67
BAB 4 BAB 4
PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
4.1 Inisiasi Proyek (
4.1 Inisiasi Proyek ( Project Initiation))
Proyek Script Transportation Information System merupakan proyek yang
melibatkan dua pihak, yaitu pihak Screen Studio sebagai pembangun software, dan pihak PT.Intitrans Makmur Kencana sebagai sponsor pelaksanaan proyek. Pihak
Screen Studio akan bertemu dengan pihak PT.Intitrans Makmur Kencana selaku
sponsor proyek untuk menentukan tim proyek dari Script Transportation
Information System. Setelah diadakan pertemuan, kedua belah pihak telah
menyetujui tim proyek dengan Ibu Novi sebagai Technical Project Management
(TPM) dari pihak PT.Intitrans Makmur Kencana, Bpk.Sutrisno Chandra sebagai
Vendor Project Management (VPM) dari pihak Screen Studio, dan anggota tim
lainnya sebagai tim inti pendukung jalannya proyek ini.
4.1.1
4.1.1 Script Transportation Information System Business Case
4.1.1.1
4.1.1.1 Latar Latar BelakangBelakang
Proyek Script Transportation Information System (STIS) ini,
ditujukan untuk menyediakan pencatatan dan laporan yang akurat
mengenai segala kegiatan dan transaksi yang ada di PT.Intitrans
Makmur Kencana. Ketika pencatatan segala transaksi dilakukan
secara manual, terjadi kehilangan data dan informasi mengenai
barang pada umumnya (sparepart mobil di bagian workshop), dan
68
terselubung yang dikhawatirkan akan membawa dampak yang cukup
besar pada keuangan perusahaan. Banyaknya jumlah unit truk dan
supir kontrakan menyebabkan sulitnya memantau kegiatan
operasional perusahaan, terutama dalam hal melakukan penjadwalan.
Dengan adanya STIS ini, diharapkan PT.Intitrans Makmur Kencana
mampu mengawasi dan mengendalikan setiap transaksi dan arus uang yang ada di perusahan. Sistem STIS ini juga diperlukan untuk
menyediakan laporan pada periode tertentu sesuai kebutuhan mereka.
4.1.1.2
4.1.1.2 Objektif Objektif BisnisBisnis
Sasaran dari STIS ini adalah untuk memperbaiki kegiatan
operasional perusahaan, sehingga PT.Intitrans Makmur Kencana
dapat memperkecil resiko adanya kehilangan uang dan aset
(sparepart mobil) perusahaan. PT.Intitrans Makmur Kencana
menginginkan adanya pencatatan mengenai setiap kegiatan
operasional perusahaan, dan data karyawan yang terlibat pada masing
– masing kegiatan tersebut agar dapat diminta pertanggung
jawabannya bila terjadi suatu hal yang merugikan perusahaan.
Dengan adanya STIS ini, PT.Intitrans Makmur Kencana akan
mendapatkan laporan yang jelas mengenai setiap arus uang yang
masuk maupun yang keluar dari perusahaan. STIS juga akan mampu
melakukan penjadwalan untuk pengiriman barang dan perhitungan
uang jalan yang akan diberikan kepada supir yang bertanggung jawab
69
4.1.1.3
4.1.1.3 Analisa Analisa dan dan Rekomendasi Rekomendasi PilihanPilihan
Setelah dilakukan analisa terhadap proses bisnis dan masalah
yang dihadapi oleh PT.Intitrans Makmur Kencana, maka terdapat
beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan oleh PT.Intitrans
Makmur Kencana, yaitu :
• Menggunakan software lain yang beredar di pasaran, baik yang terintegrasi maupun yang tidak. Namun, hal ini dapat
mengakibatkan munculnya resiko terjadinya perubahan total pada
proses bisnis yang selama ini dijalankan.
• Melaksanakan proyek Script Transprotation Information System (STIS) dengan Screen Studio sebagai vendornya untuk
mengkomputerisasikan proses bisnis pada PT.Intitrans Makmur
Kencana.
4.1.1.4
4.1.1.4 Analisa Analisa Resiko Resiko (( Risk Analysis))
Adapun resiko paling umum yang dapat terjadi pada sebuah
proyek adalah berupa pengeluaran proyek yang melebihi anggaran
yang telah disediakan, atau pun berupa mundurnya waktu penyerahan
proyek kepada pihak PT. Intitrans Makmur Kencana.
Tabel di bawah merupakan hasil analisa resiko berikut
probabilitas dan pengaruhnya terhadap proyek Script Transportation
70
Tabel 4.1 Analisa Resiko dan Pengaruhnya Terhadap Proyek STIS Tabel 4.1 Analisa Resiko dan Pengaruhnya Terhadap Proyek STIS
Resiko Kategori Resiko Kategori Probabilitas Probabilitas (%) (%) Pengaruh Pengaruh
kemungkinan ukuran produk dalam LOC >
10.000 LOC
UP 90 4
kemungkinan jumlah function yang bisa digunakan kembali
UP 87,5 2
kemungkinan jumlah bagian yang terlibat
dalam pembuatan produk > 3 bagian
UP 92,5 4
kemungkinan size database dalam 1 tahun > 1
GB?
