasi proyek, manajerial maupun tata kelola kelembagaan serta keterbatasan pengetahuan teknis di lapangan. Untuk itu diperlukan dukungan peningkatan kapasitas bagi mitra sesuai dengan kebutuhannya.
Karena peran Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera ini memberikan hasil yang langsung dapat dipakai sebagai bahan untuk mengembangkan kebijakan TFCA-‐Sumatera dan pelaksanaannya maka lembaga ini bersifat khusus dan hasil-‐hasilnya langsung dipakai oleh Administrator TFCA-‐Sumatera. Oleh sebab itu secara struktural, lembaga fasilitasi ini berada langsung di bawah kendali Administrator TFCA-‐Sumatera. Selain melakukan pendampingan dan fasilitasi langsung terhadap mitra, Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera juga membantu memfasilitasi kebutuhan mitra (apabila diperlukan) terutama dalam menemukan tenaga ahli yang tepat dan memfasilitasi mitra untuk berhubungan dengan pihak—pihak yang berkompeten untuk menunjang kelancaran program mitra.
1.2.
KEGIATAN TFCA-‐SUMATERA DAN BENTANG ALAM PRIORITAS
1.2.1.
Pendekatan Intervensi Proyek TFCA-‐Sumatera
Kegiatan TFCA-‐Sumatera di lapangan menggunakan pendekatan program terpadu berbasis bentang alam yang merupakan kombinasi 3 komponen intervensi utama (Gambar 1) dalam rangka mencapai tujuan-‐tujuan yang berdampak nyata dan dapat diukur bagi konservasi hutan di tingkat bentang alam.
Gambar 1. Skema Intervensi Kegiatan Mitra di Tingkat Bentang Alam
Secara umum, kegiatan-‐kegiatan tersebut dapat dikelompokkan menjadi 3 Komponen intervensi sebagai berikut:
1) Komponen Intervensi 1. Kegiatan di tingkat kelembagaan dan kebijakan yang mendukung konservasi hutan dan keanekaragaman hayati. Komponen intervensi 1 ini memiliki tujuan umum untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan dan perlindungan kawasan. Kegiatan-‐kegiatan yang termasuk di dalamnya misalnya: penetapan kebijakan yang mendukung konservasi, pengembangan skema dan kelembagaan pengelolaan secara kolaborasi, pengusulan peningkatan status lindung kawasan, penetapan kawasan konservasi baru, penyusunan rencana pengelolaan kawasan, penataan batas kawasan, patroli perlindungan kawasan berbasis masyarakat, pengelolaan hutan berbasis masyarakat (PHBM), baik dalam bentuk hutan adat, hutan desa, hutan kemasyarakatan, ataupun hutan rakyat. Komponen ini juga ditujukan untuk meningkatkan peran pemerintah daerah dan sektor swasta baik di tingkat provinsi maupun kabupaten/kota dalam konservasi hutan sehingga mendorong terciptanya kebijakan-‐kebijakan daerah yang memberikan insentif ekologis dan konservasi hutan sekaligus insentif ekonomi dan sosial bagi wilayah;
2) Komponen Intervensi 2. Kegiatan di tingkat bentang alam yang diarahkan pada pengelolaan hutan secara lestari termasuk penerapan praktek-‐praktek terbaik pengelolaan lahan, restorasi habitat dan konservasi populasi jenis-‐jenis terancam punah. Komponen intervensi 2 ini bertujuan untuk memperbaiki habitat, mengembangkan koridor dan keterhubungan antar habitat dan lansekap serta pelestarian populasi keanekaragaman hayati. Kegiatan-‐kegiatan yang termasuk di dalamnya, misalnya: perlindungan dan pengamanan kawasan, restorasi ekosistem, pengembangan koridor dan keterhubungan atara habitat atau bentang alam, perlindungan dan pelestarian jenis-‐jenis terancam punah dan endemis, mitigasi konflik satwa dan manusia serta pelaksanaan praktek-‐praktek terbaik pengelolaan kawasan (pertanian organik, Best Management Practices (BMP), High Conservation Value Forest (HCVF), dll).
3) Komponen Intervensi 3. Kegiatan di tingkat masyarakat dalam rangka peningkatan kesejahteraan dan peran serta masyarakat yang berdampak pada konservasi hutan. Kegiatan-‐ kegiatan dalam komponen intervensi 3 ini diarahkan untuk meningkatkan kesejahteraan dan keberdayaan masyarakat, swasta, dan pemerintah dalam pengelolaan dan perlidungan kawasan dan keanekaragaman hayati. Kegiatan-‐kegiatan yang termasuk di dalamnya, misalnya: pengembangan ekonomi berbasis potensi lokal (hasil hutan bukan kayu, jasa lingkungan, peningkatan nilai tambah hasil hutan), peningkatan kesadaran dan peran serta aktif masyarakat, swasta, dan pemerintah dalam melakukan konservasi hutan beserta keanekaragaman hayatinya.
