ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA TEMPAT PENDAFTARAN
PASIEN RAWAT JALAN (TPPRJ) BERDASARKAN BEBAN KERJA DI
RSUD KRT SETJONEGORO WONOSOBO TAHUN 2014
Desi Hartati
Abstract
RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo is a Type C hospital owned by the government where the medical record, in especially the TPPRJ have 6 officers. Officers of TPPRJ still having trouble when services for patients in addition to serving officers also perform additional tasks, namely fetch and return back to the shelf filling DRM and no DRM is still infrequently accumulate. Knowing the needs of the labor registration of outpatients in RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo based workload in 2014, so there need to be an adjustment between the workload of officers with the work performed.
The type of this research is descriptive with observation and interview method with the approach taken is cross sectional. The variables of this study include the standard workload, quantity main activities per year, a standard allowance, separate working time, labor requirements. Processing of the data used tabulating and editing.
Based on the research results TPPRJ officers not only do the main job work but get an additional duty of superiors. Quantity of the main activities in 2014 of officer are TPPRJ 17124 patients. Allowance (PFD) personnel officer is 1.60, with a separate working time for each officer is officer A has 1698 hours / year, officer B has 1698 hours / year, officer C has 1704 hours / year, officer D has 1698 hours / year, officers E has 1698 hours / year, and the attendant F has 1710 hours / year. Standard amount per year and the workload per officer is officer A has 28698.5, officer B has 24028.3, officer C has 45847.5, officer D has 44103.8, officer E has 44684.2, and officer F has 61437.1. By calculation WISN method can know the number of labor demand in the TPPRJ 2014 are 6 officers.
Based on observation result in TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo part IS THE 6 officers already there so it does not require addition or reduction. Because it requires no additional principal and additional work should be completed on the same day so as not to increase the workload of the officer the next day. To counter 2 and counter 3 straight in invited patients should wait at designated clinic given referral letters and BPJS cards will be submitted back to the patient in the clinic after verification by the verification. Reminiscent of the head of the medical records in order to immediately improve SIMRS in registration so that each counter can be function properly and also officers can be quickly in service of patients who do not carry KIB.
PENDAHULUAN
Sarana pelayanan kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk meningkatkan kesehatan. Sarana pelayanan kesehatan dapat juga di pergunakan untuk kepentingan pendidikan, penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan. Salah satu sarana kesehatan tersebut adalah rumah sakit, perlu diketahui rumah sakit adalah instalasi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.[1]
Sebuah instalasi pelayanan kesehatan, harus memiliki manajemen pelayanan Unit Rekam Medis (URM) agar tercapai tertib administrasi, apabila ada sub sistem rekam medis yang baik dan lengkap yang mencakup unit sistem yaitu penerimaan pasien, pengolahan rekam medis, dan pengembalian rekam medis, pelaporan rekam medis.[1]
Tempat pendaftaran pasien rawat jalan atau sering dikenal sebagai loket pendaftaran pasien rawat jalan merupakan bagian terpenting dari pelayanan kesehatan di suatu rumah
sakit, yang memberi pelayanan pertama kali kepada pasien. TPPRJ merupakan tempat pelayanan pasien pertama kali sehingga perlu di tugaskan seorang petugas yang ramah, cepat, teliti dan rapi. Karena di tempat ini dapat dilihat, baik buruknya mutu pelayanan suatu rumah sakit dapat dilihat oleh pasien.
Proses mencatat identitas dan proses pelayanan kepada pasien diperlukan penyelenggaran rekam medis yang dapat terlaksana dengan baik dan dapat memberikan informasi dari data yang lengkap, akurat dan tepat waktu jika itu semua didukung dengan sumber daya manusia yang memadai dilihat dari segi kualitas dan kuantitasnya. Kualitas meliputi tingkat pendidikan, pengetahuan, dan keterampilan sedangkan kuantitas adalah jumlah tenaga kerja yang ada harus sesuai dengan beban kerja. Apabila tenaga kerja tidak sesuai dengan beban kerja yang ada maka pekerja akan mengalami kelelahan kerja dan akan mengalami penurunan kesadaran sehingga mempengaruhi mutu pelayanan kesehatan rumah sakit.[2]
Tujuan pada peningkatan mutu pelayanan yaitu dengan meningkatkan mutu kualitas sumber daya manusia. Dengan
bertambahnya beban kerja dari tahun ke tahun dengan jumlah petugas tetap maka akan mengakibatkan kinerja menurun dan kelelahan, tetapi bila beban kerja sedikit tetap jumlah petugas yang tersedia banyak maka akan terjadi kelonggaran. Oleh karena itu, masalah tenaga kerja perlu diperhatikan untuk mengetahui kesinambungan antara jumlah tenaga kerja dengan beban kerja yang akan mempengaruhi mutu pelayanan suatu rumah sakit terhadap pasien.
