RANCANG BANGUN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN SMK NEGERI 1 DEPOK MENGGUNAKAN JAVA DAN MYSQL
Tugas Akhir
untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai gelar Ahli Madya pada jenjang Diploma III jurusan Teknik Informatika
disusun oleh :
Evi Wintari 07.01.2376 Gardana Purnama 07.01.2383
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2011
2
3
DESIGN AND BUILDING PRESENCE SYSTEM FOR TEACHER AND EMPLOYEES IN SMK NEGERI 1 DEPOK WITH JAVA AND MYSQL
RANCANG BANGUN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN SMK NEGERI 1 DEPOK MENGGUNAKAN JAVA DAN MYSQL
Evi Wintari Gardana Purnama
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In this final project discusses about the making of Presence System for teachers and employees of SMK Negeri 1 Depok using java as programming language and MySQL as a database. Making Presence system uses the Model View Controller (MVC) concept.
The main purpose of the making Presence systems for teachers and employees is to obtain presence data of teachers and employees quickly and accurately, because the manually system presence does not produce 100% accurate data. This is because of the limited level of accuracy of Human Resources (HR) processing presence data. The processing of manual data system also requires a long time. With the construction this Presence systems is expected to help process data processing in a short time and produce accurate data. Other aim build Presence system in order to reduce costs required for the manual presence, because the presence manual is requires much stationery each month.
This presence information system only contains information about presence of teachers and employees, and only shows name and the Employee Main Number (NIP). This application is not represent a teacher and employee information system that displays all the information about teachers and employees of SMK Negeri I Depok.
4 I. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi komputerisasi yang terus berkembang saat ini sangat mempengaruhi berbagai aspek kehidupan. Hal ini membuat banyak perusahaan, lembaga pendidikan dan dinas pemerintahan memanfaatkan teknologi komputerisasi untuk memudahkan pekerjaan mereka sehari-hari. Teknologi tidak hanya dapat mempermudah pekerjaan tetapi juga dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
Lembaga pendidikan pun juga tidak lepas dari pemanfaatan teknologi ini. Salah satunya adalah SMK Negeri 1 Depok yang telah ditetapkan menjadi salah satu Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional (RSBI), sehingga secara otomatis semua sarana prasarana penunjang proses belajar mengajar maupun sarana administrasi harus sesuai dengan standar peralatan bertaraf Internasional atau setidaknya sesuai dengan standar peralatan SMK SSN (Sekolah Standar Nasional) yang memanfaatkan teknologi komputerisasi sebagai fasilitas untuk lebih memperlancar kegiatan belajar mengajar.
II. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem menurut kata L. James Havery adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu
5
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. Sistem memiliki karakteristik, karakteristik sistem meliputi:
1. Subsystem (subsistem).
2. Boundary (batas), sesuatu yang membatasi sistem.
3. Environments (lingkungan luar sistem), segala sesuatu di luar sistem yang mempengaruhi berjalannya sistem.
4. Interface (penghubung antar subsistem). 5. Input (masukan), berupa data.
6. Output (keluaran), yaitu berupa informasi.
7. Process (proses), proses pengolahan dari input menjai output. 8. Goal (tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dari sistem).
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan. Informasi yang dihasilkan harus berkualitas. Informasi berkualitas bila memenuhi standar:
1. Akurat, informasi harus tepat dan teliti
2. Tepat waktu, informasi yang diterima tepat waktu 3. Relevan, informasi sesuai dengan permintaan user 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi dalam organisasi adalah suatu sistem yang mempertemukan kegiatan transaksi, kegiatan manajerial, kegiatan
6
strategik, dan kegiatan dari pihak luar. Sehingga dari kegiatan tersebut dapat dihasilkan suatu informasi bagi penerimanya.
2.2 Konsep Dasar Sistem Presensi
Presensi adalah pencatatan proses kehadiran seseorang yang kemudian dimuat dalam suatu laporan tertulis. Sedangkan sistem presensi adalah sistem manajemen kehadiran personal suatu lembaga/instansi yang secara otomatis mencatat data kehadiran dan dapat digunakan sebagai sumber laporan untuk kebutuhan manajemen personal.
2.3 Konsep Dasar Basis Data
2.3.1 Pengertian Basis Data
Basis data atau database merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan secara logika, dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari pemakainya.
2.3.1.1 DBMS (Database Management System)
DBMS adalah software yang menangani semua akses ke basis data.
2.3.1.2 SQL(Stuctured Query Language)
SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa yang digunakan untuk mengakses data dalam basis data reasional
2.4 UML (Unified Modeling Language) 2.4.1 Pengertian UML
7
UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa standart untuk pengembangan sebuah sistem yang dapat menyampaikan bagaimana membuat dan membentuk model-model, tetapi tidak dapat menyampaikan kapan dan apa model yang seharusnya dibuat .