UP 85 3
Tidak adanya manfaat yang didapat dari
perusahaan dengan penerapan sistem ini
PB 82,5 1
pengaruh penurunan pendapatan yang ditimbulkan jika proyek diselesaikan tidak
tepat waktu
PB 55 1
user yang menggunakan sistem ini > 50 user PB 82,5 3
persentase karyawan perusahaan yang tidak
bisa menggunakan komputer
PB 92,5 2
besar penurunan pada pelanggan terhadap
software yang dibuat
KP 85 1
besar kemungkinan informasi yang baik untuk pelanggan menurun
71
kemungkinan pelanggan tidak mengawasi
pembuatan software KP 72,5 3
kemungkinan pelanggan tidak bersedia
berpartisipasi dalam pembuatan proyek
KP 75 2
kemungkinan manajemen senior tidak
mendukung pertanyaan yang menekan suatu proses standar untuk pengembangan proyek
DP 7,5 1
kemungkinan proses perangkat lunak tidak
digunakan dari proyek lain
DP 12,5 2
kemungkinan kajian teknis formal terhadap
spesifikasi persyaratan desain dan kode tidak
dilakukan secara reguler
DP 10 2
kemungkinan kajian teknis formal terhadap
prosedur pengujian & test case tidak dilakukan secara reguler
DP 10 2
kebutuhan tidak sesuai dengan produk yang
dihasilkan
LP 2,5 1
pengujian tidak dapat diperoleh dan tidak
sesuai dengan produk yang akan dibangun
LP 5 2
anggota tim proyek tidak mendapatkan
pelatihan sesuai dengan job desk
LP 2,5 1
tidak adanya orang yang memahami proses bisnis atau teknologi
72
banyaknya teknologi yang akan dibangun
dalam waktu 1tahun > 2 teknologi yang
berbeda
TP 90 4
kemungkinan mengganti operating system
network system
TP 45 2
kemungkinan perubahan perangkat keras yang dibangun ber interface dengan suatu
sistem database yang ada dalam area aplikasi
TP 50 3
kemungkinan adanya interface yang
diperlukan bagi pemakai khusus
TP 92,5 2
kemungkinan orang-orang terbaik tidak dapat
dimasukkan dalam proyek
US 7,5 2
kemungkinan orang-orang tim yang tidak
memiliki gabungan ketrampilan yang benar
US 10 1
kemungkinan user tidak terlibat dalam
aktivitas proyek
US 10 1
kemungkinan staf tidak menerima pelatihan
yang memadai US 7,5 1 Keterangan : 1 – Katastropik 2 – Kritis 3 – Marjinal 4 – Dapat diabaikan
73
Tabel 4.2 Hasil Perhitungan Resiko Tabel 4.2 Hasil Perhitungan Resiko
Kriteria
Kriteria Resiko Resiko NilaiNilai Resiko Resiko Ukuran produk 88,75% Pengaruh bisnis 78,125% Karakteristik pelanggan 81,25% Definisi proses 10% Lingkungan pengembangan 4,375% Teknologi yang akan dibangun 69,375% Ukuran & Pengalaman staf 8,75%
Dari hasil perhitungan di atas, maka didapatkan kesimpulan
bahwa kriteria resiko ukuran produk mempunyai nilai resiko tertinggi.
Hal ini berarti bahwa resiko yang berhubungan dengan besarnya
ukuran perangkat lunak yang hendak dibangun memiliki probabilitas
tertinggi untuk terjadi dalam proyek Script Transportation
Information Systemini.
4.1.1.5
4.1.1.5 Perencanaan Perencanaan dan dan PengadaanPengadaan
Perencanaan yang dibuat untuk proyek Script Transportation
Information System sebagai berikut :
• Penandatangan LOI : 18 September 2006
• Penandatangan Kontrak : 20 September 2006
• Kick-off Meeting : 25 September 2006
Rencana pengadaan yang dibuat untuk proyek Script
Transportation Information System sebagai berikut :
74
o Windows XP Service Pack 2 : 5 Oktober 2006
o RAD Delphi 6.0 : 7 Oktober 2006
o SQL Server Firebird 1.5 : 7 Oktober 2006
• Hardware : o
Server Extron NetCluster 3201MX : 2 Oktober 2006 o 2 unit PC (persyaratan minimal) : 2 Oktober 2006
Processor Intel Pentium III 800 MHz
Memory 256 MB
Monitor, size 15 inches
QWERTY Keyboard
Mouse
Hard Disk, kapasitas 20 GB
Mother board + VGA (on-board) 32 MB USB port 2.0
o Jaringan LAN : 11 Oktober 2006
Radio Transmitter
Switch
4.1.1.6 Struktur Organisasi Proyek
4.1.1.6 Struktur Organisasi Proyek Script Transportation Information
System (STIS) (STIS)
75
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Proyek
Gambar 4.1 Struktur Organisasi ProyekScript Transportation
Information System (STIS) (STIS)
Pada proyek STIS ini terdapat 7 orang yang ditunjuk sebagai
staf dari tim inti, yang terdiri dari :
1. Project Manager : 2 orang
• TPM : 1 orang
• VPM : 1 orang
2. Project Accountant : 1 orang
3. IT Specialists : 2 orang
• System Analyst : 1 orang
• Programmer : 1 orang
4. Trainner : 1 orang
5. Tester : 1 orang
Tugas dan tanggung jawab dari masing – masing jabatan dalam
tim proyek :
Vendor Project Manager
System Analyst Programmer
Tester IT Specialists
Project Accountant Trainner
76
1. Project Manager, berwenang dalam membentuk tim proyek,
mengatur pembagian kerja dalam proyek, memonitor dan
bertanggung jawab atas proyek agar dapat diselesaikan sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
2. Project Accountant, bertugas untuk mengelola keuangan yang
berhubungan dengan anggaran dana yang akan dikeluarkan untuk jalannya proyek.
3. IT Specialist
a) System Analyst, berwenang dalam menganalisa dan
merancang proses bisnis yang baru sesuai dengan keinginan
user, kemudian menyerahkan hasil analisa itu pada
programmer.
b) Programmer, berwenang dalam merancang system baru
berdasarkan hasil analisa dari system analis. Tugas dari
seorang programmer adalah memastikan system yang
dirancang memiliki fungsi yang sesuai dengan apa yang
diinginkan oleh user.
4. Tester, bertugas untuk melakukan uji coba pada system baru yang
telah dihasilkan oleh programmer, untuk memastikan bahwa
system tersebut telah bebas dari bug dan siap digunakan.
5. Trainer, bertugas untuk memberi pelatihan bagi user, agar sistem
77
4.1.1.7
4.1.1.7 Hardware dandan Software
Hardware yang digunakan dalam proyek Script Transportation
Information System ini terdiri dari :
• Processor Intel Pentium III 800 MHz
• Memory 256 MB
• Monitor, size 15 inches
• QWERTY Keyboard
• Mouse
• Hard Disk, kapasitas 20 GB
• Mother board + VGA (on-board) 32 MB
• USB port 2.0
Software yang digunakan dalam proyek Script Transportation
Information System adalah :
• Microsoft Windows XP SP 2
• SQL Server Firebird 1.5
• RAD Delphi 6.0
4.1.1.8
4.1.1.8 Estimasi WaktuEstimasi Waktu
Dalam negosiasi yang dilakukan, PT.Intitrans Makmur
Kencana mengharapkan agar proyek ini dapat diselesaikan dalam
kurun waktu enam bulan. Namun, hal ini tentu dapat disesuaikan dengan jadwal dan perencanaan yang telah dibuat Screen Studio. Bila
78
terjadi penundaan dalam jadwal, maka pihak PT.Intitrans Makmur
Kencana mengharapkan agar proyek ini dapat selesai dalam kurun
waktu paling lambat delapan bulan.
