PENGAUDITAN SIKLUS PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN
6.1. Akun-Akun dan Golongan Transaksi dalam Siklus Pembelian
Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas untuk pembelian tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan. Ada tiga kelompok transaksi yang tercakup dalam siklus ini yaitu: pembelian barang dan jasa, pengeluaran kas, dan retur pembelian dan potongan pembelian.
6.2. Fungsi-Fungsi Bisnis dan Dokumen serta Catatan dalam Siklus Pembelian dan Pembayaran
Siklus pembelian dan pembayaran menyangkut pengambilan keputusan dan proses untuk mendapatkan barang dan jasa untuk menyelenggarakan suatu bisnis. Siklus biasanya diawali dengan pembuatan permintaan pembelian oleh penjabat yang memiliki kewenangan untuk mengajukan permintaan pembelian, dan diakhiri dengan pembayaran utang usaha yang timbul dari pembelian tersebut. Fungsi-fungsi bisnis dan dokumen-dokumen serta catatan yang digunakan siklus pembelian dan pembayaran adalah:
PEMBUATAN ORDE PEMBELIAN
Permintaan untuk membeli barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan yang diterapkan perusahaan. Dokumen yang lazim digunakan yaitu:
a. Permintaan Pembelian
Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh penjabat perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan pembelian.
b. Orde Pembelian
Orde pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari pemasok.
PENERIMAAN BARANG DAN JASA
Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saat yang paling kritis dalam siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakan perusahaan dipakai pertama kali untuk
mengakui pembelian dan utang yang bersangkutan. Laporan penerimaan adalah dokumen berupa kertas atau elektronik yang dibuat pada saat barang diterima.
PENGAKUAN KEWAJIBAN (UTANG)
Pencatatan pertama kali mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas yang sesungguhnya. Pencatatan awal akan mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas aktual, oleh karena itu perusahaan harus dengan seksama dalam memasukkan semua transaksi pembelian, yaitu pembelian yang sesungguhnya terjadi dengan jurnal yang benar. Dokumen-dokumen dan catatan yang lazim digunakan ialah:
a. Faktur dari Pemasok
Faktur dari pemasok adalah dokumen yang diterima dari penjual dan menunjukkan jumlah yang terhutang yang berasal dari pembelian barang dan jasa.
b. Memo Debet
Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari pemasok dan menunjukkan pengurangan atas jumlah yang terhutang yang disebabkan karena adanya pengembalian barang (retur) barang ke pemasok atau diterimanya pengurangan harga. c. Voucer
Voucer biasanya digunakan suatu organisasi untuk menetapkan cara yang formal dalam pencatatan dan pengawasan pembelian, terutama dengan membuat agar setiap transaksi pembelian bernomor urut.
d. File Transaksi Pembelian
File transaksi pembelian adalah file yang dihasilakan komputer yang mencakup semua transaksi pembelian yang diproses oleh sistem akuntansi suatu periode tertentu.
e. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian dihasilkan dari file transaksi pembelian dan biasanya berisikan nama pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksinya.
f. Master File Utang Usaha
Master file utang usaha mencatat transaksi pembelian, pengeluaran kas, dan retur pembelian untuk setiap pemasok.
g. Daftar Utang Usaha
Daftar utang usaha berisi daftar jumlah yang terutang kepada masing-masing pemasok atau untuk setiap faktur atau voucher pada suatu saat tertentu.
h. Laporan dari Pemasok
Laporan dari pemasok adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok setiap akhir bulan untuk menunjukkan saldo awal, pemelian, retur pembelian, dan pembayaran ke pemasok tersebut, serta saldo akhir.
