Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti : diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Smer organizacija in management kadrovskih in izobraževalnih procesov. KADROVSKO INFORMACIJSKI SISTEM NA BIOTEHNIŠKI FAKULTETI. Mentor: red. prof. dr. Jože Florjančič Somentor: doc. dr. Igor Bernik Kranj, maj 2007. Kandidat: Gregor Omerza.

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju prof. dr. Florjančič Jožetu in somentorju doc. dr. Bernik Igorju za pomoč in napotke pri izdelavi diplome. Zahvaljujem se tudi družini in sodelavcem za vso podporo in pomoč skozi leta študija..

POVZETEK Biotehniška fakulteta je ena izmed večjih članic Univerze v Ljubljani in ima poleg izobraževalne tudi močno razvejano raziskovalno dejavnost. Veliko število zaposlenih terja dobro organizacijo kadrovske dejavnosti. Sodobna kadrovska služba je danes v informacijski dobi računalniško podprta in prav tu Biotehniška fakulteta najbolj šepa. V diplomski nalogi bom predstavil Biotehniško fakulteto, organiziranost dela kadrovske službe, predvsem pa probleme s katerimi se soočajo kadrovski delavci. V kadrovski službi je bil pred kratkim uveden nov računalniški program za kadrovsko evidenco, katerega bom obširno predstavil ter poudaril njegove prednosti. Uvedba samega programa seveda še ne rešuje vseh težav slabe informacijske podpore, saj je treba program tudi znati uporabljati. Na Biotehniški fakulteti pa je bil opravljen le lažji del projekta posodobitve kadrovsko informacijskega sistema. Program je torej nameščen na računalnike. Potrebno pa bi bilo še razširiti krog uporabnikov programa za kadrovsko evidenco ter jih seveda ustrezno usposobiti za delo s programom. V zaključku naloge bom predstavil nekaj predlogov, končna odločitev pa je v rokah vodstva fakultete.. KLJUČNE BESEDE -. kadrovska evidenca kadrovska služba kadrovsko informacijski sistem informacijska podpora.

ABSTRACT Biotechnical faculty is one of the largest members of the University of Ljubljana and beside its educational activity, it also has a strong research activity. A large number of faculty employees requires an excellent organization of human resources department. In information society, a modern department of human resources must have computer support and this is the part where Biotechnical faculty is weak. In my diploma I will introduce Biotechnical faculty, organization of its human resources department and, most of all, I will reveal the problems that this particular department faces with. A new computer software for records of employees was recently launched in this department, which I will fully introduce and outline its advantages. Introduction of this program, however, does not solve the problems of weak information support if we don't know how to use it (in its perfection). So far at Biotechnical faculty, only the easy part of modernization of human resources department has been completed. The program is installed on computers. Nevertheless, it is necessary to enlarge the user group of the information program and to qualify them as required. At the conclusion of the diploma, I will introduce some suggestions for more effective work, but the final decision stays at the faculty managers' hands.. KEYWORDS -. evidence of employees human resources department human resources information system information support.

KAZALO 1. UVOD...................................................................................................................... 1 2. TEORETIČNA IZHODIŠČA.................................................................................. 2 2.1. PRAVNI OKVIRI ZA IZVAJANJE KADROVSKE FUNKCIJE ................... 2 2.2. KADROVSKI PROCESI.................................................................................. 3 2.2.1. Normativni proces ...................................................................................... 3 2.2.2. Delitev dela................................................................................................. 3 2.2.3. Proces izbora kadrov .................................................................................. 3 2.2.4. Uvajanje novosprejetih delavcev................................................................ 4 2.2.5. Sprejemanje kadrov .................................................................................... 4 2.2.6. Proces permanentnega izobraževanja in razvoja........................................ 5 2.2.7. Izobraževanje vodij .................................................................................... 5 2.3. INFORMACIJSKI SISTEM ............................................................................. 6 2.4. KADROVSKO INFORMACIJSKI SISTEM ................................................... 6 2.5. RAZVOJ KADROVSKO INFORMACIJSKEGA SISTEMA......................... 8 3. BIOTEHNIŠKA FAKULTETA ............................................................................ 10 3.1. KADROVSKO INFORMACIJSKI SISTEM NA BIOTEHNIŠKI FAKULTETI ................................................................................................................................... 10 4. PREDSTAVITEV PROGRAMA ZA KADROVSKO EVIDENCO .................... 14 4.1. PODJETJE ...................................................................................................... 15 4.2. OSEBA............................................................................................................ 16 4.3. POROČILA..................................................................................................... 17 4.4. TABELARIČNI PREGLED ........................................................................... 18 4.5. STATISTIKA.................................................................................................. 19 4.6. OPOZORILA .................................................................................................. 19 4.7. POGOVOR ..................................................................................................... 20 4.8. ADMINISTRACIJA ....................................................................................... 20 4.9. OBRAZCI ....................................................................................................... 21 5. VPELJAVA IN UPORABA PROGRAMA ZA KADROVSKO EVIDENCO .... 22 6. ZAKLJUČEK IN PREDLOGI ZA NADALJNJE DELO..................................... 32 7. LITERATURA IN VIRI:....................................................................................... 33.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 1. UVOD Namen diplomske naloge z naslovom Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti je predstaviti delo kadrovske službe na Biotehniški fakulteti in prikazati probleme s katerimi se kadrovski delavci soočajo. Glavni problem kadrovske službe Biotehniške fakultete je šibka informacijska podpora. Cilj naloge je prikazati na kakšen način lahko novi program za kadrovsko evidenco pripomore k učinkovitejšemu upravljanju kadrovskih virov na Biotehniški fakulteti. Biotehniška fakulteta je med večjimi članicami Univerze v Ljubljani, saj v strukturi prihodkov predstavlja njen delež skoraj 10%. Začetki študija kmetijstva segajo v leto 1947, ko je vlada LR Slovenije ustanovila Agronomsko fakulteto. Ustanovljena je bila po vzoru Bodenkulture (dunajske visoke šole) na Dunaju. Študijski in raziskovalni program je bil tako zasnovan, da je posredoval znanja za pridelavo potrebnih kmetijskih pridelkov in živalskih proizvodov za oskrbo prebivalcev Slovenije. V naslednjih letih so se osnovali še univerzitetni študiji Gozdarstva, Veterinarstva, Živilske tehnologije, Lesarstva, Živinoreje (Zootehnike) in Krajinske arhitekture, ki jih organizirajo istoimenski oddelki. V zadnjem desetletju preteklega stoletja je fakulteta organizirala univerzitetni študij Mikrobiologije in v letu 2004 še študij Biotehnologije. V šestdesetih letih se je fakulteti priključila Biologija in preimenovala se je v Biotehniško fakulteto. Veterinarski oddelek se je v letu 1990 izločil in postal samostojna Veterinarska fakulteta. Na Biotehniški fakulteti je trenutno preko 600 zaposlenih in več kot 4000 vpisanih študentov na vseh dodiplomskih in podiplomskih študijih. Iz obširne predstavitve je razvidno kako se je Biotehniška fakulteta z leti širila in dodajala nove študijske smeri. Skladno s povečanim obsegom študijskih smeri pa bi morala tudi razvijati in vzpostavljati sodobno informacijsko podporo, ne le kadrovski službi, pač pa vsem, česar se loteva šele v zadnjem času. Metoda dela bo spoznavanje z delom kadrovske službe in novim programom za kadrovsko evidenco. Poznavanje programa je edini način kako lahko spoznati vse njegove prednosti in uporabnosti, ki bodo v prihodnosti nosile levji delež pri učinkovitosti kadrovske službe Biotehniške fakultete.