4.1.2
4.1.2 Project Project CharterCharter
Project Charter Project Charter
Script Transportation Information Systems (STIS)
Project Owner : PT. Intitrans Makmur Kencana
Start Date : 25 September 2006
Finished Date :
-Document Version : 1.0
Vendor Project Manager (VPM) : Sutrisno Chandra
Technical Project Manager (TPM) : Novi
Vendor Team (Screen Studio) :
• Project Accountant : 1 orang
• System Analyst : 1 orang
• Programmer : 1 orang
• Trainner : 1 orang
• Tester : 1 orang
Project Objectives Project Objectives
Proyek Script Transportation Information System ini dibuat oleh Screen Studio untuk memenuhi kebutuhan PT. Intitrans Makmur Kencana, dengan
79
tujuan untuk memberikan solusi atas masalah yang dihadapi oleh PT.Intitrans
Makmur Kencana terutama dalam hal pemonitoran arus uang dalam
perusahaan. Sebelumnya, PT.Intitrans Makmur Kencana sering mengalami
masalah untuk mengetahui pengeluaran dan pemasukan yang terjadi dalam
perusahaan. Hal ini menjadi masalah yang semakin rumit ketika PT.Intitrans
Makmur Kencana menggunakan supir kontrakan untuk mengantarkan order mereka kepada pelanggan – pelanggannya. Ketika sebuah transaksi batal
dilakukan, maka pihak PT.Intitrans Makmur Kencana selalu mengalami
kesulitan untuk mengidentifikasi supir yang menerima upah sebelum transaksi
tersebut dibatalkan. Selain itu, banyaknya armada truk yang dimiliki,
menyebabkan PT.Intitrans Makmur Kencana mengalami kesulitan untuk
mengatur penjadwalan pengiriman barang. Hal ini menyebabkan terjadinya
ketidak-sesuaian jadwal yang telah disepakati dengan pelanggannya. Masalah
ini dapat terjadi karena penyimpanan data yang masih dilakukan secara
manual oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. Selain masalah jadwal dan arus
uang, PT.Intitrans Makmur Kencana juga mengalami masalah dalam
pemeliharaan armada truk yang dimilikinya.
Saat ini, PT.Intitrans Makmur Kencana mengharapkan adanya sistem
terkomputerisasi yang dapat membantu mereka untuk memecahkan beberapa
masalah di atas. Mereka menginginkan adanya pencatatan yang jelas untuk
setiap arus uang yang keluar maupun masuk ke perusahaan, pencatatan yang
jelas untuk setiap aset truk yang dimiliki perusahaan (termasuk penjadwalan
tetap untuk jadwal servis dari setiap armada truk, berikut waktu pakai dan
80
Masalah – masalah yang timbul menyebabkan PT.Intitrans Makmur
Kencana mengalami kerugian terselubung setiap tahunnya. Untuk menjawab
masalah – masalah yang dialami PT.Intitrans Makmur Kencana tersebut, maka
Screen Studio berusaha untuk mengembangkan produk piranti lunak yang
dapat mengkomputerisasi kegiatan operasional PT.Intitrans Makmur Kencana,
melakukan pencatatan mendetail mengenai arus masuk dan keluar uang berikut aset truk yang dimiliki perusahaan. Piranti lunak ini dirancang agar
pihak manajemen PT.Intitrans Makmur Kencana dapat memonitor arus uang
yang terjadi, dan menghindari kerugian yang terjadi akibat pemeliharaan
armada truk yang sudah tidak layak pakai.
Project Scope Project Scope
Kebutuhan yang diperlukan dalam proyek STIS adalah :
1. Modul Pembelian
• Permintaan pembelian
Mencakup kebutuhan untuk mencatat permintaan pembelian dari
setiap departemen yang ada pada PT.Intitrans Makmur Kencana.
• Pesanan Pembelian
Mencakup kebutuhan untuk mencatat pesanan pembelian yang
telah dilakukan oleh departemen pembelian.
81
Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap barang yang telah
diterima oleh masing – masing departemen yang mengadakan
permintaan atas barang tersebut.
• Pengembalian Pembelian
Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap pengembalian (retur)
barang yang dilakukan oleh departemen pembelian kepada supplier .
• Laporan Pembelian
Mencakup kebutuhan untuk menghasilkan laporan secara periodik
untuk manajer departemen pembelian, mengenai setiap transaksi
pembelian yang telah dilakukan PT.Intitrans Makmur Kencana
dalam periode tertentu, berikut staff yang bertanggung jawab atas
pembelian tersebut.
2. Modul Bengkel
• Perintah Kerja
Mencakup kebutuhan untuk mencatat data setiap kendaraan yang
hendak diperbaiki, jenis perbaikan yang diperlukan kendaraan,
dan mekanik yang bertanggung jawab atas perbaikan tersebut.
• Permintaan Suku Cadang
Mencakup kebutuhan untuk mencatat permintaan suku cadang
yang diperlukan untuk setiap surat perintah kerja yang ada.
82
Mencakup kebutuhan untuk mencatat pengembalian suku cadang
berlebih untuk setiap surat perintah kerja, yang tidak digunakan
dalam perbaikan.
• Transfer Suku Cadang
Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap transaksi transfer
suku cadang yang dilakukan antar bengkel.
• Laporan
Mencakup kebutuhan untuk menyediakan laporan kepada kepala
bengkel mengenai transaksi perbaikan, mekanik yang telah
melakukan perbaikan, permintaan suku cadang, pengembalian
suku cadang, dan transfer suku cadang yang terjadi selama
periode tertentu.
3. Modul Operasional
• Pencatatan Order Pelanggan
Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail order yang
terjadi, berikut staff yang menerima order tersebut.
• Pembuatan Surat Perintah Muat
Mencakup kebutuhan untuk membuat surat perintah yang
ditujukan kepada bagian pengiriman untuk mengijinkan pemuatan
barang di tempat konsumen.
83
Mencakup kebutuhan untuk menentukan waktu pengiriman,
kendaraan, dan supir yang akan bertanggung jawab atas
pengiriman ini.
• Pembuatan Faktur
Mencakup kebutuhan untuk membuat faktur penagihan atas order
yang akan dikirim.
• Pembayaran Uang Jalan ke Supir
Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah pembayaran yang
uang jalan yang diberikan kepada supir oleh kasir atas setiap order
pengiriman.
• Pembayaran Komisi Supir
Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah komisi yang akan
diterima masing – masing supir berdasarkan perjanjian.
• Penerimaan Uang Jalan dari Supir
Mencakup kebutuhan untuk mencatat penerimaan pengembalian
uang jalan dari supir untuk pengiriman yang batal dilakukan.
• Laporan Hasil Angkut per truk
Mencakup kebutuhan untuk memberikan laporan mengenai
aktivitas pengiriman yang telah terjadi selama periode tertentu
kepada manajer penjualan.
84
Mencakup kebutuhan untuk mencatat jumlah pembayaran yang
digunakan untuk kegiatan operasional, seperti untuk pembayaran
uang jalan dan komisi supir.