Pada kebanyakan perusahaan, pembayaran untuk pembelian barang dan jasa merupakan aktvitas yang dignifikan. Aktivitas ini secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, biasanya akun utang usaha. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pembayaran yang akan diperiksa auditor meliputi:
a. Check
Dokumen ini biasa digunakan untuk pembayar pembelian pada saat kewajiban jatuh tempo.
b. File Transaksi Pengeluaran
File transaksi pengeluaran adalah file yang dihasilakan komputer yang mencakup seluruh transaksi pengeluaran kas yang diolah oleh sistem akuntansi suatu periode tertentu.
c. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal pengeluaran kas adalah daftar atau laporan yang dihasilkan oleh file transaksi pengeluaran kas yang mencakup seluruh transaksi pada suatu periode tertentu.
6.3. Metodologi untuk Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Golongan Transaksi
Pengujian pengendalian dan pengujian subtantif atas transaksi untuk siklus pembelian dan pembayaran dibagi dalam dua bagian besar berikut:
1. Pengujian pembelian, yang berkaitan dengan tiga dari empat fungsi bisnis, yakni: order pembelian, penerimaan barang dan jasa, dan pengakuan utang.
2. Pengujian pengeluaran kas, meliputi proses bisnis: pengolahan dan pencatatan pengeluaran kas.
Metodologi yang digunakan untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi siklus pembelian dan pembayaran merupakan metodologi yang sama dengan yang digunakan pada siklus-siklus sebelumnya.
PEMAHAMAN PENGENDALIAN INTERNAL
Untuk memahami pengendalian internal sikus pembelian dan pembayaran, auditor mempelajari bagan alir perusahaan klien, mereview daftar pertanyaan pengendalian internal, serta melaksanakan pengujian mengikuti jejak transaksi pembelian dan pengeluaran kas.
MENILAI RISIKO PENGENDALIAN YANG DIRENCANAKAN
Selanjutnya pemeriksakan di lakukan atas pengendalian internal kunci untuk setiap fungsi bisnis seperti:
1. Otorisasi Pembelian
Memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh adalah demi memenuhi tujuan perusahaan yang diotorisasi, dan menghindari pembelian yang berlebihan atau tidak diperlukan.
2. Pemisahan Pemegang Aset Dari Fungsi Lainnya
Untuk mencegah pencurian dan penyalahgunaan, barang harus dikendalikan secara fisik dari saat penerimaannya hingga penggunaan atau pelepasannya. Personel di departemen harus independen dari bagian gudang dan departemen akuntansi.
3. Pencatatan Tepat Waktu dan Review Independen Atas Transaksi
Pembelian harus dicatat tepat waktu tergantung kebijakan perusahaan, bisa pada saat penerimaan barang atau ditangguhkan sampai faktur pemasok diterima. Pencatat pembelian tidak boleh memiliki akses ke kas, sekuritas, dan aktiva lainnya. Dokumen dan catatan yang memadai, prosedur yang tepat untuk menyimpan catatan, dan pengecekan independen atas kinerja juga merupakan pengendalian yang penting 4. Otorisasi pembayaran
Pengendalian terpenting atas pengeluaran kas meliputi :
Penandatanganan check oleh individu yang diberi otorisasi oleh perusahaan Pemisahan tanggungjawab untuk menandatangani check dan melaksanakan
fungsi utang usaha
Pemisahan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatanganan check sebelum suatu check ditandatangani.
MENENTUKAN LUASNYA PENGUJIAN PENGENDALIAN
Apabila auditor bermaksud untuk mengandalkan pada pengendalian untuk mendukung penilaian risiko pengendalian pendahuluan di bawah maksimum, auditor melakukan pengujian penegndalian untuk mendapatkan bukti bahwa pengendalian telah beroperasi denga efektif. Dengan telah beroperasinya pengendalian secara efektif yang didukung dengan tambahan pengujian pengendalian, auditor akan bisa menurunkan pengujian substantifnya.
MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK PEMBELIAN
Bukti audit untuk suatu perikatan audit akan bervariasi tergantung pada pengendalian internal serta keadaan lainnya. Efisiensi audit yang signifikan akan tercapai dalam audit apabila pengendalian beroperasi secara efektif. Empat dari enam tujuan audit golongan
transaksi pantas untuk mendapatkan perhatian khusus oleh karena itu akan dibahas lebih dalam dibawah ini.
1. Pembelian terbukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima (keterjaadian) Pengendalian yang memadai bisa mencegah terjadinya pencatatan transaksi yang tidak pernah terjadi secara tidak sengaja, terutama yang berupa pencatatan pembelian ganda. Pengendalian yang memadai juga bisa mencegah klien dari kesalahan mencatat beban bukan beban perusahaan, atau ttransaksi penyalahgunaan aset atau hal-hal yang mendatangkan keuntungan bagi manajemen dan bukan untuk kepentingan perusahaan yang diaudit.
2. Pembelian yang terjadi telah dibukukan (kelengkapan)
Kegagalan mencatat pembelian barang dan jasa yang diterima menyebabkan utang usaha kurang saji dan mengakibatkan laba bersih dan ekuitas pemilik lebih saji. Auditor kadang kesulitan melakukan audit rinci saldo untuk menentukan apakah suatu transaksi tidak tercatat, maka lebih mengandalkan pengendalian dan pengujian substantif golongan transaksi untuk tujuan ini.
3. Pembelian dicatat dengan akurat (ketelitian)
Apabila auditor yakin bahwa transaksi aset tetap dicatat dengan benar dalam jurnal pembelian, maka bisa diterima apabila auditor memutuskan untuk memeriksa dokumen pendukung pembelian periode ini yang lebih sedikit selama melakukan pengujian rinci saldo dibandingkan dengan apabila pengendalian tidak memadai. Apabila klien mengunakan catatan persediaan perpetual, pengujian rinci saldo juga dapat dikurangi secara signifikan seandainya auditor percaya bahwa catatan perpetual adalah akurat. 4. Pembelian digolongkan dengan benar (penggolongan)
Pengujian rinci akun individual tertentu dapat dikurangi apabila auditor yakin bahwa pengendalian internal mencukupi untuk dapat memberikan keyakinan yang memadai mengenai penggolongan yang benar dalam jurnal pembelian. Auditor akan banyak membutuhkan waktu untuk melaksanakan pengujian dokumen pembelian aset tetap dan akun-akun beban periode ini guna memeriksa ketelitian dan kebenaran penggolongan. Oleh karena itu akan sangat menghemat waktu apabila pengendalian internal efektif. PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI UNTUK PENGELUARAN KAS
Auditor biasanya melaksanakan pengujian pembelian dan pengeluaran kas pada saat yang sama
.
Untuk transaksi-transaksi tertentu yang dipilih dari jurnal pembelian untuk diperiksa, faktur penjual, laporan penerimaan barang, dan dokumen pendukung lainnyadiperiksa pada saat yang sama. Dengan demikian verifikasi dilakukan secara efisien tanpa mengurangi efektivitas pengujian.
SAMPLING ATRIBUT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TRANSAKSI
Mengingat pentingnya pengujian pengendalian dan pengujian golongan transaksi untuk pembelian dan pembayaran, maka penggunaan sampling atribut menjadi sangat lazim dilakukan. Ada tiga hal yang berbeda pada siklus pembelian dan pembayaran dibandingkan dengan siklus lainnya :
1. Siklus ini menyangkut banyak akun, baik yang berupa akun-akun laba rugi, maupun akun neraca. Dampaknya ialah kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penggolongan menjadi tinggi, bahkan beberapa diantaranya berpengaruh terhadap laba bersih.
2. Dalam siklus ini sangat lazim diperlukan pertimbangan yang signifikan, kebutuhan atas pertimbangan ini meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan penyajian. 3. Jumlah rupiah untuk transaksi individual, seringkali berjumlah sangat besar.
Akibatnya, auditor menggabungkan unsur-unsur yang besar dan tidak biasa seperti itu dan mengujinya 100%.
