PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA SMA NEGERI 2 PURWOREJO
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Dessy Setyaningrum
09.22.1110
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
DESIGN OF LIBRARY INFORMATION SYSTEM AT THE SMA NEGERI 2 PURWOREJO
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 2 PURWOREJO
Dessy Setyaningrum Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The more advanced a technology in the world to significantly impact on human activities. Humans want all the activities that they do can be run effectively and efficiently both in terms of time, yield, and costs to be incurred. So also is felt by the librarians of the SMA Negeri 2 Purworejo, they wanted a new system that can help them in their task of managing the transactions that occur each day with time lines, relevance and accurate.
During this libraries on SMA Negeri 2 Purworejo still use manual way to do the book-lending transactions, the return of a book or to obtain other information about the data book, data members and others. In the old system, loaning and book return transaction was still written on a sheet of paper one by one so that this process requires a long time to record all transactions and fees for financing the expensive stationery.
Based on the above mentioned problems, the authors will design a desktop-based library information system aimed at the high school librarian in Negeri 2 Purworejo. Application design is intended to facilitate transactions that occurred in the library and provide information time lines, relevance and accurately.
1. Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan teknologi khususnya dalam bidang teknologi informasi, pemanfaatan komputer untuk membantu tugas manusia sangat diperlukan untuk mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Hal ini berlaku di segala bidang termasuk dalam bidang pendidikan. Dalam dunia pendidikan, pelayanan perpustakaan merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan sistem pelayanan perpustakaan dari teknik manual ke teknik komputerisasi.
Saat ini sistem pengolahan data perpustakaan yang masih diterapkan pada SMA Negeri 2 Purworejo bersifat manual. Sistem manual yang sedang berjalan dirasa kurang, karena informasi yang dihasilkan untuk mendukung kegiatan pelayanan tidak dapat diperoleh tepat waktu, akurat dan relevan. Terlebih lagi jika jumlah koleksi buku dan pengunjung perpustakaan berjumlah banyak. akan menimbulkan kesulitan dalam hal pengaksesan data tentang: koleksi buku, anggota dan sirkulasi.
Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi, diharapkan akan mempermudah dalam proses pengolahan data untuk mendukung peningkatan pelayanan perpustakaan pada SMA Negeri 2 Purworejo.
2. Landasan Teori
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Perpustakaan 2.1.1. Pengertian Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain.
2.1.2. Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian nyata dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan. Kualitas Informasi adalah sebuah nilai informasi yang bisa membantu manajer mengambil keputusan untuk mewujudkan tercapainya tujuan.
Kualitas informasi sangat dipengaruhi beberapa hal yaitu : 1. Akurat
Informasi yang disajikan terbebas dari kesalahan-kesalahan, hal-hal
yang bias atau rancu yang menyesatkan maupun yang
membingungkan bagi user. 2. Relevan
Informasi yang disajikan mempunyai manfaat untuk pemakainya. 3. Tepat waktu
Informasi yang disampaikan tidak mengalami keterlambatan atau tidak usang diterima oleh user.
2.1.3. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan sekolah lanjutan berfungsi untuk membantu siswa dalam mengembangkan bakat, minat,dan kegemaran, membiasakan siswa untuk mencari informasi pada sumber belajar yang tersedia, membantu siswa memperjelas dan memperluas pengetahuanya atas mata pelajaran yang diajarkan di dalam kelas serta memberikan kesempatan bagi siswa untuk melakukan penelitian sederhana berdasarkan informasi yang ada di perpustakaan.
2.1.4 Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi Perpustakaan merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Selain itu sistem informasi perpustakaan merupakan sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan.
2.2. Konsep Dasar Perancangan Sistem\ 2.2.1. Pengertian Dasar Sistem
Tujuan desain sistem adalah memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Sedangkan desain terinci yang dimaksudkan untuk programmer komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasikan sistem dalam desain sistem. Komponen informasi yang didesain meliputi model, input, output, database, teknologi dan kontrol
Bentuk dari desain sistem yaitu:
physical : desain internal digambarkan dengan menggunakan bagan alir sistem (Flowchart System)
logical : desain konseptual di gambarkan dengan menggunakan diagram arus data (DFD)
2.2.2. Pengertian Basis Data
DBMS merupakan sistem perangkat lunak yang secara umum dapat digunakan untuk melakukan pemrosesan dalam hal pendefinisian penyusunan dan manipulasi basis data untuk berbagai aplikasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi tipe data, struktur dan pembatasan dari data yang harus disimpan dalam basis data yang harus disimpan dalam basis data.
Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel yang menunjukkan entity sekaligus relasinya. Melalui normalisasi kita akan mendesain database relasional menjadi suatu set data yang memenuhi kriteria berikut ini :
1. Memuat semua data penting yang dapat disediakan oleh database. 2. Memiliki redundancy data yang sesedikit mungkin.
3. Akomodasi multi value untuk tipe data yang diperlukan 4. Mengijinkan update data yang efisien dalam database 5. Terhindar dari bahaya kehilangan data yang tidak dikenal
2.3. Perangkat Lunak yang digunakan 2.3.1. Miscrosoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun utnuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.
2.3.2. Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server merupakan selah satu produk DBMS yang dibuat Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur didalam mengelola database yang terdapat didalam SQL Server 2000.
3. Analisis
3.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada sistem perpustakaan yang ada pada SMA Negeri 2 Purworejo dapat dilihat masalah yang dihadapi yaitu:
1. Pengolahan data pada perpustakaan yang sedang berjalan menghasilkan informasi yang kurang akurat, relevan, dan tepat waktu.. Hal ini dapat dilihat dari proses pencatatan data-data buku perpustakaan, transaksi peminjaman dan pengembalian buku masih bersifat manual (belum terkomputerisasi) sehingga memerlukan waktu yang lama dalam mempersiapkan data-data jika
ada pihak lain yang membutuhkan. Selain itu pencatatan manual berpotensi menimbulkan kesalahan.
2. Proses pencarian datanya kurang cepat dan tepat.
3. Laporan yang dibuat tidak lengkap dan lambat karena kesulitan dalam penulisan laporan, pendataan disimpan secara manual dalam lembaran buku yang berbentuk arsip.
Hal tersebut diatas terjadi karena belum ada penggunaan teknologi yang dapat membantu dalam pelayanan, pengolahan data sirkulasi, sampai pada penyajian laporan. Apabila semua proses dalam pengolahan data tersebut telah terkomputerisasi maka pengefesienan waktu kerja dapat dicapai.
3.2. Analisis Kelemahan Masalah
Tujuan dari analisis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi dalam suatu organisasi. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan dari sistem yang ada. Apabila kelemahan telah ditemukan, kemudian dilakukan perbaikan dengan sistem yang baru.
Untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi masalah yang terdapat pada sistem lama maka digunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service)
3.3.Analisis PIECES
3.3.1 Analisis Kinerja (Performance)
Kinerja diukur dengan throughput dan response time. Throughput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam jangka waktu tertentu. Response time
adalah waktu tunggu antara permintaan informasi dengan tanggapan yang dihasilkan sistem informasi.
Tabel 3.1. Analisis Kinerja
No. Faktor Hasil analisis
1.
2.
Throughput
Response Time
Sistem manual berpotensi menimbulkan kesalahan.
Proses pencatan data memerlukan waktu 10 menit untuk setiap proses.
3.3.2. Analisis Informasi (Information )
Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk mnenghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Dengan ini
diharapkan peningkatan terhadap informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dapat tercapai.
Tabel 3.2. Analisis Informasi
No. Faktor Hasil analisis
1. Tepat waktu Informasi yang disajikan bersifat kurang tepat waktu karena terjadi keterlambatan atau salah pencatatan.
Informasi yang ada bersifat statis dan membutuhkan waktu yang relatif lama dalam pembuatannya
2. Akurat Informasi tentang data buku, data peminjaman
dan pengembalian buku yang disajikan dapat menjadi kurang akurat karena terjadi kesalahan proses.
3. Relevan Informasi yang dihasilkan kurang sesuai
dengan keinginan dari pihak yang
membutuhkan informasi karena terjadi kesalahan penulisan.
3.3.3. Analisis Ekomomi (Economic)
Merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan atau organisasi. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.
Tabel 3.3. Analisis Ekonomi
No. Faktor Hasil analisis
1. Biaya Penggunaan kertas dan alat tulis membutuhkan
biaya yang tidak sedikit.
Biaya operasional meningkat karena pengolahan data sirkulasi masih dilakukan secara manual.
3.3.4. Analisis Pengendalian (Control)
Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan.
Tabel 3.4. Analisis Pengendalian
No. Faktor Hasil analisis
1. Hak akses Sistem dapat diakses siapa saja karena
keamanan data tidak terjamin.
3.3.5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minimum. Masalah efisiensi membutuhkan peningkatan output dan pengurangan input. Hal yang bisa dinaikkan atau diturunkan bisa berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lain.
Tabel 3.5. Analisis Efisiensi
No. Faktor Hasil analisis
1. Sumber daya
yang digunakan
Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.
3.3.3.6 Analisis Pelayanan (Services)
Pelayanan adalah peningkatan terhadap pelayanan yg diberikan oleh sistem. Dalam suatu perpustakaan, peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan suatu tujuan utama. Pelayanan diberikan pada anggota khusunya pada proses peminjaman dan pengembalian.
Tabel 3.6. Analisis Pelayanan
No. Faktor Hasil analisis
1. Pelayanan a. Pelayanan peminjaman yang membutuhkan
waktu lama (5 menit untuk setiap pelayanan). b. Pelayanan informasi membutuhkan waktu yang
cukup lama sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Pengertian Implementasi
Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah berikut ini:
1. Pemrograman dan Pengetesan Program 2. Pengetesan Sistem
3. Instalasi Hardware dan Software 4. Pemilihan dan Pelatihan Personil 5. Konversi Sistem
6. Pemeliharaan
4.1.1. Pemrograman dan Pengetesan Program 4.1.1.1. Pemrograman
Langkah pada tahapan implementasi yang pertama adalah permrograman. Pada proses pemrograman, penulis terlebih dahulu membuat database dengan menggunakan software SQL Server 2000. Pembuatan database diawali dengan perancangan tabel kemudian dilanjuatkan dengan
cretate table. Tabel yang dibuat pada proses ini yaitu: 1. tabel anggota
2. tabel buku
3. tabel detail sirkulasi 4. tabel jenis 5. tabel klasifikasi 6. tabel penerbit 7. tabel pengguna 8. tabel setting 9. tabel sirkulasi
Setelah pembuatan database selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah pembuatan tampilan program. Aplikasi yang digunakan untuk pembuatan tampilan program ini adalah Visual Basic 6.0. Langkah-langkah yang dilakukan adalah:
1. membuat semua form yang diperlukan. 2. memberi koding pada form.
3. membuat modul koneksi. 4. membuat laporan.
4.1.1.2. Pengetesan Program
Sebelum program diterapkan, perlu dilakukan pengetesan terhadap program untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetesan dilakukan pada tiap-tiap program dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai.
4.1.2. Pengetesan Sistem
Tujuan pengetesan sistem untuk memastikan semua komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diinginkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang mungkin masih terjadi.