2.4.2 Diagram UML (Unified Modelling Language)
2.4.2.1 Use Case Diagram
Sebuah use case menggambarkan suatu urutan interaksi antara satu atau lebih aktor dan sistem. Dalam fase requirements, model use case mengambarkan sistem sebagai sebuah kotak hitam dan interaksi antara aktor dan sistem dalam suatu bentuk naratif, yang terdiri dari input user dan respon-respon sistem. Setiap use case menggambarkan perilaku sejumlah aspek sistem, tanpa mengurangi struktur internalnya.
2.4.2.2 Class Diagram
Class diagram mendeskripsikan jenis – jenis obyek dalam sistem dan berbagai macam hubungan statis yang terjadi. Class diagram juga menunjukkan property dan operasi sebuah Class dan batasan yang terdapat dalam hubungan dengan obyek.
2.5 ERD (Entity Relationship Diagram
ERD (Entity Relationship Diagram) adalah diagram yang menggambarkan hubungan (relationship) antara entitas-entitas yang terdapat dalam sistem serta
8
struktur dari entitas-entitas tersebut. Notasi-notasi yang digunakan dalam ERD yaitu:
1. Entitas, entitas adalah objek dasar yang harus ada dalam sebuah basis data.
2. Atribut, setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut.
3. Relasi, relasi adalah hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.
2.6 Sekilas Java
Java adalah suatu teknologi yang merupakan bahasa pemrograman, dan sekaligus suatu platform. Sebagai bahasa pemrograman, java dikenal sebagai bahasa pemrograman tingkat tinggi. Java merupakan bahasa pemrograman berorientasi objek yang merupakan paradigma pemrograman masa depan. Sebagai bahasa pemrograman java di rancang menjadi handal dan aman. Java juga di rancang agar dapat dijalankan pada semua platform.
Keunggulan java dibandingkan dengan bahasa pemrograman lain adalah: 1. Berorientasi Objek
2. Multi Platform
3. Berbasis GUI (Graphic User Interface)
4. Dapat digunakan pada pengembangan website. 5. Aman
9
6. Java menyediakan fitur multithread, yang dapat digunakan untuk menjalankan perintah secara bersamaan.
7. Java menyediakan fitur eror-handling, yaitu penanganan eror pada program.
8. Dinamis
9. Aplikasi java dapat didistribusikan dengan mudah
2.6.1 Teknologi Java
2.6.1.1 Java 2 Standard Edition (J2SE)
J2SE adalah pemrograman berbasis console dan dekstop. Tidak hanya sebatas itu saja, karena J2SE adalah basic dari JAVA. J2SE atau yang biasa dikenal sebagai bahasa java. Merupakan teknologi java yang dirancang untuk berjalan diatas PC dan workstation yang dapat berjalan di platform sistem operasi Linux, Maxchintos, Windows, dan lain-lain.
2.6.2.2 Java 2 Enterprise Edition (J2EE)
Untuk aplikasi berbasis web, aplikasi sistem tersebar dengan beraneka ragam klien dengan komplektivitas yang tinggi. Merupakan superset dari Standar Java. Teknologi Java yang satu ini digunakan untuk pengembangan aplikasi-aplikasi enterprise. J2EE meliputi beberapa teknologi pendukung, yaitu Java Server Pages (JSP), Java Servlet, Java CORBA dan lain-lain.
10
2.6.2.3 Java 2 Micro Edition (J2ME)
J2ME digunakan untuk pengembangan sistem mikro dan embedded, meliputi handphone, pager, PDA, dan lain-lain. Teknologi ini kemudian juga dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu CLDC Technology (meliputi MIDP yang sangat terkenal, Bluetooth, dan lain-lain) dan CDC Technology (meliputi JDBC, yaitu teknologi database dan RMI).
2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.7.1 Netbeans IDE 6.5
Netbeans IDE 6.5 adalah suatu perangkat lunak open source yang mengintegrasikan banyak bahasa pemrograman. Antara lain adalah bahasa pemrograman Java, Phyton dan PHP. Netbeans IDE 6.5 mempunyai fitur editor untuk scripting program java, basis data wizard, compiler, debugger, dan lain sebagainya. Fitur-fitur yang disediakan ini menjadikan pembuatan aplikasi ini menjadi lebih mudah dilakukan.
2.7.2 XAMPP Versi 1.7.1
XAMPP versi 1.7.1 merupakan sebuah paket software kompilt, bersifat open source yang berisi Web Server Apache 2.2.11, MySQL 5.1.33, PHP 5.2.9 dan phpMyAdmin 3.1.3.1.
2.7.3 MySQL
MySQL merupakan suatu DBMS (Database Management System) yang digunakan untuk mengatur basis data didalamnya. Sehingga
11
memudahkan pengguna untuk mengakses data yang ada di dalam basis data.
2.7.4 JDBC MySQL
Dalam pembuatan aplikasi java dibutuhkan penghubung antara aplikasi dan basis data. Penghubung tersebut adalah JDBC.