6.4. Metodologi untuk Perancangan Pengujian Rinci Saldo Untuk Utang Usaha
Utang usaha adalah kewajiban yang belum dibayar yang timbul akibat pembelian barang dan jasa yang telah diterima dalam kegiatan normal perusahaan. Kebanyakan utang usaha dapat juga diidentifikasi melalui keberadaan faktur dari penjual yang menunjukkan kewajiban perusahaan.
Apabila pengujian pengendalian dan pengujian substantif golongan transaksi menunjukkan bahwa pengendalian internal beroperasi secara efektif, dan prosedur analitis menunjukkan hasil yang memuaskan, auditor pada umumnya akan menurunkan pengujian rinci saldo. Namun, karena pada kebanyakan perusahaan, utang usaha cenderung menjadi material, auditor hampir selalu melakukan pengujian rinci saldo.
MENGINDETIFIKASI RISIKO BISNIS KLIEN YANG MEMENGARUHI UTANG USAHA (TAHAP 1)
Upaya-upaya untuk merampingkan pembelian dan pembayaran barang dan jasa, termasuk lebih meningkatkan pembelian persedian secara just in time, meningkatkan
berbagai informasi dan e-commerce untuk transaksi bisnis, telah mengubah semua aspek siklus pembelian dan pembayaran pada banyak perusahaan. Perubahan-perubahan dan sistem tersebut bisa sangat kompleks. Demikian pula, meningkatnya fokus dalam memperbaiki logistik pergerakan fisik persediaan melalui rantai distribusi perusahaan bisa meningkatkan kesulitan dalam menetapkan pisah batas saldo utang usaha yang efektif pada akhir tahun. Auditor harus mengerti sifat perubahan sistem tersebut untuk mengidentifikasi apakah risiko bisnis klien dan pengendalian manajemen terkait memengaruhi kemungkinan kesalahan penyajian material dalam utang usaha.
MENETAPKAN MATERIALITAS KINERJA DAN MENILAI RISIKO INHEREN (TAHAP 1)
Sejumlah besar transaksi bisa memengaruhi utang usaha. Saldo seringkali berjumlah besar dan meliputi sejumlah pemasok dan biasanya akan mahal bial harus mengaudit semua akun tersebut. Karena alasan tersebut, auditor biasanya menetapkan materialitas kinerja untuk utang usaha relatif tinggi. Auditor sering menilai risiko inheren pada tingkat medium atau tinggi.
MENILAI RESIKO PENGENDALIAN DAN MERANCANG SERTA PELAKSANAKAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF GOLONGAN TANSAKSI (TAHAP I DAN II)
Setelah auditor menetapkan materialitas kinerja dan risiko inheren untuk utang usaha, mereka menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman atas penegndalian internal. Pengujian substantif yang dilakukan auditor pada akhirnya akan tergantung pada efektivitas pengendalian internal yang berkaitan dengan utang usaha. Oleh karena itu, auditor harus memiliki pemahaman yang dalam tentang pemahaman yang dalam tentang bagaimana pengendalian yang berhubungan dengan utang usaha.
MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PROSEDUR ANALITIS (TAHAP III)
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus pembelian dan pembayaran seperti halnya dalam siklus yang lain terutama dalam menemukan kesalahan penyajian dalam utang usaha. Auditor harus membandingkan total beban tahun ini dengan tahun sebelumnya untuk menemukan kesalahan penyajian dalam utang usaha maupun dalam
akun beban. Karena penggunaan pembukuan berpasangan, suatu kesalahan penyajian dalam akun beban biasanya juga akan berakibat kesalahan penyajian yang sama pada akun utang usaha. Oleh karena itu, perbandingan beban tahun ini dengan beban tahun sebelumnya merupakan prosedur yang efektif dalam menganalisis utang usaha apabila beban dari tahun ke tahun stabil.
MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PENGUJIAN RINCI SALDO AKUN UTANG USAHA (TAHAP III)
Tujuan keseluruhan audit utang usaha adalah untuk menentukan apakah saldo utang usaha telah disajikan secara wajar dan diungkapkan dengan tepat. Ada perbedaan penting dalam penekanan audit atas lialibilitas dan aset. Perbedaan penekanan dalam audit aset dan kewajiban berakibat langsung pada kewajiban hukum akuntan publik. Apabila penanaman modal, kreditur, dan pengguna lainnya setelah diterbitkannya laporan keuangan auditn menentukan bahwa laba dan ekuitas pemilik telah lebih saji material, maka tuntutan hukum kepada KPA layak untuk dilakukan.
Tujuan audit saldo yang diterapkan dalam mengaudit piutang usaha, untuk pengauditan utang usaha dengan tiga modifikasi kecil berikut yaitu :
1. Tujuan nilai bersih bisa direalisasi tidak diterapkan untuk liabilitas. Nilai bersih bisa direalisasi hanya diterapkan untuk aset.
2. Aspek hak kepemilikan dari tujuan hak dan kewajiban tidak diterapkan untuk lialibilitas. Untuk aset, auditor sangat menekankan pada hak klien atas penggunaaan dan penghapusbukuan aset.
3. Untuk liabilitas, lebih ditekankan pada pencarian kurang saji daripada atas lebih saji. Pengujian Liabilitas Sesudah Tanggal Neraca
Karena penekanan audit pada kurang saji dalam akun-akun liabilitas pengujian sesudah tanggal neraca sangat penting artinya bagi utang usaha. Luasnya pengujian untuk menemukan utang yang tidak dicatat, sangat tergantung pada penilaian risiko pengendalian dan materialitas saldo potensial dalam akun yang bersangkutan. Prosedur audit yang sama yang digunakan untuk mencari utang tidak dicatat diterapakan pula untuk tujuan ketelitian.
Berikut adalah prosedur-prosedur yang lazim digunakan yaitu :
Auditor memeriksa dokumen pendukung untuk pengeluaran kas sesudah tanggal neraca untuk menentukan apakah pengeluaran kas itu untuk membayar utang dari periode ini. Apabila pembayaran itu untuk pembayaran utang periode ini, auditor harus menelusur ke daftar utang usaha untuk memastikan apakah utang termaksud tercantum dalam daftar utang usaha. Auditor sering memeriksa dokumen-dokumen pendukung pengeluaran kas yang dilakuakan pada periode sesudah tanggal neraca beberapa minggu sesudah tanggal neraca, terutama apabila klien sering tidak melakukan pembayaran secara tepat waktu.
2. Periksalah dokumen pendukung untuk faktur tagihan yang belum dibayar sampai beberapa minggu setelah akhir tahun
Auditor melakukan prosedur ini di periode berikutnya dengan cara yang sama seperti prosedur lainnya untuk tujuan yang sama.
3. Telusuri laporan penerimaan barang yang diterbitkan sebelum akhir tahun dengan faktur penjual yang bersangkutan
Semua barang yang diterima sebelum akhir tahun buku harus dimasukkan sebagai utang usaha. Dengan menelusur laporan penerimaan barang yang diterbitkan menjelang akhir tahun buku ke faktur penjual dan meyakinkan bahwa semua telah dimasukkan sebagai utang usaha, auditor menguji ada tidaknya utang yang tidak dicatat.
4. Telusuri laporan dari pemasok yang menunjukkan saldo terutang ke daftar saldo utang usaha
Apabila klien menyimpan arsip laporan bulanan dari pemasok, auditor dapat menelususr setiap laporan yang menunjukkan saldo terutang pada setiap tanggal neraca ke daftra utan usaha, untuk memastikan telah dimasukkan sebagai utang usaha. 5. Pengiriman konfirmasi kepada pemasok yang memiliki hubungan bisnis dengan
klien
Meskipun pengiriman konfirmasi untuk utang usaha tidak begitu lazim dibandingkan dengan konfirmasi untuk piutang usaha, namun auditor dapat mengguanakan prosedur ini jika dipandang perlu untuk menguji nama pemasok tidak tercantum dalam daftar utang, atau ada transaksi yang dihilangkan atau saldonya tidak sesuai dengan catatan pemasok.
Pengujian Pisah Batas
Pengujian pisah batas utang usaha dilakukan untuk menentukan apakah transaksi yang dibutuhkan beberapa hari sebelum dan beberapa hari sesudah tanggal neraca telah dibukukan pada periode yang tepat. Lima pengujian audit liabilitas yang telah dikemukakan di atas
semua merupakan pengujian pisah batas untuk pembelian, tetapi semuanya ditekankan untuk menemukan kurang saji. Tiga prosedur pertama juga bermanfaat untuk memeriksa dokmen pendukung sebagai pengujian untuk oebih saji utang usha.
Hubungan antara pisah batas dengan observasi fisik persediaan
Dalam menentukan aoakah pisah batas sudah benar, sebaiknya pisah batas dikoordinasikan dengan observasi penghitungan persediaan fisik. Satu-satunya cara agar auditor bisa mengetahui tipe kesalahan penyajian mana yang telah terjadi adalah dengan mengkoordinasikan pengujian pisah batas dengan observasi pengendalian.
Persediaan dalam perjalanan (Inventory in transit)
Dalam menentukan utang usaha, auditor harus membedakan antara pembelian persediaan yang dilakuakn atas dasar FOB Destination dengan yang dilakukan atas dasar FOB Origin. Untuk FOB destination hak kepemilikan atas barang berpindah kepada pembeli apabila barang telah diterima pembeli. Jadi hanya persediaan yang diterima sebelum atau tepat pada tanggal neraca yang harus dimasukkan ke dalam persediaan dan utang usaha pada akhir tahun. Apabila pembelian dilakuakan atas dasar FOB origin, perusahaan harus mencatat persediaan dan utang usaha yang bersangkutan pada periode ini apabila pengiriman telah dilakukan sebelum atau tepat pada tanggal neraca.
KEANDALAN BUKTI
Auditor harus memahami keandalan relatif tiga tipe utama bukti yang biasa digunakan untuk memeriksa utang usaha, yaitu: faktur penjualan, laporan dari penjual, dan konfirmasi. Perbedaan antara Faktur dari Penjual dengan Laporan dari Penjual
Auditor mendapat bukti tentang transaksi individual dengan keandalan tinggi ketika ia memeriksa faktur dari penjual beserta dokumen pendukungnya, seperti laporan penerimaan barang dan order pembelian. Berbeda dengan faktur penjuala, laporan dari penjual tidak begitu diperlukan untuk memeriksa transaksi individual, karen alaporan dari harga, biaya angkut dan data lain tidak tercantum dalam laporan itu.
Perbedaan antara Laporan dari Penjual dengan Konfirmasi
Perbedaan terpenting antara laporan dari penjualan dengan konfirmasi utang usaha adalah sumber informasinya. Laporan dari penjual dibuat oleh penjual (pihak ketiga yang
independen) tetapi berada ditangan klien ketika auditor memeriksanya. Hal ini bisa memberi kesempatan kepada klien untuk merekayasa atau mengubah laporan dari penjual atau menyembunyikan laporan dari auditor. Jawaban atas permintaan untuk utang usaha pada umumnya harus dikirim langsung ke kantor akuntan publik oleh penjual. Konfirmasi berisi informasi yang sama dengan laporan dari penjual tetapi lebih bisa dipercaya.
DAFTAR PUSTAKA
AL. Haryono JUSUP, 2014, Auditing Pengauditan Berbasis ISA, STIE YKPN, Yogyakarta