Dari hasil survei di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo mempunyai 3 loket pendaftaran yang bersebelahan yaitu loket pendaftaran pasien Umum, loket pendaftaran pasien BPJS dan loket pendaftaran pesien Askes, dengan 6 (enam) petugas pendaftaran pasien rawat jalan. Setiap pasien yang datang mendaftar harus mengambil nomor antrian terlebih dahulu. Dalam pelaksanan tugasnya, selain sebagi petugas pendaftaran pasien rawat jalan petugas juga merangkap dengan filling, itu dikarenakan tidak adanya petugas filling tersendiri. Hal ini menyebabkan banyak dokumen yang menumpuk belum tersimpan sesuai dengan sistem penjajaran yang ada.
TUJUAN PENELITIAN
Mengetahui kebutuhan tenaga kerja tempat pendaftaran pasien rawat jalan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo berdasarkan beban kerja tahun 2014.
Tujuan Khusus
a. Mendeskripsikan pekerjaan kegiatan dibagian pendaftaran di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo.
b. Mendeskripsikan kapasitas kerja (umur, pendidikan, jenis kelamin, dan lama kerja).
c. Menghitung kuantitas kegiatan pokok petugas TPPRJ.
d. Menghitung waktu kerja tersedia, rata – rata waktu per kegiatan, dan standar kelonggaran (PFD / Personal Fatique Delay) untuk menghitung standar beban kerja tahun 2014 di bagian TPPRJ. e. Menghitung kebutuhan tenaga
kerja dengan rumus Work Load Indicator Staff Need (WISN) di bagian TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo tahun 2014.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini bersifat deskriptif yaitu penelitian yang menggambarkan dan menganalisis keadaan yang diperoleh dari hasil pengamatan di rumah sakit. Metode yang digunakan adalah metode observasi dan wawancara. Pendekatan yang dilakukan adalah cross sectional.
Objek penelitian yang digunakan adalah data kunjungan pasien dalam satu tahun di TPPRJ. Subjek dalam penelitian ini adalah petugas yang terkait dengan TPPRJ yaitu 6 orang petugas.
Populasi penelitian ini adalah seluruh kunjungan pasien rawat jalan tahun 2013 sebanyak 105215 kunjungan, sedangkan sampel penelitian ini adalah 100 sampel kunjungan diambil menggunakan metode penentuan sampel Stratified Random Sampling.
Penentuan jumlah sampel menggunakan rumus sebagai berikut : 𝑛 = 𝑁 1 + 𝑁(𝑑)2 Keterangan: n = besarnya sampel N = besarnya populasi d = tingkat penyimpangan terhadap populasi, derajat ketetapan
yang di inginkan adalah 10% atau 0,1 sehingga, jumlah sampel :
𝑛 = 𝑁 1 + 𝑁(𝑑)2 = 105215 1 + 105215(0.1)2 = 105215 1 + 1052.15 = 105215 1053.15 = 99.91 100 sampel Cara penentuan sampel yaitu dengan stratified Random Sampling dengan langkah sebagai berikut:
a. Susun kerangka sampling
b. Bagi kerangka sampling ke dalam strata yang dikehendaki
c. Tentukan jumlah sampel secara keseluruhan
d. Tentukan jumlah sampel dalam setiap stratum
e. Pilih sampel dalam setiap stratum secara acak.
Tabel 1.1
Penarikan Sampel Berstrata Proporsional Stra tum Kunjungan Jumlah kunjungan Presentase dari total Jumlah sampel per stratum 1 Kunjungan pasien baru 35.356 33.60 = 34 34 (34%x1 00) 2 Kunjungan pasien lama 69.859 66.39 = 66 66 (66%x1 00) Jumalah Total 105215 100 100
HASIL DAN PEMBAHASAN
Petugas TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo adalah 6 petugas yang bertugas melayani / mendaftar pasien yang datang untuk berobat dan juga menyediakan DRM. Dengan hari kerja 6 hari yaitu kegiatan yang dilakukan petugas TPPRJ Senin sampai Kamis jam 07.00 sampai dengan jam 12.00 petugas melayani pasien yang datang mendaftar berobat dan juga menyediakan DRM untuk pelayanan poliklinik. Sedangkan siang harinya jam 13.00 sampai dengan jam 14.00 petugas mengelompokan, menyimpan atau memasukan DRM yang telah digunakan pada hari itu juga tetap karena pada pagi hari petugas sudah disibukan dengan pelayanan pasien maka terjadi kelelahan dan menjadikan motivasi kerja turun sehingga mengakibatkan produktivitas kerja menurun karena salah satu faktor yang mempengaruhi produktivitas adalah motivasi. Sehingga terkadang masih ada DRM yang belum tertata di setiap sub rak.
Berdasarkan hasil penelitian dengan 100 kali pengamatan dibagi 6 petugas sehingga didapatkan waktu rata – rata per petugas dalam pelayanan adalah sebanyak petugas A 2.64 menit, petugas B 2.75 menit,
petugas C 2.67 menit, petugas D 2.94 menit, petugas E 2.76 menit, petugas F 2.65 menit. Kuantitas kegiatan pokok tahun 2014 yang didapatkan dari hasil perhitungan analisa deret berkala yaitu sebanyak 102745 kunjungan rawat jalan. Rata – rata kuantitas kegiatan per petugas adalah sebesar 17124 pasien. Waktu kerja tersedia yang didapat dari hari kerja efektif 1 tahun dikali jam kerja efektif per hari untuk per petugas adalah sebanyak petugas A 1698 jam, petugas B 1698 jam, petugas C 1704 jam, petugas D 1698 jam, petugas E 1698 jam, petugas F 1710 jam. Standar beban kerja per tahun untuk per petugas yaitu sebanyak petugas A 38590.9 pasien, petugas B 37047.2 pasien, petugas C 38292.1 pasien, petugas D 34653.06 pasien, petugas E 36913.04 pasien, petugas F 38716.9 pasien. Standar kelonggaran pada bagian rawat jalan yang merupakan faktor kelonggaran kategori adalah sebanyak 1.60 tenaga disesuaikan dengan adanya kegiatan lain di luar mendeskripsikan pekerjaan yaitu pelayanan pasien baru dan pasien lama, pola kerja, dan kerakteristik petugas.
Pada kenyataannya hasil pengamatan menunjukan bahwa masih banyak hambatan ketika
pelayanan pasien, ada pun faktor – faktor lain di luar deskripsi pekerjaan yang telah ditentukan yang mempengaruhi terjadinya hambatan ketika pelayanan pasien, yaitu antara lain :
a. Pola pelayanan pasien baru dan pasien lama
1. Pola pelayanan pasien baru Dalam pola pelayanan pasien baru di RSUD KRT Setjonegoo Wonosobo, tidak ditemukan hambatan dalam pelayanan pasien baru.
2. Pola pelayanan pasien lama Dalam pola pelayanan pasien lama di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo, masih sering terjadi hambatan karena pasien lama sering tidak membawa KIB khususnya untuk loket pelayanan pasien umum sering tidak membawa, ketika petugas mengambilkan DRM pasien lama masih sering terjadi misfile dan kadang masih menumpuk belum tertata disub rak hal ini dikarenakan tidak ada petugas filling tersendiri, dan di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo masih ada DRM yang berupa lembaran kertas sehingga saat pelayanan petugas harus
membuatkan dalam bentuk map dan untuk yang sudah menggunakan map masih sering ditemukan kurangnya lembar formulir sehingga saat pelayanan pasien petugas harus menambahkan lembar formulir yang tidak ada hal ini terjadi tidak adanya petugas assembling tersendiri.
b. Pola Kerja
Pola kerja petugas TPPRJ di RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo tidak sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang ada yaitu petugas TPPRJ juga mendapat tugas tambahan, sehingga terjadi kelelahan dan menjadikan motivasi kerja turun yang mengakibatkan produktivitas kerja menurun karena salah satu faktor yang mempengaruhi produktivitas adalah motivasi.
c. Karakteristik Petugas
Usia dan latar belakang
pendidikan petugas
mempengaruhi pada pola kerja yang ada. Semakin besar usia petugas, maka kinerja petugas dapat semakin menurun. Selain itu latar belakang pendidikan juga mempengaruhi proses penyelesaian tugas pokok dari TPPRJ tersebut.
Perhitungan kebutuhan tenaga kerja menggunakan metode WISN dengan mempertimbangkan faktor kelonggaran kategori adalah sebanyak 6 petugas. Bagian TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonososbo sudah terdapat 6 orang petugas maka tidak diperlukan penambahan petugas. Hasil wawancara terhadap petugas TPPRJ mengemukakan bahwa petugas juga mendapat tugas tambahan lain yaitu mengambilkan DRM pasien lama dan juga mengembalikan DRM ke rak filling sehingga mengakibatkan sering penumpukan DRM yang belum tertata di rak filling.
Dengan bertambahnya beban kerja petugas maka dapat diasumsikan bahwa beban kerja yang ditanggung oleh petugas menjadi berlebihan. Faktor penyebab kelelahan kerja menurut Suma’mur (2009) terdapat lima kelompok yaitu: keadaan monoton, beban dan lamanya pekerjaan baik fisik maupun mental, keadaan lingkungan seperti cuaca kerja, penerangan dan kebisingan, keadaan kejiwaan seperti tanggung jawab, kekhawatiran atau konflik, penyakit, perasaan sakit dan keadaan gizi. Selain itu kelelahan juga dipengaruhi oleh kapasitas kerja yang meliputi: jenis kelamin, usia,
tingkat pendidikan, keterampilan, dan masa/lama kerja.[3]
Untuk menghindari akumulasi dari kelelahan yang terlalu berlebihan, diperlukan adanya keseimbangan antara masukan sumber datangnya kelelahan tersebut (faktor penyebab kelelahan) dengan jumlah keluaran yang diperoleh lewat proses pemulihan (recovery). Proses pemulihan dapat dilakukan dengan cara antara lain memberikan waktu istirahat yang cukup baik yang terjadwal dan seimbang dengan tinggi rendahnya tingkat ketegangan kerja. Proses pemulihan akan memberikan kesempatan kerja fisik maupun psikologis (mental) manusia untuk lepas dari beban yang menghimpitnya. Dengan pengaturan jadwal istirahat yang lebih sering dari pada dengan jadwal istirahat yang jarang akan memberikan total produktivitas rata - rata yang lebih konstan.[4] Manuaba (1992) mengemukakan bahwa faktor alat, cara dan lingkungan kerja sangat
berpengaruh terhadap
produktivitas.[5]
Adanya beban kerja pokok dan beban kerja tambahan yang dimiliki oleh petugas TPPRJ menjadikan beban kerja petugas menjadi berlebihan dan menimbulkan
kelelahan. Jumlah petugas dan jumlah beban kerja yang tidak seimbang juga menimbulkan produktivitas kerja menurun karena petugas tidak bekerja sesuai kemampuannya.
SIMPULAN
1. Petugas TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo memiliki tugas pokok melakukan pelayanan / pendaftaran pasien yang akan berobat.
2. Karakeristik 6 petugas TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo yaitu dengan jenis kelamin perempuan dan laki – laki, usia 21 tahun – 48 tahun dengan riwayat pendidikan SLTA dan lama kerja antara 6 bulan - 22 tahun. 3. Prediksi beban kerja petugas
TPPRJ RSUD KRT Saetjonegoro Wonosobo untuk tahun 2014 di peroleh kuantitas kegiatan pokok satu tahun sebanyak 102745 pasien. Rata – rata kuantitas kegiatan per petugas adalah sebesar 17124 pasien.
4. Waktu kerja tersedia untuk masing – masing petugas adalah :
a. Petugas A = 283 hari, 1698 jam per tahun
b. Petugas B = 283 hari , 1698 jam per tahun
c. Petugas C = 284 hari , 1704 jam per tahun
d. Petugas D = 283 hari , 1698 jam per tahun
e. Petugas E = 283 hari , 1698 jam per tahun
f. Petugas F = 285 hari , 1710 jam per tahun
5. Rata – rata waktu per kegiatan yang dibutuhkan oleh per petugas dalam melakukan tugas pokok bagian rawat jalan sebanyak petugas A 2.64 menit, petugas B 2.75 menit, petugas C 2.67 menit, petugas D 2.94 menit, petugas E 2.76 menit, petugas F 2.65 menit. 6. Standar kelonggaran yang ada
dibagian TPPRJ yaitu faktor kelonggaran kategori (FKK) sebanyak 1.60 tenaga.
7. Standar beban kerja per tahun untuk per petugas yaitu sebagai berikut : a. Petugas A = 38590.9 b. Petugas B = 37047.2 c. Petugas C = 38292.1 d. Petugas D = 34653.06 e. Petugas E = 36913.04 f. Petugas F = 38716.9
8. Jumlah kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode WISN di bagian tempat pendaftaran pasien rawat jalan sebanyak 6 orang petugas. Bagian TPPRJ di RSUD
KRT Setjonegoro Wonosobo tahun 2014 tidak perlu dilakukan penambahan petugas.
SARAN
1. Berdasarkan hasil perhitunggan kebutuhan tenaga kerja petugas TPPRJ RSUD KRT Setjonegoro Wonosobo tahun 2014 dihasilkan kebutuhan petugas sejumlah 6 orang petugas, sedangkan saat ini petugas TPPRJ sudah terdapat 6 petugas sehingga tidak memerlukan menambahan atau pengurangan. Karena tidak memerlukan tambahan sebaiknya pekerjaan pokok dan pekerjaan tambahan di selesaikan pada hari yang sama agar tidak menambah beban kerja petugas pada hari berikutnya.
2. Mengingatkan kepada petugas TPPRJ untuk loket 2 dan loket 3 sebaiknya pasien langsung dipersilakan menunggu di poliklinik yang dituju setelah dilakukan pelayanan pendaftaran mengingat surat rujukan dan kartu BPJS akan di serahkan kembali kepada pasien di poliklinik setelah di verifikasi oleh pihak penjamin. Hal ini akan mempercepat pelayanan dan mutu pelayanan akan semakin baik.
3. Mengingatkan kepada Kepala rekam medis agar segera memperbaiki SIMRS di pendaftaran agar setiap loket dapat berfungsi dengan baik dan juga petugas dapat lebih cepat dalam pelayanan pasien yang tidak membawa KIB.
DAFTAR PUSTAKA
1. UU Republik Indonesia NO. 44 TAHUN 2009 Tentang Rumah Sakit
2. Permenkes.No.749a/Menkes/XII/1 989 tentang Rekam Medis http://blog.rekammedisonline.com/ ?p=19
3. Suma’mur, P.K. hygiene Perusahaan dan Keselamatan Kerja, CV. Haji Massagung, Jakarta. 1996
4. Wingjosoenbroto, Sritomo. Ergonomi Studi Gerak dan Waktu. PT. Guna Widya. Jakarta. 1995. 5. Tarwaka, Solichul HA. Bakri, Lilik
Sudiajeng. Ergonomi Untuk Keselamatan Kesehatan Kerja Dan Produktivitas. UNIBA PRESS. Surakarta. 2004.
6. Shofari, Bambang. Modul PSRM I Dasar – dasar Pelayanan Rekam Medis. Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro, Semarang 2008.
7. Tujuan dan kegunaan rekam
medis .
http://endangtularsih.blogspot.com /2012/10/proposal-kti-d3-rekam-medis-judul.html
8. Shofari, Bambang. Modul PSRM II Rekam Medis di Pelayanan Kesehatan
9. Mahawati, Eni. Modul Metodologi Penelitian
10. Sodomo. Berdasarkan pendekatan peningkatan kemamuan sumberdaya manusia dalam pengamanan investasi di Indonesia. Majalah hiperkes dan keselamatan kerja. Jakarta 1991 :XXIV(1):4-11.
11. Soedirman. Uji Coba Intervensi Gizi Kerja dalam Rangka Peningkatan Ketahanan Fisik dan Produktivitas Tenaga Kerja. Departemen Tenaga Kerja RI. Jakarta. 1986.
12. Arikunto, Suharsimi Penelitian Pendekatan Refisi V. Rineka cipta. Yogyakarta.2002
13. Soekidjo Notoatmodjo, Metodologi Penelirian Kesehatan / Soekidjo.- Ed. Rev – Jakarta : Rineka Cipts, 2010
14. http://kuliahnyata.blogspot.co m/2013/12/jaminan-kesehatan-nasional-jkn-dan.html
15. Departemen Kesehatan RI, 2004, Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan SDM Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten / Kota serta Rumah Sakit.
16. Amalia, Putri Erisda. 2013. Analisa Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan WISN di bagian Koding Indeksing di RSUD Kota Semarang Tahun 2013. Universitas Dian Nuswantoro. Semarang
17. Azrul, Azwar. Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan. Pustaka Sinar Harapan Jakarta. 1996. 18.
htt://dinkes-sulsel.go.id/new/images/pdf/Perat uran/kmk%20pedoman%20penyu sunan%20perencanaan%20sdm% 20kesehatan%2081-2004.pdf diakses tanggal 28 Desember 2012 pukul 20:47 WIB
19. Departemen Kesehatan RI. Perlengkapan Kerja WISN / WISN TOOLKIT Indonesia.pdf (www2.epos.de/uploads/media/WI SN_TOOLKIT_Indonesia.pdf akses tanggal 20 Mei 2014, pukul