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 1.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 2. TEORETIČNA IZHODIŠČA Poglavje teoretična izhodišča je namenjeno kratki predstavitvi dolžnosti in obveznosti kadrovskega delavca s pravnega vidika ter predstavitvi kadrovske dejavnosti na splošno. V tem poglavju bomo spoznali s katerimi in kolikšno količino podatkov kadrovski delavec operira.. 2.1. PRAVNI OKVIRI ZA IZVAJANJE KADROVSKE FUNKCIJE Delodajalec potrebuje za potrebe zaposlovanja delavčeve osebne podatke. Poleg tega mu vodenje evidenc glede določenih podatkov nalaga tudi zakon. 1 Delodajalec je dolžan podatke iz evidenc hraniti kot listine trajne vrednosti tudi po prenehanju delovnega razmerja, ko se evidenca za posameznega delavca neha voditi. Po zakonu je delodajalec dolžan voditi: evidenco o zaposlenih delavcih, ki mora poleg osnovnih podatkov vsebovati tudi poklic, izobrazbo, delovni čas, delovni kraj, dela, ki jih opravlja na delovnem mestu, zavarovalna doba do zaposlitve, evidenco o osebnih dohodkih, evidenco o poškodbah pri delu itd. Podatke iz teh evidenc je delodajalec kot upravljalec podatkov dolžan posredovati vsakomur, ki izkaže pravni interes, bodisi, da gre za uradni organ, pravno osebo ali fizično osebo. Zakon izhaja še iz časov prejšnje prejšnje države in je do danes ostal nespremenjen. Razpolaganje delodajalca z osebnimi podatki delavcev, ki so z njim v delovnem razmerju, je torej neizogibno in obvezno. Delodajalec tako razpolaga tudi s podatki, ki so občutljive narave in glede katerih delavec ni zainteresiran, da bi do njih prišle tretje osebe. To so poleg splošnih osebnih in statusnih podatkov tudi podatki o plači, zdravstvenem stanju in podobno. Zaradi zaščite delavca je nujno vzpostaviti sistem varstva teh podatkov, kontrole in odgovornosti delodajalca in oseb, ki so pooblaščene za vodenje teh podatkov. S 1. januarjem 2005 je začel veljati tudi nov Zakon o varstvu osebnih podatkov 2 , ki delodajalcem v primerjavi s starim zakonom nalaga tudi precej novih obveznosti: delodajalec je dolžan zagotoviti varstvo prostorov, opreme in sistemske programske opreme, dolžan je preprečiti nepooblaščen dostop do zbirk osebnih podatkov, pooblaščene osebe, ki upravljajo s temi podatki pa so dolžne varovati tajnost podatkov, tudi po prenehanju funkcije. Dolžnost delodajalca je tudi, da za vsako zbirko podatkov vzpostavi katalog osebnih podatkov in, če zaposluje več kot 20 oseb za nedoločen čas, podatke iz kataloga, ter vsako naknadno spremembo tudi posreduje Državnemu nadzornemu organu za varstvo osebnih podatkov. Ta organ vodi register osebnih podatkov in tudi opravlja inšpekcijski nadzor nad izvajanjem določb zakona.. 1 2. Zakon o evidencah na področju dela, Uradni list RS, št. 17/1990. Uradni list RS, št. 86/2004.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 2.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. Delavec ima kadarkoli pravico do vpogleda v katalog zbirke osebnih podatkov ter zahtevati prepis, popravek ali dopolnitev. Kadrovski delavci imajo tako veliko odgovornost, pa tudi veliko dela v zvezi z obdelavo podatkov in uporabo teh podatkov za potrebe izpolnjevanja obveznosti in zagotavljanja pravic iz delovnega razmerja.. 2.2. KADROVSKI PROCESI Kadrovsko funkcijo bi definiral kot kadrovsko funkcijo za planiranje, usmerjanje, usklajevanje, kontrolo in razvoj mreže kadrovskih procesov v organizaciji. Dr. Dragoljub Kavran navaja sedem kadrovskih procesov: 2.2.1. Normativni proces Pomeni določitev pravil organizacije in zaščito pravic delavcev. Na nivoju mednarodnih standardov je potrebno pripraviti normativne akte, kateri naj bi odražali stanje razmerij v organizaciji, interes lastnika, zaposlenih in družbe. Sam proces je sestavljen iz razlagalne, pojasnjevalne, organizacijsko – funkcionalne in sociopsihološke komponente kar pomeni, da pri njem sodelujejo strokovnjaki iz omenjenih področij. 2.2.2. Delitev dela Predstavlja celoto ciljev, nalog in opravil, ki jih izvajajo posamezni delavci v organizaciji. Proces delitve dela sestavljajo naslednje aktivnosti: - določanje organizacijskih ciljev v procesu odločanja, - planiranje organizacije, struktura potrebnih profilov kadrov, tehničnih sredstev in tehnologije, - seznanjanje zaposlenih s tehnološko organizacijo dela, z razporeditvijo nalog in opravil posameznim nosilcem, z analiziranjem delovnih tokov in spreminjanjem organiziranosti dela, s sistematizacijo delovnih mest in določanjem norm in standardov za opravljanje dela, - določanje pravil, postopkov in odgovornosti za izvrševanje delovnih nalog in projektiranje disciplinskih ukrepov, ki naj zagotovijo nemoteno delovanje celotne organizacije. 2.2.3. Proces izbora kadrov Potreben je vselej kadar se osnuje novo podjetje ali kadar s kadrovskim planom ugotovimo potrebo po sprejemu novih kadrov v že obstoječi organizaciji. Postopek. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 3.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. izbora je lahko dolgotrajen in drag. Dandanes se na razpisano delovno mesto navadno prijavi več kandidatov in izbrati je potrebno najustreznejšega. Pri tem je treba upoštevati mednarodne konvencije, ki preprečujejo diskriminacijo ter domače predpise glede enakosti zaposlovanja. Določiti je smotrno spisek kriterijev na osnovi karakteristik tistih, ki so že zaposleni in, ki dobro delajo. Ta spisek pa ne sme biti predolg ali prekratek, saj lahko povzroči, da ni izbran nihče ali pa je izbranih več. Poznamo intervju kot najpogostejše orodje za ugotavljanje ustreznosti kandidata, vprašalnike, teste, pregled biografije ipd. Intervjuje ločimo na strukturirane, semistrukturirane, nestrukturirane in stresne intervjuje. Za uspešen intervju je treba skrbno opazovati kandidata, njegovo mimiko, izraze obraza in način obnašanja, saj njegova mimika veliko pove. Teste ločimo na test uspešnosti, test osebnosti in temperamenta, simulacijski test, inteligenčni test. Za učinkovito uporabo testa mora le-ta ustrezati delovni situaciji in predvidenim opravilom, ocenjevati ga je treba skupaj z drugimi podatki iz kandidatove biografije, ga predhodno preizkusiti na zaposlenih in ugotoviti njihove rezultate, če je možno, je treba poiskati pomoč psihologa. 2.2.4. Uvajanje novosprejetih delavcev Je aktivnost kadrovskih strokovnjakov in vodij, katere cilji so, da se na novo sprejeta oseba seznani z podjetjem in njegovimi cilji, z opravili in nalogami ter z delovno skupino in vodji. Uvajanje zajema temeljito seznanitev s podjetjem: zgodovina, osnovni akti, organiziranost, opis dejavnosti, kadrovsko politiko, sistem nagrajevanja, ocenjevanja , napredovanja, delovne predpise, ukrepe varstva pri delu in zdravstvene zaščite ipd. Novega delavca seznanimo z neposrednimi sodelavci in vodji ter mu določimo mentorja. 2.2.5. Sprejemanje kadrov Zajema trajno delo kadrovske službe pri analizi, izboru in zasedanju prostih delovnih mest v podjetju in vsebuje: - planiranje sprejema delavcev na prosta delovna mesta, - odkrivanje virov kandidatov, - organiziranje razpisov in natečajev, - organiziranje preverjanja kandidatov (intervjuji, testi ipd), - organizacijo pripravniškega dela ter pripravo sprejetih kandidatov za delo, - uvajanje kandidatov, - prilagajanje kandidatov normam in pravilom podjetja, - premeščanje, - izključitev iz delovnega procesa.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 4.