1. Intervensi di tingkat kelembagaan dan kebijakan yang mendukung perlindungan hutan dan keanekaragaman hayati.
2 . Intervensi di tingkat bentang alam dan tapak untuk mendukung konservasi hutan dan habitat serta perlindungan spesies terancam punah
Dampak
konservasi hutan dan
populasi spesies
3. Intervensi di tingkat masyarakat dalam rangkapeningkatan kesejahteraan dan peranserta masyarakat yang berdampak pada konservasi hutan.
1.2.2.
Tujuan Utama TFCA-‐Sumatera
Ketiga level atau komponen intervensi tersebut dilakukan untuk mencapai mandat TFCA yang tertuang dalam enam tujuan utama TFCA-‐Sumatera (six authorized purposes) yaitu:
1) Terpeliharanya ekosistem-‐ekosistem hutan pada tingkat bentang alam melalui berbagai intervensi seperti perlindungan, pemeliharaan, perluasan dan atau penambahan kawasan konservasi baru, restorasi dan meningkatnya efektivitas pengelolaan kawasan konservasi, termasuk mendorong terwujudnya kondisi pemungkin seperti penggunaan lahan dan tata ruang yang berkelanjutan dan perbaikan kebijakan yang mengedepankan konservasi hutan;
2) Terpeliharanya habitat hidupan liar melalui pelaksanaan pengelolaan secara efektif kawasan-‐ kawasan konservasi prioritas, membangun dan mengelola koridor satwa untuk menciptakan ketersinambungan habitat serta mendorong praktik-‐praktik pengelolaan terbaik sumberdaya alam di daerah penyangga kawasan konservasi dan kawasan-‐kawasan dengan nilai konservasi tinggi;
3) Peningkatan kapasitas manajerial, teknis dan ilmiah bagi individu maupun organisasi penggiat konservasi;
4) Meningkatnya populasi spesies kunci yang terancam punah dan terkendalinya populasi spesies yang bernilai komersial melalui kegiatan-‐kegiatan pemulihan dan penyelamatan populasi dan habitat jenis terancam punah dan pengaturan pemanfaatan jenis-‐jenis komersial;
5) Riset dan identifikasi kegunaan dan penggunaan medis dan farmakologi dari hidupan liar hutan tropis bagi penyembuhan penyakit dan kesehatan;
6) Meningkatnya taraf hidup masyarakat sekitar hutan sebagai bagian dari insentif yang pada gilirannya berpengaruh pada kelestarian hutan melalui berbagai intervensi seperti penciptaan pemanfaatan keanekaragaman hayati secara berkelanjutan baik di tingkat ekosistem, spesies maupun genetik yang berdampak pada kelestarian hutan.
1.2.3.
Prioritas Bentang Alam
Fokus Program TFCA-‐Sumatera adalah pada hamparan bentang alam yang kaya akan keanekaragaman hayati, mencakup ekosistem penting di dalam dan sekitar kawasan konservasi, serta wilayah koridor dan keterhubungan habitat di dalam maupun antar bentang alam dan kawasan agro ekosistem di sekitarnya yang dikelola oleh masyarakat lokal. Program ini diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi pemulihan ekosistem hutan yang mengalami kerusakan khususnya di kawasan konservasi dan daerah penyangganya. Pendekatan ini diharapkan juga akan memberikan kontribusi nyata bagi pengurangan laju deforestasi dan degradasi hutan yang pada gilirannya mendukung tujuan mitigasi dan adaptasi terhadap perubahan iklim global serta komitmen Presiden RI untuk mengurangi emisi karbon secara nasional.
Prioritasi pendanaan TFCA-‐Sumatera berjangkar pada 13 bentang alam yang sebagian besar berpusat pada taman nasional di Sumatra, sebagaimana terlihat pada peta Gambar 2 yaitu:
1. Seulawah-‐Ulumasen
2. Kawasan Ekosistem Leuser dan Taman Nasional Gunung Leuser
3. Toba Barat 4. Angkola 5. Batang Toru
6. Taman Nasional Batang Gadis
7. Senepis-‐Semenanjung Kampar-‐Kerumutan
8. Taman Nasional Bukit Tiga Puluh-‐Tesso Nilo-‐Bukit Duabelas
9. Taman Nasional Kerinci-‐Seblat
10. Taman Nasional Berbak-‐Taman Nasional Sembilang
11. Taman Nasional Way Kambas
12. Taman Nasional Bukit Barisan Selatan 13. Kepulauan Mentawai dan TN Siberut
Gambar 2. Peta Bentang Alam Prioritas TFCA-‐Sumatera
1.2.4.