4. Modul Keuangan
• Piutang Dagang
Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap piutang dagang yang terjadi atas setiap transaksi yang terjadi di PT.Intitrans Makmur
Kencana.
• Penagihan dan Penerimaan Pembayaran
Mencakup kebutuhan untuk mencatat pembayaran atas piutang
dagang yang ada dan pengurangan untuk piutang dagang tersebut
secara otomatis.
• Setoran Giro
Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail setoran giro yang dilakukan untuk mengurangi piutang, berikut nomor giro,
konsumen yang membayar giro, dan staff yang bertanggung
jawab atas setoran ini.
• Hutang Dagang
Mencakup kebutuhan untuk mencatat setiap detail hutang dagang
yang dimiliki oleh perusahaan kepada pemasoknya.
• Pembayaran Hutang
Mencatat setiap detail pembayaran hutang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pemasoknya, termasuk data staff yang
85
bertanggung jawab atas pembayaran ini, cara pembayaran, jumlah
pembayaran, dan penerima pembayaran.
5. Subsistem Penunjang
• Master persediaan
Berisikan data mengenai jumlah persediaan suku cadang dan aset
perusahaan lainnya yang dimiliki.
• Lokasi
Berisikan data mengenai lokasi toko – toko yang menjadi tujuan
pengiriman semen.
• Rute penjualan dan daftar harga jual
Daftar harga jual berisikan data mengenai rincian harga jual
secara tonase (berdasarkan berat) atau ritase (berdasarkan
kendaraan).
Rute penjualan berisikan data mengenai rute perjalanan terdekat untuk menuju tempat konsumen yang dapat dilalui kendaraan
pengirim.
• Rute pengiriman dan daftar biaya Supir
Rute pengiriman berisikan data mengenai jalur pengiriman
terdekat yang dapat dilalui kendaraan pengirim untuk mencapai
toko tujuan pengiriman.
Daftar biaya supir berisikan data mengenai besarnya uang jalan
setiap supir.
86
Subsistem kendaraan berisikan data mengenai setiap kendaraan
yang terdapat di PT.Intitrans Makmur Kencana.
Subsistem perbaikan berisikan data mengenai jenis perbaikan
yang dapat dilakukan untuk setiap kendaraan.
• Subsistem absensi supir
Subsistem ini berisikan data mengenai jadwal masuk masing – masing supir.
• Master supir
Berisikan data pribadi setiap supir yang bekerja di perusahaan.
• Master mekanik
Berisikan data pribadi setiap mekanik yang bekerja di bengkel
perusahaan.
• Master produk
Berisikan data mengenai produk – produk yang terdapat di konsumen untuk dikirimkan ke toko – toko atau distributor.
• Master pelanggan, distributor, dan toko
Master pelanggan berisikan data mengenai pelanggan yang
menjadi konsumen perusahaan, sebagai pemberi order.
Master distributor berisikan data mengenai distributor yang
menjadi tujuan pengiriman atau penagihan.
Master toko berisikan data mengenai toko yang menjadi tujuan
pengiriman barang.
87
Berisikan data mengenai pemasok yang menjalin kerja sama
dengan perusahaan sebagai rekan kerja.
4.2 Perencanaan Proyek (
4.2 Perencanaan Proyek ( Project Planning))
4.2.1
4.2.1 Work Breakdown Structure (WBS) (WBS) Script Transportation Information
Systems (STIS) (STIS)
Berikut ini akan ditampilkan bagan WBS yang merupakan rincian dari
kegiatan yang akan dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek STIS oleh
Gambar 4.2
Gambar 4.2Work Breakdown Structure
89
4.2.2
4.2.2 Source Lines Source Lines of Codes of Codes (SLOC)(SLOC)
Tabel 4.3 Perhitungan Estimasi Proyek Tabel 4.3 Perhitungan Estimasi Proyek
Dengan Metode Source Lines Of Code (SLOC) Dengan Metode Source Lines Of Code (SLOC)
Usa ha Anggara n Doku me nt asi
(mo s ) (Rp, Jutaan) (Halama n) Er r or SDM
Rata - rata proye k sebelumnya
LOC 15600 10 150 600 350 3
Rata - rata per KLOC 0,641 9,615 38,462 22,436 0,192
SLOC: Memperkirakan jumlah baris kode, lalu dikalikan
Jika, proyek yang baru diperkirakan melibatkan 3900 baris kode,
perkiraan dari pengukuran akan menjadi :
Usaha 0,641 x 3,9 = 2,49 mos = 2,5 mos
Anggaran 9,615 x 3,9 = 37,50 = Rp.
37.500.000,-Dokumentasi 38,462 x 3,9 = 150 = 150 halaman
Error 22,436 x 3,9 = 87,5 = 88
SDM 0,192 x 3,9 = 0,75 = 1 orang
4.2.3
4.2.3 Constructive Cost Models (COCOMO’s) (COCOMO’s)
Person-Months =2.4ΧKLOC 1.05 = E forEffort
Duration (months) = 0.38
5 . 2 Χ E
Perhitungan untuk proyek STIS :
Person-Months =2,4Χ3,901.05=10.019 E
90
4.2.4
4.2.4 Critical Path Method (CPM) (CPM)
Gambar 4.3
91
4.2.5
4.2.5 Program Evaluation and Review Technique (PERT)(PERT)
Tabel 4.4 Durasi PERT Tabel 4.4 Durasi PERT
92 Penghitungan variance : V3 = 027 ,0 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V5 = 0,25 6 3 6 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V6 = 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V8 = 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V9 = 6 0,25 1 4 2 = ⎟ ⎠ ⎞ ⎜⎝ ⎛ − V10= 6 0,25 1 4 2 = ⎟ ⎠ ⎞ ⎜⎝ ⎛ − V11 = 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V12== 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V14= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V15= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V16 = 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V17= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V18 = 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V20 = 0,111 6 4 6 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V21 = 0,444 6 18 22 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V23 = 0,111 6 2 4 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V24 = 0,25 6 4 7 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V25 = 0,027 6 2 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V26 = 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V28= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V29= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V30= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V31= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V32= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ −
93 V34= 0,111 6 2 4 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V35= 0,111 6 2 4 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V36= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V37= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V38= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V41= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V42= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V43= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V44= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V45= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V46= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V47= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V48= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V49= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V50= 0,027 6 1 2 2 = ⎟ ⎠ ⎞ ⎜⎝ ⎛ − V51= 0,027 6 1 2 2 = ⎟ ⎠ ⎞ ⎜⎝ ⎛ − V52= 0,111 6 1 3 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V53= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V54= 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V56= 0,444 6 3 7 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V57= 0,25 6 4 7 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ − V59 = 0,027 6 1 2 ⎟2= ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ −
94
Perhitungan Standar Deviasi
= ΣVariance (0,027 + 0,25 + 0,111 + 0,027 + 0,25 + 0,25 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,444 + 0,111 + 0,25 + 0,027 + 0,111 + 0,027 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,027 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,027 + 0,111 + 0,027 + 0,027 + 0,444 + 0,25 + 0,027) = 4,787 Variance s= Σ = 4,787 =2,19 Perhitungan z z = s x− = 120 – 113 = 3,20 2,19
