ADMINISTRASI PENJUALAN EKSPOR DI PT. DAN LIRIS SUKOHARJO

(1)

ADMINISTRASI PENJUALAN EKSPOR DI PT. DAN LIRIS SUKOHARJO

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang

DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET ADMINISTRASI PENJUALAN EKSPOR

DI PT. DAN LIRIS SUKOHARJO

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh : Shoim Nur Azizah

D1510081

DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2013

(2)

(3)

(4)

(5)

v MOTTO

“Orang yang mulai mengabaikan martabat orang lain, dalam waktu singkat ia akan mengindahkan hak asasi orang lain”.

(G.K. Chesterton)

“Hidup tidak menghadiahkan sesuatu yang berharga kepada manusia tanpa bekerja keras”

“Sabar dalam menghadapi kesulitan dan bertindak bijaksana dalam mengatasinya adalah sesuatu yang utama.”

(Mario Teguh)

“Dan tolong-menolonglah kamu dalam berbuat kebajikan dan takwa dan janganlah tolong-menolong dalam berbuat dosa dan pelanggaran”.

(6)

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini dipersembahkan untuk :

1. yang selalu memberikan jalan terbaik

2. Ibu dan Bapak tercinta yang telah memberikan restu dalam setiap perjalanan hidup.

3. Seseorang yang spesial dalam hidupku. 4. Keluarga Tersayang.

5. Teman-teman dan sahabatku.

6. Diploma III Manajemen

Administrasiangkatan 2010 dan Almamater

(7)

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “Administrasi Penjualan Ekspor Di PT. Dan Liris Sukoharjo” dengan baik. Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan persyaratan dalam memperoleh sebutan Vocation Ahli Madya Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Banyak hambatan yang menimbulkan kesulitan dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini namun atas bantuan dari berbagai pihak hambatan tersebut dapat teratasi. Untuk itu pada kesempatan kali ini, penulis menyampaikan terimakasih kepada :

1. Allah SWT, yang selalu memberikan kemudahan bagi penulis sehingga mampu menyelesaikan tugas akhir tersebut.

2. Prof. Drs. H. Pawito Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. Sudarto, M.Si, selaku ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta, sekaligus selaku dosen pembimbing.

4. Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si, selaku dosen Pembimbing Akademik.

5. Ibu Dian Koernia selaku Kepala Bagian Sekretariat PT. Dan Liris, Sukoharjo. 6. Ibu Adriyana Damayanti selaku pembimbing instansi magang di PT. Dan

Liris, Sukoharjo.

7. Ibu Nining, Ibu Nurul, Ibu Artin, Mas Daniel, Mas Rendy, Mas Reza, Pak Haris, pak Tarno, yang membantu dan membimbing penulis di PT. Dan Liris, Sukoharjo.

8. Segenap pimpinan dan karyawan PT. Dan Liris yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu atas bantuan dan kerja samanya selama ini. Terima

(8)

viii

kasih atas kesempatan yang telah diberikan sehingga penulis dapat melaksanakan magang kerja di PT. Dan Liris, Sukoharjo.

9. Segenap Bapak/Ibu dosen Program Studi Diploma III yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan sehingga penulis mampu memyelesaikan penyusunan Tugas Akhir ini.

10. Ibu dan Ayah tercinta yang selalu memberikan semangat dan doa.

11. Kakakku Novy, dan kedua adikku Bibit dan Bian yang selalu memberikan dukungan.

12. Saudaraku di Wisma Qurotta Ayun khususnya Blok F. Mbak Hikmah, Dewi, Mega, Tista, Mbak Nurma, Mbak Intan, Mbak Leha, Mbak Novy terima kasih atas kebersamaanya.

13. Sahabat-sahabatku Dewi, Mimi,Ikaah, Mala, Murny, Dany, Yassin, Ovy, Tutus, Yessi, dan semua teman terbaikku di kampus yang tidak dapatpenulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas kebersamaan, dukungan, saran, kerjasama kita selama di bangku kuliah sampai saat ini.

14. Berbagai pihak yang telah membantu penulis demi lancarnya penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis telah berusaha mencurahkan segala daya dan kemampuan seoptimal mungkin. Namun mengingat keterbatasan pengetahuan, penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih ada kekurangan dan jauh dari kata sempurna, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Di samping itu penulis tetap berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang membutuhan khususnya bagi majunya ilmu manajemen di sekitar kita.

Surakarta, Juni 2013

(9)

ix DAFTAR ISI

Contents

PERSETUJUAN ...Error! Bookmark not defined. PENGESAHAN ...Error! Bookmark not defined. PERNYATAAN...Error! Bookmark not defined.

MOTTO... v

PERSEMBAHAN... vi

KATA PENGANTAR... vii

DAFTAR ISI... ix

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN...xiii

ABSTRAK ... xiv

ABSTRACT ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah... 1

B. Rumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Pengamatan ... 3

D. Manfaat Pengamatan ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 4

A. Administrasi Penjualan ... 4

B. Pengertian Ekspor ... 7

C. Prosedur Penjualan Ekspor... 8

D. Dokumen Penjualan Ekspor ... 11

E. Pihak Yang Terkait Dalam penjualan Ekspor ... 16

F. Sistem Pembayaran Internasional ... 18

BAB III METODE PENGAMATAN... 25

A. Lokasi Pengamatan ... 25

(10)

x

C. Sumber Data... 26

D. Teknik Pengumpulan Data... 27

BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN... 29

A. Gambaran Umum Perusahaan ... 29

B. Hasil Pengamatan ... 42

A. Kesimpulan... 61

B. Saran... 62 DAFTAR PUSTAKA ...Error! Bookmark not defined. LAMPIRAN

(11)

xi

DAFTAR TABEL

TABEL1. 1 VOLUMEPENJUALANEKSPORGREYPT. DANLIRISPERIODE2010 – 2012... 30 TABEL1. 2 VOLUMEPENJUALANEKSPORKAINSOLIDPT. DANLIRISPERIODE

2010 – 2012 ... 29 TABEL1. 3 VOLUMEPENJUALANEKSPORKAINPRINTINGPT. DANLIRISPERIODE

(12)

xii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR2. 1 PROSESPERTUKARANDALAMPENJUALAN... 6 GAMBAR2. 2 PROSEDUREKSPOR... 9 GAMBAR4. 1 STRUKTURORGANISASI... 35 GAMBAR4. 2. 1 BAGANALIRPROSEDURPENJUALANEKSPORPT.DANLIRIS

SUKOHARJO... 54 GAMBAR4. 2. 2 BAGANALIRPROSEDURPENJUALANEKSPORPT.DANLIRIS

SUKOHARJO(LANJUTAN)... 55 GAMBAR4. 2. 3 BAGANALIRPROSEDURPENJUALANEKSPORPT.DANLIRIS

(13)

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Keterangan Magang 2. Surat Tugas

3. Form Penilaian Magang 4. Form Monitoring Magang 5. Form Presensi Magang 6. Sales Contract

7. Performa Invoice

8. Pemberitahuan Ekspor Barang 9. Nota Penerimaan

10. Nota Pelayanan Ekspor 11. Bill of Lading

12. Shipping Instruction 13. Declaration

14. Commercial Invoice

15. Certificate of Origin (Form A) 16. Packing List

17. Advise kredit

(14)

xiv ABSTRAK

SHOIM NUR AZIZAH. D1510081. ADMINISTRASI PENJUALAN EKSPOR DI PT. DAN LIRIS SUKOHARJO. DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI. FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK. UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA.

Penjualan merupakan kegiatan utama dalam sebuah perusahaan, baik penjualan nasional maupun Internasional. Salah satu factor yang dapat mempengaruhi kegiatan penjualan adalah administrasi penjualan. PT. Dan Liris adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil dan garment. Dalam proses penjualanya, PT. Dan Liris menjual produknya dalam negeri maupun luar negeri. Salah satu latar belakang berdirinya PT. Dan Liris adalah lahirnya orde baru 1966 bagi kehidupan ekonomi bangsa Indonesia. Dalam ekspornya PT. Dan Liris telah mengekspor produk-produknya ke beberapa negara antara lain Australia, UK, Eropa, Jepang, USA, Afrika Selatan dan Mexiko.

Pengamatan ini dilakukan di PT. Dan Liris Sukoharjo. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Administrasi Penjualan Ekspor di PT. Dan Liris. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu menggambarkan pelaksanaan administrasi di kantor PT. Dan Liris Sukoharjo yang dinyatakan dalam beragam jenis berupa orang, peristiwa dan tempat atau lokasi, benda serta dokumen atau arsip, kata – kata yang disusun dalam kalimat berdasarkan fakta. Sumber data diperoleh dari informan, peristiwa atau aktivitas, dan dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan analisis dokumen.

Kegiatan penjualan merupakan hal yang paling utama di PT. Dan Liris. Dalam proses penjualan ekspor, PT. Dan Liris didukung dengan adanya administrasi sebagai penunjang kegiatan ekspor impor, seperti prosedur penjualan ekspor, dokumen – dokumen yang diperlukan, fungsi yang terkait, sistem pembayaran yang digunakan serta pihak – pihak yang terkait dalam penjualan ekspor.

PT. Dan Liris mempunyai kendala – kendala dalam melakukan penjualan ekspor, kendala – kendala tersebut adalah masalah produksi, masalah dokumen, dan masalah angkutan yang menyebabkan keterambatan pengiriman barang.

(15)

xv

SHOIM NUR AZIZAH. D1510081. EXPORT SALES ADMINISTRATION IN PT. DAN LIRIS SUKOHARJO. ADMINISTRATIVE MANAGEMENT DIPLOMA III. FACULTY OF SOCIAL AND POLITICAL. UNIVERSITY OF SEBELAS MARET.

The sales are the main activityina company, bothnational andinternational sales. One of the factorsthatcanaffect theactivities ofthe salesissales administration. PT. Dan Lirisis a company engagedin thefield oftextilesandgarment. Insalesprocess,PT. Dan Lirissells its productsindomestic and overseas.Abackground ofthe establishment of PT. Dan Lirisisthe inception ofa neworderof economiclife ofthe nationin 1966forIndonesia. InexportsPT. Lirisandhas been exportingits productstoseveralcountriessuch asAustralia, UK, Europe, USA, Japan, SouthAfricaandMexico.

Theobservationsmadeby PT. Dan LirisSsukoharjo. The purposeof these observationsistoknowhow theadministration ofexport salesinPT. Dan Liris. Type ofobservationis descriptivequalitative, whichdescribesthe implementation ofthe administrationinthe officeof PT. Dan Lirissukoharjoareexpressed inthe form ofvariouskindsof people, eventsandplacesorlocations, objectsanddocuments or records, the wordsarearranged insentencesbased onfacts. Sourcesof dataacquiredfrominformants, eventsoractivities, anddocuments. Data collection techniquesused was observing, interviewsanddocument analysis.

Sales activity is the most important thing in PT. Dan Liris. In the process of export sales, PT. Dan Liris supported by the administration to support the export-import activities. Such as export sales procedures, required documents, related functions, the payment system used and the parties involved in export sales. PT. Dan Liris have obstacles to do export sales, the constraint is a production problem, issue documents and transportation problems that cause delays in delivery of goods