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 2.2.6. Proces permanentnega izobraževanja in razvoja Pomeni vrsto aktivnosti in dogodkov za razvoj individualnih sposobnosti ljudi. Znanje se vedno hitreje spreminja in poslovno okolje zahteva stalno izobraževanje zaposlenih ter vlaganje podjetja v razvoj. Širok in učinkovit izobraževalni proces v veliki meri določa tempo razvoja podjetja. Prav tako se vlaganja v izobraževanje kadrov mnogo bolj izplačajo kot pa vlaganja v opremo. Za dopolnilno usposabljanje v podjetjih pogosto uporabljamo izraz trening in ga definiramo kot sistematsko in plansko pripravljen proces usposabljanja. Najprej je treba določiti cilje treninga in določiti izobraževalne potrebe, nato izberemo metode in sredstva treninga ter na koncu ocenjevanje treninga. Pri izobraževanju oz. treningu moramo izhajati iz nekaterih pravil: - vsi se lahko učijo in naučijo, razlika je v predhodnem znanju, hitrosti učenja in spominu, - posameznik mora biti motiviran za učenje, - učenje je aktiven proces, vsak se bolje uči, če je v proces vključenih več čutil, - vsak posameznik mora imeti skrbnika – tutorja pri učenju, - pomembne so povratne informacije o naučenem, - uporaba različnih učnih materialov, računalniki, priročniki ipd, - učenje zahteva svoj čas, - raznovrstne učne metode, ki razbijajo monotonost pri učenju, - vsak posameznik mora spoznati koristi učenja, npr. večja plača, napredovanje ipd. 2.2.7. Izobraževanje vodij Je proces s katerim vodje dobivajo izkušnje, razvijajo nagnjenja, veščine in sposobnosti ter z njihovo pomočjo postanejo in ostanejo uspešni vodje svojih podjetij. Glavni cilji procesa izobraževanja vodij so napredek v delu in razvoj podjetja, optimalno vodenje podjetja, povečanje motivacije zaposlenih, preprečitev zastaranja vodstvenih sposobnosti in znanj. Poznamo več vrst tehnik. Usposabljanje vodij ob delu: - neposredno svetovanje in mentorstvo pri delu, - prehod na nova opravila v času opravljanja starih, - programi samoizpopolnjevanja, - rotacija vodij in planiranje transferjev, - izobraževanje po fleksibilnih programih. Izpopolnjevanje izven dela v izobraževalnem centru: - metoda prigodkov, - igranje vlog, - metoda nalog, pri kateri skupina vodij sodeluje pri isti nalogi s pomočjo simulacije, - tehnika koncentracije, - avdio-vizualno sredstva, program izpopolnjevanja s pomočjo računalnika.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 5.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 2.3. INFORMACIJSKI SISTEM Najprej naj odgovorim na vprašanje kaj je to informacijski sistem. Najustreznejša definicija pravi, da je cilj informacijskega sistema posredovati pravo informacijo na pravo mesto v organizaciji, v pravem času in z minimalnimi stroški. 3 V praksi pa tega cilja ni enostavno uresničiti, že takoj se namreč pojavi vprašanje, katera informacija je prava. Torej je treba najprej natančno opredeliti problem in iz tega znati razbrati informacijske zahteve, ki bodo predstavljale prave informacije. Za to delo pa je potrebna čim višja raven informacijske pismenosti. Ločimo ožjo in širšo informacijsko pismenost. Ožja je opredeljena z znanjem o uporabi informacijske tehnologije. Širša informacijska pismenost pa pomeni že zelo subtilno sposobnost za pravilno uporabo informacij, ki smo jih prejeli s pomočjo tehnologije, nam omogoča spoznati kdaj odločati intuitivno in kdaj racionalno, kako uporabljati statistične podatke, trende, analize ter nam daje argumente za razumevanje družbenih učinkov informatizacije. Informacijski sistem opravlja štiri temeljne funkcije: 4 - zbiranje podatkov, - obdelava podatkov, - hranjenje podatkov in informacij, - posredovanje podatkov in informacij uporabnikom. Zbrane podatke obdelujemo v skladu s potrebami uporabnikov. Tako podatke v povezavi z uporabniki pretvarjamo, razčlenjujemo in zgoščamo, jih tako obdelane posredujemo uporabnikom ali pa jih shranimo za kasnejšo uporabo.. 2.4. KADROVSKO INFORMACIJSKI SISTEM V grobem lahko informacijski sistem opredelimo kot skupek ljudi, postopkov in naprav, zasnovan za zbiranje, obdelavo, shranjevanje in distribucijo podatkov oziroma informacij. V informacijskem sistemu se tudi venomer srečujemo s pojmoma informacija in podatek. Podatke uporabljamo za razreševanje problemov. Če so ti podatki takšni, da omogočajo opredelitev in razrešitev problema, jim pravimo informacije. Kvaliteta posameznih informacij je odvisna predvsem od števila podatkov in ažurnosti. Potrebno je torej vnaprejšnje planiranje, nato vzdrževanje in uravnava enotnega sistema v podjetju. Informacijski sistem vsebuje tri podsisteme: 5 - podsistem poročanja, - podsistem obdelave podatkov in njihove predelave, 3. Srića V., Treven S, Pavlić M.: Informacijski sistemi, Gospodarski vestnik, Ljubljana 1995, str. 20. 4 Srića V., Treven S, Pavlić M.: Informacijski sistemi, Gospodarski vestnik, Ljubljana 1995, str. 20-21. 5 Florjančič J., Bernik M., Novak V., Kadrovski management, Moderna organizacija, 2004, str. 276. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 6.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. - podsistem zbiranja podatkov, ki je osnovni podsistem, na katerega gradita oba navedena podsistema. Tok informacijskega podsistema lahko prikažemo na sledeč način: 6 Zbiranje podatkov o kadrih. VHOD. obdelava kadrovskih podatkov. IZHOD. odločitev o aktivnostih v okviru kadrovske funkcije. Podatke o kadrih v podjetju delimo na splošne (statične) in specifične (dinamične). Statični so npr. spol, starost, bivališče, delovno mesto, delovni staž, družinski in zdravstveni podatki ipd. Dinamični pa so: vrednote, interesi, dosedanji rezultati in izkušnje, funkcionalna znanja itd. Naj naštejem še nekaj karakteristik, ki jih obsega obdelava podatkov o kadrih: 7 - podatki se neprekinjeno zbirajo oziroma se zbirajo le enkrat in sicer neposredno na kraju njihovega nastajanja, - podatki se vnašajo v sistem za obdelavo podatkov le enkrat, uporabljajo pa se za vse potrebe, - obdelava podatkov se opravi avtomatsko, - vsak delovni postopek, ki pelje k izvrševanju obdelanega posla, se opravi samo enkrat, in sicer brez ponavljanja posameznih delov delovnega postopka oziroma brez ponavljanja obdelave posameznih operacij, - v procesu obdelave posameznih poslov glede na določeni program se morajo obvezno shranjevati tudi vmesni rezultati, ki jih uporabljamo za obdelavo drugih kadrovskih poslov, in sicer brez ponovitve obdelave primarnih podatkov, - shranjeni podatki imajo izhod iz spomina le takrat, ko je to potrebno, in to samo za tiste uporabnike, katerim so podatki potrebni za opravljanje njihovega dela. Cilj kadrovsko informacijskega sistema je torej čim kvalitetnejši način zbiranja, obdelave, posredovanja in uporabe relevantnih informacij. Kadrovsko informacijski sistem je danes v E-dobi vsekakor ustrezen računalniški sistem. V osnovi je ta sestavljen iz strojne in programske opreme. Strojna oprema je računalnik s CD pogonom, tipkovnico, miško, modemom, monitorjem, tiskalnikom itd. Programsko opremo pa delimo na operacijske sisteme in uporabniške programe oziroma aplikacije. Operacijski sistem daje računalniku splošna navodila o tem, kako naj deluje, uporabniški program pa poskrbi za navodila za določena opravila. 6. Florjančič J., Jesenko J., Boštar B.: Izgradnja informacijskega sistema kadrovske dejavnosti v podjetju, Moderna organizacija, Kranj 1991, str. 8. 7 Florjančič J., Vukovič G.: Kadrovska funkcija – management, Moderna organizacija, Kranj 1998, str. 259.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 7.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 2.5. RAZVOJ KADROVSKO INFORMACIJSKEGA SISTEMA Pri razvoju kadrovsko informacijskega sistema lahko uporabimo eno od znanih metod ali kombinacijo večih različnih razvojnih metod. Poznamo projektni pristop, prototipni pristop, hitri razvoj aplikacij, uporabniški pristop in nakup programa. Opisal bom projektni pristop, ki je klasična metoda pri izvajanju večjih projektov in pa nakup programa. Projektni pristop Ima štiri temeljne stopnje: načrtovanje, razvoj, uvajanje in vzdrževanje sistema. Načrtovanje sistema Pobudo za razvoj kadrovsko informacijskega sistema da ponavadi kadrovska služba. Temu nato sledi študija izvedljivosti projekta v okviru katere se, ob upoštevanju tehničnih, ekonomskih, organizacijskih in drugih vidikov, pretehta idejo. Na podlagi rezultata študije se nato realizacijo ideje potrdi ali zavrne. Razvoj sistema Prvi korak razvoja sistema je podrobna analiza zahtev uporabnikov, ki jo skupaj izdelajo informatiki in kadrovski strokovnjaki. Rezultat so opisi postopkov, ki naj bi jih sistem izvajal. Temu sledi računalniška zasnova notranje zgradbe kadrovsko informacijskega sistema, ki bo omogočala realizirati zahteve uporabnikov. Naslednja stopnja je zagotovitev potrebne strojne in programske opreme, tej pa sledi izdelava računalniških programov. Ko so vsi potrebni računalniški programi razviti se lahko prične s testiranjem sistema, s katerim se preveri ali sistem pravilno deluje in izpolnjuje postavljene zahteve uporabnikov. Zadnje stopnja pa je dokumentiranje – sestava vseh dokumentov, ki so nastali v času razvoja in izdelava priročnika za uporabnike sistema. Uvajanje sistema Uvajanje sistema zajema usposabljanje uporabnikov, prehod iz starega na nov sistem in testiranje ustreznosti novega sistema. Pri prehodu na nov sistem obstajajo štirje osnovni pristopi: - vzporedno delovanje starega in novega sistema v času uvajanja. Je najbolj naporno, saj zahteva dvojno delo, in obenem varno, saj se ob predpostavki, da nov sistem ne deluje dobro, lahko dela po starem, dokler se pomankljivosti novega sistema ne odpravi. Vzporedno delo lahko traja do pol leta, izjemoma tudi več.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 8.