Hasil dari tabel dengan z 3,20 adalah 0,99
4.2.6
4.2.6 Project Schedule (Penjadwalan Proyek) (Penjadwalan Proyek)
Gambar 4.4
96
Tabel 4.5
Tabel 4.5 Detailed Task List Script Transportation Information System
Tasks Subtasks Predecessors
Estimated Duration A A1 B B1 B2 C C1 C2 C3 C4 D E E1 E2 E3 E4 E5 F Inisiasi Proyek Kick-off Meeting
Analisa Proses Bisnis Berjalan Analisa Proses Bisnis
Blue print established (ERD)
Data Gathering and Demo
Demo
Gathering user requirement
Discussing user requirement
(recommendation)
Approval and data gathering result report Installation (standard)
Training user standard
Sales
Finance
Procurement
Workshop
Training report and simulation report
form Customization Process None None A B1 B2 C1 C2 C3 C4 D E1 E2 E3 E4 E5 1 days 5 days 2 days 1 days 2 days 3 days 1 days 1 days 2 days 2 days 1 days 1 days 1 days
97 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 G G1 G2 G3 G4 H I I1 I2 I3 I4 I5 J J1 J11
Gathering user specification
Coding for customization
Program testing (debugging)
User acceptance testing
Repairement
Retesting
System design and repairement report
Final Simulation
Simulation
Revise program
Final application acceptance test
Application acceptance result report
Final installation
Final training user Sales
Finance
Procurement
Workshop (bengkel)
Create user manual and final training
report Implementation Data migration Rute F1 F1 F3,F2 F4 F5 F5 F6 G1 G2 G3 G4 H I1 I2 I3 I4 I5 5 days 20 days 5 days 3 days 5 days 2 days 1 days 1 days 1 days 1 days 1 days 1 days 3 days 3 days 2 days 2 days 1 days 2 days
98 J12 J13 J14 J15 J16 J17 J18 J19 J110 J111 J112 J113 J114 J2 J21 K L L1
Data Pelanggan dan Distributor
Produk
Daftar harga jual
Data Supir Biaya Pengiriman Data kendaraan Jenis perbaikan Data mekanik Data sparepart Data supplier Akun Kasir Kasir
Create data migration report
STIS system fully established Final documentation and project
implementation control form
Support (repairement, maintenance, etc)
Sign off (closing project)
Closing project control form
J11 J12 J13 J14 J15 J16 J17 J18 J19 J110 J111 J112 J113 J114 J21 K 2 days 2 days 2 days 2 days 2 days 1 days 1 days 1 days 1 days 2 days 1 days 1 days 5 days 5 days 1 days
99
4.2.7
4.2.7 Investasi Investasi ProyekProyek
Asumsi gaji per hari yang diberikan kepada tim proyek Script
Transportation Information System adalah sebagai berikut :
• Vendor Project Manager (VPM) = Rp. 1,000,000;00
• System Analyst = Rp. 600,000;00
• Programmer = Rp. 500,000;00
• Project Accountant = Rp. 750,000;00
• Tester = Rp. 350,000;00
100
Tabel 4.6 Kegiatan Proyek dan Penempatan Sumber Daya Manusia dalam Tabel 4.6 Kegiatan Proyek dan Penempatan Sumber Daya Manusia dalam
Kegiatannya Kegiatannya
Resource Required Subtasks
Tim Cli ent Tim Vend or
Cost / day Duration
(days) Total Cost
TPM VPM Rp 1,000,000 Rp 1,000,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 600,000 Programmer Rp 500,000 Rp 500,000 Project Accountant Rp 750,000 Rp 750,000 Tester Rp 350,000 Rp 350,000 Kick-off Meeting Trainer Rp 200,000 1 Rp 200,000 TPM VPM Rp 1,000,000 Rp 5,000,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 3,000,000 Analisa Proses Bisnis Programmer Rp 500,000 5 Rp 2,500,000 Blue print established (ERD) System analyst Rp 600,000 2 Rp 1,200,000 Demo Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 System analyst Rp 600,000 Rp 1,200,000 Gathering user requirement Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000 TPM VPM Rp 1,000,000 Rp 3,000,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 1,800,000 Programmer Rp 500,000 Rp 1,500,000 Discussing user requirement (recommendation ) Project Accountant Rp 750,000 3 Rp 2,250,000 TPM VPM Rp 1,000,000 Rp 1,000,000 Approval and data gathering
result report System
Analyst Rp 600,000 1 Rp 600,000 Installation (standard) Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 Sales Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000 Finance Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000 Procurement Trainner Rp 200,000 1 Rp 200,000 Workshop Trainner Rp 200,000 1 Rp 200,000
101 Training report and simulation report form Trainner Rp 200,000 1 Rp 200,000 System analyst Rp 600,000 Rp 3,000,000 Gathering user specification Programmer Rp 500,000 5 Rp 2,500,000 Coding for customization Programmer Rp 500,000 20 Rp 10,000,000 Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000 Program testing (debugging) Tester Rp 350,000 5 Rp 1,750,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 1,800,000 Application Acceptance Testing Programmer Rp 500,000 3 Rp 1,500,000 Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000 Repairement System Analyst Rp 600,000 5 Rp 3,000,000 Retesting Programmer Rp.500,000 2 Rp 1,000,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 600,000 System design and repairement report Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 System analyst Rp 600,000 Rp 600,000 Simulation Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 Programmer Rp 500,000 Rp 500,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 600,000 Revise program Tester Rp 350,000 1 Rp 350,000 Final application
acceptance test TPM Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 600,000 Application acceptance result report Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 Final installation Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000
Sales Trainner Rp 200,000 3 Rp 600,000 Finance Trainner Rp 200,000 3 Rp 600,000 Procurement Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000 Workshop (bengkel) Trainner Rp 200,000 2 Rp 400,000 Programmer Rp 500,000 Rp 500,000 System Analyst Rp 350,000 Rp 350,000 Create user
manual and final training report
Trainner Rp 200,000 1
102
Data migration
Rute Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000
Data Pelanggan
dan Distributor Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000
Produk Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000
Daftar Harga Jual Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000 Data Supir Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000 Biaya Pengiriman Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000 Data Kendaraan Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000 Jenis Perbaikan Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 Data Mekanik Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 Data Sparepart Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 Data Supplier Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000 Akun Kasir Programmer Rp 500,000 2 Rp 1,000,000
Kasir Programmer Rp 500,000 1 Rp 500,000
TPM VPM Rp
1,000,000 Rp 1,000,000 Create Data
Migration Report Programmer Rp 500,000 1
Rp 500,000 STIS system fully
established TPM VPM Rp 1,000,000 Rp 5,000,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 3,000,000 Programmer Rp 500,000 Rp 2,500,000 Project Accountant Rp 750,000 Rp 3,750,000 Final documentation and project implementation control form Tester Rp 350,000 5 Rp 1,750,000 System analyst Rp 600,000 Rp 3,000,000 Support (repairement,
maintenance, etc) Programmer Rp 500,000 5 Rp 2,500,000 TPM VPM Rp 1,000,000 Rp 1,000,000 System Analyst Rp 600,000 Rp 600,000 Programmer Rp 500,000 Rp 500,000 Project Accountant Rp 750,000 Rp 750,000 Closing project control form Tester Rp 350,000 1 Rp 350,000 TOTAL Rp 104,900,000
103
Biaya investasi yang dikeluarkan PT.Intitrans Makmur Kencana untuk proyek
Script Transportation Information System (STIS) adalah sebagai berikut :
Biaya Paket (Implementasi dan Source code) = Rp.