III. TINJAUAN UMUM 3.1 Profil SMK N 1 Depok
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Depok merupakan Sekolah Menengah Kejuruan di Bidang Bisnis dan Manajemen. Dahulu SMK N 1 Depok lebih dikenal dengan nama SMEA 1 Pembina Yogyakarta. SMK N 1 Depok terletak di tempat yang strategis, sehingga lebih memudahkan siswa, guru maupun karyawan dalam menjangkau sekolah tersebut, sekolah yang dipimpin oleh Bapak Drs. Mohammad Efendi, MM ini terletak di Jl. Ring road Utara Maguwoharjo, Depok, Sleman. Lahan yang ditempati pun cukup luas yaitu sekitar 1,6 hektar. Sehingga SMK N 1 Depok sangat memungkinkan sekali untuk kepentingan pengembangan sarana/prasarananya.
3.2 Sejarah SMK N 1 Depok
Sekolah Menengah Kejuruan Negeri (SMKN) 1 Depok Sleman didirikan pada tahun 1952 dengan SK Bupati Sleman No. 319982/Kab/52 tanggal 10 September 1952. Awal didirikan bernama SMEA Negeri 1 Yogyakarta yang dahulu berlokasi di Gowongan Kidul, Yogyakarta. Baru pada tahun 1982 SMEA
12
Negeri 1 Yogyakarta di pindah ke Maguwoharjo, Depok, Sleman sampai sekarang.
Berdasarkan SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 031/O/1997 tanggal 7 Maret 1997 Sekolah Menengah Ekonomi Tingkat Atas (SMEA) Negeri 1 Yogyakarta berganti nama menjadi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Depok, Sleman, Yogyakarta yang berkedudukan di Jl. Ring road Utara Maguwoharjo, Depok, Sleman sampai sekarang.
IV. PEMBAHASAN
4.1 Use Case Diagram Presensi
Gambar 4.1 Gambar Use Case Diagram Presensi
4.2 Use Case Diagram Admin
13 4.3 ERD Yang Digunakan
Gambar 4.3 Gambar Perancangan Basis Data 4.3 Struktur Tabel
14 4.4 Manual Program
4.4.1 Form Presensi
Gambar 4.5 Gambar Form Presensi 4.4.2 Form Login Admin
Gambar 4.6 Gambar Form Login Admin 4.4.3 Form Pengolahan Data
15 4.4.4 Form Jabatan
Gambar 4.8 Gambar Form Jabatan 4.4.5 Form Pegawai
Gambar 4.9 Gambar Form Pegawai 4.4.6 Form Cuti
16 4.4.7 Form Laporan Presensi
Gambar 4.11 Gambar Form Laporan Presensi 4.4.8 Laporan Data Pegawai
Gambar 4.12 Gambar Laporan Data Pegawai 4.4.9 Laporan Cuti
17 V. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengujian system yang telah dibuat, penyusun mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Data yang dihasilkan oleh sistem presensi ini akan lebih akurat dibanding data yang dihasilkan dengan presensi manual karena karyawan tidak bisa merapel tanda tangannya.
2. Sistem Presensi secara komputerisasi akan sangat dibutuhkan oleh instansi, baik instansi pemerintah dan juga instansi swasta untuk lebih menghemat alat tulis dan mendapatkan data yang akurat.
3. Adapun kelebihan sistem presensi menggunakan java dan mysql ini dibandingkan dengan sistem presensi manual yang saat ini digunakan adalah:
a. Mempercepat proses pengolahan data presensi, data izin serta data cuti guru dan karyawan sehingga data yang dihasilkan lebih akurat dan efektif.
b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan.
c. Pembatasan hak akses menggunakan user id dan password, sehingga pihak-pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat memasuki sistem dan memanipulasi data.
18
Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan serta pembuatan laporan presensi lebih efektif dan efisien, sehingga kedisiplinan dan kinerja guru dan karyawan dapat ditingkatkan.
5.2 Saran
Terdapat banyak kekurangan pada sistem presensi ini, adapun saran-saran yang dapat diajukan untuk SMKN 1 Depok dan peneliti berkutnya antara lain:
1. Sebaiknya SMKN 1 Depok memperbarui sistem presensi manual menjasi sistem presensi yang terkomputerisasi,
2. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan SMKN 1 Depok, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai admin program, supaya proses penginputan data dapat berjalan dengan lancar,
3. SMK N 1 Depok sebagai Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional (RSBI) harus lebih meningkatkan penggunaan Teknologi Komputerisasi dalam memberikan pelayanan kepada siswa.
4. Diharapkan pengembangan sistem selanjutnya dapat lebih kreatif dalam pengembangan sistem presensi,
5. Pengembangan selanjutnya sebaiknya mengintegrasikan berbagai perangkat keras sebagai media input dalam sistem presensi.
19
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Agustriawan, David. 2008. Laporan Skripsi : Pemanfaatan PHP GD Library Untuk Menghasilkan Peta Raster dalam Web GIS (Studi Kasus : Perancangan Web GIS Pariwisata Sumatera Selatan). STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Amborowati, Armadyah. 2007. Pengantar Pemrograman Terstruktur. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Huda, Miftakhul. 2009. Membuat Aplikasi Rental Dengan Java dan MySQL. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Kusrini, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi