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. - neposreden prehod iz starega na nov sistem je najlažji in najhitrejši, vendar tvegan. Uporabi se ga takrat kadar vzporedno delo ni možno, kadar starega sistema sploh ni ali če je to edini možen in smiseln način prehoda. - postopni prehod na nov sistem pomeni, da se med uvajanjem postopoma vključuje posamezne module novega sistema. Ta način je možen kadar sta si star in nov sistem zelo podobna ali kadar delovanje enega modula ni povezano z delovanjem drugih. Slaba stran je ta , da uvajanje traja dalj časa, lahko tudi leto ali več. - pilotno uvajanje ponavadi uvede tista skupina uporabnikov, ki je najbolj navdušena nad novim sistemom in ti tudi morebitne manjše pomankljivosti ne odvrnejo od uporabe. S prikazom rezultatov pilotnega uvajanja se tudi lažje prepriča tudi bolj skeptične uporabnike. Vzdrževanje sistema Vzdrževanje je, tako kot podpora, stalna stopnja in se izvaja dokler je program v uporabi. Vzdrževanje je spreminjanje sistema, prilagajanje spremembam v organizaciji, izboljšave na podlagi praktičnih izkušenj. Vse spremembe pa morajo biti zvedene tako, da ne povzročajo nezaželenih posledic v drugih delih sistema. Nakup programa Če podjetje nima lastnih strokovnjakov za razvoj sistema je nakup programa morda ekonomsko še najbolj upravičen. Osnovni kadrovski procesi, ki jih podpira kadrovsko informacijski sistem, so namreč bolj ali manj enaki v vsaki organizaciji. Tako je možno izdelati rešitev, ki zadovoljuje potrebe večjega števila podobnih uporabnikov. Zbrati je potrebno le čim več informacij o programih, ki jih ponujajo na trgu in med njimi izbrati tistega, ki danim zahtevam najbolj ustreza. Poleg tega je pri ponudniku pomembno tudi kako je poskrbljeno za usposabljanje uporabnikov (tečaji, seminarji, priročniki) in vzdrževalni servis (svetovanje, nadgrajevanje programa ipd). Nakup kadrovsko informacijskega programa je rešitev, ki smo se je poslužili tudi na Biotehniški fakulteti le, da je, zaradi centralne evidence, program enoten na vsej Univerzi v Ljubljani, kar pomeni, da izbira ponudnika programa s strani fakultete ni bila možna.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 9.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 3. BIOTEHNIŠKA FAKULTETA Temeljno poslanstvo Biotehniške fakultete je univerzitetno, visokošolsko strokovno in podiplomsko izobraževanje, znanstvenoraziskovalno, strokovno in svetovalno delo na področju ved o živi naravi (biologija in mikrobiologija) ter kmetijstva, gozdarstva in ribištva (gozdarstvo, zootehnika in agronomija) in z njimi povezanih tehnologij (lesarstvo, živilstvo, biotehnologija). Skupna podlaga vseh študijskih in znanstvenih disciplin na Biotehniški fakulteti so naravni viri (zemlja, prostor, živalstvo, rastlinstvo, voda). Usmeritev fakultete v proučevanje naravnih virov in trajnostno gospodarjenje z njimi postavlja fakulteto med tiste družbene institucije, ki jih mora imeti vsak narod, ki želi oblikovati in ohraniti svojo identiteto. Raziskovanje in izobraževanje na področju ved o življenju in naravi nalaga Biotehniški fakulteti tudi odgovornost, da ustvarja strokovne in znanstvene podlage in krepi družbeno klimo za trajno harmonično sožitje med človekom in naravo. Biotehniška fakulteta mora, kot pomembna državna izobraževalno – raziskovalna institucija, skrbeti tudi za svoje kadre, saj vemo, da je zadovoljen delavec tudi uspešen delavec. Skrb za kadre pa se začne z ustrezno, v prihodnost usmerjeno, kadrovsko politiko institucije. Danes v informacijski dobi je dobra računalniška podpora pri delu kadrovske službe nuja, še toliko bolj bi to moralo veljati za fakulteto.. 3.1. KADROVSKO INFORMACIJSKI BIOTEHNIŠKI FAKULTETI. SISTEM. NA. Trenutno stanje kadrovsko informacijskega sistema na Biotehniški fakulteti bi označil za prehodno. Pred kratkim je bil šele uveden računalniški program za kadrovsko evidenco. Kadrovsko informacijskega sistema takšnega kot ga poznamo danes, v informacijski dobi, praktično ni bilo, oziroma je bil času in razmeram povsem neprimeren. Podatki, ki jih kadrovsko informacijski sistem vsebuje, so bili in so še vedno shranjeni v mapah (mapa zavarovanca, personalna mapa). Le-te so, kot narekuje zakon, shranjene v ognjevarnih omarah v kadrovski službi fakultete. Že ime »mapa zavarovanca« nam pove, da so v mapi shranjeni podatki od le ene osebe, torej osebna mapa. In ta oseba je na Biotehniški fakulteti zaposlena ali pa je bila zaposlena. Shranjeni so torej tudi podatki o nekdaj zaposlenih, le s to razliko, da se podatkov za bivše zaposlene ne ažurira, saj se nanašajo na obdobje ko je oseba bila zaposlena na fakulteti. Naj naštejem nekaj podatkov, ki jih vsebuje taka mapa. Splošni podatki Značilno je, da so statičnega značaja, pomeni, da se ne spreminjajo oziroma, če se spreminjajo se v daljšem časovnem obdobju: - spol, - rojstni podatki, Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 10.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. -. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. matična in davčna številka, delovna doba v organizaciji, skupna delovna doba, zakonski stan, družinski člani, državljanstvo, naslov stalnega/začasnega prebivališča, število predhodnih zaposlitev, materin jezik, odslužen vojaški rok.. Podatki v zvezi z izobraževanjem Ta skupina je izredno obsežna in razdelili na tri podskupine in sicer: 1. podskupina podatkov, ki obravnavajo obstoječe stanje znanja kadrov, 2. podskupina podatkov o znanjih, ki izhajajo iz zahtev dela, 3. podskupina podatkov o znanjih glede na predvideni razvoj organizacije. V tej skupini so zajeti sledeči podatki: - stopnja strokovne izobrazbe, - poklic (stroka), - izredni študij, - strokovni seminarji, - tečaji, - splošno kulturni seminarji, - pripravništvo, - strokovni izpiti, - specializacija, - tuji jeziki, - sodelovanje na kongresih, simpozijih, posvetovanjih, - bibliografija, - mentorstvo, - predavanja – praktično poučevanje, - prijavljeni patenti, inovacije. Podatki o mobilnosti kadrov Pri tej vrsti podatkov so mišljeni predvsem menjavanje delovnega mesta, poklica, bivanja, vere in podobno: - sprememba bivanja, - sprememba dejavnosti, - sprememba poklica Pri mobilnosti ločimo vertikalno ( napredovanje, nazadovanje) in horizontalno mobilnost ( z enega na drugo enakovredno delovno mesto). Mobilnost je tudi fluktuacija (fluctuare = valovanje, nihanje) zaposlenih, kjer se vodi evidenca o upokojitvah, odhodih v vojsko in drugih odhodih. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 11.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. Podatki, ki se nanašajo na potek dela -. skrajšan delovni čas, izmensko delo, delo prek polnega delovnega časa, odsotnost z dela (absentizem). Podatki, ki se nanašajo na funkcije glede aktivnosti v družbenih organizacijah in društvih Tu se vodi evidenca o aktivnostih kadrov v družbenih organizacijah in društvih (npr. rdeči križ, društvo inženirjev in tehnikov, zveza računovodij, društvo kadrovskih delavcev ipd). Poleg vseh omenjenih podatkov pa kadrovska služba hrani tudi podatke o osnovnem in dodatnem pokojninskem, zdravstvenem, nezgodnem zavarovanju, invalidnost, poškodbe, razne sklepe, anekse, pogodbe ipd. Iz naštetega je razvidno, da kadrovski delavec operira s celo vrsto različnih podatkov, kar pomeni, da je iskanje nekega podatka iz personalne mape lahko precej zamudno opravilo. V izobraževalni ustanovi, kjer se podatki o znanjih, nazivih in napredovanju zaposlenih neprestano spreminjajo je vsekakor potrebna dobra informacijska podpora in ne le mapa s podatki o delavcu. Na Univerzi v Ljubljani, katere članica je Biotehniška fakulteta je v uporabi enoten program za kadrovsko evidenco: Kadrovska evidenca, podjetja QuickTime d.o.o. V novi kadrovsko informacijski program so za zdaj vnešeni le osnovni podatki o zaposlenih, veliko podatkov pa je potrebno še vnesti. Predvsem gre za podatke, ki se spreminjajo in jih je potrebno sproti dopolnjevati (dodatna izobraževanja, na novo pridobljena znanja, dopusti, odsotnosti, zakonski stan, družinski člani ipd.) Vsi ti podatki obstajajo v papirni obliki in so shranjeni v personalni mapi delavca. Zdajšnji kadrovsko informacijski sistem je zaradi več razlogov večinoma še vedno tak kot nekdaj, nova, računalniško podprta evidenca o zaposlenih, pa še v povojih, oziroma v uporabi le deloma. Krivdo za to bi pripisal predvsem neustrezni kadrovski politiki fakultete. Razmerje med številom zaposlenih in kadrovskimi delavci je na Biotehniški fakulteti neustrezno. V naslednji tabeli lahko vidimo kakšno je to razmerje v različnih panogah v ZDA. 8. 8. Florjančič J., Ferjan M., Bernik M.: Planiranje in razvoj kadrov, Moderna organizacija, Kranj 1999, str. 18.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 12.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. industrija (pod 500 delavcev) industrija (od 500 do 999 delavcev) industrija (od 1000 do4999 delavcev) industrija (nad 5000 delavcev) raziskovanje in razvoj javne službe bolnišnice maloprodaja banke zavarovalnice transport in promet državna uprava izobraževanje drugo. 1:96 1:126 1:130 1:352 1:102 1:154 1:180 1:228 1:98 1:101 1:272 1:272 1:161 1:194. Tabela 1: Razmerje med številom zaposlenih in kadrovskimi specialisti v ZDA V ta razmerja pa niso všteti vodje kadrovskih služb. Če bi lahko preslikali prikazano povprečje iz ZDA v Slovenijo na Biotehniško fakulteto naj bi na enega kadrovskega delavca – specialista torej bilo 161 zaposlenih, kar pomeni, da bi, glede na število zaposlenih (607) na Biotehniški fakulteti, morali biti v kadrovski službi zaposleni trije ali štirje kadrovski specialisti in vodja kadrovske službe in torej ne le dva kadrovska delavca. Ob tem pa je pravzaprav žalostno, da izobraževalna ustanova kot je fakulteta, kjer se izobražujejo bodoči strokovnjaki na naravoslovnem področju, ne poskrbi za ustrezno strokovnost svojih zaposlenih. Strokovnost delavcev v kadrovski službi se bo morala dvigniti na višji nivo, saj vemo, da uspešna podjetja dobro upravljajo tako svoja sredstva kot kadre. Novi program za kadrovsko evidenco trenutno uporabljajo le trije zaposleni na Biotehniški fakulteti, poleg dveh kadrovskih delavcev še tajnica skupnih služb dekanata, ker je odločno premalo. Krog uporabnikov programa bi bilo smiselno razširiti na vse tiste, ki bi jim le-ta pomagal pri njihovem delu. Iz opisa v naslednjih poglavjih bo razvidno, da je delavcev, ki bi jim lahko program znatno pomagal pri njihovem delu še precej. Poleg tega smo z mrežo povezani z Univerzo v Ljubljani, kjer imajo v kadrovski službi prav tako vpogled v podatke o zaposlenih na fakultetah.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 13.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 4. PREDSTAVITEV PROGRAMA ZA KADROVSKO EVIDENCO QuickTime Kadrovska Evidenca, različica 3.7 je program za vodenje evidence zaposlenih v podjetju. Program je bil kot ustrezen izbran s strani matične univerze (Univerza v Ljubljani) in ne s strani Biotehniške fakultete. Program ni najnovejši, saj ga imajo na Univerzi že kar nekaj let, postopoma pa ga uvajajo še druge fakultete članice. Delo s programom Kadrovska Evidenca začnemo s prijavo v program. Za to uporabimo osnovno prednastavljeno uporabniško ime in geslo. Le-tega lahko kasneje poljubno spreminjamo. S prvo prijavo smo prijavljeni kot administrator, kar pomeni, da lahko kasneje dodajamo nove uporabnike, ki jim določamo pravice in pooblastila za delo v programu. Program Kadrovska Evidenca je sestavljen modularno, kar pomeni, da ga sestavlja večje število med seboj relativno neodvisnih modulov. Sestavni deli – moduli Kadrovske Evidence 3.0: - podjetje je modul v katerem definiramo podatke o podjetju, njegovi organizacijski strukturi, definiramo oddelke in zahtevano izobrazbo ter druge sposobnosti za posamezna delovna mesta, - oseba je osnovni modul programa. V tem modulu vnašamo, dodajamo, popravljamo in pregledujemo vse lastnosti in podatke o osebah. Vnešene podatke obdelujemo in uporabljamo v vseh ostalih modulih programa, - poročila služijo izdelavi poljubnih poročil in različnih dopisov na osnovi podatkov o zaposlenih, - tabelarični pregled nam omogoča vpogled v vnešene podatke o podjetju in zaposlenih ter najrazličnejše možnosti poizvedb in filtriranj podatkov po poljubnih kriterijih, - statistika nam omogoča izdelavo široke palete statističnih obdelav podatkov in njihovo predstavitev v grafični ali tabelarni obliki, - opozorila prevzamejo skrb nad pomembnimi datumi ( obletnice, rojstni dnevi, veljavnost listin…) - pogovor je enostaven pripomoček za hitro komunikacijo med uporabniki Kadrovske Evidence. Omogoča dvosmeren pogovor s tipkanjem besedila ali puščanje sporočil, kadar naslovnika ni ob računalniku ali nima časa za neposredno komunikacijo, - administracija služi določanju pravic in pooblastil dostopa do podatkov za različne uporabnike.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 14.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 4.1. PODJETJE V tem modulu so shranjeni osnovni podatki o podjetju, koledar podjetja in struktura podjetja. V oknu imamo kartotečni pregled podatkov. V modulu podjetje so tri vrste kartic: - Osnovni podatki; ta kartica vsebuje podatke o podjetju kot so: naziv, sedež podjetja, matična, registrska številka, transakcijski račun, lastninska struktura, dejavnost, šifra… - Koledar nam omogoča definiranje koledarja podjetja: tu lahko določamo delovne dneve, kolektivne dopuste, praznike in dela proste dneve ter druge, za fakulteto, pomembne dneve.. Slika 1: osnovna stran modula Podjetje -. Struktura vsebuje natančno definicijo organizacijske strukture podjetja, sistematizacijo delovnih mest, zahtevano stopnjo izobrazbe ter znanja in sposobnosti za vsako delovno mesto v podjetju. Strukturo podjetja sestavljata dva osnovna tipa gradnikov in sicer oddelek in delovno mesto. Biotehniška fakulteta je organizacijsko razdeljena na 7 oddelkov, vsak od teh pa je razdeljen še na katedre, le-te pa na delovna mesta. Vsak oddelek ima torej katedre, tajništvo in nekateri posebne enote (tudi tajništvo, ta ima tajnika oddelka, tajnico in referenta za študentske zadeve. Glede na veliko število. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 15.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. zaposlenih na Biotehniški fakulteti ter posledično veliko različnih delovnih mest, katera zahtevajo različne vrste izobrazbe je ta kartica poleg modula oseba najobširnejša. Na sliki spodaj, v kartici struktura podjetja, vidimo, da je Biotehniška fakulteta razdeljena na 7 oddelkov in dekanat. Nato s klikom na + odpiramo zavihke, znak – (minus) pomeni, da je odprto. Odpremo torej oddelek (primer dekanat) in se nam odpro vsa delovna mesta, ki so na dekanatu. Če kliknemo na delovno mesto samostojni strokovni delavec se nam izpiše šifra delovnega mesta, količnik plače, opis delovnega mesta itd. Če odpremo še delovno mesto samostojni strokovni delavec (s klikom na +) se nam izpiše ime delavca, ki zaseda to delovno mesto, ko kliknemo na delavca nas program prestavi v modul oseba in tam lahko pregledujemo vse njegove osebne podatke.. Slika 2: modul Podjetje, struktura podjetja, oddelek dekanat, delovno mesto. 4.2. OSEBA Modul Oseba je najpomembnejši modul programa Kadrovska Evidenca. Tu so shranjeni vsi podatki o zaposlenih. V modulu oseba je več kartic. - osebni podatki/družina: ime, priimek, rojstni podatki, bivališče (stalno, začasno), enotna matična številka, zakonski stan, družinski člani (tudi vsi Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 16.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. -. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. osebni podatki za družinske člane), izobrazba, znanja, spretnosti, znanje tujih jezikov, delo: delovno mesto, ki ga zaseda, datum prihoda na Biotehniško fakulteto, delovni čas, vrste del, ki jih oseba opravlja na tem delovnem mestu, delovna doba do prihoda na Biotehniško fakulteto, skupna delovna doba zavarovanje: številka zavarovanja (osnovnega, dodatnega, nezgodnega), nezgode, datum nezgode ter vsi podatki, ki se nanašajo na nezgodo. Na spodnji sliki vidimo kako izgleda modul oseba in katere podatke si lahko v njem prikličemo s klikom na različne kartice. Spodnja vrstica ikon nam služi za pomikanje na naslednjo oziroma prejšnjo osebo, za dodajanje in shranjevanje oseb, za iskanje oseb ter opombe. S klikom na zavihek (primer: delo - delovno mesto – razvrstitev in napredovanja) nam program v modulu podjetje pokaže na katerem oddelku in katerem delovnem mestu je oseba zaposlena. Ko bodo v program vnešeni vsi podatki o vseh zaposlenih bo iskanje določenega podatka povsem enostavno opravilo.. Slika 3: modul Oseba. 4.3. POROČILA V tem modulu si lahko izdelamo različne dokumente za interno ali drugo uporabo. Dopisi, izpisi, poročila, vse to lahko prenašamo v različne urejevalnike oziroma Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 17.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. elektronske preglednice, kjer jih lahko urejamo po želji. V seznamu imamo predloge za izdelavo poročil, ikona poleg pa nam pove v katerem programu bo izdelano. Izbiramo lahko med poročili izdelanimi v programih Microsoft Word, WordPerfect in tabelami izdelanimi v programih Microsoft Word, Microsoft Excel in Corel QuattroPro.. Slika 4: osnovna stran modula Poročila. 4.4. TABELARIČNI PREGLED Tabelarični pregled je namenjen izdelavi hitrih poročil v tabelarični obliki. V tem modulu lahko izbiramo med podatki po večih kriterijih hkrati, tako, da ustrezajo našim zahtevam, lahko izdelamo hitro poročilo, lahko izbiramo med različnimi vrstami pregledov ipd. - Pregled po organizacijski strukturi podjetja nam omogoča vpogled v razporeditev kadrov po oddelkih, katedrah in delovnih mestih. Izberemo željeni oddelek in prikažejo se nam zaposleni na tem oddelku. - Izdelava poljubnega filtra služi za prikaz poljubne kombinacije zaposlenih, ki ustrezajo določenim pogojem. Izdelamo filter tako, da določimo pogoje, katere mora oseba izpolnjevati (npr. iščemo žensko, staro do 35 let, neporočeno in z visokošolsko izobrazbo), nato pa se nam prikažejo vse osebe, ki izpolnjujejo te zahteve. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 18.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. -. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. Pregled po projektih nam omogoča poljubno grupiranje zaposlenih po projektnih skupinah neodvisno od pripadnosti zaposlenih po oddelkih, katedrah in delovnih mestih.. 4.5. STATISTIKA Kot nam pove že ime je modul namenjen izdelavi raznih poročil. Je povezan z modulom Tabelarični pregled. Tu lahko prikazujemo, modeliramo in analiziramo izbrane podatke na preprost način v analitični in grafični obliki. Kot v prejšnjem imamo tudi v tem modulu enake ukaze: - Pregled po organizacijski strukturi podjetja - Izdelava poljubnega filtra - Pregled po projektih Vsi ukazi v modulu Statistika nam poleg omenjenih pregledov iz modula Tabelarični pregled omogočajo še izdelavo grafikonov.. Slika 5: modul Statistika, izdelava filtra. 4.6. OPOZORILA Modul Opozorila nam nudi popoln nadzor nad potekom veljavnosti različnih osebnih listin, različnih izpitov ter omogoča vodenje različnih obletnic. Opozorila lahko vnesemo takoj ob vnosu osebe ali jih dodajamo naknadno. Tako lahko vpisujemo različne, bolj ali manj pomembne datume: rok veljavnosti izpitov, rok veljavnosti nazivov, rok veljavnosti osebnih listin, obletnice delovne dobe, obletnica prihoda v podjetje, obletnice odhoda iz podjetja, rojstni dnevi…. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 19.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. Slika 6: modul Opozorila. 4.7. POGOVOR Modul Pogovor ni neposredno povezan s kadrovskimi podatki, temveč je namenjen komunikaciji uporabnikov Kadrovske Evidence. Pogovor je neke vrste pisni telefon, ki zahteva, da je klicani uporabnik - sprejemnik prisoten ob računalniku in odgovarja na sporočila oddajnika. Kurir pa služi pošiljanju kratkih sporočil. Za razliko od neposrednega pogovora ta način ne zahteva prisotnosti sprejemnika, sporočilo ga namreč počaka, dokler ga ta ne prebere. Sporočilo se lahko pošlje tudi več naslovnikom hkrati.. 4.8. ADMINISTRACIJA Modul Administracija je namenjen določanju uporabniških skupin. Program Kadrovska Evidenca ima sistem zaščite podatkov, kar je pri podatkih, ki so zbrani zelo pomembno. Vsak uporabnik se mora pred uporabo programa vanj prijaviti z uporabniškim imenom in geslom. Uporabniki so člani različnih uporabniških skupin, ki jim lahko določimo različne nivoje pooblastil za delo s podatki, ki so v programu. V modulu Administracija torej definiramo uporabniške skupine, njihove pravice in člane – uporabnike. Število uporabnikov lahko po potrebi povečujemo oziroma zmanjšujemo. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 20.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 4.9. OBRAZCI Modul Obrazci nam omogoča izdelavo in tiskanje obrazcev M1/M2 za prijavo/odjavo na Zavodu za zdravstveno zavarovanje ter prijave poškodbe pri delu ER-8. Za pravilen izpis oziroma izdelavo obrazcev moramo najprej določiti tiskalnik, s katerim bomo tiskali. Ta mora biti bil igličen, saj je le tako možen tisk na več kopij obrazca. Ko smo določili tiskalnik moramo nastaviti še vodoravni in navpični odmik strani, saj so odmiki pri vsakem tiskalniku različni. Ko to enkrat opravimo, jih program shrani in postopka nam ni potrebno več opravljati. S tiskalnikom sedaj lahko tiskamo M1, M2 in ER-8 obrazce. Na spodnji sliki so prikazani trije koraki in na koncu izpisan obrazec M1.. Slika 7: modul Obrazci. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 21.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 5. VPELJAVA IN UPORABA KADROVSKO EVIDENCO. PROGRAMA. ZA. Program za kadrovsko evidenco Kadrovska Evidenca 3,7 je nameščen na računalnike že nekaj časa, delno pa je zaživel šele takrat, ko so bili v program vnešeni podatki o zaposlenih. Glede na to, da je na Biotehniški fakulteti trenutno 607 zaposlenih, so bili za zdaj vnešeni le osnovni podatki, ostali pa se dopolnjujejo. Prehod na nov sistem poteka postopoma in precej počasi ter vzporedno s starim sistemom. Program nam ponuja obilo možnosti, ki nam olajšajo delo, vendar šele takrat, ko bodo vnešeni vsi podatki, obseg uporabnikov pa optimalen. Za zdaj program uporabljajo le trije zaposleni. Biotehniška fakulteta je lokacijsko razdrobljena in tako je praktično vsak oddelek na svoji lokaciji. Taka razdrobljenost ustanove zahteva dobro informacijsko podporo. Sedaj komunikacija poteka predvsem po telefonu, telefaxu in elektronski pošti. Z uvedbo novega programa za kadrovsko evidenco pa naj bi tudi preko le-tega programa. Za razumevanje obsega in načina komuniciranja moram ob tem na kratko predstaviti še delo tajništev na posameznih oddelkih. Biotehniška fakulteta je organizacijsko razdeljena na sedem (7) oddelkov in vsak oddelek ima svoje tajništvo. Večji oddelki kot agronomija, biologija, lesarstvo in zootehnika imajo v tajništvu zaposlene po tri osebe in sicer tajnika - sekretarja oddelka, tajnico in študentskega referenta. Na oddelkih gozdarstvo in živilstvo sta le dva: tajnik oddelka in tajnica, ki opravlja tudi dela študentskega referenta. Na oddelku za krajinsko arhitekturo pa vse delo opravlja ena oseba, zaposlena kot tehnični sodelavec. Na vsakem od oddelkov imajo ti zaposleni nekatera dela, ki posegajo tudi na kadrovsko področje, vendar niso zaposleni kot kadrovski delavci. Tajnik oddelka oziroma sekretar med drugim skrbi za napredovanje zaposlenih na svojem oddelku in tako s centralno kadrovsko službo usklajuje izvolitve pedagoških delavcev ipd. Tajnica oddelka poleg ostalih tajniških del vodi evidenco o prisotnosti in dopustih. Oddelčni študentski referati pa svoje delo v prvi vrsti usklajujejo s centralnim referatom za študentske zadeve. Poleg tega tudi vsi zaposleni, navadno prek tajništev svojih oddelkov, javljajo v kadrovsko službo vse spremembe svojih podatkov (bivališče, priimek, rojstvo otroka, ipd.) Na tem mestu se poraja vprašanje na kakšen način sedaj poteka prenos podatkov oziroma komunikacija. Tajništva oddelkov evidenco o prisotnosti zaposlenih mesečno javljajo v kadrovsko službo in v računovodsko službo za obračun osebnih dohodkov v pisni obliki preko kurirske službe fakultete ali preko elektronske pošte. Program za kadrovsko evidenco omogoča precej enostavnejši prenos podatkov. Vnaša jih tisti, ki z njimi razpolaga, pregleduje in uporablja pa jih tisti, kateremu so ti podatki namenjeni. Informacija se v računalniško evidenco torej vnese na kraju nastanka in ne v centralni kadrovski službi. V primeru evidence o mesečni prisotnosti bi moral biti prenos podatkov sledeči: vnaša jih tajnica oddelka, ko jih ima zbrane za ves mesec, pregleduje in pri obračunih plač pa jih uporablja računovodska služba za. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 22.