104,900,000,-4.2.8
4.2.8 Project Cost
Perkiraan anggaran pengeluaran untuk proyek Script Transportation Information System (STIS) :
1.Biaya resource
Biaya resource proyek / hari :
o Vendor Project Management = Rp. 300,000;00
o System Analyst = Rp. 250,000;00
o Programmer = Rp. 200,000;00
o Project Accountant = Rp. 350,000;00
o Tester = Rp. 75,000;00
o Trainer = Rp. 80,000;00
Total biaya resource selama proyek :
o Vendor Project Management
Rp. 300,000;00 * 16 = Rp. 4,800,000;00 o System Analyst Rp. 250,000;00 * 43 = Rp. 10,750,000;00 o Programmer Rp. 200,000;00 * 93 = Rp. 18,600,000;00 o Project Accountant Rp. 350,000;00 * 10 = Rp. 3,500,000;00
104 o Tester Rp. 75,000;00 * 8 = Rp. 600,000;00 o Trainer Rp. 80,000;00 * 19 = Rp. 1,520,000;00 Total
Total Biaya Biaya Resource Resource = = Rp. Rp. 39,770,000;0039,770,000;00
2.Laba Kotor = Biaya Implementasi – Biaya Resource
= Rp. 103,900,000;00 – Rp.39,770,000;00
= Rp. 64,130,000;00
3.Biaya Operasional
o Biaya listrik = Rp. 1,200,000;00
o Biaya telepon dan air = Rp. 720,000;00
Total
Total Biaya Biaya Operasional Operasional = = Rp. Rp. 1,920,000;001,920,000;00
4.Laba Bersih = Laba kotor – Total Biaya Operasional
= Rp. 64,130,000;00 – Rp. 1,920,000;00
= Rp. 62,210,000;00
4.2.9
4.2.9 Return On Investment (ROI) dan (ROI) dan Break Event Point (BEP) (BEP)
Perhitungan ROI dari proyek Script Transportation Information System
(STIS) dengan menggunakan rata – rata angka penghematan sebagai berikut :
1. Kesalahan jadwal per bulan
105
2. Uang makan supir
10org x Rp. 5.000;00 x 30 x 12 = Rp. 18.000.000;00
3. Kerugian bunga akibat telat penagihan DO
30 x 12 x Rp.7.800.000;00 = Rp. 2.808.000.000;00
4. Pembayaran tenaga kerja pembuat laporan
20 x 12 x Rp.11.000;00 x 5org = Rp. 13.200.000;00 5. Kebocoran uang di kasir per bulan
12 x Rp. 20.000.000;00 = Rp. 240.000.000;00
Total penghematan sistem (per tahun) = Rp. 3.097.200.000;00
ROI = 100% 000 . 900 . 104 000 . 200 . 097 . 3 ⎟Χ ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ = 2952,53% BEP = 12bulan 000 . 200 . 097 . 3 000 . 900 . 104 ⎟Χ ⎠ ⎞ ⎜ ⎝ ⎛ = 0,4 bulan 4.2.10 Identitfikasi
4.2.10 Identitfikasi Critical Success Factor (CSF) (CSF)
Identifikasi dari faktor – faktor kunci penentu kesuksesan berikut
penerapan faktor – faktor tersebut dalam proyek Script Transportation
106
Tabel 4.7 Hasil Identifikasi CSF dan Penerapannya Dalam Proyek Tabel 4.7 Hasil Identifikasi CSF dan Penerapannya Dalam Proyek
Critical
Critical Success Success Factor Factor RealisasiRealisasi
Misi proyek Project Objectives :
• Mengatasi masalah pengaturan dan pelacakan pengeluaran beserta pemasukan perusahaan.
• Mengidentifikasi supir – supir yang menerima upah atau uang jalan.
• Pengaturan jadwal pengiriman barang.
• Pengaturan jadwal servis truk sehat dan penjualan aset tetap(truk) yang tidak sehat lagi.
Dukungan manajemen puncak
• Kick-off Meeting
• Melibatkan TPM(Technical Project Management ) dalam setiap aktivitas penting dalam proyek.
Rencana atau jadwal • WBS
• Gantt-chart
• CPM
• PERT
• Analisa Resiko
• Perencanaan dan Pengadaan
Personnel Tim Proyek :
1. Project Manager : 2 orang
• TPM : 1 orang
• VPM : 1 orang 2. Project Accountant : 1 orang 3. IT Specialists : 2 orang
• System Analyst : 1 orang
• Programmer : 1 orang
4. Trainner : 1 orang
5. Tester : 1 orang
Tugas teknik • IT Specialists pada tim proyek berasal dari proyek sebelumnya. Penerimaan klien • Investasi Proyek
• Project Cost
• ROI dan BEP Pengawasan dan umpan
balik
107
4.3
4.3 Pelaksanaan Proyek (Pelaksanaan Proyek ( Project Execution ) )
Pada kick-off meeting yang diadakan pada tanggal 25 September 2006, kedua
belah pihak bertemu dan melakukan pembicaraan mengenai hal – hal yang
berhubungan dengan proyek STIS. Kegiatan ini membahas mengenai pihak –
pihak yang terlibat dalam pengerjaan proyek STIS, waktu yang dibutuhkan untuk
melaksanakan proyek, dan rencana – rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dalam proyek. Pada kick-off meeting ini, dilakukan pemberitahuan secara formal
kepada karyawan PT.Intitrans Makmur Kencana yang terlibat dalam pelaksanaan
proyek STIS. Ada pun pihak – pihak yang hadir dalam kick-off meeting ini antara
lain :
• Project Sponsor yaitu pihak manajemen PT. Intitrans Makmur Kencana.
• Technical Project Manager (TPM) dari pihak PT. Intitrans Makmur Kencana adalah Ibu Novi.
• Vendor Project Manger(VPM) dari pihak Screen Studio adalah Bapak Sutrisno Chandra.
• IT Specialist dari pihak Screen Studio.
• Tim Member lainnya.
Pada proyek Script Transportation Information System (STIS) ini, terdapat
beberapa kegiatan utama, yaitu :
1.Analisa Proses Bisnis Berjalan, yang terdiri dari kegiatan sebagai berikut :
a. Analisa Proses Bisnis, pada kegiatan ini kita melakukan analisa dari proses bisnis yang sedang berjalan pada PT.Intitrans Makmur Kencana, mulai dari
108
penerimaan order sampai pada penerimaan pembayaran dan perbaikan
kendaraan. Pada kegiatan ini, dilakukan pemahaman secara menyeluruh
mengenai seluruh aktivitas bisnis yang berlangsung di perusahaan.
b. Blue Print Established (ERD), pada kegiatan ini dilakukan pemindahan
informasi mengenai seluruh kegiatan bisnis di PT.Intitrans Makmur Kencana
dalam bentuk pembuatan Entity Relationship Diagram (ERD). Tahap ini melibatkan kegiatan perancangan model ERD untuk mempermudah
pengertian programmer dalam membangun sistem untuk PT.Intitrans
Makmur Kencana.
2. Data Gathering and Demo
a. Demo, pada kegiatan ini dilakukan demo mengenai prototype dari proyek
sebelumnya, yang dibangun untuk perusahaan lain yang bergerak di bidang
serupa. Tujuan dari pengadaan demo ini adalah untuk memberikan gambaran
secara kasar mengenai sistem yang nantinya akan dibuat.
b. Gathering User Requirement , setelah dilakukan demo mengenai prototype
tersebut, maka dilakukan pengumpulan data mengenai kebutuhan –
kebutuhan user yang masih belum terpenuhi dalam prototype tersebut.
Kegiatan ini bertujuan untuk menemukan penghubung antara kebutuhan user
yang sesungguhnya dengan prototype yang telah didemokan.
c. Discussing User Requirement (recommendation), membahas mengenai
kebutuhan yang diajukan oleh user dengan kemampuan pihak vendor dalam
pemenuhannya. Pada diskusi ini, dibicarakan juga mengenai anggaran dari
109
d. Approval and Data Gathering Result Report , pada kegiatan ini, dibuat
laporan mengenai semua kebutuhan user , biaya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan proyek, serta membuat persetujuan kepada PT.Intitrans
Makmur Kencana.
3. Installation (Standard ), pada kegiatan ini dilakukan instalasi mengenai modul –
modul standard yang sudah dapat digunakan oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. Kegiatan ini dilakukan agar modul – modul yang sudah dapat
digunakan bisa langsung dimanfaatkan oleh PT.Intitrans Makmur Kencana.
4. Training User Standard
a. Sales, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian penjualan agar
fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul penjualan dapat
digunakan dengan baik.
b. Finance, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian keuangan agar
fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul finance dapat digunakan
dengan baik.
c. Procurement , kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian pengadaan
agar fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul pembelian dapat
digunakan dengan baik.
d. Workshop, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian bengkel agar
fungsi – fungsi standard yang terdapat pada modul workshop dapat
digunakan dengan baik.
e. Training Report and Simulation Request Form, pembuatan laporan mengenai
110
pihak PT.Intitrans Makmur Kencana untuk melakukan proses simulasi dari
modul standard yang telah diinstalasi sebelumnya.
5. Customization Process
a. Gathering User Specification, kegiatan ini mencakup pengumpulan yang
lebih merinci mengenai kebutuhan user dengan berdasarkan pada user
requirement yang telah dibuat sebelumnya.
b. Coding for Customization, kegiatan ini mencakup pembuatan program
berdasarkan pada kebutuhan user yang terdapat pada user specification di
atas.
c. Program Testing ( Debugging), kegiatan ini mencakup pengujian akan
program yang telah dibuat oleh programmer untuk meminimalisasikan
kesalahan (error ) yang terdapat pada program. Pada proses testing ini, akan
dilakukan dokumentasi terhadap bug yang telah ditemukan selama pengujian
berlangsung agar dapat diperbaiki oleh programmer.
d. Application Acceptance Testing, pada kegiatan ini dilakukan pengujian oleh
programmer untuk menunjukkan jalannya sistem kepada user . User
bertindak sebagai penonton, sementara programmer akan menjelaskan
jalannya aplikasi pada mereka.
e. Repairement , pada kegiatan ini dilakukan perbaikan atas sistem yang telah
diujicobakan kepada user agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Tahap ini
akan dilakukan bila selama tahap application acceptance testing ditemukan
111
f. Retesting, sebagai tindak lanjut dari tahap repairement , maka pada kegiatan
ini pengujian aplikasi kembali dilakukan untuk mengecek kesesuaian antara
perbaikan yang dilakukan dengan keinginan user .
f. System Design and Repairement Report , pembuatan laporan atas hasil
perancangan sistem dan perbaikan sistem yang telah dilakukan.
6. Final Simulation
a. Simulation, kegiatan ini mencakup uji coba system yang telah diperbaiki dan
disesuaikan dengan kebutuhan user pada tahap – tahap sebelumnya. Simulasi
ini mencakup pengujian ulang secara utuh terhadap sistem STIS ini, seolah –
olah menggambarkan jalannya sistem ketika sudah dijalankan sepenuhnya.
b. Revise Program, kegiatan ini mencakup pengkajian ulang program dengan
berdasarkan pada hasil simulasi yang telah dijalankan sebelumnya. Bila pada
simulasi terdapat ketidaksesuaian atau perbaikan – perbaikan kecil perlu
dilakukan, maka akan dilakukan oleh programmer pada tahap ini.
c. Final Application Acceptance Test , kegiatan ini mencakup pengujian sistem
oleh user untuk terakhir kalinya sebelum proyek ini benar – benar dijalankan
sepenuhnya pada perusahaan.
d. Application Acceptance Result Report , pembuatan laporan mengenai
jalannya hasil user acceptance test untuk diserahkan kepada vendor project
manager
7. Final Installation, merupakan kegiatan instalasi sistem STIS yang telah lulus uji
coba tersebut untuk digunakan sepenuhnya dalam menunjang kegiatan
perusahaan. Instalasi ini mencakup modul – modul yang telah disesuaikan
112
selesai dilakukan, maka sistem STIS telah lengkap dan dapat digunakan secepat
mungkin setelah proses pelatihan pengguna selesai.