Prioritas Spesies
Program TFCA-‐Sumatera dalam memberikan hibahnya telah memperluas prioritasnya untuk memberikan perhatian khusus pada konservasi spesies terancam punah beserta perlindungan terhadap habitatnya. Dua spesies kunci yang diprioritaskan adalah Badak Sumatra dan Harimau Sumatra, yang juga memberikan dukungan kepada spesies lain seperti orangutan. Dengan melindungi habitat dan konservasi bagi spesies-‐spesies kunci, diharapkan dapat menjangkau perlindungan kepada spesies lain di Sumatra.
BAB II. PEMBENTUKAN FASILITATOR MITRA TFCA-‐SUMATERA
2.1. TUJUAN DAN LUARAN PEMBENTUKAN LEMBAGA
2.1.1. Tujuan Pembentukan Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera
TFCA–Sumatera mengundang lembaga-‐lembaga yang berminat untuk membentuk sebuah lembaga yang dapat memfasilitasi khususnya mitra-‐mitra penerima hibah TFCA-‐Sumatera (untuk selanjutnya disebut “mitra”), yang beroperasi untuk menjalankan peran sesuai dengan tujuan di bawah ini dengan efektif dan efisien:
1. Melakukan fasilitasi kebutuhan TFCA-‐Sumatera untuk melakukan pendampingan terhadap pelaksanaan kegiatan mitra, termasuk pemantauan dan evaluasi kinerja mitra.
2. Mengidentifikasi kebutuhan mitra untuk peningkatan kapasitas dan melakukan pendampingan atau fasilitasi peningkatan kapasitas mitra, baik kapasitas administrasi maupun teknis.
3. Melakukan fasilitasi komunikasi dan koordinasi antara mitra dengan para pemangku kepentingan lain, utamanya pemerintah (baik Pemerintah Daerah maupun UPT Kementerian), swasta dan pihak lain serta menganalisis hubungan tersebut dalam rangka memperoleh dan meningkatkan dukungan pemangku kepentingan terhadap kegiatan konservasi pada umumnya maupun untuk mengsinkronkan kegiatan TFCA dengan kegiatan pemangku kepentingan lain.
4. Melakukan pendampingan khusus mengenai pengembangan ekonomi kemasyarakatan, mulai dari identifikasi sumberdaya lokal sampai dengan akses pasar.
2.1.2. Nama Lembaga
Lembaga tersebut bernama: “FASILITATOR MITRA TFCA-‐SUMATERA” yang berbasis di tiga kota, yaitu: Medan, Padang, dan Palembang
2.1.3. Luaran (
Output
) dan Indikator
Luaran yang diharapkan dengan adanya Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera tersebut adalah:
a. Mitra mempunyai kapasitas organisasi yang memadai untuk melaksanakan kegiatan TFCA-‐ Sumatera mulai dari proses perencanaan dan pengembangan desain proyek, pengelolaan administrasi dan keuangan yang lebih baik sampai pada pembuatan laporan yang lebih komprehensif. Kapasitas mitra tersebut dapat diukur melalui indikator kemampuan manajerial seperti diantaranya kelengkapan dokumen kebijakan dan prosedur, jumlah dan kualitas staf, kemampuan melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja yang didukung metodologi standar, kemampuan menghasilkan laporan dan komunikasi dengan strategi komunikasi yang kuat, serta kemampuan merekam (recording) seluruh kegiatan secara sistematis melalui pengembangan basis data dan informasi yang kuat.
b. Mitra mempunyai kemampuan yang baik dalam merancang proyek konservasi dikaitkan dengan pembangunan dan kelembagaan. Kemampuan mitra tersebut dapat diukur melalui indikator perancangan proyek, seperti kemampuan menyusun proposal yang baik, kemampuan menyusun rencana pemantauan dan evaluasi. Dalam butir ini Fasilitator diharapkan dapat meningkatkan kemampuan perancangan proyek kepada mitra calon penerima hibah sehingga diharapkan Administrator dapat menjaring mitra-‐mitra yang dapat menterjemahkan masalah di lapangan ke dalam usulan yang baik.
c. Mitra mampu melakukan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan pemangku kepentingan lain serta komunikasi dan koordinasi yang baik di antara pemangku kepentingan di daerah, sehingga pemangku kepentingan di tingkat lokal memahami, mengapresiasi serta bersinergi dalam
menjalankan kegiatan konservasi, sehingga dukungan para pihak terlihat dalam perencanaan pengelolaan bersama dan terjadinya keberlanjutan program. Kemampuan mitra ini dapat diukur melalui indikator seperti diantaranya tingkat penerimaan (buy-‐in) pemangku pihak terhadap proyek yang sedang dilaksanakan serta sejauh mana dukungan proyek terhadap pencapaian indikator kinerja utama (IKU) pemerintah.
d. Mitra mampu secara teknis dalam pelaksanaan proyek konservasi, termasuk kegiatan ekonomi di tingkat masyarakat yang berdampak pada konservasi dan kemampuan mitra dalam mendampingi masyarakat, sehingga terjadi peningkatan kesejahteraan masyarakat sekitar kawasan hutan. Indikator kemamppuan mitra ini dapat diukur melalui metodologi yang baik dan benar dipakai oleh mitra sehingga hasilnya sesuai dengan yang diharapkan.