Cara yang dilakukan dalam pengetesan sistem antara lain:: 1. Uji Black Box
Uji Black Box yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Jika ada unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian yang kedua, yaitu white box testing
2. Uji White Box
White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang
Tabel 4.1. Tabel Pengetesan
No Nama Form Jenis unit yang dites Hasil tes
1. Form Utama Sub menu File OK
Sub menu Master OK
Sub menu Transaksi OK
Sub menu Cetak OK
Sub menu Utility OK
Sub menu About OK
2. Menu File Form Login OK
No Nama Form Jenis unit yang dites Hasil tes
Proses Exit OK
3. Menu Master Form Anggota OK
Form Buku Induk OK
Form Jenis OK
Form Klasifikasi OK
Form Penerbit OK
Form Pengguna OK
4. Menu Transaksi Form Peminjaman Buku OK
Form Pengembalian Buku OK
5. Menu Cetak Laporan Anggota OK
Laporan Buku OK
Laporan Peminjaman OK
Laporan Pengembalian OK
6. Menu Utility Form Ganti Password OK
Form Pencarian Buku OK
Form Setting OK
7. Menu About Form About OK
8. Form Anggota Proses Insert OK
Proses Save OK
Proses Edit OK
Proses Delete OK
Proses Cancel OK
Proses Close OK
9. Form Buku Induk Proses Insert OK
Proses Save OK
Proses Edit OK
Proses Delete OK
Proses Cancel OK
Proses Close OK
10. Form Jenis Proses Insert OK
Proses Save OK
Proses Edit OK
Proses Delete OK
No Nama Form Jenis unit yang dites Hasil tes
Proses Close OK
11. Form Klasifikasi Proses Insert OK
Proses Save OK
Proses Edit OK
Proses Delete OK
Proses Cancel OK
Proses Close OK
12. Form Penerbit Proses Insert OK
Proses Save OK
Proses Edit OK
Proses Delete OK
Proses Cancel OK
Proses Close OK
13. Form Pengguna Proses Insert OK
Proses Save OK
Proses Edit OK
Proses Delete OK
Proses Cancel OK
Proses Close OK
14. Form Peminjaman Buku Proses Save OK
Proses Cancel OK Proses Close OK 15. Form Pengembalian Buku Proses Save OK Proses Cancel OK Proses Close OK
16. Menu Cetak Proses Laporan Anggota OK
Proses Laporan Buku OK
Proses Laporan Peminjaman OK
Proses Laporan Pengembalian OK
17. Form Ganti Password Proses Save OK
Proses Cancel OK
Proses Close OK
No Nama Form Jenis unit yang dites Hasil tes
Proses Close OK
17. Form Setting Proses Save OK
Proses Edit OK
Proses Delete OK
Proses Cancel OK
Proses Close OK
20. Form About Proses OK OK
4.1.3. Instalasi Hardware dan Software
Kegiatan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan diruangan perpustakaan. Perangkat keras yang dipersiapkan sesuai dengan hasil analisis perhitungan biaya manfaat (biaya pengadaan atau procurement cost) sedangkan untuk perangkat lunak menggunakan biaya persiapan operasi (star up cost)
Software dalam hal ini adalah aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu Sistem Informasi Perpustakaan yang akan di instalasi pada komputer yang telah dipersiapkan dengan menggunakan CD yang telah diisi program aplikasi tersebut.
4.1.4. Pemilihan dan Pelatihan Personil
Personil yang dipilih berasal dari petugas perpustakaan SMA Negeri 2 Purworejo, dengan pertimbangan bahwa petugas perpustakaan yang sudah ada memahami sistem lama, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru, sedangkan pelatihan personil dilakukan oleh tim analisis sistem.
4.1.5. Konversi Sistem
Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan untuk menggantikan proses sistem lama. Pelaksanaan konversi sistem yang diterapkan pada Perpustakaan SMA N 2 Purworejo adalah konversi peralel. Pendekatan konversi paralel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode waktu yang tertentu.
4.1.6. Pemeliharaan
Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat
dkontrol, sehingga ketika dioperasikan tidak akan mengalami hambatan. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permasalahan sehingga dapat menjaga kelancaran pelaksanaan sistem komputer.
a. Kegiatan pemeliharaan perangkat keras
melakukan perawatan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya dibersihkan dari debu.
Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin prosesor agar dapat bekerja dengan baik.
b. Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak
Pembuatan back-up data/ penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti: Harddisk, CD atau Flash disk.
Mencatat berbagai permasalahan-permasalahan yang muncul, jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan. Menginstal antivirus.
5. Kesimpulan
Dari penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data pada Perpustakaan SMA Negeri 2 Purworejo, maka dapat dilihat bahwa informasi yang dihasilkan dari sistem yang sedang berjalan (sistem manual) masih kurang akurat, relevan dan tepat waktu.
Sedangkan penggunaan sistem baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat antara lain:
1. Dapat menyajikan informasi secara tepat waktu, akurat dan relevan
2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukan data.
3. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap.
4. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang
5. Dapat mengedit data dengan mudah
6. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif. 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto,H M. 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset
Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta: Andi Offset
Utami, Ema. 2008, RDMS Menggunakan MS SQL SERVER 2000, Yogyakarta: Graha Ilmu
Kusrini. 2007, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset