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. obračun osebnih dohodkov. Podatke, ki jih potrebuje ta služba (podatki o prisotnosti na delovnem mestu, bolniških, porodniških in rednih dopustih, spremembe plačnih koeficientov ipd) bi tako imeli hitro dostopne in ažurirane. Računovodska služba za potrebe raznih finančnih poročil in analiz prav tako potrebuje nekatere podatke o zaposlenih. Centralni študentski referat vsako leto oddaja statistično poročilo državnemu statističnemu uradu, ki se nanaša na zaposlene pedagoške delavce. Strokovni sodelavec za raziskovalno dejavnost je vez med raziskovalci, zaposlenimi na Biotehniški fakulteti in Agencijo za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije, kar pomeni, da prav tako potrebuje ažurirane podatke vsaj o zaposlenih raziskovalcih. Kako te podatke zbirajo sedaj in kako bi jih z uporabo programa za kadrovsko evidenco? Kot že rečeno so uporabniki programa le trije, kar pomeni, da podatke, ki jih potrebujejo in se nanašajo na zaposlene dobijo na star način. Torej v kadrovski službi osebno, po telefonu ali po elektronski pošti. V naslednjih vrsticah bom prikazal kako nam lahko program za kadrovsko evidenco močno olajša delo. Računovodska služba fakultete si za lastne potrebe lahko s pomočjo programa prikliče vrsto statističnih podatkov, ki so ji v pomoč pri načrtovanju in planiranju finančnih sredstev. Podatki torej, ki se neposredno ali posredno nanašajo na finance. Kadrovska služba pa si s pomočjo programa lahko izdela dopise, odločbe, pogodbe ali anekse ter tudi natisne obrazce M1, M3 in MDČ za prijavo/spremembo v osnovno zdravstveno zavarovanje na zavodu za zdravstveno zavarovanje (ZZZS). Za izdelavo poročil imamo na voljo tri module: poročila, tabelarični pregled in statistika. Za razne analize lahko prav tako s pridom uporabljamo statistiko in tabelarični pregled. Poročila: v tem modulu opišemo predlogo in čarovnik, ki nam je tam v pomoč na osnovi opisa določi ime datoteke za predlogo. Tako nam ostane le še izbira programa, v katerem želimo izdelati predlogo, npr. Word ali Excel. V naslednji stopnji izberemo podatke, ki jih nameravamo uporabiti pri izdelavi poročila. Ko zberemo vse podatke, ki jih želimo v poročilu kliknemo »dokončaj« in program zažene urejevalnik besedil, ki je pripravljen za delo s spajanjem podatkov. V urejevalniku nato oblikujemo dopis ali poročilo, v katerega lahko vstavljamo želene podatke iz programa. Predlogo nato shranimo. Lahko si izdelamo tudi dve enaki predlogi, eno za oblikovanje v Wordu in drugo za oblikovanje v Excelu. Ko imamo predlogo izdelano jo z miško označimo in nato iz okna »seznam vseh zaposlenih v podjetju« prenašamo osebe, ki jih želimo vključiti v poročilo. Tabelarični pregled: nam omogoča vpogled v organizacijsko strukturo fakultete, razporeditev kadrov po oddelkih in delovnih mestih. V tem modulu si lahko izdelamo tudi poljubni filter, ki nam omogoča prikaz željene kombinacije zaposlenih, ki ustrezajo določenim pogojem. To naredimo tako, da najprej kliknemo na ikono »nov filter« in nato izberemo podatek po katerem želimo filtrirati zapise. Sledi določitev operatorja in izberemo še vrednost, kateri morajo zapisi ustrezati. Primer: Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 23.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. starost <= 35 let. Pomeni, da nam program izpiše imena vseh tistih zaposlenih, ki so stari 35 let ali manj. Filter lahko izdelamo tudi z več pogoji, torej IN ter ALI. Primer: spol = ženski, starost <= 35 let, zakonski stan = samska ali ločena, izobrazba => visokošolska, kraj bivanja = Ljubljana. Na ta način se nam prikažejo imena vseh zaposlenih oseb ženskega spola, starih do 35 let, neporočenih ali ločenih z najmanj visokošolsko izobrazbo in bivališčem v Ljubljani. V tem modulu lahko tudi pregledujemo projektne skupine. Izberemo »pregled po projektih« in dodamo nov projekt, ki mu najprej določimo ime, nato dodajamo vse osebe, ki jih želimo v tej skupini. Tako imamo pregled nad osebami, ki sodelujejo pri projektu. Statistika: je v tesni povezavi z modulom tabelarični pregled, saj se uporabljajo isti ukazi. Bistvena razlika med njima je v predstavitvi podatkov. V modulu tabelarični pregled so ti predstavljeni v tabelah, modul statistika pa nam ponuja možnost grafične predstavitve podatkov. Nekaterih podatkov, brez računalniško podprte evidence o zaposlenih, skoraj ne bi mogel zbrati oziroma bi bilo tako opravilo manjši projekt. Tako analiziranje podatkov je lahko osnova za bolj kreativno delo kadrovskih delavcev. Delo s preglednicami nam omogoča predvsem numerične kalkulacije v dvodimenzionalnih tabelah. Nove kvalitete pa nam ne predstavlja le hitro računanje ampak predstavitev podatkov v slikovni obliki, kar nam lahko ponazori drugačno videnje situacije, sproži nove ideje in razmišljanja. Tukaj velja omeniti še KAJ-ČE analizo s pomočjo katere lahko npr. primerjamo različno vrednotenje določenega znanja. Ob spremembi števila točk – ocene se nam takoj spremenijo vse številke, ki so s tem povezane. Tako lahko proučujemo spremenjena razmerja ali pa absolutne razlike v plačah. Kaj-če analiza skupaj z grafično predstavitvijo podatkov je le ena tistih opravil, ki jih brez računalniške podpore skoraj gotovo ne bi izvajali. V nekaj primerih bom predstavil kako lahko s pomočjo filtrov zelo hitro pridemo do željenih podatkov, ki jih potrebujemo za izdelavo poročila ali analizo. Nato jih lahko predstavimo bodisi v tabeli, grafikonu ali kot statistično poročilo le v pisni obliki. Vsi grafi so izdelani v Excelu, saj nas program QuickTime z vsemi zbranimi podatki sam prestavi v ustrezen program za izdelavo grafikonov. Za izdelavo grafikonov sem, zaradi varovanja osebnih podatkov, uporabljal le števila brez imen zaposlenih, ki se nam prikažejo ob odprtju filtra. Najprej sem v modulu statistika nastavil generalni filter, tako, da se nam prikažejo le zaposleni, brez bivših zaposlenih, ter nato določil filter za priklic določenih podatkov.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 24.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. 14%. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 20%. 26% 19%. 7%. 2%. 7%. agronomija biologija dekanat gozdarstvo krajinska arhitektura lesarstvo zootehnika živilstvo. 5%. Slika 8: struktura zaposlenih po oddelkih 11%. 12% osnovna, poklicna. 37%. srednja. 3%. visoka strokovna univerzitetna magisterij doktorat. 5%. 32%. Slika 9: izobrazbena struktura zaposlenih na Biotehniški fakulteti. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 25.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. Iz zgornjih dveh grafov je razvidna struktura po oddelkih (slika 8) in izobrazbena struktura zaposlenih (slika 9). Podatke za strukturo zaposlenih bi lahko dokaj hitro pridobil tudi brez programa za kadrovsko evidenco, podatke o izobrazbeni strukturi pa bi brez računalniške evidence zbiral precej časa. Teh podatkov se do zdaj na Biotehniški fakulteti sploh ni zbiralo in vsaj glede na čas, ki bi ga za to porabil je to tudi razumljivo. Z uvedbo novega programa za kadrovsko evidenco pa je to povsem enostavno opravilo. Na spodnjem grafu (slika 10) lahko vidimo starostno strukturo zaposlenih na Biotehniški fakulteti, iz katere je razvidno, da je več kot polovica zaposlenih na fakulteti mlajših od 40 let, kar pomeni, da je kolektiv razmeroma mlad, če vemo (podatki iz grafa na slika 9), da je skoraj tri četrtine zaposlenih vsaj univerzitetno izobražena.. 6% 23% 17% do 30 let 30 - 40 let 40 - 50 let 50 - 60 let nad 60 let 25%. 29%. Slika 10: starostna struktura zaposlenih na Biotehniški fakulteti Iz naslednjega grafa (slika 11) lahko razberemo podatke, ki so posredno povezani s starostno strukturo in sicer pokojninsko dobo zaposlenih. Skoraj polovica zaposlenih ima manj kot 10 let delovne oziroma pokojninske dobe. Iz teh podatkov si lahko kadrovska služba sestavi okviren plan predvidenih upokojitev in posledično novih zaposlitev, seveda ob obstoječih predpisih, ki veljajo za upokojitev in enakem obsegu dela. Lahko bi si izdelal tudi precej podrobnejši načrt potencialnih upokojitev za tekoče leto. V modulu statistika bi nastavil filtre, ki bi pogojevali spol in starost ter delovno dobo in tako bi dobil vse osebe, ki bodo v tekočem letu izpolnili vsaj enega od pogojev za upokojitev. Kot vemo pa je odhod v pokoj osebna odločitev vsakega. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 26.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. posameznika in se tako pridobljeni podatki ne bi nujno ujemali z dejanskim številom odhodov v pokoj na koncu koledarskega leta.. 1% 15%. 44%. do 10 let do 20 let do 30 let. 18%. do 40 let nad 40 let. 22%. Slika 11: pokojninska doba zaposlenih v letih V naslednjih grafikonih je predstavljenih nekaj podatkov, ki so lahko v pomoč računovodski službi pri planiranju finančnih sredstev, ki se nanašajo na zaposlene oziroma na osebne dohodke zaposlenih. Na grafu (slika 12) vidimo prikazan odstotek zaposlenih, ki stalno oziroma začasno prebivajo v Ljubljani. Podatki iz tega grafa povedo računovodski službi, da ima skoraj dve tretjini zaposlenih pravico uveljavljati stroške za prevoz na delo in z dela, ki presega znesek, ki ga dobi v ta namen zaposleni, ki živi v Ljubljani. Vemo, da so stroški prevoza na delo lahko precejšnji in nezanemarljivi. Še natančnejše podatke bi lahko prikazal z izdelavo ustreznih filtrov, pač glede na oddaljenost od delovnega mesta. Iz tako pridobljenih podatkov bi si lahko izračunal kolikšen del stroškov za plače obsegajo povračila stroškov zaposlenih na delo in z dela. V naslednjem grafu (slika 13) pa lahko vidimo plačne koeficiente vseh zaposlenih na fakulteti. Če vemo, da je trenutna vrednost koeficienta v javnem sektorju 231,75 EUR in da ima vsak zaposleni tudi dodatke k osnovnemu koeficientu, potem lahko iz tega sklepamo, da najmanj 83% zaposlenih na Biotehniški fakulteti prejema nadpovprečno slovensko plačo, kar glede na izobrazbeno strukturo ni nič nenavadnega.