2.1.4. Hasil (
Outcome
)
Hasil (outcome) dari kegiatan ini adalah meningkatnya kapasitas teknis dan administratif mitra TFCA-‐ Sumatera dalam hal kemampuan pengelolaan administrasi dan keuangan, kemampuan komunikasi serta mampu berkonsultasi dengan para pihak dalam melaksanakan kegiatan konservasi sehingga pada akhirnya tercipta pembangunan kelembagaan, kebijakan dan pembangunan ekonomi masyarakat lokal di tiga belas bentang alam dan kawasan sekitar di Sumatra.
2.1.5. Lokasi Kantor Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera
Dalam rangka memudahkan pengelolaan hibah, 13 bentang alam diatas dikelompokkan ke dalam tiga (3) wilayah (region) yang diwakili masing-‐masing satu Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera, yaitu wilayah utara, wilayah tengah dan wilayah selatan, sebagai berikut:
1. Sumatra Bagian Utara yang melingkupi bentang alam Kawasan Ekosistem Leuser (KEL), Ulumasen -‐ Seulawah, Toba Barat, Batang Toru -‐ Batang Gadis, dan Angkola.
Lokasi kantor: Medan
2. Sumatra Bagian Tengah yang melingkupi bentang alam : Taman Nasional (TN) Kerinci Seblat, TN Siberut, TN Tesso Nilo, TN Bukit Tigapuluh, dan Kampar – Kerumutan – Senepis.
Lokasi kantor: Padang
3. Sumatra Bagian Selatan yang melingkupi bentang alam TN Berbak –Sembilang, TN Bukit Barisan Selatan, TN Way Kambas.
Lokasi kantor: Palembang
2.2. ARAHAN DAN KOORDINASI
2.2.1. Arahan Umum
TFCA-‐Sumatera membuka kesempatan kepada lembaga lokal yang mempunyai kedudukan atau bersedia berkedudukan di Sumatra yang memiliki kapasitas dan kapabilitas untuk membantu TFCA-‐ Sumatera sesuai dengan tujuan (2.1.1.) dan luaran (2.1.3) diatas untuk mengajukan proposal sebagai Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dengan mempertimbangkan kondisi pada Bagian 2.1 dan 2.2.
Peran Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera adalah mendampingi mitra penerima hibah pelaksana proyek konservasi hutan di lapangan agar dapat melaksanakan kegiatannya sesuai dengan rencana yang telah disetujui. Pendampingan tersebut termasuk juga kegiatan pemantauan kinerja mitra, fasilitasi koordinasi dengan pemangku kepentingan di daerah serta peningkatan kapasitas mitra dan pemangku pihak lainnya apabila diperlukan.
Dalam melaksanakan fungsinya, Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dapat merekrut staf penuh waktu (full time) yang diperlukan untuk kegiatan yang bersifat rutin atau terus-‐menerus, seperti pemantauan dan pendampingan. Untuk kegiatan-‐kegiatan bersifat insidental seperti kegiatan pelatihan untuk isu-‐isu khusus seperti peningkatan ekonomi dan sebagainya, Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dapat menunjuk konsultan atau tenaga ahli (technical assistance) sesuai dengan kebutuhan. Kemungkinan organisasi Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera di lapangan dapat dilihat paga diagram Gambar 3.
Gambar 3. Organisasi Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera (FM) di Lapangan
Jumlah staf tetap di dalam satu kantor Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera tidak lebih dari tiga (3) orang, termasuk koordinator penuh waktu dan staf lapangan, kecuali di Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera wilayah 1 dapat ditambah 1 Koordinator Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera (umum) dan 1 staf administrasi. Ketiga orang tersebut diharapkan mempunyai kapasitas yang memadai untuk menjalankan fungsi Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera sesuai dengan tujuan dan luaran yang telah dicanangkan. Pembagian kerja kepada setiap staf disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki, termasuk koordinator Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera. Disarankan agar kegiatan administrasi dikendalikan dari kantor lembaga atau dari salah satu kantor Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera (FM 1), sehingga Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera hanya melakukan kegiatan administrasi minimal. Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dapat mengontrak kantor di lokasi sebagaimana dapat dilihat pada bagian 2.1.5 sehingga memudahkan Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera untuk menjangkau lokasi-‐lokasi proyek yang dilayaninya.
2.2.2. Koordinasi
Lembaga yang terpilih sebagai Fasilitator Mitra TFCA bertanggungjawab sepenuhnya atas pengelolaan kantor Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dan hubungan dengan mitra-‐mitra di wilayahnya. Secara institusi Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera berada dibawah kendali TFCA-‐Sumatera (Direktur Program TFCA-‐Sumatera), untuk menjalankan keputusan Oversight Committee (OC) yang didukung oleh Oversight Committee Technical Member (OCTM)/atas nama Administrator TFCA-‐Sumatera. Namun demikian, dalam pelaksanaan teknis kelembagaan dan keuangan akan dikoordinasikan oleh Asisten Direktur
STAF TEKNIS FM1
STAF TEKNIS FM1
FM1
KOORDINATOR
FM
STAF ADMINFM3
FM2
STAF TEKNIS FM2
STAF TEKNIS
FM2
KOORDINATOR/ STAF TEKNIS FM2
KOORDINATOR/
STAF TEKNIS FM1
BANTUAN TEKNIS
Keterangan: FM = Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera
Program TFCA-‐Sumatera/Manajer Hibah, sedangkan pelaksanaan program berkoordinasi dengan Spesialis Konservasi. Diagram pada Gambar 4 memperlihatkan hubungan secara garis besar antara Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dengan mitra pelaksana program di lapangan.
Gambar 4. Ilustrasi Hubungan antara Fasilitator Mitra dengan Administrator TFCA-‐Sumatera
2.2.3. Peran dan tanggungjawab
Sebagai gambaran bagi pengusul, berikut ini adalah tanggung jawab dan tugas Fasilitator Mitra TFCA-‐ Sumatera. Untuk menghindari tumpang tindih dan duplikasi dengan Administrator TFCA-‐Sumatera sebelum Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera beroperasi akan diadakan penyelarasan dengan tugas Administrator.
a. Tugas-‐tugas Umum:
• Melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan teknis di lapangan dan administrasi proyek. • Memeriksa laporan kemajuan dan perkembangan kegiatan, serta memastikan kesesuaian
laporan tersebut dengan kondisi perkembangan kegiatan di lapangan yang ditetapkan dalam tujuan dan sasaran proyek.
Garis Kendali Garis Koordinasi
Garis Pembinaan/Pendampingan dari Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera Garis Pembinaan/Pemantauan dari Administrator
DIREKTUR PROGRAM TFCA-‐SUMATERA STAF TFCA-‐SUMATERA
FASILITOR MITRA
TFCA-‐SUMATERA
MITRA PENERIMA HIBAH DI LAPANGAN MITRAPENERIMAHIBAH HIBAH DI LAPANGAN MITRA PENERIMA
• Apabila diperlukan, Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera harus melakukan koordinasi dan konsolidasi
terhadap mitra di wilayah kerjanya.
• Mengirimkan ringkasan laporan kegiatan triwulan mitra (resume) kepada Administrator di
Jakarta, beserta catatan khusus dan rekomendasi.
• Menghadiri kegiatan-‐kegiatan tertentu yang diselenggarakan oleh mitra.
• Membantu memfasilitasi mitra sebagai jembatan dalam membangun komunikasi dan koordinasi
dengan para pemangku kepentingan tempat mitra bekerja.
• Memberikan jawaban atau masukan, bekerjasama dengan mitra, kepada pihak pemerintah,
swasta dan masyarakat yang membutuhkan saran atau masukan bagian pembuatan kebijakan, rancangan teknis atau pelaksanaan program pembangunan yang berkaitan dengan konservasi.
• Mengajukan rancangan peningkatan kapasitas/capacity building untuk masing-‐masing mitra
berdasarkan hasil kajian kebutuhan peningkatan kapasitas (capacity needs assessment) di wilayah kerjanya kepada administrator TFCA-‐Sumatera di Jakarta.
• Mengirimkan materi perkembangan kegiatan baik berupa tulisan atau gambar kegiatan mitra
untuk dijadikan bahan publikasi, komunikasi dan diseminasi informasi tentang TFCA-‐Sumatera.
• Memantau pelaksanaan tindak lanjut/rekomendasi dari Administrator untuk perbaikan
pelaksanaan proyek baik teknis maupun administrasi berdasarkan hasil pemantauan regular maupun penilaian oleh pihak lain (external evaluator).
• Membantu dalam penyusunan database tentang konservasi di Sumatra
• Memberikan rekomendasi kepada Administrator di Jakarta untuk perbaikan pelaksanaan
proyek, koordinasi, hubungan dan komunikasi dengan pihak lain, serta memberikan masukan tentang lokasi dan tema-‐tema prioritas untuk didanai oleh TFCA-‐Sumatera.
• Membantu dalam penilaian konsep usulan dan proposal yang diajukan oleh calon penerima
hibah terutama dalam melakukan uji tuntas (due diligence) dan melacak rekam jejak (track record) kemampuan calon penerima hibah secara netral dan lepas dari konflik kepentingan.
• Membantu dalam penyusunan laporan tahunan, penyusunan rencana kerja tahunan dan
rencana pemantauan kinerja tahunan oleh mitra.
b. Pengelolaan Keuangan:
• Melakukan pemeriksaan dokumen (keabsahan dan kebenaran) pengeluaran mitra. • Memastikan pengeluaran keuangan yang terjadi sesuai dengan kegiatan di lapangan.
• Memberikan catatan dan rekomendasi atas penggunaan dana kegiatan kepada Administrator. • Memantau pelaksanaan tindak lanjut/rekomendasi hasil monitoring keuangan mitra oleh
Administrator.
• Membantu memfasilitasi monitoring yang dilakukan oleh administrator.
Administrator TFCA-‐Sumatera tetap akan melakukan pemantauan kegiatan di lapangan secara acak atau sesuai saran dan masukan dari Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera. Sedangkan untuk pemantauan keuangan, administrator akan melakukan pemeriksanaan/audit secara rutin 3 bulanan. Untuk menghindari adanya tumpang tindih antara peran Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dengan administrator TFCA-‐Sumatera, maka peran dan tanggung jawab administrator adalah sebagai berikut:
a. Pengelolaan Program (Administrator Pusat)
• Melakukan pemeriksaan ringkasan laporan mitra yang diajukan oleh Fasilitator Mitra TFCA-‐ Sumatera.
• Menindaklanjuti catatan khusus dan rekomendasi yang disampaikan Fasilitator Mitra TFCA-‐ Sumatera dalam laporan ringkasan mitra.
• Melakukan kunjungan lapangan atas pelaksanaan kegiatan oleh mitra, sebagai sampel berdasarkan rekomendasi dan catatan ringkasan laporan Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera.
• Melakukan koordinasi dengan Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera terkait mitra yang akan dikunjungi/dimonitor.
• Memeriksa laporan kegiatan yang dilakukan oleh Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera terhadap pemantauan/monitoring mitra, peningkatan kapasitas mitra.
• Memberikan rekomendasi atas kegiatan mitra berdasarkan hasil kunjungan.
b. Pengelolaan Keuangan/Hibah
• Melakukan pemeriksaan laporan keuangan.
• Memeriksa kesesuaian dokumen pengeluaran dengan laporan keuangan yang disampaikan ke Administrator.
• Memeriksa laporan keuangan Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera setiap bulan.
• Mendampingi Auditor Internal atas pelaksanaan audit keuangan mitra dan audit keuangan Kantor Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera.
• Memberikan pelatihan administrasi dan pengelolaan dana mitra.
Pembagian peran dan hubungan kerja antara Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dengan Administrator TFCA-‐Sumatera dalam hal pelaporan program dan keuangan dapat dilihat pada gambar 5 dan gambar 6.
Gambar 5. Alur Pelaporan Kegiatan Laporan Mitra TFCA-‐SUMATERA/ Database FASILITATOR MITRA MITRA PENERIMA HIBAH DI LAPANGAN MITRA
PENERIMAHIBAH MITRA PENERIMA
HIBAH DI LAPANGAN
Rekomendasi Perbaikan (Tembusan)
Tembusan
Laporan Mitra (Tembusan) Ringkasan laporan mitra dan laporan kegiatan FM
Gambar 6. Alur Pelaporan Keuangan
TFCA-‐SUMATERA FASILITATOR MITRA TFCA-‐SUMATERA MITRA PENERIMA HIBAH DI LAPANGAN MITRA
PENERIMAHIBAH MITRA PENERIMA
HIBAH DI LAPANGAN
Catatan Penggunaan dana mitra dan laporan keuangan Lembaga Laporan Keuangan Mitra Rekomendasi Perbaikan Tembusan Pemeriksaan pembinaan
BAB III. PERSYARATAN DAN KETENTUAN BAGI LEMBAGA PENGUSUL
3.1. KETENTUAN BAGI LEMBAGA PENGUSUL
3.1.1. Kelembagaan
Lembaga yang berhak mengajukan permohonan hibah (eligible entity) Lembaga yang dapat menerima hibah dari Program TFCA-‐Sumatera adalah:
1) Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) bidang lingkungan, kehutanan dan konservasi keanekaragaman hayati.
2) Lembaga lokal dari lembaga internasional atau regional lainnya yang memenuhi syarat, atau aktif di Indonesia, yang bukan merupakan Lembaga yang tidak diperbolehkan (non-‐eligible entity). Lembaga internasional dapat mengajukan permohonan dana hibah sebagai bagian dari konsorsium dengan lembaga lokal dan tidak berperan sebagai koordinator konsorsium atau penerima hibah dari TFCA-‐Sumatera.
3) Universitas, termasuk perguruan tinggi negeri yang didirikan dan beroperasi di Indonesia, yang bukan merupakan Lembaga yang tidak diperbolehkan (non-‐eligible entity) dapat menerima dana hibah Program TFCA-‐Sumatera.
Lembaga yang tidak diperkenankan mengajukan permohonan hibah (non-‐eligible entity)
Lembaga yang tidak dapat menerima hibah dari Program TFCA-‐Sumatera (non-‐eligible entity) adalah orang atau lembaga yang termasuk dalam kriteria berikut atau yang berafiliasi padanya:
1) Administrator Program TFCA-‐Sumatera (Yayasan KEHATI).
2) Depositori, yaitu perusahaan yang mengelola dan menyimpan dana Program TFCA-‐Sumatera (HSBC).
3) Institusi pemerintah, lembaga pemerintah, dinas-‐dinas pemerintah, pemerintah daerah, kelurahan, departemen atau institusi sejenis kecuali perguruan tinggi negeri yang didirikan dan beroperasi di Indonesia.
4) Lembaga dari anggota Tetap OC: USAID, Kementerian Kehutanan, Yayasan KEHATI, dan Conservation International.
5) Lembaga dari Anggota Tidak Tetap OC (berlaku selama lembaga tersebut menjadi Anggota Tidak Tetap OC). Saat ini lembaga yang merupakan Anggota Tidak Tetap OC adalah Transparency International Indonesia, Indonesia Business Link, dan Universitas Syiah Kuala.
6) Siapapun yang (i) namanya tercantum pada Daftar Orang Terlarang (Prohibited Person List), atau (ii) termasuk didalamnya dimiliki oleh, dikendalikan oleh, bertindak untuk dan atas nama, menyediakan bantuan, dukungan, sponsor atau layanan dalam bentuk apapun pada, atau dengan cara lain berhubungan dengan orang yang dimaksud atau dijabarkan dalam Daftar Orang Terlarang. Termasuk dalam Daftar Orang Terlarang adalah daftar yang dikeluarkan oleh PBB atau lembaga keamanan negara Indonesia atau the OFAC (Office of Foreign Assets Control of the US Treasury) List.
7) Lembaga lainnya yang sewaktu-‐waktu ditetapkan oleh Oversight Committee.
Selain Lembaga yang tidak diperbolehkan (non-‐eligible entity) sebagaimana dimaksud dalam paragraf 1.1 Forest Conservation Agreement (FCA), Lembaga yang tidak dapat menerima hibah dari Program TFCA-‐Sumatera termasuk juga:
1) Perusahaan swasta dan umum, termasuk Koperasi dan Asosiasi yang didanai pemerintah. 2) Asosiasi perusahaan/industri dan buruh.
3) Militer, organisasi para militer atau polisi.
4) Organisasi politik (termasuk partai politik) atau organisasi masyarakat yang berafiliasi pada atau dibentuk oleh partai politik.
6) Lembaga atau lembaga koordinator konsorsium (kecuali anggota konsorsium) yang sedang mendapatkan pendanaan hibah dari TFCA-‐Sumatera.
3.1.2. Ketentuan isi proposal
Proposal yang diajukan harus mampu menunjukkan ketaatannya terhadap hukum dan kebijakan yang terkait. Ketentuan ini termasuk:
Semua proposal pengajuan hibah harus:
a) Memperlihatkan kaitan dan dukungan dalam pelaksanaan kegiatan mitra TFCA-‐Sumatera sesuai dengan perencanaannya.
b) Memperlihatkan peran dan fungsi Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera dalam peningkatan kapasitas mitra TFCA-‐Sumatera.
c) Memperlihatkan mekanisme pemantauan dan pendampingan terhadap mitra TFCA-‐Sumatera. d) Memperhitungkan biaya (budget) yang konsisten dan realistis dengan kegiatan yang diusulkan.
3.1.3. Rekam Jejak
Pemohon diharuskan menyampaikan Informasi dan rekam jejak mengenai kapasitas yang memadai dalam bidang administrasi dan teknis serta berpengalaman dalam menjalankan usulan baik pada tingkat lembaga dan atau personal/staf yang akan berperan dalam Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera, termasuk kaitannya dengan lokasi dan bentuk kegiatan yang sudah dilakukan setidaknya tiga tahun terakhir serta jumlah dana yang pernah dikelola baik dari donor, pemerintah atau dana swadaya dari hasil usaha sendiri.
3.1.4. Pendanaan
Program TFCA-‐Sumatera memberikan kesempatan kepada pengusul untuk mengajukan proposal pemantauan mitra TFCA-‐Sumatera dan atau pendampingan dan atau fasilitasi (mitra dengan pemerintah, ekonomi masyarakat) dengan usulan dana sekitar Rp.750.000.000 (Tujuh Ratus Lima Puluh Juta Rupiah) setiap tahun untuk setiap regional Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera. Program TFCA-‐ Sumatera berhak untuk memberikan hibah sebagian dari dana yang diajukan pemohon, atau tergantung pada besaran kegiatan yang akan diajukan. Program TFCA-‐Sumatera sangat mendorong efektivitas penggunaan anggaran dimana sebanyak-‐banyaknya dana harus ditujukan untuk kegiatan lapangan (pemantauan, pendampingan dan fasilitasi). Persentasi dana untuk membiayai kegiatan yang diusulkan adalah seperti berikut:
1. Anggaran untuk kegiatan minimal 80 % dari total anggaran.
2. Anggaran untuk administrasi dan manajemen maksimal 20 % dari total anggaran.
3.1.5. Jangka Waktu Pelaksanaan Program
Lembaga pengusul dapat mengajukan proposal sebagai Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera untuk jangka waktu paling lama hingga 3 tahun. TFCA-‐Sumatera akan melakukan evaluasi setiap tahun atas pelaksanaan Fasilitator Mitra TFCA-‐Sumatera di masing-‐masing regional.
3.2. PROSES SELEKSI HIBAH
Secara garis besar, pemilihan lembaga/institusi yang mampu mengelola kegiatan TFCA-‐Sumatera di masing-‐masing regional adalah sebagai berikut:
No Uraian Tanggal
1 Pengumuman/Undangan
• Penyampaian undangan kepada calon mitra untuk mengajukan konsep
paper atau proposal yang menggambarkan pelaksanaan pemantauan dan pendampingan terhadap mitra TFCA-‐Sumatera.
31 Oktober 2014
2 Batas waktu penyampaian proposal
• Peminat mengajukan proposal 30 November 2014
3 Registrasi proposal
• TFCA-‐Sumatera akan melakukan registrasi calon Fasilitator Mitra TFCA-‐
Sumatera
2 Desember 2014 4 Seleksi tahap I
• Penilaian proposal oleh tim TFCA-‐Sumatera, berdasarkan kriteria yang
telah ditetapkan.
3-‐4 Desember 2014 5 Pengumuman pemenang (tahap I)
• Pemberitahuan/Pengumuman hasil seleksi (lolos tahap I) dan Undangan
melakukan presentasi proposal
5 Desember 2014 6 Presentasi Peminat dan Penilaian tahap II
• Kandidat memaparkan proposal evaluasi
• TFCA-‐Sumatera menilai dan memutuskan Konsultan terpilih
12 Desember 2014 7 Pemberitahuan hasil seleksi
• TFCA-‐Sumatera menyampaikan hasil seleksi kepada calon terpilih
15 Desember 2014 8 Perbaikan proposal dan Negosiasi Anggaran
• Calon terpilih melakukan diskusi dengan TFCA-‐Sumatera untuk perbaikan
proposal dan anggaran
19-‐23 Desember 2014
3.3. LAIN-‐LAIN
Proposal diserahkan kepada administrator TFCA-‐Sumatera dengan ketentuan sebagai berikut: (1) Ditujukan kepada: Direktur Program TFCA-‐Sumatera,
(2) Proposal disampaikan dalam bentuk naskah elektronik (soft copy) melalui alamat email yang telah ditentukan sebelum pukul 23.59 WIB, pada tanggal 30 November 2014.
(3) Naskah elektronik (softcopy) Proposal dikirim melalui surat elektronik (email) ke tfcasumatera@tfcasumatera.org dengan format Microsoft Words (doc, docx) tidak dalam format pdf atau format selain MS Words, untuk narasi dan Lampiran Profil Lembaga, ukuran A4.
(4) Seluruh file dikirim dalam satu forder dikompres dalam format zip atau rar dengan format nama file: namalembagapengusul_regoffice_wilayah, contoh : kehati_regoffice_1.
(5) Contoh Format file elektronik Proposal dapat diperoleh melalui situs jaringan www.tfcasumatera.org atau dengan memohon melalui surat elektronik (email) ke alamat email tfcasumatera@tfcasumatera.org.
(6) Undangan penyampaian proposal ini merupakan dokumen resmi sebagai dasar untuk permohonan hibah. Penjelasan lisan (selain pada waktu presentasi) dari pemohon tidak akan dipertimbangkan atau dinilai; hanya permohonan tertulis dalam bentuk proposal yang akan dinilai. Program TFCA-‐ Sumatera hanya akan menilai permohonan yang sesuai dengan format yang telah tetapkan. Undangan ini bukan merupakan komitmen untuk memberikan hibah atau komitmen untuk mendanai biaya yang timbul akibat penyiapan dan penyampaian permohonan.