8. Final Trainning User
a. Sales, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian penjualan agar
fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat
digunakan dengan baik.
b. Finance, kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian keuangan agar
fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat
digunakan dengan baik.
c. Procurement , kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian pembelian
agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan dapat
digunakan dengan baik.
d. Workshop (Bengkel), kegiatan ini bertujuan untuk melatih user di bagian
bengkel agar fungsi – fungsi tambahan yang terrdapat pada modul penjualan
dapat digunakan dengan baik.
e. Create User Manual and Final Training Report , pembuatan laporan sebagai
pertanggung jawaban akan hasil dari pelatihan modul – modul tambahan
kepada para pengguna dari berbagai bagian fungsional perusahaan.
9. Implementation
a. Data Migration
• Rute, pengisian data mengenai lokasi pengambilan barang, rute, dan lokasi pool.
113
• Data Pelanggan dan Distributor, pengisian data mengenai pelanggan dan distributor yang melakukan transaksi dengan PT.Intitrans Makmur
Kencana. Data mencakup lokasi toko, nama toko, telepon, dan data
lainnya yang terkait.
• Produk, pengisian data mengenai jenis produk yang akan diangkut per pelanggan. Setiap pelanggan memiliki produk yang berbeda – beda, oleh sebab itulah perlu didefinisikan dengan jelas setiap produk yang dimiliki
oleh setiap pelanggan.
• Daftar Harga Jual, pengisian data mengenai harga jual per tonase atau per ritase. Jika jenis produknya adalah rite, maka harga jual akan diisi harga
jual per ritase (borongan).
• Data Supir, pengisian data pribadi mengenai setiap supir yang bekerja di PT.Intitrans Makmur Kencana. Pengisian data ini juga termasuk
pengisian mengenai status supir dalam perusahaan (utama, cadangan, kondektur).
• Biaya Pengiriman, pengisian biaya pengiriman untuk masing – masing tipe kendaraan yang berbeda. Tipe kendaraan yang dengan rute dan
tonase yang sama bisa memiliki harga yang berbeda tergantung tipe
kendaraan yang digunakan.
• Data Kendaraan, pengisian data kendaraan (truk) yang dimiliki oleh PT.Intitrans Makmur Kencana. Data yang diisi mencakup data mengenai
114
tahun pembuatan, kepemilikan, penanggung jawab, dan status kendaraan
(siap dipakai atau rusak).
• Jenis Perbaikan, pengisian data mengenai tipe perbaikan (misalnya, perbaikan masin, perbaikan elektrik, dll), keterangan perbaikan, dan data
perbaikan per kendaraan (mobil, jenis perbaikannya, waktu standar
perbaikan, dan informasi perbaikan berkala).
• Data Mekanik, pengisian data mengenai setiap mekanik yang bekerja di bengkel PT.Itnitrans Makmur Kencana.
• Data Sparepart , pengisian data mengenai jenis sparepart yang dapat dipesan atau digunakan dalam perbaikan kendaraan di bengkel
PT.Intitrans Makmur Kencana.
• Data Supplier , pengisian data mengenai setiap pemasok (supplier ) yang menjalin hubungan kerja sama dengan PT.Intitrans Makmur Kencana
dalam pengadaan sparepart ataupun aset perusahaan lainnya.
• Akun Kasir, pengisian data mengenai hutang dan piutang dari para supir yang bekerja di PT.Intitrans Makmur Kencana.
• Kasir, pengisian data mengenai kasir yang bertanggung jawab atas setiap pemberian upah dan uang jalan kepada supir.
• Create Data Migration Report , pembuatan laporan mengenai jalannya kegiatan data migration yang dibuat oleh programmer yang melakukan
pengisian data untuk diserahkan kepada VPM dan TPM.
115
• Final Documentation and Project Implementation, setelah semua data dan sistem selesai diimplementasikan pada PT.Intitrans Makmur Kencana,
maka dikumpulkanlah semua dokumentasi dari hasil kegiatan proyek
selama ini. Dokumentasi ini akan direview kembali oleh manajer proyek
untuk memastikan kelengkapan isinya. Dokumentasi ini akan berguna
untuk kegiatan support dan untuk proyek berikutnya.
10. Support ( Repairement, Maintanance, etc), kegiatan ini mencakup perbaikan
atas error – error kecil yang mungkin masih terjadi, serta maintanance sistem
dan database.
11. Sign Off (Closing Project )
a. Closing Project Control Form, kegiatan ini mencakup pembuatan dokumen
penutupan proyek. Pada dokumen tersebut berisi keterangan mengenai hasil
jalannya proyek, penanggung jawab proyek, dan menandakan selesainya
tanggung jawab Screen Studio atas proyek Script Transportation Information System di PT.Intitrans Makmur Kencana.
116
4.3.1
4.3.1 Project Control (Pengendalian Proyek) (Pengendalian Proyek)
Tabel 4.8 Tabel Pengontrolan Proyek Tabel 4.8 Tabel Pengontrolan Proyek
Script Transportation Information System
Formulir Pengontrolan Proyek Tanggal : 11/2/2006
Tahapan : Customization Process
Start Date FinishedDate Start Date FinishedDate
1. Sele sai -Gathering User
Specif ication SC & TS 11/2/2006 11/8/2006 11/2/2006 11/8/2006
-Program Testing
(Debugging) TS 11/9/2006 11/15/2006 11/9/2006 11/17/2006
-Coding for
customization TS 11/9/2006 12/6/2006 11/9/2006 12/6/2006
2. Sedang Dilaku kan -User Acceptance
Testing SC & TS 12/7/2006 12/11/2006 12/7/2006
-Repairement SC & TS 12/12/2006 12/18/2006 12/12/2006
3. Grafik
4. Hamb atan atau
Masalah Solusi
Person In
Charge Start Date
Finished Date -Gathering user specification - TS& SC - --Program Testing (debugging) TS 11/9/2006 11/17/2006 + Pengujian kurang teliti - - -+ Dokumentasi mengenai bug y ang ditemukan tidak lengkap - - -+ Pelaksanaan debug berulang akibat kekacauan dokumentasi - - --Coding for customization - TS - -Disediakan spreadsheet untuk mencatat list bug yang
telah ditemukan
Tahap an Pe r s o n In Char g e
Pe r e n can aan Actu al
0 2 4 6 8 101 21 41 61 82 02 2
Gathering user specification Coding for customization Program testing (debugging) User acceptance testing Repairment System design and repairement report
M i l e s t o n e Duration Duration Actual Duration Plan