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 27.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 32%. Ljubljana stalno Ljubljana začasno Ljubljana izven. 64%. 4%. Slika 12: prikaz zaposlenih, ki stalno ali začasno bivajo v Ljubljani. 7% 7%. 4% 13%. do 2 do 3 do 4 do 5. 25%. do 6 nad 6. 44%. Slika 13: prikaz plačnih koeficientov zaposlenih v odstotkih. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 28.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. Statistične podatke o zaposlenih, ki si jih prikličemo s pomočjo programa za kadrovsko evidenco bi lahko s pridom uporabljal tudi centralni študentski referat. Leta letno oddaja kar nekaj poročil republiškemu zavodu za statistiko, ki se nanašajo na število zaposlenih pedagoških delavcev. Zopet uporabimo filter, ki nam izloči željene pedagoške delavce, sestavimo poročilo in naloga je opravljena. Na grafu (slika 14) vidimo število zaposlenih asistentov glede na izobrazbo oziroma znanstveni naziv (magister ali doktor znanosti). Število vseh asistentov (104) od vseh 607 uslužbencev predstavlja 17,1% vseh zaposlenih na Biotehniški fakulteti.. 11 25. asistent asistent z doktoratom asistent z magisterijem. 68. Slika 14: število asistentov zaposlenih na Biotehniški fakulteti Na grafu (slika 15) je prikazano število zaposlenih univerzitetnih učiteljev na fakulteti, kar predstavlja 19% vseh zaposlenih. Na grafu (slika 16) pa je prikazano število zaposlenih raziskovalcev.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 29.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 38. 40. docent izredni profesor redni profesor. 39. Slika 15: število univerzitetnih učiteljev na Biotehniški fakulteti. 17. raziskovalec raziskovalec z magisterijem. 27. raziskovalec z dodktoratom. 4. Slika16: število raziskovalcev na Biotehniški fakulteti Poleg omenjenih modulov za izdelavo poročil in statistike nam je lahko zelo v pomoč tudi modul opozorila. V visokošolski ustanovi kot je fakulteta se veliko podatkov spreminja oziroma velja le določen čas. Potek veljavnosti naziva, potek Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 30.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. veljavnosti osebne listine, obletnica prihoda na fakulteto in rojstni dan so le nekateri izmed tistih, ki veljajo določen čas. Veljavnost naziva in rojstni dan nimata enake teže, nekateri podatki so pomembnejši kot drugi, a vendar si vsega ne moremo zapomniti. Nazivi asistentov, višjih predavateljev, docentov, izrednih profesorjev, znanstvenih sodelavcev in višjih znanstvenih sodelavcev veljajo določen čas. Kandidat mora za ponovno izvolitev oziroma za izvolitev v višji naziv zaprositi vsaj 6 mesecev prej in naloga kadrovske službe je tudi, da ga na to pravočasno opozori. Z razširitvijo uporabnikov programa na tajništva oddelkov bi to nalogo lahko prevzela tajnica oddelka, kjer je kandidat zaposlen. Na vse pomembne dneve nas opozori program in naloga je, da informacijo posredujemo tistemu, ki jo potrebuje. Računalniški program za kadrovsko evidenco nam je v pomoč tudi pri pisanju obrazcev za obvezno zdravstveno in pokojninsko zavarovanje. Na obrazcu M1/M2 za prijavo/odjavo zaposlenih je obilo podatkov, ki jih zdaj vpisujemo ročno. Za majhno podjetje to ni težava, za ustanovo, kot je Biotehniška fakulteta, ki lahko naenkrat zaposli tudi do 20 mladih raziskovalcev pa to pomeni veliko pisanja. In to poleg vnašanja podatkov o teh istih na novo zaposlenih v računalniško evidenco. Ko je program enkrat nastavljen za tiskanje obrazcev, iz modula oseba le vnašamo podatke, ki jih potrebujemo v obrazec M1/M2 ter ga nato natisnemo. In ko zaposleni spremeni npr. bivališče, ta podatek vnesemo v program le enkrat. Tam je shranjen in ga nato uporabimo ko ga potrebujemo.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 31.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 6. ZAKLJUČEK IN PREDLOGI ZA NADALJNJE DELO Iz predstavitve Biotehniške fakultete, oddelkov in dela dekanata je očitno, da imamo še vedno slabo informacijsko podporo. In to ne glede na to, da je program na računalnike nameščen, oziroma predvsem zaradi tega, ker je premalo uporabnikov. Program za kadrovsko evidenco bi moral biti nameščen še vsaj v vsa tajništva oddelkov, v študentski referat in računovodsko službo za obračun osebnih dohodkov ter planiranje. Program nam v modulu administracija omogoča omejitev pristojnosti in tako bi tudi poskrbeli za varstvo osebnih podatkov. Dostopa do osebnih podatkov zaposlenih naj ne bi imeli vsi od zgoraj naštetih pač pa le tisti, ki jih potrebujejo. V tajništvih oddelkov imajo osebne podatke o zaposlenih na svojem oddelku že sedaj, morali pa bi jih imeti tudi v elektonski obliki, kjer bi jih sproti ažurirali. Biotehniška fakulteta je lokacijsko razdrobljena in tajništva oddelkov opravljajo tudi nekatera opravila, ki spadajo v kadrovsko delo. Najprej bi bilo potrebno natančno opredeliti opravila, dolžnosti in pristojnosti tajništev v zvezi z deli, ki spadajo v kadrovsko področje. Novi ali spremenjeni podatki o zaposlenih na posameznem oddelku bi se morali vnašati v elektronsko evidenco – v kadrovsko informacijski sistem program tam kjer nastajajo, torej na oddelkih. Tudi in predvsem zato bi moral biti program za kadrovsko evidenco nameščen še v vseh tajništvih oddelkov in tudi računovodski službi. Sama namestitev seveda še ne zagotavlja kvalitetne izrabe vseh prednosti, ki jih program nudi in zato bi se morali bodoči uporabniki usposobiti za delo s programom. Predvsem pa se ne bati poskusiti česarkoli novega. Naš današnji čas je, poleg drugega, tudi čas organiziranja. Brez primerne organiziranosti danes ni mogoče uresničiti nobenega pomembnejšega družbenega ukrepa. Treba je imeti izoblikovane cilje, usposobljene vodje in izvajalce, vsa potrebna delovna sredstva, informacije in seveda ustrezno organizacijo. Kadrovska služba in organizacija njene dejavnosti danes ni dovolj za uresničevanje učinkovitega ravnanja s človeškimi viri, če ta opravila niso informacijsko podprta. O moderni kadrovski politiki lahko govorimo šele takrat, ko imamo vedno na voljo pravilne, obdelane, ažurne in sistemizirane podatke o zaposlenih. Cilji vsake organizacije so doseganje zastavljenih ciljev. V gospodarstvu je navadno na prvem mestu dobiček, v negospodarstvu pa je cilj, oziroma naj bi bil, zadovoljstvo uporabnikov. Na Biotehniški fakulteti, kot javnemu zavodu, ni nič drugače in k uresničitvi tega cilja lahko največ prispevajo zaposleni. Zadovoljni uslužbenci dobro delajo. In tako smo pri učinkovitem upravljanju človeških virov, za katerega potrebujemo kadrovske strokovnjake in ustrezno informacijsko podporo – v obliki kadrovsko informacijskega sistema.. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 32.

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija. 7. LITERATURA IN VIRI: - Andrejčič R. et al: Operativni management, Moderna organizacija, Kranj, 1998 - Bernik I. et al: Sodobne oblike in pristopi pri organiziranju, 11. poglavje, Moderna organizacija, Kranj 1999 - Florjančič J., Jesenko J., Boštar B.: Izgradnja informacijskega sistema kadrovske dejavnosti v podjetju, Moderna organizacija, Kranj, 1991 - Florjančič J., Vukovič G.: Kadrovska funkcija – management, Moderna organizacija, Kranj, 1998 - Florjančič J.et al: Management kadrovskih virov, FDV, Ljubljana, 1998 - Florjančič J., Paape B.: Kadri in management, Moderna organizacija, Kranj, 2004 - Florjančič J., Bernik M., Novak V.: Kadrovski management, Moderna organizacija, Kranj, 2004 - Gradišar M., Resinovič G.: Informatika v organizaciji, Moderna organizacija, Kranj, 1998 - Možina S.: Management kadrovskih virov, FDV; Ljubljana, 2002 - QuickTime d.o.o.: Uporabniški priročnik za Kadrovsko evidenco, Ljubljana, 1997 - Srića V., Treven S., Pavlić M.: Informacisjki sistemi, Gospodarski vestnik, Ljubljana, 1995 - Treven S.: Management človeških virov, Gospodarski vestnik, Ljubljana, 1998 - zbornik Biotehniške fakultete http://www.quicktime.si/kadrovska/kadrovska.html, 20.01.2007 http://www.pic.si/nvo/Predlog_zakona_o_javnih_zavodih.pdf , 15.01.2007 http://www.b2.eu/Default.aspx?page=211, 22.01.2007 http://www.kadis.si/sub/docs/KadrovskoInformacijskiSistem.pdf, 15.01.2007 http://www.bf.uni-lj.si/univerzal/predstav4.htm, 20.12.2006. Gregor Omerza: Kadrovsko informacijski sistem na Biotehniški fakulteti. stran 33.